单据
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单据的概念和种类单据是指用于证明交易、记录业务活动或者确认权益转移的文件。
单据在商业活动中起着重要的作用,它们记录了交易的细节和过程,有助于维护交易的合法性和可追溯性。
下面将介绍几种常见的单据及其作用。
首先是发票。
发票是购买商品或者服务后商家提供给买方的凭证,用以确认交易的发生和支付的金额。
发票上通常包含了交易日期、商品或服务的名称、数量和价格等信息。
发票对于商家和买方来说都非常重要,商家可以通过发票来确认销售收入,买方则可用发票来申请税务抵扣或者作为维权的依据。
其次是收据。
收据是卖方向买方出售商品或提供服务后收到买方支付的款项时提供的凭证。
收据上通常包含了交易日期、交易金额和支付方式等信息。
收据对于买方来说是证明支付的凭据,对于卖方来说则是记录收入的依据。
再次是付款凭证。
付款凭证是买方向卖方支付款项时提供的凭证,以确认款项的支付。
常见的付款凭证包括支票、银行汇票、电子转账记录等。
付款凭证对于卖方来说是证明款项收到的凭据,对于买方来说是记录支付的依据,有助于避免纠纷和争议。
此外,还有合同和协议。
合同和协议是双方在进行商业交易或合作时签订的文件,用于明确双方的权利和义务。
合同和协议通常包含了交易的详细条款、双方的责任和约束、违约责任和解决争议的方式等内容。
合同和协议有法律效力,是保障交易安全和维护双方权益的重要依据。
最后,还有报告和证明文件。
报告和证明文件是用于记录和证明特定事项或情况的文件,如销售报告、财务报告、证明信等。
这些文件对于商业活动中的决策、分析和评估非常重要,可以提供有关交易、业务状况和信用状况等方面的信息。
总之,单据在商业活动中具有重要的地位,通过记录和证明交易的细节和过程,有助于维护交易的合法性和可追溯性。
不同的单据有着不同的作用和侧重点,但它们共同构成了商业活动中的重要组成部分。
整理单据知识点总结整理单据是指将公司或个人日常经营活动中产生的各种材料、资料进行分类、整理、归档、保存、检索等工作的过程。
整理单据的作用主要有以下几点:1、归档:将各种各样的单据按照一定的规则进行分类整理,方便日后的查找和使用。
2、检索:通过整理单据的方式,可以快速、准确地找到需要的信息和资料。
3、资料保存:通过整理单据的工作,可以保证公司或个人的各种重要资料和信息得到妥善的保存,不会丢失或损坏。
4、信息管理:通过整理单据可以对各种信息进行管理和分析,为经营决策提供重要的参考依据。
5、合规要求:根据法律和税务法规的要求,对各项单据进行整理归档,确保公司的合规经营。
二、整理单据的种类整理单据主要包括日常经营活动中产生的各种材料、资料,主要包括以下几种:1、采购单据:包括采购订单、采购合同、采购发票等相关单据。
2、销售单据:包括销售合同、销售发票、销售清单、收款凭证等相关单据。
3、财务单据:包括各种财务报表、财务凭证、银行对账单、费用报销单等相关单据。
4、人事单据:包括聘用合同、工资单、社会保险证明、离职证明等相关单据。
5、法律文件:包括公司章程、法律文书、合同协议等相关文件。
6、其他单据:包括公司内部审批单据、行政文件、办公用品清单、会议记录等相关资料。
三、整理单据的步骤1、收集单据:将公司或个人日常经营活动中产生的各种材料、资料进行整理,并按照一定的规则进行分类。
2、分类整理:对收集到的单据进行分类整理,包括按照时间、内容、部门等方面进行分类。
3、归档保存:将整理好的单据进行归档保存,可以采用文件夹、盒子、柜子等方式进行保存。
4、标注索引:对归档保存好的单据进行标注索引,方便日后的查找和使用。
5、定期清理:定期对已归档保存的单据进行清理,清理过期的单据,保持档案的整洁。
6、安全保护:对整理好的单据进行安全保护,避免丢失、损坏或泄露。
四、整理单据的注意事项1、遵循规定:在整理单据的过程中,应该严格遵循公司或个人的规定和流程,确保整理的规范和准确。
销售管理典型单据销售管理是企业中非常重要的一环,通过合理的销售管理可以提高企业的销售业绩和效率。
在销售管理中,单据起到了重要的作用,它不仅记录了销售过程中的重要信息,还能帮助企业进行核算和分析。
本文将介绍销售管理中常见的典型单据,包括销售订单、销售合同、发货单和销售发票。
一、销售订单销售订单是销售管理中最基本的单据之一,它是客户向企业提出购买要求的书面记录。
