会议流程及服务安排
一、会前准备
1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。
2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。
3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。
4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：
（一）仪容仪表
（1） 着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。
（2） 接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化
淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。
（3） 坐站姿势规范端庄，不翘腿。
（二）语言
（1） 语调温和亲切，音量适中，普通话规范。
（2） 语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、
“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语
（3） 对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不
大声喧哗。
（三）态度
（1） 敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。
（2） 微笑服务，态度诚恳、热情、周到。
（3） 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。
（4） 解释问题有礼有节。
（四）纪律
（1） 会议服务前不吃异味食品。
（2） 不在会议期间使用电话。
（3） 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。
（4） 严格遵守职业道德。
5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。
6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。
7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
会议服务工作规范
A会议级别
A.1 VIP会议接待
是指接待
A.2 一级会议接待
是指接待
A.3 二级会议接待
是指接待
3．4三级会议接待
是指接待
1.会议各组准备工作
会前准备是会务工作中的重要环节，会议服务人员要做好充分的思想准备和完善的物质准备。
2会务组会前准备工作
2.1掌握会议基本情况：会务服务中心在接到会议通知单后，由会务主管指定会议负责人，会议负责人要主动与主办方联系了解出席会议的人数、会议类型、主题、主办单位、会议日程安排、主要领导职位、是否需要签到台、录音、手机屏蔽、投影、鲜花、绿植、贵宾厅、会后就餐及制作横幅、导引牌、席签；会场摆台标准、会议的特殊要求等相关内容后逐级汇报。
2.1.2准备所需物品:已消毒的杯具、茶叶、托盘、烟缸、暖瓶、等，衣架、香巾、香巾碟、纸笔等物品在一级接待以上（含一级）为必备品。
2.1.3接待一级以上（含一级）领导需依照个性化服务手册查看其图像及个人信息，有无特殊习惯。
2.1.4如会议是次日上午进行，会议责任人应在当晚对会场内布置完成情况及会场外导引牌的摆放进行初步检查，次日会议开始一小时前将所有与会场、贵宾厅有关的事项准备完毕。
2.1.5如会议是当天下午进行，会议开始一小时前将所有与会场、贵宾厅有关的事项准备完毕后，若时间尚早，会务服务人员离开会场应将门及时锁上，以免其它人员进入，提高安全意识。
2.1.6接待如需使用专梯，应在会议开始前半小时将电梯打为手动状态。
2.1.7各岗位人员应检查好自己的仪容仪表，在会议开始前一小时上岗并由会场服务人员、会议责任人、主管、经理进行四级检查。（详见《四级检查表》）
3.2音控组会前准备
3. 2.1音控领班接到会议确认单后，指定此次会议音控责任人，若会议是次日上午进行，音控责任人应在当天晚上安装好话筒及手机屏蔽器，编辑公告显示屏内容进行试放，准备无线麦，并按确认单内容对会场内设备完好情况进行检查，次日会议开始一小时前将所有与会场、贵宾厅有关的设备准备完毕。
会议流程及服务安排
一、会前准备
1、办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。
2、确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。
3、草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。
4、合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：
（一）仪容仪表
（1） 着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。
（2） 接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化
淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。
（3） 坐站姿势规范端庄，不翘腿。
（二）语言
（1） 语调温和亲切，音量适中，普通话规范。
（2） 语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、
“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语
（3） 对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不
大声喧哗。
（三）态度
（1） 敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。
（2） 微笑服务，态度诚恳、热情、周到。
（3） 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。
（4） 解释问题有礼有节。
（四）纪律
（1） 会议服务前不吃异味食品。
（2） 不在会议期间使用电话。
（3） 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。
（4） 严格遵守职业道德。
5、办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。
6、重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。 7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
会议接待服务流程步骤工作内容注意事项接到预定信息1．接到客人亲自预定，电话预定传真预定；2．详细记录客人预定信息，并准确记录客人联系电话。1．传真预定要打电话先确认；2．重要咨询题要复述确认：例如，时刻、人数、场地。确认预定1．按照预定单上的记录，按照时刻，、场地要求是否可满足客人；2．确定是同意预定或取消预定，并赶忙通知客人。1．如果遇到预定时刻冲突应协商，如无法更换要赶忙通知以免阻碍客人的事。会议场地布置1．按照时刻、人数、规格预备相应的台、桌、荼杯、烟盅等；2．确定台形、铺好绒面、围好桌裙、摆好盘花；3．摆设用品、水杯、烟盅等会议用品，近规定摆好；4．有横幅或其它悬挂，摆设内容的也应按要求摆好；5．摆好后，再次检查卫生。1．不同的会议性质对场地摆设有不同的要求，场地布置负责人要灵活把握；2．订做条幅和其它额外布置而产生的费用应提早和客人协商，然后执行。预备音响设备1．音响设施，投影等到会议设备要按要求摆放、安装、并调试；2．自带设备的要帮客人预留台菜，布好线。1．酒店提供的音响设施往往会收取一定的费用，要提早告知客人；2．如果布线有困难找工程部。验收1．由领班级以上人员检查场地核对预订单内容进行检查，并应申经手人，陪同人在预订验收单签名专门注意卫生、安全、美观三方面。迎客1．会议前30分钟将开水备好将音响设备调试到待用状态; 2.服务售货员要再次熟识会议桌上的姓名标牌记清位置; 3．在会议室两边排好预备迎接客人。1．如有安排席位的，引领到相应的（姓名）席位，没有席位安排的尽量先坐前排，幸免客人在门口带留拥挤；2．要征徇与会主持者（负责人）的意见，看客人是否还有其它的要求。会间服务1．会议开始，服务员站在会议室的后面或两边，不要随意走动；2．通常半小时左右为客人更换烟缸、添加荼水，如果有可能，尽量选在会议某一段落,停赶忙服务，幸免阻碍，分散与会者的注意力；3．会议中途休息，要尽耿整理会场，补充和更换各种用品。1．会议期间，要求服务员不能随便走动，随时便进出会议室，这就安求所有情况要提早预备充分；2．进行更换烟盅，添加荼水服务时不要求开口服务，但要求做指示手势，要求微笑与体态服务；3．中场休息时，该补充的物品要补充，但客人桌面上的东西要保持原状，不轻易移动。清场1．在送客时，注意会场是否有客人遗留的物品；收拾会议用具，有借用的赶忙归还并办理归还手续。1．如果客人已走，遗留下物品的上交主管，让主管去联系客人；2．一些摆设，条幅可再利用的放起，以作再利用。
