《你早该这么玩EXCEL》带实际操作的案例

简单易学的傻瓜式excel表格实用技巧(初入职场办公必备)也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。

但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。

本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。

一、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。

单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。

单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。

教你如何高效使用Excel(精品)问:老师您好，很荣幸采访到您。

作为中国Excel第一人，想请您从整体上评价一下Excel这个工具？您和它有怎样的故事？它到底有怎样的魅力，让这么多人为之“着迷”。

答:首先声明一点：我谈不上是什么中国Excel第一人，在业界有很多高手我是望尘莫及的，很多前辈值得我尊敬和虚心学习的。

从Excel诞生到现在，已经20个年头了。

现在Excel也已经深入到工作和生活的各个方面，可以这么说，现实工作中如果离开了Excel几乎什么都玩不转。

记得我第一次使用Excel是1995年，当时就觉得很神奇，居然可以在一个一个的格子里输入数据，还可以输入计算公式，自动计算出结果，这跟当时我使用的那个文字处理软件有天壤之别！我也就被这款具有神奇计算功能的软件所吸引，从此就怀着浓厚的兴趣，深入了解和研究Excel，与她结下了不解之缘。

记得我做的第一个数据管理和分析模版，是使用Excel做的设备管理软件，做出来后觉得很有成就感，想要什么数据就要什么数据。

但是，一次跟外商谈判过程中，看到了老外做的Excel表格，不论是从结构布局、架构搭建、报表展示，还是表格的公式设置、出表速度，都是另一幅天地，相比之下，我自己做的表格就显得根本就不是表格了。

虚心向老外请教，才知道Excel是什么，怎么用，这才认识到自己的做法全错了。

这位老外老师给我的忠告就是：做好基础表，熟练应用各种技能，就没有什么做不出来的！不要在把表格设计的花里胡哨的，合并单元格是Excel使用的大忌！我设计的第二个模版是基于Excel的财务管理系统，每个月建立一个工作簿，填写每个月发生的会计凭证，最后用函数、透视表快速制作总账科目试算平衡表、科目余额表、资产负债表、利润表、现金流量表，以及各种明细表，并跟踪分析每个月的收入、成本、费用、利润的变化。

这个模版用在了很多小型企业，当时帮助不少朋友实现了账务管理的自动化。

为了能够帮助更多的朋友，我就把这个模版的制作过程、Excel相关技能等，写成我的第一本书《Excel会计应用范例精解》。

源数据表：标准、正确、通用、简洁不要有标题栏、用工作表命名不要有隔断Shift：可直接拖动转移“列”Excel只能首选行，不能筛选“列”，所以用数据转置来删除多余空白列数据三部曲：录入、处理、分析添加辅助列，来细化数据属性定期备份不要有一个以上的表头同一种属性的数据，一定要在同一列中。

Ctrl+enter合并及居中，一般只在完成了数据报表后，打印中用活用“定位”功能：F5空白单元格填“0”思考：这是一张什么表？能够记录什么？需要分析什么？应该记录什么？批注要少用别把excel当word切开单元格：分列---固定---切分“&”代表合并三大表：配置参数、源数据、汇总报表（多用数据透视表与数据透视图）VlookupSumifSumIf条件格式F9—手动重算下的“更新”用格式刷，而不是直接CTRL+C来复制格式数据透视表：一步到位：ald+d-----p---f汇总项可以隐藏取消隐藏则在字段设置从“无“改为”自动“分类多的字段，应该作为行字段；分类少的字段，才可以作为列字段（每一级只有一个，即按逻辑顺序添加到行字段去）日期字段是必不可少的，用于列字段较多；多用“组合”功能正确的日期用“-”或者“/”“ctrl+；”为输入当前计算机日期；“ctrl+shift+；”为输入当前计算机时间；双击汇总数，就能得到明细所以黏贴为数值再发送比较好“！”为刷新数据（一次只能一张）“并列显示”：前提是汇总表无列字段；将“数据”拖入“汇总”单元格。

