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社保所业务档案管理办法社保所业务档案管理办法（试行）第一条为加强和规范社保所业务档案管理，维护民生档案真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工作同步发展，根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定，结合我区实际，制定本办法。
第二条各社保所形成的业务档案，适用本办法。
第三条本办法所称社保所业务档案（以下简称业务档案），是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第四条区人力社保局和区民政局共同负责全区社保所业务档案管理工作的组织领导；区档案局负责全区社保所业务档案管理工作的协调、监督和指导；区人力社保局、区民政局和区档案局应加强相关工作的沟通与配合。
各镇（街道）应承担并履行对社保所档案工作的主体责任，具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施，切实保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。
各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作。
第五条社保所须设置档案室，配备专或兼职档案管理员和必要的设施，确保档案管理的安全与统一。
根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，保证档案工作的正常开展。
社保所应按60平方米/万卷配置业务档案库房，有条件的社保所，档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。
档案库房应满足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安全保管要求。
按照保存档案的载体类型，应配备存放纸质档案的活动密集架、档案柜，以及存放磁性载体档案的防磁柜。
配备档案室专用的计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、复印机、空调、防盗门窗、加湿机、吸尘器、空气清新器等必要设备。
第六条社保所在本镇（街道）主管领导的指导下开展档案工作，接受本镇（街道）档案员的业务指导和监督，各业务窗口应明确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。
海南省人力资源和社会保障厅关于印发《海南省＜社会保险业务档案管理规定(试行)实施办法＞》的通知【法规类别】保险综合规定【发文字号】琼人社发[2011]295号【发布部门】海南省人力资源和社会保障厅【发布日期】2011.11.14【实施日期】2011.11.14【时效性】现行有效【效力级别】地方规范性文件海南省人力资源和社会保障厅关于印发《海南省〈社会保险业务档案管理规定（试行）实施办法〉》的通知（琼人社发〔2011〕295号）各市、县、洋浦经济开发区、人力资源和社会保障（人事劳动保障）局、档案局、地方税务局：为贯彻人力资源和社会保障部、国家档案局《社会保险业务档案管理规定（试行）》，根据《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（人社厅发[2010]55号）要求，海南省人力资源和社会保障厅、海南省档案局、海南省地方税务局联合制定了《海南省〈社会保险业务档案管理规定（试行）实施办法〉》，现印发给你们，请遵照执行。
二○一一年十一月十四日海南省《社会保险业务档案管理规定（试行）》实施办法第一章总则第一条为加强社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案的真实、完整和安全，维护参保对象的社保权益，根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《海南省档案管理办法》的有关规定，结合我省实际情况，制定本实施办法。
第二条全省各级依法管理社会保险业务档案的社会保险业务经办机构（以下简称各级社会保险经办机构）和社会保险费征收机关，适用本实施办法。
第三条本实施办法所称社会保险业务档案（以下简称社保业务档案），是指社会保险经办机构和社会保险费征收机关在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料。
第四条省、市（县）人力资源和社会保障行政部门负责本辖区社保业务档案管理工作的组织领导，各级社会保险经办机构和社会保险费征收机关负责社保业务档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作，并接受同级档案行政管理部门的业务指导。
20090701社会保险业务档案管理规定试行【发布单位】人力资源和社会保障部、国家档案局【发布文号】人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号【发布日期】2009-07-23【生效日期】2009-09-01【失效日期】-----------【所属类别】国家法律法规【文件来源】中国政府网社会保险业务档案管理规定（试行）(人力资源和社会保障部、国家档案局令第3号)人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，现予公布，自2009年9月1日起施行。
