关于收发函件的管理规定

公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。

所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。

二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。

2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。

3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。

4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。

三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。

2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。

3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。

4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。

四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。

2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。

3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。

五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。

2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。

3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。

六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。

严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。

七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。

收发信件管理制度一、总则为规范和统一收发信件工作，提高收发信件工作效率和质量，特编制本管理制度。

二、收信管理1、收信渠道（1）单位收发室：单位设有专职收发员，负责接收单位内外来往的信函。

（2）电子邮箱：单位设有专用邮箱，接收并处理电子邮件。

2、收信程序（1）单位收发室接收信访件、建议件、咨询件等，登记汇总后交相关部门处理，按时办理并回复。

（2）电子邮件由专人负责管理，收到邮件后及时查收处理，如需另行处理交相关部门。

3、管理要求（1）收信员应保持工作状态，认真查验各类信函，对内容明确、重要的信函及时上报相关部门。

（2）对于来信者信息及内容应做好登记，并做到及时、准确地处理。

（3）对于影响单位形象、工作稳定的来信应及时向领导汇报并妥善处理。

三、发信管理1、发信渠道（1）单位发信主要以书面形式为主，在必要时可以采取口头形式。

（2）电子邮件也是单位发信的一种重要方式，可以快速、便捷地进行沟通。

2、发信程序（1）单位发信应由负责人审核并签署，内容准确、语言得体。

（2）发信员应根据具体事宜选择合适的发信方式及渠道，确保对方能够及时收到信息。

3、管理要求（1）发信员应保持敏锐的工作意识和责任感，认真核实信函内容，避免误导他人。

（2）对于机密性较高的信函，应该按照相关规定进行保密处理，确保信息安全。

四、其他要求1、单位领导要对收发信件工作进行定期检查，确保收发工作的顺利进行。

2、每年对该制度进行一次评估，发现问题及时修订完善。

3、情节严重的收发信件工作失职失责行为，实施相应的纪律处分。

以上为本单位收发信件管理制度，希望各位员工认真遵守，确保工作顺利进行。

第一章总则第一条为加强公司信件快递的收发管理，确保信件安全、及时、准确送达，降低物流成本，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部及对外信件快递的收发管理。

