SOPAM公司档案管理操作规程

公司档案管理制度与流程公司档案管理制度与流程是组织内部建立和管理档案的规范。

它包括了文档的创建、存储、分类、检索和销毁等环节，旨在确保公司的信息资产得到有效的保护和管理。

下面将介绍公司档案管理制度与流程的一般内容和操作步骤。

一、公司档案管理制度的内容1.档案管理政策：明确公司对档案管理的重视程度和管理目标，以及各级部门的责任和义务。

2.档案管理组织架构：确定档案管理的组织机构和人员职责，包括档案管理部门的设置和人员配备。

3.档案管理流程：确定档案的生命周期管理，包括档案的创建、整理、归档、检索、借阅和销毁等环节的操作步骤和要求。

4.档案管理指南：规范档案的命名、存储、分类和归档等细节操作，确保档案的安全可靠。

5.档案管理培训：制定相关培训计划，提高员工的档案管理意识和操作能力，确保档案管理制度的有效实施。

6.档案风险管理：制定档案的备份、灾难恢复和风险评估等措施，保障档案资料的安全性和完整性。

二、公司档案管理流程1.档案的创建与整理：根据公司日常运营和业务需要，及时创建和整理档案，确保档案的准确性和完整性。

2.档案的分类与归档：根据档案的内容和属性，进行分类和归档，设置档案编号和档案目录，方便后续的检索和管理。

3.档案的存储与保管：选择合适的媒介和设备，确保档案的存储安全和防火、防水的措施，制定存储时间和存储条件等规范。

4.档案的检索与借阅：建立档案检索系统，确保档案的检索准确和便捷，对于需要借阅的档案，制定相应的审批和借阅手续。

5.档案的销毁与归档：根据公司规定的档案保存期限，对已经过期的档案进行销毁，同时将符合要求的档案进行整理和归档。

三、档案管理流程的操作步骤1.档案的创建与整理：根据公司业务流程，及时创建和整理档案，确保档案记录的准确性和完整性。

2.档案的分类与归档：根据档案的属性和内容，对档案进行分类和归档，编制档案目录和编号，并在档案上加盖管理标识。

3.档案的存储与保管：选择合适的存储设备和环境，将档案按照规定的分类和编号进行存储和保管，确保档案安全可靠。

公司档案管理制度及流程(总4页)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围公司在生产、经营活动和各项管理工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的全部档案，包括各部门、各项目的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、荣誉实物档案等。

适用于公司及各部档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、职责（一）档案管理员工作职责1.规划公司档案工作，起草公司档案工作的各项管理制度，组织公司专兼职档案管理员学习并执行公司档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；2.收集、整理各部门、项目部移交的各种文件材料，并对接收入库的档案资料进行分类、整理、立卷、归档、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，编辑档案参考资料，编制检索工具，积极做好档案信息资源的开发工作；3.集中统一管理各种门类、载体的公司档案，积极做好鉴定、保管、统计、检索、编研，主动提供利用，为各项工作服务；4.督促公司各部兼职档案员收集、整理和移交各种档案材料，指导各部的档案工作。

5.坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；做好档案的利用工作；6.加强对各部兼职档案员的业务监督、指导、检查工作，协助各部门文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，保证归档档案的质量；7.对保存的文书档案数量进行准确的统计。

（二）兼职档案管理人员职责1.负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档的前期准备工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；2.主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交归档材料；3.注意文件材料的安全和保密工作。

公司档案管理流程(实用版).责任人4.4.1负责公司档案管理工作的监督和检查；4.4.2对公司档案管理制度的修订和完善提出意见和建议；4.4.3对公司档案管理工作的效果进行评估和总结。

公司档案管理流程是为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

这一流程提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

该流程适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

在此流程中，档案是指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种历史记录。

而档案管理则是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

人事行政部是该流程的主要责任部门，负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。

各职能部门也有自己的职责，如负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档等。

各部门经理则需要批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

在该流程中，人事行政部分管副总/常务副总负责公司档案管理工作的监督和检查，对公司档案管理制度的修订和完善提出意见和建议，对公司档案管理工作的效果进行评估和总结。

通过该流程，公司可以更加规范地管理其档案，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通，确保公司档案的安全，并为公司的管理体系提供有效的证据支持。

