OA办公系统管理办法.pdf

OA办公自动化系统管理制度第一章总则第一条:办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段.第二条：为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率,有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》等有关规定，结合公司实际，制定本办法.第二章组织职责第三条OA系统的运行中，集团各事部各负其责,协同配合。

职责如下：（一)公司管理中心IT部门是办公自动化OA系统的归口管理部门。

主要职责为：1、负责制定OA系统规章制度；2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；3、负责OA系统各职能部门工作流程设计和审核；4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询;7、负责组织各公司人员操作培训；8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

10、负责OA系统的数据备份；11、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作;12、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护,确保服务器安全运行；13、负责系统用户注册、注销等管理；14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置.（二）其他事业部主要职责为：1、负责制定本单位OA系统相应管理办法；2、负责指定部门（事业部）OA管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时,及时提供给管理中心IT部门申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。

山东胜利股份有限公司内部办公系统管理办法第一章总则第一条为了提高公司的工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，特制订本办法。

第二章适用范围第二条本办法适用于公司总部部室和各下属单位。

第三章相关部门职责和权限第三条公司总部、各下属单位应建立OA系统管理体制，指定专人负责OA系统管理，包括系统管理员、文档管理员、表单管理员、公共信息管理员等。

第四条各下属单位系统管理员负责本单位办公系统的日常维护，文档管理员负责各类文档的存储、权限分配等事项，表单管理员负责配合各部门表单流程的建立及推广运行，公共信息管理员负责新闻、公共、讨论、调查等公共信息的发布及管理。

