奉献给新手的外贸跟单程序
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外贸跟单员的详细工作流程1.接收订单:外贸跟单员从销售团队处接收订单。
订单中应包含详细的产品信息,数量,价值以及客户的要求和交付日期。
2.与供应商协调:跟单员与供应商沟通,确认产品的供货情况和交货时间。
他们还需要与供应商就产品的质量和规格进行讨论,并解决所有可能出现的问题。
3.文件准备:外贸跟单员准备所有出口所需的文件,例如商业发票、装箱单、运输合同、信用证以及相应的证书和批准文件。
4.报价和议价:如果订单的价格需要谈判,跟单员将与客户协商,并在与供应商之间达成协议后,确认最终的价格和付款方式。
5.物流安排:外贸跟单员协调货物的运输安排。
他们选择合适的运输方式,选择合适的货运代理和运输公司,并与他们协商货物的装运时间和交付地点。
6.货物检验和控制:在货物出厂之前,外贸跟单员需要进行质量检验和数量核对,以确保货物符合客户的要求。
如果有任何问题,他们需要与供应商沟通,并解决问题。
8.文件处理:一旦货物装运完成,外贸跟单员需要处理所有相关文件,包括清关文件、出口报关单和运输文件。
他们确保这些文件的准确性和完整性,并按时提交给相关部门和当地海关。
9.收付款相关事宜:外贸跟单员需要监督支付的进展,并确保所有相关付款按时到账。
他们还需要解决与付款相关的任何问题,并与客户沟通。
11.数据分析和报告:外贸跟单员需要定期分析订单和交货的情况,提供相关数据和报告。
这些数据和报告有助于公司了解市场需求和客户满意度,从而做出正确的业务决策。
总之,外贸跟单员的工作流程涉及订单接收、与供应商和物流公司的协作、文件准备和处理、货物跟踪及质量控制、收付款和售后服务等多个环节。
他们需要协调各方的利益,并确保订单的顺利交付和客户满意。
外贸跟单员的工作流程(含5篇)第一篇:外贸跟单员的工作流程外贸跟单员的工作流程1)每天处理客人的E-mail,包括自己有关订单的任何疑问发电邮问客人;答客人的任何关于订单的问题。
收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍,然后依次打印出来,有关批核的信息第一时间通知给工厂(用FAX,自己留有记录),要回复客人的(客人是欧美的,有时差)最好是下午4:00~5:30一次复回。
因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。
打印出物的电邮要按款号存档。
(存档是一个最基本的一项工作,也是很重要的一项工作)2)收到客人原办和资料,拍照或画图,查客人资料是否齐全,包括:数量,尺码分配,尺寸表,颜色,物料,包装方法,并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录,以便能够有重点的跟进生产,整理好资料,开办单给工厂报价及做初办(一般报价要在两日内完成)。
同时要做好一个进度表,以便跟单员可以跟进整个订单的进度。
督促工厂能够按时交货。
收到工厂报价和公司的目标价对比,如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价制做价目表给公司老板批准,老板批准OK后,会有一个报价给客人,待客复价钱OK即可做以下的工作了。
3)追工厂的初办,及物料批办,都要一式三份,一份给客,一份自己存档,一份预给工厂(将会写上客人评语),自己先核对是否正确,如不正确要退回工厂重做,如正确要寄给客人批。
4)客人有头办评语,写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂。
要求工厂按评语做生产前办(或销售办或称为大办视客人要求)订物料或重新做物料办5)在做办期间,要做好生产制单及QC FILE(即QC查货的文件)包括生产制单,色办,大货布办,包装资料及正确大货物料卡。
还要一件正确的PP办。
PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。
6)PP办工厂要做3件(1件寄客;1件自己存,到时要给QC做查货用;1件将会给工厂),收到PP办后仔细核对布料是否是正确,大货布,辅料是否正确齐全,尺寸是否满足客人的尺寸表。
外贸人必知的跟单流程17大环节“跟单”在外贸工作中的重要性毋庸讳言。