第二章适用范围第三条本制度适用于公司所有部门及员工。

第三章定义第四条信件快递：指公司内部及对外交流的各类信件，包括文件、资料、信函等。

第四章职责与权责第五条办公室负责公司信件快递的收发管理工作。

第六条各部门负责本部门信件快递的接收、分发及管理工作。

第七条办公室接待人员负责接待快递公司送来的信件，并及时通知相关部门。

第五章信件快递收发流程第八条信件快递收发流程如下：1. 信件接收：办公室接待人员负责接待快递公司送来的信件，并核对信件信息，确保无误。

2. 信件登记：办公室接待人员将接收到的信件进行登记，包括信件编号、收件人、寄件人、收发时间等信息。

3. 信件分发：办公室接待人员根据信件信息，将信件分发给相关部门或收件人。

4. 信件签收：收件人或相关部门负责人在收到信件后，需在信件上签字确认。

5. 信件退回：如收件人或相关部门负责人无法在规定时间内签收信件，办公室接待人员需将信件退回快递公司。

第六章信件快递费用管理第九条信件快递费用由各部门自行承担，办公室负责监督和审核。

第十条各部门在申请信件快递时，需提供详细的寄件信息，包括收件人、寄件人、邮寄物品等。

第十一条办公室定期统计各部门信件快递费用，并进行公示。

第七章附则第十二条本制度由办公室负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。

第八章信件快递安全与保密第十四条公司信件快递应确保安全，防止丢失、损坏、泄露。

第十五条办公室接待人员对收到的信件进行仔细检查，确保信件完好无损。

第十六条对涉及公司秘密的信件，办公室接待人员应严格按照保密要求进行管理。

第十七条各部门收到的涉及公司秘密的信件，应妥善保管，不得随意丢弃或外传。

第十八条如发现信件丢失、损坏或泄露，应及时报告办公室，办公室将按照公司相关规定进行处理。

邮件信函收发管理制度一、概述邮件信函在现代办公中扮演着重要的角色，它不仅是沟通和交流的重要工具，还是信息传递的主要渠道之一。

为了规范和优化邮件信函的收发管理工作，提高工作效率和工作质量，制定本管理制度。

二、适用范围本管理制度适用于公司内所有部门及员工，在公司内部及与外界进行邮件信函收发时必须遵守。

三、收发标准1. 邮件信函的发送必须标明收件人的姓名、职位、部门和电子邮件地址，并抄送或密送给相关人员；同时，还要在邮件主题中简明扼要地描述邮件内容。

2. 邮件信函的格式要统一规范，文本要清晰明了，语言要简洁准确。

不得使用带有侮辱、不雅、歧视或违反国家法律法规的词汇和内容。

3. 邮件信函附件若超过5MB，必须提前告知收件人，如果对方确认可以接收，则将附件以压缩或分批的方式发送。

4. 邮件信函必须及时回复，原则上在收到邮件后的24小时内给予回复或确认。

如果无法及时回复，应事先进行沟通并说明原因。

5. 邮件信函中的重要事项或决策，应该尽量避免使用邮件进行交流，而应采用电话、会议或面谈等方式，以确保信息的准确性和及时性。

四、保密措施1. 邮件信函涉及公司机密信息或个人隐私的，必须进行加密处理。

2. 在发送邮件信函时，特别是涉及涉及商务谈判、合同签署、机密文件和知识产权等内容的，应确认收信人的真实身份和电子邮件的安全性。

五、归档与备份1. 邮件信函的归档和备份工作由相关部门负责。

归档方式可选择按时间、按项目或按主题进行分类整理。

备份方式要确保可靠和安全。

六、违规处理对于违反本管理制度的行为，将根据情节轻重给予相应的处理和纪律处分。

包括但不限于口头批评、书面警告、停职、降职和解雇等。

七、附则1. 公司将定期对邮件信函收发情况进行检查和评估，对问题进行整改和改进。

2. 对于有关邮件信函收发管理的争议，应通过协商解决，如协商不能解决，则按照公司相关规定处理。

八、总结制定邮件信函收发管理制度，有利于规范和优化邮件信函的收发工作流程，提高工作效率和工作质量。

尊敬的领导：您好！为了加强公司内部管理，规范函件收发工作，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本函件收发制度。