销售订单包含了客户的基本信息、所购买的产品、数量、价格等关键信息。
销售订单的主要作用是确保销售过程的准确性和及时性,帮助企业掌握销售情况并及时安排生产和发货。
销售订单通常包括以下内容:1.客户信息:包括客户名称、联系方式、地址等信息,方便企业与客户进行沟通和交流。
2.产品信息:包括产品名称、型号、规格、数量、价格等信息,确保企业按照客户的需求进行生产和销售。
3.交货日期:客户要求的交货日期,企业需要根据交货日期合理安排生产和发货。
4.付款方式:客户的付款方式,包括预付款、货到付款等,企业需要根据付款方式制定相应的财务和物流方案。
二、销售合同销售合同是销售管理中的另一个重要单据,它是销售双方就销售事项达成的书面协议。
销售合同对于保障双方权益、明确责任和义务具有重要意义。
销售合同通常包括以下内容:1.合同双方:包括卖方和买方的名称、地址、联系方式等信息,明确双方的主体身份。
2.合同条款:包括产品名称、数量、价格、交货日期、付款方式、质量标准、售后服务等具体内容,明确双方的权益和责任。
3.合同有效期:销售合同的有效期限,确保双方按照约定时间履行合同义务。
4.违约责任:包括双方违约的责任和赔偿方式,确保合同的履行和维护双方的合法权益。
三、发货单发货单是销售管理中记录发货情况的单据,它是企业向客户发货时出具的证明文件。
发货单包含了发货的详细信息,方便客户核对和确认。
发货单通常包括以下内容:1.发货日期:企业向客户发货的日期,方便客户了解发货的时间和进度。
采购管理的基本单据流程
采购管理基本单据流程:
①采购申请:业务部门根据需求填写采购申请单,经审批后提交采购部;
②采购计划:采购部依据申请及库存情况,制定采购计划,生成采购单;
③询价比价:向供应商发出询价单,收集报价信息,进行比价分析,确定最优供应商;
④采购订单:与选定供应商签订采购合同或出具采购订单,明确商品、数量、价格、交期等;
⑤到货通知:供应商发货后,提供送货单或到货通知单,告知预计到货时间;
⑥收货验货:货物到达后,仓库人员对照采购订单进行实物验收,填写收货单,记录实收情况;
⑦入库单据:验货合格后,办理入库手续,填制入库单,更新库存台账;
⑧对账付款:采购部与供应商核对送货数量、金额,无误后开具对账单,财务部门据此安排付款;
⑨采购发票:供应商开具增值税专用发票,采购部审核无误后办理发票认证、入账;
⑩采购档案:将全套采购单据整理归档,以便查询、审计及后期质量追溯。
会计中常见的四种单据文稿归稿存档编号:[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-第一、收料单的妙用当我们与供应商(供应商就是卖材料或商品给我们的厂家)购入材料或商品时,供应商要给我们两联的增值税专用发票,一联为发票联,另一联为抵扣联,要发票联就是让会计做账的记账联。
抵扣联就是让我们会计人员报税所用的发票。
每月都要报税,而且报税的时候,要先把抵扣联拿到国税局进行认证后,如果认证通过了,在抵扣联上要盖"认证相符"章和认证时间。
这个时候抵扣联上的税额才能做为当月的进项税额来抵扣,才能报税。
除了这些已外,还要附收料单,收料单是证明材料已经验收入库,如果没有收料单就证明材料还没有验收入库。
税法规定1、工业生产企业购进货物,必须在购进的货物验收入后,才能申报抵扣进项税额,没有到达企业或尚未验收入库的不得作为当期进项税额抵扣。
2、商业企业购进货物必须在购进的货物物验收入和付款后,才能申报抵扣进项税额,尚未付款或尚未开出承兑汇票的,不得作为当期进项税额抵扣;这两种类型的企业,都规定了材料或商品必须验收入库,也就是说,如果没有验收入库的收料单,当月购入的进项税额当月不能抵扣,也就是说不能报税,这样这话,我们的进项税额就是减少,那根据应交增值税=销项税额―进项税额的公式来看,当月的销项税额如果不变的情况下,进项税额减少,那就意味着当月的应交增值税就为增加。
所以我们在认证进项税额时,一定要记住,要附一张收料单,千万别把收料单忘了或漏了。
如果这样的话,那问题就大了。
当税务局人员在查账的时候,如果发现进项税额发票没有附收料单的话,就算是已经报税,甚至报税成功,也会被进项税额转出,补交增值税。
第二、领料单的妙用车间要生产产品,如果没有材料,那车间就没有材料可做,要让车间有材料可做,就要去材料仓库领料,而领料单就是证明到材料仓库领料的一种凭证。
