归档文件整理工作的八个环节学习课件

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归档文件整理简要说明PPT课件(12张)

2、打印备考表，如盒中文件有特殊情况，例有空号、重号、丢失、缺损、要在备考表中说明情况，整理人填写就是各处室文书人员，检查人就是处室分管负责人填写。
装订
1、三孔一线； 2、去掉金属物； 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号年度室编件号机构名称保管期限馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监控，落实监控人员，组织对监控人员素质和技能的培训及上岗前的交底；
6.对已发生的事故隐患落实整改，并向项目副经理反馈整改情况。发生工伤事故，应立即采取措施，协同安全部门开展事故的应急救援，并保护现场，迅速报告。
纸上之后才能归档。
编页
一、保管期限分永久、定期（30年、10年）
分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角（距上1公分，距右1公分）。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录一式三份；
汇总单填写
××××××处室名
发文：鲁交×××号1—24号其中鲁交×××号空号鲁交××× 号重号鲁交便函×××号1-×××号其中鲁交便函×××号空号收文：共123号一其中×××号转发附在鲁交×××号文后
（整理人签字）二O一O年九月九日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作规程，负责对施工班组人员及分包方人员进行有针对性的安全技术交底，履行签字手续，并对规程、措施及交底执行情况经常检查，随时纠正违章作业；

文书档案归档整理培训课件

文书档案归档整理培训课件是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单为一件；10、来文与复文为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

1、件的修整：对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。

对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。

归档文件整理工作八个环节

“年度—保管期限”分类法
首先将文件按其形成年度分类。然后将同一年度的文件按不同的保管期限分类。
如何确定文件的年度？
一般应以文件形成时间判定文件所属年度。跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结
年度。几份文件作为一件时，“件”的日期应以装
订时排在最前面的文件日期为准。文件没有标注日期时，需要分析文件内容、
来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；
不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。
装订的对齐方式
采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。
采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。
来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；
来文与复文可为一件；未装订成套的会议材料各为一件；正文与文件处理单为一件。
装订时
正本在前，定稿在后；计算机及网络环境中形成的文件，定稿无
须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；
归档文件排列时要注意遵循“事由原则”
事由原则：归档文件在排列时，要将同一事由的文件排在一起。
事由：可以是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。
例如：一项工程、一次会议、一次活动看作是一个事由。
六、归档文件的编号
归档文件的编号：将每份归档文件在所有归档文件中的相对位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

归档文件整理规则.ppt

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
2019年9月14
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《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
2019年9月14
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8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。
感谢你的观看
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2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

归档文件整理课件

主要内容包括：主要内容包括
• 文件档案生成控制一体化 • 文件档案管理流程一体化 • 文件档案信息利用一体化
2、文档一体化管理是必然趋势
• 文件与档案工作电子文件的前提是实现文档一体化。现文档一体化。
3、文档一体化的实现途径
两种整理方法的不同点：两种整理方法的不同点：
▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲
适用的范围不同；适用的范围不同；分类的层次不同；分类的层次不同；整理的思维不同整理环节的数量及次序不同；整理环节的数量及次序不同；在整理中对“ 的处理不同；在整理中对“件”的处理不同；文件排列方法不同；文件排列方法不同；编目的工作量不同；编目的工作量不同；装订的方式不同；装订的方式不同；使用的装具不同。
事由：是一件具体的事、事由：是一件具体的事、一个具体的问题、体的问题、一项具体的活动或工一次会议、一项工程、作、一次会议、一项工程、一个事件、一次事故、一次纠纷、事件、一次事故、一次纠纷、一个案件等。个案件等。
（3）归档文件排列的方法
同一事由内归档文件的排列方法：同一事由内归档文件的排列方法：内归档文件的排列方法时间排列法； ①时间排列法；②重要程度排列法。不同事由归档文件的排列方法：不同事由归档文件的排列方法：归档文件的排列方法时间排列法； ②问题排列法；问题排列法； ①时间排列法；重要程度排列法； ③重要程度排列法；④机构排列法。
4、归档文件的编号
（1）编号项目及归档章（2）编号的方法
（1）编号项目及归档章
＊（全宗号）年度）室编件号）＊（全宗号）全宗号（年度）（室编件号）机构（问题）保管期限）馆编件号）机构（问题）（保管期限）（馆编件号）

归档文件整理演示稿

（五）归档文件保管期限划分：分为永久、定期两种。定期分为30年、10年。 1、永久保管的归档文件主要包括： (1)本机关制定的法规政策性文件材料； (2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (5)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。本机关重要的法规性、业务性、综合性文件，重要的请示与批复、成立机构、表彰先进，任免本单位人员、房屋买卖、征地， 30年以上的协议、合同等。
2、定期保管的归档文件主要包括：（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；
1、应归档的文件范围具体如下：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 ( 2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
能全面反映本机关在工作活动中形成的具有查考利用价值重要的文件材料，都列在归档范围之内。
（七）归档文件编号。是卷内文件排列的顺序号。在文件首页的正上端空白位置，加盖归档章。归档章
年度全宗号 0042 2009 机构（问题）保管期限党委永久

