鼎捷易助ERP采购管理流程

（ERPMRP管理)易助ERP操作说明SOP文件东莞市泰亮半导体有限公司易助ERP操作说明目录一、编码原则1.商品编码原则2.客户编码原则3.供应商编码原则二、各作业操作说明及人员安排三、业务流程说明及操作注意事项1.订单管理2.产品结构3.物料需求4.采购管理5.生产管理6.仓库管理四、ERP考核制度一、编码原则1、商品编码原则(请负责人补充完编码规则或依附件设定) 说明:长度建议在8-14码之间，总长度不超过20码规则:参考《物料編碼手冊.doc》2、客户编码原则(请负责人补充完编码规则或依附件设定) 说明:长度建议在4-6码之间，总长不超过10码规则:可按流水码、客户地区、等级、类型、前置符、手动编号范例:依类型分类3、供应商编码原则(请负责人补充完编码规则或依附件设定) 说明:长度建议在4-6码之间，总长不超过10码规则:可按流水码、类型、前置符、手动编号二、各作业操作说明及人员安排说明：主要为日常作业操作设定相应权限及后续各作业人员信息追踪，各操作员及审核人应严格按照安排人员及时录单及按时审核，以达到快速处理日常作业，若各作业数据没有正常三、业务流程说明及操作注意事项说明：详细的操作流程可以参考ERP系统菜单→工具→易助客户实施帮助手册附件里面有详细的操作流程图；目的：制定注意事项是顾问在培训时与内部讨论后需要注意操作，以减少因操作失误导致数据有误从而影响到其他部门数据的准确性。

业务总体流程：注意图示画红色框的部份为必须录入的信息,其他信息可依实际情况设定图示中的内容是随意录入作为范例,并不是贵司产品的真实信息,仅参流程及操作说明参考1.订单管理COP1.1流程简要说明：1.2总体说明：录入【订单】前首先确认一下:客户信息、商品信息、产品结构、基本选配信息是否有设定好若未设定好请参考《2产品结构》操作说明A.下单的客户是否有建档，若未建档可到系统菜单【基本信息】→【客户信息】对应新增客户的信息,参考如下图1.3单据操作说明【订单】操作说明:(1)接到客户的订购单，需录入订单信息(2)在系统菜单找到【销售】→【订单】点击，进入订单画面后，新增订单,录入订单单号，选择相应的客户，在单身录入相应的品号、单价、预交货日期等信息，注意若客户有需要赠品的，需分二笔录入并且在赠品栏打勾即可(3)每笔品号录入完成后需对应设定每个产品的选配：选中表格中的产品，点击工具栏按钮选配->生成选配信息,勾选完需选配的料号点切换,查看是选择的选配件是否正确即可关闭退出,其他品号用同样的方式设定即可(4)点击保存->送审核,系统已设定有默认审核人,一般情况下,直接点击确定即送审完毕,之后等待审核人审批订单基本数据画面出现红色审核印章,即审核完成(5)样品录单方式:须有品号信息,录入订单时在单据性质中录入样品,若要客户给钱,则录入单价,不需给钱的则,在赠品栏将赠品打勾即可或录入0单价;目前公司对样品只作订单录入,且不审核,不建产品结构,不跑物料需求计划,不录入销货单,除订单录入外其他都用手工单处理【订单变更单】操作说明:(1)主要变更内容:客户单号、品号、数量、单价、交期，指定结束，新增新品、修改、删除某一项等信息(2)在系统菜单找到【销售】→【订单变更单】点击，进入订单画面后，点击新增-选择需更新的订单号，变更版本自动生成，录入相关的变更原因，及需变更的品号信息，作相应的变更(3)注意：数量的变更会影响到选配用量，所以也需做选配，点选配-生成选配资料，关闭即可保存审核，即变更成功，重新打开订单，查看订单发现数量已被更改(4)注意订单变更需分时机，不同时机影响到计划、采购需作不同的变更,下图简要分析不同变更的处理步骤【销货单】操作说明:(1)产品生产完成入库后，即可通知仓库出货，因此需录入销货单，打印送货单。

