《办公室管理》期末复习指导

《办公室管理》期末复习指导

（材料整理 陈晓静）

第一部分 课程的有关说明

办公室管理是现代文员专业专科的一门必修课程。

本课程的教学目的是，通过教学的实施使学生掌握办公室实务操作方面的基本知识，具备办公室业务的基本技能和与之相关的交际能力，有一定的文字使用运用能力。本课程的文字教材为《办公室实务》，主编陆瑜芳，上海复旦大学出版社出版。本课程教学内容分为十四章，包括办公室实务概述、文员实务、电话电子通讯、邮件收发、接待实务、信访实务、会议及会谈实务、日程安排、差旅事宜、照料上司身边琐事、交际与礼仪、办公室用语、印信值班工作、文书与档案实务等。

第二部分 课程各章教学内容

第一章 办公室实务概述

【知识与能力】

1． 办公室的职能。

2． 办公室实务范围。

3． 办公室器械使用。

4． 办公室和接待室的管理。

【教学要求】

通过本章教学，使学生对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能，并能够较为熟练地进行运用和操作，正确管理办公室及接待室。

一、一般了解： 1．办公室的含义。

2．办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。

3．我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。

4．办公室环境的布置和管理

二、基本掌握:

1． 办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。

2． 办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。

3． 主要办公器械的使用。

4． 办公用品的准备。

5． 办公室和接待室的管理

第二章 文员实务

【知识与能力】

1．文员工作指导思想

2．“优先顺序”处理工作

3．文员管理时间的方法

4．文员的工作方法：请示方法与报告方法；计划方法和总结方法；受意方法；传达方法；进言方法；变通方法和挡驾方法；分工方法与合作方法；

【教学要求】

通过本章教学，使学生了解文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解和运用各种工作方法。

一、一般了解：

1．计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤；

2．传达方法； 3．进言方法；

4．变通方法和挡驾方法

二、基本掌握:

1．文员管理时间的方法；

2．受意方法；

3．分工方法与合作方法

三、重点掌握：

1．“优先顺序”处理工作

2．请示方法与报告方法；

3．计划方法和总结方法；

第三章 电话、电子通讯

【知识与能力】

1．电话的类型

2．打电话的方法、接听电话的方法

3．因特网服务

4．电视会议

5．交互式电话会议

6．卫星通信

【教学要求】

通过本章的教学，使学生了解电子通讯设备的简单原理和使用常识，能够比较熟悉相对比较先进的电信设施的用途用法，正确有效地使用常用电信设备，提高工作效率。

一、一般了解：

电视会议

交互式电话会议

卫星通信 二、基本掌握:

打电话的方法、接听电话的方法

第四章 邮件收发

【知识与能力】

1．邮件的收取

2．邮件的分拣

3．邮件的拆封

4．邮件的处理

5．上司不在时邮件的处理

6．邮件的寄发

【教学要求】

通过本章的教学，使学生掌握邮件收发的工作程序和特殊情况下的处理办法。

一、一般了解：

1．邮件的收取

2．邮件的分拣

3．邮件的寄发

二、基本掌握:

1．邮件的拆封

2．邮件的处理

3．上司不在时邮件的处理

第五章 接待实务

【知识与能力】

1．接待的基本礼节

2．接待平时来访者、计划中来宾的实务

【教学要求】

通过本章教学，使学生熟悉文员接待的基本业务，正确掌握接待礼仪，对包括迎送、传达、引见、介绍、接待等一系列接待事宜，有清楚的了解，正确掌握内宾、外宾的接待程序。

一、一般了解：

1．行为举止方面的礼貌

2．仪表方面的礼貌

二、基本掌握:

