进出口贸易作业标准化手册(范例b)

进出口贸易作业标准手册1. 引言本文档旨在为进出口贸易作业提供一个标准手册，以确保作业的高效性和准确性。

该手册将涵盖进出口贸易的基本知识、流程、操作规范等内容，以帮助从业人员正确进行进出口贸易作业。

2. 进出口贸易简介进出口贸易是指跨国之间进行的商品进出口活动。

进口是指国内企业或个人从国外购买商品，而出口则是指国内企业或个人将商品销售给国外。

进出口贸易对于国际贸易和经济发展具有重要意义。

3. 进出口贸易流程进出口贸易流程包括以下基本步骤：3.1. 准备工作在进行进出口贸易之前，需要完成准备工作，包括选择产品、了解市场需求、寻找供应商或买家等。

3.2. 谈判与合同签订在确定买方或卖方之后，需要进行谈判，达成双方满意的交易条件，并签订合同。

3.3. 支付与运输安排根据合同约定，买方需要支付货款，卖方则需要安排货物的运输。

3.4. 报关与清关在货物到达目的港口后，买方需要根据国家的相关法律进行报关，卖方需要协助买方完成清关手续。

3.5. 投保为减少贸易风险，进出口贸易中通常需要购买相应的保险，以保障货物在运输过程中的安全。

3.6. 贸易结算与付款货物成功交付后，买方需要完成贸易结算，并根据合同约定进行货款支付。

4. 进出口贸易操作规范为确保进出口贸易作业的规范与高效，以下是一些操作规范的建议：4.1. 文件准备在开始进出口贸易作业之前，应确保所有必要的文件和证件准备齐全，包括合同、发票、装箱单、提单、报关单等。