鼎捷ERP软件操作流程与操作规范鼎捷ERP软件操作流程与操作规范因公司原ERP 流程不正规,影响财务数据准确率.特修改流程规范如下: 一、采购部ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、填写采购订单2、根据采购订单生成采购发票3、根据采购订单生成到货单4、每月1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出ERP 软件。

否则无法进行操作。

5、根据财务要求提供报表6、ERP 推行组安排的其它工作备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。

以方便下级数据需求人员工作。

如有错漏，点击弃审后再进行修改。

二、销售部ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、填写销售订单2、根据销售订单生成销售发货单3、根据销售发货单生成销售发票4、每月1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出ERP 软件。

否则无法进行操作。

5、根据财务要求提供报表6、ERP 推行组安排的其它工作备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。

以方便下级数据需求人员工作。

如有错漏，点击弃审后再进行修改。

三、仓库ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、根据采购到货单生成采购入库单2、根据销售发货单生成销售出库单3、产成品入库、其它入库、其它出库根据手工单据的数据自行填写。

4、原材料出库以手工领料单的数据为标准填写材料出库单5、其它不常用单据以实际手工申请单的数据为标准填写。

6、每月1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出ERP 软件。

否则无法进行操作。

7、根据财务要求提供报表8、ERP 推行组安排的其它工作备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。

以方便下级数据需求人员工作。

如有错漏，点击弃审后再进行修改。

四、财务ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、应收管理：销售发票生成应收单据，批审后生成应收凭证2、应付管理：采购发票生成应付单据，批审后生成应付凭证3、应收应付审核后转成收款凭证、付款凭证4、月结流程：采购、销售、仓库所有单据审核－》部门记帐－》财务正常单据审核（不正常单据查找原因后审核）－》财务记帐－》财务月结ERP 操作人员守则1、遵循事实，准确的录入数据。

ERP采购业务流程一、采购业务流程综述二、采购订单流程（一）1、目的为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。

2、适用范围适用于货品周转量大、品种多之生产货品等有形物的采购管理注：非订单采购可直接进入本流程的步骤3。

3、部门职能采购部门：生产货品的采购经办单位货品部门：货品需求计划、货品请购计划的制定及审核。

仓库：所有有形货品的数量验收。

质量部门：货品品质验收。

4、业务流程1）请购货品部门根据生产计划计算货品毛需求计划，再比对在库库存，拟定货品请购计划，经过部门主管理审核批准后，提交给采购部门。

2）订购采购部门在接到请购计划后，拟定采购订单，选择供应商（签订供货合同），下达订单，同时将货品采购订单输入系统并打印输出。

订单一式三联，第一联采购部门留存；第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递给货品部门，以备收货时核查。

3）接货货品达到达后，货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量，确认无误后输入计算机。

若非订单之采购，货品部门收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。

4）检验质量部门的检验人员对进入待检区的货品按相关规定进行质量检查，如果判定为全部不合格，拒收来料并作废已输入的收货单据。

如果判定部分合格，修改或冲红相应拒收货品。

经检验合格的货品，检验人员于物品包装上贴合格标签，以示区别。

5）收货单处理来料通过质量验收后，打印收货联单。

收货单一式三联，第一联货品部门留存；第二联，随货品一同到指定的仓库办理进仓手续；第三联加盖签章交给供应商以备结算时核帐。

6）进仓仓库管理员核对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。

进仓单一式三联。

第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核帐之用；第三联，交采购部门，跟踪订单完成情况。

7）采购发票处理采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。

易助ERP操作说明SOP文件一、背景介绍易助ERP是一款集企业资源规划管理（ERP）和制造资源规划管理（MRP）为一体的软件系统。

它旨在帮助企业提高生产效率、优化资源配置、降低成本、增强竞争力。

本操作说明文件将详细介绍易助ERP的操作流程和使用方法，旨在帮助用户快速上手并熟练使用该系统。

二、登录与系统设置1.打开易助ERP系统；2.输入用户名和密码进行登录；3.首次登录需要进行系统设置，包括企业信息、部门设置、用户权限设置等。

三、基础数据管理四、采购管理1.采购计划：根据物料需求和库存情况，生成采购计划并发送给供应商；2.采购订单：根据采购计划，生成采购订单并发送给供应商，同时进行库存减扣；3.采购收货：记录采购订单的收货情况，并更新库存数量；4.采购退货：记录采购订单的退货情况，并更新库存数量。

