哈工大基本建设项目档案资料管理规定-20页word资料
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第一章总则第一条为了加强基建项目档案管理,确保档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》和《建设工程质量管理条例》等相关法律法规,结合本单位的实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有基建项目档案的管理工作。
第三条基建项目档案管理应遵循以下原则:(一)统一领导、分级管理;(二)集中管理、分级保管;(三)规范流程、确保质量;(四)资源共享、提高效率。
第二章档案管理职责第四条建设单位负责基建项目档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第五条项目经理部负责项目档案的具体管理工作,包括:(一)制定项目档案管理制度;(二)组织实施项目档案的收集、整理、归档、保管和利用工作;(三)定期向建设单位汇报项目档案管理工作情况。
第六条档案部门负责基建项目档案的集中管理、保管和利用工作,具体职责如下:(一)制定档案管理制度;(二)负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作;(三)定期对项目档案进行清查、鉴定和销毁工作;(四)负责档案信息化建设。
第三章档案收集与整理第七条基建项目档案收集范围:(一)项目前期文件;(二)设计文件;(三)施工文件;(四)监理文件;(五)竣工文件;(六)验收文件;(七)其他与项目建设相关的文件。
第八条档案整理要求:(一)按照国家档案分类和编号标准,对档案进行分类、编号;(二)按照档案内容,编制档案目录;(三)按照档案保管期限,对档案进行整理、立卷、装订;(四)对电子档案,按照国家电子档案管理规范进行整理、备份。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求:(一)按照档案类别、保管期限和保管条件,进行分类存放;(二)对重要档案,采取特殊保管措施;(三)定期对档案进行检查、保养;(四)确保档案的安全、完整。
第十条档案利用要求:(一)档案利用者需出示有效证件;(二)档案利用者需遵守档案保密规定;(三)档案利用者需填写档案利用登记表;(四)档案利用者需按规定归还档案。
第五章罚则第十一条违反本制度,有下列行为之一的,给予通报批评;情节严重的,给予行政处分:(一)档案管理人员玩忽职守,导致档案丢失、损毁的;(二)档案管理人员违反保密规定,泄露国家秘密的;(三)档案管理人员利用档案谋取私利的。
项目档案资料管理制度4第2页声像材料整理时应附文字说明。
对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
第六条、项目文件的归档1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后,将经整理,编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求,向建设单位档案管理机构归档。
2、根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。
3、归档文件应完整、成套、系统。
应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合项目文件质量要求的规定。
4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件,应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。
5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集,编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
第八条、项目文件的归档时间1、除受委托进行项目档案汇总整理外,各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的应在尾工完成后及时归档。
即:在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记,安装调试后归档(任务结束后一周内向上级档案室移交)。
3、电子文件的逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档(一周内)。
5、下列文件材料应随时归档:5.1、变更、修改、补充的文件材料;5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料;5.4、其他临时活动形成的文件材料。
为进一步加强和规范基建处的档案管理工作,适应学校档案管理改革与发展的需要,根据《哈尔滨市城市建设档案管理办法》和《哈尔滨工程大学档案工作规范》等有关文件精神,并结合我处实际情况,制定本办法。
一、职责与分工(一)综合管理一科负责全处基建档案(指基建工程项目和维修改造工程项目技术档案,下同)及一般文档(除基建档案以外的其它文档资料)管理工作。
(二)基建处在综合管理一科设兼职档案员岗位。
