第五讲：办公室事务管理(案例有用)

办公室管理案例一、背景介绍某公司办公室是一个重要的工作场所，负责协调和管理各项工作，确保公司的正常运营。

为了提高办公室管理的效率和质量，我们制定了一系列的管理标准和流程。

二、办公室布局和设施1. 办公室布局：办公室应根据工作流程和人员数量进行合理布局，确保每个员工都有足够的工作空间和舒适的工作环境。

2. 办公设施：办公室应配备必要的设施，如电脑、打印机、传真机等，并保持设施的正常运行和维护。

三、文件管理1. 文件分类：根据不同的文件类型和内容，将文件进行分类管理，方便查找和归档。

2. 文件编号：为每个文件设置唯一的编号，以便于快速定位和追踪文件的流转情况。

3. 文件存档：定期清理和整理文件，将不再需要的文件进行归档或销毁，确保文件管理的整洁和有序。

四、会议管理1. 会议筹备：提前确定会议的目的、议题和参会人员，并准备好相关的资料和设备。

2. 会议记录：任命一名专人负责会议记录，记录会议的讨论内容、决策和行动计划，并及时分发给相关人员。

3. 会议评估：对每次会议进行评估，包括会议的效率、议题的解决程度和参会人员的反馈，以便不断改进会议管理的质量。

五、办公用品管理1. 采购管理：根据公司的需求和预算，制定采购计划，并与供应商进行合作，确保及时供应办公用品。

2. 库存管理：建立办公用品的库存清单，定期盘点库存，并根据实际需求进行补充和调整。

3. 使用规范：制定办公用品的使用规范，包括节约用品、合理使用和妥善保管，以减少浪费和损失。

六、员工管理1. 岗位职责：明确每个员工的岗位职责和工作目标，确保员工明确自己的工作职责和任务。

2. 绩效考核：制定科学的绩效考核制度，定期对员工进行绩效评估，及时给予肯定和指导，并提供培训和发展机会。

3. 团队建设：组织团队建设活动，加强员工之间的沟通和协作，提高团队的凝聚力和工作效率。

七、安全管理1. 办公室安全：制定安全管理制度，包括灭火器的摆放、应急疏散通道的设置和安全培训等，确保办公室的安全。

办公室管理案例一、背景介绍某公司是一家中型企业，拥有100名员工，办公室面积500平方米。

为了提高办公效率和员工工作环境的舒适度，公司决定进行办公室管理的优化。

本文将详细介绍办公室管理的相关方面，包括空间规划、设备配置、员工协作等。

二、空间规划1. 办公室布局：根据公司的组织结构和工作流程，将办公室划分为不同的功能区域，包括接待区、办公区、会议区和休息区等。

合理安排各区域的位置和大小，确保员工的工作流畅和舒适。

2. 办公桌和椅子：为每位员工提供符合人体工学的办公桌和椅子，确保员工的工作姿势正确且舒适。

桌面上应有足够的空间放置电脑、文件和办公用品。

3. 办公家具：根据不同功能区域的需求，选择合适的办公家具，如接待台、文件柜、书架等。

家具的材质和风格应与公司的形象相匹配。

三、设备配置1. 电脑和网络设备：为每位员工配备高性能的电脑和稳定的网络设备，保证员工的工作效率和数据安全。

办公室应有充足的电源插座和网络接口，方便员工使用。

2. 影印机和打印机：根据公司的需求，配置适量的影印机和打印机，确保员工能够方便地进行文件复印和打印工作。

设备应保持良好的工作状态，及时维修和更换耗材。

3. 会议设备：为会议区域配备高质量的投影仪、音响设备和会议电话等，确保会议的顺利进行和信息的传递。

四、员工协作1. 信息共享：建立一个方便快捷的信息共享平台，如内部网站或云存储系统，员工可以随时查看和共享文件、资料和通知等。

同时，定期组织团队会议，促进员工之间的沟通和协作。

2. 任务分配：明确员工的工作职责和任务，确保每位员工清楚自己的工作目标和工作内容。