一、函件收发范围1. 本制度所称函件，包括内部文件、外部来函、电子邮件、传真等。

2. 函件收发工作适用于公司全体员工。

二、函件收发要求1. 函件收发应遵循及时、准确、完整、保密的原则。

2. 收件人应按时签收函件，并对函件内容进行审核。

如有疑问，应及时反馈给发送人。

3. 发件人应确保函件内容的准确性、完整性和保密性，并在函件上注明收件人、发送时间、密级等要素。

4. 函件收发过程中，应严格执行保密制度，不得泄露公司内部信息和客户隐私。

5. 函件收发人员应具备良好的职业素养，熟悉公司业务，能够熟练操作相关办公软件。

三、函件收发流程1. 收件人收到函件后，应在第一时间进行签收，并在收件人栏内签名确认。

2. 对函件进行分类，根据函件内容确定处理部门和处理人。

3. 按照函件处理流程，及时将函件转交给相关人员处理。

4. 发件人应确保函件在规定时间内发送至收件人。

5. 函件收发过程中，如遇到问题，应及时与相关人员沟通，确保函件顺利传递。

6. 函件处理完毕后，应将函件归档，便于日后查询。

四、函件管理1. 函件收发人员应建立健全函件档案，包括函件原文、附件、复函等。

2. 函件档案应按照年份、类别、编号等进行分类，便于查询。

3. 函件档案应存放在安全可靠的地方，确保档案不受损坏。

4. 函件档案的保管期限应根据国家法律法规和公司规定执行。

5. 函件收发人员应定期对函件档案进行清理，确保档案的准确性和完整性。

五、监督与考核1. 公司设立函件收发监督小组，对函件收发工作进行全面监督。

2. 监督小组定期对函件收发情况进行检查，对存在的问题进行整改。

3. 公司对函件收发人员实行绩效考核，考核内容包括工作效率、质量、保密等方面。

4. 对违反函件收发制度的人员，公司将依法追究责任。

信函收发管理制度为了规范公司内部收发信函的管理，提高工作效率和保障信息安全，我们制定了以下收发管理制度，希望能够得到大家的认可和遵守。

一、信函的分类和编号所有公司内部和外部的信函都需要经过分类和编号。

首先根据信函的内容和用途进行分类，比如日常工作信函、重要文件传递、公司合作协议等。

然后根据分类给信函编号，方便查阅和管理。

二、信函的撰写格式和规范公司内部和外部的信函都需要遵循一定的撰写格式和规范。

比如，信函的标题要简短明了，内容要清晰准确，格式要整齐美观。

并且需要在信函上标注发件人、收件人、日期、编号等信息。

三、信函的流转和审批所有公司内部和外部的信函都需要经过流转和审批。

发件人将信函交给相关部门负责人审批后再发送出去。

对于公司外部的信函，需要经过领导审批后才能发送。

四、信函的归档和存储所有的公司内部和外部信函都需要进行归档和存储。

在公司内部，可以按照时间和类别进行归档存储。

在公司外部，需要妥善保管合作协议和重要文件，做好备份和防火防盗工作。

五、信函的保密和安全公司内部和外部的信函都需要做好保密和安全工作。

对于涉密信息，需要加密传输和存储，严格控制查阅权限。

另外，对于重要文件的传递和签收，需要做好记录和追踪。

六、信函的传输方式和工具公司内部和外部的信函传输可以通过传统的纸质方式，也可以通过电子邮件、办公通讯工具等现代化方式。

但无论采用何种方式，都需要保证快捷准确。

七、信函的审批权限和责任公司内部和外部的信函审批权限需要规范化和明确。

对于不同级别的信函，需要明确责任人和审批级别，并且建立审批记录和责任追究制度。

八、信函的监督和考核公司内部和外部的信函需要进行监督和考核。

对于发件人和审批人，需要定期进行信函管理培训，提高管理水平和工作效率。

并且建立绩效考核制度，激励优秀管理者和惩戒违规行为。

以上就是我们公司的信函收发管理制度，希望大家能够认真遵守，共同维护公司的正常运转和信息安全。

如果大家有任何意见或建议，欢迎随时向管理部门反馈。

函的管理制度第一章总则第一条为规范公司函件的处理流程，提高办公效率，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内所有涉及函件处理的工作人员。

第三条函件是指公司内外涉及业务、合同、协议、通知等方面的书面文件。

第四条函件的处理应当遵循便捷、准确、有序、保密的原则。

第五条函件的管理工作由公司办公室负责，办公室主任负责具体的实施工作。

第六条所有函件应当按照公司规定的格式来撰写，格式由办公室的主管部门负责制定和调整。

第七条函件的处理应当严格按照规定的时间和流程来进行，不得违章操作。

第八条函件的保存应当按照公司的文件管理制度来执行，严格保密，不得外泄。

第九条对于紧急函件的处理，有关单位应当协调配合，确保及时处理。

第十条对于重要函件的处理，应当严格审批，确保准确无误。

第二章函件的撰写第十一条函件的撰写应当简洁明了，语言通顺，条理清晰，没有错别字和语法错误。

第十二条函件的格式应当规范，包括抬头、称呼、正文、署名、日期等。

第十三条函件的抬头应当包括单位的名称、地址、电话等联系方式，准确无误。

第十四条函件的称呼应当根据收信人的身份和职务来确定，恰如其分。

第十五条函件的正文应当简明扼要，内容准确，确保表达无歧义。

第十六条函件的署名应当由发信人署名并注明职务，确保真实性。

第十七条函件的日期应当按照规定的格式来填写，确保准确。

第十八条函件的抄送和密送应当根据实际需要并按照规定来执行，不得随意抄送、密送。

第十九条对于需要签章的函件，应当由相关领导签字确认后才能发出。

第二十条函件的密级和保密性应当根据实际需要来确定，并严格执行。

第三章函件的收发第二十一条函件的收发应当由专人负责，确保准确无误。

第二十二条函件的收发应当及时完成，确保不耽误业务办理。

第二十三条函件的收发应当记录并归档，确保能够随时查阅。

第二十四条函件的收取应当及时进行登记和确认，确保真实可靠。

第二十五条函件的发出应当按时按件进行，不得拖延。

第二十六条函件的发出应当按照收信人的要求和邮寄方式来进行，确保准确无误。

公文收发管理制度为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。

(一)公文的签收呈办1、签收。

办公室人员及时领取文件和信件。

各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。

2、登记。

公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、____等级等分类登记、编号。

3、批办。

将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。

5、传阅。

公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。

公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。

6、承办。

各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。

紧急公文按时限要求办理；一般公文在____个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在____个工作日内办结。

