耐心细致做好会议记录

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如何做好会议记录

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来源：《新湘评论·下半月》2017年第01期

会议记录是办公室的一项日常工作，看似简单，真正做好并不容易。它需要在会前、会中、会后投入足够的时间和精力，充分考虑多种细节和因素。做好会议记录应着重把握好以下三点。

准备细致到位

认真细致的准备工作是做好会议记录的重要保障。会前，记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况、会议决议等做到心中有数。

会议记录通常采用现场文字记录（笔录或电脑记录）和录音（或录像）记录相结合的方式，一方面可以确保记录内容的全面、准确；一方面也对有关准备工作提出了较高要求。

对此，记录人应养成一种职业习惯：提前到达会场、提前调试记录设备，避免因准备不足而影响会议记录效果。

记录完整真实

一份完整的会议记录，除了会议主要内容外，还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。会议记录的目的，就是要忠实记载会议召开时的情景，以便日后查阅。这就要求会议记录必须真实，不能夹杂个人观点，更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来，保持语言的原汁原味。

整理准确及时

会上记录的内容只是一个草稿，会议结束后，须在草稿基础上尽快整理成要素完整、文通字顺、格式规范的会议记录。

在此过程中应注意以下几点：一是对记录内容查漏补缺。根据会议录音等对记录文稿进行核对，对遗漏内容进行补充，对记录有误处加以修正。二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实。对个别无法确定的专有名词，应根据录音记录，标注拼音。三是对记录文稿进行全面整理。在不影响记录真实性、完整性的前提下对文稿内容进行适当整合，确保记录体例的规范统一。会议记录经有关部门审批后，应及时归档留存。

浅谈如何做好会议记录

在实际工作中，秘书做好会议记录非常重要。秘书这个岗位让很多人羡慕，却又让很多人望而却步，因为这个岗位的性质决定了要和领导直接接触，稍有不慎就可能会受到领导批评。领导常说行政办公室可以算作是领导和下属之间的桥梁，夹在上下两级之间，一定要寻求到好的一个平衡点，正确传达领导的意思表示，不能让双方产生不必要的误会和矛盾。比方说，关于发奖金、出通报批评或通报表扬都要走会议纪要发往全局，全局职工的眼睛都盯着纪要上那几句来揣摩领导的想法，如果作为秘书人员，在会议记录上马虎大意或在会议纪要上表述不准确，就很容易误传领导的意思。每年地区局年终检查，都对会议管理这项工作给予细节指导，使各县局会议管理工作流程化、规范化。但是，如何进一步提高会议记录工作的质量和效率，将是办公室秘书的一项长期的工作任务。这里，对做好会议记录谈点粗浅的看法：

一、使用固定的记录本

会议记录是办公室工作的一个重要组成部分。会议记录是会议情况的真实记载，它客观地反映了会议的内容和进程，是形成会议纪要、简报的重要素材和督办事项执行情况的依据，具有重要的保存、利用价值，是重要的文书档案材料，因此必须选用纸质较好的会议记录本。并且按照年度根据会议类型分本记录，中途不得另起一本记录，以保证记录的连续性、完整性。

二、做好会前各项准备

会议记录是原始凭证，所以贵在准确、齐全，所以事先要了解会议的议程，以便于在记录过程中注意各有关方面的关系，将一些事宜有机地联系起来，加快记录的速度，记准、记全。按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整的做好会议记录，按会议性质分别记录很重要，如果把局长办公会、局务会、办公例会记在一个本子上，查找所需材料就费时费力，很不方便。每一篇会议记录开篇都要注明会议的组织情况，一般在会议开始前,就可以把会议的有关情况写好，包括①会议名称。写清是党组会议、局长办公会、局务会，还是税收分析会等等；②会议时间。要写明具体的年、月、日，同时还要写明是上午、下午还是晚上，有的会议还要写明某时某分；③会议地点要写明在何处开的会。如:“某某会议室”等；④主持单位（科室），一般会议像党组会议、局长办公会、局务会等一般由行政办公室主持，各税务专业会议由各业务科室主持；⑤主持人一般直书姓名，如：徐志广，不要写成简称徐书记，一般不写职务；⑥参加人（出席人），即出席会议的正式成员，按排列顺序列出，排列顺序可询问人教科；⑦记录人，就是负责记录会议全程的人，一般为两个人，一个主记一个副记，便于会后整理。⑧会议议题，此次会议要解决的事项，可以写成“关于…….的议题”，有时候还需加注列席人（即不是会议正式成员，但由于工作需要而参加会议的人，如关于经费的议题，会计要列席；关于征管软件数据的，网管员要列席）和缺席人（可单独作为一条，要写出缺席人的姓名和缺席的原因，也可以写在出席人、列席人的项目中，在括号内注明某某人因何故缺席）。这样不但查找起来一目了然、十分方便，而且有利于档案的保密和保护。