即使到今天,还是有相当大一批的出口企业的外销员其实做的主要工作就是“跟单”---不是把客户的单給跟下来,就是把老板的单給跟下来。
所以,外贸人,尤其是新人必须掌握的外贸跟单全流程:1.客户询盘:一般在客户下Purchase order之前,都会有相关的Order Inquiry给我们,要做的是一些细节上的确认。
2.报价:外销员及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,Performa Invoice 给客户做正式报价。
3.得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单PO。
4.下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
5.业务审批:收到订单后,首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。
合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。
审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。
如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。
合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C 已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。
6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。
7.验货:7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。
外贸跟单的工作内容及流程
外贸跟单的工作内容及流程主要包括:
1. 确认订单信息并订立合同:客户发出订单后,外贸跟单员需要核对数量、单价等信息。
确认无误后,需要与对方订立合同,特别注意产品的种类、数量、单位、价格、总量、付款方式等,交货日期应尽可能提前与工厂协调,以免耽误交货时间。
如果对方支付定金,需要等待定金到达后再进行后续操作。
2. 处理商检:对于需要检验的货物,外贸跟单员需要在交货日期前一到两个星期开始商检。
需要向工厂提供出口合同、装箱单、支票等信息,并确保准确的交货日期。
商检合格后,工厂会寄出合格检验证书。
3. 原产地证书的处理:根据客户的要求,外贸跟单员需要处理原产地证书,包括C/O和形式原产地证书。
C/O是一般的原产地证书,由贸易促进委员会处理;形式原产地证书是普惠制的原产地证书,享受关税减免待遇,由商检局处理。
以上是外贸跟单的工作内容及流程,供您参考,建议咨询专业人士获取更准确的信息。
论述外贸跟单的具体流程及每个环节的注意事项外贸跟单是指在国际贸易中负责处理订单及相关环节的工作岗位,主要负责沟通买卖双方、安排物流、协调生产和质检等工作。
本文将详细介绍外贸跟单的具体流程以及每个环节的注意事项。
一、外贸跟单流程1. 接单确认外贸跟单员收到订单后,首先需要与客户进行沟通确认订单细节,包括商品名称、规格、数量、价格、交货期等。
确保双方对订单内容有一致的理解,以避免后期出现纠纷。
2. 开始生产在订单确认后,外贸跟单员需要与生产部门进行对接,安排生产计划并跟踪生产进度。
跟单员需要确保生产按照客户的要求进行,并及时向客户提供生产进度报告。
3. 质检在生产完成后,外贸跟单员需要进行质检,确保货物符合国际质量标准和客户的要求。
如果发现任何问题,跟单员需要与生产部门协调解决,并与客户沟通情况。
4. 物流安排外贸跟单员负责与货代、船公司等进行联系,安排货物的运输方式和具体细节,包括运输方式、装箱、报关等。
跟单员需要及时向客户提供货物的物流信息,确保客户能够了解货物的运输情况。
5. 文件处理外贸跟单员需要准备并处理各类文件,包括贸易合同、发票、提单、装箱单、报关单等。
这些文件对于货物的运输和清关非常重要,跟单员需要确保文件的准确性和及时性。
6. 结算和支付在货物运输完成后,外贸跟单员需要与客户进行结算,并与财务部门对账。
跟单员需要跟进付款情况,确保客户按时支付。
二、每个环节的注意事项1. 订单确认阶段在接收订单后,外贸跟单员应仔细核对订单细节,并与客户进行明确沟通,确保双方对订单内容没有歧义。
