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文件编码规则1、范围本标准规定了公司文件编号的构成和编制规则，适用于公司文件编号的管理。
2 文件编号的构成2.1文件编码共十二位，由公司编码（2位）、部门/分厂编码（2位）、属性代码（1位）类别代码（2位），年份编码（2位）、月份编码（1位）、及顺序号（2位）组成。
XX □□□□□□□□□□顺序号月份编码年份编码类别代码属性代码部门/分厂编码公司编码2.1公司编码:公司编码用两位英文简称GL表示。
2.2部门/分厂编码用两位阿拉伯数字表示，编码如下表1所示。
表1 部门编码2.3属性代码用一位英文字母表示，如：流程类代码为L，文件类代码为W，表格类代码为B。
2.4类别编码类别分大类和小类，各用一位英文字母表示，见表3。
表2 类别编码大类说明：A行政管理类包括：行政规章制度、公告、机构设置、人员任免、信息系统、经营计划、考核、发展事务、内部控制、法律事务、接待、后勤等。
B生产管理类包括：生产报表、生产记录、生产指令等。
C销售管理类包括：营销类及服务类政策、策略、计划、方案等。
D质量管理类包括：质量检验、质量标准、质量监督、Audit评审、试验等。
E科技管理类包括：研发、技改、规划、专利、标准等。
F财务管理类包括：会计核算、财务预算、资金运作等。
G采购管理类包括：采购记录、供应商管理等。
H资源管理类包括：人员入职、离职、招聘、培训、工装、设备、夹具、辅具、检具、计量、房产、基建等。
I安全管理类包括：消防、保卫、纪检、交通、设备安全等。
2.5年份编码用两位阿拉伯数字表示，用年份的后两位数字表示该年的编码,例如2005年的编码为05。
2.6月份编码用一位阿拉伯数字或英文字母表示，一至九月的编码为1至9，十月的编码为0，十一月的编码为A，十二月的编码为B。
2.7 顺序号编码用二个阿拉伯数字表示，由各部门按文件发文顺序自行制定编码。
3 附加说明：3.1 本规定由公司办公室提出。
3.2 本规定由公司办公室负责起草。
公司档案文件编码规则1 目的规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。
2 范围适用于公司各部门，各驻外机构可参照执行。
3 职责3.1 总经理负责公司各类制度文件的审批。
3.2 副总经理负责公司各类制度文件的审核。
3.3 人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件的档案管理。
3.4 各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职责划分执行相关制度文件。
4 制度文件分类及编号规则（见下表）。
4.1 版本制度文件版本分为版本和版号两部分：版本号用大写英文字母组成，从A开始顺次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。
4.2 密级按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件（T）、机密文件（S）和一般文件。
制度文件应标明密级，一般文件无需标注。
4.3正文格式正文一般包括：1.目的、2.范围、3.职责、4.内容、5.附则、6.相关文件与记录、7.附件说明、8.文件履历说明。
4.3.1“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当扩充章节，分类说明。
4.3.2 涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，可适当增加“定义”章节。
4.3.3文件履历说明一般包括制定（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。
4.3.4 正文一般采用四号小标宋体字（表格内文字小四号，页眉五号），A4纸，页边距上下左右均1.27cm，（标点符号用全角标注，占1字间距）。
4.3.5 附件与附件说明4.3.5.1 制度文件如有附件，应在正文之未尾，“文件履历说明书”之前进行附件说明。
4.3.5.2 附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料。
文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A修订状态0文件名称公司文件编号制度页数第1页共2页1、目的：有效管理公司内部文件及表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2、使用范围适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理。
3、文件编号原则：3.1 文件编号原则一般文件编号由公司名称KS（XXXX）、部门、文件类型、文件编码组成。
3.2 文件编码格式※※——※※——※※——※※※※前两位为文件编写年号，后两位为文件编号。