同时复制透视表。

Excel：最宝贵的是制表规范和思路；一、背景确认1、定性：修改现有表格、创建新表格、重塑工作流程、供多人使用2、定量：数据系统能提供什么，再加什么；数据量最大，字段应该最少一项工作一份源数据表3、定损：判断问题在哪里？找出现有表格的设计问题二、明确目的和需求三、字段设定：字段分析、字段拓展、字段补全少用中文名称，多用数字和字母，以保障数据的唯一性四：流程解析工作顺序：时间、地点、人物、事件（先概括后明细）录入方式：手工录入复制粘贴：公式链接：Crtl+shift+向下箭头：跳转到数据区域边缘的同时把数据连续选中设置数据有效性：alt+d---l；修改“出错警告”为对应提示文本与文本之间用英文逗号保护工作表：Vlookup: 用什么找？去哪里找？找到了返回第几个值？精确找还是模糊找？首列必须为待匹配字段Column：返回单元格的列号任何时候，写完公式后一定要验证3-5次用好“自动更正选项”在记事本中创建一份excel专用的文本代码表Alt+= ：自动求和Ppt：让你的观点具有影响力用好三种图标：饼图、柱图、折线图FYI：告知for your information。

第一章工作簿与工作表的操作与应用1.1 工作簿与工作表的建立例1 快速新建工作簿如何快速新建工作簿呢？其实方法十分简单，我们只需要点击软件主界面上的“文件→新建”选项，在打开的新建面板中选择“新建一个空白工作簿”即可。

同时你也可以通过“Ctrl+N”组合键，快速新建一个工作簿。

新建选项例2 快速建立工作表当用户在使用一个已经包含有数据工作表的工作表时，如果需要在工作表中增加多张空白工作表，用户可以通过单击“插入→工作表”命令的方法来插入新的空白工作表。

使用此方法，一次只能插入一张工作表，但如果你采用如下的技巧则可以一次插入多张工作表：例如我们需要在工作表中新增三张工作表，这时只要按住“Shift”键，同时用鼠标在工作表标签位置处选定三张工作表标签，单击“插入→工作表”命令即可同时插入三张工作表。

插入工作表工工作簿与工作表的操作与应用例3 设置新工作簿内的工作表数默认状况下，一个 E x c e l 文件里面包含有三个工作表，分别为、Seet2和Sheet3，可对于一些高级用户或有特殊需要的用户，往往还有更多更高的要求。

通过单击“插入→工作表”，或在工作表底部右击鼠标，在弹出菜单中进行选择，均可以插入一张新的工作表。

但这只能应付少量的需求，一次操作只能建立一张工作表，如果在一个文件里需要上十张的工作表，可以单击“工具→选项”，选择“常规”，在“新工作簿内的工作表数”一项即可进行调节。

新工作簿内的工作表数在建立所需的文件后，记得将更改的地方改回系统默认值，否则下次新建的每一个Excel文件都会包含多个工作表；一个Excel文件可包含的工作表数有个上限，为255张。

注意例4 选择打开多个工作簿打开Excel的“打开”对话框，按住Ctrl键逐个选中要打开的工作簿，最后单击“打开”按钮，所选工作簿就会被全部打开。

工作簿与工作表的操作与应用例5 快速打开固定工作簿如果你有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区文件，只要将工作区文件打开，Excel就会打开保存在其中的每个工作簿：先打开需要同时使用的多个工作簿，再根据使用要求调整好窗口的大小和位置。

Excel使用技巧及经典案例1、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变档数目即可。

若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。

2、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？例如：在单位的人事数据，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列；2）在B2单元格写入：="13" & A2 后回车；3）看到结果为13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。

当你放开鼠标左键时就全部都改好了。

若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & “13” 后回车。

3、在EXCEL中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等日期形式，怎么办？这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单卷标下把该单元格的格式设成文本格式就行了。