第五条公司信息管理部负责OA系统操作技术的培训、OA系统运行设备的维护、管理和文档的保存。

第六条公司总部及各下属单位人力资源部负责配合总部信息管理部进行OA用户的注册和注销工作。

第四章协同管理第七条所有员工必须保证每天登录OA系统，及时处理其他员工发送的协同事项。

处理后需要及时提交，以便对方能够了解知道事项的处理情况。

不得将已处理事项依旧显示在待办事项中。

第八条不得利用协同方式发送与工作无关事项，不得利用在线交流发送与工作无关消息。

第五章表单管理第九条各下属单位综合管理部（总经办）负责本单位流程表单的整体安排。

了解本单位的流程表单的实施状况，并针对其现状规划其推进方案，并按规划进行实施。

第十条公司信息管理部负责公司流程表单的推进工作并辅助各下属单位综合管理部（总经办）推进流程表单的应用。

第十一条公司总部及各下属单位均设表单管理员，负责推进本部门、单位的表单流程应用。

第六章文档管理第十二条文档主要用来存放个人主要工作工作事项。

存放的文章具有安全保密的性能。

第十三条表单文档的保存。

各项流程表单为了方便查询和存储，可按照部门、使用范围、重要程度等条件进行分类设置文件夹存储表单说产生的文件。

第十四条文档存储的安全性。

oa办公系统管理制度第一章总则第一条为了规范公司OA办公系统的管理，提高OA系统的工作效率和安全性，制定本制度。

第二条 OA办公系统是指公司通过互联网、内网等技术手段，实现办公自动化，提高办公效率和信息共享的系统。

第三条本制度适用于公司所有员工在使用OA办公系统的过程中，包括系统的使用、管理、维护等方面。

第四条公司OA办公系统的管理宗旨是以规范管理、严格监督、加强保密，保障信息安全，提高工作效率。

第五条公司OA办公系统管理工作由公司信息化部门负责，协助各部门负责人负责各自部门的OA系统管理工作。

第六条公司OA办公系统的管理要遵守国家有关法律法规，严格保护公司信息安全，杜绝泄密事件的发生。

第七条公司OA办公系统的使用要建立良好的操作习惯，妥善保管账号密码，不得将账号密码泄露给他人。

第八条公司OA办公系统的管理要进行定期安全检查，及时发现和排除安全隐患，确保信息安全。

第二章 OA系统的使用第九条在使用OA系统时，员工应当遵守相关的使用规定，不得利用OA系统从事违法违规的活动。

第十条在使用OA系统时，员工应当注意保护自己的账号密码，不得将账号密码泄露给他人。

第十一条在使用OA系统时，不得擅自安装、卸载、修改系统软件，如有需要应当向信息化部门提出申请。

第十二条在使用OA系统时，员工应当遵守相关的操作规程，严格按照规定操作，不得恶意篡改系统设置。

第十三条在使用OA系统时，员工应当注意保护公司机密信息，不得将公司机密信息外泄给他人。

第十四条在使用OA系统时，员工应当及时备份重要文件，避免因系统故障等原因导致文件丢失。

第三章 OA系统的管理第十五条 OA系统管理工作由公司信息化部门统一负责，各部门配合，加强系统管理。

第十六条 OA系统的安装和配置应当由信息化部门进行，不得私自安装配置系统软件。

第十七条 OA系统的维护和更新应当由信息化部门进行，不得私自维护系统软件或更新系统版本。

第十八条 OA系统的安全管理应当加强，定期进行系统安全检查，并及时处理安全隐患。

OA办公系统管理制度OA办公系统（Office Automation）是一种基于网络技术的办公自动化系统，通过计算机网络和互联网的支持，实现办公信息的电子化、网络化、集成化，提高办公效率和管理水平。

为了更好地管理和规范OA办公系统的使用，制定相关管理制度是十分必要的。

1.OA办公系统使用范围：明确OA系统适用的部门和人员，例如行政部门、人事部门、财务部门等。

2.审批权限设置：明确各级管理人员的审批权限，并规定不同权限的管理人员可以审批的事项范围。

3.系统账号权限管理：每位员工在系统中拥有唯一的账号和密码，明确不同部门和岗位的员工所拥有的权限，并严格控制权限的分配。

4.用户申请与注销：规定用户申请OA系统账号的流程，包括申请方式、申请材料、审核流程等。

同样，规定账号注销的流程，以防止非法使用。

5.信息安全保密：明确OA系统中各类信息的保密性质及级别，规定保密措施和责任，对涉及国家机密、商业机密等重要信息的传输和存储，加强安全管理。

6.系统维护与更新：规定系统管理员的职责和权限，定期检查系统运行情况、备份重要数据，并定期对系统进行维护和更新，保证系统的稳定性和正常运行。

7.系统异常处理：制定系统异常处理的流程和责任人，及时解决系统故障和用户投诉，并记录处理过程和结果，以便日后参考和改进。

8.数据备份与恢复：规定系统数据备份的频率和方式，定期进行数据的备份和存储，以防止数据丢失。

同时，制定数据恢复的流程和方法，确保数据的完整性和可恢复性。

9.培训与培训材料：规定新员工入职时的OA系统培训，提供相关培训材料，以便员工能够熟练使用系统。

10.监督与考核：建立对员工使用OA系统的监督和考核机制，通过系统的日志记录和审计，对员工的使用情况进行监督，并根据考核结果进行奖惩。

11.制度宣传与培训：定期组织制度宣传会议和培训，使全体员工都能够了解和遵守相关制度，并不断提升系统的使用效能。

二、制度实施与落实1.制度宣传：制度宣传可以通过内部通知、会议、待办事项等多种途径进行，使员工了解到系统管理制度的内容和要求。

引言概述OA系统（Office Automation System）是指通过计算机技术和网络化平台，对办公室的各项日常流程和办公管理进行自动化处理和协同，提高办公效率和管理水平。

