公文写作指导：公文中的语用原则体现“礼貌原则”与“合作原则”是语用学的两个最基本的原则，是我们交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则。
公文是传达政令、沟通信息、推动公务活动开展的重要工具，为了准确地传达政令，有效地沟通信息，公文的撰写就需要遵循特定的语用原则。
本文试图从行政公文语篇的生成角度入手，探讨其中“礼貌原则”与“合作原则”的运用。
首先请看下面一份商洽函：××日报社关于青年记者业务进修的函××大学教务处负责同志：您好！现有一事，烦请你校给予解决。
你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国。
因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现。
现根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求，我社为了提高青年记者的业务能力，我们克服暂时困难，决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间从2006年2月1日开始，到2007年1月31日结束。
有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。
如你校能同意，不仅是对新闻事业的大力支持，也是对我社工作的鼎力相助。
对此，我们将不胜感激。
希尽快函告我们。
此致敬礼！××日报社人事处（章）二○○五年十月二十日这份商洽函的内容虽然明白，但在语言运用上存在很大问题，违背了礼貌原则和合作原则，影响了商洽函的效用，具体分析详见下文。
一、礼貌原则礼貌原则是语用学所研究的内容之一。
礼貌体现出人们对他人“面子”的意识，在语用学中，“面子”被称其为自身的公众形象。
莱可夫(Lakoff)主要从“面子”维护观来对其进行了深入的探讨。
她描述了以下两种不同的说话人可以遵守的礼貌原则：1. 不要强求于人。
它一般适合于交际双方权利和地位不均等的场合。
遵守这一原则的说话人会尽量避免使听话人去做不情愿做的事情，要么采用征求对方意见或者表示道歉的形式，要么改变自己的表达方式，运用恰当的语气。
例如上文的商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”，“决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年”，“希尽快函告我们”中的“解决”、“决定”、“尽快”等词语都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。
再如“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”、“通知”、“决议”、“决定”、“会议纪要”等指令周知性公文中，运用较多。
尽管出现的形式不同，但多是作为虚词使用，表示希望、提醒、命令或要求人们去做某件事，采取某项行动。
但是，在报告、请示等上行文文种中，一般不宜随便用“要”字。
在一篇公文中有这样一段话：当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客“冷、顶、撞、推”，甚至打骂顾客的不良倾向。
要继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训……要积极推进零售商业、服务业的改革……要建立包括经济效益和服务质量在内的考核制度……要对文明商店、文明个人，除给予荣誉，进行表彰……要进一步发展集体、个体商业网点……要努力改善服务设施……要积极发挥顾客和当地群众的监督作用……同时，要采取积极的态度……这段话看起来像是“指示”，是上级向下级布置工作，提出要求。
而实际上是下级向上级和一些兄弟单位作汇报。
造成这种不得体的原因关键在于一系列“要”字用得不切合身份，让人感觉是一种必须、应该、一定等命令式的语气。
香港政府布政司训练处编印的《公文的修辞技巧》中指出:“我们要因应文体需要、读者身份及撰文目的来选择恰当的语气。
一般来说，告示、警告或条例性文字的语气较肃穆。
但在日常公文中，我们宜采用较温和的语气，顾及读者的感受。
因此语气不宜过分强硬，措词也不宜激烈。
”温和的语气和顾及读者的感受准则决定着香港特区政府常用中文公文语用中同一手段选择的标准，亦使之显示出不同于一般中文公文语用要求的独特的语言风格。
这正是礼貌原则在香港特区政府常用中文公文中的生动体现。
还有，诸如请示性的公文，结尾处的“是否可行，请批示”、“妥否，请批示”等语句，发文主体所希望的是批“妥”而不是批“否”，批“是”而不是批“否”。
后面的“否”只是一种虚念，前面才是实意，是行文的目的所在。
这种句式不仅仅是公文的一种程式语，使文字显得精练，更重要的是它尊重了阅文者，没有强迫命令的语气。
2. 给对方留有余地。
它一般适合于交际双方权利和地位均等的场合，交际双方的社交关系不是那么密切。
一般而言，如果说话者希望劝说听话人做某事，当他说话时会采取一些方式以便于给听话人留下考虑的时间，到底是接受还是拒绝，同时也给自己留下回旋的余地。
在函件中常常使用一些表示宽容谅解、测度假设之词，其目的就在于尊重对方，给对方留有余地。
例如一封催款函件：贵方于200×年×月×日订购××节能灯管60箱，货款金额合计1.5万元，发票号为×××××。
想是贵公司交易繁忙，致生延误，故致函提醒，敬请执行结算为荷。
作为处理公共事务的公文，表述应该清楚明白，但现实情况是复杂的，因而对一些问题的阐述应掌握分寸，留有一定的余地，以便具体审批或执行的单位部门能够按照公文提出的原则或精神，结合各单位的具体情况，灵活处理各种各样的实际问题，避免出现一刀切的情况。