车间要是没有材料,就做不出产品出来。
单据主要种类1. 引言单据是指记录和证明经济事项的书面文件。
在商业活动中,单据起着非常重要的作用,可以记录交易的详情、确保交易的合法性和可追溯性。
本文将介绍一些常见的单据主要种类,包括销售单据、采购单据、财务单据和运输单据。
2. 销售单据销售单据是指记录销售交易的文件。
常见的销售单据包括销售订单、销售发票和收款凭证。
•销售订单:是指买方向卖方发出的购买请求,包含商品名称、数量、价格等信息。
销售订单可以作为合同依据,确保双方权益。
•销售发票:是卖方向买方提供的商品或服务明细及价格的正式账单。
销售发票通常包括发票号码、销售日期、商品名称、数量、价格等信息。
•收款凭证:是卖方收到买方支付款项后提供给买方的凭证。
收款凭证一般包括付款金额、付款日期以及付款方式等信息。
3. 采购单据采购单据是指记录采购交易的文件。
常见的采购单据包括采购订单、采购发票和付款凭证。
•采购订单:是买方向供应商发出的购买请求,包含商品名称、数量、价格等信息。
采购订单有助于确保供应链的顺畅运作。
•采购发票:是供应商向买方提供的商品或服务明细及价格的正式账单。
采购发票通常包括发票号码、采购日期、商品名称、数量、价格等信息。
•付款凭证:是买方支付给供应商的款项后提供给供应商的凭证。
付款凭证一般包括付款金额、付款日期以及付款方式等信息。
4. 财务单据财务单据是指用于记录和核实财务交易的文件。
常见的财务单据包括收据、支票和银行对账单。
•收据:是卖方向买方提供的证明支付款项的文件。
收据一般包括收据号码、收款日期、收款人名称以及金额等信息。
•支票:是一种由银行代表账户持有人支付特定金额给收款人的文件。
支票通常包括支票号码、开户行信息、支付金额以及出票日期等信息。
•银行对账单:是银行向账户持有人提供的记录账户余额和交易明细的文件。
银行对账单包括账户余额、存取款明细、利息收入等信息。
5. 运输单据运输单据是指记录货物运输和交付的文件。
常见的运输单据包括提货单、装箱单和运输保险单。
运输单据运输单据是在货物运输过程中不可或缺的重要文件,它记录了货物从出发地到目的地的全过程,以及涉及的方方面面。
运输单据的作用不言而喻,它是货物流通的证明,是各个环节之间联系的纽带,也是对货物运输质量和效率的监督手段。
运输单据的种类1.提货单:提货单是在货物出发地填写的单据,用来证明货物已被运载。
提货单的主要内容包括货物的名称、数量、包装方式、出发地和目的地等信息。
2.运输合同:运输合同是货物承运过程中的法律文件,规定了承运人和委托人之间的权利和义务,是保障双方权益的重要依据。
3.装箱单:装箱单详细记录了每个包裹或货物的详细信息,包括包装方式、重量、体积等,有助于运输过程中货物的分类和整理。
4.运输清单:运输清单是货物运输过程中的目录,清单上列明了运输的各批货物的数量、规格、质量等详细信息。
运输单据的重要性1.提供证明:运输单据作为一种正式的证明文件,可以证明货物的合法性和运载过程的合规性。
2.保障权益:运输单据中规定了货物承运的各项条款和条件,有助于保障委托人的权益,确保货物运输过程中的安全和顺利。
3.监督效果:运输单据记录了货物运输过程中的各个环节和细节,可以对货物的运输情况进行监督和跟踪,确保货物到达目的地的准确性和及时性。
4.便于管理:通过运输单据的记录和整理,企业可以对货物的运输情况进行综合分析和管理,有助于提高运输效率和降低成本。
运输单据的填写要点1.准确性:填写运输单据时要求准确、清晰,避免出现错误或遗漏信息。
2.完整性:运输单据需要包括全部必要信息,确保信息的完整性和一致性。
3.规范性:填写运输单据需要按照规定的格式和要求进行,保持统一的规范性和标准化。
4.保密性:运输单据中可能涉及商业机密和个人隐私信息,需要注意保密性和安全性,在适当的情况下进行加密处理。
在现代物流运输中,运输单据的重要性不言而喻。
只有做好运输单据管理工作,才能更好地保障货物运输的顺利进行,维护各方的合法权益,提升物流运输的效率和质量。
单据审核知识点归纳总结一、单据审核的概念及意义单据审核是指对企业财务支出单据的真实性、合法性、准确性、完整性等进行审核的一项经济管理工作。
在企业日常经营管理中,经常会产生各种各样的支出单据,例如采购单、销售单、费用单、报销单等,这些单据是企业财务支出的依据和凭证。
