会计电算化第4章PPT课件
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第4章会计电算化PPT课件
常用图形：饼图、直方图、折线图、 立体图等。
基本步骤：
A、选取绘图数据。
B、选择图形类型。
C、根据系统提示生成图形。
(2)视图分析法：采用从某一张表或 多张表中抽取具有某种特定经济涵义的 数据，形成一张“虚表”，从而达到对 多个报表数据在系统生成的“虚表”中 进行重新分类、对比分析的效果。
说明：
A.“虚表”本身不保存数据，因此称 为视图；
账套号） (3)计算公式的设置方式:直接输入方式或
引导输入方式 (4)函数
2. 报表审核公式的设置
作用：检查报表数据之间的关系是否 正确，表现在两个方面：
(1)报表数据来源定义完成后，审核 报表的合法性；
(2)报表数据生成后，审核报表数据 的正确性。
设置报表公式时的注意事项：
多数会计报表软件从账簿的某个科目 取数时，表处理系统中若设为取某个科 目期末借方余额，而实际余额在贷方， 则公式的值是零，而不是贷方金额的负 值。
B. 视图是数据报表的寄生表，没有 数据报表就不可能产生视图。
4.3.4 报表的维护
1.报表删除 同时删除编制得到的数据表和表结构 2.结构复制 在定义新报表时，可以复制表结构类 似的报表的结构。
4.4 现金流量表的编制
4.4.1辅助账法
将现金流量表中的项目视为一个辅助 项目，在输入有关现金流入或流出凭证时， 相应输入此现金流入或流出属于的现金流 量项目，最后根据现金流量项目汇总，并 编制现金流量表。
4.3.2 报表输出
输出方式：两种 1.屏幕显示输出
2.打印输出：
4.3.3 报表的汇总和分析
1. 会计报表的汇总 要求：结构相同，数据不同的报表 功能：简单迭加生成一张新表。 汇总对象： 同一报表不同时期的汇总； 同一单位不同部门，同一张报表的汇
基本步骤：
A、选取绘图数据。
B、选择图形类型。
C、根据系统提示生成图形。
(2)视图分析法：采用从某一张表或 多张表中抽取具有某种特定经济涵义的 数据，形成一张“虚表”，从而达到对 多个报表数据在系统生成的“虚表”中 进行重新分类、对比分析的效果。
说明：
A.“虚表”本身不保存数据，因此称 为视图；
账套号） (3)计算公式的设置方式:直接输入方式或
引导输入方式 (4)函数
2. 报表审核公式的设置
作用：检查报表数据之间的关系是否 正确，表现在两个方面：
(1)报表数据来源定义完成后，审核 报表的合法性；
(2)报表数据生成后，审核报表数据 的正确性。
设置报表公式时的注意事项：
多数会计报表软件从账簿的某个科目 取数时，表处理系统中若设为取某个科 目期末借方余额，而实际余额在贷方， 则公式的值是零，而不是贷方金额的负 值。
B. 视图是数据报表的寄生表，没有 数据报表就不可能产生视图。
4.3.4 报表的维护
1.报表删除 同时删除编制得到的数据表和表结构 2.结构复制 在定义新报表时，可以复制表结构类 似的报表的结构。
4.4 现金流量表的编制
4.4.1辅助账法
将现金流量表中的项目视为一个辅助 项目，在输入有关现金流入或流出凭证时， 相应输入此现金流入或流出属于的现金流 量项目，最后根据现金流量项目汇总，并 编制现金流量表。
4.3.2 报表输出
输出方式：两种 1.屏幕显示输出
2.打印输出：
4.3.3 报表的汇总和分析
1. 会计报表的汇总 要求：结构相同，数据不同的报表 功能：简单迭加生成一张新表。 汇总对象： 同一报表不同时期的汇总； 同一单位不同部门，同一张报表的汇
会计电算化课件——第4章
证类别”等转账信息，单击“确定” ； ➢ 在“自动转账设置”页面，输入“摘要”、“科目”、“部门”、
“个人”、“方向”等转账信息，设置转账自动取数公式，公式设置 完毕，单击“完成”按钮。
4.3 期末账务处理
自 动 转 账 设 置
4.3 期末账务处理
4.3.2 期间损益结转
➢ 单击“总账系统”主界面下的“总账”主菜单下“期末” 菜单下“转账定义”子菜单，再选择其下级菜单中的“期 间损益”；
4.3 期末账务处理
4.3.1 自定义结转
➢ 单击“总账系统”主界面下的“总账”主菜单下“期末”菜单下“转 账定义”子菜单，选择下级菜单中“自定义转账”，系统显示“自动 转账设置”页面；
➢ 在该页面，单击“增加”按钮，系统弹出“转账凭证目录”页面； ➢ 在“转账凭证目录”页面，输入“转账序号”、“转账说明”、“凭
第4章 总账系统
4.1 总账系统概述 4.2 日常账务处理 4.3 期末账务处理
4.1 总账系统概述
4.1.1 总账系统的基本概念 4.1.2 总账系统的基本业务流程 4.1.3 总账系统的基本功能模块 4.1.4 总账系统的基本操作过程
4.1 总账系统概述
4.1.1总账系统的基本概念
在会计核算过程中，账务处理是指会计凭证和账簿的 组织、记账方法、记账程序的相互结合方式。我们把专门 用于账务处理的计算机会计核算系统称之为总账系统。