标准文件类型代码部门代码（用于部门拼音字头字母大写/ 简称）公司名称简写4、部门代码部门简称代码表部门名称简称部门名称简称XXXX KS财务部CW人力资源部HR秘书处MS采购部CG YX地产部DC KTVTZ XYYB KXXY人力资源部董事长.日期日期文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A发行版本0文件名称公司文件编号制度页数第 2 页共 2 页5、标准文件类型代码及文件用语定义。
5.1 制度—— ZD要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，短期内不会有大的更改，一般会于每年定期修订的文件。
例如：《员工手册》、《办公室管理规定》、《考勤管理规定》。
5.2 公文—— GW相关相互往来联系事务的文件，具有很强的信息传递功能。
例如：《关于 XXXX通报》、《有关 XXXX通知》。
5.3 标准作业表格—— BG公司正常运营各部门所需的各种标准作业表格。
例如：《入职登记表》、《离职申请表》5.4 记录—— JL记录周例会、月例会、部门会议、年度会议、临时会议等会议内容。
6、文件年号及文件编号例如： 2017 年的年号为 17，文件编号根据发布的文件的顺编号即可,例： KS-HR-ZD-1701。
7、发布文件标准格式7.1 河北 XXXX贸易有限公司——字号小三加黑，其它文字字号均为小四， 1.5 倍行距。
公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。
各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。
2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。
2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。
4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。
3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。
2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。
MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。
1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。
《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。
2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。
企业标准文件编号规范1目的为规范公司文档管理，特制定本文件编号规范。
请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
2范围本标准规定了XXXXXXXXX公司标准文件和流程的编码规范，本企业内控标准的编号代号缩写、分类及分项代号和发布顺序号、年代号的编排方法。
本标准适用于本企业内控标准、流程的代号编制。
3文件编号格式文件序号发文部门文件分类公司代码集团代码XXXXXXXXX公司标准体系编号由集团代码、公司代码、文件分类代号、起草部门、文件序号组成。
各部分编号间用“-”间隔。
3.1各部分表示方法1)第一部分：集团代码，XXXXXXXXX，缩写：2)第二部分：公司代码，XXXXXXXXX，缩写：3)第三部分：文件分类代号流程文件-A；标准规范类文件-B；指导书说明书类文件-C；公共制度文件-D。
4)第四部分：发文部门5)第五部分：文件序号采用三位流水码，记录文件顺序号，以发布先后确定，即001、002…..099……999等。
3.2举例：文件编号：含义4文件编号格式4.1文件表头4.2页眉页脚5要求5.1 文件的编号由XXX负责，各部门使用时到XXX申请，不得自行编号及发行。
5.2 以XXX公司名义发布的文件必须由XXX登记编号。
5.3 已发布的标准如需修订并重新发布，其编号不变，只需要更改表头内的版本号。
标准修订及编号的改变应在修改履历中说明。
附件《标准文件模板》特别说明：文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。
选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。
文件编号格式管理规范1.目的：为加强文书档案、标准的管理，规范文书编号格式，特制订本规范。
2.范围：本公司各部门对外文件、公司对外签订的合同、公司内部各部门间文件。
3.内容：3.1.定义：3.1.1.对外文件由各职能部门起草文稿，经副总经理审核，总经理批准后，由人事行政部统一编号、盖章后分发执行；3.1.2.公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，经副总经理审核会签，总经理批准后，由人事行政部统一编号、盖章后分发执行；3.1.3.公司对外签订的合同各部门以公司名义签订的各类合同（采购合同、销售合同除外），由各职能部门起草合同，经主管副总、各相关副总审核会签，总经理批准后，由人事行政部统一编号盖章后执行；3.1.4.公司内部文件：3.1.4.1.董事会文件由人事行政部负责汇总并统一编号；3.1.4.2.各部门间文件，按本规则由人事行政部统一编排。
