企业档案收集与整理

企业档案整理⽅法技巧 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项⽬等因素，按部门、⼤类、⼩类三级分类。

那么，下⾯是⼩编为⼤家整理的企业档案整理⽅法技巧，欢迎⼤家阅读浏览。

⼀、档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利⽤的活动 包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编⽬和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案⽂献编纂)、档案提供利⽤。

⼆、⽂件点收 ⽂件结案移送归档时，依如下原则点收： 检查⽂件的本⽂及附件是否完整，如有短少，应即追查归⼊。

⽂件的处理⼿续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

与本案⽆关的⽂件或不应随案归档的⽂件，应即退回经办部门。

三、⽂件整理 1、中⽂直写⽂件以右⽅装订为原则，中⽂横写或外⽂⽂件则以左⽅装订为原则。

2、右⽅装订⽂件及其附件均应对准右上⾓，左⽅装订则对准左上⾓理齐钉牢。

3、⽂件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划⼀。

4、宜三孔线装(易拆开复印) 四、档案分类 1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项⽬等因素，按部门、⼤类、⼩类三级分类。

先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若⼲⼤类，再在同类中依序分为若⼲⼩类。

2、档案分类应⼒求切合实⽤。

倘因案件较多，前款三级不敷应⽤时得于第三级之后另增第四级“细类”。

如案件不多，亦可仅使⽤“部门”及“⼤类”或“⼩类”⼆级。

3、同⼀“⼩类”(或细类)之案件以装订于⼀档夹为原则，如案件较多，⼀个档夹不敷使⽤时，得分为两个以上的档夹装订，并于⼩类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

4、每⼀档夹封⾯内页应设“⽬次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每⼀案⼀个“⽬次”编号为原则。

5、档号之表⽰⽅式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2为⼤类号，C1C2为⼩类号。

D1为档卷卷次，E1E2为档案⽬次。

6、有的也可按照时间，如外来⽂件、公司内部⽂件，财务资料等，以及⼯商变更信息，章程变更信息等 五、档案名称及编号 1、档案各级分类应赋予⼀名称，其名称应简明扼要，以能充分表⽰档案内容性质为原则，且有⼀定范畴，不宜笼统含混。

企业档案管理规定最新2023年2023年8月8日国家档案局令第21号公布自2023年10月1日起施行目录第一章总则第二章机构和人员第三章设施设备第四章文件材料的形成、收集、整理与归档第五章档案的保管、保护、鉴定与处置第六章档案的利用、开发、统计与移交第七章档案信息化建设第八章监督管理第九章奖励与处罚第十章附则第一章总则第一条为加强企业档案工作，推进企业档案科学、规范管理，服务企业各项工作，服务中国特色社会主义事业，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本规定。

第二条本规定所称企业档案，是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条中华人民共和国境内设立的按照规定应当形成档案的企业开展档案收集、整理、保管、利用及监督管理等活动适用本规定。

第四条企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。

第五条坚持中国共产党对企业档案工作的领导。

企业应当加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作责任制，将档案工作纳入企业整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

档案工作经费应当列入企业年度财务预算，为档案工作提供保障。

第六条企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于开发利用。

国家档案主管部门负责全国企业档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，对中央企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、中央金融企业、中央所属文化企业等，下同）档案工作实行监督和指导。

县级以上地方档案主管部门在职责范围内对本区域企业档案工作实行监督和指导。

各级各类开发区管理机构档案部门对本区域企业档案工作实行监督和指导。

中央和地方专业主管部门对所属企业（包括上市公司、境外企业等，下同）档案工作实行监督和指导。

企业档案管理岗位说明书一、岗位职责企业档案管理岗位是负责企业档案的收集、整理、归档和保管工作的职位。

具体的岗位职责如下：1.收集档案资料：定期收集并整理企业各部门产生的档案资料，包括公司合同、财务报表、人事档案等。

例子：企业甲在每月底的最后一天，向各部门发送通知，要求各部门整理并提交当月的档案资料，例如销售部门需要提交当月的销售合同和销售报表，人事部门需要提交新员工的招聘资料和培训记录。

