实物档案整理归档

实物类档案管理归档细则为了做好实物类档案的整理、归档、保管工作，依据《山西医科大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则1、本细则所称的实物档案，是指学校在过去和现在从事教学、科研、医疗、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

2、实物档案实行分级注册，分层管理的原则。

凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门。

3、凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

4、凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全二、归档范围1、学校从事教学、科研、医疗等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗和证书等受奖物品。

2、各种证书，包括荣誉证书、认可证书反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）等3、国内外各项活动中学校接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）、领导题词及其它馈赠礼品等。

4、历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

5、学校及各部件改用新章后替下的旧章三、整理原则和方法：1、以物件为立档单位，一件一号。

2、统一编号、装盒、上柜、集中保管，实物不能装盒的，可分散存放在阅览室资料柜之内。

3、按锦旗、证书奖状、奖杯奖牌等三个属类颁发时间先后各编流水号。

4、用纸填写上档号，贴在背面右下角。

5、按中央、省、市、区、镇（街）、系统单位等分保管期限。

6、将各类分别拍成照片，按照片档案分类保管。

7、按内容划分保管价值，分别鉴定保管期限，一般为永久、长期、短期三种。

8、实物档案作专门档案单独保管。

四、归档时间与移交1、各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存。

2、校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内交学校档案馆。

XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。

第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。

第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。

（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。

（五）公司成立以来使用过的牌、匾。

（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。

（七）其它有保存价值的实物。

第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。

任何部门或个人不得据为已有。

移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。

（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。

任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。

（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。

（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。

永（50年以上）久、定期30年、定期10年。

第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。

归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。

首先，我们要了解一下实物档案的定义，知道什么叫实物档案。

所谓实物档案，就是档案部门对奖杯、锦旗、交流纪念品等非纸制、胶片、磁带档案的通俗叫法。

实物档案作为档案家族成员之一，有着广泛的社会作用。

它既有文书档案共有的特征，也具有其它文物的一些特征。

它的归档范围如下：1、本单位集体或个人在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；2 、公务活动中获赠的纪念品；3、上级领导、知名人士的题词、字画等；4、本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；5、其它有保存价值的实物。

与其他类别档案相比，实物档案也有自己的归档要求。

1、应归档的实物一般应自形成后的三个月内向本单位的档案管理部门移交为宜，由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时问的，也应先移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。

2 、任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。

归档的实物要保持干净、整齐、无破损。

3、个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由本单位档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。

4、归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理。

实物档案有自己的一套整理方法，从分类到编号编目。

1、分类：实物档案应以“件”为单位进行整理，成套的实物以一件计。

归档实物可按物品种类分类，但由于基层单位的实物档案总量较少，可不分类。

2、保管期限：由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，所以一般应作永久保管。

3、排列及编号归档实物可先按物品类型排列，同一类中再按归档时间顺序排列。

实物档案较少而不分类的基层单位可直接按归档时间顺序排列，编流水号，一件一号。

并在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写年度( 形成时间) 、编号、保管期限、全宗号。

机关档案室的类别号可由各单位按本单位分类方案自行编制，如：用“SW”表示实物档案。

如果实物档案类别下再按物品类型分类的可以用“SW 1 ”表示奖杯类，“SW 2 ”表示奖牌类等等。

第一章总则第一条为规范实物档案的管理工作，确保实物档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。

第二条本细则适用于本单位所有实物档案的管理工作，包括但不限于文物、书画、照片、实物标本、设备资料等。

第三条实物档案管理工作应遵循以下原则：（一）安全第一，预防为主；（二）集中管理，分级负责；（三）科学保管，规范利用；（四）依法依规，严格程序。

第二章管理机构与职责第四条成立实物档案管理领导小组，负责实物档案管理的全面工作，成员由单位主要领导、相关部门负责人及专业人员组成。

第五条设立实物档案管理部门，负责实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

第六条实物档案管理部门职责：（一）制定实物档案管理制度，并组织实施；（二）负责实物档案的收集、整理和归档；（三）负责实物档案的保管、修复和防损；（四）负责实物档案的鉴定、统计和公布；（五）负责实物档案的查询、借阅和利用；（六）负责实物档案的维护、更新和拓展。

