会计凭证的编制与填制技巧

２００８年ｌＯ月　第１１卷第２０期　中国管理信息化　０ｃｔ．．２００８　Ｖｏ１．１１．Ｎｏ．２０　ｅｍｅｎｔ　Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　对会计记账凭证填制的想法　施伟　，马娟ｂ　（南通大学　财务处．ｂ．商学院，江苏南通２２６０１９）　［摘要］对于记账凭证的填制，会计人员常常是凭着经验，“习以为常”、“理所当然”。但是从记录会计信息以及会计　人员相互牵制的角度来看，应当对摘要填制、借贷方使用以及附件张数计算等内容重新加以认识。　［关键词］记账凭证；摘要；附件　［中图分类号］Ｆ２３０　［文献标识码］Ａ　［文章编号］１６７３—０１９４（２００８）２０—００３２—０２　会计核算过程中，记账凭证的主要作用在于对原始凭　证进行归类整理，运用账户和复式记账方法．编制会计分　录，为登记账簿提供直接依据。因此，所有记账凭证都应满　足记账的要求，都必须具备下列基本内容：（１）记账凭证的　名称；（２）填制凭证的日期和凭证的编号；（３）经济业务的内　容摘要；（４）记账符号、账户（包括一级、二级或明细账户）名　称和金额；（５）所附原始凭证的张数；（６）填制单位的名称及　有关人员的签章。　对于记账凭证填制的要求在《会计基础工作规范》当　中表述得较为完整，但是实际工作同规范之间还是有一定　差距。　在填制记账凭证的过程中，填制凭证的日期、编号一　般不会出现什么问题，会计人员目光都集中在会计科目和　金额上，认为这两个是最重要的，但却忽视了摘要、借贷方　和原始凭证的重要性。　会计人员一般认为记账凭证是用来编制会计分录的，　只要把会计分录编制准确就可以了。其他的似乎并不重　要。实际上这种认识是对会计本身的误解。　会计是记录经济业务的语言．是用来描述社会经济关　系的产生变化过程以及相应经济利益变动情况的工具。记　账凭证是对于原始凭证所描述经济业务的规范性概括表　达，它应当用规范性的语言记载“在什么时间、什么地点．　什么人发生了什么事情，影响了多少金额，依据是什么”。　会计分录实际上用一个会计语言语法一什么『Ａ计　科目】增加或减少『借方或贷方］多　一来描述经济业务。　这种语法有助于数据的统计和归类，但是将一些不能用会　计科目概括的信息排除在外，这时摘要的重要性就体现出　来了。　比如在建设合同付款过程当中，同一家单位可能有若　干个合同，在会计核算过程当中就应当以每一个合同的履　行过程作为会计核算的线索：记录各种保证金的收付、每　［收稿日期］２００８—０４—２３　［作者简介］马娟（１９７８一），女，南通大学商学院讲师，会计学硕　３２｛ＣＨＩＮＡＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴＩＮＦｏＲＭＡＴｌｏＮｌ　ｚ｜　汀ｌｏＮ　笔工程款的支付，实质上就是反映了双方的合同履行过　程、权利义务实现过程、利益实现的过程。如果在核算过程　当中，只设立供应商往来，并没有设立合同往来的话，就无　法通过供应商往来反映每一个合同的执行情况。这时就必　须在摘要中描述清楚每一个合同的履行情况，比如将合同　进行编号，在摘要中注明合同编号。这样可以通过摘要来　区分每一笔付款，也可以查询统计每一个合同的情况。例　如，Ａ公司先后承建了ａ．ｂ、Ｃ工程，在合同中规定了工期保　证金、项目经理保证金、质量保证金．一般会计核算过程中　会使用到“在建工程”、“其他应付款”、“应付工程款”、“预付　工程款”、“银行存款”等会计科目。比如依照发票付款，借记　“在建工程——Ａ公司”，贷记“银行存款”或“应付工程　款—一Ａ公司”，在摘要中应当注明“＞。‘合同＞。＜次付款”，只　有这样才能区分若干合同的付款情况。如果在摘要中没有　注明，在以后的查询过程当中．无论是通过“在建工程”科　目．还是“Ａ公司”往来都不能说明某个合同的来龙去脉，要　想查清的话，只能将原始凭证全部翻阅过去才行，这样做　十分费时费力。　摘要的重要作用就是来弥补会计分录描述经济业务　信息不全的问题。比如用）。＜人借款出差，回来报销时，会计　分录应当贷记“其他应收款”，摘要当中就应当写明）。（人为　什么可以减少自己的义务，比如是通过还现金、同意报销　差旅费还是其他方式减轻自己的责任。如果将借方科目联　系起来看倒是可以看出事项概况，但是毕竟不全，应当在　摘要中注明原因，而不是简单地写“还款”二字，实际上这　样是重复表述；从科目明细账上，如果不在摘要中填写全　面．在明细账当中就不能反映出“其他应收款”增加减少的　原因。　对于借方、贷方的问题，主要是对借贷记账法的理解　没有换个角度来思考。例如，在建设过程中，建设单位付给　工程造价事务所审计费用，会计分录做成：借记“待摊投　资——社会中介机构审计费”，贷记“银行存款”；依据合　同．建设单位向施工单位收回审计费用时，应当对借贷方　进行记录。从一般思维而言，对于收回审计费用，