可以借助项目管理软件或任务管理工具，进行任务的分配和跟踪。

3. 团队建设：组织各种形式的团队建设活动，如团队拓展训练、员工生日聚餐等，增强员工之间的凝聚力和合作意识。

五、办公环境1. 清洁和卫生：定期清洁办公室，保持办公环境的整洁和卫生。

安排专人负责垃圾清理和卫生间的维护，确保员工工作的舒适度和健康。

办公室管理案例一、背景介绍某公司是一家中型企业，拥有一个规模较大的办公室，员工数量约为200人。

办公室管理是保证公司日常运营顺利进行的关键环节，因此需要建立一套科学、高效的办公室管理体系。

本文将以该公司为案例，详细介绍办公室管理的标准化流程和具体实施方法。

二、办公室布局与设施1. 办公室布局为了提高工作效率和员工舒适度，办公室布局需要合理规划。

在该公司中，办公室采用开放式的布局，将员工分组安排在不同的工作区域。

每个工作区域都配备了必要的办公设备，如电脑、电话等。

此外，还设置了会议室、休息区和储物柜等功能区域，以满足员工的不同需求。

2. 办公设施为了提供良好的工作环境，办公室管理需要确保各项设施设备的正常运行。

例如，办公室配备了稳定的电力供应和网络连接，以保证员工的工作顺利进行。

此外，还配备了空调、照明设备等，以提供舒适的办公环境。

三、办公用品管理1. 采购与管理办公用品是员工日常工作所必需的，因此需要建立一套采购与管理制度。

在该公司中，采购部门负责办公用品的采购工作。

他们会定期与供应商进行沟通，了解市场行情，并根据公司的需求制定采购计划。

采购部门还负责对办公用品进行库存管理，确保及时补充和更新。

2. 分发和归还为了方便员工使用办公用品，公司设立了分发和归还的流程。

员工可以向行政部门申请需要的办公用品，行政部门会根据库存情况进行分发。

员工在使用完毕后需要将办公用品归还给行政部门，并进行相应的记录。

四、文件管理1. 文件分类与归档办公室管理需要建立一套文件分类与归档系统，以便员工能够快速找到需要的文件。

在该公司中，文件按照不同的类别进行分类，如人事文件、财务文件等。

每个类别下还可以根据具体内容进行细分。

归档时，需要标注文件名称、日期和存档位置，以便后续查找和管理。

2. 文件传递与备份为了确保文件的安全性和流转效率，公司建立了文件传递与备份的流程。

员工在需要传递文件时，可以通过内部邮件或共享文件夹进行传递。

办公室事务管理讲义1. 办公室事务管理概述办公室事务管理是指在日常办公过程中对各类事务进行有效管理和统筹安排的工作。

一个高效的办公室事务管理系统可以提高工作效率，减少重复劳动，降低错误率，提升整体工作质量。

2. 办公室事务分类办公室事务可以分为日常事务管理、文件管理、会议管理、协调沟通等多个方面。

每个方面都需要细致的管理和规划，以确保办公室工作的顺利进行。

2.1 日常事务管理日常事务管理包括但不限于日程安排、电话接听、文件整理、邮件处理等内容。

要做好日常事务管理，需要有良好的时间管理能力和组织能力。

2.2 文件管理文件管理是办公室事务管理的一个重要组成部分，包括文件的归档、存储、检索等工作。

合理的文件管理可以提高工作效率，避免文件遗失或混乱。

2.3 会议管理会议是办公室中常见的工作形式，而会议管理是确保会议高效进行的关键。

包括会议议程的制定、会议记录的保留、会议后的跟踪反馈等环节。

2.4 协调沟通协调沟通是办公室事务管理中至关重要的一环，包括与同事的沟通协调、与上级领导的汇报沟通、与外部客户的沟通等。

有效的沟通可以避免工作冲突，提升团队效率。

3. 办公室事务管理的方法与技巧3.1 制定清晰的工作计划制定清晰的工作计划是高效办公的关键，可以根据工作的紧急程度和重要程度分配时间和优先级，确保工作的顺利进行。

