文件编码规则最终版6.9

文件编码规则1、范围本标准规定了公司文件编号的构成和编制规则，适用于公司文件编号的管理。

2 文件编号的构成2.1文件编码共十二位，由公司编码（2位）、部门/分厂编码（2位）、属性代码（1位）类别代码（2位），年份编码（2位）、月份编码（1位）、及顺序号（2位）组成。

XX □□□□□□□□□□顺序号月份编码年份编码类别代码属性代码部门/分厂编码公司编码2.1公司编码:公司编码用两位英文简称GL表示。

2.2部门/分厂编码用两位阿拉伯数字表示，编码如下表1所示。

表1 部门编码2.3属性代码用一位英文字母表示，如：流程类代码为L，文件类代码为W，表格类代码为B。

2.4类别编码类别分大类和小类，各用一位英文字母表示，见表3。

表2 类别编码大类说明：A行政管理类包括：行政规章制度、公告、机构设置、人员任免、信息系统、经营计划、考核、发展事务、内部控制、法律事务、接待、后勤等。

B生产管理类包括：生产报表、生产记录、生产指令等。

C销售管理类包括：营销类及服务类政策、策略、计划、方案等。

D质量管理类包括：质量检验、质量标准、质量监督、Audit评审、试验等。

E科技管理类包括：研发、技改、规划、专利、标准等。

F财务管理类包括：会计核算、财务预算、资金运作等。

G采购管理类包括：采购记录、供应商管理等。

H资源管理类包括：人员入职、离职、招聘、培训、工装、设备、夹具、辅具、检具、计量、房产、基建等。

I安全管理类包括：消防、保卫、纪检、交通、设备安全等。

2.5年份编码用两位阿拉伯数字表示，用年份的后两位数字表示该年的编码,例如2005年的编码为05。

2.6月份编码用一位阿拉伯数字或英文字母表示，一至九月的编码为1至9，十月的编码为0，十一月的编码为A，十二月的编码为B。

2.7 顺序号编码用二个阿拉伯数字表示，由各部门按文件发文顺序自行制定编码。

3 附加说明：3.1 本规定由公司办公室提出。

3.2 本规定由公司办公室负责起草。

公司档案文件编码规则1 目的规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。

2 范围适用于公司各部门，各驻外机构可参照执行。

3 职责3.1 总经理负责公司各类制度文件的审批。

3.2 副总经理负责公司各类制度文件的审核。

3.3 人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。

3.4 各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。

4 制度文件分类及编号规则（见下表）。

4.1 版本制度文件版本分为版本和版号两部分：版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。

4.2 密级按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件（T）、机密文件（S）和一般文件。

制度文件应标明密级，一般文件无需标注。

4.3正文格式正文一般包括：1.目的、2.范围、3.职责、4.内容、5.附则、6.相关文件与记录、7.附件说明、8.文件履历说明。

4.3.1“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。

4.3.2 涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。

4.3.3文件履历说明一般包括制定（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。

4.3.4 正文一般采用四号小标宋体字（表格内文字小四号，页眉五号），A4纸，页边距上下左右均1.27cm，（标点符号用全角标注，占1字间距）。

4.3.5 附件与附件说明4.3.5.1 制度文件如有附件，应在正文之未尾，“文件履历说明书”之前进行附件说明。

4.3.5.2 附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料。

文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A修订状态0文件名称公司文件编号制度页数第1页共2页1、目的：有效管理公司内部文件及表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。

2、使用范围适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理。

3、文件编号原则：3.1 文件编号原则一般文件编号由公司名称KS（XXXX）、部门、文件类型、文件编码组成。

3.2 文件编码格式※※——※※——※※——※※※※前两位为文件编写年号，后两位为文件编号。

标准文件类型代码部门代码（用于部门拼音字头字母大写/ 简称）公司名称简写4、部门代码部门简称代码表部门名称简称部门名称简称XXXX KS财务部CW人力资源部HR秘书处MS采购部CG YX地产部DC KTVTZ XYYB KXXY人力资源部董事长.日期日期文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A发行版本0文件名称公司文件编号制度页数第 2 页共 2 页5、标准文件类型代码及文件用语定义。

5.1 制度—— ZD要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，短期内不会有大的更改，一般会于每年定期修订的文件。