证填制的日期； ➢ 输入凭证的业务内容：每笔凭证业务分录内容由摘要、科目、发生金
额等组成； ➢ 设置完毕，单击“保存”按钮，退回到总账系统主界面。
4.2 日常账务处理
填 制 凭 证
4.2 日常账务处理
4.2.2 填制凭证
2.常用凭证的定义与生成
“个人”、“方向”等转账信息，设置转账自动取数公式，公式设置 完毕，单击“完成”按钮。
4.3 期末账务处理
自 动 转 账 设 置
4.3 期末账务处理
4.3.2 期间损益结转
➢ 单击“总账系统”主界面下的“总账”主菜单下“期末” 菜单下“转账定义”子菜单，再选择其下级菜单中的“期 间损益”；
4.3 期末账务处理
4.3.1 自定义结转
➢ 单击“总账系统”主界面下的“总账”主菜单下“期末”菜单下“转 账定义”子菜单，选择下级菜单中“自定义转账”，系统显示“自动 转账设置”页面；
➢ 在该页面，单击“增加”按钮，系统弹出“转账凭证目录”页面； ➢ 在“转账凭证目录”页面，输入“转账序号”、“转账说明”、“凭
第4章 总账系统
4.1 总账系统概述 4.2 日常账务处理 4.3 期末账务处理
4.1 总账系统概述
4.1.1 总账系统的基本概念 4.1.2 总账系统的基本业务流程 4.1.3 总账系统的基本功能模块 4.1.4 总账系统的基本操作过程
4.1 总账系统概述
4.1.1总账系统的基本概念
在会计核算过程中，账务处理是指会计凭证和账簿的 组织、记账方法、记账程序的相互结合方式。我们把专门 用于账务处理的计算机会计核算系统称之为总账系统。
证填制的日期； ➢ 输入凭证的业务内容：每笔凭证业务分录内容由摘要、科目、发生金
额等组成； ➢ 设置完毕，单击“保存”按钮，退回到总账系统主界面。
4.2 日常账务处理
填 制 凭 证
4.2 日常账务处理
4.2.2 填制凭证
2.常用凭证的定义与生成
《会计电算化项目四》PPT课件
会计ppt
3
相关知识
2、报表管理系统的分类
会计ppt
4
相关知识
（二）报表管理系统的任务与处理流程
1、报表管理系统的任务 报表管理系统通过一个可由操作者自行定义、设计报表的 功能模块，灵活地定义各种会计报表的格式及报表项目的 数据来源，这样，无论会计报表的结构、格式、内容如何 变化，报表管理系统都能适应；同时，报表管理系统还具 有会计数据采集、计算、统计、汇总、查询、打印输出等 功能，会计工作者可以通过设置会计报表的格式，确定报 表各种取数和运算关系，可以方便地从账簿记录和其他会 计资料中获取会计数据，生成相应的会计报表，为企业有 关各方提供综合性的会计信息；若核算单位还有下属单位， 则报表管理系统还应负责编制汇总会计报表。
会计ppt
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工作任务
5、制作表尾
表尾是指报表底部的附加 说明部分，在表尾所处的 单元处分别输入报表的附 加信息，如“制表”、 “财务主管”、“复 核”“报送日期”等，将 表尾区域的“单元类型” 定义为“字符”，至此， 一个会计报表的样板就基 本上建立起来了，这个样
板应及时加以保存。
会计ppt
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• 入表体字符 • 调整列宽 • 调整行高 • 调整线型 • 设置单元风格 • 保存表体
会计ppt
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工作任务
4பைடு நூலகம்定义公式
报表系统对在格式状态下录入的单元都默认为表样，其 余单元均为“数据”, 定义公式是在数据格式下进行的， 在定义公式前首先将系统由“格式”切换到“数据”状态， 选中某一单元，输入单元计算公式，将单元属性设置为 “数值”，即可完成报表公式的定义工作。
表头也称表首，用来表示报表的标题与横栏项目， 报表的标题一般居于报表的正中位置，横栏项目 的文字又称“关键字”。定义表头和关键字时， 首先要将这一区域进行单元组合，然后在横栏项 目上设置关键字。
会计电算化第四章-账务处理系统
5、坏账处理
• 坏账准备的计提：对可能发生的坏账损失 进行计提 • 坏账发生的处理：冲减坏账准备和应收账 款的过程 • 坏账收回的处理： • 坏账备查簿的查询 • 计提坏账准备的备选方法：销售收入百分 比法、应收余额百分比法、账龄分析法。
6、制单处理
• 生成相应的机制凭证前传输到账务处理模 块中。 • 包括：发票制单、应收单制单、付款单制 单、核销制单、转账制单、现结制单。
四、结账和编制会计报表
• 结账自动完成 • 编制报表：可自定义生成所需的报表
第二节 账务处理模块基本操作
• • • • • • • • • • • 一、系统初始化 （一）设置操作员及权限 （二）建立新账套 （三）设置会计期间 （四）设置记账本位币 （五）设置会计科目 （六）设置辅助核算项目 （七）设置外币币种及汇率 （八）录入科目初始数据 （九）设置凭证类别 （十）定义结算方式
