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智慧督办综合平台——建设方案
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2019年11月
第一章项目概述
1.1项目背景
黑龙江省督察室在2019年9月19日下发督办文号为“督批[2019]25号”督办文件，希望各级部门推进督办信息化建设和应用；黑龙江省林业和草原局在2019年11月初去松北区政府督办科进行参观督办平台。
传统政府督办工作方式，存在效率低、反馈慢、考核难等问题，已难以满足形势发展的迫切需要。
改善执行力、加强决策执行与反馈、深化跟踪监控已成为政府督办效能提升的关键。
督办工作落实不到位：没有充分认识到督办工作的重要性，仅仅停留在发通知催，打电话要，缺少必要的督促检查，对目标落实情况关注不够。
督办工作不健全：督办工作制度建立但不够完善以及督办工作结果运用不到位，直接导致了督办工作机制不够完善，程序不够明确，操作不够规范。
督办工作效果不明显：管理制度和办法多属笼统模糊的粗放式的管理规定，具体的、可操作的、程序化的制度和规定比较少。
1.2建设目标
1、实现了督办文件的录入、派发、反馈、提醒、警示、统计等一系列流程化操作功能。
2、实现了黑龙江省林草厅督办工作科学流程化、全网化操作到每个领导及每个职能处室及责任人。
3、明晰了责任，强化了执行力，针对工作中容易出现的推诿扯皮、权责不清、不作为、慢作为、打太极、踢皮球等现象，在督办网页平台上将会一目了然，能够使领导对症下药、科学决策。
4、实现与其他业务系统无缝对接。
5、实现办公自动化系统（OA）下发公文、传阅件等公文类文件督办查看办理。
6、增加了督办自动打分考核系统。
7、方便检索、强化统计功能，显著提高了时效性。
8、既可实现标准无纸化办公，又能极大地提高工作效率。
9、更加便捷提醒方式，增加了手机APP端和短信通知功能。
1.3成功案例
目前督办已经在市发改委、松北区政府等多个单位上线使用，整体反馈良好；在运行期间哈尔滨市政府督察室、双鸭山市政府督察室、黑河市政府督察室、平房区督办科等多个部门都来参观学习。
第二章平台建设内容
2.1督办管理
2.1.1督办添加
督办录入只有督办人员有权限（权限必须可由管理员调整设置）。
而且只有录入人员有权限对任务内容包括期限、已完成状态等进行调整更改或删除，但必须经过领导同意，同时后台留下修改痕迹。
录入任务可添加附件。
任务录入后在录入人网页单独有一栏显示所有已录入任务，每条任务应该有何人、何时查看该条任务的记录明细，如果长时间未查看能够通过电话或者短信提醒对方查看。
2.1.2督办问询
督办问询是给松北区政府各领导单独设立，各位领导可以查看督办情况并根据督办情况进行意见性指示。
填写意见后所有督办环节都能清楚的查看到领导意见并根据领导意见进行办理。
2.1.3督办下发
督办科人员根据领导意见下发督办流程，在督办下发过程中可以选择一个或者多个牵头部门、责任部门、配合部门。
可以给单独部门设置一个或者多个完成时限，每个时限都会在首页红绿灯中进行提示。
2.1.4督办办理
1、新接到任务排在顶端，默认按任务接到时间排序，以便于查看，可以选择按任务到期时间进行重新排序。
任务按钮完成，并填报完成情况描述，同时对完成的成果资料可添加附件存档保存。
2、任务红绿灯。
在执行中的任务正常显示绿灯，如果快到期或者已经超期了，系统会以黄灯（还有一天到期）、红灯（超期）予以警示。
进入黄灯、红灯的任务自动排序在顶端，并自动显示在全松北区政府人员首页，起到提醒所有同志的作用。
3、任务完成按钮机制。
个人针对自己承担的任务点按钮完成，同时必须填报完成情况文字描述，任务完成后红绿灯熄灭，同时任务沉底排序。
2.1.5督办完结
督办科根据牵头部门、责任部门、配合部门填报的督办情况进行督办流程完结。
督办流程完结后整个督办流程结束。
2.2岗位分工
岗位分工是指由职能局将督办件分配至各科室负责人，具体负责人接收后办理提交，职能局可查看进行督办完结。
岗位分工的建立不仅提升了职能局的分配功能，也能更好的专人专项办理督办件，从而使办理督办件的速度和质量大大地提高。
让平台的工作更加的流畅。
2.2.1岗位分工
是由职能局领导对工作进行分配给具体人员，每个职能局领导只能看到自己职能局人员的情况，进行分配并且在分配时选择完成时间和交代内容。
2.2.2岗位分工查询
岗位分工可查询办理人、所属部门、办理状态、分配时间、操作状态等进行
查询，对于整个岗位情况一目了然。
整个责任清晰分明。
2.3 OA系统与督办对接