3.1.5.编号原则：3.1.5.1.部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；3.1.5.2.各部门给定简写：财务部CW 质保部ZB行政部XZ 制造部ZZ经营部JY 安全部AQ3.1.5.3.文件类别：行政制度 B 会议纪要H传真稿件 F 技术报告T一般文书G 供应商议事录Y合同文本 C 会议通知W作业标准书、作业指导书、规范S 标准流程、程序书P质量环境手册M 表单R 3.1.6.文件编号例：XZ-10 S 001文件顺序号文件类别年份部门简写意为行政部2010年规范类001号文件3.1.7.版本号统一为A/0/1/2/3…….0为最初版本、1为第一次修订，以此类推；4.文件格式及字体要求：页眉：标注文件名称；------------ 宋体第一标题统一为公司名；---------- 小二号宋体具中第二标题统一为文件名；---------- 三号宋体具中正文---------------------------- 统一为五号宋体，单倍行距1.目的：2.范围：3.内容：3.1.3.1.1.------------------ 以此类推4.文件修改、解释、监督、处罚权的归属标准名称审批审核拟稿标准编号版本号发行日期页脚：页码---------------------- 宋体居中5.该规范的修改、解释权、监督权归人事行政部所有。
文件编号规则和写作标准1目的为使公司文件有统一的写作标准格式和统一的编号方法，特制定本文件。
2范围本程序适用于成都东旭节能科技有限公司质量手册、程序文件、作业规范、标准、制度等。
3术语无4职责4.1 各部门需按本文件要求编制质量管理体系文件，并负责对文件进行修订与解释。
4.2 文控室管理员须按本文的要求检查文件，杜绝不符合规定的文件进入流转程序。
5流程图无6内容6.1 制定文件编号是进行文件管理和索引的代码，应当存在于文件的每一页。
无论文件改版，还是换页，文件编号均不得变更；作废文件的编号也不得重复使用。
6.2 文件编号准则6.2.1 第一级文件：手册（以下简称“质量手册”）的编号。
DX-SC-001文件序号（001，002，003…999）“手册”拼音缩写“东旭”缩写6.2.2 第二级文件程序文件的编号DX-CX-XXX文件序号（001,002,003…999）“程序”拼音缩写“东旭”缩写公司级管理文件DX-GL—□□-XXX文件序号（001，002，003…999）部门代码“管理”拼音缩写“东旭”缩写产品标准DX-QB - XXX文件序号（001,002,003…999）“企标”的拼音首字母“东旭”缩写6.2.3 第三级文件（1）作业文件包括作业指导书、部门内部管理制度、使用说明书、操作规程、工艺要求等。
其编号由三部分组成：作业指导书代号ZY，部门和顺序号001~999组成。
ZY- □□- XXX文件序号（001,002,003…999）部门代码“作业”拼音缩写（2）记录表格JL- □□- XXX文件序号（001,002,003…）部门代码“记录”的拼音首字母（3）外来文件WL- □- XXX文件序号（001,002,003…999）所属文件类别“外来”的拼音首字母备注：外来文件的类别为：法律法规F；客户文件K；其他文件Q。
（4）设备操作流程LC- □□-XXX文件序号（001,002,003…999）部门代码“流程”拼音缩写（5）工艺要求GY- □□-XXX文件序号（001,002,003…999）部门代码“工艺”拼音缩写部门代码:6.3 文件版本号规则版本号作为文件修订状态的标识，每当文件修改时，该号都应当作相应的变更。
云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。
二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
三、总则（一)凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。
（二)行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
（三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
四、文件编号规则（一）编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下:3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。
mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐,如01表示1月。
dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐,如20表示第20号。
例如： 20160120 表示（2016年01月20日)4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01”代表第一份文件。
5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1， 0。
