巧用ERP总账系统中的辅助核算功能

用友财务软件中辅助核算的应用及建议李珂西安高新技术产业开发区财政局摘要：用友财务软件是一项对企业财务工作进行基础核算的软件。

它具有灵活性、多样性及全面性的特点，企业只需要投入少量的人力就可以快速准确的获得真实有效的数据，使企业财务核算更加高效科学。

用友财务软件的出现促进了企业财务核算水平的大幅度上升，这些都要归功于用友软件成熟的模块化应用。

本文通过对用友财务软件中辅助核算模块的应用，总结归纳一些实用建议。

关键词:用友财务软件;辅助核算;应用建议一、辅助核算的分类(一)单位往来核算单位往来核算是指单位与其他单位之间发生的经济往来业务，主要处理会计科目中的“应收账款”和“应付账款”等科目。

当企业规模比较小，业务种类不多，可以将往来的单位作为明细科目设置；但若是企业规模比较大，往来业务种类繁杂，就必须要将往来单位纳入往来核算。

单位往来核算分为客户核算和供应商核算，它是以档案的形式分别对每个客户的相关科目进行细化分类的核算。

(二)个人往来核算个人往来核算是指企业和投资人，或者企业和员工之间发生的资金往来，最常见的方式为投资款及借款。

针对这种个人资金往来比较频繁的企业，可以启用个人往来辅助核算功能，将企业和个人之间的资金往来纳入辅助核算，这样可以有效地管理、清理企业和投资人、员工之间的债权和债务。

(三)部门核算部门核算主要是应用于企业各个职能部门，它包括生产部、营运部、财务部等。

如果企业规模较大，需要全面反应部门信息时，可以使用部门核算。

通过部门辅助核算，可以对某一会计期间的基本支出和业务成本总额进行统计，还可以对某一会计期间各部门的基本支出和业务成本分别进行统计。

(四)项目核算项目核算是针对专门的核算对象，将发生在该对象上面的收支进行归集的核算方式。

它主要是对企业的资金进行专项管理，通过项目收支情况来反映企业内各个项目的收支情况，有利于企业对项目进行更好地管理。

项目核算一般应用在成本核算、工程核算、现金流量等范围。

用友财务软件辅助核算功能详细解析辅助核算：也叫辅助账类，用于说明会计科目是否有其它核算要求。

辅助核算功能在于当一笔经济业务发生后，在进行记账处理时，不但要记到总分类账、明细账等正式账簿，还要求记到相应的辅助核算账簿。

一、为什么要用辅助核算假定某企业有五个制造车间，制造费用项目包括工资、福利费、折旧费、修理费、水电费等10个项目。

在传统的手工会计环境下，该企业对各车间的各个制造费用项目进行核算与管理，一般是在制造费用总分类账户下按照各制造车间分别设置二级账户，然后在各二级账户下按制造费用项目设置多栏账，以核算各制造费用项目。

在用友财务软件里面，记账凭证是用友总账系统的唯一数据来源，记账过程只是对记账凭证打上记账标记并更新发生额余额表，所有的总账、明细账、日记账和多栏账的查询打印只是根据记账凭证表和发生额余额表按照账页格式临时生成的，并不存在手工会计环境下总账和明细账、日记账的平行登记过程，因此不能利用手工会计下的方式来进行核算与管理，而只能按照明细账核算方式的要求，设置相应的明细科目来进行核算。

又因为在软件做账时，记账时只能填写末级科目，因此应按照表1设置科目体系，这样才能达到既定的核算和管理要求。

虽然利用明细账核算方式可以满足核算和管理要求，但却存在以下两点不足。

首先，科目体系会变得异常庞大和繁琐，不利于提高核算效率。

在本例中，为了完成核算要求，需要设置1个一级科目、5个二级科目、50个三级科目，共56个科目。

其次，信息查询存在障碍，不能满足信息化方式下方便快速地进行信息查询的要求。

当企业想查询同一费用项目在不同车间的发生情况时，传统的明细账核算只能提供“纵向查询”，而不能提供“横向查询”，因此只能由企业自己按照明细账进行加总和比较。

而利用辅助核算则能较好地解决上述问题。

二、辅助核算的类型目前，用友T3、用友T6辅助核算类型基本一致、用友U8软件除了基本的辅助核算类型外，还提供按自定义项设置辅助核算，有16个自定义项可选择，用友财务软件中典型的辅助核算类型包括以下几种：一是客户核算。