4.2. 清晰的记录与沟通在所有交流和操作过程中，需要保持清晰的记录和沟通。

以书面形式记录每一步操作，并及时与相关方进行沟通和确认。

4.3. 注意时效性进出口贸易作业通常需要严格遵守时效要求，包括支付、运输、报关等。

务必注意时效性，并做好相应的安排和准备。

4.4. 遵守法律法规进出口贸易作业涉及到许多法律法规，包括海关、贸易等方面的法规。

务必确保遵守相关法律法规，并及时了解和适应变化。

4.5. 贸易合规性在进出口贸易作业中，需要确保贸易合规性，包括合同的合规性、报关的合规性等。

进出口贸易作业标准化手册范例进出口贸易作业标准化手册一、文件控制1.1. 所有文件必须以纸质或电子文档形式存储，并且由授权的工作人员进行任务的管理和维护。

1.2. 所有文件均应按文件摘要号和文件版本号进行编号。

内部文件命名应以“ZGH 01-XX”命名，其中“XX”代表制定该文件的部门。

1.3. 所有文件的版权均属于公司，任何未授权使用公司文件的行为都是禁止的。

1.4. 所有文件必须在更新后重新审核和批准，并且在文档状态记录中进行更新记录。

1.5. 所有文件必须根据公司文件保密管理规定进行妥善保管。

二、作业过程2.1. 作业流程应遵循公司的质量管理制度和流程。

2.2. 所有重要作业事件，包括批准和审核操作，均应记录在质量管理数据库中。

2.3. 所有货物进出口的操作均需要有资深内审员的批准，并且每个重要步骤都应在数据库中进行记录，以跟踪进度并防止错误。

2.4.所有与质量、进出口等相关的问题必须在24小时内进行解决，并进行记录和追踪。

三、文件编制3.1.编制文件应以流程图、标准操作程序(SOP)和相应的检查清单的形式完成。

3.2.SOP应包括定义、目的、适用范围、相关程序、作业说明、输入和输出、记录和文件保留、质量要求、设备和工具要求、安全措施和紧急措施等。

3.3.SOP和检查清单的结构和格式应符合ISO 9001:2015和其他适用的国际标准。

3.4.进行定期检查和更新以确保其有效性。

四、作业指导4.1.为确保所有人员都熟悉公司的质量管理制度和程序，必须提供必要的培训和资料。

4.2.所有员工必须接受岗位培训和职业指导。

4.3.岗位培训应涵盖所有进出口作业流程的相关步骤，以及运营过程中的安全和质量性管理方法。

4.4.所有员工都应接受定期复习和考核以保证其理解程度。

五、记录保留5.1.应当根据公司的文件保修管理规定保留文档。

5.2.所有文件应以适当的方式进行管理和存档(包括静态文档和动态记录)。

5.3.针对每个文件限制的保存时间也应该得到记录。

进出口贸易作业标准化手册范例□组织系统图18.2.1 组织系统图□业务流程1.新产品开发(样品收集)。

2.客户开发。

3.客户询价(电报、信件、电报处理)。

4.报价。

5.订单确认。

6.开立境内订单。

7.生产督促及l/c催开。

8.出货。

9.押汇(出货通知)。

10.付款。

□业务处理细则1.新产品开发(样品收集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(①临时编号。

②品名、规格、包装。

③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。

④开发成本。

⑤预估生产成本。

⑥制造商报价。

⑦可能销售对象及地区。

⑧预估售价。

⑨预估毛利。

(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为a、b、c三类，a类为极具开发价值，b类为有开发价值，c类为无开发价值。

(3)经评估列为a、b类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。

样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。

经评估列为c类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。

(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。

(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。

即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。

若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。

旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。

(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填a、b分别代表a类产品或b类产品。

②第一位数填1代表第一位数填6代表〃 2 〃〃 7 〃〃 3 〃〃 8 〃〃 4 〃〃 9 〃〃 5 〃③第二位数填1代表〃 2 〃〃 3 〃〃 4 〃〃 5 〃〃 6 〃〃 7 〃〃 8 〃〃 9 〃2客户开发：(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。

进出口贸易作业标准化手册范例进出口贸易作业标准化手册范例□ 组织系统详见组织系统图18.2.1，进出口贸易作业标准化手册范例。

图18.2.1 组织系统图□ 业务流程1.新产品开发业务科依据s/c及成交卡开立境内订货单订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。

业务科依据s/c及订货单填写产品表。

7.生产督促及催开l/c：业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。

业务科依每笔s/c所订l/c开立日期，催开l/c。

收到客户开来之l/c，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的s/c 内容不符，应即要求客户修改l/c，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。

8.出货：出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。

装船预计表一式三联，第一联交报关行签shippingorder，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。

装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。

工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。

退税清表上须用中文誊写。

9.押汇：结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与l/c条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。

海关签放的输出许可证第六联交会计，影本存待办卷。

每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单，一式三联，第一联及一份完整出口文件副本寄客户，第二联及一份完整出口文件副本存入出货文件档，第三联存入客户档。