3.2 合理安排时间时间管理是办公室事务管理的核心，要合理安排工作时间、休息时间，做到高效利用每一分钟，避免拖延和浪费时间。

3.3 学会团队协作办公室事务管理需要多人合作完成，要学会团队协作，分工合作、信息共享，保持团队的协作效率。

3.4 善于沟通沟通是办公室中不可或缺的技能，要善于沟通，与同事、领导、客户之间建立良好的沟通渠道，减少误解和冲突。

4. 办公室事务管理的实践案例分析4.1 事务管理工具的使用通过使用各种事务管理工具，如日程安排软件、团队协作工具等，可以提高事务管理的效率和质量。

4.2 文件管理的实践经验通过建立规范的文件管理制度，确保文件的及时整理和存档，可以避免文件的丢失和混乱，提高工作效率。

办公室管理案例一、背景介绍某公司是一家中型企业，拥有100多名员工，办公场所位于市中心的写字楼。

公司的日常运营需要高效的办公室管理，以确保各部门的协作和工作效率。

本文将以某公司办公室管理为案例，详细介绍其管理流程和措施。

二、办公室布局与设施为了提高员工的工作效率和舒适度，公司采取了合理的办公室布局和配置了必要的设施。

办公室内部按照部门划分，每一个部门都有独立的办公区域，以便员工之间的沟通和协作。

每一个员工都配备有舒适的工作桌椅、电脑、电话和文件柜。

此外，公司还设立了会议室、歇息室、厨房等共享空间，以满足员工的其他需求。

三、办公室物品管理为了确保办公室的整洁和设备的正常运行，公司制定了物品管理制度。

每一个员工都有责任维护自己的工作区域的整洁，包括保持桌面的干净整洁、及时清理垃圾等。

公司还配备了专门的清洁人员，定期进行办公区域的清洁和卫生检查。

对于办公设备的维护和保养，公司委托专业的维修公司进行定期检查和维修，以确保设备的正常运行。

四、文件管理在办公室管理中，文件管理是至关重要的一环。

公司采用电子化文件管理系统，员工可以通过电脑进行文件的存储、查找和共享。

为了确保文件的安全和保密性，公司设立了权限管理制度，惟独经过授权的员工才干查看和编辑文件。

此外，公司还制定了文件归档和销毁的规定，确保文件的整理和处理的规范性和安全性。

五、办公用品和设备采购为了满足员工的办公需求，公司制定了办公用品和设备采购制度。

员工可以通过内部系统提交采购申请，经过审批后，由专门的采购人员进行采购。

公司与供应商建立了长期合作关系，以确保采购的品质和价格的合理性。

采购的办公用品和设备会统一分发给各部门，以确保员工的工作需要得到满足。

六、会议管理作为企业内部沟通和决策的重要方式，公司高度重视会议管理。

会议室的预定和安排由专门的行政人员负责，员工可以通过内部系统进行会议室的预定。

会议前，行政人员会提前准备好会议所需的设备和材料，确保会议的顺利进行。

《办公室事务管理》实验教案课程总学时：32实验学时：4适用专业：公共事业管理使用教材及实验指导书：孙荣，《办公室管理》，复旦大学出版社，2005年。

一、课程性质和任务办公室事务管理实验是基础型的实验，通过实验能够加深学生对课堂上理论知识的理解，提高他们应用知识的能力和水平，特别是在实践工作中处理各种具体事务的能力。

二、教学要求与教学方法1、教学要求：通过实验要求学生能够将课堂上学习的理论知识加以深化和理解，增强学生的实践操作能力，提高学生的计算机操作水平及办公室事务的处理水平。