只有经过审核,确保其真实、合法、准确、完整,才能保证企业财务的安全和稳定。
单据审核的意义在于:1. 确保支出的合理性和准确性。
单据审核可以保证企业支出的合理性和准确性,避免因为支出的不当和错误而导致企业财务损失。
2. 防止财务风险。
通过对单据的审核,可以及时发现虚假、重复或错误的支出,并及时加以纠正,以防止财务风险的发生。
3. 提高财务管理水平。
单据审核是企业财务管理的一项基础工作,通过单据审核可以提高企业的财务管理水平,规范财务管理流程。
4. 保障企业的合规经营。
单据审核可以有效监督企业的财务支出,确保企业的经营活动合规合法,避免因为财务问题而受到法律风险。
二、单据审核的对象和范围单据审核的对象主要包括企业的各项支出单据,例如:1. 采购单据。
包括采购订单、采购合同、采购发票等。
2. 销售单据。
包括销售订单、销售合同、销售发票等。
3. 费用单据。
包括各项费用的报销单、凭证等。
4. 其他支出单据。
包括各项支出的相关单据和凭证。
单据审核的范围主要包括单据的真实性、合法性、准确性、完整性等方面,具体包括:1. 单据的真实性。
即单据是否合乎事实,未造假、虚假或错误。
2. 单据的合法性。
即单据所涉及的经济交易是否符合法律法规。
3. 单据的准确性。
即单据的金额、日期、内容等是否准确无误。
4. 单据的完整性。
即单据的信息是否完整,没有遗漏或篡改。
三、单据审核的基本流程和方法单据审核的基本流程和方法主要包括:1. 设立审核程序。
企业应当建立完善的单据审核程序,明确责任人和审核流程,确保每一项支出单据都能够得到及时、有效的审核。
2. 单据的收集。
企业应当规范支出单据的收集,确保各项支出都能够有凭有据,以便日后的审核和管理。
单据核销的名词解释单据核销是指将企业在日常经营活动中产生的各类单据,按照一定的规则和程序进行审核、比对、结算等处理的过程。
它是企业财务管理中的重要环节,具有保证财务准确性和合法性的作用。
本文将从单据核销的概念、目的、流程和注意事项等方面进行解释。
一、单据核销的概念单据核销是指企业在完成经济活动后,对各类单据进行审核、比对、结算等处理的过程。
这其中的单据可以是销售单据、采购单据、费用单据等各种收支凭证,如销售发票、采购发票、收据等。
通过对这些单据的核销,企业可以确保财务数据的准确性和合法性,并且方便了后续的财务分析和报表制作。
二、单据核销的目的单据核销的目的是保障财务数据的准确性和合法性。
通过对单据的核销,可以及时发现并纠正财务错误、防范财务风险,保证财务数据的真实可靠。
同时,单据核销也可以提高办公效率,减少重复工作,为后续的会计处理提供有力的依据。
三、单据核销的流程单据核销的流程一般包括以下几个步骤:1. 收集单据:企业需要将各项经济活动所涉及的单据进行收集,包括销售单据、采购单据、费用单据等。
这些单据可以以纸质形式或电子形式存在,企业需要确保单据的完整性和真实性。
2. 核对单据:在进行单据核销之前,企业需要对单据进行仔细核对,确认单据的准确性和合法性。
这包括核对单据的日期、金额、内容等信息,与实际的经济活动相符。
3. 会计处理:核对完单据后,企业需要将其进行会计处理,包括录入会计凭证、记账等操作。
在进行会计处理时,企业需要按照财务会计准则和相关法律法规的规定进行操作,确保会计处理的准确性和合法性。
4. 核销单据:在会计处理完成后,企业需要将已经核对和会计处理的单据进行核销。
核销可以是将单据上的金额进行冲抵,也可以是对单据进行标记、归档等操作。
通过核销,企业可以清楚地知道哪些单据已经处理完毕,避免重复执行。
四、单据核销的注意事项在进行单据核销过程中,企业需要注意以下几个方面:1. 根据法律法规执行:企业在进行单据核销时,需要遵守财务会计准则和相关法律法规的规定。
单据关联规则单据关联规则是指在企业的日常经营活动中,不同类型的单据之间存在一定的关联关系,通过这些关联关系可以实现信息的传递和管理的有效性。
单据关联规则的运用可以提高企业的工作效率和准确性,减少出错的可能性,同时也方便了企业的管理和决策。
单据关联规则的运用可以实现信息的传递。
在企业的日常经营中,涉及到各种类型的单据,如销售订单、采购订单、发货单、收款单等。
这些单据之间存在着一定的关联关系,通过单据关联规则的建立,可以实现信息的有序传递。