人力资源社会保障部部长尹蔚民国家档案局局长杨冬权二〇〇九年七月二十三日社会保险业务档案管理规定（试行）第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
社会保险业务档案管理规定（试行）中华人民共和国人力资源和社会保障部国家档案局令第3号人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，现予公布，自2009年9月1日起施行。
人力资源社会保障部部长尹蔚民国家档案局局长杨冬权二〇〇九年七月二十三日社会保险业务档案管理规定（试行）第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。
第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。
各设区市劳动保障局、档案局及省级社会保险经办机构：为做好全省社会保险业务档案管理工作，根据人力资源社会保障部和国家档案局第3号令有关精神，结合我省实际，省人社厅、档案局联合制定了《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》，现发给你们，请认真贯彻执行。
福建省人力资源和社会保障厅福建省档案局二○一○年五月十八日福建省社会保险业务档案管理办法（试行）第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据人力资源社会保障部和国家档案局第3号令及社会保险相关法规，结合社会保险业务经办操作规程，特制定本办法。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育保险等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），负责社会保险业务档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。
第三条本办法所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条社会保险经办机构应接受同级人力资源社会保障行政部门领导和档案行政管理部门的业务指导，并指导下级社会保险经办机构业务档案管理工作。
社会保险经办机构应建立社会保险业务档案室，社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构档案室集中保存。
第五条社会保险经办机构应严格按照各单位制定的《社会保险业务档案归档范围和保管期限》，以及本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管社会保险业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改（整理方法见附件）。
第六条社会保险经办机构应建立健全社保业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定、销毁等制度并认真落实，确保社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第七条各级社会保险经办机构应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积不少于20平方米，并参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》，确保专用档案库房建设中长期目标。
第一章总则第一条为规范社会保险所（以下简称“社保所”）的业务档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家相关法律法规，结合社保所实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于社保所所有业务档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第二章档案管理职责第三条社保所档案管理工作由档案管理员负责，具体职责如下：1. 负责制定档案管理实施细则，并组织实施；2. 负责档案的收集、整理、立卷、归档、保管和利用等工作；3. 负责档案室的安全管理，确保档案实体和信息安全；4. 负责档案的鉴定、销毁工作；5. 负责档案管理的培训和指导工作。
第三章档案收集与整理第四条档案收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集所有与业务相关的文件材料，确保档案的完整性；2. 准确性：收集的文件材料应真实、准确，不得伪造、篡改；3. 及时性：及时收集档案，确保档案的时效性。
第五条档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案的性质、内容、时间等进行分类整理；2. 立卷归档：将分类整理好的文件材料立卷归档，确保档案的有序性；3. 编号标识：对档案进行编号标识，方便查询和利用。
第四章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下规定：1. 保管条件：档案保管应满足温湿度、防潮、防尘、防虫等条件；2. 安全防护：加强档案室的安全防护，防止火灾、盗窃等事故发生；3. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的完好无损。