2、教学方法：讲授结合实验三、教学学时分配和安排课程总学时数为32学时，其中课堂教学28学时，实验4学时。

四、教学内容和要求五、参考书《公文写作与处理--现代秘书系列教材》，姬瑞环、张虹编，中国人民大学出版社，2005年。

实验一日常公文写作实验教学目的与要求：通过实验掌握日常公文写作的规范格式，提高日常公文的写作效率，同时掌握运用计算机处理公文的基本方法。

实验教学重点与难点：会议通知的撰写与制作实验教学软件：WINDOWS 2000操作系统实验教学内容：掌握日常电子公文的写作和规范格式制作方法，并利用电子邮件进行收发实验教学的组织实施：1、将学生按照四个人分为一个组。

2、进入word系统，拟写会议通知3、根据会议通知的写作要求，制作规范格式4、创建邮件帐号5、利用电子邮件收发制作的会议通知6、教师进行讲解点评。

实验二电子政务系统网上公文传输实验教学目的与要求：通过实验掌握在网络上处理公文传输的方法，了解无纸化办公的方式和流程，掌握网络环境中处理公文的方法。

实验教学的重点与难点：公文传输过程实验教学软件：WINDOWS 2000操作系统、电子政务教学模拟系统实验教学内容：利用电子政务教学系统的公文传输平台，掌握网上办公的模式和方法。