兼职档案员负责按照学校制定的归档范围,收集、整理、保管本单位形成的具有保存价值的文件资料;按照学校档案馆的工作安排,将收集的文件资料及时到档案馆进行归档,并在专职档案人员的指导下,进行预立卷工作。
(三)基建处各部门及全体人员均参与基建档案和一般文档的管理工作。
二、基建档案管理(一)基建档案是反映学校基本建设工作的真实历史纪录,是学校档案的重要组成部分,也是学校和基建处的宝贵财富。
基建档案必须完整、准确、系统、规范地反映工程建设实际情况。
为此,必须建立健全基建档案归档制度。
(二)基建处基建档案管理部门为综合管理一科。
各科室都要建立健全本科室基建档案归档制度。
对于永久性存档的材料,各科室要积极配合综合管理一科,按规定切实做好归档工作。
(三)凡是由我处负责完成的学校新建、改建、扩建及修缮与装饰工程的基建档案工作,均由兼职档案员负责,组织有关科室的管理人员协同工作,共同完成。
(四)在我校承担基建工程项目和维修改造工程项目的施工企业,其基建档案管理工作必须依照本管理办法进行。
在签订建设项目承包合同时,要将绘制竣工图、编制工程竣工档案的责任列入合同内容。
(五)工程竣工档案属国家永久保存的档案,图纸和文字材料要求齐全整洁,报送竣工档案时必须是原始材料,复印件无效。
工程竣工档案一式一份,报送学校档案馆。
工程竣工档案主要包括:①工程前期文件材料;②工程施工技术文件;③工程竣工验收文件;④工程竣工图;⑤工程照片;⑥电子版资料。
所有工程竣工档案,均由兼职档案员负责整理、装订与归档。
基本建设项目档案管理办法【最新版】基本建设项目档案管理办法为了加强国家安全生产监督管理总局及直属行政机构、事业单位基本建设项目档案管理工作,确保基本建设项目档案的完整、准确、系统和安全,充分发挥基建项目档案的作用,安监局出台了基本建设项目档案管理办法。
下文是小编收集的关于基本建设项目档案管理办法的最新全文,希望对大家有所帮助!一、总则1.为加强国家安全生产监督管理总局(以下简称总局)及直属行政机构、事业单位基本建设(以下简称基建)项目档案管理工作,确保基建项目档案的完整、准确、系统和安全,充分发挥基建项目档案在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)、《重大建设项目档案验收办法》(档发[20xx]2号)等有关规定,制定本办法。
2.本办法适用于总局管理的全部基建项目档案管理工作。
3.基建项目档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录,包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。
二、基建项目档案的管理4.基建项目档案实行集中统一管理,基建项目主管部门、总局档案馆负责监督、检查和指导基建项目的档案工作。
总局档案馆负责接收和管理由总局直接管理的总局及所属在京事业单位的基建项目形成的基建项目档案;各省级煤矿安全监察机构负责接收辖区内由其负责的所有基建项目档案;煤矿安全监察分局的基建项目档案,应在项目竣工后三个月内,向省级煤矿安全监察局档案机构移交,煤矿安全监察分局保存复制件或复本;总局所属京外事业单位负责接收管理由其负责的所有基建项目档案。
5.基建项目的档案工作要与项目建设进程同步,纳入项目建设管理程序。
XX大学基建档案资料管理办法第一条为加强对档案的管理和收集整理工作,有效地保护和利用档案,结合本校特点,特制定本办法。
第二条归档资料的内容(一) 前期文件1、动拆迁文件。
2、立项依据性文件。
3、项目建议书(含报请审批的报告与文本)、附件及批复。
4、可行性研究报告(含报请审批的报告与文本)、附件、环境影响评估报告及批复。
5、设计任务书及批复。
6、建设用地规划许可证及核准的地形图。
7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图。
8、规划、环保、卫生、消防、人防、交警、绿化等审批文件。
9、工程水文、地质勘探报告。
10、方案设计及投资估算。
11、初步设计及工程概算。
12、施工图设计及工程预算。
13、工程结构,设计计算书及说明书。
(二) 综合性文件1、施工招标、投标文件。
2、施工合同。
3、施工预算。
4、施工组织设计。
5、开、竣工报告。
6、工程质量事故报告及处理记录。
(三) 施工过程文件1、分部、分项工程验收。
2、隐藏工程验收记录。
3、分部分项工程质量评定表。
4、建筑材料质量证明单,试验报告。
(四) 监理文件1、监理合同及招投标文件。
2、各施工阶段的质量评估报告。
3、单位工程质量评估报告。
(五) 竣工验收文件1、建设工程竣工验收备案表。
2、监理单位工程质量评估报告。
3、施工勘探,设计单位验收报告。
第三条资料的收集与整理(一) 新建项目由工程项目负责人负责收集与整理,工程竣工后二个月内将资料移送档案馆。
(二) 大修项目的资料由维修办公室落实到项目负责人,工程竣工后一个月内,资料整理后送资料员移送校档案馆。
第四条对损毁,丢失档案资料的要追案当事人的责任,根据情节批评教育重者给予行政处分。
基本建设项目档案管理规定修改码/版本:1/E文件编号:GDGS/ZY 66.02-05-2010 页 码:1/73中国石油管道公司2012-09-30发布 2012-09-30实施1 目的为规范公司基本建设项目档案管理,充分发挥项目档案在工程建设、生产(使用)管理、维护和改建扩建中的作用,根据国家有关法律法规和上级相关文件精神,结合公司实际,制定本规定。
