关于党政机关公文格式规范化的几个问题

关于党政机关公文格式规范化的几个问题作者：张茂叶来源：《办公室业务》 2009年第10期公文格式专指法定公文文种外形结构的组织与安排，是公文具有法定的权威性和组织的约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志。

党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征的重要标志。

不同文种的公文由不同的要素组成，公文采用特定的格式，目的是为？，规范公文处理工作，做到运行有序，提高工作效率，使文件得以顺利的贯彻执行。

一、公文格式不规范的种种表现（一）公文标题不规范。

公文标题由发文机关、公文内容和文种三部分组成，不能缺项。

在我们接触的公文中，一是有的公文制发时不标明发文机关，如有的公文只标注“关于XXXX的通知”，省略了发文机关；二是有的重复使用介词结构“关于”，如“XX市关于印发关于XXXXXX规定的通知”等；三是有的重复使用公文文种，如“XXX转发XXX部转发XXX部印发关于XXXXXX规定的通知的通知的通知”；四是有的文种使用不当，在法定公文文种以外随意创造文种，如“XX厅关于XXX的建议”、“XX厅关于XXX的说明”、“XX厅关于XXX的对策”等；五是有的在标题中随便使用标点符号，如“XX厅关于XXX、及“XXX”的通知”等；六是有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容，如“XX市人民政府关于XXX非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字，“XX厅关于奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。

（二）行文规则把握不准确。

发文机关应根据隶属关系和职权范围行文。

一是有的市违反党政分开的原则，以市委、市政府名义给省政府行文，有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文，还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省人民政府并XXX省长”；二是有的省直部门不经省委或省政府同意或授权就给市委或市政府下发指令性公文，有的省直机关除办公室之外的其他内设处室违反行文规则给市、县对口业务部门行文；三是有的部门在上报的公文需要上级机关审批的事项中，涉及其他部门的职权时未与相关部门充分协商会签，或虽经协商会签但未取得一致意见，也没有反映会签部门的意见或提出建设性意见，即向上级机关行文；四是有的报告中夹带请示事项，有的报告来附上级机关领导同志对此事的批示复印件；五是有的请示类公文一文数事，有的请示类公文未标注签发人，有的没有注明联系人姓名和联系电话（办公电话和手机），有的行政机关公文只有单位落款没有加盖印章。

（三）公文用语不规范。

不同类型的公文应按各自的公文用语来表述。

有的机关对上行文、下行文和平行文的语气把握不准。

一是对上行文，向上级机关提出不适当要求和建议；二是向不相隶属机关行文，有的向对方提出指令性要求，缺乏协商语气；三是有的公文不注意行文格式，标题排列不够整齐美观，文中的小标题有的一句话有的两句话，有的有标点有的没标点，字体不统一，序号不规范，既杂乱又不协调美观；四是有的上报公文中出现错别字，有的甚至把上级领导同志的名字写错；五是有的公文主题词标注不准确，随意编造主题词词目；六是有的公文无印制版记，有的公文附件不全。

（四）文种使用不规范。

一是有的该用“请示”却用了“报告”，有的属报告类公文却用了请示，有的“请示”、“报告”合用，如“XXX厅关于XXXXXX的请示报告”；二是有的该用“通知”却用了“意见”，有的该用“函”却用了“通知”；三是有的该用“复函”却用了“批复”，如有的业务主管部门向同级部门或下级政府下达项目核准通知书或资金使用计划时，不用“复函”却用“批复”。

（五1公文密级和紧急程度不规范。

一是有的公文在上报或下发时应该标注密级而没有标注；二是有的公文应该制发后即向社会公开发布而没有及时发布，也没有在文尾附注处加以说明；三是有的公文在制发过程中运转时间太长而报送给上级机关时就标注紧急公文，没有给上级机关留出足够的办理和审批时间。

二、存在问题的原因一是领导重视不够。

有的机关或部门对党政机关公文处理《条例》和《办法》规定的公文格式规范化要求执行不严格，落实不到位。

机关公文是代表一级党委、政府或部门行使职权的文字载体，是代表本级机关说话的，各级各部门相关领导同志都应该高度重视，不仅要亲自撰写重要文稿，还要指导文秘人员严格按照公文处理有关规定办事，使发出的每一件公文都格式规范，文面整齐。

二是审核把关不严。

公文审核是一项群体性工作，每一个环节都必须严格把关。

有的部门参与公文制发和审核的机关工作人员责任心差，缺乏公文质量第一、细节决定成败的意识。

在公文运转的各个环节，未经相关部门负责同志审阅签批，对文中的内容、格式以及各类细节问题没有认真把关，草率马虎，很容易出现纰漏。

三是工作程序混乱。

有的部门在公文审核中不按程序办事，该送有关处室会签的不会签，该送办公室把关的不把关，最后将经部门领导批示同意的公文从办公室要个文号印发了事。

这些做法随意省略了工作程序，忽视了公文的规范格式，致使发出的公文格式不规范，差错再所难免。

四是业务知识不熟。

公文写作与处理是一项细致入微的工作，不仅专业性强，而且文字水平要求高，相关知识都要熟练掌握。

有的机关或部门从事公文写作与处理的人员更换快，新手多，对相关知识不熟悉，业务技能不够强。

撰写和起草的公文缺胳膊少腿，甚至出现一些常识性错误，影响了公文的质量和办理效率，也使机关或部门的形象大打折扣。

三；公文格式规范化的措施建议（一）把握好八大原则1．根据机关隶属关系和职责范围行文的原则。

上级党委与下级党委、上级政府与下级政府、上级部门与下级部门之间有行文的隶属关系，上级可对下级发布指令性公文；凡没有隶属关系的均不应给对方发指令性公文，可发商洽类公文。