进出口贸易作业标准化手册(范例)进出口贸易作业是一个复杂而庞大的过程，需要进行各种各样的操作和流程。

为了确保作业的高效性和准确性，制定一份进出口贸易作业标准化手册至关重要。

本文将为大家提供一个进出口贸易作业标准化手册的范例，以供参考。

1. 引言进出口贸易作业是企业开展国际贸易的重要环节，涉及到许多不同的操作和流程。

标准化手册的目的就是为了规范这些操作和流程，提高作业的效率和准确性，从而保证企业的竞争力和盈利能力。

2. 作业流程2.1 订单接收2.1.1 接收客户订单并进行确认接收到客户订单后，务必及时进行确认，并核对订单的准确性和完整性。

2.1.2 分配订单号和建立订单档案每个接受的订单都应分配一个唯一的订单号，并在订单档案中建立相应的记录。

2.2 采购和供应商管理2.2.1 确定采购需求根据客户订单和市场需求，确定采购需求，并编制采购计划。

2.2.2 选择供应商对潜在供应商进行评估和筛选，并与他们建立供应商合作关系。

2.2.3 签订合同和订购货物与供应商签订合同，并向其订购所需的货物。

2.2.4 跟踪供应进展及时跟踪供应商的供货进展情况，并与其沟通和协调。

2.3 运输和物流管理2.3.1 计划和安排货物运输根据客户要求和订单需求，制定货物运输计划，并选择合适的运输方式和物流服务商。

2.3.2 编制运输文件和单据准备运输文件和单据，并确保其准确和完整。

2.3.3 跟踪货物运输情况持续跟踪货物的运输情况，确保货物按时送达目的地。

2.4 报关和清关2.4.1 准备报关文件和资料根据相关法规和要求，准备报关所需的文件和资料。

2.4.2 向海关申报按照海关要求和规定，向海关申报货物的进出口情况。

2.4.3 缴纳关税和税费根据海关的要求，及时缴纳货物所需的关税和税费。

2.4.4 清关和交付货物完成报关手续后，进行货物的清关和交付，确保货物顺利进出口。

3. 质量管理3.1 准确记录相关数据和信息对于每个订单和操作，都应准确记录相关的数据和信息，以便于日后的追溯和分析。

进出口贸易作业标准化手册（范例）□组织系统详见组织系统图18.2.Io图18.2.1组织系统图□业务流程L新相关产品开发（样品收集）。

2.客户开发。

3.客户询价（电报、信件、电报处理）。

4.报价。

5.订单确认。

6.开立境内订单。

7.生产督促及L/C催开。

8.出货。

9.押汇（出货通知）。

10.支付。

□业务处理细则1.新相关产品开发（样品收集）（D业务科取得新样品后，应填写相关产品卡（附表18.2.2）,写明以下资料：①临时编号。

②品名、规格、包装。

③制造厂商名称、相关地址、联系电话、负责任人、联络人、工厂产量规模。

④开发成本。

⑤预估生产成本。

⑥制造商报价。

⑦可能销售对象及地区。

⑧预估售价。

⑨预估毛利。

(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新相关产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。

(3)经评估列为A、B类之相关产品，赋予正式相关产品编号，列入相关产品档。

样品拍照存档，样品存放样品室，并于相关产品卡上写明存放位置。

经评估列为C类之相关产品，相关产品卡列入次品档，样品存放次品室。

(4)业务科每月就现有相关产品，选择过时相关产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，相关产品卡列入次品档，样品移入次品室。

(5)新相关产品临时编号共六位数字，分别代表填写相关产品卡时的年、月、日。

即1995年6月10日开发的相关产品，临时编号为950610。

若同一日开发数种新相关产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。

旧相关产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新相关产品之临时编号相同。

(6)①相关产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类相关产品或B类相关产品。

②第一位数填1代表第一位数填6代表//2,, 1,7〃〃3,,〃8〃a 4 〃n9 〃〃 5 〃③第二位数填1代表〃 2 〃〃 3 〃〃 4 〃〃 5 〃〃 6 〃〃9〃2客户开发：（D业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：①制作公司简介，相关产品目录（注明交货期限及支付条件）。

进出口贸易作业标准化手册□组织系统详见组织系统图18.2.1。

图18.2.1 组织系统图□业务流程1.新产品开发(样品收集)。

2.客户开发。

3.客户询价(电报、信件、电报处理)。

4.报价。

5.订单确认。

6.开立境内订单。

7.生产督促及L／C催开。

8.出货。

9.押汇(出货通知)。

10.付款。

□业务处理细则1.新产品开发(样品收集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：①临时编号。

②品名、规格、包装。

③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。

④开发成本。

⑤预估生产成本。

⑥制造商报价。

⑦可能销售对象及地区。

⑧预估售价。

⑨预估毛利。

(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。

(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。

样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。

经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。

(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。

(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。

即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。

若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。

旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。

(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。

②第一位数填1代表第一位数填6代表〃 2 〃〃 7 〃〃 3 〃〃 8 〃〃 4 〃〃 9 〃〃 5 〃③第二位数填1代表〃 2 〃〃 3 〃〃 4 〃〃 5 〃〃 6 〃〃 7 〃〃 8 〃〃 9 〃2客户开发：(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。