怎样做好会议记录和会议纪要

第一部分：会议记录

会议记录是会议文书之一。它是开会时由负责记录的人员（秘书）当场把会议的基本情况和会议上的、讨论的问题、、决议等内容记录下来的书面。一般用于比较重要和正式的会议。

一、记录会议的组织情况。

应写明：

1．会议的名称；

2．开会的时间；

3．开会的地点；

4．出缺席和列席人员；

5．主持人的姓名；

6．记录人的姓名；

7．备注；

有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。

二、记录会议的内容

这是会议记录的重要组成部分。

1.写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。

2.记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、临时中断（休会）以及会场重要情况等等。 3.会议结束，记录完了，就要另起一行写“散会”或“结束”两字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。

三、会议记录的要求。

1.会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。

2.会议记录的格式。

会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。

会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。

会议记录使用的工具：会议记录可采用规范的会议记录本或记录纸。使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔。

四、会议记录的技巧。

一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。

一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。

村妇联调解家庭矛盾会议记录

多年来，东乡县车家湾乡水家村妇联主席刘x芳把调解家庭矛盾纠纷作为一种习惯和行动自觉，经她调解过的家庭矛盾纠纷已有好多，一些濒临破裂的家庭又重归于好。2020年，刘x芳还被评为全县优秀治安户长。

“谢谢刘姐，给我们家庭及时伸出援手。”2021年，村民马某来到村委会，她情绪激动地说，因为一点口角，丈夫在争吵中将她推倒，脸部摔伤，她为此提出离婚，并请求帮助。听完后，刘x芳觉得事情不小，赶忙去她家里，了解情况后，坐下来给两口子讲述了婚姻的经营之道，劝双方不可轻易提离婚等伤害对方的话。经过刘x芳循循善诱地调解，两人决定消除隔阂，不再闹婚姻矛盾纠纷。

刘x芳说，前来村上反映婚姻家庭矛盾并寻求调解的，多半对婚姻和家庭存有希望，其中部分是彼此之间存在很大的误解。而出现误解的背后，通常有来自双方性格、认知等多方面的原因。

水家村马女士结婚才两年，却因为琐事与丈夫发生争吵，气急之下，她转身回了娘家。其丈夫找刘x芳去调解，刘x芳在采取冷静处置后，过了10天后她分别去男女双方家庭听取意见。经过仔细了解后，才得知是婆媳关系没处理好，因此夫妻间经常发生矛盾。发现问题就要及时解决，刘x芳凭借多年的调解经验，情理并用，采取心理疏导法，经过一番耐心细致的调解工作，终于促使夫妻俩和好了。

“要让家庭幸福美满，就要找出背后的根本原因，帮助双方成长，建立良好的沟通方式。”多年如一日，面对各种矛盾纠纷，刘x芳从不言放弃，尽心尽力挽救着一个又一个濒临破裂的家庭。

长期以来，刘x芳真心宽容、不厌其烦地做着婚姻家庭纠纷调解工作。不管哪里有纠纷，不管何时发生纠纷，只要她知道了，都会第一时间到达，倾心倾力及时化解。同时，作为治安户长的她，还充分发挥人熟地熟的优势，积极协助派出所开展治安联防、矛盾纠纷排查化解、社情民意搜集、基础信息采集、法治宣传教育等工作，为辖区社会治安稳定贡献着一份力量。