录，并经人事行政部分管领导及常务副总批准后方可进行销毁。

5.6.2销毁过程中必须严格按照公司档案管理规定进行，确保档案安全。

5.6.3销毁后的档案必须进行档案销毁证明，并在档案管理系统中进行相应记录。

5.7档案保管5.7.1档案室应保持干燥、通风、防潮、防火、防盗的环境，保证档案安全。

5.7.2档案室应定期进行消毒、防虫处理等工作，确保档案的完整性和可靠性。

5.7.3档案室应定期进行档案清点，确保档案的数量和完整性。

5.7.4档案室应定期进行档案整理和调换，确保档案的有序性和便捷性。

档案管理文件整理操作规程一、引言档案管理是组织内部运作的重要环节，能够确保企业信息的整理、保存和检索的有效性。

文件整理是档案管理中的一项重要工作，它对于档案的有序管理和使用起着至关重要的作用。

本文将介绍档案管理文件整理的操作规程，包括准备工作、整理方法和保存方式等内容。

二、准备工作1. 定义文件整理目标：首先，需要明确整理文件的具体目标，比如按照时间顺序整理、按照主题分类整理，从而为后续的整理工作提供指导。

2. 确定整理范围：根据目标，明确所要整理的文件范围，如某一项目的文件、某一部门的文件等，以便更好地进行工作安排和时间管理。

3. 准备工具和材料：准备好需要使用的工具和材料，比如文件夹、标签、扫描仪等，以便于整理过程中的分类、标记和数字化操作。

三、整理方法1. 分类整理：按照定义的目标和范围，将文件进行分类整理。

根据具体情况，可以按照时间、主题、格式等不同方式进行分类，以便于后续的检索和使用。

2. 标记文件：对于每个文件或文件夹，使用标签或标记进行标记。

标签上可以注明文件的名称、日期等基本信息，以便于文件的辨识和归类。

3. 数字化处理：对于重要的文件或文件夹，可以使用扫描仪将其数字化处理，并备份到电子存储介质中。

同时，对于无需保留原始文件，可以删除或销毁，确保文件的安全与机密性。

4. 整理顺序：在整理文件时，应该按照一定的顺序进行，比如，先处理旧文件再处理新文件，或者按照日期顺序进行处理。

5. 文件重命名：对于电子文件，可以将其按照一定规则进行重命名，以方便检索和管理。

命名规则可以根据项目名称、日期、文件类型等因素进行设定。

四、保存方式1. 实体档案保存：整理完成的文档可以按照分类整理的方式，放置在专门的文件柜或档案盒中，标明对应的分类和文件目录，确保易于查找和存储。

2. 电子档案保存：对于数字化的文件，应该建立相应的电子档案库，并将文件按照特定的目录进行分类存储。

同时，为了确保文件的安全和可靠性，需要定期进行档案的备份。

档案管理操作规程
《档案管理操作规程》
随着信息技术的快速发展，档案管理操作规程已成为企业和机构的重要管理工具。

档案管理操作规程是对档案管理工作的组织、程序和规范的要求，对促进档案管理工作的规范化、系统化提供了有力的管理支持。

首先，档案管理操作规程应明确档案管理的基本原则和要求。

包括档案管理的法律依据、管理责任、保密原则、档案保存期限和销毁程序等，旨在通过规范管理，确保档案的完整性、可靠性、安全性和公开透明性。

其次，档案管理操作规程应规范档案的编制、归档、检索和利用流程。

通过规范操作步骤、标准化文件格式、统一存储设施等措施，提高档案管理的效率和质量，保证档案信息的准确性和可靠性。

此外，档案管理操作规程还应规定档案管理人员的职责和操作流程。

明确各级档案管理人员的职责分工、工作流程，确保档案管理工作的科学性、合理性和规范性。

最后，档案管理操作规程应建立健全的档案安全管理制度。

包括物理安全、信息安全、网络安全等方面的规定，通过技术手段和管理措施，保障档案信息的安全性和完整性。

总之，《档案管理操作规程》是对档案管理工作的全面规范和
指导，对于提高档案管理的科学化、规范化和高效化具有重要意义。

只有不断完善和执行规程，才能更好地保护和利用档案资源，为社会发展和进步提供有力的支撑。

公司档案管理制度及流程一、背景介绍随着公司的发展壮大，各类文档和档案的数量也不断增加，为了有效管理和利用这些档案，在公司内部建立一个科学合理、便于查找和利用的档案管理制度是非常必要的。