比如,销售订单和发货单之间存在关联关系,销售订单中的商品信息会自动传递到发货单中,避免了重复输入和信息错误的可能性。
单据关联规则的运用可以提高工作效率。
在传统的工作流程中,不同类型的单据需要分别填写和审核,工作量较大且容易出错。
而通过建立单据关联规则,可以实现自动填写和审核,大大提高了工作效率。
比如,采购订单和入库单之间存在关联关系,当采购订单审核通过后,入库单会自动生成并进行相应的审核,避免了重复操作和信息错误的可能性。
单据关联规则的运用还可以方便企业的管理和决策。
通过单据关联规则,可以实现不同类型单据之间的数据共享和统一管理。
这样一来,企业管理者可以更加方便地查看和分析各类单据的相关信息,及时了解企业的经营状况。
同时,通过对单据关联规则的设置,还可以实现一些提醒和预警功能,及时发现和解决问题,为企业的决策提供有力的支持。
然而,单据关联规则的建立和运用也需要注意一些问题。
首先,要确保单据之间的关联关系的准确性和完整性。
在建立单据关联规则之前,需要仔细分析和理解不同类型单据之间的关系,确保规则的设置符合实际情况。
其次,要注意单据关联规则的灵活性和可扩展性。
企业的业务活动可能会不断变化,单据关联规则需要具有一定的灵活性,能够适应新的业务需求。
最后,要加强对单据关联规则的管理和维护。
定期对规则进行检查和更新,保证规则的有效性和准确性。
单据关联规则的运用对于企业的日常经营活动具有重要的意义。
履约单据和出入库单
(原创版)
目录
1.履约单据的概述
2.履约单据的种类
3.出入库单的概述
4.出入库单的种类
5.履约单据和出入库单的关系
正文
一、履约单据的概述
履约单据是指在合同履行过程中,为了证明合同条款的履行情况而制作的单据。
履约单据通常包括履约证书、验收证书、验收报告等,是合同双方在交易过程中确认履行情况的重要依据。
二、履约单据的种类
1.履约证书:履约证书是证明合同一方已经履行合同义务的书面文件,一般由合同的履行方或者监理单位出具。
2.验收证书:验收证书是证明合同项下的产品或者工程已经经过验收,符合合同约定的质量要求的书面文件,一般由验收方出具。
3.验收报告:验收报告是对合同项下产品或者工程的质量、数量、规格等进行检验后出具的书面报告,一般由专业的检验机构出具。
三、出入库单的概述
出入库单是指在物品或者货物的进出库过程中,为了记录物品或者货物的流动情况而制作的单据。
出入库单通常包括入库单、出库单、库存清单等,是企业进行库存管理的重要依据。
四、出入库单的种类
1.入库单:入库单是证明物品或者货物已经进入库存的单据,一般由仓库管理人员填写。
2.出库单:出库单是证明物品或者货物已经从库存中出库的单据,一般由领取方填写。
3.库存清单:库存清单是记录库存中物品或者货物的种类、数量、规格等信息的单据,一般由仓库管理人员定期进行更新。
五、履约单据和出入库单的关系
履约单据和出入库单都是记录合同履行和物品流动情况的重要单据,两者有着密切的关系。
履约单据主要记录合同的履行情况,而出入库单则记录物品的流动情况。
单据模板单据模板是指企业在进行各种业务活动中使用的标准化文档,用于记录和传递重要的经济交易信息。
单据模板的设计和使用,对于企业的财务管理和业务运营至关重要。
本文将介绍单据模板的种类、设计要素以及使用注意事项。
1. 单据模板的种类在企业的日常活动中,常见的单据模板包括但不限于以下几种:- 销售单据模板销售单据模板用于记录企业的销售业务活动,通常包括销售订单、销售发货单、销售退货单等。
销售单据模板的设计应包括以下要素:销售日期、销售单号、客户信息、产品信息、数量、单价、金额等。
- 采购单据模板采购单据模板用于记录企业的采购业务活动,如采购订单、采购收货单、采购退货单等。
采购单据模板的设计应包括采购日期、采购单号、供应商信息、产品信息、数量、单价、金额等要素。
- 库存单据模板库存单据模板用于记录企业的库存管理情况,如入库单、出库单、盘点单等。
库存单据模板的设计应包括单据日期、单据号、仓库信息、产品信息、数量、单价、金额等要素。
- 财务单据模板财务单据模板用于记录企业的财务收支情况,如收款单、付款单、费用报销单等。
财务单据模板的设计应包括单据日期、单据号、收款/付款方信息、金额、摘要等要素。
2. 单据模板的设计要素- 标题在单据模板中,标题应明确表明该单据的类型,以便于识别和区分。
例如,“销售订单”、“采购发货单”等。
