关于高校档案管理信息化的思考
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关于高校档案管理信息化的思考
李菡太原理工大学档案馆
【摘要】随着时代的发展，科学技术水平不断提高，先进的计算机信息手段层出不穷，大大提高了日常工作的效率。
高校的档案管理工作也应该与时俱进，加快档案管理信息化进程，及时更新软硬件设施，以提高档案管理的水平。
本文首先分析了高校档案管理信息化的重要意义，其次阐述了我国高校档案管理信息化进程中所出现的问题，最后针对所出现的问题提出了相应的解决对策。
【关键词】高校档案管理信息化计算机人员素质
高校的档案管理工作的重要性不言而喻。
这是因为，随着信息共享程度的不断提高，档案在人们生活中发挥的作用越来越大，尤其是在涉及到求学、就业环节时，一个人的档案是必不可少的考察、评价依据。
由于当前的人口流动较为频繁，学生在毕业后，不在学校所在地就业的现象也非常常见。
这就需要依赖于先进的信息技术手段，以实现档案信息的共享。
然而，在我国目前的档案管理工作中，档案管理手段还较为传统，信息化程度不高，给档案管理工作带来诸多不便之处。
一、高校档案管理信息化的重要意义首先，学生档案在学生成长中发挥着越来越重要的作用，必须提高高校档案管理水平，而提高管理水平的一项重要举措即推进档案管理的信息化。
档案对于个人的职业发展、人事调动、公积金、保险等具有非常重要的作用。
每个学生
都应具有较强的档案意识，重视自己的档案。
当学生就业时，正规的用人单位一般都会查看学生的档案，以此来对一个学生做出评价。
在学生换工作时，档案也需要做相应的调动。
在学生档案的查阅、调动过程中，通过信息化手段可以在繁杂的档案中实现快速的查找，减少流程所需时间，提高效率。
其次，信息化是档案管理工作特殊性的必然要求。
档案管理工作。
讲求的是档案的完整与安全。
诚然，纸质的档案是必须的。
但同时纸质的档案也存在着不便保存、易毁损等特点，纸质档案一旦丢失，重新补齐将非常麻烦，而且很多东西时过境迁，不可能将原档案中的所有东西补齐。
此时做好电子文件备份就显得尤为重要。
当信息化程度提高，重要的相关数据可以在网上查询时，就可以使档案查询更为方便快捷、更为人性化。
二、当前高校档案管理信息化存在的主要问题虽然目前的很多高校在档案管理工作中引入了信息化的理念，也在信息化建设中进行了一定的探索，但是，在实践过程中仍然存在着部分不足之处，仍需完善。
主要表现在以下几个方面。
第一，相关的法律法规仍不完善。
我国现有的高校档案法规缺乏档案管理如何实现信息化的相关规定。
关于档案的法规出台时间较早，当时的信息化手段与现在相比有很大差距。
信息化水平提高迅速。
而相关的法规没有及时跟进。
对于某些基础性的问题，如档案应该以何种格式存储都没有做出明确规定，使档案管理的信息化工作缺乏明确依据，在某种程度上阻碍了管理信息化的发展。
第二，对档案管理信息化的重视程度不够。
我国关于档案的规定各省、低市均不统一，使档案管理工作无法规范地进行，给档案的管理工作带来了一定的障碍。
因为这个原因，目前有部分高校，不管是学校领导还是档案管理工作人员，对于档案管理的信息化都不是很重视，对档案管理的投入不足。
档案管理信息化必须以引进先进的计算机技术手段为前提，需要大量的资金投入。
资金短缺无疑极大束缚了信息化的进展。
第三，缺乏相应的档案管理信息化人才。
档案管理从传统的管理手段走向现代的信息化是一个较为复杂的过程，除了必须有足够的资金支持外，还必须有优秀的技术人才支撑。
档案工作在高校中属于后勤类，工作挑战性不强，对于教师评职称来说并不是多么必要的筹码。
因此，档案管理工作难以吸引到优秀的人才。
档案管理信息化进程需要的人才必须是同时具备档案管理专业知识和信息化知识的复合型人才。
有的高校不知道购买什么样的信息化设备，也有的高校“跟风”购买了先进设备却缺乏熟练的操作人员，没有起到应有的作用。
第四，高校档案管理人员的保密性较差，导致档案信息外泄。
每个人的档案都不能随便开拆，甚至本人都不能自己私自开拆，必须具有档案开拆权限的单位才有权利调阅档案（李卫忠，２０１２）。