2, 0.3, 。
.。
， 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0.1.1, 0。
1.1。
1.一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。
0,版本编号不断变化为: 1。
0, 1.1, 1.2， .。
， 1.10。
(二）文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。
格式说明：公司简称-部门代号—文件类型-文件版本号—流水号。
XX:公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号,如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用.TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如：ZL：质量手册XU:程序文件LC：工作流程BZ:工作标准ZD：制度dd：文件版本号。
文件编制格式及编码规则1在数字化时代，文件编制格式和编码规则对于信息交换和数据共享至关重要。
本文将探讨文件编制格式和编码规则的重要性，以及如何制定合适的规则来确保文件的准确性和可读性。
文件编制格式是指文件的组织结构和标记方式，它决定了文件中信息的呈现方式和可读性。
在商业、科学和政府领域，文件编制格式常常涉及到数据的交换、共享和报告。
因此，采用标准的文件编制格式可以大大提高信息的可读性和易用性，降低数据误解的风险。
编码规则是一种对信息进行标准化和规范化的方法，它规定了数据的表示方式、数据类型、数据长度和数据顺序等。
编码规则的作用在于确保数据的准确性和一致性，提高数据的可读性和可维护性。
同时，编码规则还可以方便地对数据进行分类、检索和管理。
制定文件编制格式及编码规则时，需要考虑以下几点：标准化：采用国际或行业标准，确保与其他系统或平台的数据交换畅通无阻。
可扩展性：规则应具备可扩展性，以便适应未来数据需求的变化。
兼容性：规则应考虑与其他系统的兼容性，避免不必要的数据转换和丢失。
安全性：规则应确保数据的安全性和隐私保护。
以下是一个简单的文件编制格式及编码规则示例：文件编制格式：采用XML格式对文件进行编制，使用标准的标签和属性来标记数据。
XML具有可读性强、易于扩展和维护的特点，适用于多种平台和语言。
编码规则：为每个数据元素分配一个唯一的标识符（ID），以便在文件中进行引用和检索。
标识符采用数字或字母组合，长度适中，易于记忆和使用。
对于需要分类的数据元素，可以设置分类标签以便于分类和检索。
文件编制格式及编码规则是数字化时代不可或缺的一部分。
它们不仅有助于提高数据的准确性和可读性，还能降低数据误解和错误的风险。
因此，在制定文件编制格式及编码规则时，需要充分考虑标准化、易读性、可扩展性、兼容性和安全性等因素。
实践示例表明，采用XML 格式对文件进行编制和使用唯一标识符进行编码是一种有效的解决方案。
这些方法可以广泛应用于商业、科学和政府领域的数据交换和共享中。
文件和资料编码规则
1、目的
本规则目的是对公司文件、资料和样件实施规范、统一管理，充分发挥其作用，方便生产经营管理，提高工作效率和企业经济效率。
特制定本规则。
2、范围
本规则适用于本公司所有文件、资料和样件，包括外来文件、资料和样件。
3、术语
部门文件和资料——指本公司各部门在其职责范围内制定的，在本部门或全公司范围内实施的管理性、技术性文件和资料。
文件记录表格——指本公司各部门实施体系文件、第三层次文件，经常使用的台帐、检查表和定期使用的日报、月报、季度报表、年度报表等。
4、职责
4.1 质量保证部负责公司文件、资料和样件编码的归口管理和相应台帐的建立。
4.2 各部门依照本规则对本部门的文件和资料进行编码，并报质量保证部备案。
5、编码规则
5.1 本公司文件、资料和图样的分类为：
质量环境手册
程序文件
各部门文件和资料部门记录表格
图样
作业指导书
外来文件和资料5.2 编码规则。
生效日期：工作指示主控部门: 质量部编制:日期:审核:日期:批准:日期:电话：+86 (0) 0755-传真：+86 (0) 0755-***** 本文件及其内容为公司之财产, 未经授权不得复制*****生效日期：修订履历版本修订内容修订者修订日A 初版发行***** 本文件及其内容为公司之财产, 未经授权不得复制*****生效日期：1.目的为对产品质量体系所涉及的文件实施有效的控制，确保在使用处可获得适用文件的有效版本，特制定本办法。
2范围质量手册，程序文件，作业规范和记录表格。
3职责质量部负责管理文件编码规则的制定，各部门按照文件编码规则执行。