2 范围本规定适用于公司基本建设(含新建、更新改造、大修理)项目档案管理。
3 术语和定义3.1 建设项目档案本规定所称建设项目档案指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的,经过鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体形式的项目文件。
3.2 项目文件本规定所称项目文件指项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。
3.3 项目前期文件本规定所称项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
3.4 项目竣工文件本规定所称项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
GDGS/ZY 66.02-05-2010页码: 2/73 3.5 项目竣工验收文件本规定所称项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
4职责4.1 总经理办公室是公司建设项目档案工作的归口管理部门,主要职责:4.1.1负责执行集团公司建设项目档案工作管理制度,制订公司建设项目档案管理办法;4.1.2 负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导;4.1.3 负责公司建设项目档案验收工作;4.1.4 负责参加公司建设项目竣工验收;4.1.5 负责组织公司建设项目档案业务交流与培训工作;4.1.6 负责接收保管专业分公司级及以上审批管理项目的档案实体。
4.2 工程处是公司新建项目工程管理部门,负责指导、监督、检查各项目部项目档案管理工作。
哈尔滨工业大学基本建设项目档案管理办法--------------------------------------------------------------------------------一、总则1.为了做好基本建设项目档案工作,充分发挥档案在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用,根据有关法律法规的规定,结合我校基本建设工作的具体情况,制定本办法。
2.本办法适用于作为学校固定资产的所有基建工程的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案的整理及竣工的档案验收。
3.本规定的编制依据:(1)《中华人民共和国档案法》;(2)《建设工程项目管理规范》(GB/T50326-2001);(3)《建设工程监理规范》(GB50319-2000);(4)《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300-2001)(5)国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(6)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)(7)国家档案局、国家计划委员会《国家重点建设项目档案管理登记办法》(8)建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》(9)建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》(10)财政部《基本建设财务管理若干规定》(11)审计署《审计机关对国家建设项目竣工决算审计实施办法》(12)国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》4.本办法所称的建设项目档案是指各建设项目从酝酿、决定到建成投产(使用)及维修改造的全过程中形成的应当归档保存的文件材料,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理,调试、生产准备、竣工、试生产(使用)、竣工决算审计、固定资产移交、使用、维修、改造等各项活动中形成的各种文字、图表、声像、数字等各种形式和载体的文件材料。
5.为加强对基建过程文件材料的控制与管理,提高基建档案的完整率,档案工作与基建工作实施“三纳入”、“四同步”的工作原则。
基本建设项目档案资料管理暂行规定基本建设项目档案资料管理暂行规定第一条基本建设项目档案资料的管理是为了规范基本建设项目的档案资料管理工作,确保基本建设项目档案资料的完整性、准确性和及时性。
第二条基本建设项目档案资料应当按照国家有关法律、法规和规章的规定进行管理,并按照以下原则进行操作:1.集中管理原则。
基本建设项目档案资料应当集中、统一管理,确保档案资料的安全和保密性。
2.完整记录原则。
基本建设项目档案资料应当按照项目的全过程进行记录,包括项目的规划、设计、招标、施工、验收、投产等各个环节的资料。
3.准确性原则。
基本建设项目档案资料应当真实、准确、完整地反映项目的情况,不得夸大、隐瞒或者篡改。
4.及时性原则。
基本建设项目档案资料应当及时归档,保证项目的实时记录和档案资料的及时调阅。
第三条基本建设项目档案档案按照以下分类进行:1.基本建设项目规划资料档案:包括项目的规划原则、规划方案、可行性研究报告等资料。
2.基本建设项目设计资料档案:包括项目的初步设计、详细设计、施工图纸等资料。