- 组织信息单据模板中应包含企业的相关组织信息,如企业名称、地址、联系方式等。
这些信息有助于建立企业形象,并方便交易对象与企业联系。
- 日期和单号单据模板中应包含单据的日期和单号,以确保单据的唯一性和时效性。
日期应准确反映交易发生的时间,而单号则可以用于跟踪和管理单据。
- 相关方信息单据模板中应包含涉及交易的相关方信息,比如客户信息、供应商信息等。
这些信息有助于确认交易的参与方,并提供联系和追溯的便利。
- 产品/服务信息单据模板中应体现产品或服务的详细信息,包括产品名称、规格、单价等。
这些信息有助于核对交易内容,并提供价格和品质的依据。
单据的名词解释单据,是指对于某项业务或交易的记录、证明或凭证。
它是商业、金融以及其他领域中常用的一种文件,用以记录并证明双方之间的交易、债务、权益等。
在商业活动中,单据扮演着重要的角色,起着记录、确认和保证交易有效性的作用。
本文将从单据的定义、种类以及应用等方面进行探讨。
一、单据的定义单据,是一种用于记录特定业务发生或交易的文件,以证明其合法性和真实性。
它作为商业活动中的纸质或电子形式的凭证,具有法律效力。
通过单据的建立和保存,可以对交易进行追溯和核实,以及保护参与方的合法权益。
二、单据的种类1. 销售单据:包括销售合同、销售订单、销售发票等。
销售合同是买卖双方达成一致的书面协议,详细规定了商品或服务的价格、数量、质量标准等;销售订单是销售方向供应商提出要求交货的书面通知;销售发票是销售方向客户出具的证明购买商品或服务的凭证。
2. 采购单据:包括采购合同、采购订单、采购发票等。
采购合同是购买方与供应商之间的书面协议,约定购买商品或服务的条件和细节;采购订单是购买方向供应商发出的要求交货的书面通知;采购发票是供应商向购买方出具的证明销售商品或提供服务的凭证。
3. 物流单据:包括运输合同、提单、货运单证等。
运输合同是货主与运输公司之间的书面协议,约定货物的运输方式、费用、责任分担等;提单是货代或船运公司签发给货主的凭证,证明货物已经交付给承运人;货运单证是用于国际贸易中的凭证,包括商业发票、海关报关单、装箱单等。
4. 财务单据:包括付款凭证、收款凭证、凭证等。
付款凭证是支付方向收款方支付款项的凭证,如支票、银行汇票等;收款凭证是收款方证明收到款项的凭证,如收据、发票、收款确认书等;凭证是会计核算过程中用来记录账务信息的单据,包括会计凭证、凭证原始凭证等。
三、单据的应用1. 交易确认:单据在商业交易中扮演着记录并确认交易的重要角色。
通过签订销售合同、采购合同等单据,可以使交易各方明确双方权益和义务,防止争议的发生。
(一)汇票(draft, bill of exchange)汇票(单据10.9)是一人向另一人签发的无条件的书面付款命令,是出口商收取货款的重要工具。
汇票一式两份,两份具有同等效力,其中一份付讫,另一份自动失效。
1.信用证汇票条款实例(1)Drafts to be drawn at 30days’sight on us for 100%of invoice value.(2)You are authorized to draw on Royal Bank of Canada, Vancouver at sight for a sum not exceeding CAN$125000.00.(3)We open this irrevocable documentary credit favouring yourselves for 95% of the invoice value available against your draft at sight by negotiation on us.2.汇票填制方法1.信用证汇票条款实例2.汇票填制方法(1)汇票号码——填写交易的发票号码,目的是核对发票与汇票中相同和相关的内容,如金额、信用证号码等。
(2)汇票地点及日期——一般处于汇票的右上角,地点之后是日期。
出票地点一般为受益人所在地;出票日期应晚于提单签发日期,但必须在信用证的有效期及交单期之前。
(3)汇票金额——由货币和数额两部分组成,大小写两种表达。
小写金额用货币名称的缩写和金额数字构成,例如:USD15670.58(保留小数点后两位)。
注意大写金额与小写金额一致,要求顶格不留空隙,货币名称要写全称,习惯上前面先写“SAY”,意为“计”;金额之后应加“Only”,表示“整”之意。