7、催办。

办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

8、处理办毕公文。

公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。

(二)公文的保密。

对____文件应按规定的阅读范围传递，同时做到。

不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。

并做到日清、月查、及时清退。

(三)公文的借阅承办。

各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。

二、公文发文管理发文处理的一般程序为。

拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。

1、拟稿。

拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。

草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。

文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。

公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。

那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。

公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。

其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。

有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。

签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

信件收发管理制度为了规范和提高单位信件收发工作的质量和效率，建立和完善信件收发管理制度，特制订如下：一、信件种类及收发范围1. 信件种类主要包括公文、函件、报告、电报、传真、电子邮件等。

2. 收发范围包括来自上级单位和外单位的文件、资料，下级单位和相关部门的汇报、通报、请示、报告、公函，以及同级单位之间的联络信函等。

二、收发方式及流程1. 收件方式（1）书面信函：由专人负责接待并登记，然后按照性质、紧急程度进行分类和转发。

（2）电子邮件：由指定的邮箱接收，并由相关人员负责查阅、回复或转发。

2. 发件方式（1）书面信函：由拟稿人草拟后呈报主管领导审批，并在经过确认后，交由专人负责发出。

（2）电子邮件：由相关人员填写完整信息后发送，并抄送或密送给相关人员。

三、信件登记及归档1. 收到的信件均应登记于信件登记簿内，包括发文单位、来函日期、来文号、主题、交办事项等。

2. 对重要的信函和文件，应制作档案卡，并按照文件类别和年度归档存档，以备查阅。

四、信函处理原则1. 严格按照收发单位的规定要求和流程进行处理。

2. 收到的文件，要尽快在规定时间内回复或转办，并妥善保密。

五、信函管理责任1. 由专人负责信件登记工作，并妥善保管信件的登记记录。

2. 主管负责对信件处理和回复情况进行把关和督办。

六、信函保密及安全1. 对涉密文件严格按照保密规定处理，绝对不得泄露。

2. 对涉及个人隐私的信函，须严格保密，不得随意转发或外传。

七、信函处理效率1. 对信函的处理要求及时、严谨，不得拖延或草率处理。

2. 对督办信函的处理，要及时回复并报告。

八、信函管理纪律1. 对违反规定的信函行为，要给予相应的处理和纠正，并做好诚信教育。

2. 对信函管理工作表现突出的人员，要及时表扬和奖励。

以上为单位信件收发管理制度，希望各部门和人员严格执行，确保信函收发工作的质量和效率，促进单位工作的顺利进行。

制定单位：XX单位制定日期：XXXX年XX月XX日。