实验教学的组织实施：1、将学生按照四个人分为一个组。

2、进入电子政务教学模拟系统，选择“政府信息门户”（1）注册单位（2）信息管理3、选择“公文传输平台”，进行公文传输。

办公室事务管理讲义什么是办公室事务管理办公室事务管理是指对办公室日常运营中的各项事务进行规划、组织、执行和控制的一系列管理活动。

它涵盖了办公室各方面的事务，包括文件管理、会议安排、行政支持等。

有效地进行办公室事务管理，可以提高办公室的工作效率，减少资源的浪费，提升员工的满意度。

办公室事务管理的重要性办公室事务管理是办公室运营的基础。

一家高效运作的办公室必须具备良好的事务管理能力，才能确保各项工作有序进行、高效完成。

有效的事务管理可以帮助办公室实现以下几点优势：1.提高工作效率：通过合理的事务管理，可以减少不必要的重复工作，优化工作流程，提高工作效率。

2.节约资源成本：事务管理可以有效控制资源的使用，避免浪费，降低办公成本。

3.加强沟通协作：良好的事务管理可以促进内部沟通和协作，提高团队的效率和凝聚力。

4.提升客户满意度：有组织、高效的事务管理可以确保客户的需求得到及时响应和处理，加强客户的满意度。

办公室事务管理的关键要素文件管理文件管理是办公室事务管理的重要组成部分。

要做好文件管理，可以从以下几个方面入手：•建立文件分类系统：根据业务性质和功能特点，对文件进行分类，建立清晰明确的分类体系，方便文件的查找和归档。

•制定文件命名规范：统一文件的命名规范，命名清晰简洁，便于查找和辨识。

•建立文件归档流程：规定文件的存储位置和归档流程，确保文件的安全性和可追溯性。

会议管理会议管理是办公室事务管理的另一个重要环节。

要做好会议管理，可以考虑以下几个方面：•明确会议目的和议程：在召开会议前，明确会议的目的和议程，确保会议有明确的方向和目标。

•合理安排会议时间和地点：根据参会人员的时间表和地理位置，合理安排会议时间和地点，最大程度地提高参会人员的出席率。

•准备会议材料和资源：提前准备好会议所需的材料和资源，并发送给参会人员，使他们能做好充分的准备。

行政支持行政支持是办公室事务管理的另一个关键要素。

要提供良好的行政支持，可以从以下几个方面入手：•协助员工日常事务：提供员工所需的各类行政支持，包括差旅安排、办公用品采购、文件复印等。

办公室管理真实案例一、案例背景简介在现代企业中，办公室管理是一个至关重要的环节。

合理有效的办公室管理可以提高员工的工作效率和生产力，促进团队合作，提升企业整体的竞争力。

下面我们将通过一个真实案例来探讨办公室管理的重要性和实践经验。

二、案例描述在某家中型IT公司，办公室管理曾经存在一系列问题。

员工之间沟通不畅、团队协作效率低下、办公环境杂乱无序等情况比较严重，导致公司的业务发展受到一定影响。

为了改善这种局面，公司决定进行办公室管理的全方位改革。

三、改革措施1.优化办公布局–对办公室进行重新规划，科学合理地布置各个办公区域，确保每个员工都有舒适的工作环境。

2.加强沟通协作–引入协作工具，建立团队沟通平台，促进员工之间的信息共享和协作，提高工作效率。

3.规范管理制度–制定明确的管理规定和流程，明确员工的职责和权利，提高管理的透明度和规范化程度。

4.提升员工福利–加强员工关怀，提供健康保险、培训机会、工作福利等，提升员工的归属感和满意度。

四、改革效果经过一段时间的努力和实践，公司的办公室管理状况得到了明显改善： - 员工之间的沟通更加顺畅，团队协作效果明显提升，工作效率得到了显著提高。

- 办公环境整洁有序，员工工作状态更加积极，减少了工作中的疲惫感和压力。

- 公司内部管理制度更加规范，员工的工作职责和权利得到了明确界定，大大减少了管理上的摩擦和纠纷。

五、总结这个真实案例充分展示了办公室管理对于企业发展的重要性。

通过合理有效的办公室管理，可以提升员工工作效率、加强团队协作，改善工作氛围，进而提升企业整体的竞争力。

在实践中，企业要不断总结经验教训，持续改进和优化办公室管理，以适应市场的变化和发展的需求，实现企业长久稳定发展的目标。

办公室管理案例一、背景介绍某公司是一家中型企业，拥有200名员工，办公室面积约2000平方米。

为了提高办公效率和员工工作环境的舒适度，公司决定进行办公室管理的改进。

本文将环绕办公室布局、设备管理、员工行为规范等方面，详细介绍公司在办公室管理方面的实施情况。

二、办公室布局1. 办公区域划分根据各部门的工作性质和员工数量，公司将办公区域划分为行政部门、财务部门、销售部门、人力资源部门等，每一个部门都有独立的办公区域。

2. 办公桌和椅子布局为了提高员工的工作效率和舒适度，公司采用了人性化的办公桌和椅子布局。

每一个员工的办公桌都配备了一把舒适的椅子，并且桌面上摆放了必要的办公用品，如文件夹、计算机、电话等。

3. 会议室设置公司设立了多个会议室，用于举行各类会议和培训活动。

会议室内配备了投影仪、白板和音响设备，以满足不同类型的会议需求。

三、设备管理1. 办公设备采购公司定期对办公设备进行更新和维护，确保设备的正常运行。

在采购设备时，公司会根据员工的实际需求和工作性质，选择适合的设备品牌和型号。

2. 设备维护公司设立了专门的设备维护团队，负责定期对办公设备进行检修和维护。

同时，公司还制定了设备使用规范，要求员工正确使用设备，并及时向维护团队报告设备故障。

3. 数据备份为了防止数据丢失和信息泄露，公司定期对办公电脑进行数据备份，并将备份数据存储在安全的服务器上。

此外，公司还提供了云存储服务，方便员工随时访问和共享文件。

四、员工行为规范1. 工作时间管理公司规定员工每天上班时间为早上9点至下午6点，中午12点至1点为午休时间。

员工需要按时上下班，并在工作期间专心工作，不得进行与工作无关的私人活动。

2. 会议纪律公司要求员工在会议期间保持专注和礼貌，不得打断他人发言，并按时参加会议。

同时，员工需要提前准备好会议所需的资料，并积极参预讨论和决策。

3. 办公室卫生公司鼓励员工保持办公室的整洁和卫生，每一个员工需要定期清理自己的办公桌和工作区域。

办公室事务管理讲义办公室事务管理讲义一、办公室事务管理的概念办公室事务管理是指对办公室日常事务进行组织、协调、监督和控制的管理活动，以确保办公室工作的高效运转和顺利进行。