例如：《员工手册》、《办公室管理规定》、《考勤管理规定》。

5.2 公文—— GW相关相互往来联系事务的文件，具有很强的信息传递功能。

例如：《关于 XXXX通报》、《有关 XXXX通知》。

5.3 标准作业表格—— BG公司正常运营各部门所需的各种标准作业表格。

例如：《入职登记表》、《离职申请表》5.4 记录—— JL记录周例会、月例会、部门会议、年度会议、临时会议等会议内容。

6、文件年号及文件编号例如： 2017 年的年号为 17，文件编号根据发布的文件的顺编号即可,例： KS-HR-ZD-1701。

7、发布文件标准格式7.1 河北 XXXX贸易有限公司——字号小三加黑，其它文字字号均为小四， 1.5 倍行距。

公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。

各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。

2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。

2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。

4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。

3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。

2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。

MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。

1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。

《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。

2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。

企业标准文件编号规范1目的为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。

请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

2范围本标准规定了XXXXXXXXX公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代号缩写、分类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法。

本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。

3文件编号格式文件序号发文部门文件分类公司代码集团代码XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件序号组成。

各部分编号间用“-”间隔。

3.1各部分表示方法1)第一部分：集团代码，XXXXXXXXX，缩写：2)第二部分：公司代码，XXXXXXXXX，缩写：3)第三部分：文件分类代号流程文件-A；标准规范类文件-B；指导书说明书类文件-C；公共制度文件-D。

4)第四部分：发文部门5)第五部分：文件序号采用三位流水码，记录文件顺序号，以发布先后确定，即001、002…..099……999等。

3.2举例：文件编号：含义4文件编号格式4.1文件表头4.2页眉页脚5要求5.1 文件的编号由XXX负责，各部门使用时到XXX申请，不得自行编号及发行。

5.2 以XXX公司名义发布的文件必须由XXX登记编号。

5.3 已发布的标准如需修订并重新发布，其编号不变，只需要更改表头内的版本号。

标准修订及编号的改变应在修改履历中说明。

附件《标准文件模板》特别说明：文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。

选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。

文件编号格式管理规范1.目的：为加强文书档案、标准的管理，规范文书编号格式，特制订本规范。

2.范围：本公司各部门对外文件、公司对外签订的合同、公司内部各部门间文件。

3.内容：3.1.定义：3.1.1.对外文件由各职能部门起草文稿，经副总经理审核，总经理批准后，由人事行政部统一编号、盖章后分发执行；3.1.2.公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，经副总经理审核会签，总经理批准后，由人事行政部统一编号、盖章后分发执行；3.1.3.公司对外签订的合同各部门以公司名义签订的各类合同（采购合同、销售合同除外），由各职能部门起草合同，经主管副总、各相关副总审核会签，总经理批准后，由人事行政部统一编号盖章后执行；3.1.4.公司内部文件：3.1.4.1.董事会文件由人事行政部负责汇总并统一编号；3.1.4.2.各部门间文件，按本规则由人事行政部统一编排。

3.1.5.编号原则：3.1.5.1.部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；3.1.5.2.各部门给定简写：财务部CW 质保部ZB行政部XZ 制造部ZZ经营部JY 安全部AQ3.1.5.3.文件类别：行政制度 B 会议纪要H传真稿件 F 技术报告T一般文书G 供应商议事录Y合同文本 C 会议通知W作业标准书、作业指导书、规范S 标准流程、程序书P质量环境手册M 表单R 3.1.6.文件编号例：XZ-10 S 001文件顺序号文件类别年份部门简写意为行政部2010年规范类001号文件3.1.7.版本号统一为A/0/1/2/3…….0为最初版本、1为第一次修订，以此类推；4.文件格式及字体要求：页眉：标注文件名称；------------ 宋体第一标题统一为公司名；---------- 小二号宋体具中第二标题统一为文件名；---------- 三号宋体具中正文---------------------------- 统一为五号宋体，单倍行距1.目的：2.范围：3.内容：3.1.3.1.1.------------------ 以此类推4.文件修改、解释、监督、处罚权的归属标准名称审批审核拟稿标准编号版本号发行日期页脚：页码---------------------- 宋体居中5.该规范的修改、解释权、监督权归人事行政部所有。

