文件与记录控制程序

06.文件及记录控制程序06、文件及记录控制程序在任何组织或企业中，文件和记录都是至关重要的资产。

它们承载着关键的信息、决策依据、工作流程以及历史数据等。

为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，需要建立一套有效的文件及记录控制程序。

文件及记录控制程序的重要性不言而喻。

首先，它有助于提高工作效率。

当文件和记录得到妥善管理时，员工能够迅速找到所需的信息，减少了查找和整理资料的时间浪费。

其次，它保证了信息的一致性和准确性。

通过明确的控制流程，可以避免不同版本的文件混淆使用，以及数据记录的错误和偏差。

再者，它对于合规性和风险管理具有关键意义。

在许多行业，如医疗、金融、制造业等，严格的法规和标准要求对文件和记录进行精确的控制和保存，以应对可能的审计和监管检查。

最后，良好的文件及记录控制有助于知识的传承和积累。

新员工可以通过查阅过往的文件和记录，更快地了解工作流程和业务情况，促进组织的持续发展。

那么，一个有效的文件及记录控制程序通常包括哪些方面呢？文件的分类与编号是第一步。

根据文件的性质、用途和所属部门，将其分为不同的类别，并赋予唯一的编号。

这样可以方便识别和查找文件。

例如，行政类文件可以以“XZ”开头编号，财务类文件可以以“CW”开头。

文件的编制和审批需要明确责任和流程。

文件应由具备相关知识和经验的人员编制，然后经过适当层次的审批。

审批过程要确保文件的内容准确、完整，符合组织的政策和法规要求。

对于重要的文件，可能需要多个部门的负责人共同审批。

文件的发放和回收也需要严格管理。

确定文件的发放范围，只将文件发放给需要的人员，并确保他们收到的是最新有效的版本。

当文件需要更新或废止时，要及时回收旧版本，以防止误用。

文件的存储和保管同样重要。

建立专门的文件库或电子文档管理系统，按照分类和编号有序存放文件。

同时，要保证存储环境的安全，防止文件丢失、损坏或泄露。

对于重要的文件，还应考虑备份和异地存储。

记录的控制也是程序的关键部分。

文件与记录控制程序摘要：文件与记录控制程序是一种用于管理和控制文件以及记录的软件程序。

它能够帮助组织有效地管理文件和记录，包括创建、存储、检索、更新和删除文件或记录。

本文将介绍文件与记录控制程序的基本概念、功能和特点，并探讨它在组织中的应用。

1. 引言文件与记录控制程序是现代组织不可或缺的一部分。

随着信息的爆炸式增长和不断涌现的新技术，组织需要一种高效的方式管理和控制文件和记录。

文件与记录控制程序提供了一种集中管理、保护和共享文件和记录的方法，使组织能够更好地进行信息管理和决策支持。

2. 基本概念文件与记录控制程序基于一些基本概念，包括文件、记录、目录、访问控制和版本控制等。

文件是组织中用于存储信息的基本单位。

一个文件可以包含一个或多个记录，每个记录包含一组相关的数据。

记录是文件中的一组相关数据，可以是文本、数字、图像等形式。

记录可以存储在文件中，并根据需要进行检索和更新。

目录是文件与记录控制程序中的一个重要组成部分，用于管理文件和记录的层次结构。

目录可以按照不同的方式组织文件和记录，例如根据主题、日期、作者等。

访问控制是文件与记录控制程序中的一个重要功能，它可以根据用户的权限限制对文件和记录的访问。

访问控制可以确保只有经过授权的用户才能访问和修改文件和记录。

版本控制是文件与记录控制程序中的另一个重要功能，它允许多个用户同时对文件和记录进行编辑和更新。

版本控制可以跟踪文件和记录的变更历史，并保留每个版本的备份。

这有助于用户了解文件和记录的修改情况，并在需要时恢复到以前的版本。

3. 功能文件与记录控制程序提供了一系列功能，以支持文件和记录的管理和控制。

以下是一些常见的功能：a. 文件创建和存储：文件与记录控制程序允许用户创建新的文件，并将其存储在适当的位置。

用户可以为文件指定名称、描述和其他属性。

b. 记录检索和更新：用户可以使用文件与记录控制程序快速检索和更新文件中的记录。

程序提供了各种检索和查询方式，使用户可以根据需要找到所需的记录。

一、目的1.1对质量管理体系运行所需文件进行控制，确保文件发布前得到批准，保证文件的充分性和适宜性，并确保文件的更改和现行修订状态得到识别，防止作废文件的非预期使用。