3.基本建设项目招投标资料档案:包括项目的招标公告、投标文件、评标结果等资料。
4.基本建设项目施工资料档案:包括项目的施工合同、施工进度、质量报告、工程验收等资料。
5.基本建设项目竣工资料档案:包括项目的竣工图纸、竣工验收报告、竣工决算等资料。
第四条基本建设项目档案资料应当按照规定的归档程序进行归档,确保档案资料的完整性和准确性。
归档程序应当包括以下几个环节:1.档案资料的收集:按照规定,收集项目各个环节的档案资料。
2.档案资料的整理:对收集到的档案资料进行分类、整理和编号。
3.档案资料的归档:将整理好的档案资料按照分类和编号进行归档,确保档案资料的安全和保密性。
第五条基本建设项目档案资料的管理应当建立档案管理系统,包括档案管理人员的配备、档案管理工作的责任划分和档案管理工作的监督机制。
第六条对于违反档案资料管理规定的行为,应当按照有关法律、法规和规章的规定进行处罚,并追究相关责任人的责任。
建设项目档案管理规定第一章 总 则第一条 为了加强XX 改扩建工程建设项目档案管理,保证工程竣工档案的完整、准确、系统,并最终通过上级档案管理部门的验收。
根据《科学 技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-200)、《国家重大建设项目《黑龙江省建筑工程资料管理标准》(DB23/1019-2006)及《中国石油天然气股份有限 公司建设项目档案管理规定》(石油办字(2006)244 号)等要求,同时结合本项目的 实际情况,特制定本规定。
第二条 本规定适用于XX 工程指挥部归口管理的XX 改扩 建工程建设项目(以下简称“建设项目”)。
第三条 XX 工程项目各部门、项目组、工程建设承包商(EPC 、非 E PC 承包商)、 供货商、监理单位及参与本项目建设的其它单位都应遵守本规定。
第四条 本规定所称建设项目档案是指XX 工程建设项目从立项审批、招投标、勘 察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图 表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。
(一)项目前期文件是工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程 准备过程中形成的文件。
包括:环境影响评价文件及其批准文件、项目设立安全评价报告、职业病危害预评 价报告及其报批文件、可行性研究报告及批准文件、工艺设计包、总体设计、初步设计 及报批文件、施工图设计、招标投标文件、评标记录报告、中标通知书、工程承包合同、 协议等。
(二)项目竣工文件是项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。
1. 项目施工文件是项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
2. 项目竣工图是项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3. 项目监理文件是监理单位对项目工程进度、质量、安全和建设资金使用等进行 控制的文件。
(三)项目竣工验收文件是项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
基本建设项目档案管理细则(2013)4企业制度-执行类1 基本要求1.1 基本建设项目文件材料是指从建设项目的提出、调研、可行性研究、评价、决策、计划安排,到勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用过程中,有关的主管部门、建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位、设备制造等单位在工作范围内形成的所有文件材料。
1.2 项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察、设计单位、施工单位和监理单位对项目竣工文件编制和项目文件整理。
1.3 项目在签订设计、施工、订货及监理合同时,必须设立专门条款,明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、费用、时间,以及对应提交文件的整理、归档的责任,同时上述要求以附件形式纳入合同。
1.4 项目文件的收集、整理、归档应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。
完整齐全、准确系统的项目档案是项目竣工验收的重要条件。
1.5 建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位应根据本制度的要求,完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
1.6 项目承包单位、管理单位、监理单位、各施工单位要有一位项目负责人分管建设项目文件材料工作,并明确专门机构和人员,负责文件材料的管理工作并在施工过程中要有能保证项目文件材料安全的措施。
1.7 工程项目竣工验收时,要有档案管理部门人员参加验收。
1.8 各项目文件形成部门要把具有保存和利用价值文件资料的收集整理归档列入本单位管理制度及工作流程。
