公文管理制度

公文管理制度

第一章 总则

第一条 为促进集团文件处理工作规范化、制度化、科学化，提高文件处理工作的效率和质量，根据国家有关规定，并结合本集团实际情况，特制订本制度。

第二条 本制度所指的公文是指集团各事业部、职能部门、子（分）公司在经营管理活动中形成的对内、对外的各类正式公务文书，及其所接收的来自集团内外的各类正式或非正式的文书。

第三条 本制度适用于集团各事业部、各部门、各子（分）公司。

第二章 公文种类

第四条 集团常用文件按其性质主要分为三类共十三种：

（一）上行文：

1、请示：适用于向上级单位或领导请求指示和批复或要求给予资格、额度、指标等事项；

2、报告：适用于向上级单位或领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等；

3、议案：议案是指由集团董事会下设委员会、集团董事成员、职工代表依照规定程序提请集团董事会或职工代表大会进行审议并作出决定的议事原案。

（二）下行文：

1、命令：命令（令）所涉及的事项，有的是发布行政制定和规章，有的是宣布施行重大强制性行政措施。运用命令来奖惩有关人员，往往也是在整个集团或某一范围影响较大的；

2、决定：适用于集团对重要事项或重大行动作出决策和安排；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销部门、子（分）公司不适当的决定事项；

3、公告：适用于向集团内外宣布重要事项或者法定事项；

4、通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；

5、通知：适用于发布集团各项规章制度；转发有关机关或单位的文件；批转所属部门、子（分）公司的文件；传达要求所属部门、子（分）公司知晓或执行的事项；

6、通报：适用于表彰先进、批评错误；传达重要精神或情况、介绍工作经验等；

7、批复：批复是用来答复下级请求事项的，下级有请示；

8、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；

9、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项、主要精神。涉及机构、编制、人事任免、工资福利、表彰等重大项目的审批会议议定事项，须用其它种类文件行文。

公文管理制度（一）

一、上级来文管理制度

1、管理。凡上级下发的文件，由办公室文书人员负责签收、登记、传阅和保管，并按发文机关的要求进行定期清点，按期清退。部内人员出席会议带回的文件，要及时送交办公室进行文书处理。各科室要指定专人兼管文件工作。

2、传阅。文件登记后，文书人员要立即根据文件的密级、急缓程度进行分类整理，由办公室主任批办后，按照批办意见进行传阅。传阅急件应立即阅批，缓件一般不超过三天。

3、借文。因工作需要借阅文件者，要严格履行借阅手续，时间一般不超过一周，用完后及时送还，严防丢失。

4、保密。文件要严格按照传阅范围进行传阅，在传阅过程中，不得从阅夹中抽留文件，不得带回家中。

对国家秘密文件复印要注意以下保密事项：

（1）复印国家秘密文件，必须建立严格的审批、登记制度，并指定专人负责；

（2）“绝密”文件和中央领导同志的内部讲话记录，发文部门规定不准翻印的文件，未经原发文机关批准不得自行复印；

（3）严禁复印中央各种文稿和中央领导同志的内部讲话稿；

（4）严禁将国家秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印；

（5）对复印的国家秘密文件要与原文件一样进行严格管理。

二、本部行文管理

1、制发各类公文，坚持“从严、从实、从少”的原则，精简文件、简报，文件字数一般不超2500字。

2、文件种类。“朔组报”主要用于向上级的请示、报告；“朔组发”主要用于下发有关政策性、指导性的工作意见；“朔组通”用于发布党内法规，传达上级机关的批示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项；“朔组干字”主要用于公布干部事宜的专门文件；“朔组内干字”主要用于部内公布科级以下干部事宜的专门文件；“朔组复”主要用于批复下级部门和有关单位的请示。一些时间要求较紧迫的文件，可发传真电报。根据工作需要，可增发会议纪要和通报两种文件。