1.2对质量记录进行控制，以提供符合质量管理体系要求的证据。

二、范围2.1适用于本公司质量管理体系所有文件的控制，包括：手册、程序文件、作业文件、记录及外来文件。

三、职责四、引用标准五、内容5.1文件分类5.1.1质量管理体系文件分类5.1.1.1一阶文件：手册5.1.1.2程序文件5.1.1.3指导文件技术文件包括：产品图纸、企业标准、专利、工程规范、工艺文件、检验标准、产品作业指导书及客户提供的产品相关的技术要求文件等；管理文件包括：绩效考核制度、管理规范等；外来文件包括：法律法规、行业标准等。

5.1.2质量管理体系文件的受控和发放5.1.1.4记录5.2文件的编号5.2.1一般文件编号（手册、程序文件、管理类指导文件、记录）发布年份，如16、17流水号：同阶层文件从001开始各部门文件受控号：见表1文件阶层：1手册，2程序，3指导文件，4记录体系代码：Q质量，E环境，H健康公司代码表1：文件受控号及发放部门5.2.2产品命名5.2.3技术类文件编号(FMEA、CP、变型代号产品设计序号电压等级代号（关键参数），见表3产品代号（类别），见表2企业代号：V产品设计序号：按产品的设计先后次序以两自然数组成，从01开始自然递增。

变型代号：当产品的结构或某些参数改变，以A、B、C…顺序表示，除“O”，“I”“X”“Z”除外以免与阿拉伯数字混淆。

表2表3 电压等级代号5.2.4图号编号5.2.4.1产品图纸号编号4产品型号（成品型号）5.2.4.2工装、设备图号编号4工装、设备编号（成品型号）表45.2.5产品技术文件编号产品型号5.2.6外来文件编号V W ○5.3文件的编制/修订/废止与审批5.4文件的发布、实施与保管5.4.1所需要发布的文件应审批完整；5.4.2文件的发行依附件；5.4.3文件需加盖“发行专用章”“日期章”“受控号”并注明受控号，同时还须依文件的保密分类加盖保密、机密绝密章，确定文件保密级别，具体如下：5.4.4文件不得复印、涂改、损毁、遗失、转借、泄密相关文件。

文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。

三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。

2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。

3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。

4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。

四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。

2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。

3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。

五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。

2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。

六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。

2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。

3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。

七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。

2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。

3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。

八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。

2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。

九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。

ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。

在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。

一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。

文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。

首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。

每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。

这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。

其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。

在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。

在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。

只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。

然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。

发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。

分发是指将文件传递给需要使用的人员。

在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。

最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。

当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。

修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。

当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。

二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。

记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。

首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。

在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。

记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。

记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。

文件和记录控制程序1 目的确保与公司质量、环境、职业健康、安全管理体系有关的文件和记录得到有效的控制和使用，各现场使用的文件是有效版本。

2 适用范围适用于与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件和记录控制。

3 术语定义3.1 受控文件：依标准之要求，经授权人员核准，并正式发行的文件。

3.2 外来文件：国家法律、法规及各项国家、国际标准、国家标准、行业标准、产品及市场资料、客户提供之书面技术文件及品质要求文件、图纸等。

4 职责4.1 体系专员负责公司质量、环境及职业健康安全体系文件的管理及管理手册的编制；4.2 各部门负责本部门使用文件的编制与管理；4.3 各主管领导负责文件的审批。

5 工作程序5.1 文件和资料的分类与保存5.2 所有受控纸质和电子文件由运营中心项目管理部体系专员管理；各部门使用的文件、外来文件、技术资料和记录由部门自行保管，合同及其它需留档的文件由档案室管理。

文件和记录的的编号5.2.1 文件编号ACEWAY- XX- XX XX顺序号职能类别代号文件类型代号公司名称代号示例：AWAY-QC-0301表示第一份用于设计开发的作业指导书。