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随着企业规模(de)扩大,生产经营活动(de)复杂化,企业所包含(de)业务活动(de)种类越来越多,所涉及(de)专业领域也越来越广,各种业务(de)工作量也越来越大.为了提高企业(de)管理力度和经营效率,很多单位实施了加强财务管理,细化会计核算(de)政策,对全部工作进行深入细致(de)分析,要求在此基础上进行明确(de)分类核算和管理.在传统(de)方法下,企业会开设明细账进行核算,这样增加了明细科目(de)级次,造成科目体系庞大,同时会给会计核算和管理资料(de)提供带来极大(de)困难.计算机账务处理子系统则借助计算机处理数据(de)特点,设置了辅助核算模块.通过该功能模块,不仅能方便地实现会计核算功能,而且能为管理提供快速便捷(de)辅助手段.一、辅助核算账(de)功能辅助核算账用于某些在日记账簿和分类账簿中未能记载或不完全记载(de)经济业务,作为备查账进行登记.在手工方式下,辅助核算是独立于会计科目分类核算(de).一般是根据记账凭证分别登记会计科目分类账和备查账,两套账是各自独立(de).科目分类账需要登记全部凭证,而辅助核算账仅需登记有关部分凭证,而且两次登帐交叉重复、工作量大、准确率低、不易核对.在财务处理系统中,所谓辅助核算功能,是指当一笔经济业务发生后,在进行记账处理时,不但要记到总分类账、明细账等正式账簿,还要求记到相应(de)辅助核算账簿.账务处理系统一般提供以下几种辅助核算账：单位往来辅助核算账、个人往来辅助核算账、项目管理辅助核算账和部门管理辅助核算账.二、辅助核算功能(de)运用（一）单位往来业务辅助核算单位往来是企业和其他企业间发生(de)经济业务.会计科目中(de)“应收票据”、“应收账款”、“预收账款”、“预付账款”、“应付账款”等都是处理单位往来业务(de)账户.当企业往来客户比较多,往来业务比较频繁,清欠、清理往来账(de)工作量大时,如果继续时使用手工方式(de)科目设置,如：113 应收账款11301 应收账款-广东 11302 应收账款——福建1130101 应收账款-广东——A单位 1130201 应收账款——福建——C单位1130102 应收账款-广东——B单位 1130202 应收账款——福建——D单位……由此可见,将地区、单位作为往来科目(de)二级、三级科目(de)设置,造成科目体系庞大,给会计工作造成了极大(de)不便.因此,对于往来客户较多,往来核算管理要求高(de)单位来说,可使用系统提供(de)单位往来辅助核算账.实施步骤如下：首先,在系统初始化中对上述科目重新设置,将应收账款(de)性质定义为“单位往来”,即 113 应收账款单位往来这表示上述科目要设立单位往来辅助核算账.接着,将具体(de)地区、往来单位等二、三级明细科目从科目体系中剥离出来,即01 广东0101 A单位102 B单位……02 福建0201 C单位0202 D单位……这些地区、往来单位等信息录入后,存放在单位往来通信录文件中统一管理.在输入凭证时,遇到科目性质为“单位往来”(de)科目,系统自动从单位往来通信录文件中提取地区、往来单位,供财会人员选择.这些往来业务数据保存在凭证文件中和专门用于往来管理(de)数据库文件中.财务人员可以对应收（或应付）账从不同角度进行统计查询,如：可以按科目查询、可以按单位查询,也能同时查询科目和单位.（二）个人往来辅助核算个人往来是指企业与企业内部职员之间发生(de)经济往来业务,如个人借款,差旅费借款等.由于各单位(de)经营性质、经营方法不同,有些单位(de)个人往来业务很少,有些单位(de)个人往来业务很多,业务发生也非常频繁.对于后者,在进行账务处理时,可启用账务处理系统提供(de)个人往来辅助核算功能.将个人往来业务(de)管理、清理工作纳入个人往来辅助管理中,可大大减少清理工作量,有利于加强个人往来户(de)管理.个人往来辅助核算(de)使用与单位往来辅助核算(de)原理相同.假设手工方式下科目设置如下：119 其他应收款11901 其他应收款——个人借款1190101 其他应收款——个人借款——张三1190102 其他应收款——个人借款——李四……11902 其他应收款——差旅费借款1190201 其他应收款——差旅费借款——张三1190202 其他应收款——差旅费借款——李四……要进行个人往来辅助核算,先对上述科目结构进行修改,并将科目性质定义为“个人往来”辅助核算.即119 其他应收款11901 其他应收款——个人借款个人往来11902 其他应收款——差旅费借款个人往来将具体(de)个人明细科目从原科目体系中剥离出来,把个人信息存放在个人通信录文件中进行统一管理.