4 内容4.1 文件编码方法4.1.1质量手册（一级文件）JLTQAM-2014手册年代“2014”QAM代表质量手册公司名称的汉语拼音首字母大写4.1.3程序文件（二级文件）CXJLT-□□文件从01开始，按照顺序编号CX代表二级文件，JLT代表佳力拓公司***** 本文件及其内容为公司之财产, 未经授权不得复制*****生效日期：4.1.4管理规范及作业指示类（三级文件）GFJLT- □□- □□□记录表格编号从001开始，顺序编号记录表格所属部门代码GF代表三级文件，JLT代表佳力拓公司4.1.4表格记录（四级文件）JLJLT- □□- □□□记录表格编号从001开始，顺序编号记录表格所属部门代码JL代表记录表格，JLT代表佳力拓公司4.2部门代码：编制原则是以部门名称前两个声母为准，若下级部门有相同代码则增加第三个字的声母进行区别，文件管理部门发放文件时给发放部门盖受控号章，各部门代码及受控号如下表：部门生产部行政部硬件部质量部业务部采购部软件部技术部仓库部代码SC XZ YJ ZL YW CG RJ JS CK受控号01 02 03 04 05 06 07 08 09 4.3文件版本号***** 本文件及其内容为公司之财产, 未经授权不得复制*****生效日期：文件版本号按A、B、C----;文件更改状态号为0、1、2、3、----4.4.文件编制结构4.4.1质量手册按ISO/TS16949要求中的条款排列顺序编订各章节与项目并明确体现章节内项目所对应的程序文件。
公文印发与文件编号要求引言在日常的工作中，公文的印发和文件编号是一项重要且必不可少的工作，它们能够有效地管理和传达信息。
本文将介绍公文印发的基本要求和文件编号的相关规定。
公文印发要求印发范围日期格式在公文中，日期的格式应该符合规范，一般为“年-月-日”的形式，例如：2022年5月15日。
八要素公文中的印发必须包含八个要素，分别是：发文机关：写明发文机关的全称，可以包括单位名称、部门名称等；发文字号：每份公文都需要有唯一的发文字号，以便于管理和查找；发文日期：标明公文的发文日期，确保公文的时效性；文种：公文的文种有多种，如公告、通知、文件、报告等；主题词：通过主题词能够迅速了解公文的内容，便于查找和分类；正文：公文的正文内容必须准确、清晰，语言简明扼要，避免含糊不清或出现歧义；附件：如有附件需要印发，需在正文中明确指示，并在附件中注明有关信息；签发人：公文的签发人应该是授权签发的人员，确保公文的真实性和合法性。
格式要求公文的格式要求一般为A4纸张大小，正文一般要求使用宋体字体，字号一般为小四号或者五号，行间距为1.5倍。
公文的选择对齐方式应为居中对齐或者左对齐，不宜使用右对齐。
盖章要求文件编号要求文件编号的作用文件编号是对文件进行唯一标识，用于文件的查找、管理和归档。
通过编号可以迅速定位和识别文件的重要信息。
编号规则编号类型：可以根据文件的性质和用途进行分类，如文件、通知、报告等；编号标识：用于标识文件的唯一性，可以是字母、数字或组合；年份标识：表示文件的编制年份，便于归档和管理；发文单位标识：标识文件的发文单位，确保编号的唯一性。
编号示例结论公文的印发和文件编号是一项重要的工作，对于单位的文件管理和信息传递起着关键的作用。
通过遵循公文印发的要求和文件编号的规定，能够提高工作效率、规范工作流程，并确保文件的准确性和可追溯性。
文件编码管理制度第一章总则第一条为规范和统一文件编码管理，保证文件的安全、完整、可追溯、可查证，提高文件管理的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，制定本制度。
第二条本制度适用于各单位内部文件的编码管理。
第三条文件编码管理应当遵循科学、规范、公正、保密的原则，重视文件的安全保密工作。
第四条文件编码管理工作应当由专人负责，保证文件编码的准确性和实时性。
第五条各单位应当建立健全文件编码管理制度，明确文件编码的范围、编码规则、编码管理机构和人员等相关制度。
第二章文件编码范围第六条文档编码的范围包括所有与单位工作相关的文件，包括但不限于公文、会议记录、合同、协议、决议、通知、通报、报告、信函、内部文件等。
第七条各单位应当按照工作需要，确定文件编码的具体范围，并及时调整和完善。
第三章编码规则第八条文件编码规则应当遵循一定的原则，包括但不限于：（一）唯一性：每个文件应当具有唯一的编码，不得重复使用；（二）顺序性：文件编码应当具有一定的顺序，便于查找和管理；（三）类别性：文件编码应当按照一定的类别进行划分，便于归档和检索；（四）完整性：文件编码应当包括所有必要的信息，便于理解和辨识。
第九条文件编码应当采用数字、字母或符号的组合形式，确保编码的准确性和可读性。
第十条文件编码应当统一使用，不得随意更改或篡改。
第四章编码管理机构和人员第十一条各单位应当设立编码管理机构，负责文件编码的统一管理和监督。
第十二条编码管理机构的人员应当具有一定的专业知识和工作经验，能够熟练掌握文件编码规则和技术。
第十三条编码管理人员应当认真履行职责，确保文件编码的准确性和完整性，不得私自篡改或泄露文件编码信息。
第五章编码管理流程第十四条文件编码管理流程包括文件编码申请、审批、注销等环节，具体流程如下：（一）文件编码申请：文件编码申请人应当填写《文件编码申请表》，详细描述文件的名称、内容、类别等相关信息；（二）文件编码审批：编码管理机构负责对文件编码申请进行审批，确保编码的准确性和合规性；（三）文件编码注销：文件编码注销包括已经使用过的编码或已经失效的文件等情况，需及时进行注销处理。
生产型组织文件编码规范1. 引言本文档旨在规范生产型组织中的文件编码，以提高文件管理的效率和一致性。
通过统一的文件编码规范，可以方便查找、归档和分享文件，减少沟通成本和工作中的不必要的麻烦。