1．接待平时来访者的实务：初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见

2．接待计划中来宾：内宾接待、外宾接待

第六章 信访实务

【知识与能力】

1．来信受理程序

2．来访接待程序

【教学要求】

通过本章教学，使学生了解做好接待来访工作的重要性，能够在认真做好接待来访工作中，密切党群关系、干群关系，熟悉来信的受理与处理，来访的接待与处理，来电的接听与处理

一、基本掌握：

1．承办来信注意事项

2．来电的接收与处理

二、重点掌握： 接待来访注意事项

第七章 会议及会谈实务

【知识与能力】

1．会议的目的

2．会议的分类

3．会议实务

【教学要求】

通过本章教学，使学生了解并熟悉各种会议的目的，能够根据不同情况，区分各类会议的不同要求，能够制定会议计划，做好会议准备，完成会议实务工作

一、一般了解：

1．会议用语

2．会议出席者的位置

3．会议用品的准备

4．分析会议成本

二、基本掌握:

1．议程表制作和执行方法

2．会议通知的写法和传达方法

3．会议记录

4．召开各种会议方法

三、重点掌握：

1．会议的计划与准备

2．会议资料的准备

3．会议后的实务

第八章 日程安排

【知识与能力】 1．日程安排的意义

2．日程安排计划表的种类和管理

【教学要求】

通过本章教学，使学生了解日程安排的重要意义，能够合理地制定年预定、月预定、周预定、日预定表，能够对日程安排进行有效管理。

一、一般了解：

1．日程安排计划的变更和调整

二、基本掌握:

1．日程安排计划表的种类

2．日程安排计划表的制作和填写

3．日程安排计划管理

第九章 差旅事宜

【知识与能力】

文秘人员在差旅过程中的主要任务

【教学要求】

通过本章教学，使学生了解商务旅行、公务外出时文员的主要工作任务，能够对包括交通工具的选择、出差诸项事宜的准备、境内外旅行各种手续的办理以及出差结束后的各项工作情况有清晰的了解。

一般了解：

1．准备工作

2．履行过程安排

3．旅行结束后的有关工作

第十章 照料上司身边琐事

【知识与能力】

照料上司相关事宜

【教学要求】

一、一般了解：

1． 照料身边琐事的准备

2． 各种照料身边事务的工作

3． 照料身边琐事的做法

第十一章 交际与礼仪

【知识与能力】

1． 日常举止规范

2．交际业务

【教学要求】

通过本章教学，使学生了解交际的礼仪与规范，对日常举止、交际应酬、社交行为等有正确的理解和认识，有符合行为规范的举措。

一、一般了解：

1．交际业务应注意的问题

二、基本掌握:

1．喜庆实务和宴会礼仪

2．丧事实务和吊唁礼仪

第十二章 办公室用语

【知识与能力】

1． 口头语

2． 敬语 3． 报告

4． 说明

5． 说服

6． 拒绝

7． 听话

【教学要求】

通过本章教学，使学生了解书面语言与口头语言的不同区别，正确使用敬语，能够在适当的场合用好接待语；掌握说话要领，注意说明、报告、委托、拒绝、说服等方法的应用；掌握听话要领，注意指示与忠告的接受方法应用。

一、一般了解：

1．口头语言的特征

2．敬语的种类

3．说话的要领

二、基本掌握:

1．敬语的用法

2．接待用语

3．说明的方法

三、重点掌握：

1．报告的方法

2．说服的方法

3．拒绝的方法

4．听话的方法

第十三章 印信、值班工作

【知识与能力】

印章、印信管理工作

【教学要求】 通过本章教学，使学生了解各种印章的使用规定，了解介绍信的使用与保管，清楚值班的制度要求。

一、一般了解：

1．印章的种类

2．印章的刻制

3．印章的保管

4．公章的停用与销毁

5．值班工作的组织形式

二、基本掌握:

1．印章的使用

2．介绍信的使用

3．值班工作的任务

4．值班工作的制度与要求

第十四章 文书与档案实务

【知识与能力】

1．公务文书的种类与特点

2．文书处理的内容与方法

【教学要求】

通过本章教学，使学生了解公务文书处理和公文流转的基本程序，掌握档案收集工作制度，能够根据立卷的不同标准立卷、编制类目并归档。有效利用和开发档案资源。

一、基本掌握：

1．公文性文书的种类

2．文书的保密管理

3．档案收集的对象和制度

4．立卷类目的编制