分发号：受控状态：P YKDH/GD.01~25-2019发布日期：2019年12月10日实施日期：2019年12月10日XXX有限公司程序文件目录文件控制程序对与公司压力管道安装质量保证体系有关的文件资料和技术性文件资料进行控制，确保质量保证体系有效运行的各个场所都能得到和使用有效版本文件资料。
2.范围适用于与公司压力管道安装质量保证体系有关的文件资料和技术性文件资料的控制。
3.职责3.1总经理负责批准发布质量保证手册。
3.2管理者代表负责审核质量保证手册、批准程序文件、作业（工艺）文件。
3.3质量保证工程师负责审核程序文件、作业（工艺）文件。
3.4各部门负责人及各责任工程师负责各自业务范围内文件的编制、使用和管理。
4.程序4.1文件的分类：质量保证体系文件、技术文件、外来文件及其他需要控制的文件。
4.1.1质量保证体系文件包括：质量保证手册、程序文件、作业（工艺）文件和记录（表、卡）。
4.1.2技术文件包括：图纸、各项计划、报告、卷宗、施工组织设计、竣工资料、合同文件、决算资料等。
4.1.3外来文件包括：与公司压力管道安装相关的法律、法规、安全技术规范、标准，设计文件、监督检验报告、分供方有关资料等。
4.2 质量保证体系文件的编号a)质量保证手册版本号：A 、B ··· 年代号：2018、2019 压力管道兖矿东华建设有限公司 质量保证手册b)年代号：如2018、2019序号压力管道兖矿东华建设有限公司程序文件c)年代号：2018、2019序号压力管道兖矿东华建设有限公司作业（工艺）文件d)年代号：2018、2019压力管道兖矿东华建设有限公司记录（表、卡）4.3 文件的编制、会签、审批和发布4.3.1质量保证手册由经营管理部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布。
4.3.2程序文件、作业（工艺）文件和记录（表、卡）由各部门负责人及各质控系统责任工程师组织编写，经质量保证工程师审核，管理者代表批准，总经理批准发布。
4.3.3技术文件和其他文件由各部门或单位负责组织编制，各部门或单位负责人审批。
4.4文件的标识4.4.1 压力管道安装质量保证体系运行过程中的适用和有效文件，应实施以下文件标识管理：a)《压力管道安装质量保证手册》、《压力管道安装程序文件》等质量保证体系要求建立的文件，在文件封面上加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号作为标识。
b) 压力管道安装项目工程施工适用的法律、法规和标准、规范，在文件封面上加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号作为标识。
c) 施工图纸在图纸封面上加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号作为标识；竣工图纸在图面加盖“竣工图”章作为标识。
d) 设计变更等技术文件，以文件的自身编号或文件名称作为标识。
e）压力管道安装项目工程施工质量控制形成的文件，以文件名称或文件的自身编号作为标识。
4.4.2 压力管道安装质量保证体系运行过程中的失效和作废文件，应实施以下文件标识管理：a) 失效文件，由文件持有人在文件的封面或扉页标注“作废”字样作为标识。
b) 因法律或积累目的留存的失效和作废文件，由文件持有人或资料管理人员在文件的封面或扉页标注“保留”字样作为标识。
4.5 文件的发放和回收4.5.1 各类文件应按以下要求进行发放：a) 质量保证体系文件，由经营管理部负责组织发放，并建立发放记录；b) 压力管道安装适用的法律、法规、安全技术规范、标准，由技术中心、项目部按职责分工，负责组织发放，并建立发放记录；c) 工程合同及相关协议，由市场发展中心或项目部依据编制和发放分工负责组织发放，并建立发放记录；d) 设计技术文件，由项目部依据编制和发放分工负责组织发放，并建立发放记录；e) 其它压力管道安装项目工程质量管理文件，由业务主管部门、项目部依据职责分工组织发放，并建立发放记录。
4.5.2文件的回收a) 在进行有关新、旧文件的更替发放时，由文件的发放单位在新版文件发放的同时进行失效文件的回收和销毁，并建立回收记录。
b) 设计技术文件，在施工结束后由项目部负责组织回收。
c) 因个人积累目的留存的文件，经主管部门负责人同意并在文件的封面或扉页进行标识后可不进行回收。
4.5.3文件的发放、回收过程中，由资料管理员填写《文件发放、回收、销毁登记薄》进行记录。
4.6文件的更改4.6.1质量手册由经营管理部组织更改，填写《文件资料更改申请单》，经管理者代表审核，报总经理批准后组织更改。
填写《文件资料更改通知单》并记录到文件前的“修改记录”上。
4.6.2其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件资料更改申请单》，经原审批人员审批，再由各主管部门组织更改。
4.6.3所有要更改的原文件应由资料管理员收回，与该文件更改的相关记录一并交文件管理部门或单位，以确保有效文件的统一性。
4.6.4文件的修改可采用“划改”、“换页”、或“换版”的形式进行，需进行以上修改时由相关部门下发文件更改通知单。
4.6.5文件的更改应收集引起更改所涉及的文件使用部门意见以使更改有效。
4.7文件的保存、作废与销毁4.7.1文件的保存a）与质量保证体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方；对于电子文档，归属部门应及时做好备份，做好防毒工作，避免文件丢失或被病毒破坏。