3、审核、签发。“朔组发”文件，须经部务会讨论研究，由分管部长把关，部长签发。其他文件，须经部务会或部长办公会讨论研究，由有关科室和分管部长把关，部长签发。

部 门 名 称 综合部 编号

名 称 公文管理制度

编 制 更改 审核 批准 生效期 7月27日

公文管理制度

第一条 为了确保公司公文的统一性、规范性、严肃性，提高文件的执行力度，结合《公司保密制度》，制定本制度。

第二条 公司公文管理的范围：

（一）以公司名义成文的制度请示、报告、通知、通报、决定、决议、会议纪要、函等公文（以下简称公文）。

（二）以公司名义发布的各类管理办法和收费制度、标准、流程等对外的经营管理类文件（以下简称业务文件）。

（三）公司各部门上报领导审批的文件，综合部下发的文件，签收的行政机关、外部单位的公文，按照此办法中的相关规定办理。

第三条 公文归口管理部门：总经办为公司文件的统一归口管理部门，负责对相关文件的统一编号、格式审核、文件归档、查询借阅的管理工作，以及对文件执行的监督工作。

第四条 相关标准：

（一）字：标识公文中横向距离的长度单位，1个字指1个汉字所占空间。

（二）行：标识公文中纵向距离的长度单位，本标准以四号字高度0.5—1.5倍的距离为一基准行。

（三）公文、业务文件统一使用A4（210 mm×297 mm）纸张打印，页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）、纸地脚（下白边）为：27mm±2mm；

公文用纸订口（左白边）、纸翻口（右白边）为：25mm±2mm；

版心尺寸为：160mm×243mm（不含页码）。

（四）排版规格：公文标题使用小二号宋体字加粗标识，正文使用四号仿宋字体;业务文件标题使用三号宋体字加粗标识,正文使用小四号仿宋字体(或宋体字体)。正文根据实际需要对文字加粗标识，每行的字数和每版的行数根据文字多少做到排版美观，未做说明图文使用黑色，使用双面打印、复印；要求版面干净、字迹清楚、尺寸标准、版心不斜，误差不超过2mm。

第五条 公文行文格式：

（一）公司红头文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分，置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即160mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

公文管理制度

第一条：公文是请示报告、传达指示、决定决议、批复处理、管理指导工作的重要形式。公文的密级为：绝密、机密、秘密、公开，分别上报或下发到不同的部门和级别。

第二条：行文的格式要统一规范，标题段落清晰，层次分明，文字精炼、表述准确。要标明签发人、秘级编号、发送单位、印制份数、页数等。

第三条：公文收发后要按要求传达到位，及时组织有关人员学习领会上级精神，不得扣发、截留、拖延，严守文件秘密或商业情报信息。

第四条：文件种类主要包括：红头文件、一般文件和外来文件三种。公司的规章制度、规定、办法、决议、通知、纪要、命令、指示、通报，以及向政府部门的请示、报告等，一律以公司红头文件印发，其他文件可用普通纸印发。

第五条：红头文件用于公司重大人事任免、规定、决定、通报、总裁令、上行文、总裁办公会议纪要、董事长会议纪要、批复等。决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门或人员，变更或者撤销不适当下级部门的决定事项。规定用于对某一方面的工作做部分的规定。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

第六条：一般性文件用于普通性的通知、通告、商务信函、商务公关与传播文书、职员职业生涯书等。外来文件指外单位或国家、省、市、县行政管理部门来文。

第七条：红头文件的内容包括：发文单位、签发人、秘密等级、紧急程度（急、加急）、发文字号、标题、主送机关、正文、印章、时间、附件、主题词、承办部门、承办人、抄送部门、落款、页数、印发份数等。

第八条：发文单位/部门（红头）应当写规范化全称。与有关单位/部门联合行文，一般情况下主发文单位/部门排列在前。

第九条：标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文部门，并准确标明文件种类（如通知、命令、决定等）。标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，不加标点符号。如有附件，在正文之后、发文单位落款注明附件顺序和标题。

第十条：成文日期：会议性文件以会议通过的日期为准，其他文件以公司领导人签发日期为准条。落款要写发文单位全称，文件一律加盖公章，插入成文日期要求大写，不应小写。落款当页若无正文，则应标注（此页无正文），盖章采用下套端正，不压成文日期。单双面印刷均可，左侧装订。