公司信函收发管理制度1. 序言本文档旨在规范和管理公司内部的信函收发工作，确保信息的准确传递和及时回复，提高工作的效率和质量。

2. 适用范围本管理制度适用于公司的所有部门和员工，在收发信函的过程中必须严格遵守本制度的规定。

3. 收信函管理规定3.1 收信函登记- 所有进入公司的信函都需要由前台工作人员进行登记，包括信函的标题、发件人、日期等基本信息。

3.2 信函分发- 前台工作人员将已登记的信函进行分类和归档，并及时将信函交付给相应的部门或人员。

3.3 信函阅览- 收到信函后，各部门或人员应及时进行阅读，注意重要信息和紧急事项，并做好必要的记录。

3.4 信函回复- 收到需要回复的信函时，应根据内容和紧急程度做出及时的回复，并将回复记录归档。

4. 发信函管理规定4.1 编写信函- 发信函时，应简明扼要地表达意思，避免使用复杂的法律术语和长篇大论。

4.2 办理流程- 发信函前，应确保信函内容准确无误，经过必要的审核和核实。

- 在选择邮寄方式时，应考虑速度和费用因素，并选择最适合的方式。

4.3 保密性规定- 发信函时，应根据内容的保密性进行标记，并确保信函的机密性不被泄露。

5. 异常情况处理5.1 丢失或损坏的信函- 如发现信函丢失或损坏的情况，应及时报告负责人，并进行适当的调查和处理。

5.2 重要信函的追踪- 对于涉及重要事务的信函，可使用追踪服务进行监控，确保信函的安全和准确送达。

5.3 投诉和纠纷的处理- 如收到涉及投诉或纠纷的信函，应及时转交相关部门，并按照公司规定的处理流程进行处理。

6. 执法和执行本制度由公司主管部门负责监督和执行，对于违反制度规定的行为将依照公司相关规定进行处理。

7. 附则本制度自发布之日起生效，如有需要修改或补充，须经主管部门批准后方可执行。

以上为公司信函收发管理制度的内容，各部门和员工应严格遵守并执行，确保公司信函收发工作的有效运行。

第1篇第一章总则第一条为加强我单位公文管理，规范公函使用，提高公文处理效率，根据《党政机关公文处理工作条例》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于我单位内部及对外使用的公函。

第三条公函的使用应当遵循以下原则：1. 实用、高效、简洁；2. 准确、规范、严谨；3. 保密、安全、合规。

第二章公函的种类与格式第四条公函分为以下几种：1. 内部公函：用于单位内部各部门之间、单位与所属单位之间的事务性联系。

2. 对外公函：用于单位与外单位之间的联系，包括邀请函、函询函、函复函、函告函等。

第五条公函格式应当符合以下要求：1. 封面：包括单位名称、文号、秘密等级、紧急程度、发文日期等。

2. 主体：包括收件单位名称、发文字号、主题、正文、落款等。

3. 附件：如有附件，应在正文下方注明附件名称及件数。

第三章公函的使用程序第六条公函的起草：1. 由公文起草人根据工作需要，按照公函的种类和要求，撰写公函。

2. 公函内容应当清晰、简洁、准确，避免使用模糊不清或含糊其辞的表述。

第七条公函的审核：1. 公函起草后，由起草人提交部门负责人审核。

2. 部门负责人对公函内容进行审核，确保其符合政策法规、单位规定及实际情况。

第八条公函的签发：1. 审核通过的公函，由单位负责人签发。

2. 单位负责人对公函内容进行最终审核，并签署意见。

第九条公函的编号：1. 公函签发后，由公文管理员进行编号。

2. 公函编号应按照单位公文编号规则进行。

第十条公函的印发：1. 公文管理员将公函印发至收件单位。

2. 公函印发应确保准确无误，并及时送达。

第四章公函的归档与保管第十一条公函的归档：1. 公函印发后，公文管理员将公函原件及附件进行归档。

2. 公函归档应按照档案管理规定进行。

第十二条公函的保管：1. 公文管理员负责公函的保管工作，确保公函安全、完整。

2. 公函保管应遵守国家档案法律法规及单位相关规定。

第五章附则第十三条本规定由我单位公文管理部门负责解释。

第1篇第一章总则第一条为规范本单位的收发工作，确保函件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本规定。