b) 任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别。
c) 资料管理员每半年对各部门的文件保管情况进行检查。
4.7.2文件的作废与销毁a)所有失效或作废文件由资料管理员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
b)因为某种原因需保留的任何已作废的文件，应填写《文件资料留用申请单》资料管理员应进行适当的标识，可加盖“保留”印章。
c)对需销毁的作废文件，由资料管理员填写《文件销毁申请单》，经总经理批准后销毁。
4.8文件的借阅、复制借阅、复制与质量保证体系有关的文件，应填写《文件资料借阅登记表》，由文件管理部门认可后，由管理者代表批准进行借阅、复制。
复制的受控文件必须由资料管理员登记复制份数。
4.9外来文件的控制4.9.1收到外来文件的部门，需识别其适用性并转交资料管理员备案，控制分发以确保其有效。
4.9.2技术中心负责组织收集和购置适用的国家相关法律、法规、规范、标准，资料管理员统一编号、分发到相关部门和单位使用；若工程施工急需时，可由项目部自行购置，并报技术中心备案。
4.9.3工程设计文件中规定实施而公司暂缺的适用法律、法规或标准、规范，由项目部负责组织借阅或复印，但应经适用性和有效性审核确认后方可发放实施。
4.9.4设计技术文件和分供方有关文件资料，由项目部负责接收。
4.9.5收到外来文件的各部门和单位应按类别编入受控文件目录中。
4.10其他规定4.10.1文件管理各主管部门和单位应定期检查文件的使用情况，确保文件使用的相关部门、人员及各场所都应得到相关文件的适用有效版本。
4.10.2未经总经理或部门负责人批准，任何人不得将文件资料借给公司以外人员阅读。
4.10.3质量记录是一种特殊的文件，除执行本程序的相关规定以外，可按《记录控制程序》执行。
4.10.4公司的各种文件以电子媒体形式存在时，对文件的控制工作由资料管理员确定相关的访问权限。
5.相关文件《记录控制程序》P YKDH/GD.02-20196.记录文件发放、回收、销毁登记薄文件资料借阅登记表受控文件清单文件资料更改申请单文件销毁申请单文件资料留用申请单记录控制程序对压力管道安装过程中所形成的记录予以控制，同时也为改进活动提供可靠的信息。
2.范围适用于为证明产品符合要求和质量保证体系有效运行的质量记录。
3.职责3.1压力管道安装质量管理体系管理记录，由各业务主管部门、项目部负责依据相应的管理规定组织编制、采集和管理。
3.2压力管道安装工程施工过程记录，由项目部负责组织编制、采集和管理。
3.3工程交工交付技术文件记录，由项目部负责组织采集、整编、交付和归档管理，安全生产部负责监督执行。
4.程序4.1记录的分类与分类内容4.1.1记录的分类公司压力管道安装质量管理记录，依据其性质和内容划分为以下三类：a) 质量保证体系管理记录；b) 工程施工过程记录；c) 工程交工技术文件。
4.1.2记录的分类内容（1）质量保证体系管理记录a) 质量管理体系文件控制管理记录；b) 质量管理体系审核记录；c) 顾客满意度监视、测量记录；d) 质量管理体系管理评审记录；e) 纠正措施管理记录；f) 预防措施管理记录。
（2）工程施工过程记录a) 合同或标书评审记录；b) 产品采购记录；c) 顾客提供产品记录；d) 施工技术文件管理记录；e) 标识管理记录；f) 项目质量控制体系责任人员任命文件等人力资源管理记录；g) 装备设施和监视与测量装置控制管理记录；h) 压力管道安装施工作业与管理记录；i) 监视与测量记录；j) 特种设备安装改造维修告知书；k) 压力管道安装监督检验证书和监检记录。
（3）工程交工技术文件工程交工技术文件内容，即压力管道安装规范、标准要求的文件内容。
4.2记录的填写、确认、审核和签证4.2.1记录由质量活动和施工的责任部门(人员）填写，并按规定要求的部门（人员）审核，工程质量记录规定有要求时应由顾客或顾客代表签证。
填写、审核、签证人员均应签字认可，不得由他人代签。
4.2.2记录的填写要求4.2.2.1记录填写的字迹应清晰、工整，并按要求正确填写；文字表达准确、简练，表式规格统一；文字符号清楚、图文整洁、数据准确齐全，不得漏项。
4.2.2.2 记录的填写不得用易褪色的书写材料(铅笔、圆珠笔等)书写、绘制。
4.2.2.3 记录的填写、签证时间应与质量活动或施工/生产进度同步，不应拖延，更不准造假。
4.2.2.4一般情况下记录不允许涂改，若确需修改时，应在修改处加盖有效印章。
4.3记录的收集、传递、整理、归档4.3.1在质量活动和施工过程中，记录由负责记录（填制）的部门（人员）负责填制、收集和整理，并按相应程序的要求进行传递。
4.3.2与质保体系运行有关的记录由公司各相关职能部门和单位负责收集整理，并加统一的封面和目录页。
4.3.3公司各相关职能部门应按年度整理并归档各自发生的体系运行记录。
4.3.4工程完工后，项目部有关部门（人员）应及时将记录收集整理报送安全生产部审核、审查后，统一编目装订成册，并移交资料室保管，有关交工记录同时移交顾客，并办理移交签字手续。
移交资料室保管和移交给顾客的记录上的签字及签章必须是原始签字和红章（复印件必须加盖红章）。
4.4记录的借阅和使用4.4.1已归档的记录，需借阅时应按《文件控制程序》规定办理借阅手续。
填写《文件资料借阅登记表》。