与OA系统对接后可以实现通过OA 直接登录督办平台，不再需要进行二次登录工作；与OA系统公文功能进行接口对接，接口连通后可以实现OA系统传阅公文、公文审批一键下发督办件到督办平台，督办平台接收后根据日期进行消息提醒和进入红黄灯提醒功能。
2.3.1公文督办传阅
在OA系统中下发时选择，选择公文督办系统自动在督办平台生成一个公文督办，读取公文标题、内容、传阅人等信息；当每次在OA系统中传阅后OA系统提交给督办平台，系统完成公文呢督办流程。
2.3.2公文督办审批
在OA系统中审批时选择，选择公文督办系统自动在督办平台生成一个公文督办，读取公文标题、内容、传阅人等信息；当每次在OA系统中审批后OA系统提交给督办平台，系统完成公文呢督办流程。
2.4督办统计报表
2.4.1统计分析
可按时间段（日、周、月、季度、半年、全年）对录入任务或者到期任务进行统计分析，包括总任务数、已完成任务数、超期完成、超期未完成任务数等详细分类。
督办工作完成率：督办完成数/督办总数
督办工作在办过期率：在办过期数/总数
2.4.2督办排行榜
以职能局为单位显示任务情况排行榜。
分正面排行榜和负面排行榜。
正面排行榜包括：
1、任务总数排行榜。
2、任务完成率排行榜。
负面排行榜包括：
1、超期完成任务排行榜。
2、超期尚未完成任务排行榜。
2.4.3督办首页红绿灯
首页显示进入黄灯、红灯的任务，近两日（工作日）完成任务列表（个人点任务完成按钮后，任务自动显示在首页直至第二天），倒排序，即昨天点完成的任务排在首位。
2.4.4督办事项全过程监控
事项一经立项，区领导、督办科、主办部门、协办部门、具体责任人等所有相关人可通过系统实时了解事项办理进展状态。
重大事项办理进展、领导批示、督办、催办等可通过移动设备实时获得提醒。
2.4.5可视化办理与监督
针对不同用户角色，如区领导、督办科、主办部门、协办部门等等提供不同的专门的用户界面。
领导界面专注于事项办理的总体情况，督办人员界面关注所有事项等。
各不同角色的工作人都可以一目了然地了解自己所分管、负责的事项的动态，以便及时作出处理，如批示、督办、解决问题等。
2.5通知公告
2.5.1图片新闻
在平台主界面重要位置以轮播图的方式显示。
点击图片查看到图片新闻和关于新闻内容的介绍。
后台管理员可以对图片新闻进行增加、修改、删除。
可以设置图片新闻显示时间。
2.5.2通知公告
在主界面的右侧显示最近的6条通知公告信息，点击更多可以查看到所有的通知公告内容。
通知分为普通通知和回复通知两种，普通通知只需要进行查看。
如重要通知需要进行确定收到，并且由发送人员可以查看到那些部门人员进行确认收到。
2.5.3督办通报
支持按照专题、会议、月份等形式进行自行设定督办通报的格式进行发布，可以设置发布时间段，超过时间段督办通报不能进行浏览。
2.5.4督办批评
由督办人员可以针对单独或者多个督办任务进行下发。
具体督办批评任务内容由督办科进行填写。
2.6移动端
移动端支持手机、PAD等移动设备，可以在移动设备上进行查阅和办理。
2.6.1督办通知提醒
督办通知提醒分为短信提醒、APP语音提醒、手机端消息提醒三种方式；提
醒的内容包括新下发的督办件、传阅公文、公文办理、督办到期等多种方式进行提醒工作。
2.6.2代办事项
查看到当前自己督办事项，督办科人员可以查看到所有督办事项。
2.6.3全部事项
全部事项分为已办、超期、催办、全部事项四个模块功能。
已办事项是各职能局查看已经办理完成的督办事项，可以点击查看督办流程、查看督办具体内容、督办附件等信息。
督办科人员可以查看所有已办事项，各分管区长可以查看到自己分管的督办件。
支持按照时间、督办件类型、督办标题等条件进行查询。
超期事项是各职能局查看超期办理完成的督办事项，可以点击查看督办流程、查看督办具体内容、督办附件等信息。
督办科人员可以查看所有超期事项，各分管区长可以查看到自己分管的督办件。
支持按照时间、督办件类型、督办标题等条件进行查询。
催办事项是各职能局查看催办的督办事项，可以点击查看督办流程、查看督办具体内容、督办附件等信息。
督办科人员可以查看所有催办事项，各分管区长可以查看到自己分管的督办件。
支持按照时间、督办件类型、督办标题等条件进行查询。
全部事项是各职能局查看全部的督办事项，可以点击查看督办流程、查看督办具体内容、督办附件等信息。
督办科人员可以查看所有事项，各分管区长可以查看到自己分管的督办件。
支持按照时间、督办件类型、督办标题等条件进行查询。
2.6.4 完成代办
支持在手机端进行填写代办内容并支持附件上传功能，可以方便在任何地方完成督办工作。
2.6.5 统计报表
1、支持按照督办件来源、督办件类型、督办标题等条件查询督办件情况。