职能代号以公司运营中的各项职能为分类标准，由体系专员编制在文件清单中并根据分类为受控文件发放编号。

质量管理体系和三体系合一的文件的职能类别代号从01至19；环境管理体系和职业健康、安全体系的职能类别代号以20开始。

5.2.2 记录表样的编号AWAY. QF- XX- XX顺序号职能类别代号表格代号公司名称代号示例：AWAY.QF-11-01为人力资源类的第1号表格。

记录的职能代号同文件的编号标准。

5.2.3 记录查阅码由各部门根据归档、检索的需要自行设置，但应保证编码规则的一致性。

5.3 文件的编写、审核、批准5.3.1 文件的编写应按5W2H的要求，规定清楚做什么事，由谁去做，怎么去做，什么时间完成，达到什么标准。

一般由以下几个部分组成：1、目的；2、适用范围；3、定义（可选）；4职责（可选）；5、程序或内容；6、相关支持性文件；7、相关记录；8、流程图（可选）。

IATF16949-文件和记录控制程序IATF16949 文件和记录控制程序在当今竞争激烈的汽车行业中，质量管理体系的有效运行对于企业的成功至关重要。

IATF16949 作为汽车行业质量管理的国际标准，其中文件和记录控制程序是确保质量管理体系有效运行和持续改进的关键环节。

文件和记录控制程序的目的在于确保与质量管理体系相关的文件和记录得到有效的管理和控制，以保证其准确性、完整性、可用性和可追溯性。

这不仅有助于提高工作效率，降低错误率，还能为企业的决策提供可靠的依据。

首先，让我们来谈谈文件的控制。

文件的分类是文件控制的基础。

一般来说，文件可以分为质量手册、程序文件、作业指导书、技术规范以及外来文件等。

质量手册是整个质量管理体系的纲领性文件，它阐述了企业的质量方针、目标以及质量管理体系的总体框架。

程序文件则是对质量手册的进一步细化，规定了各项质量管理活动的流程和职责。

作业指导书则为具体的操作提供了详细的指导，确保每个环节都能按照标准进行。

技术规范则包含了产品的技术要求和相关标准。

外来文件可能包括客户提供的图纸、标准以及法律法规等。

对于文件的编制，需要明确责任人和编制要求。

文件应清晰、准确地表达其意图，语言简洁易懂，避免产生歧义。

在文件的审核和批准环节，应确保相关的专业人员和管理人员参与，以保证文件的合理性和有效性。

审核的重点包括文件的内容是否符合标准要求、是否与其他文件协调一致以及是否具有可操作性等。

批准则意味着文件正式生效，可以在企业内部使用。

文件的发放和回收也是至关重要的环节。

发放应确保相关人员能够及时获得有效的文件，同时要做好发放记录，以便追溯。

当文件需要修订时，应明确修订的流程和要求。

修订后的文件要经过重新审核和批准，并及时回收旧版文件，以防止误用。

接下来，我们再看看记录的控制。

记录是质量管理体系运行的证据，它可以证明各项活动是否按照规定的要求进行。

记录的范围非常广泛，包括检验报告、测试数据、培训记录、审核报告等等。

文件与记录控制程序一、概述文件与记录控制程序是指为了确保组织内部文件和记录的有效管理、使用和保护而制定的一套规范和流程。

该程序旨在确保文件和记录的完整性、可追溯性和安全性，以便支持组织的运营、决策和监督。

二、目的文件与记录控制程序的目的是：1. 确保文件和记录的准确性和可靠性，以支持组织的运营和决策。

2. 确保文件和记录的完整性和可追溯性，以满足法律法规和相关标准的要求。

3. 确保文件和记录的安全性，以防止未经授权的访问、修改或者丢失。

4. 提供文件和记录的有效管理和使用的指导和流程。

三、适合范围文件与记录控制程序适合于组织内所有的文件和记录，包括但不限于：1. 内部文件：包括组织的政策、流程、规范、工作指南等。

2. 外部文件：包括组织与外部实体的合同、协议、报告等。

3. 内部记录：包括组织的会议记要、工作报告、项目发展等。

4. 外部记录：包括组织的客户数据、供应商数据、财务数据等。

四、文件与记录控制流程文件与记录控制程序的流程如下：1. 文件和记录的创建：a. 根据需要，确定文件和记录的类型、格式和内容。

b. 由相关部门或者人员负责创建文件和记录，并确保其准确性和完整性。

c. 文件和记录的创建应遵循相关的规范和流程。

2. 文件和记录的标识和分类：a. 对于每一个文件和记录，应进行标识和分类，以便于管理和检索。

b. 标识和分类应基于文件和记录的内容、类型、重要性等因素。

3. 文件和记录的存储和保护：a. 文件和记录应存储在安全、可靠的介质中，如服务器、云存储等。

b. 对于重要和敏感的文件和记录，应设置访问权限，限制未经授权的访问。

c. 定期进行文件和记录的备份，以防止数据丢失。

4. 文件和记录的访问和使用：a. 对于需要访问和使用文件和记录的人员，应进行授权和培训。

b. 访问和使用文件和记录的操作应记录，以便追溯和审计。

5. 文件和记录的修改和变更：a. 对于需要修改和变更的文件和记录，应进行审批和记录。

修 订 日 期修 订 记 录修 订 内 容 页 次版 本受控文件章制 定 核 准 审 核 XXX 光电有限公司文件及记录控制程序文件编号 文件版本 生效日期 页 码QP-01 A/0 2022-6-6 1/10页码2/10一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清晰反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或者改进提供依据。

二：范围本程序合用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1 受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程叙文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或者文件取销，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3 非受控 (参考) 文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或者文件取销，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4 受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5 知识：通过学习、实践或者探索所获得的认识、判定或者技能。

四：职责4.1 文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2 文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或者过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3 文件的编制/审批权限文件名称编制人员审核人员批准人员质量手册文控管理者代表总经理程叙文件各相关部门负责人管理者代表总经理标准、规范、作业指导书各相关部门人员部门负责人管理者代表记录表格使用部门/ 部门负责人五：文件管理流程流程5.1文件格式确定5.2文件编制5.3文件评审及批准5.4文件归档5.5文件发放5.6参考文件发放流程说明1、文控负责制订文件 (各类文件) 格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO 等等。