文件编号规则和写作标准1目的为使公司文件有统一的写作标准格式和统一的编号方法，特制定本文件。

2范围本程序适用于成都东旭节能科技有限公司质量手册、程序文件、作业规范、标准、制度等。

3术语无4职责4.1 各部门需按本文件要求编制质量管理体系文件，并负责对文件进行修订与解释。

4.2 文控室管理员须按本文的要求检查文件，杜绝不符合规定的文件进入流转程序。

5流程图无6内容6.1 制定文件编号是进行文件管理和索引的代码，应当存在于文件的每一页。

无论文件改版，还是换页，文件编号均不得变更；作废文件的编号也不得重复使用。

6.2 文件编号准则6.2.1 第一级文件：手册（以下简称“质量手册”）的编号。

DX-SC-001文件序号（001，002，003…999）“手册”拼音缩写“东旭”缩写6.2.2 第二级文件程序文件的编号DX-CX-XXX文件序号（001,002,003…999）“程序”拼音缩写“东旭”缩写公司级管理文件DX-GL—□□-XXX文件序号（001，002，003…999）部门代码“管理”拼音缩写“东旭”缩写产品标准DX-QB - XXX文件序号（001,002,003…999）“企标”的拼音首字母“东旭”缩写6.2.3 第三级文件（1）作业文件包括作业指导书、部门内部管理制度、使用说明书、操作规程、工艺要求等。

其编号由三部分组成：作业指导书代号ZY，部门和顺序号001~999组成。

ZY- □□- XXX文件序号（001,002,003…999）部门代码“作业”拼音缩写（2）记录表格JL- □□- XXX文件序号（001,002,003…）部门代码“记录”的拼音首字母（3）外来文件WL- □- XXX文件序号（001,002,003…999）所属文件类别“外来”的拼音首字母备注：外来文件的类别为：法律法规F；客户文件K；其他文件Q。

（4）设备操作流程LC- □□-XXX文件序号（001,002,003…999）部门代码“流程”拼音缩写（5）工艺要求GY- □□-XXX文件序号（001,002,003…999）部门代码“工艺”拼音缩写部门代码:6.3 文件版本号规则版本号作为文件修订状态的标识，每当文件修改时，该号都应当作相应的变更。

云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。

二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

三、总则（一)凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。

（二)行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

（三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

四、文件编号规则（一）编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下:3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。

mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐,如01表示1月。

dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐,如20表示第20号。

例如： 20160120 表示（2016年01月20日)4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01”代表第一份文件。

5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1， 0。

2, 0.3, 。

.。

， 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0.1.1, 0。

1.1。

1.一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。

0,版本编号不断变化为: 1。

0, 1.1, 1.2， .。

， 1.10。

(二）文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。

格式说明：公司简称-部门代号—文件类型-文件版本号—流水号。

XX:公司简称。

DN：大写英文字母，部门代号,如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用.TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如：ZL：质量手册XU:程序文件LC：工作流程BZ:工作标准ZD：制度dd：文件版本号。

文件编制格式及编码规则1在数字化时代，文件编制格式和编码规则对于信息交换和数据共享至关重要。

本文将探讨文件编制格式和编码规则的重要性，以及如何制定合适的规则来确保文件的准确性和可读性。

文件编制格式是指文件的组织结构和标记方式，它决定了文件中信息的呈现方式和可读性。

在商业、科学和政府领域，文件编制格式常常涉及到数据的交换、共享和报告。

因此，采用标准的文件编制格式可以大大提高信息的可读性和易用性，降低数据误解的风险。

编码规则是一种对信息进行标准化和规范化的方法，它规定了数据的表示方式、数据类型、数据长度和数据顺序等。

编码规则的作用在于确保数据的准确性和一致性，提高数据的可读性和可维护性。

同时，编码规则还可以方便地对数据进行分类、检索和管理。

制定文件编制格式及编码规则时，需要考虑以下几点：标准化：采用国际或行业标准，确保与其他系统或平台的数据交换畅通无阻。

可扩展性：规则应具备可扩展性，以便适应未来数据需求的变化。

兼容性：规则应考虑与其他系统的兼容性，避免不必要的数据转换和丢失。

安全性：规则应确保数据的安全性和隐私保护。

以下是一个简单的文件编制格式及编码规则示例：文件编制格式：采用XML格式对文件进行编制，使用标准的标签和属性来标记数据。

XML具有可读性强、易于扩展和维护的特点，适用于多种平台和语言。

编码规则：为每个数据元素分配一个唯一的标识符（ID），以便在文件中进行引用和检索。

标识符采用数字或字母组合，长度适中，易于记忆和使用。

对于需要分类的数据元素，可以设置分类标签以便于分类和检索。

文件编制格式及编码规则是数字化时代不可或缺的一部分。

它们不仅有助于提高数据的准确性和可读性，还能降低数据误解和错误的风险。

因此，在制定文件编制格式及编码规则时，需要充分考虑标准化、易读性、可扩展性、兼容性和安全性等因素。

实践示例表明，采用XML 格式对文件进行编制和使用唯一标识符进行编码是一种有效的解决方案。

这些方法可以广泛应用于商业、科学和政府领域的数据交换和共享中。