2、收款单据处理
• • • • • 收到应收账款或退回客户款项时。 收款单据的录入 （收款用蓝字，退款用红字以示反冲） 审核 生成收款凭证
3、核销处理
• 将收回的货款与应收账款核销的过程。 • 收款单与原始发票、应收单进行核销勾对。 • 包括：自动核销、手动核销
4、其他转账处理
• • • • • （1）应收冲应付 （2）预收冲应收 （3）应收冲应收 （4）红票对冲 将某客户的红字应收单据与该客户的蓝字 应收单据、收款单据与付单据之间进行冲 抵
设置会计科目
• 在计算机账务系统中，会计科目必须标准化和代码化。 • 呈现树形结构，从一级开始，逐级明细。 • 会计科目的设置一般要满足会计核算的要求、报表编制的 要求、会计管理的需要以及便于计算机的分类、合并、更 新等处理。 • 增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则 • 科目一经使用，就不能再增设下级科目，只能增加同级科 目 • 由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面 凭证输入操作产生影响，因此在建立会计科目时，要小心 并反复检查。
会计电算化(用友T3)-第四章-总账管理
4.3.1 凭证管理
1．填制凭证-增加凭证
凭证正文内容： ① 摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了且不能为空。凭证 中的每个分录行都必须有摘要，各行摘要可以不同。可以利用系统 提供的“常用摘要”功能预先设置常用摘要，以规范业务，加快凭 证录入速度。 ② 科目：输入或参照输入末级科目编码，系统自动将其转换为中文名 称。也可以直接输入中文科目名称、英文科目名称或助记码。 ③ 辅助信息：对于设置了辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助 核算信息。 ④ 金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可 以是红字，红字金额以负数形式输入。凭证上的借方金额合计应该 与贷方金额合计相等，否则不能保存。 凭证尾内容： 凭证尾部分主要标识该凭证的制单人、审核人、记账人信息，由系 统根据登录操作员自动记录其姓名。
4.3.1 凭证管理
凭证查询条件
4.3.1 凭证管理
5．科目汇总 科目汇总是按条件对记账凭证进行汇总 并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭 证可以是已记账凭证，也可以是未记账 凭证。因此财务人员可在凭证未全部记 账前，随时查看企业目前的经营状况及 其他财务信息。
4.3.1 凭证管理
6．记账 （1）选择本次记账范围 即确定本次需要记账的凭证范围，包括期间、类别、记账 范围。确定记账范围时可以单击【全选】按钮选择所有未 记账凭证，可以输入连续编号范围如“1-9”表示对该类别 第19号凭证进行记账，也可以输入不连续的编号如“3， 7”表示仅对第3张和第7张凭证记账。 （2）记账报告 如果是第一次记账，需要检查输入的期初余额是否平衡， 期初余额不平，不允许记账； 上月未记账或结账，本月不能记账； 未审核凭证不能记账； 作废凭证不需要审核可直接记账。 （3）记账 记账过程由系统自动完成，无需人工干预。
会计电算化(第4章 总账)PPT课件
地位
会计信息系统的核心子系统
功能
总账初始化 凭证管理 出纳管理 账簿管理 辅助核算管理 月末处理
10.08.2020
3
总账管理系统概述
总账管理系统与其他系统的数据关系
薪资管理 固定资产 应收应付 资金管理
记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证
10.08.2020
成本管理
记账凭证 其他费用
10.08.2020
16
总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备辅助账各科目的期初数据
如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅 助项目的期初余额。
如何准备？
应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理
10.08.2020
17
总账管理系统初始化
总账期初余额录入
末级科目的余额可以直接输入。 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数
年中建账
准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余 额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生 数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将 该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整 理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将 自动计算年初余额。