2 各级管理部门职责2.1 技术开发处职责:2.1.1 技术开发处负责建设项目前期阶段文件材料收集、整理、立卷和归档(具体归档范围见附件1),在工程项目前期工作结束并进行系统整理后,由专人负责自检并经部门领导审核签字后,向信息管理处档案室归档。
2.1.2 技术开发处负责将每年投资项目和技术改造项目综合计划提供给信息管理处档案室,以便信息管理处档案室制定相应档案资料归档计划,做好文件材料的前期控制工作。
基本建设工程项目档案资料管理基本建设工程项目档案资料管理一、为了加强本区基本建设工程项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设,生产(使用)管理,工程维护和改建扩建中的作用,根据国家和上海市有关基本建设项目档案资料管理的规定,结合本区实际情况,制定本办法。
二、区档案局是本区档案行政主管部门,负责对本区所属各机关、企业、事业单位基本建设工程项目档案资料管理工作实施监督和指导。
三、建设工程项目档案资料指基本建设工程项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件。
包括建设工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等各种形式与载体的文件材料。
四、工程项目建设单位(筹建组)在实施工程建设前应明确档案工作分管领导,落实专(兼)职人员负责工程项目文件材料的收集、整理和归档工作,并落实经费、配置必要的设备,其费用列入工程总预算。
五、工程项目建设单位应建立健全工程项目档案管理制度,落实到有关人员的岗位责任制,实行目标管理考核。
六、工程项目建设单位要将档案工作纳入固定资产投资工程的程序,做到“三同步”(即在下达项目计划任务书的同时对建立项目档案提出要求明确任务;在检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查;在项目竣工验收的同时对工程项目档案进行验收)、“两参加”(即档案人员参加工程项目设备开箱验收;参加工程项目竣工验收),确保工程项目档案完整、准确、系统、安全。
七、工程项目建设单位及其档案机构负责监督、检查、指导该项目的档案资料管理工作。
工程项目竣工验收前必须进行档案资料检查验收。
本区重点建设工程项目应根据《上海市档案条例》的规定向区档案局进行登记,由区档案局组织项目主管单位的档案机构和有接收该档案任务的档案馆(室)对项目档案进行验收(验收办法另行发文)。
二、基本建设项目档案建档规范二、基本建设项目档案建档规范1 总则1.1 为加强中国科学院基本建设项目(以下简称项目)建档工作,确保项目档案的完整、准确、系统,发挥项目档案在运行、维修、管理和改扩建等工作中的作用,制定本规范。
1.2 本规范提出了项目建档工作的基本要求及管理职责,规定了项目文件归档范围、收集、整理及竣工后档案验收,适用于中国科学院基本建设项目。
1.3 项目建档工作除执行本规范外,应符合国家和政府部门的有关标准、规范、规定。
2 规范性引用文件下列标准所包含的条文,通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。
GB/Tl l822--2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》DA/T28--2002《<国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》3 术语3.1 基本建设项目(construction project)经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
3.1.1 大中型工程项目(Large and Medium-sized Project)建设投资规模在3000万元以上(含3000万元)的基本建设工程项目。
3.2 单项工程(unit of project)具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。
3.3 单位工程(subunit of project)单项工程中可以独立组织施工的工程,但竣工后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.4 项目文件(records of project)基本建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、项目验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式的全部文件。
3.5 项目前期文件(prophase records of project)项目建设前,在立项、审批、征地、工程咨询服务、勘察和设计、招投标以及项目前期建设准备过程中形成的文件。
基本建设项目档案管理规定第一章概述1.1 背景和目的基本建设项目档案管理规定是为了规范和强化基本建设项目档案管理工作,有效保护和利用基本建设项目档案,确保基本建设项目档案的安全、完整和可追溯性。
1.2 适用范围本规定适用于各级基本建设单位和相关机构对基本建设项目档案管理工作的规范和要求。
第二章基本建设项目档案管理的基本原则2.1 遵循法律法规基本建设项目档案管理应当严格遵循国家法律法规的规定,保障基本建设项目档案的合法性和真实性。
2.2 确保基本建设项目档案的完整性基本建设项目档案应当按照规定的标准和流程进行管理,确保档案的完整性和可追溯性。