进出口贸易作业标准化手册12.工厂的出货发票一定要开送货当天之日期、配件如分批出货，亦需于每一次出货(送货)即开当天的发票，不可延迟于送货后的日期。

13.工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货物税或关税者，清款时一律暂时保存50％，并于货款支付核准单上注明此点。

进出口贸易作业标准化手册〔范例A〕(第四局部) 结关后 1.装押助理须查询报关行及船公司，货是否确实出口无误，如确实无误，将出口明细表一份交承办会计，另一份送管理中心，并将营业部订单货款支付核准单交营业助理。

2.催CBC必须确实于结关次日取得，除非以错单出口者，须随时催报关行，最迟须于一星期内取得，否那么须向主管经理报备。

3.于CBC到达后，如要办理经济部产地证明书，须附上Iｎｖｏｉｃｅ一份，工厂已盖好章的原料来料加工切结书一份，及CBC副本一份送交报关行，以便办理产地证明。

4.在拿B／L前须将S／O留底正确无误一份交报关行，以便到船公司拿B／L时核对。

5.在收到B／L时立刻核对材数与运费和内容有无错误，是否符合。

(Bｉllｏｆｌａｎｄｉｎｇ) 6.B／L如须预付运费，应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交有关会计，如经理不在，为争取时间，可凭装押助理签名，即送会计付款，事后由会计送各经理、副经理、助理补签。

7.将押汇文件备妥，待文件齐全后，将全套押汇文件另加出货明细表Iｎｖｏｉｃｅ，B／L各一份连同出口登记本第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长，将必要文件转送银行押汇，出口登记本第三联由押汇科长转送稽核，时间由结关日起不得超过七天，如有延误需写原因，并须扣各经理薪金，并处分装押助理。

8.押准文件存档联及寄交客户联经由营业助理呈阅主管经理后分别寄出并在存档联上注明"归档"，交收发中心。

9.押汇科长收到结汇证书连同信汇回条，出货明细表，Iｎｖｏｉｃｅ及B／L各一份送交有关会计。

进出口贸易作业标准化手册(范例B)□组织系统详见组织系统图18.2.1。

第二章进出口贸易作业标准化手册(范例A)营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备(CｏｕｎｔｅｒSａｍｐｌｅ)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管经理请示如何处理。

2.营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价，以满足客户再订购的需要。

3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥OOL(O ｕｔｓｔａｎｄｉｎｇｏｒｄｅｒｌｉｓｔ)5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，□1机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。

必须提早5分钟23□1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员准备。

3.□1.2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。

如有必要，可与有关科长协调报价。

如客户系以C＆F或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。

以免下次洽谈时重复挑选。

(保留期限不得超过一星期)5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因7.□整理O／C1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将O／C单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按O／C所需份数多加二份。

第二章进出口贸易作业标准化手册一、进出口贸易作业标准化手册(范例A)□准备工作营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备(Cｏｕｎｔｅｒ Sａｍｐｌｅ)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备2.3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可有误。

4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇｏｒｄｅｒｌｉｓｔ)5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大客户来□客户当日工作12小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。

必须提早5分钟抵达机场或饭店将客人23□客户来公司当日1.赴机场或饭店接客户前2.3.□客户接洽业务1.2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。

如有必要，可与有关科长协调报价。

如客户系以C＆F或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。

4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。

以免下次洽谈时重复挑选。

(保留期限不得超过一星期)5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时7.与客户□整理O／C1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将O／C单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按O／C所需份数多加二份。