如:USD4000.75可以写成:A.SAY U.S.DOLLARS FOUR THOUSAND POINT SEVENTY FIVE ONLYB.SAY U.S.DOLLARS FOUR THOUSAND CENTS SEVENTY FIVE ONLYC.SAY U.S.DOLLARS FOUR THOUSAND AND 75/100(或75%)ONL Y信用证项下汇票金额,不得超过信用证规定的金额,如来证金额前有“约”字样,则汇票金额可有10%的增减幅度。
汇票金额一般与发票金额相等,有时也有按发票金额的一定百分比开立的。
如97%,那么发票金额应为100%,汇票金额为97%,其差额3%一般为应付的佣金。
(4)汇票期限——即付款人履行付款义务的日期,在汇票中用“At……”表示。
即期汇票“at sight”须在横线上用“******”或“----------”表示(但不要留空),也可以直接打上“at sight”。
远期汇票按规定填入相应的付款期限。
例:见票后30天付款(at 30 days after sight),出票后45天付款(at 45 days after date),将汇票上原印的sight划掉;提单日后60天付款(at 60 days after the B/L date),将汇票上原印的sight划掉;指定日期付款(Dec .10, 2000),将汇票上的sight划掉。
采用托收方式时,D/A或D/P分别标注在AT之后,付款日期的缮制方法不变。
(5)收款人(payee).——也称受款人、抬头人或汇票的抬头。
业务中通常作成指示性抬头,一般用“pay to the order of……”或“pay to……or order”来表示。
信用证项下通常填写议付行的名称,并由议付行背书,将收款权转让给开证行。
例:“pay to the order of Bank of China Shanghai Branch”。
有时来证直接要求注明开证行,这种抬头的汇票,议付行无需背书;有时要求注明受益人名称,然后由其背书给议付行,议付行再转让给开证行,但很少使用(6)出票条款——也称出票依据。
即表明该汇票依据什么开立的。
信用证项下,填写开证行、信用证号码及开证日期。
如证下托收的补充汇票付款人为开证申请人,出票条款内应加注“as per invoice No.xxx for collection”,并随附已列超证金额明细的发票。
如果是托收,则填写合同号码,例如“contract No.JCA 001234 for collection”(7)付款人(payer)——即受票人(drawee)。
此栏在汇票中用“to”表示, 注明付款人的名称、地址。
在信用证汇票条款中付款人往往用“drawn on……”或直接用“on……”表示。
信用证项下付款人一般为开证行或其指定付款行。
有时付款人为议付行,而此时,议付行往往又是信用证的保兑行,为了简化内部手续,可不出汇票。
托收项下付款人一般为买方。
(8)出票人(drawer)——.在汇票右下角,一般是合同的卖方,由法人签名。
发票种类很多,主要有商业发票,此外,还有其他各种发票,如海关发票、领事发票、厂商发票、形式发票等。
1.商业发票(commercial invoice)商业发票(单据10.10)简称发票,它是卖方开给买方的载有货物名称、品质、数量、价格、包装、支付方式等内容的清单,是双方交接货物和结算货款的主要单据,是进口国确定征收进口关税的依据,也是买卖双方索赔、理赔的依据。
(1)信用证商业发票条款实例:A.Signed commercial invoice in 3 copies.B.Beneficiary’s manually signed commercial invoice in seven fo lds.C.Commercial invoice in 5 copies price CIF London showing FOB value, freight charges and insurance premium separately.(2)商业发票填制方法。
发票内容要与来证要求完全一致,不得遗漏或改动。
凡需要加注说明的,均不能与来证内容有抵触,以防遭到拒付。
①卖方——一般是信用证的受益人,如果是可转让信用证或其表明接受第三方单据,则出票人可为受让人或第三者。