要留意交货期限,以便安排后续工作。
2. 生产阶段外贸跟单员需要与生产部门保持密切的沟通,及时了解生产进度。
如发现生产条件不足或有其他问题,应及时与客户进行沟通,并协调解决方案。
3. 质检阶段跟单员在进行质检时,需严格按照国际质量标准和客户要求进行检查。
如发现质量问题,应及时与生产部门沟通,协调解决,并及时向客户汇报。
外贸业务跟单工作流程作为外贸业务中一个重要环节的跟单工作,其流程较为繁琐复杂,需要跟单人员具备较高的素质和能力。
下面将从前期准备、订单确认、生产进度管理、出运安排、售后服务等几个方面来详细介绍外贸业务跟单工作的流程。
一、前期准备1.了解客户需求在进行任何贸易活动之前,一定要了解客户的需求。
包括客户的基本信息、产品需求、产品样品、贸易条件等,在与客户进行初步沟通之后,确认双方的贸易意向与条件。
2.商务合同的签订双方对贸易条件的约定需要通过合同的形式进行确认,合同内容应该包括贸易价格、交货时间、支付条件、质量标准、运输方式等,并应该提前预留风险控制措施,以应对可能出现的不可抗力因素。
3.产品样品的确认虽然双方在初步沟通中已经对产品的需求形成了共识,但是在实际生产之前还需要确认产品的样品,包括产品颜色、尺寸、重量、材质等,并经过双方的共同确认和签字。
二、订单确认1.采购订单确认从客户那里获得采购订单之后,需要确认订单的详细内容,包括订单数量、价格、交货期限、包装方式等,确认过程中需要注意细节,以减少错误发生的可能性。
2.生产订单确认在确认采购订单之后,外贸跟单人员需要将订单传递给生产部门,以完成实际生产。
在确认生产订单时,需要对订单的产品数量、规格、生产时间、生产单元等进行详细的确认。
三、生产进度管理1.生产流程控制在生产过程中,外贸跟单人员需要对生产过程的各个环节进行监控和管理,确保生产进度的顺利进行。
如果出现问题,应及时解决和处理。
2.产品质量控制外贸跟单人员还需要对产品质量进行严格控制,包括通过品质检验、工艺控制等手段,确保产品符合客户的质量需求。
四、出运安排1.运输方式的选择在确定好产品质量并完成生产之后,外贸跟单人员需要为产品的运输方式进行选择。
运输方式的选择需要事先考虑到成本、时间、风险等因素,并与客户进行确认。
2.物流手续的办理根据选择的运输方式,外贸跟单人员需要办理物流环节的相关手续,包括订舱、报关、保险、验货等手续,并在过程中做好相关记录和跟踪。
论述外贸跟单的具体流程及每个环节的注意事项一、前言外贸跟单是指在国际贸易中,由贸易公司派遣专业人员跟踪整个交易流程,从下订单到货物最终交付给客户的全过程。
外贸跟单工作是外贸业务中不可或缺的一个环节,它涉及到公司的形象、客户的信任以及订单的顺利完成。
本文将详细介绍外贸跟单的具体流程及每个环节的注意事项。
二、订单确认1. 客户询价客户通过邮件、电话或网上询价等方式向贸易公司提出产品需求和价格要求。
2. 报价回复根据客户提供的信息,贸易公司进行报价,并回复给客户。
3. 客户确认客户收到报价后,对价格和产品进行确认,并告知是否有修改意见。
4. 签订合同双方就产品、价格、交货期等方面达成一致后,签订正式合同。
注意事项:合同应包含详细的产品描述、数量和价格等信息,并注明交货期限和支付方式等条款。
三、生产安排1. 生产计划制定根据合同要求,制定生产计划并确定生产工艺和工序。
2. 采购材料根据生产计划,采购所需原材料和配件。
3. 生产过程控制对生产过程进行严格控制,确保产品符合质量要求。
4. 产品检验对成品进行全面检验,确保产品质量符合客户要求。
注意事项:生产计划应合理、科学,生产工艺应规范、严谨。
同时,产品检验应严格按照国际标准进行。
四、包装和装运1. 包装设计根据货物的性质和运输方式,设计适合的包装方案。
2. 包装材料采购根据包装方案,采购适当的包装材料。
3. 包装操作按照包装方案进行包装操作,并在外包装上标注相关信息。
4. 装箱单制作制作清晰、准确的装箱单,并在上面标注货物数量、重量等信息。
5. 装箱和封箱将货物放入箱内并封好箱子。
注意事项:包装应牢固可靠,防止货物在运输过程中受损或丢失。
同时,在封箱前必须确认所有文件齐全并加以记录。
五、报关和船务操作1. 报关手续办理根据出口国家的相关法律法规,办理出口报关手续。
2. 船务操作根据客户要求和货物性质,选择适当的运输方式和航线,并安排运输工具。
3. 货物保险为货物购买适当的保险,确保在运输过程中发生意外事故时能够得到赔偿。