要做到这一点，常借助模糊词语。
我们看下面一段例文：对于企业管理混乱、产品质量长期低劣、用户意见很大的企业，应限期改进，必要时停产整顿，并根据不同情况，酌情减发领导干部的工资，停发职工奖金，直到产品达到合格为止。
例文中“限期”、“必要时”、“酌情”等模糊词语的恰当运用，使公文内容既有原则性，又有灵活性，给收文单位执行文件留有一定余地。
二、合作原则在所有的语言交际活动中为了达到特定的目标，说话人和听话人之间存在着一种默契，一种双方都应遵守的原则。
这条原则及其四条准则(量的准则、质的准则、关系准则、方式准则)首先被美国哲学家格莱斯(Grice)提出，他认为“我们的交谈通常不是由一串不相关的话语组成的，否则就会不合情理。
它们通常是合作举动，至少有一个彼此都接受的方向。
”换句话说，我们好像遵循了这样的原则:“使你所说的话，在其所发生的阶段，符合你所参与的交谈的公认目标和方向。
”(Grice,H.P.1975:Logic and conversation)这个原则叫合作原则。
1. 量的准则量的准则，要求表达者提供的信息量正好满足当前交谈的需要，所说的话不要多于需要的信息。
公文语言表达中，信息量要充足、适当，同时排除冗余信息。
应观点明确，中心突出，简明扼要。
请看一则国际商务发盘信函：兹发盘中国松香ww级铁桶装1000公吨，7/8月装船，每公吨550英镑，CFR伦敦净价，付款条件是不可撤销即期信用证。
上述发盘10日复到有效。
这则商务信函可谓简洁明了，精确达意，商品品名、规格、包装、数量、装运期、价格、支付方式及付款期限等信息缺一不可，在文字安排上真正做到了“益一字则文赘，损一字则意阙”。
公文语言表达要排除冗余信息，开门见山，不枝不蔓，否则会影响主题的表达。
例文商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”画蛇添足，纯属多余；“你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国”恭维吹捧，偏离主题；“因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现”交代过去，言不对题；“根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求”，“我们克服暂时困难”叙述报社内部事情，于对方毫无关系。
这些语句表达的信息都是多余的，赘余的信息岔开了商洽的主题，模糊了商洽的问题，影响了函件的效用。
这份商洽函仅需几十个字就能够规范得体，简洁明了地讲清问题：我社为了提高青年记者的业务能力，拟选派12名青年记者到贵校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间约为2006年2月至2007年1月。
进修期间的各种费用均按贵校规定缴纳。
如蒙同意，我社即派人赴贵校洽谈有关事宜。
期盼得到贵校的大力支持。
请研究函复。
当然，信息量不足，也影响主题的表达。
例如：有一篇请示《××市税务局关于扩建资金的请示》，用了一大段文字解释急需扩建的原因，又用了一段文字解释目前解决扩建资金的难度，而对申请拨款和具体的拨款数目却只字不提，请示最核心的内容——“请示的事项”写得不够具体详细，不能让人明白。
所以这篇公文是失败的。
2. 质的准则质的准则，要求表达者说的话要力求真实。
尤其是不要说自知是虚假的话，不要说缺乏足够证据的话。
在公文语言表达中，运用“质的准则”，就是力求真实准确，摒弃虚假模糊，保证事实材料的真实性和语言表达的准确性。
材料真实是公文的生命，唯有真实才能使受文机关了解真实情况，掌握真实信息。
早在太平天国《戒浮文巧言谕》一文中就提出，公文应“实叙其事，从某年月日以来，以何地何人证据，一一叙明，语语确凿，不得一词妖艳，毋庸半字虚浮”。
《国家行政机关公文处理办法》也明确规定拟定公文要“情况确实，观点明确”。
公文表达用词要准确，少用模糊性语言，比如《××局关于购买小轿车问题的批复》：“……目前我局财政非常紧张。
关于你公司购买小轿车的问题，你们酌情办理，实在急需就买一辆，不很急需就缓一缓。
”这里除了公文语言运用不得体（不庄重）外，就是用词模糊，怎么“酌情”办理，批复意见不鲜明，不便于执行。
3. 关系准则公文语言运用遵守关系准则主要体现在遣词造句和谋篇布局方面，语言组织、结构安排都要与内容表达相关联。
公文语言表达要按照不同的文种类型，结合表达的目的和要求，紧紧围绕公文的内容组织语言，并且表达的话语要互相关联。
比如协议书：“双方于×年×月×日至×日在×市经过友好协商，在平等互利的原则下，就合作投资创办出租汽车公司事宜，达成如下协议：……”以下达成协议的几条，如公司定名、性质、董事会成员、利润分配、共同遵循的法律法规等各项条款，都与创办出租汽车公司这个协议的主要目的密切相关，缺一不可，所提供的信息既适量又相关。
一篇优秀的公文，其语言表达与主题的关联性越大，阅读者需要做的推理就越少，就越容易理解；反之，关联性越小，阅读者需要做的推理就越多，就越不容易理解，这样就影响公文执行的效率，公文也就失去了效力。
另外，公文语篇内容板块的安排也要求具有内在的逻辑相关性，语篇内容组织编排具有连贯性，信息板块之间是有机衔接的。
行政公文语篇的结构方式在长期运用发展中，逐渐形成了相对固定的体式，按“阐明发文目的、缘由、依据——展开具体事项——尾语”三段式完成信息组接。
4. 方式准则方式准则要求表达者清楚明白地说出要说的话，要简练有序，避免晦涩歧义。
正如叶圣陶先生所说的：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。