第七条档案利用应遵循以下规定：1. 依法利用：档案利用应遵守国家法律法规，不得泄露国家秘密和商业秘密；2. 严格审批：档案利用需经档案管理员审批，方可查阅；3. 保密措施：查阅档案时，应采取必要的保密措施，防止档案泄露。
第五章档案鉴定与销毁第八条档案鉴定应遵循以下规定：1. 鉴定依据：档案鉴定应依据国家法律法规和档案管理规范进行；2. 鉴定程序：档案鉴定应经过严格的程序，确保鉴定的公正性。
第九条档案销毁应遵循以下规定：1. 审批程序：档案销毁需经档案管理员和单位负责人审批；2. 销毁方式：档案销毁应采取焚毁、碎纸等方式，确保档案信息无法恢复；3. 监督检查：档案销毁过程应接受监督检查，确保档案信息的安全。
社会保险业务档案管理规定附件社会保险业务材料归档范围与保管期限一、社会保险管理类(一)参保单位登记材料。
包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料……………………………〔永久〕(二)参保人员登记材料。
包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料……………………〔100年〕(三)社会保险个人账户管理材料。
包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料………〔100年〕(四)社会保险登记证管理材料。
包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料…………………………〔10年〕(五)社会保险卡(证、手册)管理材料。
为参保人员办理社会保险卡(证、手册)首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料…………………………………..〔 50年〕(六)社会保险待遇领取资格验证材料。
包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料………………………………〔 50年〕(七)退休人员社会化管理服务材料。
包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料……〔 50年〕(八)异地安置登记材料。
包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料………………………………………〔50年〕(九)服务协议管理材料。
包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构、网络通信运营商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核材料、终止协议材料……〔10年〕二、社会保险费征缴类(一)社会保险费征缴核定材料。
解读《社客保险业务档案管理规定(试行)》2009年7月23日，一个涉及亿万民众切身利益的由人力资源和社会保障部、国家档案局共同签发的部门规章——《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)予以颁布，并在今年9月1日正式生效。
该规定最大的亮点是以部门规章的形式将社保档案中参保人员登记材料、社会保险个人账户管理等材料的最低保管期限确定为100年。
这一规定，不仅仅是突破了以往所有各类档案定期保管的上限规定，更为重要的意义是体现了社会保险业务档案作为重中之重的民生档案，成为民生档案工作的一个标志性的里程碑。
充分彰显了国家档案局本着以改善民生为重点的社会建设开展到哪里，民生档案工作就延伸到哪里的原则，也是全面实施国家档案局2007年12月29日印发的《关于加强民生档案工作的意见》的重要举措。
一、充分认识《规定》出台的重要性2007年12月29日，为认真贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，推动民生档案工作深入开展，推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，国家档案局适时印发了《关于加强民生档案工作的意见》。
2008年，随着《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国劳动争议仲裁法》鼹大保障劳动者切身合法权益法律的全面实施，社会保险事业的发展和社会保险覆盖面不断扩大，社会保险业务档案资料不断增加，特别是建立覆盖城乡居民的社会保障体系目标的提出，社会保险将基本覆盖全体人群，由此产生的社会保险业务档案资料数量必将越来越庞大，近年来，尽管部分省市积极探索社会保险业务档案管理的路径和方法，务自制定了一定的社会保险业务档案管理规定或细则，对于加强社会保险业务档案管理发挥了积极作用。
但从全国范围来看，社会保险业务档案管理还不够规范和统一。
一是法律法规缺位。
目前国家还没有制定全国性的社会保险业务档案管理规定，各地在业务档案管理面无法可依，在很大程度上影响到社会保险事业的可持续发展。
二是管理不够规范。
来源：问法网法律数据库颁布机构：北京市人力资源和社会保障局北京市档案局2010-04-19北京市人力资源和社会保障局、北京市档案局关于印发《北京市<社会保险业务档案管理规定(试行)>实施办法》的通知京人社保发〔2010〕109号各区、县人力资源和社会保障局，各区、县档案局：为了贯彻人力资源和社会保障部和国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定》第3号令的精神，落实北京市社会保险业务档案工作，加强经办机构业务档案管理，根据人力资源和社会保障部和国家档案局颁布的《社会保险业务档案管理规定》，制定《北京市<社会保险业务档案管理规定(试行)实施办法》。