因此，档案管理人员必须具有高度的保密意识。
然而在实际情况中，部分档案管理人员却没有对此引起高度的重视。
有的高校档案办公室的计算机没有及时更新甚至是没有安装相应的杀毒软件，导致系统呗病毒入侵导致瘫痪，影响了日常工作的正常运行。
有的高校对数据的备
份不及时，当数据丢失时无法及时恢复，严重降低了工作效率。
档案信息的丢失，将会档案的当事人带来难以估量的损失，给当事人的正常工作带来不必要的麻烦。
三、加强高校档案管理信息化的对策分析新时代的信息技术飞速发展，给人们的日常生活和工作带来了很大方便的同时也节约了大量资源，实现了资源的最优化配置。
高校的档案管理也应该充分利用先进的信息化手段，提高档案管理信息化水平，从而整体上提高学校的档案管理水平，为学生顺利完成升学、就业等各项与档案有关的事项提供方便。
具体说来，笔者有以下几点建议。
一是着力提高对档案管理信息化的重视程度。
上文已经提到过。
某些高校由于对档案管理工作不重视，导致资金短缺、人才匮乏，对提高档案管理水平产生不利影响。
高校的领导要着力提高对这一工作重要性的认识，加强组织领导。
高校领导应认识到档案工作是高校必不可少的一部分，事关每个学生的升学、就业等切身利益（曾玉洁，２０１２）。
领导要充分发挥引领作用，制定档案管理信息化标准和细则，制定信息化的战略，对信息化过程进行全程掌控。
与此同时，对于信息化进程的投入要予以适当增加。
档案管理工作的信息化需要相应的软、硬件设施，首先就是必须充足的资金支持。
如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪等都要配齐。
高校的档案部门必须及时了解工作需要哪些设备，并做好相应的预算，争取能使档案管理工作有条不紊地进行。
二是提高档案管理工作的标准化和规范化水平。
工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的。
档案管理工作标准化水平和规范化水平的提高，一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感，另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。
而且，标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中，在信息化过程中尤其应该如此，如数据的存储方式、个人档案信息的流转程序等。
都要进行统一规定，避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费（刘燕，２０１１）。
同时要全力建设现代化数据库，争取使公众对自己的档案有一个大体程度的掌握，防止出现个人不知自己档案内容的情况。
三是提高档案管理人员信息化水平和保密意识。
档案管理工作的信息化必须靠人来实施，也只有高素质的专业人才才能推动管理信息化水平的提高。
目前高校的档案管理人员的业务素质基本能满足工作的要求，但部分高校存在着档案管理人员平均年龄偏大的问题。
此类人员对计算机操作不熟练，无法熟练地进行计算机上的文件流转，影响着工作效率。
且档案管理人员中年轻人较少，存在着年龄断层现象，不利于工作经验的流传，因而必须引进优秀的人才。
同时，要加强对在岗档案管理人员的信息化培训，当出现新的操作软件时，及时开展培训课程，让工作人员掌握基本的操作技能。
档案管理工作人员还必须提高保密意识。
对于所安装的软件和下载的文件等要多加注意，同时要注意病毒的及时查杀，防止病毒入侵，维护档案系统的安全稳定。
参考文献：
李卫忠．高校档案信息化管理的现状及对策研究［Ｊ］．内蒙古财经学院学报，２０１２年第１期．
曾玉洁．论高校档案信息化管理［Ｊ］．华章，２０１２年第１１期．
刘燕．浅高校档案信息化管理探讨［Ｊ］．现代情报，２０１２年第６期．作者简介：李菡，女，大学本科，１９６４年１月生，籍贯：天津市，职称：副编审，研究方向：档案管理，工作单位：太原理工大学档案馆。
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