OA系统管理办法（二）是在OA 系统管理办法（一）的基础上进一步完善和细化，以更好地规范和管理企事业单位的OA系统使用。

本文将从五个大的方面来阐述OA 系统管理办法（二）的内容。

正文内容一、信息安全管理1. 确保OA系统信息安全的重要性a. OA系统中的信息安全风险b. 信息安全管理的目标与原则2. OA系统信息安全管理的基本要求a. 对OA系统进行风险评估和安全审计b. 制定完善的信息安全管理制度和规范c. 加强用户权限管理和访问控制d. 定期进行信息备份和灾备恢复测试e. 加强系统漏洞管理和安全补丁更新3. OA系统信息安全管理的技术手段a. 防火墙和入侵检测系统的应用b. 数据加密和身份认证技术的实施c. 安全审计和日志管理的重要性4. OA系统信息安全管理的人员培训和意识a. 增强员工的信息安全意识和责任感b. 建立信息安全培训机制和考核制度二、业务流程管理1. OA系统中常见的业务流程a. 请假、报销、审批等常见流程b. 业务流程再造与优化的重要性2. OA系统业务流程管理的要求a. 明确业务流程的所有参与者和步骤b. 设定审批流程和控制节点c. 规范审批的时间限制和处理流程3. OA系统业务流程管理的技术支持a. 工作流引擎的选择和应用b. 数据库设计和表单模板制作c. 报表和数据分析工具的使用4. OA系统业务流程管理的人员培训和沟通a. 培训员工如何使用和掌握流程管理工具b. 建立业务流程反馈和改进机制三、绩效考核管理1. OA系统中的绩效考核流程a. 绩效目标的设定和任务分配b. 绩效数据的采集和分析c. 绩效评价和奖惩机制2. OA系统绩效考核管理的原则和方法a. 确定合理的绩效指标和权重b. 绩效考核结果的公平性和客观性c. 绩效数据的及时性和准确性3. OA系统绩效考核管理的支持工具和技术a. 绩效考核系统的选择和应用b. 数据集成和指标分析工具的使用c. 员工自评和上级评定的沟通机制4. OA系统绩效考核管理的培训和激励a. 培训员工如何使用和参与绩效考核系统b. 建立绩效奖励和晋升机制五、系统维护管理1. OA系统的系统维护a. 服务器和网络设备的维护b. 软件和系统的升级2. OA系统维护管理的要求和规范a. 定期进行系统巡检和性能优化b. 完善系统故障报修和维护流程c. 建立系统维护的备份和恢复机制d. 完善故障记录和统计分析3. OA系统维护管理的技术支持a. 远程管理和监控工具的应用b. 故障警报和系统监视技术c. 系统日志和性能分析工具的使用4. OA系统维护管理的人员培训和沟通a. 培训管理员工如何进行系统维护b. 建立故障报修和维护反馈机制总结。

OA系统使用管理办法第一章总则第一条为了提高公司工作效率，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本办法。

第二条公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以网络智能办公系统为管理平台，覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二章组织职责第三条OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。

职责如下：1.公司办公室是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。

主要职责为：1）负责制定OA系统规章制度。

2）负责OA系统核心工作流程设计、修改。

3）负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限。

4）卖力监控、搜检、督办核心工作流程的工作流转。

5）卖力OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

6）负责按照公司的实际需求开发OA系统的潜在功能并做好开发升级计划。

7）卖力OA系统的数据备份。

8）负责OA系统使用人员的培训和技术指导工作。

9）卖力OA服务器、操纵系统和硬件的维护，确保服务器安全运行。

10）负责系统用户注册、注销等管理。

2.其他部门主要职责为：1）负责指定部门OA管理员，参与维护本部门工作流程的流转、知识文档文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护。

2）本部门OA系统使用人员的权限发生变换时，及时把变换情况提供应办公室申请调整。

3）卖力根据本部门工作需要，提出优化需求。

4）在OA使用过程中，如本部门员工在使用OA系统中发现问题，及时汇总和提交到办公室。

第三章系统使用范围第四条OA系统使用范围（包含但不限于）如下：1.审批流程的使用。

1）员工出差申请审批。

2）员工加班申请审批。

3）员工非一般打卡登记。

4）员工请假申请审批等。

2.发布消息、告诉、通告。

3.会议管理模块使用。

1）会议室使用管理。

2）会议安排告诉等。

第四章系统使用规范第五条OA系统为公司内部办公系统，禁止非公司员工登陆或使用本系统。

0A办公系统运行管理办法0A办公系统运行管理办法第一章总则第一条为确保0A办公系统安全、畅通运行，特制定本办法。

第二条自**年*月*日起，系统开始试运行，试运行期间纸质办公与网上办公并行。

**年*月*日起正式运行，所有非涉密文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。

涉密和不便通过0A办公系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第三条系统正式运行后，0A办公系统所发布的公文与纸质签发的公文具有同等效力，使用人员在网上相关流程和文件屮签署的意见、签名、日期等，与手工签署的意见、签名、日期等有同等效力。

第二章职责分工第四条党政办总体负责0A办公系统前台应用的监督管理与维护工作。

主要职责是：制定0A办公系统的工作规范及制度；应用并规范公文收发流程，监管各办理环节；发布各类信息；开发应用与维护新的工作流程；负责受理使用单位的注册、名称变更及撤销；征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在使用系统屮岀现的问题，并提岀处理意见。

第五条信息屮心负责系统后台的运行维护管理等工作。

主要职责是：基础网络及硬件设备维护；服务器操作系统及数据库维护；杀毒软件安装及定期查毒；系统基础服务程序运行监督及辅助恢复；短信平台维护；负责系统的安全、稳定、高效运行，定期对系统进行数据备份和日常维护工作。