4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存档？点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存档夹的间隔时间。

如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”，“确定”。

然后进行设置即可。

5、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。

但是不是用页眉来完成？在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折迭对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。

你不是会玩Excel，你是被Excel玩坏了一起来看看网友们所碰到的一些事儿，都是软件不熟惹的祸。

曾经我也是他们所说的一员，经过10年的学习，才逐渐了解这其中的各项功能。

以下的功能你都会吗？薛定谔的灌汤包：朋友一直是做数据分析的，在对数据进行跟踪对比后，用来对期货市场做判断指导操作。

大家一直都很佩服他，毕竟这个工作长期不懈的抓了5年啊，很不容易，并且期货做的也有声有色。

结果最近班上来了一个小姑娘，除了会拍马屁以外，真真的啥都不会。

于是，她大姐做的期货市场数据统计表，居然是用Word版的，Word啊，一般市场数据没有40—50张表是没办法做数据跟踪的啊……，一般市场数据少则也要保存两三年的数据吧……，姑娘，你是打算怎么往里面录入数据啊……，大家都很期待她老人家的大作。

winnie_xyh：1、对Excel是啥的理解：一次去同学的单位，他们正好有一份表格要做，有一人就直接打开Word做起来，旁边的同事说为什么不用Excel做呢？这同事回答，Excel也没有什么啊，和Word没有多大区别嘛，不就是加了格子的Word吗？而且老提示这输的不对，那输入的不对的，麻烦！2、原来他们是这样排序的：去一同学单位，他们正在做人口普查的登记核对，信息量蛮大的，最后一列有一个序号，是对已核对的填上序号，然后对这个序号排序，我看了半天，他们每个人都在不停的剪切、粘贴，没明白他们是在干嘛，问了句：“你们这个在干嘛”，他们说“别提了，都搞了几天了”，我问“是要搞什么呢？”，回答：“就是要把已核对完的序号按顺序啊！”，我狂晕，当场受打击，我就说你就点一下排序啊！我教他这一操作，他崩溃了：“我们这多人，搞了几天……”敏儿加油：我来讲一个之前我身上的故事，我们需要统计每个月的项目信息，不过我们有一列单独标出月份的，只要筛选把结果复制出来就好。

可是之前我并不会筛选后用定位条件进行复制，就用了非常可爱的方法，我筛选后将本月的信息标出颜色，然后再取消筛选，将不是有颜色的删除……老牛0259：有次，办公室的一位老同志，在用Excel时，他把我叫过去说：我机子里的“剪刀”可能有问题，是不是用久了，太钝了，老剪不掉。

作者简介：齐涛三茅昵称HRQT，石家庄某企业HRM，劳动和社会保障专业本科毕业，近10年HR工作经历，曾在大型国企、民企任职，人力资源各个模块都有理论和实操经验。

特别推荐：本书针对HR工作中需要用到的EXCEL操作，进行专业性地讲解和指导，实用性极强，值得每一位HR作为基础工具书来学习。

——三茅人力资源网 青梅煮酒认真仔细阅读EXCEL实操电子书，将EXCEL的数据管理、数据运算、数据分析，十分到位的呈现给了读者，只要真正的动手操作，可按操作步骤完成，想要的数据分析。