二、办公室事务管理的目标1. 提高办公室工作效率和效益；2. 确保办公室日常事务能够准确、及时地完成；3. 统筹协调各项事务，实现资源的最优利用；4. 提高办公室员工的工作积极性和工作满意度。

三、办公室事务管理的原则1. 简化程序，提高效率；2. 精心组织，合理安排；3. 信息共享，保持沟通；4. 持续改进，追求卓越。

四、办公室事务管理的内容1. 文件管理(1) 设置文件整理和归档规范，确保文件的安全性和可追溯性；(2) 确保文件的及时处理和流转，避免堆积和遗漏；(3) 建立电子档案管理系统，方便查询和利用。

2. 会议管理(1) 提前制定会议议程，明确会议目的和议题，确保会议的高效性；(2) 确保会议的顺利召开和记录，及时向参会人员发放会议记录和决议；(3) 注重会议后的跟进和评估，确保会议决议的执行情况。

3. 日程安排(1) 建立日程管理系统，对办公室人员的日程进行合理安排和调度；(2) 在优先级高的日程任务上给予重点关注和支持；(3) 高效利用日程管理系统的提醒功能，确保日程的及时完成。

4. 邮件和邮件管理(1) 建立邮件分类和归档的规范，方便后续查询和利用；(2) 遵循邮件礼仪，关注邮件回复的及时性；(3) 加强对垃圾邮件的过滤和识别，降低工作干扰。

5. 应急管理(1) 建立健全的应急预案和应急联系机制；(2) 定期组织应急演练，提高办公室人员应对突发事件的能力；(3) 做好危机事件的记录和总结，完善应急管理制度。

五、办公室事务管理的方法和技巧1. 制定并执行时间管理计划，合理规划工作时间和个人生活时间；2. 学会利用办公室工具和软件，提高办公效率；3. 合理分配任务，充分发挥团队合作的力量；4. 保持积极的心态和良好的工作态度，解决问题时坚持实事求是原则。