机关文书档案的整理 ppt课件

2、跨年度形成的文件
如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年归档。
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3、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。
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2、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局法规科，可将本年度通过的各项法规文件的相关材料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的文件材料。
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文
书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或
本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定
文件材料的归档范围和划分档案保管期限。各机关
应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编
制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限
表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
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一般说，本单位形成的文件、材料最为重要，绝大多数都属永久。
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第三步归档文件的装订
归档文件以“件”为单位进行装订。一般以每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

文件归档方法ppt

2、收集工作的原则齐全完整，是收集工作的基本原则。一是全面收集，“四个方面”齐全二是重点收集，以“我”为主。三是帐外文件的收集 3、检查已归档文件材料的质量（1）收文的正件与附件是否齐全完整。（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。（3）发文的定稿与印件是否齐全完整。
三、分年度

（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。
（二）装订方法 1、线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。 2、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。

八、排列文件

1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、30年、10年分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。采用问题分类的归档文件，可依据党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。

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如何确定文件的年度？
一般应以文件形成时间判定文件所属年度。跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体、以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
归档文件整理工作的八个环节
海口市档案局
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归档文件整理工作的八个环节
一、归档文件的收集二、归档文件的价值鉴定三、归档文件的装订四、归档文件的分类五、归档文件的排列六、归档文件的编号七、归档文件的编目八、归档文件的装盒
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两个概念 1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。一个原则归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
事由：可以是一件具体的事，或一
个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。例如：一项工程、一次会议、一次活动看作是一个事由。
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六、归档文件的编号
归档文件的编号：将每份归档文件在所有归档文件中的相对位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
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（二）文件是否收集齐全完整
包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。容易疏漏的文件有：1、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 2、党、团员花名册；干部、职工花名册；知识分子花名册；公务员考核备案花名册。 3、立档单位办理的干部、职工、公务员的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。4、立档单位干部职工的确定（晋升）工资审批表。
3
一、文件材料的收集
收集文件时要注意的几个问题：
（一）收集的文件是否是生效文件。（二）文件是否收集齐全完整。（三）收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。
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（一）收集的文件是否是生效文件
也就是这份文件是否办理完毕，是否已完成公文处理的每一个程序。常见无效文件类型：文件没有盖章(主要是一些合同、工作总结以及单位内部的规章条例等)；归档文件不是原件，是复印件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发等等。
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（三）收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求
1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批示文件。 2、不能用复写纸拟稿。 3、不能将传真纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。 4、不能将色带打印纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。
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二、文件材料的价值鉴定
第一步：对收集到的文件材料能否转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价值的文件材料，把有保存价值的文件材料留下来，进行下一步的鉴定。第二步：对进入归档范围的文件材，根据它在日后保存过程可能产生的不同作用来确定这些文件材料的保存年限。
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（二）归档文件装订的几点要求
归档文件应按件装订装订的对齐方式装订方式及采用的装订用品
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归档文件应按件装订
归档文件的整理单位为“件”
文件正本与定稿为一件; 重要文件的正本与历次修改稿可为一件；计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；
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归档文件价值鉴定的依据是：国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
《规定》中，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期又分为30 年、10年。
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三、归档文件的装订
（一）归档文件装订前的修整工作（二）归档文件装订的几点要求
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（一）归档文件装订前的修整工作
修裱破损文件复制字迹模糊或易退变的文件超大纸张的折叠归档文件要去掉易锈蚀的金属物
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五、归档文件的排列
在《海口市归档文件整理规则实施细则》中要求，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
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归档文件排列时要注意遵循“事由原则” 事由原则：归档文件在排列时，要将同一事由的文件排在一起。
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装订时
正本在前，定稿在后；计算机及网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；
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来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。
（一）基本分类法
1、年度分类法 2、机构（问题）分类法 3、保管期限分类法
（二）复式分类法
根据《海口市归档文件整理规则实施细则》，我们将全市档案的分类法统一为“年度－保管期限” 分类法。
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“年度—保管期限”分类法
首先将文件按其形成年度分类。然后将同一年度的文件按不同的保管期限分类。
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转发文与被转发文为一件；会议记录以一次会议记录为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件；未装订成套的会议材料各为一件；正文与文件处理单为一件。
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装订的对齐方式
采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。
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装订方式及采用的装订用品
对于比较薄的文件，用不锈钢订书钉来装订，稍厚一点的、订书钉不能牢固装订的文件，采用三点一线的丝线装订。
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四、归档文件的分类