现予以发布，请遵照执行。
附件：1.北京市《社会保险业务档案管理规定(试行)》实施办法2.北京市社会保险业务材料归档范围与保管期限北京市人力资源和社会保障局北京市档案局北京市《社会保险业务档案管理规定(试行)》实施办法第一条为了规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》及国家人力资源和社会保障部、国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)等相关法律文件，结合本市实际情况，制定本实施办法。
第二条本市各级人力资源和社会保障行政部门所属经办各项社会保险业务的社会保险经办机构(以下简称社会保险经办机构)及其管理的社会保险业务档案，适用本办法。
第三条本办法所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条北京市人力资源和社会保障行政部门负责全市社会保险业务档案管理工作的组织领导。
北京市档案行政部门负责全市社会保险业务档案工作的监督指导。
人力资源和社会保障行政部门与档案行政部门应加强相关工作的沟通与配合。
各级社会保险经办机构负责本机构社会保险业务档案管理工作，并接受本级和上级人力资源和社会保障行政部门的领导和同级档案行政管理部门的业务指导。
四川省社会保险业务档案管理实施细则（试行）川人社办发[2012]439号，省人力资源和社会保障厅四川省档案局2012年2月9日印发第一章总则第一条为加强全省社会保险业务档案管理，促进社会保险业务档案管理工作标准化和规范化，为参保单位、参保个人及社保经办机构提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》和《社会保险业务档案规定（试行）》等相关法律法规，结合我省实际，制定本实施细则。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育保险等社会保险业务的机构（以下简称社保经办机构），管理社会保险业务档案，适用本细则。
第三条本细则所称社会保险业务档案，是指各级社保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图表、声像等不同门类和载体的历史记录。
第四条社会保险业务档案管理工作由各级社保经办机构负责，并接受同级档案行政管理部门和人力资源社会保障行政部门的监督、检查和指导。
第二章档案机构及其职责第五条各级社保经办机构应当明确分管档案工作的领导，设立档案科（室），配备专职或兼职社会保险业务档案管理人员，集中统一管理本机构业务工作中形成的全部档案，保证档案工作所需经费、场所和设施，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备，确保档案安全。
第六条各级社保经办机构的档案科（室）及其社会保险业务档案管理人员，履行下列职责：（一）制定和执行各项业务档案管理制度；（二）指导本机构各职能部门做好社会保险业务文件材料的收集、整理、归档等工作；（三）管理本机构社会保险业务档案；（四）编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，提高业务档案利用率，为参保单位和个人提供有效服务；（五）参与社会保险业务档案价值鉴定和到期鉴定工作，并定期向同级国家综合档案馆移交档案。
第三章档案的收集、整理和归档第七条社会保险业务档案的收集、整理、归档工作，以方便归档管理和检索利用为原则，谁经办、谁负责。
第八条社会保险业务档案的分类方法为“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”。
社会保险档案管理规范（试行）第一章总则第一条为规范全市社会保险档案（以下简称社保档案）管理，更好地为参保单位和参保者提供服务，充分发挥社保档案在社会保障体系建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》及《青岛市档案管理条例》等法律法规，制定本规范。
第二条本规范所称社保档案是指全市各级社会保险管理、经办机构（以下简称社保机构）办理基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险过程中直接形成的具有保存、利用价值的各种载体形态的历史记录及其数字信息。
第三条社保档案是社保机构业务工作的真实记录，是维护参保者切身利益的凭证，是国家档案的重要组成部分，各级社保机构都有保护社会保险档案的义务。
第四条社保档案管理工作应遵循统一领导、分级管理的基本原则，确保各类档案的完整、准确和安全，实现档案有效利用。
第五条各级社保机构应加强对社保档案工作的领导，将其纳入单位发展规划和工作计划，建立健全工作制度，指定相关机构和人员，负责社会保险档案的管理，切实解决档案管理中遇到的各种问题，并接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门的监督指导。
第二章社保档案的积累、整理与归档第六条各级社保机构应根据有关规定和本单位工作实际，制定文件材料归档制度，根据《社会保险业务文件材料归档范围和保管期限》（见附件）进行归档，做到齐全、准确、完整。