办公室管理案例一、背景介绍本文将以某公司办公室管理为案例，详细描述办公室管理的标准化流程、规范化管理和提高工作效率的措施。

二、办公室管理的标准化流程1. 办公室设立根据公司规模和需求，确定办公室的位置、面积和布局。

设立办公室需要考虑员工数量、工作流程、设备需求等因素。

2. 办公设备采购与维护根据工作需要，采购办公设备，如电脑、打印机、复印机等，并进行合理配置。

同时，制定设备维护计划，定期检查和保养设备，确保其正常运行。

3. 办公用品采购与库存管理根据员工需求，制定办公用品采购计划，并建立供应商合作关系。

同时，建立库存管理制度，定期盘点和补充办公用品，确保供应充足。

4. 文件管理建立文件管理系统，包括文件分类、编号、归档和保密措施。

制定文件管理流程，确保文件的及时归档和查阅，提高工作效率。

5. 会议管理设立会议管理制度，包括会议预约、会议室安排、会议议程和会议纪要等。

确保会议的高效进行，并及时记录和传达会议结果。

6. 办公环境管理维护办公区域的整洁和舒适，包括定期清洁、空气质量检测和照明设施维护。

提供员工必要的工作环境，提高工作效率和员工满意度。

三、规范化管理措施1. 员工入职管理制定员工入职手续和培训计划，包括签订劳动合同、办理社保和公积金等手续，同时进行岗位培训和适应期评估。

2. 员工考勤管理建立员工考勤制度，包括签到、请假和加班等管理。

采用电子考勤系统，提高考勤管理的准确性和效率。

3. 绩效考核与激励设立绩效考核制度，定期评估员工的工作表现，并根据绩效结果进行激励措施，如薪资调整、奖金和晋升等。

4. 内部沟通与协作建立内部沟通渠道，包括定期团队会议、电子邮件和企业社交平台等。

鼓励员工之间的合作和知识分享，提高工作效率和团队凝聚力。

5. 健康与安全管理制定健康与安全管理制度，包括消防安全、紧急救援和职业病防护等。

定期进行安全培训和演练，确保员工的健康和安全。

四、提高工作效率的措施1. 流程优化审查和优化工作流程，消除冗余环节和繁琐手续，提高工作效率和质量。

办公室事务管理讲义办公室事务管理讲义第一章引言1.1 目的和重要性事务管理是办公室工作中非常重要的一环，它涉及到办公室的日常运营和各项工作的顺利进行。

良好的事务管理可以提高办公室工作的效率和效果，减少工作中的混乱和错误。

1.2 使用对象和范围该讲义适用于所有需要进行事务管理的办公室工作人员，包括办公室经理、行政人员和助理等。

第二章事务管理的基本原则2.1 统一规范所有的事务管理应按照统一的规范进行，以确保工作的一致性和流程的顺畅性。

2.2 整体规划事务管理需要进行整体规划，将各项工作统一起来，并与整个办公室的目标和策略相匹配。

每个工作环节都应有明确的目标和计划，以确保整个过程的连贯性和有效性。

2.3 制定标准和流程针对各项工作，应制定相应的标准和流程，明确各个环节的具体工作内容和操作步骤。

这样可以避免工作中的混乱和偏差，并提高工作的规范性和可管理性。

2.4 优化资源事务管理应充分利用现有资源，减少浪费和重复劳动，并通过合理分配、合作协作等方式提高工作效率。

第三章事务管理的具体内容3.1 档案管理所有的文件、合同和协议等办公室的重要资料都需要进行规范的管理和整理。

档案应按照一定规则进行归档和存储，便于查找和使用。

3.2 会议管理会议是办公室工作中常见的形式之一，需要进行有效的管理和组织。

在会议前需制定会议议程和目标，确定参会人员，并及时准备会议所需材料。

会议后要及时整理会议纪要和决议，并分配相关工作任务。

3.3 日程管理日程管理是办公室工作中不可或缺的一项任务。

每个工作人员都应制定自己的日程安排，并合理安排工作和会议时间，确保工作的顺利进行。

3.4 办公用品和设备管理办公室用品和设备是办公室工作必不可少的资源，需要进行定期的管理和维护。

用品的采购应根据实际需要进行规划，设备的维护和保养要及时进行，避免因故障而影响工作进程。

3.5 人力资源管理办公室工作人员的管理也是事务管理的一项重要内容。

管理人员需要合理调配人力资源，确保岗位分工明确，员工的工作任务和责任清晰。

【案例分析】小李是某商社的秘书，在她的办公场所里，人们总是看到满目狼藉、一片繁忙景象。

她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去，她的抽屉里总是堆放着满满的文件，她总是穿梭在办公桌与文件柜一段不算短的路途之间。

她总感到时间不够用，一天到晚忙忙碌碌事情做不完。

她生性优柔寡断，一件事情总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。

对一些重要的又不太懂得的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。

一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告，她想到时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。

其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。

结果是：一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告却变成了一份毫无特色、草草而就的文件。

因此，尽管小李几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作起色却不大，职位也一直没有得到升迁。

分析参考办公室的工作比较适合女性做，但是要做一个合格的秘书却并不是一件简单的事。

看看这位李秘书的表现，也许会对你有所启发。

老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效率做法确实感到难以容忍。

他们需要的是工作井井有条，在办公室一呼即应的秘书；是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书；是用脑多于用手、善于时间管理的，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付的、毫无成就的秘书。

【案例分析】小窍门：秘书如何节约时间提高工作效率？1.为成效而工作，而不是为工作而工作。

首先考虑“我期望得到的成果是什么？”而不是一开头就考虑做些什么工作，采用什么技术或手段。

2.把主要精力集中于少数主要的领域。

制定优先的工作次序，并且坚持已经决定的工作重点。

巴莱多定律（“-SL定律”）告诉我们，在任何一组事物中，最重要的只占其中一小部分，约为20%，其余80%虽为多数，却是次要的。

最重要的事情（重要的少数）先做，而不是先做那些次要的事情（微不足道的多数），那将一事无成。