文件与记录控制程序1.目的建立和规范公司文件、记录以及其他各类信息的管控。

2.适用范围适用于公司内部所有文件、记录、其他信息的管控3.相关文件4.定义4.1.文件：信息及其承载媒体。

4.2.受控文件：对文件的制定、修改、发放、使用、标识、修改、回收、保存、销毁等管理状态得到控制的文件。

4.3.非控文件：受控文件的非控副本，因文件外发等需求产生。

发放后不需要对文件的状态进行控制，不需控制非控副本的修改，也不需进行回收。

只有受控文件，才可增领非控副本。

4.4.归档：将文件和记录进行整理、保存的过程。

4.5.一级文件：管理手册4.6.二级文件：程序文件4.7.三级文件：技术文件、制度类文件、品质类文件等用于规范、指导相关做作业的文件。

4.8.四级文件：即质量记录表单等，阐述所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

质量记录包括但不限于电子版，纸版等形式。

4.9.技术文件：设计文件、工艺文件、产品、模具和工装的图纸以及设备维护使用等文件。

4.10.设计文件：产品、过程设计开发阶段输出的文件，包括设计任务书、使用说明书等。

4.11.工艺文件：指导生产工艺和现场操作的文件，包括工艺卡片、工艺流程图、作业指导书等。

4.12.图纸类：产品、模具和工装等的图纸。

4.13.设备维护使用类文件：设备的操作规程，维护保养工作指示、实验仪器资料、量检具资料（含相关软件及电子信息）等。

4.14.品质类文件：产品及生产过程品质管理相关的检验规范、检验标准、检验卡片等。

4.15.管理类文件：各部门与质量管理体系相关的管理办法、规定、制度等。

4.16.企业标准、技术条件：适用于本公司的各类型企业标准、技术条件。

4.17.外来文件：与公司运作及产品相关的来自于公司外部的文件，如顾客标准/图纸、国家标准、行业标准、地方标准、企业标准、法律/法规等。

4.18.试制受控：量产前产品试制阶段或量产过程中变更验证阶段需现场使用的系列工艺文件、检验文件等，因试验或试制原因无法正常受控而采取的临时受控方式。

文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。

二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。

三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。

负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。

负责建立和维护文件和记录的管理台账。

2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。

负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。

四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。

技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。

外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。

2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。

非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。

五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。

系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。

可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。

2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。

编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。

2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。

审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。

3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。

文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。