账证
总账
记账凭证 存货核算
余额表
财务分析 会计报表 决策支持
4
总账管理系统概述
总账管理系统的应用流程
10.08.2020
总账日常业务处理
框中所包含的 项目已经在企 业应用平台中
设置完成
5
总账管理系统概述
总账管理系统0.08.2020
6
总账管理系统概述
会计信息系统的核心子系统
功能
总账初始化 凭证管理 出纳管理 账簿管理 辅助核算管理 月末处理
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3
总账管理系统概述
总账管理系统与其他系统的数据关系
薪资管理 固定资产 应收应付 资金管理
记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证
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成本管理
记账凭证 其他费用
10.08.2020
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总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备辅助账各科目的期初数据
如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅 助项目的期初余额。
如何准备？
应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理
10.08.2020
17
总账管理系统初始化
总账期初余额录入
末级科目的余额可以直接输入。 非末级科目的余额数据由系统根据末级科目数
年中建账
准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余 额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生 数据。例如，某企业2006年8月开始启用总账系统，那么，应将 该企业2006年7月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额整 理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将 自动计算年初余额。
账证
总账
记账凭证 存货核算
余额表
财务分析 会计报表 决策支持
4
总账管理系统概述
总账管理系统的应用流程
10.08.2020
总账日常业务处理
框中所包含的 项目已经在企 业应用平台中
设置完成
5
总账管理系统概述
总账管理系统0.08.2020
6
总账管理系统概述
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第19页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计 本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
2．修改支票登记信息 在查询状态下，数据不允许修改，只有选择“修改”功能
时才可修改，可直接在图4-5界面进行修改。 3．删除支票登记信息
删除分逐个删除和成批删除两种功能，删除具有一定限制， 若某支票登记没有报销，则该支票登记信息不允许删除。
资金日报的功能设计
不仅可以查询到总账科目（一级科目）的年初余额、各月发 生额、累计发生额和月末余额，而且还可以查询到各级现金 和银行存款科目的年初余额、各月发生额、累计发生额和月 末余额。在手工核算方式下，由出纳负责登记、查询现金和 银行存款日记账，而总账由总账会计负责登记、查询。在实 现信息化以后，出纳有必要了解现金和银行存款的总账信息， 以便于对现金和银行存款进行有效的控制和管理。在进行现 金和银行存款总账查询时，首先要进行查询条件定义，其定 义界面如图4-6所示。
第14页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
详细登记支票的领用人、领用日期、支票用途和报销情 况等。
只有对科目字典中科目账类设置为“银行”的科目，才 能启用支票登记簿功能登记支票。
用友软件中“选项-支票控制”已经勾上。
“支票管理”功能不仅在出纳管理总控菜单下可以调用， 而且在出纳签字的图4-3和图4-4界面中也可调用。
本小节主要内容
出纳管理的功能模块划分
系统管理的数据存储设计
出纳管理是会计核算与财务管理的最基本、最重要 的工作之一，按照内部控制制度的要求，应单独设置出 纳岗位，有的单位甚至按现金和银行存款分别设置岗位， 进行现金与银行存款的核算与管理工作。
