采购管理制度
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采购管理制度
——中小企业采购管理
一、企业情况概述
中小企业虽然单个实力较弱，但已发展成为促进国民经济增长、缓解就业压力、增加财政收入的主要支撑力量。
所以，作为企业一项重要成本的采购成本，如何在保障基本供应的情况下，降低采购成本，是每个企业都在思考的问题。
采购不是一个独立的商业活动，而是需要与企业内部需求部门以及外部的供应商共同合作而达成各方需要的过程。
如果对采购环节有科学的管理和控制，能够为整个采购系统中的各方带来收益，包括供应商和公司。
采购一般作为企业的成本中心，要进行有效的采购管理，建立一套完整、可行的采购管理制度，以制度来进行管理将会是企业的运作效率和效果大幅度提高。
二、企业采购管理存在的问题及影响
1、问题：①采购过程中缺乏有效的信息沟通。
②采购工作缺少监督制衡机制。
③企业对供应商的管理有待加强。
2、影响：①在以往的采购工作中，采购部门作为一个单独的职能部
门，相对独立地开展工作，与企业内其他部门很少进行直接的接触，采购人员很少与销售人员、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通，通常采购部门关心的是物料的制造和供应，采购人员只是在物料计划员和供应商之间起了一个中介入的作
用，在两者之间传递信息。
一旦某个环节对信息的理解出现失误或者信息的有效流通受到阻碍，就会造成物料的重复采购和资金的积压。
②物资采购是直接以货币为媒介的商品交换，掌握着大量
的资金使用权，必须有有效的监督措施。
但目前很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里，由一人制定采购计划，又一人去采购物资，缺乏有力的监督和制约机制。
长此下去，在采购工作中还会出现不正之风，影响企业正常的物资采购工作。
③目前很多企业的采购工作都存在着一个误区，认为采购
工作就是和供应商搞好关系，然后在这种关系基础上，与企业需求之间寻求磨合和平衡。
其实对企业而言，这种情况是很危险的。
在采购行为中，与供应商建立良好的个人关系固然重要，长此以往，就会产生企业对某些特定供应商的依赖，不利于企业寻找新的更好的供应商，不利于企业进行技术创新，也会在企业内部滋生腐败行为，损害企业的利益。
三、企业进行有效采购管理的理论依据
1、采购管理的职能
①保证及时交货，提供有利于企业产品或服务质量的物料流，保证企业运转；
②保持企业的持续成本优化，以可能最低水平的采购成本和供应链成本来实现采购目标；
③实现企业存货投资和损失的最小化，保证物料持续供应的最有效办法是保持大量库存，但是，库存必然要求占用资金，存在巨大的机会成本问题；
④发现或发展有竞争力的供应商。
采购部门必须有能力找到或发展供应商，分析供应商的能力，从中选择合适的供应商并且与其一起努力对流程进行持续的改进；
⑤提高公司的盈利水平和竞争地位。
只有当一个公司能有效地控制供应链主要环节上的成本和时间，从而避免诸如过多的库存、搬运和检验等不增值或延长时间的活动时，这个公司才可能表现得富有竞争力。
2、采购计划
①采购预算。
包括项目预算和总采购成本。
当制作这部分计划时，需要考虑到采购成本在总预算中的比例，如果采购成本超过了成本节省目标，那这就不算是一个有效的计划。
②采购时间计划。
是依据需求部门的需求时间计划制定的，包括采购订单时间计划、采购货物预计交付计划。
了解每个项目、每种物料等时间需求计划，能够帮助采购部门合理地分配资源、准确计划采购周期和时间，从而更好地控制库存和采购成本等。
③成本节省目标。
在采购计划中，必须预测这部分，将有限的采购资源投入节约金额高的采购项目当中。
④主要评估标准。
在计划当中，要明确采购的关键评估点，评估标准要避免写的太模糊和太宏观，模棱两可，评估标准必须是具体的、可
量化的、可实现的评估指标。
3、供应市场分析
采购人员的基础工作是需要进行供应市场分析，通过供应市场分析，掌握供应市场的状态，进行市场判断。
供应市场分析有利于我们在后续的供应商选择和谈判中根据市场状态，采取相应的采购策略，制定采购政策。
该环节一般会分析供应市场供应商的数量和规模、各供应商市场占有情况、供应商的地域分布及物流状况、供应市场产品质量的一般状况、供应市场的价格趋势及价格影响因素。
四、企业优化采购管理的制度建议
1、采购部门必须要得到有效的监察和控制。
且要公心、综合实力强的人才去担当，最好不要一个人是多人，或者说是高层领导，甚至是老板自己。
质量的定性与控制需要人去抓，只有规范了质量技术要求后才能去这个范畴寻找圈内的供应商，做到性价服务三比，做到监督与检测的前提前价格才是真成本。
2、采购经理工作的重心应放在监督指导上，而不是采购工作上。
真正做好采购，要让供应商知道是市场说了算，是竞争说了算，是他们的竞争对手说了算，是公平竞争的结果才是最好的状态。
3、采购的采购工作内容越细越分解越好。
适当的合理，七成工作量是最佳适度。
所以相对来说，我们可以不用去考虑多用几个员工所多花去的工资，多几个人把工作做得更细一些漏洞少一些，这些无形之中所降低的采购风险，所杜绝的腐败带来的效益要可观得多。
4、采购员要对采购工作有记录，要经常总结汇报和分析。
这不是说形式，这也是检测和监督采购工作的一种方式。
当工作量相对减少时，管理者有权要求，也应该要求做这方面的工作。
5、注重对采购资讯的管理。
公司在对每一个采购工作期间资讯要妥当管理，人可以再招，但信息与经验是一时招不回来的。
6、采购员自身的工作做得越细，越详尽，越有根有据、有分析，对采购管理者更有威力和杀伤力。
自己的为人处事，让周围的同事能同情你工作的难度，得到了别人的同情，得到了别人的理解，人际交往相处融洽，工作才会做得更加顺利。
自己不懂不可怕，只要懂得如何去向懂得人沟通就是一个好方向。
7、物料供应商要有足够的备用和替换的商家。
有时做生意就是放长线钓大鱼。
没有人愿意和采购方做生意，采购方受限于某一供应商，这的确是采购的悲哀。
8、各个部门完善的配合，提供较坚实的技术支持和品质管能有效地提高采购的质量和效率。
9、从打样开始就做到公平公正。
打样时，打样车间最好能给多份打样参照物，可以分给多家厂家，这样在保证比较各家交期的同时也可以更深地了解到打样质量。
打样的产品包装最好空白包装，不显示厂名，只有编号。
这样可以避免人为认为谁家好，谁家好，谁家不好的第一直觉。
这样操作更加透明化，公平化。