五、销售管理1.销售订单：根据客户需求和库存情况，生成销售订单，并向客户发出通知；2.销售发货：记录销售订单的发货情况，并更新库存数量；3.销售退货：记录销售订单的退货情况，并更新库存数量；4.销售出库：将库存中的产品出库，用于销售或客户配送。

六、生产管理1.生产计划：根据销售订单和库存情况，生成生产计划，并分配给相关部门；2.生产派工：根据生产计划，将任务分配给具体的员工，记录生产任务的执行情况；3.生产入库：将生产完成的产品入库，并更新库存数量。

七、财务管理1.费用管理：记录和管理企业的各类费用，包括原材料采购费用、人工费用、运输费用等；2.应收应付款管理：记录和管理客户的应收款和供应商的应付款；3.资产管理：对企业的固定资产和无形资产进行管理和跟踪。

八、报表与查询1.库存报表：查询和打印库存物料的详细信息和数量；2.采购报表：查询和打印采购订单和供应商的详细信息；3.销售报表：查询和打印销售订单和客户的详细信息；4.生产报表：查询和打印生产订单和生产任务的详细信息；5.财务报表：查询和打印财务数据和资产信息。

请购部门采购部门
采购审查
1、
物流部根据《月度采购计划》在ERP 系统上，编制《进货订单》,由部门主管审核,经总经理批准.在系统外按标准格式填制《采购订单》,要求供应商按采购订单发货，批送货数量不得超订单的10%，超出部分，仓
7、具体采购发票流程见上图所示。

(四）、退货流程
库流程".由采购员提示财务人员在ERP系统中就退货与补货在《进货单》中“对等核销”。

4、采购员与供应商协商一致，退货不补，且有未开发票的送货，可直接在送货中抵消开票数量.
5、采购员与供应商协商一致，退货不补,且无未开发票的送货,由采购员填写《退货协商》，列明退货信息资料与相关的采购发票号码，交财务至税务机关办理《开具红字增值税专用发票申请单》,并从税务机关取得《开具红字增值税专用发票通知单》，交采购员签收后，寄给供应商开具红字增值税发票,在ERP系统中的操作流程同“采购发票流程”。