第七条社会保险文件材料应根据形成规律和特点进行分类整理。
（一）社保业务档案以“卷”为单位进行整理。
分基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险五类，每类一般包括登记管理、保费征缴、待遇核付、业务统计、稽核监督五部分。
其中业务统计中年度统计报表，稽核监督中稽核工作总结、分析报告，归入文书档案管理。
1、登记管理类文件材料⑴区分养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险。
⑵区分年度。
⑶区分文件材料种类，按照办理时间一般以“月”为单位装订成卷。
2、保费征缴类文件材料（同上）3、待遇核付类文件材料（同上）4、业务统计类文件材料⑴区分养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险。
成都市人力资源和社会保障局文件成都市档案局成人社发〔2010〕19号关于印发《成都市〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉实施细则》的通知各区县劳动保障（人力资源和社会保障）局、档案局：为规范成都市社会保险业务档案管理，落实成都市社会保险业务档案工作，加强经办机构业务档案管理，根据人力资源和社会保障部和国家档案局颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》，制定《成都市<社会保险业务档案管理规定(试行)>实施细则》。
现予以发布，请遵照执行。
附件：1.成都市《社会保险业务档案管理规定（试行）》施细则2.成都市社会保险业务材料归档范围与保管期限成都市人力资源和社会保障局成都市档案局二O一O年十一月三十日主题词：人力资源社会保障档案管理实施细则通知信息公开类别：主动公开成都市人力资源和社会保障局办公室2010年12月1日印（共印80份）附件1：成都市《社会保险业务档案管理规定（试行）》实施细则第一条为了规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》及国家人力资源和社会保障部、国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）等相关法律文件, 结合本市实际情况，制定本实施办法。
第二条本市各级人力资源和社会保障行政部门所属经办各项社会保险业务的社会保险经办机构（以下简称社会保险经办机构）及其管理的社会保险业务档案，适用本办法。
第三条本办法所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条成都市人力资源和社会保障局负责全市社会保险业务档案管理工作的组织领导。
成都市档案局负责全市社会保险业务档案工作的监督指导。
人力资源和社会保障行政部门与档案行政部门应加强相关工作的沟通与配合。
各级社会保险经办机构负责本机构社会保险业务档案管理工作，并接受本级和上级人力资源和社会保障行政部门的领导和同级档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务管理范文一、社保业务档案的概念及特点2023年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局以部门规章的形式联合公布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》。
它专门规范了社会保险业务档案管理，维护了社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥了档案的服务作用，依据是《我国档案法》和社会保险相关法规制定的档案规章。
这一规定，从2023年9月1日起施行，对我们社保部门和社会保险业务档案工来说，是最为直接的一个关于档案管理的规范性文件。
《社会保险业务档案管理规定（试行）》第三条规定，本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
社会保险业务档案具有其独特的特征：一是数量庞大，随着我国社保制度的整改，全民参保的实现，社保业务档案数量会出现爆炸式增长；二是动态变化，随着个人工作单位、工资数额等情况出现变化，社保业务档案也必须时刻跟随具体情况而不断变化；三是以人为本，社保业务档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证；四是规范性强，从产生的过程到形成的材料，从办理程序到缴费标准都具有固定的标准和规范，不能随意改变。
二、当前社保业务档案管理存在的问题及对策社保业务档案工作是社保体系建设的一项基础性工作，涉及内容多、范围广、政策性强。
社保业务档案是做好社保工作的最基础的前提，它不仅是参保人员维护其合法权益的重要凭证，同时也是社保部门进行科学管理、提高工作水平的必要条件。
1.当前在社保业务档案管理工作中存在的主要问题一是不够重视。
主要是对社保业务档案的管理缺少相应的投入，人员配备、经费不到位等。
有些部门没有专门的档案室，部分档案室不符合标准，档案随意保存、丢失的情况比较严重，部分业务人员存在概念不清、档案意识淡漠的问题。
二是档案多头管理，缺乏规范标准。
社保业务档案由于涉及的面比较广泛，有养老保险、失业保险等不同类别，不一样的类别的档案分别归属不一样的部门管理，造成一个人的保险资料分别保存在不一样的机构。