2.3 保障基本建设项目档案的机密性基本建设项目档案中涉及机密信息的部分应当得到妥善保护,避免泄露和不当使用。
基本建设项目档案不仅应当用于项目的管理和监督,还应当发挥其在后续工作中的利用价值,促进知识的积累和传承。
第三章基本建设项目档案管理的主要内容3.1 基本建设项目档案的建立和整理基本建设项目档案应当在项目开始阶段建立,并在项目结束后进行整理归档,确保档案的完整性和准确性。
3.2 基本建设项目档案的分类和存储基本建设项目档案应当进行分类存储,根据档案的重要性和保密程度进行合理的存储安排,确保档案的安全性和便捷性。
基本建设项目档案应当建立完善的档案检索和利用制度,确保档案的及时查阅和利用,提高工作效率和服务质量。
3.4 基本建设项目档案的审批和借阅基本建设项目档案的审批和借阅应当按照相关规定进行,确保档案的合理使用和保护。
第四章基本建设项目档案管理的监督和评估4.1 监督机制各级基本建设单位应当建立健全相应的档案管理监督机制,加强对基本建设项目档案管理工作的监督和检查。
4.2 评估标准基本建设项目档案管理的评估标准应当符合国家相关规定,并根据实际情况进行适当调整和完善。
第五章结语基本建设项目档案管理规定要求各级基本建设单位和相关机构切实加强基本建设项目档案管理工作,提高档案管理的科学化和规范化水平,确保基本建设项目档案的安全和可靠性,促进基本建设项目管理的健康发展。
基建档案材料管理规定第一条依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》以及学院档案管理制度规定,特制定本规定。
第二条基建档案资料由后勤保障部专人负责整理。
第三条归档范围上级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件;各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、审计结论、各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件。
第四条资料收集与管理(一)上级发文及本处文件原文由资料员收存。
(二)档案资料按项目收集。
(三)自工程立项开始到施工期间:立项报告、批文、设计资料、报建图纸(资料)、设计变更、工程洽商、合同、监理文件、施工日志、竣工图各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证与设备说明书等均由项目负责人收存。
(四)工程竣工交付使用后项目负责人将全部工程档案收集后交资料员,资料员按规定装订成册,送交档案室或部内存档。
(五)为配合学院管理、使用单位的需求,后勤保障部应保留一份完整的工程项目竣工图纸。
第五条材料的立卷和归档流程(一)基建工程项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理。
竣工时由总承包单位按《建设工程文件归档整理规范》资料整理规范要求,向基建工程项目负责人提交完整、准确、系统的基建档案材料,再由项目负责人移交资料员汇总、整理,最后由资料员移交学院档案室。
(二)资料员应随时了解基建工程项目的工程进度,督促、指导工程资料员做好基建资料的积累工作。
(三)基建工程项目负责人应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。
(四)资料员应检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致。
(五)归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰。
(六)归档的底图,格式必须按国家现行的制图标准绘制完成。
(七)归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。
哈工大基本建设项目档案资料管理规定一、总则1、为了做好基本建设项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用,根据有关法律法规的规定,结合我校基本建设工作的具体情况,制定本办法。
2、本规定的编制依据:(1)《中华人民共和国档案法》(2)《建设工程项目管理规范》(GB/T50326-2019)(3)《建设工程监理规范》(GB50319-2000)(4)《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300-2019)(5)国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(6)建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》(7)建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》(8)财政部《基本建设财务管理若干规定》(9)审计署《审计机关对国家建设项目竣工结算审计实施办法》(10)国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》3、基本建设项目档案资料是指在各建设项目从酝酿、决定到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理,调试、生产准备、竣工、试生产(使用)、竣工结算审计、固定资产移交等工作活动中形成的文字材料。