是HR工作常用的一本实用的EXCEL实操电子书。

——2013秋季班 郑州阳光EXCEL，我们工作中不可或缺的工具，认真学习并熟练掌握能让我们节省时间、提高工作效率、还可以节省成本哦。

HRQT给大家整理的这本电子书非常有实用价值，大家不要错过哦。

——2013春季班 五华妹一本理论联系实际的实操性好书。

EXCEL作为HR日常工作中不可或缺的工具，在数据处理方面，我对它的评价是“只有我们想不到，没有它做不到的”。

那么我们就一起从HRQT的这本书开始学习吧。

同时感谢牛人和三茅同仁的无私付出。

——2012班 云水禅心REXCEL和Microsoft Office的其他软件一样，突出了入门容易精通难的特点，大家掌握的往往是基础操作，出于种种原因忽视了对更深入内容的学习和研究，而通过对本书的学习，你会发现对自身的工作所能够带来的帮助是如此之明显……——2013春季班 东生HR都会用电脑，但还有很多功能只见其目、不识其功（因不了解它怎么能想到用它）；就如EXCEL大家都会用，但精通的也不多，别以为做好一张表格就是精通了，但怎样简单快速既省时又漂亮的完成任务，就看你对EXCEL的了解及掌握程度了；《资深HR教你如何用好EXCEL》详细说明：怎样走直路不走弯路来学习一门技能、规范的表格背后有那些窍门、怎样善用快捷键，利用小技巧快速掌握大门路、熟悉函数公式对于考勤及薪酬核算一步到位！——2011班 顺水平舟从Ctrl+字母组合键、Alt组合键、Shift组合键到Ctrl、Alt、Shift 相互组合快捷键；从基本筛选、分类汇总、条件格式到数据单重、多重数据透视；从逻辑函数、数学函数、日期时间函数到查找和引用函数，玩转Excel07版，玩转办公软件，《资深HR叫你如何用好Excel》办公软件丛书，你，值得拥有。

Excel资源分享：你早该这么玩Excel内容简介······*你是个表格“菜鸟”，对着一堆函数和技巧犯晕，觉得此生成为Excel高手无望？*你是个“表”哥或“表”姐，自认阅“表”无数，而且早已审“表”疲劳？*你是公司的Boss，经常拿着报表做决策，却没有发现表中有个关键数据弄错了？只要换个角度，你会惊呼，Excel原来可以这么玩儿：一张“天下第一表”，帮你走遍职场；一个史上最“荒谬”也最有用的“三表概念”，让你把Excel运转得出神入化；一个“变表利器”，让你瞬间变出N张汇总表，快速搞定老板和客户。

一切从简的“懒人智慧”，教你从“偷懒”出发，不断地创新和学习。

无论菜鸟还是表哥，你都能升级为表格的“哥”！职场从此成为一个可以潇洒悠游的“江湖”。

四两拨千斤的乐趣，让别人羡慕嫉妒恨去吧！作者简介······伍昊：有七年在大型企业中担任管理职位的丰富经验，对电子商务、家电制造、IT制造、服装、快消品，及第三方物流企业的运营和管理有着深刻的理解。

曾担任卓越-亚马逊(亚马逊-中国)全球运营标准引入项目(Fusion)运输部经理，李宁公司北京区域中心业务流程优化项目负责人，明基公司全国第三方物流供应商管理系统重建项目负责人。