第六条各使用单位具体负责本单位的0A办公系统信息栏目的管理，确定专人负责日常信息的及时发布。

第七条所有参与系统管理、运行、维护的工作人员应具备良好的服务意识和相应的专业技术能力，深入了解协同办公系统的内容与程序，熟悉国家有关法律、法规和规章，尽职工作，不得随意更改、泄露、盗用他人信息。

第三章使用管理第八条系统用户管理实行实名制，通过用户名和密码进行身份管理和认证。

使用人员首次登录系统应及时更换密码。

各用户应注意密码保护，不得泄露给他人代办工作，同时根据需要定期更换。

因为密码泄露造成的一切后果由本人负责。

密码忘记后须书面申请，由党政办核实后更改。

XXX有限公司OA系统管理办法1 目的1.1 为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。

1.2 实现无纸化办公，提高办公效率。

OA系统运行应坚持优化办公流程、提高办公效率和降低管理成本的原则，利用OA系统处理办公业务应遵守本公司业务流程的有关规定。

1.3 OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对部门、员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，并作为本公司相关考核的依据之一。

2 范围适用于公司各职能部门、各分厂。

3 职责3.1IT科是办公自动化OA系统的主管部门，负责OA 系统管理和日常运维工作，主要职责为：3.1.1负责OA系统工作流程设计、修改。

3.1.2负责各部门OA系统流程设计的审核。

3.1.3负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限。

3.1.4负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转。

3.1.5组织操作培训。

3.1.6负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

3.1.7负责对OA系统内的数据安全进行定期检查、监督。

3.1.8负责OA系统的数据备份。

3.1.9负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度。

3.1.10负责全公司的OA系统的技术指导工作。

3.1.11负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器正常运行。

3.1.12负责制定OA系统规章制度或管理办法。

3.2 人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织部门设置，提供OA办公系统中用户的流动信息，主要职责为：3.2.1 负责OA系统现有用户、及新增用户的审核。

3.2.2 负责OA系统部门调整、员工离职处理工作。

3.2.3 负责OA系统公司领导的职能调整。

3.3 总经办负责OA办公系统的文件归档功能日常管理工作3.3.1 负责公司级结果性文件扫描、上传到OA系统。

3.3.2 负责OA系统公司级文件借阅、下载等权限设置。

3.3.3 负责OA系统流程文件归档，并提供其他部门查询管理工作。

××集团OA办公系统运行管理办法第一章总则第一条为确保××集团OA办公系统(以下简称“OA系统”）安全、有效、规范运行,充分发挥OA系统的作用，提高工作效率，特制定本管理办法。

第二条OA系统运行是指在××集团范围内,使用致远协同办公软件处理日常办公业务，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制.第三条OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则,利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定。

第四条OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同等功能，旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

第五条本办法适用于××集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员。

第六条系统的应用分两个阶段：第一阶段自2015年×月×日至2015年×月×日为试用期,集团公司和项目公司OA系统通过集中培训后试用，问题反馈,使用提升，试用期周期为一个月。

第二阶段自2016年×月×日起,系统投入正式运行，将进入优化提升、运行管理阶段，各部门所有梳理到OA系统中的流程表单均需在线上运行。

目前尚不适合通过OA系统流转的流程表单，仍按纸质单据流程审批。

第二章管理机构第七条集团人力行政部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作，对系统实行统一部署，分级管理。

其主要职责:(一)办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续；（二）制定系统运行的具体工作规范和管理制度；（三)负责OA系统流程的修改及修订工作。

（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题;（五）定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员；(六）做好其他相关工作。

第一章总则第一条协同办公系统是覆盖学院各部门的综合性信息管理系统,是学院信息化建设与管理工作的重要组成部分，是实现自动化办公的基础平台。

对于提高全院工作效率和管理水平、建立节约型校园具有重要意义.第二条为提高办公效率，节约运行成本，规范办公流程，提升管理水平,规范协同办公系统（以下简称“OA系统”）的使用，特制定本办法。

第二章系统功能第三条 OA系统主要功能有：（一）公文管理：包括发文的拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、制发,收文的登记、拟办、批办、批转、承办、催办、反馈的全过程处理。

对OA系统公文的文档按形成时间、原文标识等要素予以电子存档，在分级授权下进行查阅.（二）会议管理：包括会议议题申请、领导审批、会议安排、会议通知、会议查询等的电子化管理。