学校档案馆对建设项目档案资料的收集要以项目为中心。
发展规划处负责项目立项阶段,包括项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划等方面资料的收集、整理;负责国防科工委审批项目资料归档的组织协调工作;基建处负责项目准备阶段、实施阶段及竣工验收阶段资料的收集、整理;财务处负责项目财务资料及固定资产形成和移交方面资料的收集、整理;审计处负责项目过程审计、结算审计和竣工财务决算审计资料的收集、整理;各有关单位要按照统一领导,统一管理档案的原则,管理好基本建设项目的档案资料,确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
二、档案资料的管理1、学校基建处、档案馆要负责监督、检查和指导本校基建部门建设项目的档案资料工作。
档案管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。
2、项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。
项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作,项目竣工验收时,完成文件材料的归档和验收工作。
3、项目建设过程中,发展规划处、基建处、财务处、审计处、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。
施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交基建处。
基建处要按本规定的具体实施办法,编制、收集、整理好建筑工程资料档案,按时移交档案馆。
发展规划处、财务处、审计处形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交档案馆。
4、档案资料的汇总整理:(1)建设项目实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,交总包单位汇总、整理。
竣工时由总包单位向基建处提交完整、准确的项目档案资料。
(2)实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目,竣工时由现场指挥机构向基建处提交完整、准确的项目档案资料。
(3)建设项目实行由建设单位分别向几个单位发包的,各承包单位应收集、整理所承包工程的档案资料,交基建处汇总、整理,或由基建处委托一个承包单位汇总、整理,统一交给基建处。
5、建设单位、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作,并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构,配备档案资料管理人员,制定管理制度,统一管理建设项目的档案资料。
施工过程中要有能保证资料安全的库房和设备。
6、凡有引进技术或引进设备的建设项目,要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作,无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料,均应交档案部门统一管理。
档案部门要加强提供利用手段和措施,保证使用。
7、归档的文件材料要字迹清楚,图面整洁,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。
8、对超过保管期限的基本建设项目的档案材料必须进行鉴定,对已失去保存价值的档案材料,经过一定的审批手续,登记造册后方可处理,保密的档案材料应按保密规定进行管理。
9、设计建设大中型建设项目时,应设计与工作任务相适应的、符合要求的档案资料库房,并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备,其费用列入工程总概算。
三、基建处资料管理的要求1、基建处管理的资料档案分为两类,一类是建筑工程技术资料,另一类是学校及校内有关部门的管理文件、基建处形成的非工程技术类资料。
本办法只涉及基建处管理的第一类资料。
2、项目参建各方要充分重视工程建设的资料档案工作。
项目施工阶段的施工、监理单位都要建立相应的档案形成、积累、归档机制,将工程文件的形成、积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
工程预验收阶段,基建处按照国家有关规定及本管理办法,组织对工程资料的全面检查;凡资料检查不满足本规定的工程,不得进入正式竣工验收阶段。
3、用户单位或学校其他有关部门、人员提出意见和建议,使建筑工程的功能或投资发生较大变化的,必须取得用户单位主管部门、发展规划处签署的确认文件,基建处方可同意对其发生变更,基建处和施工方应将确认文件作为用户变更的依据资料存档。
由于上述变更使工程投资超出概算的,发展规划处负责调整计划,基建处须将调整后的计划归档管理。
4、工程竣工验收合格后三个月内,基建处必须向学校档案馆报送一套符合规定的工程档案。
根据国家的有关规定,档案馆接收的工程档案必须是原件,其它单位可以保存复制件或复印件。
有关单位归档的复制、复印件应由档案馆与原件校对、签章,并加盖证明专用章,效力与原件等同。
5、全面、完整是建筑工程资料收集的基本原则。