第二条本规定适用于本单位所有函件的收发、传递和处理工作。

第三条收发函件工作应遵循以下原则：1. 及时性：确保函件在最短时间内送达收件人。

2. 准确性：确保函件内容完整、准确无误。

3. 安全性：确保函件在传递过程中不被遗失、损坏或泄露。

4. 规范性：严格按照函件收发流程和格式进行操作。

第二章收发机构与职责第四条本单位设立收发室，负责函件的收发工作。

第五条收发室职责：1. 负责接收和发送各类函件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。

2. 负责函件的登记、分拣、传递、投递等工作。

3. 负责函件的安全保管，防止遗失、损坏或泄露。

4. 定期对函件进行整理、归档。

5. 完成领导交办的其他相关工作。

第三章函件接收第六条函件接收流程：1. 函件送达收发室后，收发员应认真核对函件内容，确认无误后进行登记。

2. 登记内容包括函件名称、发件单位、收件单位、日期、件数、密级等。

3. 对于需要保密的函件，收发员应采取保密措施，确保函件安全。

4. 收发员应及时将函件分拣至对应部门或个人。

第四章函件发送第七条函件发送流程：1. 发件部门或个人将函件送至收发室，并注明收件单位、个人及联系方式。

2. 收发员对函件进行审核，确保内容完整、准确无误。

3. 对于需要保密的函件，收发员应采取保密措施。

4. 收发员根据函件性质和紧急程度，选择合适的传递方式，如快递、专人送达等。

5. 发送完毕后，收发员应在函件登记簿上注明发送时间、方式及接收人签名。

第五章函件传递第八条函件传递方式：1. 内部函件：通过内部传递渠道，如快递、专人送达等。

2. 外部函件：通过邮政、快递等外部传递渠道。

第九条函件传递要求：1. 传递过程中应确保函件安全，防止遗失、损坏或泄露。

2. 传递人员应遵守交通规则，确保传递速度。

3. 对于紧急函件，应优先传递。

第六章函件投递第十条函件投递流程：1. 收发员将函件送至收件部门或个人。

报刊、邮件、函电收发制度报刊、邮件、函电收发制度在当今社会生活中，制度起到的作用越来越大，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。

拟起制度来就毫无头绪？下面是小编精心整理的报刊、邮件、函电收发制度，欢迎阅读与收藏。

为使公司行文和收文处理规范化，制定本制度。

第一条经理办负责公司对外行文和公文的收发处理工作。

第二条行文(一)凡以公司名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办部室拟稿，经部室负责人初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送公司领导签发。

重要文件需由公司领导审核，公司总经理签发。

联合行文必须同时送有关部室领导会签，方可发出。

(二)经公司领导签发的文稿交经理办统一登记、分类编号。

由拟稿部室打印、校对、装订，上行文由经理办发送并催办，平行文和下行文由拟稿部室分发。

经理办负责审批在公司内网上发布有关文件。

(三)行文流程按公司办公处理系统流程进行。

第三条收文处理(一)所有发至我公司的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我公司处理的公文)，由经理办统一签收、登记、编号，送公司领导阅示或送有关部室办理。

(二)文件按办件、阅件进行分类。

经理办负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送公司领导批示或交有关部室阅办。

需要办理的公文，经请示公司领导后办理，经理办根据文件内容、领导批示予以催办。

(三)对急办件，经理办应立即将文件送交公司领导批阅。

领导不在时，经理办应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。

事后及时向公司领导汇报并做好督办工作。

(四)一般公文通过公司内网办理和传阅。

保密文件一律由办公室专人传送。

(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

第四条有关要求(一)收发文件必须设立收发文件登记本，履行登记签收手续，收、退文件，要专人负责。

(二)必须按规定范围组织阅读文件，并在办公室内进行，秘密文件当场阅后收回，不得擅自扩大阅读范围和带出公司阅办。

公司信件快递收发管理办法三篇公司信件快递收发管理办法三篇篇一：公司信件快递收发管理办法为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本办法。

一、适用范围本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。

二、流程具体：I、收件管理：（1）公司快递收取形式：前台收取快递时间为周一到周五上班时间；如遇周六，值班人员需代替前台收取保管货物和底单。

并在下周周一时告知前台。

（2）快递由前台统一接收（前台不在其位时由行政部经理代接收）。

同时前台检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。

（3）前台确认签收后，将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件（收件人需填写收件物品名称详细）。