2.整理档案资料：根据公司规定的档案分类体系，将收集到的档案资料进行整理和归档。

例子：企业档案管理部门制定了档案分类体系，包括按部门分类、按时间分类等。

例如销售部门的档案归档分为销售合同、销售报表等，人事部门的档案归档分为员工招聘资料、离职手续等。

3.建立档案管理系统：管理和维护档案管理系统，确保档案的准确性和完整性。

例子：企业档案管理部门使用专门的档案管理软件，通过建立电子档案和备份档案的方式，确保档案的安全性和可追溯性。

4.提供档案查询服务：根据内部和外部需求，提供档案查询、复制和借阅等服务。

例子：企业内部的HR部门需要查询员工的培训记录，企业外部的合作伙伴需要查询合作协议等。

5.档案销毁管理：根据公司规定的档案保管期限，及时销毁不需要保留的档案资料。

例子：根据相关法规和公司的规定，企业档案管理部门定期清理和销毁过期的档案资料，确保不需要保留的档案及时销毁。

二、任职资格企业档案管理岗位需要具备以下的任职资格：1. 熟悉档案管理知识：具备相关的档案管理知识和技能，了解档案管理的法律法规和规范。

2. 扎实的专业知识：具备较好的文字处理能力和数据分析能力，熟悉各种办公软件。

3. 细致认真的工作作风：具备较高的责任心和工作细致认真的态度，能够按照公司的规范和流程进行工作。

4. 团队合作能力：具备良好的团队合作精神，能够与各个部门进行有效的沟通和协作。

5. 保密意识和能力：具备较强的保密意识和能力，能够妥善保管公司的机密档案。

档案管理要点档案管理是指对各种形式的档案进行收集、整理、保管、利用和销毁的过程。

在企业、政府机构和其他组织中，档案管理是非常重要的工作。

以下是档案管理的要点。

1.档案收集收集档案是档案管理的第一步。

在收集前，需要确定收集哪些档案、如何收集、收集的时间和地点等。

在收集过程中，需要保证档案的完整性和准确性。

对于不同类型的档案，需要采取不同的收集方式。

比如，对于电子档案，可以通过网络、邮件、U盘等方式进行收集。

2.档案整理整理是指对收集到的档案进行分类、鉴定、排列、编目、装订等工作。

在整理过程中，需要根据档案的种类、内容、用途等因素进行分类。

对于重要的档案，需要进行鉴定、编目、装订等工作，以便于后续的保管和利用。

3.档案保管档案保管是指对整理好的档案进行安全、便捷的保管，保证档案的完整性、可读性和安全性。

在保管过程中，需要采用适当的措施，如防火、防潮、防虫、防盗等。

对于重要的档案，需要进行备份和存储，以保证档案的安全性。

4.档案利用档案利用是指对档案进行查阅、借阅、复制、传递等活动。

在利用过程中，需要遵守相关法律法规，并保证档案的完整性和安全性。

对于机密档案，需要采取特殊的措施，如限制查阅、限制借阅、限制复制等。

5.档案销毁档案销毁是指对已经无用或安全期已过的档案进行销毁处理。

在销毁过程中，需要采用适当的方法，如撕毁、烧毁、粉碎等，以保证档案的安全性。

在销毁前，需要进行鉴定和审批，以保证档案的合法性。

档案管理是一项重要的工作，需要对档案进行全面、科学的管理，以保证档案的完整性、可读性和安全性。

通过档案管理，可以提高组织的工作效率和管理水平，促进组织的发展。

档案管理人员岗位职责档案管理人员是企业中非常重要的一环，他们负责管理和维护各类档案信息，确保档案的安全性和正确性。

下面将详细介绍档案管理人员的岗位职责。

一、档案收集和整理档案管理人员的首要职责就是负责收集和整理各类档案。

他们需要与各个部门合作，了解他们的档案需求，并按照规定的流程和标准进行收集和整理。

这包括但不限于文件归类、编制目录和索引、数字化处理等。

二、档案保管和管理档案管理人员负责管理企业的档案，确保其安全和完整。

他们需要建立并维护档案管理系统，规范档案的保管和借阅流程。

他们也需要进行档案的存储和维护，包括保持档案的干燥、防潮、防尘等措施。

三、档案查询和服务档案管理人员需要及时、准确地回答各个部门的档案查询需求，并提供相应的服务。

他们需要熟悉档案资料，能够迅速找到所需的信息并提供给相关人员。

同时，他们也需要培训和指导员工正确使用档案管理系统，提高工作效率。

四、档案存档和销毁档案管理人员需要根据规定的时间周期，对档案进行存档和销毁。

他们需要了解各类档案的保留期限和销毁规定，并按照规定的程序进行操作。

这需要确保档案的合法性和准确性，避免对企业造成不必要的法律风险。

五、档案安全和保密档案管理人员需要时刻保护档案的安全和保密。

他们需要配备相应的安全设施，防止未经授权人员访问档案。

同时，他们需要遵守档案保密的原则和规定，确保档案信息不会泄露或被滥用。

六、档案技术支持和创新档案管理人员需要掌握和运用各类档案管理系统和工具，以提高工作效率和准确性。