托收、电汇项下,填写买卖合同的卖方。
发票右上角空白处填制卖方中文名址及英文“商业发票”字样。
②买方——一般是信用证开证申请人。
如信用证中无申请人名字则用汇票付款人。
注意名称不能换行,地址应合理分行。
③起运地——信用证规定的货物的装货港、收货地或接受监管地。
④目的地——信用证规定的货物的卸货港、交货地或最终目的地。
⑤运输方式——按照合同或信用证填写。
⑥运输工具名称——如海洋运输,则填写船名和航次。
⑦提单号码——按照提单填写。
⑧发票号码——由出口单位自行编制。
⑨发票日期——即发票签发时的日期。
该日期可以早于开证日期,但不可早于合同的签订日期。
它是所有议付单据中最早的日期。
⑩信用证号码/合同号码——按照信用证或销售合同填写。
⑾交货条件和支付方式——根据合同或信用证采用的贸易术语和收汇方式填写。
⑿装运标志——即唛头。
唛头按信用证规定。
如未规定唛头,可填入“N/M”。
如为裸装货,则注明“naked”或散装“in bulk”。
⒀货物描述——要与信用证货物描述完全一致。
⒁数量——按照实际出运情况填写。
如信用证规定的数量前面有about字样,允许增减10%;散装货,即使无“约”字样,也允许增减5%,但以包装单位或个体计数的,则不适用。
⒂单价——按照合同或信用证填写。
⒃总值——用单价乘以计价数量即得。
有时证内没有扣除佣金的规定,但金额正好是减佣后的净额,发票应显示减佣,否则发票金额超证。
⒄签署——凡要求提供“signed commercial”或“manually signed”发票的,则发票必须签署或手签。
如果来证要求证实发票(certified invoice),则应注明“we hereby certify that the contents ofinvoice herein are true & correct.”此时,如果发票下端印有“E.&.O.E.”(有错当查),则应去掉。
2.海关发票(customs invoice)3.领事发票(consular invoice)4.厂商发票(manufacturer’s invoice)5.形式发票(proforma invoice)发票种类很多,主要有商业发票,此外,还有其他各种发票,如海关发票、领事发票、厂商发票、形式发票等。
1.商业发票(commercial invoice)2.海关发票(customs invoice)海关发票由进口国提供空白格式,出口商填写后作为结汇单据之一。
主要作为审查货物原产地、估价完税、征收差别待遇关税或征收反倾销税的依据,此外还供编制统计资料用。
主要有加拿大海关发票(Canada Customs Invoice)、美国海关发票(Special Customs Invoice),包括Form5515(服装)、Form5520(钢铁)、Form5523(鞋类)。
填写注意事项:内容要与商业发票保持一致,不能相互矛盾。
“出口国国内市场价格”一栏是进口国海关征收反倾销税的依据,因此应相对低一些。
如价格为CIF条件,应分别列明FOB价、运费、保险费,三者总和与CIF货值相等。
签字人和证明人均须以个人身份出现,且两者不能为同一个人。
个人手签有效。
3.领事发票(consular invoice)领事发票的作用与海关发票相似。
拉丁美洲国家、菲律宾等国规定,凡运往该国的货物,出口商必须提供经该国领事签证的发票。
国外来证要求我方提供领事发票的条款,一般不予接受4.厂商发票(manufacturer’s invoice)厂商发票是由出口制造厂商出具的以本国货币计算价格、证明出口国国内市场的出厂价格的发票。
其作用同上。
5.形式发票(proforma invoice)用于对货物报关要求不严格的情况,如:印刷品、样品;或在进口方申领进口许可证时使用。
此种发票供买方接受报价时作参考,或用于签约之后对方申请进口或批汇。
此外还有钱货两讫发票(receipt invoice)、样品发票(sample invoice)、寄售发票(consignment invoice)。
出口企业不仅在出口报关时需要提供装箱单(单据10.11)、重量单或尺码单,而且信用证也常将此类单据作为结汇单据之一。
它们是商业发票的一种补充,便于买方在货物到达时,核对货物的品种、花色、尺寸、规格和海关检查验收货物。
是商品的不同包装规格、不同花色和不同重量逐一分类列表说明的单据。