企业文件行文格式标准

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企业文件行文格式标准

文件编号：

签发人：

1、目的

为提高公司文件质量，实现公司文件规范化和标准化，根据公司实际情况，特制定本标准。

2、适用范围

适用于公司和各部门各类文件。

3、公司文件类别

3.1规章制度等管理类文件：指对工作和事务具有约束力行为的规范和制度，是公司制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。有约束性的规章制度为管理制度或管理规定；规定某些事项工作流程或各部门职责、职权的规章制度为管理办法。

3.2公务文书类文件：请示、通知、通报、报告、决定、会议纪要、工作联系函。

3.2.1请示：用于下级部门向上级部门请求指示、批准、批复的公文，上级部门接到请示，应按要求及时回复，属于上行公文。

3.2.2通知：传达公司指示和管理要求，告知各部门办理、周知和共同执行事项，发布公司管理制度、人事任免和聘用公司管理人员的公文，属于下行公文。

3.2.3通报：用于公司表彰先进，批评错误，传达精神或者情况的公文，属于下行公文。

3.2.4报告：下级部门向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位询问的公文，属于上行公文。

3.2.5决定：对重要事项或重大行动做出安排，重大人事任免，对部门或个人进行奖惩，变更或撤消下级部门的不当事项等，属于下行公文。

3.2.6决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，属于下行公文。

3.2.7会议纪要：根据会议记录、会议文件和其他有关材料加工而成，反映会议基本情况和精神的纪实性公文，它是会议议定事项和重要精神，并要求相关部门执行的一种文体，属于平行或下行公文。

3.2.8工作联系函：用于对外沟通，与政府部门、业务公司、客户相互商洽，联系工作的公文，不包括公司各部门间的工作协调书，属于平行公文。

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3.3事务性文件类文件：各类统计报表、说明等。

4、文件用纸与排版要求

4.1纸技术指标。 定量为60-80g/m2的胶版印刷纸和静电复印纸。

4.2面尺寸。公文用纸规定为A4型纸，幅面尺寸为210 mm ×297 mm。

4.3版要求

4.3.1版面

4.3.1.1页边距

文字上下边距25mm，左右边距20mm，表格排版上下左右页边距20mm。

4.3.1.2字体和字号

为了统一文件格式标准，避免文件在不同电脑系统或不同文字处理器之间传送时出现差错或无法显现，对公司文件的字号和字体做出规定，下表为公司文件的各种文件的字体字号：

内容 文件 文件类型

序号 项目 规章制度等管理类文件 公务文书类文件

1 页眉 五号宋体 四号宋体

2 文件标题 三号宋体、加粗、居中 小二号宋体、加粗、居中

3 文件编号 小四号宋体、加粗，居中

4 签发人 小四号宋体、加粗

5 小标题 四号宋体、加粗 小三号宋体、加粗

6 正文 小四号宋体、首行缩进2字 四号宋体、首行缩进2字

7 附件及附件名称 小四号宋体、左空2字 四号宋体、左空2字

8 落款 小四号宋体、加粗 四号宋体、加粗

9 成文时间 小四号宋体、加粗 四号宋体、加粗

10 页脚 小四号宋体、加粗 四号宋体、加粗

11 页码 五号宋体、居中 小四号宋体

12 表格标题 三号宋体、加粗

13 表格内文 五号宋体

4.3.1.3行数和字数

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一般每页面排22，每行28个字，并撑满版心。特殊情况下可作调整。

4.3.1.4文字颜色

无特殊说明，文件文字颜色均为黑色。

4.3.1.5装订要求

文件左侧装订，不掉纸，装订处左上角距上页边距50 mm，距左页边距8mm；纸质表格横排时，页码的位置与文件页码位置保持一致，单页码表格表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

5、文件格式及编排规则

5.1文件格式要素

公司的文件由页眉、标题、文件编号、正文、落款、成文时间和页码组成。

5.1.1页眉

在页面的最上面，如果是公司文件，页眉靠左；如果是对外文件，页眉靠右，页眉格式为“文件名称：ＸＸＸＸＸＸ”。

5.1.2文件标题

标题就是文件名称，在页眉下面隔一行，分一行或多行排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜。多行排布时，标题排列应采用梯形排布三号宋体，加粗。标题不用标点符号。

5.1.3文件编号

文件编号的编排原则是：公司名称WSZY（汉语拼音第一个字母大写）+文件类别代码+〔当年年份数字〕+本年度公司文件发文顺序号。拟稿人拟定初稿时，暂不用管文件编号。文件核签前，拟稿人在公司《上行公文核签卡》上填入核签人员名单和核签完成时间，文件和核签卡一并交综合行政部管理文件科员，管理文件科员根据公司文件管理规定编制该文件编号，填入《上行公文核签卡》文件编号栏内，并传递到相关人员进行核签。文件核签完成后，综合行政部负责管理文件科员将核签文件和《上行公文核签卡》一起交回拟稿人，拟稿人根据《上行公文核签卡》文件编号录入到文件的“文件编号”位置。

5.1.3.1 “WSZY”为公司拼音首个大写字母。

5.1.3.2文件类别代码

文件类别代码原则上是该文件类型两个关键词的拼音大写字母，如：综合行政—XZ、生产管理—SC、营销管理—YX、财务管理—CW、工艺管理—GY、设备管理—SB、技术研发—YF、

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采购管理—CG、原料收购—SG、环保管理—HB、安全管理—AQ、质检管理—ZJ、项目管理—XM、工程管理—GC、综合管理—ZH。