6、具体退货流程见上图所示.。

ERP供应链管理系统普通采购业务流程1. 采购需求确定在ERP供应链管理系统中，普通采购业务流程的第一步是确定采购需求。

采购需求可以来自于内部部门的需求申请、库存不足的警戒线触发、或者市场供需的分析。

需要从各个渠道收集并汇总采购需求，然后进行评估和筛选。

2. 采购计划制定采购计划是根据采购需求确定的一份计划，用于指导采购活动的进行。

采购计划制定的主要内容包括采购物品、数量、价格、供应商选择等。

采购计划需要考虑到企业的实际情况和需求，并根据供应商的能力和信誉进行合理的规划。

3. 供应商选择与询价在制定好采购计划后，需要进行供应商的选择与询价工作。

这个过程主要包括以下几个步骤：•搜索潜在供应商：通过采购系统、供应商数据库、互联网等途径搜索潜在供应商，并进行初步筛选。

•发送询价函：根据采购计划和供应商的需求，向潜在供应商发送询价函，要求提供相关产品或服务的报价和交货等信息。

•报价比较与评估：收集供应商的报价信息，并对其进行比较与综合评估，以确定最适合企业需求的供应商。

4. 供应商谈判与合同签订在确定了最合适的供应商后，需要进行谈判和合同的签订。

谈判过程主要包括商务和法律两个方面的内容。

商务方面主要涉及价格、交货期、售后服务等具体问题，而法律方面主要考虑到供应商的合法性、合同条款的合规性等。

谈判结果确定后，需要将谈判结果落实到合同中，并由双方签署合同。

合同内容应明确采购的物品、数量、价格、交货期、质量标准、付款条款等。

5. 采购订单生成与审核在合同签订后，采购部门需要根据合同信息生成采购订单，并进行审核。

采购订单应包括明细的采购物品、数量、价格等信息，并附上相应的合同文件。

审核流程主要包括内部审核和财务审核，确保采购订单的准确性和合规性。

6. 采购执行与跟踪采购订单生成后，供应商开始履行合同，并进行采购执行和跟踪工作。

这个过程主要包括以下几个环节：•采购进度跟踪：采购部门需要及时跟踪供应商的交货进度，确保按时收到所需物品。

鼎捷ERP软件操作流程与操作规范因公司原 ERP 流程不正规,影响财务数据准确率 .特修改流程规范如下 :一、采购部 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、填写采购订单2、根据采购订单生成采购发票3、根据采购订单生成到货单4、每月 1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出ERP 软件。

否则无法进行操作。

5、根据财务要求提供报表6、 ERP 推行组安排的其它工作备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。

以方便下级数据需求人员工作。

如有错漏，点击弃审后再进行修改。

二、销售部 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、填写销售订单2、根据销售订单生成销售发货单3、根据销售发货单生成销售发票4、每月 1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出ERP 软件。

否则无法进行操作。

5、根据财务要求提供报表6、 ERP 推行组安排的其它工作备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。

以方便下级数据需求人员工作。

如有错漏，点击弃审后再进行修改。

三、仓库 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、根据采购到货单生成采购入库单2、根据销售发货单生成销售出库单3、产成品入库、其它入库、其它出库根据手工单据的数据自行填写。

4、原材料出库以手工领料单的数据为标准填写材料出库单5、其它不常用单据以实际手工申请单的数据为标准填写。

6、每月 1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出ERP 软件。

否则无法进行操作。

7、根据财务要求提供报表8、 ERP 推行组安排的其它工作备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。

以方便下级数据需求人员工作。

如有错漏，点击弃审后再进行修改。

四、财务 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、应收管理：销售发票生成应收单据，批审后生成应收凭证2、应付管理：采购发票生成应付单据，批审后生成应付凭证3、应收应付审核后转成收款凭证、付款凭证4、月结流程：采购、销售、仓库所有单据审核－》部门记帐－》财务正常单据审核（不正常单据查找原因后审核）－》财务记帐－》财务月结ERP 操作人员守则1、遵循事实，准确的录入数据。

ERP操作流程进销存1. 销售管理――销售报价单保存审核说明：当客户有询价时，以前没有购买过的产品，我们首先应在系统里面做销售报价单，如物料里面已含有的产品则直接报价，没有的产品要先建立物料编号，通知负责人员操作。

备注:1. 为方便操作,销售报价单暂不使用,如果确实需要报价单也可.2. 需要增加存货编号时,一定要告知厂商名称,这样方便确定存货归属哪个分类2. 销售管理――销售订单（部分由销售报价单生成）保存审核说明：销售订单是指客户下的订单，信息来源:可能是回传的报价单或者客户下的采购单，或者是邮件和口头下单，如已在系统下过销售报价单的产品则可直接生单（要核对单价是否有变动），没有的则需手工输入,备注:1.如果有客户订单号请在客户订单号里输入单号,此举方便后续查询。

3. 采购管理――采购请购单保存审核说明：查看产品的现存量，有货则直接发货(下面会有流程说明)，无货到采购系统填写请购单( 需手工输入)4. 采购管理――采购订单（由采购请购单生成）保存审核说明：采购收到系统提示有采购请购单生成时(采购订单也可依销售订单生成)，则依采购请购单直接生单下采购单给供应商。

5. 库存管理――采购入库单（由采购订单直接生成）保存审核说明：采购的东西回来后需入库，到库存管理采购入库单里面操作，这里直接点击生单即可(生单依采购订单生成采购入库单)，出来提示框后过滤，然后选择我们需要入库的产品采购单号，这里注意的是一定要指定对应的仓库才能确认入库。

