员工档案保管保密制度

第一章 总则

第一条 为加强腾讯公司（以下简称“公司”）员工档案管理，规范员工档案工作，保障员工合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有员工档案的管理工作。

第三条 公司员工档案管理工作应遵循真实性、完整性、安全性、保密性、及时性和规范性的原则。

第二章 档案收集与整理

第四条 公司员工档案包括以下内容：

（一）基本信息档案：包括员工身份证、学历证书、资格证书、劳动合同、入职登记表等。

（二）工作业绩档案：包括员工绩效考核、项目参与记录、奖励与处分等。

（三）培训与发展档案：包括员工培训记录、晋升记录、职业规划等。

（四）薪酬福利档案：包括员工薪酬发放记录、福利待遇等。

（五）其他相关档案：包括员工个人荣誉、专利、著作权等。

第五条 员工档案收集工作由人力资源部门负责，具体操作如下：

（一）员工入职时，收集其基本信息档案。

（二）员工在工作过程中产生的各类档案，由相关部门收集并整理后交人力资源部门归档。

（三）员工离职时，收集其离职手续、绩效考核等档案。

第六条 员工档案整理应按照以下要求进行：

（一）分类整理：按照档案内容分类，确保档案的系统性。

（二）编号管理：对每份档案进行编号，便于查阅和管理。

（三）归档及时：及时将收集到的档案归档，确保档案的完整性。

第三章 档案保管与使用 第七条 公司设立员工档案室，负责员工档案的保管工作。

第八条 员工档案保管应遵循以下要求：

（一）安全保管：确保档案室防火、防盗、防潮、防虫、防尘，确保档案安全。

（二）保密管理：严格执行档案保密制度，确保档案信息不被泄露。

（三）定期检查：定期对档案进行清理、整理和检查，确保档案的完好。

第九条 员工档案使用应遵循以下原则：

（一）合法使用：仅限于工作需要，不得用于其他目的。

（二）授权使用：未经授权，不得查阅、复制、借阅员工档案。

（三）保护隐私：在使用过程中，保护员工个人隐私。

第1页共11页 档案安全保管制度

一：

1、档案人员必须保护、保管好档案，对各类档案进行科学分类，排列、编号、装箱，箱柜排放有序。

2、定期检查档案保管情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，保证档案的安全完整。

3、档案库房是机要重地，非档案人员严禁进入。

4、库房内严禁存放与保护档案无关的各类杂物品，要保持整洁。

5、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘、防污染等设施，并要经常检查各项设施是否有效。

6、库房内置放温、湿度监测设备，定期检查、记录、分析，保证规定的温湿度。

7、档案管理人员离开库房时要关好门窗、拉灭电灯。

二

(1)档案查借阅及其他非档案部门工作人员，未经许可，一律不得进入档案工作室和库房。

(2)要做好办公室和库房的安全工作，每天由最后一位离开办公室的同志负责断电断水源，锁好门窗。

(3)将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。各类档案原则上按档号存放。档案柜标示举例，例：____-dq11-1-80，即____年党群档案综合类第____件。插卷，编入档案产生年度目录，并在检索目录上注明，存入档案产生年度柜内。 第2页共11页 (4)档案柜应编顺序号，各库、各类档案均应标有档案存放示意图。

(5)应对档案进行定期安全检查，积极做好八防工作(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)。发现问题，及时解决。

(6)对破损、褪变档案要及时进行修补、复制。

(7)在档案柜内放置驱虫防霉药物，每月检查一次虫、霉情况，发现虫、霉及时处理。

(8)查、借阅档案当面注销，及时入库。每学期结束前，对库藏案卷进行总清点，及时催还借出的档案。

(9)每年对库存声像档案进行一次全面核对检查，发现问题及时报告、处理。

(10)照片、底片要定期(每学期一次)进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

(11)录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防污染，要不定期检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应立即进行补救。

第一章 总则

第一条 为加强公司员工档案管理，规范档案工作流程，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司所有员工档案的管理工作，包括纸质档案和电子档案。

第三条 员工档案管理应遵循以下原则：

（一）统一管理：员工档案由公司档案管理部门统一管理，确保档案的完整性和连续性。

（二）分级管理：根据员工档案的重要性和保密程度，实行分级管理。

（三）归档及时：员工档案应在员工入职、离职等关键时间节点及时归档。

（四）保密安全：严格保密制度，确保员工档案的安全。

第二章 员工档案种类及内容

第四条 员工档案主要包括以下种类：

（一）入职档案：包括应聘登记表、面试评估/录用审批表、录用通知书、员工信息登记表、入职承诺书及员工保密协议、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职称复印件）、原单位离职证明/解除劳动合同保证书、劳动合同、健康体检证明等。

（二）绩效管理档案：包括员工绩效考核相关的档案资料，按月份归档。

（三）员工异动档案：包括试用期员工转正表、内部调动审批流程表、竞聘相关资料等。

（四）员工离职档案：包括员工离职申请表、员工离职面谈记录表、员工离职调查表、员工离职工作交接表、解除劳动合同协议书、离职保密协议（部分岗位）、离职证明（单位存档）等。

第五条 员工档案内容应真实、准确、完整，不得篡改、伪造、销毁。

第三章 档案管理职责

第六条 公司档案管理部门负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。 第七条 各部门负责人应加强对本部门员工档案的管理，确保档案的完整性和准确性。

第八条 员工本人应积极配合档案管理部门的工作，及时提供相关资料。

第四章 档案保管与利用

第九条 档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案的安全、保密。

第十条 档案管理人员应定期对档案进行检查、清理，防止档案损坏、丢失。

人事档案管理保密制度

1、严禁按照《中华人民 ___档案法》、《中华人民 ___保守秘密法》，做好干部档案的保管保密工作

2、干部人事档案部门，应设立专用档案库房(室)，配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

3、干部人事档案库房(室)必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

4、干部人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人作变动时，必须办理好交接手续。

5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房(室)。

6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

、 干部人事档案管理人员必须加强政治、业务学习，树立全心全意为人民服务思想，不断增强责任感、事业心，认真履行档案管理人员职责，完成干部人事档案管理人员八项任务，做好防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等六防工作。

2、 为确保干部档案的`绝对安全，档案必须存放在专用保密柜内，按保密号码科学陈列，对外不公开。

3、 库房内严禁堆放杂物及易燃物品，保持库房整洁美观。

4、 干部档案库房为机要房，无关人员不得入内。库房和阅档室严禁烟火。

5、 离开库房要随手关门关灯，下班时一定要关门窗和关断电源总闸开关。

6、 干部人事档案管理人员必须严格遵守 ___的保密，不准向无关人员谈论档案内容，不准在电话里提供干部人事档案内容，不准携带干部人事档案材料进入公共场所，不准个人私自保存他人的档案材料。

7、 工作中形成的废纸不得乱扔，一律按保密纸送纸厂搅浆或由两名以上同志负责监烧。

8、 干部人事档案不准随手拿出库房门口，查阅、借阅、转递干部档案一定要按规定办理审批和登记手续，并要按保密规定做好保密工作，严格按照查阅档按注意事项办事。