2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。

本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。

3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。

5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。

5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。

6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。

体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。

b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。

文件控制程序及记录控制程序1.文件创建和命名：文件控制程序允许用户创建新的文件，并为每个文件分配一个唯一的名称。

这些名称通常由用户指定，并遵循一些命名规则，以确保文件命名的一致性和易于识别。

2.文件存储和管理：文件控制程序负责将文件存储在磁盘或其他存储介质上，并管理这些文件的物理结构。

它可以将文件组织为目录和子目录，以便用户可以更轻松地查找和组织文件。

3.文件访问和共享：文件控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享文件。

它可以允许用户根据其访问权限对文件进行读写操作，并控制多用户同时访问同一文件时数据的一致性。

4.文件保护和安全性：文件控制程序通常提供了一些安全措施，以保护文件的机密性和完整性。

例如，它可以使用访问权限和密码来限制对一些文件的访问，以防止未经授权的用户对文件进行篡改或删除。

5.文件恢复和备份：文件控制程序可以提供一些手段来防止文件丢失或损坏。

它可以定期备份文件，使用户可以在文件损坏或丢失时恢复其数据。

记录控制程序是一种用于管理和控制计算机中各种记录的软件程序。

它类似于文件控制程序，但主要用于管理结构化数据，如数据库中的表记录。

记录控制程序通常具有以下主要功能：1.记录的创建和更新：记录控制程序允许用户创建新的记录，并根据需要更新现有的记录。

它可以检查记录的格式和完整性，并确保记录的一致性和准确性。

2.记录的存储和管理：记录控制程序负责将记录存储在数据库或其他数据存储介质中，并管理这些记录的物理结构。

它可以按照一些规则和标准对记录进行组织，以便用户可以更轻松地查找和访问记录。

3.记录的访问和共享：记录控制程序提供了一些方式，让用户可以访问和共享记录。

它可以允许用户根据其访问权限对记录进行读写操作，并控制多用户同时访问同一记录时数据的一致性。

4.记录的保护和安全性：记录控制程序通常提供了一些安全措施，以保护记录的机密性和完整性。

例如，它可以使用访问权限和加密技术来限制对一些记录的访问，以防止未经授权的用户对记录进行篡改或删除。

文件及记录控制程序在任何组织或企业中，文件及记录的有效控制都是至关重要的。

它们不仅是信息传递的重要载体，更是决策制定、工作执行和追溯历史的重要依据。

为了确保文件及记录的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套科学合理的控制程序是必不可少的。

一、文件及记录的分类首先，我们需要对文件及记录进行清晰的分类。

这可以根据其性质、用途、产生部门等因素来划分。

1、管理性文件：包括规章制度、工作流程、岗位职责等，用于规范组织的运营和管理。

2、技术性文件：如产品规格、工艺标准、检验规范等，与组织的技术活动相关。

3、合同文件：涵盖与外部合作伙伴签订的各类合同。

4、记录文件：包括会议纪要、工作报表、检验报告、客户投诉处理记录等，用于反映工作的实际执行情况。

二、文件及记录的编号与标识为了便于管理和查找，每一份文件及记录都应赋予唯一的编号和明确的标识。

编号规则应简单易懂、具有逻辑性，并能体现文件的类别和顺序。

标识可以包括文件的名称、版本号、生效日期等关键信息。

例如，管理性文件可以用“GLXX”开头，技术性文件用“JSXX”开头，合同文件用“HTXX”开头，记录文件用“JLXX”开头，其中“XX”为具体的流水编号。

三、文件及记录的编制与审核文件及记录的编制应遵循相关的法律法规、标准规范和组织的实际需求。

编制人员应具备相应的专业知识和经验，确保文件及记录的内容准确、清晰、完整。

在编制完成后，需要经过严格的审核程序。