5.1.3.3当年年份数字

年份为四位阿拉伯数字，放入六角括号〔〕内，如2020年标为〔2020〕。

5.1.3.4当年公司文件发文顺序号

公司公文发文顺序号不编虚位，不加“第”字。以本标准为例，《WSZY公司公文格式标准》为公本年度公文发文顺序号第1号，本标准为行政类文件，则本标准的文件编号为：WSZY-XZ-[2020]-1号

5.1.4签发人

原则上签发人就是审批人，该处由“签发人”三字和全角冒号及签发人签字组成，签发人签名相当于原来总经理在文件下方签名同意执行的功能。

5.1.5正文

5.1.5.1 正文格式和内容

正文通常包括的内容：目的+适用范围+内容+责任处理+拟草部门+施行时间+附件。

5.1.5.1目的:制定文件的原因及意义。

5.1.5.2适用范围:执行对象。

5.1.5.3文件内容:文件具体内容，如管理要求及规定。

5.1.5.4责任处理：违反文件管理要求和规定的处罚条款。

5.1.5.5拟草部门：文件的起草、解释及修改完善部门。

5.1.5.6文件施行时间：文件正式执行时间。

5.1.5.7附件:文件中提及的文件、表格、流程图等。

5.2正文编排规则

5.2.1正文与标题空一行。正文内不可随意空行，表示年份的数字不能回行。

5.2.2文件每个自然段落首行缩进2字，用小四号宋体，回行顶格。

5.2.3文件结构层次为，第一层为“1、2、3…” ，第二层次为“1.1、1.2、1.3… 2.1、2.2、2.3…” ，第三层次为1.1.1、1.1.2、1.1.3… 2.1.1、2.1.2、2.1.3…，…

依此类推。第一层次序号后面加顿号，第二层次及后面层次序号后面不加顿号或其它符号。

5.2.4 标点符号、数字、人名汉语拼音的用法要符合国家相关规范和规定。6.2.4.1 标题不用标点符号。

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5.2.4.2 数字、年份不能回行。

5.2.4.3标点符号不能用在行的开始。

5.3附件

5.3.1附件在正文下空一行，左空2字，用小四号宋体标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。有多个附件的，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，如：

附件：1、ＸＸＸＸＸＸ

2、ＸＸＸＸＸＸ

…

附件名称后面不加标点符号。附件名称较长需回行时，应该与上一行附件名称的首字对齐。

5.3.2附件不在正文页内，单独成页的，其编排的规则如下：

5.3.2.1附件在左上角第一行，顶格。

5.3.2.2附件标题（下空一行），在第三行，居中。

5.3.2.3附件正文格式同正文。

5.3.3正文标注与附件说明要一致。

5.3.4附件和正文一直装订。

5.4落款

在正文（或附件）下空三行，公司名称与公章名称一致，以成文日期为准居中。

5.5成文日期

成文日期在落款（公司）名称下面，右空4个字。年月日要用汉字数字，“零”不是阿拉伯数字的“0”，而是用插入符号里的几何图形符“○ ”。不编虚位（如1不写01）。

5.6公章

5.6.1加盖公章后，文件才能生效和执行。

5.6.2印章端正、居中下压公司名称和成文日期，公章上边缘距正文（或附件）一行之内，下压公司名称和成文日期。

5.6.3当文件排版后剩下的空白处不能容下成文日期和公章时，可以采取调整文件的行距和字距来解决。

5.6.4成文日期和公章不能单独一页，禁止盖空白页。

5.7页码

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5.7.1页码格式为“Ｘ/Ｙ”，居中，页码用阿拉伯数字，五号宋体，不加粗，Ｘ为当前页数，Ｙ为文件总页数。

5.7.2正文与附件一起装订时，页码要连续。

5.7.3文件有封面和封底时，封面和封底不标注页码，从第二页起标注页码。

6、其它文件格式标准

除规章制度文件外，公司其它公务文书如请示、通知、通报、报告、决定、决议、会议纪要、工作联系函，统一按公司下列规定的行文格式标准编写。公务文书字体执行规章制度类文件中对应条目的字体标准，字号比规章制度类文件中对应条目的字体字号标准大一号，具体见“4.3.1.2字体字号”表格。

6.1请示

6.1.1请示的组成：标题、称呼、正文、落款、成文日期和页脚。

6.1.2请示行文格式标准

6.1.2.1标题：第一行居中，如“关于ＸＸＸＸＸＸ的请示”。

6.1.2.2称呼：需要请示的上级部门名称，在第二行顶格写（有时因请示事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直接开始正文）。

6.1.2.3正文：另起一行，左空两字。正文因内容而异。主要写清楚请示的目的、要求和做法。

正文结束后，另起一行，左空2字，正文结束语用“以上请示妥否，请批示”表示。

6.1.2.4落款、成文日期、公章和规章制度文件格式标准基本相同，但字号大一号。

6.1.2.5页脚：拟稿人、审核人、审批人签名， 均匀分布。

6.1.3注意事项：一事一请示，不能多个请示内容放到同一个请示中。

6.2 通知

6.2.1通知的组成：标题、称呼、正文、落款、成文日期和页脚。

6.2.2 通知的行文格式标准

6.2.2.1标题：第一行居中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的通知在前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

6.2.2.2称呼：需要通知的部门名称，在第二行顶格写（有时因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直接开始正文）。

6.2.2.3正文：另起一行，左空两字写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、