本文将详细介绍公司档案管理制度及流程。

二、档案管理制度的制定目的1.提高档案管理效率：通过制定档案管理制度，能够统一档案的管理规范和流程，提高档案管理的效率。

2.规范档案管理行为：通过明确各种档案的分类、存储、借阅等操作规范，规范公司员工的档案管理行为，避免档案的丢失、损坏等情况的发生。

3.保护商业秘密：建立科学合理的档案管理制度能够确保公司的商业秘密不被泄露，保护公司的核心竞争力。

4.便于信息检索和利用：通过建立档案管理制度，能够便于公司成员查找和利用各类档案，提高工作效率。

三、档案管理制度的内容1.档案分类：对公司各类档案进行明确的分类，包括行政类档案、财务类档案、合同类档案、人事类档案等，每类档案再按照内容、形式等进一步划分。

2.档案存储：制定档案存储位置和方式，如纸质档案存储在指定的柜子或文件夹中，电子档案存储在指定的服务器或云盘中。

3.档案标识：对档案进行统一的标识，包括档案的名称、编号、责任人等要素，确保档案能够被准确辨识和定位。

4.档案借阅：规定档案的借阅程序和流程，明确借阅的目的和期限，以及借阅后的处理方式。

5.档案销毁：规定档案销毁的时机和方式，包括纸质档案的撕毁、烧毁等处理方式，电子档案的删除或彻底清除等方式。

6.档案管理责任：明确档案管理人员的职责和权限，确保档案管理工作的有效进行。

四、档案管理流程1.档案归档：收到各类档案后，由专人负责对档案进行分类、整理和归档，按照规定的标识和存储位置进行处理。

2.档案借阅：当有人需要查阅档案时，需填写相应的档案借阅申请表，经过相关部门审批后方可借阅，借阅后必须按规定的期限归还。

3.档案更新：对档案进行定期检查和更新，将过期或无效的档案进行销毁，将新的档案进行归档。

公司档案管理工作流程附件一:档案整理工作流程及要求一、收集了解部门职能职责～将平时在工作活动中形成的文字～图表～声像等材料完整地收集起来。

二、鉴定对收集的材料逐份鉴定～看是否属于部门文件材料的归档范围～不属归档范围的～可作参考资料保存～属于部门归档的文件材料～按照档案整理流程及要求逐一整理。

三、分类根据文件、图表的形成规律～将相互联系的文件材料、图表等组合在一起列为同一类别。

四、组卷组卷的具体做法:项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷,项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷,设备文件按专业、台件组卷,管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷,监理文件按文种组卷,原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

五、案卷及卷内文件的排列1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列,2、竣工图按专业、图号排列,3、卷内文件一般文字在前～图样在后,译文在前～原文在后,1正件在前～附件在后,印件在前～定稿在后。

六、卷内文件页号的编写1、卷内文件有书写内容的页面都要编写页号。

2、页号编写的位置:单面书写文件在右下角,双面书写文件～正面在右下角、背面在左下角。

图样页号编写在右下角～或标题栏外右下方,成套图样或印刷成册文件～不必再重新编写页号。

案卷封面、卷内目录不编写页号。

七、加盖档号章与档号的编写档号章盖在每件材料的右上角空白处。

档号由三部分组成:项目代号+分类代号+案卷流水号～如:中国铁建〃国际城,ZGTJ〃GJC,+部门标准简称,如ZHB,+案卷流水号。

八、卷内目录的编制(卷内目录式样见图A.3)文件排列与编号之后～每份文件在卷内的位置已固定～为了便于文件利用～按规定格式逐件填写卷内文件目录～卷内目录的内容包括以下内容:1、序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序～一份文件一个号。

正件与附件、转发文与被转发文、印件与定稿、请示与批复、来文与复文在整理时视为一件。

公司档案管理制度和流程图1 公司档案管理制度及流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责1、综合部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部；2）向综合部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门主管人员1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4、各部门经理/副总1）负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。

a)归档范围及移交时间b)档案资料的标识综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录.2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责1、行政人事部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员:1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料;3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。

4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。

五、工作程序1、档案资料的收集1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。

a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后.c)档案资料的日常管理：⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。

一、目的为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有档案资料的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。

三、职责1. 档案管理部门负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，对各部门档案工作进行监督和指导。

2. 各部门负责人负责本部门档案工作的组织实施，确保档案管理的规范性和有效性。

3. 档案管理员负责具体执行档案管理制度，负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。

四、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门在产生档案资料时，应按照档案收集范围和标准进行收集。

（2）档案收集应确保档案资料的完整性和准确性。

2. 档案整理（1）档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，建立档案目录。

（2）档案整理应遵循科学、规范、实用的原则。

3. 档案保管（1）档案保管应保证档案资料的安全、完整和可利用。

（2）档案保管应采取防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施。

4. 档案利用（1）档案利用应遵循公开、公正、便民的原则。

（2）档案利用应按照规定程序进行，确保档案资料的安全。

5. 档案鉴定（1）档案鉴定应定期进行，确保档案资料的准确性和有效性。

（2）档案鉴定应遵循国家档案鉴定标准。

6. 档案销毁（1）档案销毁应按照规定程序进行，确保档案资料的安全。

（2）档案销毁前应进行鉴定，确认无保存价值。

五、监督检查1. 档案管理部门定期对各部门档案工作进行监督检查。

2. 各部门应积极配合档案管理部门的监督检查工作。

3. 对档案管理工作不规范的部门和个人，档案管理部门应责令整改。

六、附则1. 本制度由档案管理部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

通过以上档案管理制度流程，旨在提高公司档案管理水平，确保档案资料的安全、完整和可利用，为公司发展提供有力保障。

公司档案管理制度及流程范本一、总则为规范公司档案管理工作，提高档案管理水平，保障公司各项业务的顺利进行，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门的档案管理工作。