2. 文件编码规则以下是生产型组织文件编码的具体规则：2.1 文件夹命名规则文件夹名称应简明扼要地描述其内容和用途，同时遵循以下规则：- 使用简洁、清晰的词语和术语；- 避免使用特殊字符、空格、括号和斜杠等；- 多个单词之间使用连字符或下划线连接。
示例：/部门名称/项目编号-项目名称/2.2 文件命名规则文件名应简洁明了，方便快速识别文件内容和属性，同时遵循以下规则：- 文件名中只包含必要的信息，避免冗余和过长的命名；- 使用英文字母和数字的组合，避免使用中文和特殊字符；- 不包含空格、括号和斜杠等特殊符号；- 使用连字符或下划线分隔单词。
示例：项目编号-文件描述.文件类型2.3 版本管理规则为了方便对文件进行版本管理，应在文件名中添加版本号。
遵循以下规则：- 版本号使用“V”作为前缀，后面紧跟数字；- 版本号之间使用点号分隔；- 初始版本为V1.0，之后的版本依次递增。
示例：文件名_V1.0.文件类型3. 文件编码实践建议在实际应用文件编码规则时，可以考虑以下建议：3.1 统一意识所有组织成员都应了解并遵守文件编码规则，形成统一的意识，以确保规范的实施。
3.2 记录规则为方便组织成员参考和遵循，应将文件编码规范记录在适当的位置，如内部知识库或团队共享文档中。
3.3 文件管理工具使用适当的文件管理工具，如云端存储平台或文档管理系统，来辅助管理文件编码和版本控制。
3.4 定期培训定期组织培训和分享会，提高组织成员对文件编码规范的认识和应用能力。
4. 总结通过严格遵守生产型组织文件编码规范，可以提高文件管理的效率和一致性，减少沟通成本和工作中的不必要的麻烦。
在实际应用中，需要形成统一意识、记录规则、使用适当的工具和进行定期培训，以确保规范的实施和持续的有效性。
1. 目的本办法的主要目的是对文件的标识作出规定，以便可检索、控制和可追溯。
2. 适用范围适用于质量管理体系有关的文件。
3. 职责3.1行政部负责文件标识管理程序的制订和组织实施该程序，各部门配合。
4. 工作程序4.1文件编号的规定4.1.1程序文件版面分为标头区、正文区和审批区三个区域，三者之间以水平直线为分隔线。
4.1.2标头区标题采用公司名称，文件名称，实施日期，版本号、页次,制定部门。
4.1.3标头区和程序文件名称相平的位置标以文件编号，编号的形式和意义如下：质量手册年份手册代号质量管理文件公司名称程序文件XX/QM -PX- XX文件流水号文件代号质量管理文件公司名称三级文件XX/QM - XW- XX文件流水号X部门代码,W三级文件代码质量管理文件公司名称表单（质量记录）XXXX - RXXR记录代号XX流水号对应文件编号后缀4.1.4审批区包括以下内容：审批和批准人的签名。
4.2质量记录的规定4.2.1质量记录设计一般由程序修改部门负责。
4.2.2质量记录编号置于右上角。
4.3 其他文件的规定： 4.3.1 质量手册：见上图。
4.3.2 三级文件及记录：见上图。
4.3.3 作为直接引用的外来文件：编号格式为WL/XX 、XX ，WL 指外来文件，第一位X 指主要使用部门，第二位X 作为流水号。
4.4部门代码规定：总经理ZJ 管代GD 业务部YW 品管部PG 管理部GL 财务部CW 计划部JH 物控部WK 生产部XX 生产部XX 工程技术中心JS 模具部MJ 4.5部门分发号规定：总经理01 管代02 业务部03 品管部04 管理部05 财务部06 计划部07物控部08 生产部09 生产部10 工程技术中心11 模具部12。
文件编码规则1 目的明确企业管理制度编号的编写要求。
2 适用范围适用于企业管理制度及其工作规范、模板表单的编码工作。
3 企业管理制度编码规则3.0 总则3.0.1所有文件的编号前均应加上“QYGL”字眼，表示是企业管理制度。
3.1 企业管理制度编码规则3.1.1 对最高层次的业务过程，将按照以下的代码方式进行识别：0)组织架构与职责管理（ZZ）1)定位策划管理（DW）2)运营管理（YY）3)成本管理（CB）4)设计规划（SJ）5)招标采购（CG）6)工程建设管理（GC）7)竣工交付管理（JG）8)营销管理（YX）9)客户服务（KF）10)开发评估（PG）11)合同管理（HT）12)报批报建管理（BP）13)综合管理（ZH）14)人力资源管理（RL）15)财务管理（CW）3.1.2 管理制度编码方法XX – P XX管理制度流水号管理制度文件标识制度模块代码例：1）ZH-P07 代表综合管理模块的第七个管理制度2）ZH-P08 代表综合管理模块的第八个管理制度3.2.1 工作规范文件编码方式XX – P XX –G XX工作规范流水号工作规范文件标识管理制度流水号管理制度文件标识制度模块代码例：1）ZH-P07-G01 代表综合管理模块的第七个管理制度的第一个工作规范；2）ZH-P08-G02 代表综合管理模块的第八个管理制度的第二个工作规范。
3.3.1模板表单文件编码方式XX – P XX –F XX模板表单流水号模板表单文件标识管理制度流水号管理制度文件标识制度模块代码例：1）ZH-P07-F01 代表综合管理模块的第七个管理制度的第一个模板表单；2) ZH-P08-F03 代表综合管理模块的第八个管理制度的第三个模板表单。
公司管理标准文件编码规则（征求意见稿）2015-06启动 2015-06编制成都晨越建设项目管理有限公司文件编码规则一、适用对象1、 过程管控资料，如变更通知单、请示、报告、回复、联系单等；2、 阶段性成果资料，如项目设计任务书、项目目标成本、项目投资计划等；3、 最终成果资料，如合同、管理标准、公司制度、工作指引等；4、 接收的外单位的文件，如回复、函件、联系单等。