他们需要及时了解新技术和方法，积极应用在档案管理工作中。

这可以包括但不限于数字化处理、自动化存储和检索等。

综上所述，档案管理人员的岗位职责非常重要且多样。

他们需要收集整理档案、保管管理档案、提供查询服务、存档销毁档案，同时保护档案的安全和保密。

他们也需要不断学习和创新，适应新的档案管理技术和工具。

通过他们的努力，企业能够更好地管理和利用档案资源，提高工作效率和决策水平。

认真做好人事档案材料收集归档工作一、背景介绍人事档案材料的收集与归档工作是企业人力资源管理中至关重要的一环。

人事档案是企业员工的基本信息资料，包括入职、转正、晋升、调动、离职等各个阶段的信息。

做好人事档案的收集和归档工作对于企业的管理和发展具有重要意义。

本文将从收集、整理、归档和保密等方面，探讨如何认真做好人事档案材料的收集与归档工作。

二、收集人事档案材料的流程1. 入职阶段员工入职时，首先要进行基本信息的采集，包括个人身份证、学历证明、户口本、体检报告、照片等材料。

同时还需要签订劳动合同、制定个人工资账号并确定其他个人档案材料的需求。

2. 在职阶段员工在职期间，需要及时更新个人档案资料，包括工作变动、晋升晋级、奖惩情况、培训学习记录等。

同时要及时梳理员工所提交的各种证明材料，确保员工个人档案的完整与准确。

3. 离职阶段员工离职前，需要整理其在职期间的各种资料，包括离职申请、工作交接材料、终止劳动合同、经济补偿协议、离职报告等。

对员工的档案资料进行清点、核对，确保档案信息的完整性与准确性。

三、整理人事档案材料的规范1. 规范命名在整理人事档案材料时，要规范命名档案文件，按照员工的姓名、工号、部门、岗位等信息进行命名。

这样可以方便日后查询和管理，提高工作效率。

2. 分门别类将人事档案材料按照入职资料、在职资料、离职资料等阶段进行分门别类，便于后续的管理与使用。

同时在文件夹内设置清晰的目录结构，使得查阅和归档更加便捷。

3. 信息录入将整理好的人事档案材料逐一录入电子档案系统，确保纸质档案与电子档案的同步更新。

同时要注意信息的录入准确性，及时更新员工的档案资料。

四、归档人事档案材料的安全保密1. 安全存储人事档案材料是企业的重要资产，需要妥善保管。

可以借助专业的档案柜、保险柜等设备进行存储，同时要充分考虑避免火灾、水灾、盗窃等风险。

2. 严格权限控制对人事档案系统进行权限管理，确保只有经过授权的人员才能进行档案的查阅和修改。

电力工程档案资料收集、整理、管理措施1. 背景电力工程档案是电力工程项目中不可或缺的重要文件，记录了项目的设计、施工、验收等各个阶段的关键信息和数据。

对于电力企业来说，有效地收集、整理和管理电力工程档案资料是保证项目运行和工程安全的基础。

本文档旨在提供一套电力工程档案资料收集、整理、管理措施，以便于电力企业有效地管理和利用这些档案资料。

2. 收集措施2.1 制定收集计划在项目开始之初，制定一个详细的档案资料收集计划是非常重要的。

该计划应明确档案资料的种类、收集的时间点以及负责人等具体信息。

通过合理的分工和明确的任务安排，可以确保档案资料的及时收集和记录。

2.2 定期收集数据在项目实施过程中，定期收集工程数据是保证档案资料完整、准确的重要环节。

负责人应该与工程团队保持良好的沟通，了解项目进展和关键事件，及时收集相关数据，并记录到档案资料中。

2.3 精心保存技术资料电力工程档案中的技术资料对于项目运行和后续维护具有重要意义。

在收集过程中，应特别注意保存设计图纸、技术规范、设备参数等关键信息，以便于后续工作的参考和查阅。

3. 整理措施3.1 文件分类整理在收集到档案资料后，需要进行分类整理，以方便后续的管理和利用。

可以按照项目阶段、工程专业、文件类型等多个维度来进行分类，确保文件的有序性和可检索性。

3.2 文件编号和归档为了更好地管理档案资料，需要为每个文件设定唯一的编号，并建立相应的文件目录。

通过编号和归档，可以快速定位、查阅所需的文件信息，并且便于实现档案资料的长期保管。

3.3 数字化整理随着数字技术的发展，电力工程档案资料的数字化整理成为常见的做法。

通过扫描或拍摄文件，转化为电子文件并进行分类归档，可以极大地提高档案资料的保存和利用效率，同时减少实体文件的占用空间。

4. 管理措施4.1 访问控制和权限管理对于电力工程档案资料的管理，访问控制和权限管理是必不可少的。

只有授权的人员才能访问和修改档案资料，确保档案的机密性和完整性。

纳税Taxpaying管理论坛浅谈企业项目建设档案的收集与整理付旭（乐山高新投资发展（集团）有限公司，四川乐山614000）摘要：在基本以及技术改造项目发展过程中，出现一些对国家及社会有益的文字和图片等，此类历史记录被称之为企业项目建设档案。