第3页/共63页
第一节 出纳管理的总体设计
本小节主要内容
员修改后再核对; 收付款凭证只有经出纳签字后才能进行记账处理。
第7页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
在计算机上对收付款凭证进行出纳签字，并将出纳签字结果 存入计算机，其目的有两个： 其一是防止其他人员对已出纳签字的收付款凭证进行修改，凡 是经出纳签字的收付款凭证，系统将拒绝任何人对其进行修改； 其二只有经出纳签字的收付款凭证才能进行记账处理，因此， 达到了防止未经出纳签字的收付款凭证进入会计信息系统。
出纳管理的功能模块划分
系统管理的数据存储设计
出纳管理
出 纳 签 字
支 票 管 理
现 金 与 银 行 存 款 总 账
现 金 与 银 行 存 款 日 记 账
资 金 日 报
期 末 银 行 对 账
第4页/共63页
第一节 出纳管理的总体设计
本小节主要内容
出纳管理的功能模块划分
系统管理的数据存储设计
支票登记簿数据基表 银行对账单数据基表
第20页/共63页
第三节 出纳账表的详细设计
本节主要内容
➢一、现金和银行存款总账的功能设计 ➢二 、 现 金 与 银 行 存 款 日 记 账 的 功 能 设
计
➢三、资金日报的功能设计
第21页/共63页
第三节 出纳账表的详细设计
本小节主要内容
现金和银行存款 总账的功能设计
现金与银行存款 日记账的功能设计
第四章 出纳管理的详细设计
本章主要内容
➢ 出纳管理的总体设计 ➢ 出纳签字与支票管理的详细设计 ➢ 出纳账表的详细设计 ➢ 银行对账的详细设计
第1页/共63页
第一节 出纳管理的总体设 计
本节主要内容
➢一、出纳管理的功能模块划分 ➢二、出纳管理的数据存储设计
第2页/共63页
第一节 出纳管理的总体设计
第17页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
第18页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
报销日期：由系统自动填写，也可由用户手工输入。当领出 支票没有报销时，此项为空，当支票已报销时，此项由记账 处理功能根据银行科目编号和支票号自动填写，但对于有些 已报销而由于其他意外因素造成系统未能自动填写时，用户 可进行手工输入。手工输入时可用系统日历表参照输入，也 可直接输入。
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
第12页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
第13页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
当选“出纳签字”时，系统将出纳员姓名写入Pz数据基表 中，写入时按凭证号找到该凭证，并将该凭证所有记录的出 纳员字段全部填入出纳员姓名；当选“取消签字”功能时， 系统将Pz数据基表中该凭证的出纳员姓名字段清空，清除 时先按凭证号找到该凭证，然后将该凭证所有记录的出纳员 姓名字段赋空值。
第8页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
在系统中需要进行出纳签字的收付款凭证有两种： 其一是未进行出纳签字的收付款凭证； 其二是经出纳签字，但在记账前发现有疑义，利用“取消 出纳签字”功能将其出纳标志改为未签字，并交回制单人 修改后的凭证。（极少发生）
第15页/共63页
第16页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
当需要出纳签字的凭证涉及到银行科目时，系统要求输入支 票登记信息。
这样设计与管理业务相适应，如果将支票登记设计在制单时 进行，则不尽合理(用友中如此)，因为制单多由会计人员进行， 而支票登记应由出纳员登记，因此，支票管理设计在出纳管理 和出纳签字中较为合理。在进行出纳签字时输入有关支票登记 信息，并可在此进行查询输出支票登记信息。当然在出纳管理 子系统中也可直接调用支票管理功能。
见P151表4-1和表4-2。
第5页/共63页
第二节 出纳签字与支票管理的详细设 计
本节主要内容
➢一、出纳签字的详细设计 ➢二、支票管理的功能设计
第6页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计
本小节主要内容
出纳签字的详细设计
支票管理的功能设计
主要核对收付款凭证的科目金额是否正确; 对于审查认为有错误或有异议的凭证，应交与制单人
第9页/共63页
第四节 凭证审核与记账的详细设计
本小节主要内容
凭证审核的详细设计
凭证记账的详细设计
出纳签字 取消签字 成批出纳签字 成批取消签字
第10页/共63页
第二节 出纳签字的详细设理的功能设计
全部、未出纳签 字、已出纳签字
第11页/共63页
第二节 出纳签字的详细设计