2、支持选择月份查看当月各职能局督办完成数、未完成数、超期数、催办数等。
2.7督办考评评分功能
2.7.1督办考评报表
根据指定的考核标准，系统通过自动和人工两种方式对于各职能部门进行考核，所有考核分数都是根据后台自定义公示进行考核。
督办考评报表按照职能局进行考核，包括职能局名称，任务总数，待完成，过期完成，已完成，完成过期率，过期天数，分数合计排序
2.8系统管理功能
2.8.1角色管理
可以理解成职务，角色可以被赋予权限，如果用户具备了某一个角色，那么他自动具备了这个角色所有的权限。
2.8.2权限管理
根据部门职能、岗位职能和工作需要进行权限赋予，确定符合其职务要求的使用权限。
2.8.3人员管理
记录松北区所有人员个人信息包括登录名、密码、职务、联系电话等等内容，在人员中可以根据权限设置管理员可以增加人员和修改其他人员信息。
2.8.4容灾备份
建立容灾备份机制，数据文件按照天自动同步到备份主机，系统后台可以配置备份主机名称、IP、文件路径等内容。
2.8.5系统日志
详细记载系统各模块及用户的活动，并能分类整理，为系统管理员的判断提供科学依据。
第三章系统对接需要提供内容
1、与OA系统对接对方提供中间库和对应的表结构，其中表结构包括公文收发、公文办理。
2、在OA 系统加入督办链接。
3、OA系统提供组织机构与督办系统进行对接。
4、移动端连接政务外网需要提供VPN设备、VPN用户名和密码
第四章系统硬件环境
需要两台服务器，一台架设在政务外网主要为局内人员日常办公访问使用，一台架设在互联网主要通过移动端进行访问；
第五章售后服务
4.1服务理念
图：服务理念
优质完善的支持服务是对客户的重要承诺，由于系统所面对的是政府及企业信息管理的庞大性、复杂性和集成性，使得系统的售后服务在实施中显得非常重要。
我公司深刻地了解到客户的需求，对售后服务十分重视。
在公司内配备有专职的客户服务人员，以不断地提高客户服务的水平和质量。
同时，在客户服务的处理流程、规范化管理方面，我公司广泛的吸取了国内、国外著名IT公司的丰富经验，确保公司客户得到优质的项目售后服务保障。
4.2服务内容
我公司本着“倾尽全力、服务用户”的理念，从用户的角度出发，为用户提供了周到体贴的服务内容，完善的客户服务管理体系，自验收之日起，为用户提供为期为12个月的免费维护，提供为期为三年以上的有偿技术支持。
主要的服
务如下：
1、技术咨询
我公司提供的技术咨询主要是帮助用户对要进行项目进行准确定位，清晰业务需求，明确建设的思路，同时还为用户提供了全面贴切的建设方案，并为用户提供技术实现方面的疑难和解答。
如果用户需要了解相关技术问题或需要对我公司提供的现有系统进行扩容或升级，或者对现有项目的建设需要提供技术或专家评定，我公司会全力为用户提供支持。
主要支持的内容包括如下三方面：系统解决方案、技术疑难解答、可行性分析。
2、资源支持
为了方便用户了解我公司产品和相关内容，我公司特建立了资源支持库，主要提供给用户相关的资源，方便用户使用。
3、系统维护
我公司针对本公司的产品，为用户提供了多种系统维护方式，确保系统软件的正常运行。
在用户的系统出现故障时，我公司会为系统进行故障定级，并对应于相应的解决措施。
第一级：
对用户的日常工作造成严重影响的故障，需要立即解决。
如：系统故障，导致全部功能不能使用超过60分钟(含60分钟)或部分功能不能使用引起无法正常工作，为用户带来严重影响，造成损失。
第二级：
对用户工作造成较大影响的故障，需要迅速解决，如不及时解决，将可能引起故障扩散，由局部问题导致整个系统出现问题。
第三级：
对用户办公造成一定影响的故障，需要很快解决。
如：个别用户的系统无法登陆、链接产生问题等。
系统的维护方式主要有以下类型：
★热线电话帮助
★Internet远程维护
★上门维护
无论用户提出的问题大小，我公司都会对相应问题进行跟踪和记录，并录入相关售后服务工作报告中。
4、故障响应
在维护期内，对于自初验合格至保修期内的系统故障，我公司将在接到通知后的2个小时内响应，确定系统故障情况，就故障或维护工作做出决定、立即做出书面通知，提供相应的解决方案，并派遣工程技术人员，在规定的响应时间内赶至现场。
在维护期内，我公司提供7*24小时在线服务。
维护期满后，我公司将继续提供与保修期内相同的技术支持服务，但需签订服务协议，明确双方应承担的责任和确定合理的收费标准。
5、客户回访
经我公司实施并投入运行的系统，公司都会对客户定期进行回访工作。
了解系统的运行情况，用户使用情况，服务人员服务情况，客户满意度等问题，以便能够进一步掌握和了解用户的意见，更好的为用户提供高质量的服务。
第六章投资预算
5.1项目预算。