资料收集的范围不能局限于建筑工程主体本身,相关配套工程、室外工程及工程建设前期发生的项目都必须形成翔实完整的记录资料。
从投资角度来看,凡在本工程列支的项目都必须形成相应的档案记录资料。
我校将建筑工程资料按九个方面进行分类:(1)立项、可研、初设及其批复、建设计划;(2)前期资料;(3)合同文件;(4)施工单位内业资料(含竣工图);(5)监理资料;(6)竣工结算用技术资料汇总;(7)竣工验收文件;(8)工程投资控制资料汇总及统计分析资料;(9)竣工档案。
6、资料收集整理的具体要求(1)立项、可研、初设及其批复、建设计划此属项目立项阶段的资料收集内容,主要包括:项目建议书、立项批文、可研报告及审批意见;可能的初步设计及其审批意见;建设计划。
项目建议书和立项批文由发展规划处完成。
本条由基建处配合发展规划处完成,其编制按照国防科工委规定的格式,正副本各4份;发展规划处保留2份正本,其余基建处保存。
申报、批复及建设计划的取得由发展规划处完成。
(2)前期资料包括:建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、有关行政主管部门(消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等)批准文件、勘察设计质量监督合格单、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等。
经有关部门批准后取得的工程前期文件材料,其原件应立即交给工程科资料员存档。
如果办理其它工程前期手续需要使用,或者工程科在编制竣工文件时需要使用前期资料等情况,可到资料员处借用、复印。
(3)合同文件基建处管理的合同分类为:①勘察、设计、施工、监理四大合同;②各类分包合同;③甲供材料、设备合同。
经济科签订合同后,交办公室管理;其中办公室将合同复印两份,基建处甲方代表和现场监理各一份,以便监督合同执行。
(4)施工单位内业资料(含竣工图)施工单位不仅仅指大包单位。
在大包施工合同外的其他施工队伍,包括可能发生分包的基础、消防、装饰等队伍,还有室外工程所涉及的施工队伍等等,都在本条所指的施工单位范畴;内业资料分专业由监理进行一审,甲方代表二审,需要建设单位技术负责人或主管领导审核的,报建设单位审核,审核后由施工单位交基建处资料员保管。
GB/T50326-2019《建设工程项目管理规范》第16.3.4条规定了工程竣工资料的分类及组卷方式。
施工单位内业资料共四大部分内容:第一部分:工程技术档案资料;第二部分:工程质量保证资料;第三部分:工程检验评定资料第四部分:工程竣工图。
工程技术内业资料的主要内容有22项:工程质量保证资料的收集和整理,应包括原材料、构配件、器具及设备等质量证明和进场材料试验报告等,这些资料全面反映了施工全过程中质量的保证和控制情况。
各专业工程质量保证资料的主要内容是:工程检验评定资料的收集和整理,应按现行建设工程质量标准对单位工程、分部工程、分项工程及室外工程的规定执行。
进行分类组卷时,工程检验评定资料应包括以下内容:竣工图是工程的重要档案。
工程承发包合同或施工图的要求,对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定。
施工单位不按时提交合格竣工图的,不算完成施工任务,并应承担责任。
工程竣工图应逐张加盖“竣工图”章。
“竣工图”章的内容应包括:发包人、承包人、监理人等单位名称、图纸编号、编制人、审核人、负责人、编制时间等。
管理竣工图时,应该考虑以下情况:n 没有变更的施工图,由承包人在原施工图上加盖“竣工图”章标志作为竣工图;n 在施工中虽有一般性设计变更,但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的,可不重新绘制,由承包人在原施工图上注明修改部分,附以设计变更通知单和施工说明,加盖“竣工图”章标志作为竣工图;n 结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变,不宜在原施工图上修改、补充的,责任单位应重新绘制改变后的竣工图,承包人负责在新图上加盖“竣工图”章标志作为竣工图。
n 竣工图最多形成两套,一套送档案馆,一套竣工结算使用。
(5)监理资料监理单位按照《建设工程监理规范》第7章的规定“施工阶段监理资料的管理”进行收集、整理、编制,共28项内容。
监理资料在交付建设单位前,由甲方代表一审,工程科长二审,最后由项目总监理工程师交基建处资料员归档。
(6)竣工结算用技术资料汇总建设项目由于建设周期长,施工图之外的各种费用发生情况很多。
尽管发生原因各式各样,各种资料手续齐全,但从投资客观控制的角度考虑,有必要进行此类技术资料的汇总。
竣工结算用技术资料的汇总,主要解决以下几个方面的问题:n 客观了解图纸外费用的发生情况,避免承包商重复要求进行经济签证;n 复审现场甲方代表、监理机构现场做出的决定,减少失误;n 方便工程竣工结算工作的进行。
竣工结算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件。
通常施工单位技术内业已包含其内容,但其资料为原件,往往只有一份;故用于本类汇总的只能是复印件。
竣工结算用资料包括以下几个方面的主要内容:①工程前期:拆迁、场地平整及管线挪移、树木等发生费用的相关资料等;②基础施工:障碍处理、浅基础处理,深基础处理等。