（三)日常办公：包括各种办事通知、工作信息的传递、全院各种规章制度的查询等在内的电子化管理。

第三章组织机构与职责第四条本系统运行由学院集中统一管理,党办、院办为主管部门，日常工作由院办负责,现代教育技术中心负责技术支持和系统维护,各部门、各单位负责本单位信息资料收发、日常管理及检查维护等工作.第五条党办、院办指定专人作为管理员，负责系统的日常管理与监督，指导各使用单位操作OA系统工作流程。

并对OA系统中产生的电子公文及其它电子材料的归档工作进行指导和监督，并负责各类归档电子公文的安全管理、提供利用等工作.第六条现代教育技术中心指定专人作为系统管理员，负责保障系统正常运行和技术支持与维护，定期备份数据.第七条各部门、各单位分管领导要高度重视OA系统的使用和管理，行政负责人为系统管理第一责任人，并指定一名信息管理员，负责本单位OA系统使用和相关事宜的协调处理，支持学院开展业务指导与管理等工作，负责查收本系统发布的各类文件、信息,并履行相关告知、文件传阅和归档等职责；负责本单位和人员信息变更处理等。

第八条系统用户统一进行实名制账户管理。

各部门、各单位的教职员工（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户.上述人员调离工作岗位，应办理销户或转户手续。

XX电缆股份有限公司OA办公系统管理办法为实现公司办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率，同时保证流程运行的有效开展，特制定本办法。

一、职责分工1.行政管理部：指定专人负责“公司新闻、档案管理、公司文件、规章制度”等内容发布。

同时负责公司宣传橱窗栏的更新。

2.信息部门：负责OA系统维护技术支持，栏目规划，用户权限管理。

3.人力资源部：负责及时与信息部门反馈部门及员工岗位变动情况，负责“知识管理”栏目规划和管理。

4.项目管理部：负责“行业信息”栏目内容收集和发布5.技术管理部：负责“技术文件”管理和发布。

6.经营办/统计部：负责“数据中心”栏目管理和各部门上传数据的管理。

7.各部门职责：（1）公文管理，包括“公司发文审批、工作联系函、规章制度会签、请示报告”，各部门可依据工作需要选择类别，发起相应流程报批。

（2）OA系统授权用户均可在平台内发布“通知公告、考核公示、会议纪要”等内容，上一级领导审核后发布。

（3）公司“内部论坛”面向员工开放，由行政管理部负责管理及答复。

（4）各部门可上传本部门有关的知识内容，包括部门职责、岗位职责、权限分工、部门规划、工作计划、培训材料、管理方案等内容。

（5）上传本部门有关的各类数据报表到“数据中心”对应栏目，包括日报、周报、月报、季报、年报等报表。

（6）依据对应栏目发起相关流程，跟踪流程办理时限和结果。

流程业务部门负责“OA系统”中的业务流程支持，包括流程设计解释、表单填写说明等。

二、OA办公系统管理1.各部门有电脑及OA账户的用户须在每天上班第一时间登陆OA办公系统，适时刷新OA系统，以即时了解公司的最新信息和相关通知、公告。

2.各类会议通知要提前2天发布通知，重要会议辅以电话方式补充通知。

3.对于未有电脑及OA账户的员工、驻外业务人员，由所在部门负责人或内勤人员，进行及时张贴公告，转达有关信息内容，包括销售公司、制造部门、质管部门、后勤管理部等。

4.OA仅为公司内部工作需要使用，严禁将OA用户、密码或相关资料外传。

OA系统管理办法编制日期： 2012年11月21日目录第一章 总则..................................................- 2 - 第二章 管理分工与职责........................................- 2 - 第三章 使用要求..............................................- 3 - 第四章 业务管理规则..........................................- 5 - 第五章 安全保障..............................................- 7 - 第六章 应急处理..............................................- 8 - 第七章 处罚规定..............................................- 8 - 第八章 附则..................................................- 8 -OA系统管理办法（暂行意见稿）第一章 总则第一条 为保证集团办公自动化系统（本办法简称OA系统）顺利实施，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，结合集团办公自动化工作实际情况，特制定本办法。

第二条 OA系统，主要运用于集团总部各部门、各下属公司及项目部之间的公文流转。

第三条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、车辆管理、工作报表、用品管理、任务管理、工作计划、工作总结、工作日志、文档管理、公共信息、个人设置、综合办公、常用工具等功能。