2．授权行文的原则。

属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应注明经政府同意，凡未经授权均不应给下级机关或部门下发指令性公文。

3．行文由办公厅（室）或秘书部门统一处理的原则。

机关或部门制发的公文，经业务部门或处室起草和审核后，要由办公厅（室）秘书处（科）审核把关，重点是文稿体例、格式是否完整、统一、规范，是否符合有关规定，语言文字是否符合语法逻辑，报批手续是否完备等。

办公厅（室）或秘书部门审核把关后，要及时按程序报送有关领导同志审批。

4．公文不直接报领导者个人的原则。

除领导同志交办事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件或部分涉外事项外，不得将应报请党委或政府审批的公文直接送领导同志个人（包括以信函、内部签报形式）。

5．非特殊情况不越级行文的原则。

除重大社情灾情和重大突发事件、紧急情况外，各级机关和部门一般不得越级直接向上级党委或政府报送公文。

确需越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关或部门。

6．同级机关可以联合行文的原则。

同级党委、政府和军队，军政、政府部门与同级人民团体具有行政职能的事业单位，同一单位的同级机关，地区与地区之间等同级机关或部门，都可以联合行文。

7．部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则。

一部门的某项工作如涉及其他部门职权的，主办部门要主动与相关部门充分协商。

经协商取得一致意见后，方可根据其内容向下级业务部门或涉及到的有关部门行文。

8．请示性公文一事．一文和不向下级抄送的原则。

下级机关或部门向上级机关请示工作，要一事一文，不能在一个请示件中请示多个不相关联事项。

要突出重点，一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可，不能贪多求全。

请示类公文一般不抄送发文机关的下级机关。

（二）严格规范公文格式一篇公文制作完成后，首先要审查公文文种选用是否适当，秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、发送范围、主题词、抄送机关、印制版记等是否符合要求。

1．公文标题要规范。

拟写标题的要点是，内容提炼准确，标题显明，一目了然，文种使用正确。

公文标题中一般不加标点符号，但颁布法规规章类公文时除外。

标题中使用介词“关于”时只能出现一次，不能重复使用。

如果转发类公文标题太长，可引用被转发公文的文号作为标题内容。

2．主送、抄送、抄报机关要规范。

主送机关是公文的受理机关，抄送机关是在向主送机关发文的同时向不相隶属的有关部门发文。

如省政府主送各设区市政府和省政府各部门的公文，对涉及到的省委、省人大、省政协各部门和省各人民团体则用抄送。

抄报机关是向非主送的上级机关发文，抄报有两种情况：一是下行文需报请上级了解掌握的公文，如省质监局向各市、县质监局下发的政策性公文，必要时可抄报省政府；二是受双重领导的部门向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报，如省国税局向省政府行文的同时可抄报国家税务总局。

3．上行文、下行文、平行文要规范。

一是上行文，是下级机关向其直接上级机关的行文。

必须标注签发人，签发人在文头之下、红线之上、发文字号的右侧。

二是下行文，是上级领导机关对所属下级机关、单位的行文，包括逐级行文和多级行文。

逐级行文是向直接下一级机关行文，如省政府向设区市政府行文；多级行文是上级机关部署安排的工作可以一次传达到数级下级机关，如省政府直接向市、县政府的行文。

三是平行文，即互不隶属机关、无业务指导和被指导关系的部门或单位之间的行文。

其内容包括申请办理事项、告知事项、商洽事项、咨询事项、征求意见等，不管什么内容的平行文，均应以平等、协商的口气行文。

（三）加强业务培训要提高公文质量，就需要培养和造就一大批文化水平高、专业能力强、热爱文秘事业的干部队伍。

各级领导机关和业务主管部门要加强对文秘队伍的培养教育，尤其要注重在职培训，使他们在干中学、学中干，理论与实践相结合，加强政治理论和专业知识的学习，不断提高业务技能，熟悉自己从事的工作，为领导当好参谋把好关。

各级领导机关要为文秘人员创造必要的条件，让他们有机会出去学习深造，参加各类公文写作业务培训，相互交流，开阔眼界，增长知识，使之成为本部门或本行业的业务骨干。

要注意培养文秘人员严谨细致、一丝不苟、精益求精的工作作风，把工作当事业来干，把每项工作都做深做细做到位。

相关主管部门也要对文秘人员的工作、生活、成长进步给予高度关注，使其安心工作，甘于奉献，默默无闻地做好公文写作这项工作。