设置为：01 张三02李四……在输入凭证时,遇到科目性质为个人往来业务(de)科目（如：其他应收款-个人借款或差旅费借款）时,系统要求用户确定个人往来户(de)名称.记账时,该笔业务(de)发生额分别记入该科目(de)总分类账、明细分类账、个人往来辅助核算账.同样,财务人员也可以从科目、个人(de)角度进行统计和查询.（三）项目管理辅助核算所谓项目,即专门(de)经营对象.实际上,它可以是一项工程、一种产品、一个科研项目等.实际会计核算时,经常要求将围绕这些项目所发生(de)所有收支,按费用或收入类别设立专门(de)明细账,以便更好完成对每个项目投入产出及费用情况(de)核算.按这种核算要求,在手工方式下会按项目设立二级或三级科目,再在其下级设立收支或费用明细科目.手工方式下,对产品(de)收入和费用(de)核算,会计科目会这样设置.库存商品01 A产品 02 B产品；401 生产成本40101 A产品 40102 A产品4010101 直接材料 4010201 直接材料1 材料一 1 材料一2 材料二 2 材料二……4010102 直接人工 4010202 直接人工4010103 制造费用 4010203 制造费用4010104 其他 4010204 其他501 主营业务收入50101 A产品 50102 B产品502 主营业务成本50201 A产品 50202 B产品很明显,这样做有两个缺点：一是科目结构复杂,体系庞大；二是难以进行横向(de)统计分析.在计算机账务处理系统中,提供(de)项目辅助核算模块可以实现该核算方式.以上述产成品核算为例,项目辅助核算操作步骤如下：首先,进行会计科目设置,把要进行项目辅助核算(de)科目（如：费用、成本、收入等）(de)性质定义为“项目核算”.如：库存商品项目核算401 生产成本项目核算40101 直接材料项目核算4010101 材料一项目核算4010102 材料二项目核算……40102 直接人工项目核算40103 制造费用项目核算40104 其他项目核算501 主营业务收入项目核算502 主营业务成本项目核算将具体项目从科目体系中剥离出来,在项目辅助核算模块中定义有关项目代码、名称等资料.如01 产成品101 A产品102 B产品在日常业务处理中,录入凭证时,当输入科目(de)性质为“项目核算”时,系统将要求财会人员录入或选择项目代码.记账后,即可在项目辅助核算模块中查询各种项目核算与管理所需(de)账表,即项目总账、某科目(de)项目明细账和某项目(de)项目明细账,以及项目统计表和项目执行计划报告.通过该功能模块,不仅方便地实现对成本、费用和收入按项目核算,而且为这些成本、费用及收入情况地管理提供了快速方便地辅助手段.（四）部门管理辅助核算为了加强管理、提高经济效益,许多企业单位都实行了部门核算,考核标准包括收入和费用两项指标.因此,账务处理系统要求提供部门核算辅助功能,即对收支类业务,除了按类别进行核算外,还需要按部门进行核算.如“管理费用”科目下,除了要按类别分成管理人员工资,办公费、差旅费、业务招待费等项目进行核算,然后还需要进行对每个费用在不同部门中进行核算.如果一个单位有10个部门需要进行部门考核核算,管理费用类别项目有10个,那么在“管理费用”科目下就应设置100个明细科目.这种核算方式在手工条件下工作量是相当大(de),但在计算机条件下,利用系统提供(de)部门核算辅助功能,却能轻而易举地实现.下面以管理费用为例介绍部门辅助核算功能(de)使用.首先,在系统初始化时设置会计科目.即521 管理费用52101 办公费部门核算52102 差旅费部门核算52103 保管费部门核算52104 业务招待费部门核算……接着将部门（高层、中层、底层部门）从科目体系中剥离出来,在部门代码设置模块中定义.即01 一部02 二部03 三部………输入凭证时,若输入科目性质为“部门管理”(de)科目,系统将自动提示用户输入相应(de)部门或显示部门代码对照表供财务人员选择部门.在记账时,系统将自动形成部门核算与管理所需(de)各种数据.在系统中,用户可以查询部门总账、部门明细账,以及自动输出部门收支明细表和部门计划执行报告.综上所述,在计算机账务处理系统中,开设辅助核算账簿能起到较好(de)管理作用,使用辅助核算账不但能简化科目结构、减少科目数量,而且能方便(de)对一些特殊(de)核算进行横向或纵向统计(de)分析,这一切工作并不需要用户录入额外或重复(de)数据就能实现.使用辅助核算账在强化会计信息(de)管理和控制同时,还能为企业(de)预测、决策提供信息和依据.。