若收件人当时不在公司，前台需电话通知收件人，以免耽误公务。

（4）遇到付费快递，前台应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。

前台应保留好单据，并计入公司快递费用。

前台不负责垫付任何到付费用。

（5）前台应妥善保留好相关记录。

II、发件管理（1）公司发件时间：快递发放时间为周一至周五每日9：00~17：00之间。

如遇周六发件的在周五17：00前告知前台并登记，物品由值班人员保管并发递。

（2）发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到前台并详细填写《信件、快递发件登记表》。

未经登记、错误登记、拒绝登记及登记不全者，快递费用及后果由其发货人承担，不计入公司快递费用报销中。

（3）前台填写快递单并电话通知快递公司取件，并妥善保留好相关单据，并把单号告诉发货人，由发货人自行跟踪。

（4）底单按月份与登记表一同保存；月底结算快递费用。

前台负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后，由财务部进行支付。

为了规范企业收发信函的流程，提升工作效率，拟订本规定。

二合用范围本规定合用于骏龙地产企业收发内外面全部信函的流程管理。

三信函分类及收发流程1 外面来函1.1 流程图：1.2 流程说明：外面来函，包括企业各职能部门来函、来宝企业来函、其余企业来函。

外面来函均一致由总经办资料员接收，加盖总经办存案章、存档后，由总经办资料员送到企业领导及有关部门。

2 对外发函2.1 以骏龙企业名义对外发函2.1.1 流程图：2.1.2 流程说明：以骏龙企业名义对外发函，包括以骏龙企业名义对企业各职能部门、来宝企业、其余企业发函。

该信函须使用企业对外发函一致格式，经地产常务副总、总经理审批后加盖企业公章，由总经办资料员加盖总经办存案章存档后，送到企业领导和有关单位。

2.2 以骏龙企业各职能部门名义对外发函2.2.1 流程图：(见下页)2.2.2 流程说明：以骏龙企业各职能部门名义对外发函，包括以骏龙企业各职能部门名义对企业各职能部门、来宝企业、其余企业发函。

该信函经部门经理、地产常务副总审批后，由总经办资料员加盖总经办存案章存档后，送到企业领导和有关单位。

3 企业内部来往信函3.1 流程图：3.2 流程说明：骏龙企业内部来往信函，指骏龙企业各职能部门为推进工作展开而进行部门间发函。

该信函经部门经理审批后，由该部门人员发至有关部门，同时递交总经办资料员盖存案章存档。

四有关要求1 信函收发人员应实时传达，信函，并保证信函送到有关责任人，同时要求有关责任人在发文登记表署名确认，发文登记表见附表一；2 各发函主体部门负责追踪落实信函所述工作事项，总经办存案并监察；3 总经办资料员每周五汇总本周存案的全部信函及有关工作落真相况，报送常务副总。

4 本规定改日起奏效，各部门须严格恪守，同时告各有关企业及职能机构知悉。

发文登记表郑州骏龙房地产开发有限企业页号：序号日期时间发文部门文件编号文件名称签收部门、经办人署名、签收时间备注附件一部门拟函发函部门自行将函件发至相关部门总经办资料员盖备案章、存档部门经理审批。

公司收发管理规定1. 前言公司的各种文件、资料和信函等的处理是企业日常工作中必须要面对的问题。

为了规范管理，保证电子邮件、信函、快递的安全有序运输，公司制定了本规定。

所有工作人员应该遵守相关规范，确保公司的信息资源安全、有效、高效地运作。

2. 收文管理2.1 收文登记流程收到来自外部机构或客户发来的信函、快递，以及公司内部各部门发往办公室的文件等，门卫和一线工作人员应第一时间进行登记，建立收文登记表，并严格按照表格中的标准信息进行登记。

如：发件人、文件类别、编号、日期、是否机密、是否紧急、办结相关责任单位、办结期限等。

每条记录都应有唯一编号。

2.2 收文分类处理按照文件的类别和紧急程度，及时分类处理这些文档，确定各自的办理负责人及办理时间，部门相关的内部文件移交给指定的工作人员进行处理。

处理过程中，必须按照规定流程或会签程序收集意见、审核签批。

同时，要及时反馈处理意见，在规定时间内完成工作和汇报。

2.3 收文存档管理遵守国家文件管理规则和公司档案管理规定，对所有收到的书面信函、报表、报告、决策、通知等文件分类、编号、存档、维护和检索。

对于机密文件，应进行切实的保密措施，并按时销毁，确保涉及公司的机密信息不会失密。

3. 发文管理3.1 发文申请流程部门申请发文前，应填写发文申请表，并按照需要在相关领导处进行审核签批。

签批完毕后，按照规定格式书写文件，附上必要的签章和其他必要的附件3.2 发文流转发文经过部门负责人审批签发后，按照收文登记表上的负责人发布到发文系统内，通知收文单位进行查阅。