三、档案的定义档案是指公司各部门在业务活动中产生并应予保存的各种纸质、电子、光盘等载体上的记录资料。

四、档案的分类档案按照保存期限和用途可分为以下几类：1.永久保存档案：指具有历史、文化、学术、科技价值的档案。

2.长期保存档案：指保存期限在20年以上的档案。

3.中期保存档案：指保存期限在5-20年之间的档案。

4.短期保存档案：指保存期限在1年以内的档案。

五、档案管理的职责1.公司领导班子应高度重视档案管理工作，制定档案管理规划，确保档案管理工作的顺利开展。

2.各部门应根据业务需要，制定档案管理工作计划，明确档案管理职责和工作要求。

3.档案管理员应认真履行档案管理职责，做好档案收集、整理、保管和利用工作。

六、档案管理的流程1.档案收集各部门应按照文件管理规定，将业务活动中产生的各种记录资料收集起来，并进行分类整理。

2.档案整理档案管理员应对收集到的档案进行分类整理，建立档案目录和档案库房。

3.档案保管档案管理员应对档案库房进行管理，确保档案安全、完整、可靠。

4.档案利用各部门应按照需要，向档案管理员提出档案利用申请，档案管理员应及时提供所需档案。

七、档案管理的要求1.档案管理应严格按照文件管理规定和档案管理制度进行。

2.档案管理员应具备一定的档案管理知识和技能，能够熟练操作档案管理软件。

3.档案管理应注重保密工作，对涉密档案应进行加密处理。

4.档案管理应注重档案的利用价值，对有价值的档案应进行数字化处理，方便利用。

八、附则本制度经公司领导班子审批后生效，如有需要修改，应经公司领导班子讨论决定。

公司档案管理流程范本1.档案收集各部门应按照文件管理规定，将业务活动中产生的各种记录资料收集起来，并进行分类整理。

2.档案整理档案管理员应对收集到的档案进行分类整理，建立档案目录和档案库房。

档案管理流程一、流程目标任务通过对档案信息的收、管、用，提高档案管理的质量，实现档案办公网络化，保护企业文化财富，特制定本流程。

二、流程适用范围1.本流程适用于档企管部。

2.本流程归口负责部门为企管部。

三、流程步骤说明1.档案包括：销售合同、技术协议书、技术图纸、组织方案、告知书、施工质量计划、产品监检资料、顾客满意度调查表等。

2.市场部将评审后的销售合同交销售会计存档。

3.生产部按照销售合同生产出经验收合格的产品后，将组织方案、安装改造维修告知书、产品监检资料整理交图纸管理员处存档。

4.产品安装完毕后，产品档案资料（交工单、特种设备注册登记表、组织方案最后一页、顾客满意度调查表、产品总图、电气图、说明书）交图纸管理员并在《档案交接明细表》上签字确认。

5.市场部将客户盖章返回的资料（包括顾客满意度调查表，组织方案最后一页，档案明细表）交销售内情存档。

6.销售内勤在产品安装完毕后将所需存档的其他文件整理后交图纸管理员。

7.产品档案的保管7.1产品档案的保存期限为永久保存。

7.2产品档案在保存时要按照一件一档的原则进行保存。

7.3产品档案要根据质管部的统一编号（见《产品档案表》）进行保存，并做到分类有序，查阅方便。

8.产品档案的借阅8.1借阅复印件借阅部门将需要借阅的客户名单及产品规格提交图纸管理员，图纸管理员在《产品档案表》上查出产品编号后将资料找出并复印，借阅人员在《档案借阅、复制记录》上签字，且需注明是复印件。

借阅人员归还产品资料时，图纸管理员在《档案借阅、复制记录》上签字确认。

8.2借阅原件借阅部门将需要借阅的客户名单及产品规格提交图纸管理员，图纸管理员在《档案表》上查出产品编号后将资料找出，并请借阅人员在《档案借阅、复制记录》上签字。

借阅人员归还产品资料时，图纸管理员在《档案借阅、复制记录》上签字确认。

四、流程图五、应用文件与表单附件一：《档案表》附件二：《档案明细交接表》附件三：《档案借阅、复制记录》附件一：档案表- 3 -附件二：档案明细交接表（参考）- 4 -附件三：档案借阅、复制记录- 5 -。