由于高超的Excel技能，伍昊在管理工作中取得不少突破。

2005年他为Lexmark(利盟国际)设计库存分析表，通过该表，客户能即时、精确地掌握上万种产品的动态库存信息和各种分析结果。

该表至今仍服务于利盟国际。

后又多次被邀请作为内训讲师为企业员工培训Excel，他所教授的内容不仅十分丰富，并且简单易学、实用性强。

目录······第1章换个角度玩Excel第1节两招让你脱胎换骨搞定源数据，不背菜单也能玩聚焦汇总表，不用做来只用“变”第2节天下只有一张表一个模板打天下我的文件比你少格式标准都会填第3节人人都能成高手第2章十宗罪进行时第1节表格中的“父子关系”第2节错误的“正确”做法毁了你的表格换个地方写标题顺着流程排字段拆了隔断，连成一片合计请等下回分解化繁为简，去掉多余表头千万别合并，单元格有一说一缺啥别缺源数据分手容易牵手难别把Excel当Word分类汇总不是手工活儿第3章 Excel超越你的想象第1节三表概念——难道Excel也是系统？Excel和系统哪里不一样？如此解读默认三张表第2节左手企业系统，右手Excel第3节 Excel决定企业存亡第4章玩转透视表，工作的滋味甜过初恋第1节数据透视表初体验数据透视表在哪里数据透视表能做什么数据透视表怎么做第2节早知如此，何必当初“拖”出合计行“变”出汇总表拆分源数据的“偏方”第3节汇总报表，拖拽有“理”“躺着”不如“站着”按“天”汇总要不得不超过两个列字段汇总跟着文字走字段主次要分明第4节巧妙组合日期日期字段怎么放日期很特殊正确的日期才特殊第5节追根溯“源”第6节关联数据齐步走“！”预约源数据新建明细数据≠源数据找得到的工具栏关键时刻要备份第7节你还应该知道这几招去掉数据的“分身”汇总数排排站可以复制的汇总表第8节找到初恋的感觉了吗？第5章揭秘天下第一表的神奇“配方”第1节学Excel不是走单行线第2节五味良药“配”出天下第一表第一味“顾全局”：背景确认第二味“知目的”：明确需求第三味“勾轮廓”：字段设定第四味“定结构”：流程解析第五味“细打磨”：表格装修第6章图表，怎么简单怎么做第1节别把Excel中的图表当PPT做第2节心动不如行动第3节无外乎三种图表俯视大饼端正柱子装“点”折线第4节一招美化你的图表第5节概念图——向左走向右走第6节让图表动一下第7章埋头做表别忘了抬头看路第1节赢得同事的认可建立“高品质”形象好的经验书面总结保管好报表善于分享第2节赢得老板的认可比吩咐的多做一点汇报进度并按时完成邮件就是你的脸给老板做多选题我真的不懂VBA致谢。

第一章换个角度玩Excel第一节两招让你脱胎换骨1、我们做表通常分为两种：1）数据明细表，又称为源数据表。

这种表不仅需要做，而且需要正确的方法做；2）统计表，又称为分类汇总表这种表。

这种表不用做，因为它们可以变出来。

2、这本书中，我们研究两件事：1）设计一个标准、正确的源数据表2）变出多个分类汇总表3、我们使用Excel的最终目的，是为了得到各式各样用于决策的分类汇总表。

第二节天下只有一张表1、源数据表，是一张中规中矩，填满数据的一维明细表。

这张一维明细表有三大优点：通用、简洁、规范。

源数据表只应有一张，且只应是一维数据格式。

无论是销售、市场数据，还是物流、财务数据，都可以用完全相同的方式存放于源数据表中，区别仅仅在于字段名称和具体内容。

坚持一项工作一张表的原则，做好源数据表。

2、不符合Excel规范的表，是只能用于打印的表，有复杂的表头，有不合理的合并的单元格，各字段分类不清，并且没有限定标准的填写方法。

面对不符合Excel规范的表，要从源数据表的规范入手。

第三节人人都能成高手第二章十宗罪进行时第一节表格中的“父子关系”1、源数据表数据缺失。

应当在制作源数据表的时候，尽可能多的统计各种信息。

第二节错误的“正确”做法毁了你的表格1、表的标题的位置不对。

Excel提供了两种记录标题的方式：命名工作薄与命名工作表。

在Excel默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工作表首行也被默认为标题行。

这里的标题行和标题不同，标题行代表了每列数据的属性，是筛选和排序是字段依据；标题则是让阅读该表的人知道这是一张什么表，除此以外不具备任何功能。

所以，不要用标题占用工作表首行。

2、令人纠结的填写顺序。

源数据表设计的时候，要考虑填表流程和工作流程之间的关系。

源数据的录入过程，应该像生产线上的产品制作过程，从开始到结束一气呵成，让填表的人用着舒服。

为他人制定规则，设计流程的人，更要为实际工作者考虑方便易用。

3、小技巧——乾坤大挪移选中某一行/列，按住shift然后用鼠标进行移动，可以直接移动行/列内容；不用shift进行移动，则会替换被移动的单元格行/列的内容。