填制凭证

记账凭证是本系统处理的起点，也是所有查询数据的最主要的一个来源。日常业务处理首先从填制凭证开始。

【操作步骤】

1. 单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，显示单张凭证。

2. 单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上，输入或参照选择一个凭证类别字。

3. 凭证编号：如果在【选项】中选择"系统编号"则由系统按时间顺序自动编号。否则，请手工编号，允许最大凭证号为32767。系统规定每页凭证可以有五笔分录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一，如：收-0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。

4. 系统自动取当前业务日期为记账凭证填制的日期，可修改。

5. 在"附单据数"处输入原始单据张数。

6. 用户根据需要输入凭证自定义项 ，单击凭证右上角的输入框输入。

7. 输入凭证分录的摘要，按F2或参照按钮输入常用摘要，但常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。

8. 输入末级科目或按[F2]键参照录入。

9. 若科目为银行科目，且在结算方式设置中确定要进行票据管理，在【选项】中设置"支票控制"，那么这里会要求要输入"结算方式"、"票号"及"发生日期"。

10. 如果科目设置了辅助核算属性，则在这里还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示。

11. 录入该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字， 红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。

12. 若想放弃当前未完成的分录的输入，可按〖删行〗按钮或[Ctrl+D]键删除当前分录即可

13. 如果填制凭证使用的科目为现金流量科目，那么在录完本条分录后要求指定该分录的现金流量项目。可将一条件分录指定为多个现金流量项目，但总金额必须与分录的金额保持一致。对于未指定为现金流量的科目，如需指定现金流量项目，可在录入一条分录的金额后，点击〖流量〗按钮，则会弹出现金流量项目指定的窗口，要求您输入此条件分录对应的现金流量项目。

会计凭证及账簿填制要求：

一、对于凭证中数字填写的要求：

（1）阿拉伯数字应一个一个地写，阿拉伯金额数字前应当书写货币币种符号（如人民币符号“￥”）或者货币名称简写和币种符号。•币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡在阿拉伯金额数字前面写有币种符号的，数字后面不再写货币单位（如人民币“元”）

( 2）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位、下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，•一律在元位小数点后填写到角分，无角分的，角、分位可写“00”或符号“——”，有角无分的，分位应写“0”，不得用符号“—”代替。

（3）汉字大写金额数字，一律用正楷或行书书写，如零、壹、贰、叁、肆、伍、•陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、等易于辩认、不易涂改的字样，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、或另、毛等简化字代替，不得任意自造简化字。

（4）大写金额数字到元或角为止的、在“元”或“角”之后应写“整”或“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字。

（5）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称（如“人民币”三字），货币名称与金额数字之间不得留有空白。

（6）阿拉伯金额数字中间有“0”时，大写金额要写“零”字，如人民币101.50元，•汉字大写金额应写成壹佰零壹元伍角整。阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如￥1004.56，•汉字大写金额应写成壹仟零肆元伍角陆分。阿拉伯金额数字元位为“0”，或数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可只写一个“零”字，也可不写“零”字。如￥1680.32，汉字大写应写成人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰分。又如￥1600.32，汉字大写应写成人民币壹仟陆佰元叁角贰分、或人民币壹仟陆佰元零叁角贰分。

（7）票据的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰、和壹拾的，日为壹到玖和壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前加“零”；日为拾壹到拾玖的，应在其前加“壹”。如1月15日，应写成零壹月壹拾伍日。再如10月20日，应写成零壹拾月零贰拾日。

原始凭证的具体填制方法

原始凭证的填制方法如下：

1.自制原始凭证的填制方法

1）一次凭证的填制方法。

一次凭证的填制手续是在经济业务发生或完成时，由经办人员填制的，一般只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务。下面以“收料单”和“领料单”的填制为例，介绍一次凭证的填制方法。

（1）“收料单”是企业购进材料验收入库时，由仓库保管人员根据购入材料的实际验收情况，填制的一次性原始凭证。企业外购材料，都应履行入库手续，由仓库保管人员根据供应单位开来的发票账单，严格审核，对运达入库的材料认真计量，并按实收数量认真填制“收料单”。收料单一式三联，一联留仓库，据以登记材料物资明细账和材料卡片；一联随发票账单到会计处报账；一联交采购人员存查。

[例6-1]购入20m/m圆钢1 000公斤，每公斤单价3元，另付购入材料运杂费200元。仓库保管人员验收后填制“收料单”，其格式与内容见表6-1。“收料单”通常是一料一单。

（2）“领料单”的填制手续是在经济业务发生或完成时，由经办人员填制的，一般只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务。如企业、车间或部门从仓库中领用各种材料，都应履行出库手续，由领料经办人根据需要材料的情况填写领料单，并经该单位主管领导批准到仓库领用材料。仓库保管员根据领料单，审核其用途，认真计量发放材料，并在领料单上签章。“领料单”一式三联，一联留领料部门备查，一联留仓库，据以登记材料物资明细账和材料卡片，一联转会计部门或月末经汇总后转会计部门据以进行总分类核算。

[例6-2]一车间生产Ａ产品需领用20m/m圆钢500公斤，每公斤单价3.2元，由经办人填制＂领料单＂，其格式与内容见表6-2。此“领料单”经车间有关领导批准后到仓库领料，仓库保管员据以发料。“领料单”一般都一料一单。

表6-2

2）累计凭证的填制方法。