社会保险业务档案管理规定(试行)正文解读第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
制定《社会保险业务档案管理规定(试行)》(以下简称《规定》)的目的，主要是为了规范社会保险业务档案的管理，保证社会保险业务档案的真实、完整、安全和有效利用，确保维护广大参保对象的合法权益和切身利益。
《规定》的制定，主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《社会保险费征缴暂行条例》和社会保险业务经办规程等社会保险相关法规。
同时，结合了社会保险经办工作实际和部分地方在社会保险业务档案管理中的实践。
第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。
《规定》所规范和管理的对象主要是社会保险经办机构，即依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构。
管理社会保险业务档案由以上社会保险经办机构进行。
第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中。
直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
《规定》对社会保险业务档案的定义，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的并具有保存和利用价值的相关载体的历史记录。
这些记录是原始记录，包括专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体和形式的记录。
由于国家有关部门已经作出规定，因此《规定》没有作相关规定；考虑到针对文书、基金和人事档案，目前国家对电子文档管理尚无明确的规范，因此《规定》没有对电子文档管理作出具体规定，但明确提出：国家有特别规定的，从其规定。
这样，就给以后规范电子文档管理留有接口。
第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
《规定》明确，人力资源社会保障行政部门负责对社会保险业务档案管理工作的组织领导，参与并指导社会保险经办机构做好社会保险业务档案的鉴定、销毁等工作，积极协调解决社会保险业务档案管理工作中涉及的场地设施、人员配备、经费保障等重大问题。
按照《规定》要求，社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作。
社会保险经办机构承担着社会保险的基础性、事务性工作，社会保险业务档案管理是其工作的重要内容。
按照《规定有关要求，社会保险经办机构是社会保险业务档案管理的主体，应当认真履行《规定》赋予的职责。
社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的收集、整理、分类、归档、立卷、保管、鉴定和销毁等管理工作，并接受同级档案行政部门的业务指导。
受人力资源社会保障行政部门的领导和委托，社会保险经办机构还要积极参加与社会保险业务档案管理有关的业务监督检查和调查工作。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存是指：社会保险经办机构要负责社会保险业务档案的保存；社会保险业务档案要实行集中保存，并由县级以上社会保险经办机构进行保存。
县级以下的社会保险经办机构，原则上应及时将业务档案资料送县级以上社会保险经办机构保存。
第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
档案管理必须具备一定的保管条件，需要配备相应的人力、物力，这是加强档案管理的前提和基础。
社会保险业务档案是重要的民生档案，关系到每一个参保对象的切身利益。
因此，《规定》明确要积极解决管理社会保险业务档案所需的设施、场所和人员问题，同时要求根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
这既是确保社会保险业务档案安全的需要，也是维护参保对象权益的需要。
为实现社会保险业务档案管理工作科学发展，必须保障基础用房、设备和人员三个方面的条件。
1．基础建设档案室应按照库房、阅览、办公三分开的原则规划设计，三个区域间保持一定的分隔和联系，避免交叉，保证通畅。
各区域设置标准如下：(1)库房①面积。
应参照建设部和国家发改委《档案馆建设标准》等有关标准，根据室藏档案数量确定库房面积，充分考虑社会保险事业发展趋势，测算档案室建筑面积。
②承重。
采用密集架时，楼面荷载应不小于12千牛／平方米。
③消防。
库房内因管道通过等形成的墙面或楼、地面孔洞，均应采用不燃材料填塞密实。
门窗、装修材料和装具家具均应采用耐火材料，绝不能有明火设施，并采用气体或干粉灭火系统。
(2)阅览室①面积。
房问面积至少应达到12平方米。
有条件的可根据利用者人数确定阅览室面积，计算阅览桌椅及复印设备所占用空间后，以人均2平方米为宜。
②位置。
应设在档案利用者易于到达的位置，有条件时应开辟工作人员专用通道。
③采光。
自然采光的窗地面积比应不小于l：5，应避免阳光直射和眩光。
(3)办公室①办公室应划分档案整理区和办公区。
②档案整理区内应设计摆放裁纸机、装订机、扫描仪等设备及档案整理案台位置；办公区应考虑档案编研、统计等工作需要。
(4)展厅为展示奖杯、奖牌等实物档案，有条件的单位可单独设置实物档案展厅；条件达不到的，应在阅览室设立展示区，摆放展示柜。