审核人员应审查文件及记录的内容是否符合规定要求，是否存在错误或遗漏，是否与其他相关文件协调一致。

审核人员可以包括部门负责人、专业技术人员、法律合规人员等。

四、文件及记录的批准与发布经过审核的文件及记录，需要经过适当的批准程序才能正式发布。

批准人员应具有相应的权限和职责，确保文件及记录的合法性和有效性。

文件及记录的发布应确保相关人员能够及时获取。

可以通过内部网络、文件共享平台、纸质分发等方式进行发布，并建立发布记录，包括发布的日期、接收部门和人员等信息。

文件和记录控制程序简介文件和记录控制程序是一种用于控制文件和记录的访问和管理的软件。

它可以帮助用户对文件和记录进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。

功能文件管理文件管理是文件和记录控制程序最基本的功能之一。

用户可以通过文件管理功能对文件进行分类、存储、查找、修改、删除等操作。

其中，分类是指对文件进行归档，使得用户可以根据文件的不同特征来进行分类；存储是指将文件保存在本地或者远程服务器中，以方便用户随时访问；查找是指用户可以通过关键词来查找自己需要的文件；修改是指用户可以对文件进行增加、删除、修改等操作；删除是指用户可以彻底删除文件，以释放空间。

记录管理记录管理是另一个重要的功能。

用户可以通过记录管理功能来记录某个操作过程的相关信息，以便日后查看维护。

比如，在一个销售系统中，记录管理可以记录每一次销售的时间、商品、价格、数量等信息，方便统计分析。

权限管理权限管理是一个非常重要的功能，它可以帮助用户对文件和记录的访问进行限制，保证数据的安全性。

在文件和记录控制程序中，权限管理通常分为用户权限和角色权限两个级别。

用户权限指针对某个特定用户设置的权限，比如只读、修改、删除等。

而角色权限则是通过为用户分配角色来实现的，一个角色包括多个权限。

审计功能审计功能可以帮助用户对文件和记录的访问进行监控，以便及时发现数据异常。

通过审计功能，用户可以获取到每个用户的操作记录，包括操作时间、操作类型、操作对象等信息。

当出现异常情况时，用户可以通过审计功能进行追溯，以找到问题所在。

应用场景文件和记录控制程序广泛应用于各种企业和组织中，尤其是对于需要管理大量文件和记录的企业和组织来说，其价值不可忽视。

以下是几个典型的应用场景：企业文档管理对于大型企业来说，高效的文档管理是非常重要的。

通过文件和记录控制程序，企业可以对自己的文档进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，以便有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。

CHHY 标准文件与记录控制程序战略所有者: 内容所有者: 1 目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废以及质量和环境管理体系所要 求的记录进行控制，确保文件及时更新和正确使用，并保留质量和环境管理体系 有效运行的证据。

2 范围适用于公司质量和环境管理体系运行有关的文件和记录的控制。

3 定义3.1 质量环境手册（包括形成文件的质量和环境方针、质量和环境目标指标申明）： 为第一级文件，将质量管理和环境管理体系整合，概述如何确保质量和环境。

3.2 程序：为第二级文件，详述如何进行及完成质量环境手册内所表达的方针及目 标。

3.3 指导书、规定、规范、基准、标准：为第三级文件，为支援各项质量管理办法在 执行阶段时重要的依据或指导文件、标准以及环境保护的各类规章制度。

3.4 表单、记录（包括样品、样件）：为第四级文件，为验证体系有效运作，而对各个 事项的运行持续不断地加以记录。

3.5 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图样等）。

4 职责与权限4.1 总经理负责管理手册的批准发布；4.2 管理者代表负责管理手册的审核和程序文件的批准；4.3 各部门负责本部门相关文件和表单的编制、使用和保管，各部门资料管理员负 责，本部门的体系文件的收集、整理和归档。

所属中心负责人批准作业文件。

4.4 QEH 部负责会同相关部门完成公司的管理手册和程序文件的编制、审批和更改， 负责备案、保管、发放、回收和销毁，并组织对现有体系文件进行定期评审。

4.5 技术部负责技术文件的归档、发放、回收和销毁，同时负责外来产品图样的发 放、回收和保管。

4.6HR 负责人事方面的外来文件和法律法规的收集；技术部门负责顾客图纸等外来文 件的收集；QEH 部负责环境和职业健康方面的外来文件的收集；质量部负责与产品质量 有关的标准和法律法规的收集。

所有外来文件的审核、归档、发放、回收、销毁，技术 文件由技术部负责，其他文件由QEH 部负责。