一、辅助核算二、涉及应用辅助核算科目的详细说明（1）银行存款本科目与“短期借款”科目一致使用银行账号辅助。

为简化软件总账体系和便于穿透查看，特将所有银行账号信息在集团进行档案式统一管理，不再使用二级明细，日常凭证处理时，请正确选择账户。

（2）应收账款本科目设置两个二级明细“应收工程款”和“应收销货款”。

仅用于核算公司所有外部单位的往来情况，集团内部销售在“内部往来”科目核算。

“应收工程款”用于核算工程业务的往来情况。

本科目双辅助，在选择辅助核算时应注意：客商辅助应在“客商—外部—客户—工程业主客户”中选择，项目辅助应在“项目—工程项目—项目部—具体项目”中选择，若信息不存在，应向集团督导处申请添加。

日常处理时还应结合“预收账款—预收工程款”科目。

“应收销货款”用于核算产品销售的往来情况，在选择辅助核算时应注意：本科目双辅助：客商辅助应在“客商—外部—客户—产品销售客户”中选择，个人辅助即公司负责该笔销售的人员，必须选择，若信息不存在，应向集团督导处申请添加。

日常处理时还应结合“预收账款—预收销货款”科目。

（3）其他应收款本科目设置五个明细科目，集团内部资金往来在“内部往来”科目核算。

“投标保证金”双辅助，个人辅助即公司负责投标业务人员，客商辅助应在“客商—外部—其他”中选择，若信息不存在，应向集团督导处申请添加。

“履约保证金”双辅助，客商辅助应在“客商—外部—客户—工程业主客户”中选择，项目辅助应在“项目—工程项目—项目部—具体项目”中选择，若信息不存在，应向集团督导处申请添加。

“农民工保证金”双辅助，与“履约保证金”一致。

“个人借支”核算公司员工借支，使用个人辅助。

“项目部借支”双辅助，个人辅助选择借款负责人，部门辅助应在“部门—。

一体化机制凭证辅助核算财政预算一体化系统单位账操作手册单位账会计核算1.1系统操作流程1.2角色功能描述系统目前分为制单角色和审核角色制单角色：首先需要完成会计科目、基础数据的维护，然后进行期初数据的录入，确认无误后即可进行凭证录入（手工录入或者机制凭证生成）。

当月凭证录入完成后可以进行账簿（总账、明细账、余额表）的查询，检查当月凭证录入是否存在问题，待审核人员完成凭证审核之后，方可进行记账操作；记账完成后，可进行凭证打印（该工作也可放到年底账务数据确定后再进行打印）。

确定当月凭证数据无误后，通过结转余额进行本月收入费用的结转，结转完成的凭证需要审核人员继续进行审核，完成之后可以进行月结，继续新月份的账务处理。

待12月账务处理完成之后还需要进行年末结转，确认本年账务数据无误后，可以生成总账、明细账、余额表、财务报表、决算报表等账表进行打印。

审核角色：需要在制单人员完成凭证录入、凭证结转后进行凭证审核即可。

业务操作指南登录账套系统在实施部署过程中，已为各级财政建立好了单位账会计账套，登录系统后，点系统右上角用户图标，切换到对应账套即可。

基础设置会计科目系统默认已预制了最新的单位账会计制度科目，并按照制度要求，对相关的会计科目挂接了对应的辅助核算项打开【会计科目】菜单，在操作列，点【增加下级】，对某个科目进行增加明细科目。