6. 销售管理――发货单（由销售订单生成）保存审核说明：当收到提示我们需要出给客户的产品入库后，就可以发货了，这里值得注意的是发货单是在销售管理里面操作，直接点击增加，会出来一个选择订单的提示框，显示出来所有的订单后，在里面找到我们需要出货的订单，点击表体全选确定即可.（注：当发货单出来后一定要选择对应出货仓库名称,例如:昆山办销售,对应仓库必须是昆山办仓库）7. 库存管理――销售出库单（由发货单自动生成）审核说明：当我们在销售系统里面发货审核成功后，销售出库单会自动生成（需设置）如果发货单不自动生成销售出库单，则需仓库人中在库存管理操作备注:现行销售出库单由发货单自动生成开票销售:1.销售管理――销售专用发票2.增加-----点击生单(单据来源是依发货单,如果出现的画面是针对销售订单的,需关闭),发票号码需依实际号码手工输入(普通发票是系统自动跳出,这里请注意)-----保存销售专用发票保存后至:A.财务会计----应收款管理-----应收单据处理----应收单据审核页面----审核.B.审核后跳出是否立即制单------点击是---制单C.制单凭证如下:借方:应收账款(会计科目1131)贷方:主营业务收入(会计科目5101)应交税费---应交增值税---销项税额(会计科目21710105)备注:1.制单时必须注意:记账凭证部门是否对应,一旦凭证生成后将无法修改任何资料,所以此步必须确保凭证的正确性2.开票后即针对此发票结转成本,并冲减库存商品,具体凭证如下;借方:主营业务成本(会计科目5401)贷方:库存商品(会计科目1243,库存商品必须按当时入库的库存分类来进行操作)3.销售管理――销售普通发票（针对客户虽不需要发票,但系统必须做开具发票的动作）增加-----点击生单(单据来源是依发货单,如果出现的画面是针对销售订单的,需关闭),发票号码系统自动跳出(专用发票是依实际发票号码手工输入,这里请注意)-----保存销售专用发票保存后至:A.财务会计-----应收款管理-----应收单据处理----应收单据审核页面----审核.B.审核后跳出是否立即制单------点击是---制单C.制单凭证如下:借方:应收账款(会计科目1131)贷方:主营业务收入(会计科目5101)备注:1.制单时必须注意:记账凭证部门是否对应,一旦凭证生成后将无法修改任何资料,所以此步必须确保凭证的正确性2.因为客户不需要发票,所以制作凭证时没有应交税金这个会计科目3.开票后即针对此发票结转成本,并冲减库存商品,具体凭证如下;借方:主营业务成本(会计科目5401)贷方:库存商品(会计科目1243,库存商品必须按当时入库的库存分类来进行操作)采购:1.采购管理――专用采购发票（针对厂商开具的17%或3%的发票）增加-----点击生单(单据来源是依采购入库单),发票号码需依实际号码手工输入(普通发票是系统自动跳出,这里请注意)-----保存销售专用发票保存后至:a)财务会计----应付款管理-----应付单据处理----应付单据审核页面----审核.b)审核后跳出是否立即制单------点击是---制单c)制单凭证如下:借方:库存商品(会计科目1243,库存商品必须按当时入库的库存分类来进行操作) 应交税费---应交增值税---进项税额(会计科目21710101)贷方:应付账款(会计科目2121)备注:1.制单时必须注意:记账凭证部门是否对应,一旦凭证生成后将无法修改任何资料,所以此步必须确保凭证的正确性2.库存商品的大类必须入库和出库类别名称是相吻合的2.采购管理――普通采购发票（针对厂商不开发票,但系统必须做开具发票的动作）增加-----点击生单(单据来源是依采购入库单), 发票号码系统自动跳出(专用发票是依实际发票号码手工输入,这里请注意)-----保存销售专用发票保存后至:a)财务会计----应付款管理-----应付单据处理----应付单据审核页面----审核.b)审核后跳出是否立即制单------点击是---制单c)制单凭证如下:借方:库存商品(会计科目1243,库存商品必须按当时入库的库存分类来进行操作)贷方:应付账款(会计科目2121)备注:1.制单时必须注意:记账凭证部门是否对应,一旦凭证生成后将无法修改任何资料,所以此步必须确保凭证的正确性2.库存商品的大类必须入库和出库类别名称是相吻合的3.因为厂商不开发票,所以制作凭证时没有应交税金这个会计科目收付款:1. 收款:1. 应收款管理---收款单据处理---收款单据录入---增加---选择(客户名称,结算方式现金或电汇,结算科目为具体现金和银行存款名称)---金额(手工输入)---保存----审核2. 审核后跳出是否立即制单------点击是---制单3. 制单凭证如下:借方:现金或银行(会计科目1001或1002)财务费用---手续费(会计科目550302)(此科目依客户是否有扣除手续费) 贷方:应收账款(会计科目1131)备注:1. 制单时必须注意:记账凭证部门是否对应,一旦凭证生成后将无法修改任何资料,所以此步必须确保凭证的正确性2. 银行存款的名称系统里有好几个,制作凭证时一定要注意从哪个银行收的款3. 收款时,有些客户会扣除手续费,若有扣除就增加财务费用:若没有就不需增加2. 付款:1. 应付款管理---付款单据处理---付款单据录入---增加---选择(厂商名称,结算方式现金或电汇,结算科目为具体现金和银行存款名称)---金额(手工输入)---保存----审核2. 审核后跳出是否立即制单------点击是---制单3. 制单凭证如下:借方:应付账款(会计科目2121)财务费用---手续费(会计科目550302)贷方:现金或银行(会计科目1001或1002)备注:1. 制单时必须注意:记账凭证部门是否对应,一旦凭证生成后将无法修改任何资料,所以此步必须确保凭证的正确性2. 银行存款的名称系统里有好几个,制作凭证时一定要注意从哪个银行付的款3. 银行存款---工行单位,这个账户付款时,1万以下手续费为5.5元,1万-10万的手续费为10.5元,10万以上手续费为15.5元,100万元以上为120元,做付款时凭证时必须按这个明细,将相应的财务费用写上,其他银行的直接按单据上来确定手续费的具体金额.核销处理1.手工核销点击---出现核销条件---选择单据(收款单或付款单)---选择对应的客户或厂商名称—进行核销上面是显示收款或付款的金额及相关资料,下面是显示开具发票的金额,此时依收付款单的金额来冲某发票的金额---保存---审核备注:此举目的是针对客户或厂商某张发票收或付了多少款,这样便于业务或采购统计已收未收或已付未付款的具体款项明细.。