二、编码规则1、 文件代码体系采用四栏，23位制；2、 第一栏由8个大写字母或数字构成，其中第一、二位为公司代码，三、四位为部门代码，后四位为项目代码；3、 第二栏由两个大写字母构成，代表服务管理类别或阶段；4、 第三栏为文件代码，由四个大写字母构成；5、第四栏由9个阿拉伯数字构成，前六位代表年月日，后三位为序列号。
后三位应不间断连续编号。
6、编码样式：]7、各代号意义：AB:公司名称及机构代码 CD:相应部门代码 EFGH:项目名称代码 IJ:服务管理类别和阶段代码 KLMN:代表文件名称 OPQRST ：代表年月日日期 UVW:文件序号8、文件编码示例：上述代码意义：晨越代建部雅安项目，在设计阶段发出的设计变更申请表，时间是2015年5月18日，是第一份设计变更申请表。
三、第一栏公司及机构名称、部门、项目名称代码1、第一栏第一、二位代码：代表机构或企业名称，位置如图中AB 位，由两个大写字母构成。
2、第一栏第三、四位编码：代表部门公司部门编码3、第一栏第五、六、七、八位编码：代表项目名称位置如图中EFGH 由四个大写字母构成四、第二栏服务管理类别及阶段代码，由两个大写字母构成五、第三栏文件名称代码，由四个大写字母构成1、通用文件代码2、设计管理阶段文件代码3、项目管理阶段文件代码5、监理机构文件代码六、第四栏年月日及文件序列号代码1、 前六位由数字构成，代表年月日，如2015年5月18日代码为“150518”2、后三位由数字构成，代表文件序列号，如第五份监理通知单，序列号为“005”七、附则1、文件编码是一个开放的系统，需要不定期补充相关内容；2、对于不能对号入座的，在没有补充代码前，按其他处理（代码QT）。
八、附表：1、设计管理阶段相关表格2、项目管理相关表格3、监理工作相关表格规划设计提资表Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China Tel ：+86 28 85336287 +86 28 85336387 Fax ：+86 28 85336487 web ： Post Code ：610041地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼 第 15 页 共 258 页 说明：1、 本表所列资料必须经过相关负责人确认并签字；2、 相关负责人对所提供资料的内容的适时性、有效性、合法性、全面性负责；3、 根据实际情况可对表内所列的资料内容进行增减，增减的内容需经相关负责人确认；4、 相关资料以附件纸质或电子文件的形式提交；5、 本表由项目部技术管理人员组织填写，本表壹式两份，业主壹份，管理单位壹份。
Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China Tel ：+86 28 85336287 +86 28 85336387 Fax ：+86 28 85336487 web ： Post Code ：610041地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼第 16 页 共 258 页建筑方案设计提资表地址:中国成都天府大道1480号拉·德方斯大厦东楼九楼第17页共258 页Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.ChinaTel：+86 28 85336287 +86 28 85336387 Fax：+86 28 85336487web： Post Code：610041地址:中国成都天府大道1480号拉·德方斯大厦东楼九楼第18页共258 页Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.ChinaTel：+86 28 85336287 +86 28 85336387 Fax：+86 28 85336487web： Post Code：610041Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China Tel ：+86 28 85336287 +86 28 85336387 Fax ：+86 28 85336487 web ： Post Code ：610041地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼 第 19 页 共 258 页 说明：1、 本表所列资料必须经过相关负责人确认并签字；2、 相关负责人对所提供资料的内容的适时性、有效性、合法性、全面性负责；3、 根据实际情况可对表内所列的资料内容进行增减，增减的内容需经相关负责人确认；4、 相关资料以附件纸质或电子文件的形式提交；5、 本表由项目部技术管理人员组织填写，本表壹式两份，业主壹份，管理单位壹份。
Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China Tel ：+86 28 85336287 +86 28 85336387 Fax ：+86 28 85336487 web ： Post Code ：610041地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼第 20 页 共 258 页 景观方案设计提资表地址:中国成都天府大道1480号拉·德方斯大厦东楼九楼第21页共258 页Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China地址:中国成都天府大道1480号拉·德方斯大厦东楼九楼第22页共258 页Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.ChinaAdd: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China 地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼 第 23 页 共 258 页 说明：1、 本表所列资料必须经过相关负责人确认并签字；2、 相关负责人对所提供资料的内容的适时性、有效性、合法性、全面性负责；3、 根据实际情况可对表内所列的资料内容进行增减，增减的内容必须经相关负责人确认；4、 相关资料以附件纸质或电子文件的形式提交；5、 本表由项目部技术管理人员组织填写，本表壹式两份，业主壹份，管理单位壹份。
Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China 地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼 第 24 页 共 258 页Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China 地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼 第 25 页 共 258 页 说明：6、 本表所列资料必须经过相关负责人确认并签字；7、 相关负责人对所提供资料的内容的适时性、有效性、合法性、全面性负责； 8、 根据实际情况可对表内所列的资料内容进行增减，增减的内容需经相关负责人确认； 9、 相关资料以附件纸质或电子文件的形式提交； 10、 本表由项目部技术管理人员组织填写，本表壹式两份，业主壹份，管理单位壹份。
Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China 地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼第 26 页 共 258 页建筑方案及施工图设计提资表地址:中国成都天府大道1480号拉·德方斯大厦东楼九楼第27页共258 页Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China地址:中国成都天府大道1480号拉·德方斯大厦东楼九楼第28页共258 页Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.ChinaAdd: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China 地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼 第 29 页 共 258 页 说明：1、 本表所列资料必须经过相关负责人确认并签字；2、 相关负责人对所提供资料的内容的适时性、有效性、合法性、全面性负责；3、 根据实际情况可对表内所列的资料内容进行增减，增减的内容需经相关负责人确认；4、 相关资料以附件纸质或电子文件的形式提交；5、 本表由项目部技术管理人员组织填写，本表壹式两份，业主壹份，管理单位壹份。
Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China 地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼 第 30 页 共 258 页地址:中国成都天府大道1480号拉·德方斯大厦东楼九楼第31页共258 页Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China地址:中国成都天府大道1480号拉·德方斯大厦东楼九楼第32页共258 页Add: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.ChinaAdd: 9F, East Building, La DefenseNo.1480 Tianfu Avenue,Chengdu, Sichuan, P.R.China 地址:中国成都天府大道1480号 拉·德方斯大厦东楼九楼 第 33 页 共 258 页 说明：6、 本表所列资料必须经过相关负责人确认并签字；7、 相关负责人对所提供资料的内容的适时性、有效性、合法性、全面性负责； 8、 根据实际情况可对表内所列的资料内容进行增减，增减的内容需经相关负责人确认； 9、 相关资料以附件纸质或电子文件的形式提交； 10、 本表由项目部技术管理人员组织填写，本表壹式两份，业主壹份，管理单位壹份。