如发文过程中涉及机密，应在处理过程中进行加密保护和移交。

发文科长应对有关发文的情况、时间、审批人、文号、目录等进行记录。

3.3 发文备份与归档发文过程中需要对发文的电子版进行备份，并将纸质版文档按照国家文件管理规定和公司档案管理规定进行分类、编号、存档、维护和检索。

紧急文件、机密文件以及重要文件应按照公司规定要求完善存档工作。

台州大丰机电有限公司邮件（信函）收发管理制度为加强公司邮件（信函）的管理，规范收发流程，提高办事效率，特制定本制度。

一、邮件（信函）的收发1.公司门卫负责接收外界寄到公司的所有邮件（信函）。

有具体收件人的，门卫直接交与收件人并进行签收登记，无具体收件人的，门卫统一交到行政部，由行政部分选后再交与相关职能部门人员，接收人员也需进行签收登记;2.公司重要邮件（信函）由公司董事长、总经理亲自签收，非重要邮件（信函）注明是董事长、总经理签收的，在董事长、总经理不在公司的情况下，由公司负责人签收处理；3.当收件人不在本岗位时，可由其同事代理签收，签收人应及时与收件人取得联系并告知邮件（信函）情况，未经收件人许可，签收人不得私自拆封收件人的邮件（信函）；4.寄出邮件（信函）需经主管领导批准，涉及到公司机密邮件（信函）的需上报公司总经理批准，任何人不准寄发与工作无关的邮件(信函);5.寄出邮件（信函）后应及时与收件人联系其是否收到，如因邮件在途中遗失的，要采取补寄措施，不得因邮件（信函）遗失而耽误工作；6.公司电子邮箱（dafon@）由行政部进行管理，如有客户发送电子邮件，行政部应及时查询并向收件人报告。

二、工作责任1.收件人必须进行邮件（信函）签收登记，如因个人原因造成邮件(信函)丢失的,要等价赔偿;2.代他人签收的邮件（信函）要注意妥善保管,如造成丢失，由当事人负责赔偿；3.未经收件人许可,不准私自拆封邮件（信函）,不准泄漏公司的商业机密，违者按公司管理制度进行处罚；三、其他本制度自公布之日起实施。

台州大丰机电有限公司二00七年七月三日台州大丰机电有限公司邮件（信函）签收登记表台州大丰机电有限公司文件处理批示单。

公函收发管理制度1. 简介本文档旨在规范和管理公函的收发流程，确保公函的高效传递和准确记录。

公函是指涉及机构间合作、通告、邀请、通知等重要文件。

2. 收发流程2.1 发送公函流程- 编写公函：发送方根据需要编写公函，包括标题、内容和附件（如有）- 确认收件人：发送方确认公函的收件人，并核对收件人的联系方式- 领导审批：若公函内容需经领导审批，发送方向相关领导提交审批申请- 印章盖章：经审批的公函需在指定位置盖章，以确保公函的真实性和合法性- 投递公函：发送方通过正式渠道将公函发送给收件人2.2 接收公函流程- 验收公函：接收方收到公函后，先进行验收，确保公函完整无缺并核对是否有附件- 确认回复：接收方确认是否需要回复该公函，如需要回复，则制定回复计划，并及时回复- 分发公函：接收方根据公函的内容和相关部门情况，将公函分发给相关人员，确保公函传达到位- 公函归档：接收方将已处理的公函进行归档，确保便于查找和管理3. 公函记录为了记录公函的发送和接收情况以及处理过程，建议采用以下方式记录：- 发送方记录：发送方应将每份公函的发送日期、接收方名称、公函主题、发送方式等信息记录在发送方公函记录表中- 接收方记录：接收方应将每份公函的接收日期、发送方名称、公函主题、回复状态等信息记录在接收方公函记录表中- 回复记录：如有需要回复的公函，发送方和接收方应记录回复的日期、回复内容、回复方式等信息，以便跟踪和催促回复进度4. 相关责任- 发送方责任：发送方负责准确编写公函、确认收件人、及时发送公函，确保公函流程顺畅- 接收方责任：接收方负责及时验收公函、确认回复需要、及时回复公函，确保公函处理及时有效5. 其他事项- 保密措施：发送方在编写和传递公函时，应注意保密相关事项，避免信息泄露- 文件保存：公函的电子版和纸质版应妥善保存，确保信息安全及长期存档需求以上为公函收发管理制度的相关内容，请各相关人员遵守并执行。