2．设备配置(1)档案装具档案装具包括存放档案的档案架和装订档案的包装材料。
①按照保存档案的不同类型，档案架可以划分为存放纸质档案的活动式密集架、铁皮五节档案柜，存放实物档案的展示柜，存放音像档案和光盘的防磁柜等。
②装订档案的常用包装材料包括档案盒、档案袋和档案箱等，应采用pH值符合国家标准(一般为pH 7．684+的无酸牛皮卡纸制作。
(2)档案工具档案工具包括整理装订档案的工具和对档案进行信息化管理的设备。
①常用的整理装订工具一般有页码打号机、裁纸机、打孔订机、归档印章和真空压缩封装设备等。
处理医疗保险文件材料的，应增配消毒柜。
②档案管理信息化设备一般有计算机、打印机、复印机等常用办公设备，扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频转换、刻录机等档案数字化设备，有条件的还可配备服务器、交换机、光盘柜、小型机等电子档案存储、应用设备。
3．档案管理部门和档案人员各级社会保险经办机构应明确分管领导，负责档案工作的组织和领导。
明确档案管理部门，负责档案工作的组织和推动，配备专兼职档案管理人员，负责档案工作的操作和实施。
专门档案馆可参照《劳动人事部、国家档案局关于颁布(地方各级档案馆人员编制标准>(试行)的通知》要求(省级l人／万卷、市级2人／万卷、县级2人／万卷)，配备专兼职档案管理人员，明确工作职责。
档案管理人员应具备以下素质和要求：①政治立场坚定，具有较强的组织纪律观念，能够自觉遵守档案工作制度和保密制度。
②具备较高的科学文化知识水平，学历在专科及专科以上。
③具有一定的社会保险经办业务经验，熟悉经办流程和操作规程。
④拥有较强的协调沟通能力，能够有效组织指导各业务部门开展档案管理工作。
⑤具备一定的计算机技术，能够适应档案管理信息化发展需要。
⑥通过岗位资格培训，获得档案人员上岗资格证书。
第六条保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
本条是对社会保险经办机构在管理社会保险业务档案过程中提出的要求。
维护档案的完整与安全，是整个档案管理工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案管理各环节的共同职责。
因此，社会保险经办机构和档案管理人员在开展以下社会保险业务档案管理工作过程中要严格遵守档案管理的各项制度。
①认真贯彻执行上级关于档案工作的方针政策、规章制度和管理办法，制定档案工作计划和措施，并认真检查落实。
②按照档案管理制度规定，对本单位各部门文件材料的收集、整理、归档进行指导和监督，并做好归档材料的保管、统计和保密工作，确保档案真实、完整和安全。
③按照档案移交制度规定，组织实施档案的逐级移交工作。
④根据业务档案管理规定，对超过保管期限的档案向上级主管部门提请鉴定和销毁。
⑤积极做好档案的借阅利用，主动为领导决策服务，为经办业务服务，为广大参保单位和人员服务。
第七条保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全。
不得伪造、篡改。
本条主要是对档案材料的收集、整理、立卷和归档作出的规范。
1．收集①各级社会保险经办机构的业务部门作为业务档案材料的形成部门，应指定专兼职档案人员根据《社会保险业务材料归档范围与保管期限》中划分的归档范围，定期将分散在本部门各岗位人员手中已办结的各种内容、形式和载体的社会保险业务档案材料收集齐全，按照保管要求分类存放。
②档案收集过程中要检验档案材料的真实性、完整性和有效性，确保相关材料完整准确，字迹、印章、日期齐全清晰，联系紧密、衔接有序、真实有效，电子文件可以正常读取。
每份材料应按照主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。
③档案收集时应办理交接手续，经办人员编制《档案材料收集目录》，经档案人员检验，账物相符且达到接收质量标准的由经办人员、档案人员双方签字确认后收集；不符合质量要求的，退回给经办人员限期整改，合格后方可收集。
2．整理①业务部门工作人员应按照业务经办的规律和特点，依据《社会保险业务材料归档范围与保管期限》来整理归档业务材料。
注意不同类别、不同保管期限、不同年度、不同险种的业务文件材料应归人不同案卷，不得混合组卷。
②应用档案管理信息系统著录案卷级和文件级目录，打印档案封皮、备考表和卷内目录：封皮标明全宗名称、保管期限、档案类别、卷名、卷内文件起始日期和归档号等信息；备考表内说明卷内存在问题和立卷时间，由立卷人、检查人签名、盖章；卷内目录注明每份文件的题名、文件日期、卷内顺序号和页次等。
③修复、托裱破损纸质文件材料，确保纸型规格一致，用易褪变材料书写的应予复制；保管期限为永久和30年(含30年)以上的档案应剔除金属物；根据装具规格确定卷内文件页数，每页归档应编排、打印页码，避免重码、空码、过码；利用装订设备将卷内文件材料和目录装订整齐，避免脱落遗失；案卷脊背用红色印油加盖全宗号、目录号、年度和案卷号等。
④有条件的社会保险经办机构可根据实际需要通过扫描、数码拍摄和音视频转换等技术对档案进行数字化处理，形成的电子文件应进行实时的逻辑归档和每年度的物理归档，做到真实性、完整性、可读性和病毒校验后分类存储、备份。
第八条保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“度一业务环节”或年度一险种一业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。