外贸跟单的流程及步骤
外贸跟单是指贸易公司或贸易部门内的人员负责处理国际贸易订单和交货过程的工作。
以下是外贸跟单的一般流程和步骤:
接收订单:跟单员从销售团队或客户那里接收订单信息,包括产品规格、数量、交货日期、付款条件等。
核实订单:跟单员核对订单信息,确保与客户要求一致,并与销售团队确认订单细节。
与供应商联系:跟单员与供应商进行沟通,确认产品的可用性、价格、交货时间等。
合同签订:跟单员协助起草合同,并与供应商和客户进行协商,确保合同条款符合双方的要求。
确认付款方式:跟单员与客户确认付款方式,并在合同中明确规定。
生产安排:跟单员与供应商协商生产进度,确保按时交货。
跟单员可能需要监督生产过程,包括检查产品质量和数量。
物流安排:跟单员负责安排货物的运输方式、货代和报关手续等。
他们与物流公司和海关进行联系,确保货物顺利运达目的地。
跟踪订单:跟单员定期与供应商和客户进行沟通,跟踪订单进度,确保及时解决任何问题。
文件处理:跟单员负责处理所有与订单相关的文件,如发票、装箱单、运输文件等。
报告和记录:跟单员需及时向销售团队或客户汇报订单进展情况,记录并跟踪所有与订单有关的信息。
结算和售后服务:跟单员协助销售团队和财务部门进行结算,并跟踪售后服务,确保客户满意度。
外贸跟单的具体流程和步骤可能因公司和行业而有所不同,但以上步骤涵盖了一般外贸跟单的主要工作内容。
跟单员需要具备良好的沟通技巧、商业意识和组织能力,以确保订单的顺利进行和交付。
外贸跟单的工作流程外贸跟单是指在国际贸易中,负责跟踪订单的整个流程,确保订单按时交付并满足客户的需求。
外贸跟单员需要具备一定的外贸知识和专业技能,能够熟练处理各种国际贸易文件和流程,协调内外部资源,解决订单执行中的各种问题。
下面是外贸跟单的工作流程。
1. 接收订单。
外贸跟单员首先需要接收订单,这通常是由销售部门或客户提供的。
订单中包括客户的需求、产品规格、数量、交货时间、付款方式等信息。
外贸跟单员需要仔细阅读订单,了解客户的需求,并与客户确认订单细节,确保订单信息准确无误。
2. 联系生产部门。
接收订单后,外贸跟单员需要与生产部门联系,确认生产计划和交货时间。
如果订单中的产品需要定制生产,外贸跟单员需要及时提供客户的需求和要求,确保生产部门能够按时生产。
同时,外贸跟单员需要与采购部门沟通,确认原材料的供应情况,确保生产不会因为原材料短缺而延误交货时间。
3. 安排生产。
外贸跟单员需要根据订单的要求和生产部门的情况,制定生产计划,并安排生产。
在生产过程中,外贸跟单员需要不断跟进生产进度,确保生产按计划进行,及时发现并解决生产中的问题。
4. 联系物流部门。
在产品生产完成后,外贸跟单员需要与物流部门联系,安排产品的运输和配送。
外贸跟单员需要根据客户的要求和订单的交货时间,选择合适的运输方式,并与物流公司协商运输费用和时间,确保产品能够按时送达客户手中。
5. 跟踪订单。
在整个订单执行的过程中,外贸跟单员需要不断跟踪订单的进展。
包括与客户保持联系,及时反馈订单进展情况,解答客户的问题;与生产部门保持沟通,了解生产进度和质量情况;与物流部门保持联系,了解产品的运输情况。
同时,外贸跟单员需要及时处理订单执行中的各种问题,确保订单能够顺利进行。
6. 完成订单。
当产品顺利交付客户后,外贸跟单员需要与客户确认订单的收货情况,并及时处理客户的反馈和投诉。
同时,外贸跟单员需要整理订单执行的相关文件和资料,做好订单的归档和总结工作。
外贸业务跟单工作流程外贸业务跟单是指跟单员按照合同约定,负责处理和跟进国际贸易业务的各个环节,确保订单的顺利执行。
本文将介绍外贸业务跟单的工作流程。
第一步:确认订单确认订单是外贸业务跟单的第一步。
在这一阶段,跟单员需要仔细阅读合同,确保订单中的产品、数量、价格、交货时间等信息准确无误。
在确认订单的过程中,跟单员需要与客户进行沟通,确保对订单的理解一致。
如果有任何不明确或存在疑问的地方,跟单员应及时与客户进行沟通并解决问题。
第二步:准备生产计划在确认订单后,跟单员需要与生产部门进行沟通,制定生产计划。
生产计划需要考虑产品的生产周期、原材料的供应情况以及生产能力等因素,确保能够按时交货。
跟单员需要与生产部门保持密切的沟通和协调,及时了解生产进度,确保生产计划能够按时执行。
第三步:跟进生产进度在生产过程中,跟单员需要跟进生产进度。
跟单员可以通过与生产部门进行沟通、参观生产现场以及与供应商的交流等方式来了解生产进展情况。