第三章收集与整理第七条实物档案的收集应遵循以下原则：（一）真实性、完整性、连续性；（二）重点收集，兼顾一般；（三）依法依规，尊重知识产权。

第八条实物档案的整理应遵循以下要求：（一）按照分类、编号、存放等要求进行整理；（二）填写《实物档案登记表》，详细记录实物档案的基本信息；（三）对有特殊保存要求的实物档案，应采取相应措施。

第四章保管与维护第九条实物档案的保管应遵循以下要求：（一）根据实物档案的材质、形状、用途等特性，选择合适的存放环境；（二）定期检查实物档案的保存状况，发现问题时及时采取措施；（三）对易损、易腐、易褪色的实物档案，应采取相应的保护措施；（四）建立实物档案的防火、防盗、防潮、防虫、防尘等安全措施。

第十条实物档案的维护应遵循以下要求：（一）定期对实物档案进行清洁、消毒、修复等工作；（二）根据实物档案的实际情况，定期更换或修复损坏的包装材料；（三）对特殊材质的实物档案，应采取专业维护措施。

XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。

第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。

第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。

（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。

（五）公司成立以来使用过的牌、匾。

（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。

（七）其它有保存价值的实物。

第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。

任何部门或个人不得据为已有。

移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。

（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。

任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。

（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。

（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。

永（50年以上）久、定期30年、定期10年。

第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。

归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。

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XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。

第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。

第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。

（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。

（五）公司成立以来使用过的牌、匾。

（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。

（七）其它有保存价值的实物。

第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。

任何部门或个人不得据为已有。

移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。

（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。

任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。

（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。

（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。

永（50年以上）久、定期30年、定期10年。

第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。

归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。

实物档案的整理方法1.建立档案管理计划：首先，需要制定一个档案管理计划，包括确定档案管理的目标、原则、责任人和流程等。

计划可以包括文件存储要求、档案损毁与销毁的标准及程序等内容。

2.归类档案：将档案根据其内容和用途进行归类。

可以采用文件编号、名称、日期、部门等方式进行分类。

归类可以根据档案的组织结构、主题、项目、人员等进行划分。

3.建立文件编号系统：为每个档案文件分配一个唯一的编号。

编号可以根据项目、日期、部门等进行组合。

编号系统应该是简单明了的，并且易于扩展和维护。

4.制定文件存储规范：确定档案的存储要求，包括档案室的环境条件、存储设备、文件夹和盒子的使用等。

同时，要确保档案的安全和防火措施，防止档案遭到损坏或丢失。

6.编制档案目录和索引：建立档案目录和索引，方便查找和检索档案。

目录可以按照档案文件的编号或名称顺序进行排列，索引可以根据档案的主题、日期或关键字进行编制。

7.定期检查和维护档案：定期检查档案的完整性和可用性。

维护包括更新文件目录和索引，修复受损的文件，并且定期进行文件备份和存储。

8.销毁和档案归档：根据法规和规定，对已达到保留期限或不再需要的档案进行销毁。

销毁可以采用物理销毁或数字化销毁的方式。

对于需要长期保留的档案，可以进行归档，将其转移到特定的存档区域。

9.培训和意识培养：开展培训和教育活动，提高员工对档案管理的认识和意识。

培训可以包括档案管理原则、流程和技术等方面的内容。

10.使用档案管理软件：可以使用档案管理软件来提高档案管理的效率和效果。

软件可以帮助管理档案目录、索引、检索和备份等工作。

总之，实物档案的整理方法包括建立档案管理计划、归类档案、建立文件编号系统、制定文件存储规范、整理和装订文件、编制档案目录和索引、定期检查和维护档案、销毁和档案归档、培训和意识培养以及使用档案管理软件。

通过采取这些方法，可以确保实物档案的安全、有效和可持续管理。