第四条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位年度考核范围。

第五条 本办法适用于集团总部各部门、各下属公司和项目部。

附件七OA办公系统管理办法第一章总则第一条为确保集团公司OA办公系统（A8系统，简称OA系统）高效、安全地运行，充分发挥OA系统的作用，结合本系统实际运行情况，特制定本管理办法。

第二条本系统使用范围包括：集团公司机关各处室、各矿井生产单位、地面生产单位、地面费用单位以及资源整合区域公司、矿井。

第二章系统管理机构和角色的规定第三条集团公司信息中心负责OA办公系统的规划、管理、运维、培训和考核等工作。

第四条OA系统的管理工作由“集团公司系统管理员”和“单位系统管理员”分层协调管理。

其中“集团公司系统管理员”负责OA系统的服务器、存储、数据库和应用程序软件管理，以及整个系统架构和集团各层面的管理；单位系统管理员负责单位内部的OA系统使用管理（不涉及硬件管理）。

第五条“公文收发员”负责单位或者部门公文收发的日常工作，以及文件的归档工作和归档文件的管理工作。

第三章集团公司系统管理员管理办法第六条负责集团公司OA系统软硬件的管理和维护工作。

第七条负责管理OA系统的软、硬件升级配置等工作。

第八条负责做好OA系统数据备份工作。

第九条负责制定集团公司OA系统管理办法。

第十条负责集团公司单位与单位之间人员调动的系统操作。

第十一条征集各单位OA系统使用的意见和建议，协调解决使用过程中遇到的问题。

第十二条做好OA系统的安全技术防范工作，定期查看OA系统设备的运行状况，并建立台帐记录。

第十三条协助解决各单位系统管理员遇到疑难问题。

第十四条做好OA系统的培训管理工作。

第十五条负责制定集团公司通用的各种公文模板，协同模板，表单模板。

第十六条定期清理集团空间无需保存的过期信息。

第十七条履行集团本部单位系统管理员职责。

第四章单位系统管理员管理办法第十八条单位系统管理员是OA系统各许可单位的系统管理员，负责整个单位OA系统的管理事务工作。

第十九条负责单位组织机构和人员信息的建立、变更等操作。

第二十条负责单位内部公文收发文模板、套红模板、应用表单、电子公章和领导签章的制作和管理工作。

OA办公系统管理办法一、目的为规范公司OA系统使用，提高工作效率，建立以OA为基础的办公管理体系，特制订本制度。

二、适用范围本制度适用于深圳**公司及下属各子公司。

三、管理职责OA系统的运行中，公司各部门应各司其责、协同配合。

职责如下：1、总司行政人事部是OA系统的归口管理部门，主要负责OA规章制度制定和执行，确定、监管OA系统管理员的权限，负责OA系统工作模块、流程设计和优化等。

2、总司信息部负责OA系统的建设、维护和服务工作，负责服务器的管理维护和日常运作、系统的开发升级管理、数据备份、OA使用人员的培训和技术指导、系统用户注册注销等。

3、各使用单位负责所在公司OA系统的使用监督、制度执行以及流程优化、信息发布、档案管理等工作。

四、账号设立、注销及登录规范1、OA账户的设立新入职员工申请设立OA账户，由所在公司人事专员发起《入职手续办理审批流程》，各司信息管理员收单审核通过，进行操作调整。

因组织架构调整产生的部门变动或岗位变动，人事专员须发起《人事架构（岗位职务/部门）变动审批流程》，各司信息管理员收到单后方可进行操作调整。

2、OA账户的注销因员工离职产生的OA账户的注销，由各司人事专员发起《离职手续办理流程》，信息管理员收单后1个工作日内进行操作调整。

3、账户密码管理系统新用户初次使用，必须修改原始密码，并定期更换做好保护，以防他人有意或无意滥发信息、恶意增删资料或干扰公文运转。

工作时间内如要离开办公电脑，需将电脑加密为屏保状态；多人共用一台电脑，如暂停办公需及时注销或退出系统，以免他人介入工作环境。

五、日常办公管理1、协同办公信息发布渠道规范指公司各部门人员利用OA进行公司内部（含部门内、跨部门之间、不同层级之间）或与外部业务单位进行日常的交流和信息沟通。

（1）工作联系单适用于工作信息的正式收发与传阅。

工作联系单接收人员必须对联系单进行签收或回复，发起人负责跟进单据中的相关事宜，当确定工作联系单交流完毕，发起人需在1个工作日内进行“强制归档”处理，作为事项办结。