如果发现生产过程中存在任何问题或延误,跟单员需要及时与相关部门和供应商进行沟通并解决问题,以确保生产进度不受影响。
第四步:安排物流运输当产品生产完成后,跟单员需要安排物流运输。
跟单员需要与物流公司进行联系,安排合适的运输方式、船期或航班,并提供相关的出口文件。
跟单员需要与物流公司保持密切的沟通,了解货物的运输情况,以便及时提供给客户正确的物流信息。
第五步:处理报关手续在货物抵达目的港之后,跟单员需要处理报关手续。
跟单员需要准备相关的出口文件,并与报关代理公司进行联系,确保顺利完成报关手续。
在处理报关手续的过程中,跟单员需要注意及时提供所需的文件和信息,并与报关代理公司进行协调,以确保顺利通过海关检查。
第六步:安排交付和付款最后一步是安排交付和付款。
跟单员需要与客户进行沟通,确认交货时间和方式,并提供相关的发票和付款方式。
在交付和付款过程中,跟单员需要确保按照合同约定的条件进行交付和付款,并及时与客户进行沟通和协调,解决可能出现的问题。
奉献给新手的外贸跟单程序(超全面)
1、客户下订单
2、电传工厂安排货物确定产装时间
3、安排船期订舱:(如果是送货要写送货通知书)
4、电传标签到工厂
5、订舱,托书传真货代
6、核销单备案:(电子口岸备案)
7、将报关单据在合理日期寄送给货代:(一般先邮寄报关委托书和核销单,记下核销单号码,其余资料可以传真)
(合同,核销单一式三联,发票,装箱单,报关委托书1份,报关单2份<自己填写1份,空白1份>)
8、办理保险并审核确认:(开船之前;投保金额不留小数,有小数的均进一位。
)
9、提单审核确认:(临近装船时;非正式的,要显示集装箱号,得知船名航次,审完单后要求出正本)
10、办产地证:(开船之前;产地证打印)在贸促会办理登记盖章。
所需资料:一般原产地证书/加工装配证明书申请书,原产地证,商业发票
产地证日期应与发票签发日期一致,
11、包装申明缮制
12、提单寄到后做客户单据:
发票,装箱单,B/L,原产地证,保单,检验合格单,检验证书,包装申明
13、催款
14、外汇申报:(银行通知有外汇进账,填写涉外收入申请表到银行国际结算中心办理,根据贷记通知单补填单号,拿贷记通知单。
)
15、核销:(先到银行国际结算中心水单,补填相应的核销单号码后经银行盖章。
收汇核销所需资料:
1,核销单
2,报关单(核销专用联)(已盖章)
3,银行结汇水单
4,出口收汇核销报告表(一式两份)
到外汇管理科,拿资料去盖章,回一联出口收汇核销报告表(已盖章),核销单(已盖章),
在相应的核销单核销专用联,退税专用联上加盖“已核销”印章,
将正常核销资料退还并由经办人在(出口收汇核销报告表)上签收。
16、叫工厂开增票:(开过的增票要去税务局认证,盖已认证印章。
)
17、出口退税:
所需资料:
1份:1)申报出口退税资料交接表2份
2)外贸企业出口退税汇总申请表单独1份
3)外贸企业出口退税汇总申请表+外贸企业出口退税进货明细申报表+外贸企业出口退税出口明细申报表各3份
另1份:1)出口企业出口退税资料装订封面1份
2)外贸企业出口退税汇总申请表1份
3)核销单(出口退税专用)
4)增值税发票抵扣联(已认证)
5)报关单(出口退税专用)
6)商业发票
7)外贸企业出口退税进货明细申报表+外贸企业出口退税出口明细申报表(清楚的)
如需要延期,在国税局出口管理科处可办退税延期审批
出口退税生成软盘
(将上述资料交到国税局,回一联签回的申报出口退税资料交接表)
(自己留底一份:外贸企业出口退税汇总申请表+外贸企业出口退税进货明细申报表+外贸企业出口退税出口明细申报表)
如果为出口信用证项下交单,所需资料:
1)客户交单委托书1份
2)信用证原件
3)发票(按信用证要求)
4)装箱单(按信用证要求)
5)海运提单(按信用证要求)
6)保险单(按信用证要求)
7)品质证书(按信用证要求)
8)快递单复印件1份
9)汇票(盖法人章和公章)2份
10)受益人证明1份(盖公章)
(拿上述资料去银行,回一联客户交单委托书)
海运费支付:
1)购汇:合同+国际货物运输代理业专用发票购买付汇联(复印件)+购买付汇联(原件)
拿原件在银行国际结算中心盖章并拿回。
2)支付海运费:盖章的购买付汇联原件+外汇申请书+境内汇款申请书
(回一联境内汇款申请书第三联(绿联)+外汇申请表第二联(蓝联)+一张白联(进账单)
出口企业备案单证:
1)外贸企业购货合同
2)托单
3)装货单
4)提单。