本论文对其出现原因、特点与搜集过程进行深入分析，关注项目建设档案管理的重要作用，对以后项目建设的顺利进行和项目建成后的投产、使用、管理、维修等都有十分有利。

关键词：项目档案；收集；整理一、项目建设文件的形成在进行项目建设时，出现的各类信息材料（涵盖声音材料、纸制品、设计图、电子文件），这些统称为项目建设文件，准备阶段需要用到的监理、竣工等文件和图纸同样被囊括在内。

一个质量合格的项目必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的项目建设文件。

（1）项目准备阶段文件：其含义是在项目尚未开工之时，即准备阶段所需的立项、设计以及招投标工程文件。

这部分文件主要是由建设单位和勘察、设计单位负责收集、积累和整理。

（2）监理文件：其含义是控制项目质量高低、完成进度快慢以及所需资金数量的文件。

通过项目监理单位进行收集和整理。

（3）项目竣工文件：是项目竣工时形成的反映施工过程中形成的文件；主要涵盖范畴：测量、施工记录、质量保证书以及各种施工过程所需的综合文件。

竣工文件由施工和监理单位负责，前者进行编制，后者主管审核。

（4）竣工图：其含义是在项目施工结束以后，能够对结果真实全面反映出来的图样；（5）竣工验收文件：其含义是在项目结束后，验收活动过程中产生的文件。

二、项目建设档案的特点在整个施工过程中，项目文件不可或缺，一直相伴存在，这就说明在项目进行档案建设时需要不断积累、完善。

项目建设施工过程中形成的文件材料较为分散，分类复杂，即有文字又有图表，对此要求实行集中统一管理。

项目建设过程中，不能忽视建设档案的重要性，应该加强管理，只有这样才可以防止项目建设档案材料缺失，确保其完整、准确、系统。

煤炭企业基建期项目档案收集归档要求及整理策略【摘要】煤炭企业在基建期项目中，档案的收集、归档和整理至关重要。

本文通过对煤炭企业基建期项目档案收集要求、档案归档策略、档案整理方法、档案管理系统建设和档案保管措施进行研究，提出了相关整理需求和管理重要性。

研究发现，建立完善的档案管理系统和规范的档案整理方法对于项目的顺利进行和未来发展具有重要意义。

未来，煤炭企业应关注档案管理的新趋势，不断提升管理水平，确保档案的准确、完整和安全存储，为企业发展提供有力支撑。

【关键词】煤炭企业、基建期、项目档案、收集、归档、整理、要求、策略、管理系统、保管措施、需求、重要性、发展趋势1. 引言1.1 背景介绍煤炭是我国的重要能源资源，煤炭企业在基建期项目的建设过程中需要进行大量的档案收集和管理工作。

随着煤炭企业的发展规模不断扩大，项目档案的数量和重要性也日益增加。

项目档案不仅是企业经营管理的重要依据，也是企业资产的重要组成部分。

由于煤炭企业基建项目的特殊性，项目档案收集和管理存在一定的难度和挑战。

在煤炭企业基建期项目中，涉及到大量的工程设计文件、施工合同、监理报告、验收资料等各类文件和资料。

这些档案不仅内容复杂，而且数量庞大，管理起来十分繁琐。

由于项目的周期较长，档案的更新和变动频繁，容易导致档案管理的混乱和不规范。

煤炭企业在基建期项目中需要建立科学合理的档案收集和管理制度，以确保档案的完整性、可追溯性和安全性，为企业的经营管理和发展提供有力的支持。

1.2 研究目的本文旨在探讨煤炭企业基建期项目档案收集归档要求及整理策略，通过对煤炭企业基建期项目档案管理的深入研究，提出合理的档案管理方案，为煤炭企业在基建期项目档案管理中提供指导和参考。

具体研究目的包括：一是明确煤炭企业基建期项目档案收集的要求，包括对档案的内容、形式、标准等方面的规定；二是探讨档案归档策略，考察如何管理和整理大量的项目档案，确保档案的安全性和完整性；三是探讨档案整理方法，以提高档案的检索和利用效率；四是探讨建立档案管理系统的必要性和可行性，借助信息技术手段提高档案管理工作的效率；五是探讨档案保管措施，确保档案长期保存和利用；最终旨在为煤炭企业基建期项目档案管理提供科学的理论支撑和实践指导，促进煤炭企业的可持续发展。