增加下级科目，重点是把科目编码、科目名称、余额方向设置正确，如果科目需要挂接辅助核算，直接在该界面右侧进行勾选即可。

基础数据基础已按照财政部新标准维护，对于部分内容，单位可自行扩展，如往来等。

注意，新标准中已不允许预算项目进行二级拓展，如需要，可考虑添加辅助核算打开【基础数据】菜单，通过切换基础数据页签，查看各基础数据的代码集。

期初数录入这个功能主要完成科目年初余额的录入，可以通过手工录入方式完成年初数的录入。

打开【期初数录入】菜单，点【录入】按钮，在空白处录入新年度的科目年初余额，录入完成后，保存即可。

ERP系统主要模块及功能介绍一般一套完整的ERP软件主要由三大系统组成：财务系统、物流系统（有的也叫供应链系统）、生产系统组成。

通过准确、标准化的数据、规范的业务流程和严密的制度使三大系统相互串联，形成高效快捷、密切配合的企业管理信息系统，现就三大系统的主要功能进行分别阐述。

一、财务系统：1.总账管理是财务会计系统中最核心的系统，以凭证处理为中心，进行账簿报表的管理。

可与各个业务系统无缝联接，实现数据共享。

企业所有的核算最终在总账中体现。

使用部门及人员：财务部――张晗飞关联部门：采购部、销售部、仓储物管部、生产部。

2.应收管理通过销售发票、其它应收单、收款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时准确地提供客户往来账款余额资料。

通过分析报表及时对到期账款进行催收，提高资金利用效率。

使用部门及人员：财务部――魏燕斌关联部门：销售部3.应付管理通过采购发票、其它应付单、付款单等单据的录入，对企业的往来账款进行综合管理，及时准确地提供供应商往来账款余额资料。

通过分析报表，帮助企业合理的进行资金调配。

使用部门及人员：财务部――田村关联部门：采购部4.存货核算用于企业库存物资出入库核算，存货出入库凭证处理，核算报表查询。

使用部门及人员：仓储部――杨金凤、张悦关联部门：财务部5.固定资产管理以固定资产卡片管理为基础，帮助企业实现对固定资产的全面管理，包括固定资产的新增、清理、变动，按国家会计准则的要求进行计提折旧，以及与折旧相关的基金计提和分配的核算工作。

使用部门及人员：财务部――陈超关联部门：采购部、安技装备部6.现金流管理以处理现金、银行存款、票据所有的内容，并提供各种报表的查询和打印、日记账与总账对账、银行日记账和银行对账单对账的强大功能。

使用部门及人员：财务部――张玉兰关联部门：采购部、销售部等二、物流系统1、采购管理通过采购申请、采购订货、进货检验、收货入库、采购退货、购货发票处理、供应商管理等功能综合运用，对采购物流和资金流全过程进行进有效的控制和跟踪，实现企业完善的物资供应管理信息。

会计科目辅助核算的内容
会计科目的辅助核算是对账务处理的一种补充，即实现更广泛的账务处理，以适应企业管理和决策的需要。

它一般通过核算项目来实现，核算项目是会计科目的一种延伸。

辅助核算的内容包括但不限于：
1. 往来核算：包括个人往来、客户往来、供应商往来等。

2. 部门核算：用于按部门进行财务管理。

3. 项目核算：用于对特定项目进行财务管理。

4. 明细账核算：对特定科目进行明细核算。

5. 数量核算：用于对特定科目进行数量管理。

6. 外币核算：用于对特定科目进行外币管理。

7. 银行账和日记账辅助核算：用于银行账和日记账的管理。

在实际的财务处理中，可以根据需要设置科目和辅助核算。

例如，可以将应收账款科目同时设置为往来核算与部门核算，方便进行财务管理。

常用的核算项目包括往来供应商、客户、部门、职员等类项目。

请注意，不同企业的会计制度不同，具体的会计科目和辅助核算内容可能存在差异。

在实际操作中，建议根据企业会计制度的要求进行设置和使用。