ERP采购管理操作流程采购是企业管理的一个重点对象，因为其关系到企业资金的流出。

所以，采购流程也是ERP管理的一个重点。

但是，很多企业在操作过程中，缺乏总结，今天在这里，我就在这里把这工作给做了，给他们这些“懒人”做点事情，希望对他们有所帮助。

一、采购管理普通操作流程。

各个企业虽然生产的产品千奇百怪，但是，其采购管理流程是类似的。

企业大部分的采购管理流程如下：1、请购。

请购是指需求单位，当有材料需求时，向采购部门提出请购的请求。

一般，在生产企业中，请购作业由计划人员来做，也有的企业设有专门的生管部门，也可以由这个部门负责。

请购单根据来源的不同，可以分为多种。

一是有MRP计划生成而来，这些材料都包括在产品的物料清单中，根据物料清单中的材料用量与销售订单或者生产计划的产品数量，计算出需求;二是根据安全库存模型，计算出来的库存补货单，这一般由仓库人员开立;三是一般请购，即没有来源的临时性物料需求。

一般来说，需求人员在开立请购单时，只需要关心如下问题：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么时候需要。

向谁购买、以什么价格购买一般都不时他们需要关注的问题，这些内容采购员会解决。

2、请购单维护。

在请购单转换成采购单前，采购维护人员需要在进行核对一次。

在请购单维护的过程中，其主要关心的是采购的供应商是否准确、价格是否有错误、及采购数量是否符合相关规则。

供应商可以根据物料基本信息定义处带过来，而且，带出来的是首选供应商。

如一个材料有三个供应商，但是，首选供应商只有一个，即甲供应商。

则该材料的默认供应商即为甲供应商。

若采购员在维护时，发现供应商需要调整时，可以在这里进行调整。

当首选供应商有所变更时，企业用户要及时在基础资料中进行更改，如此，可以减少后期维护的工作量。

价格带出来的也是跟供应商关联的价格。

这里要注意一个问题，就是企业确定的标准价格跟供应商采购的采购价格有区别。

企业确定的材料标准价格，使用来对采购价格进行管理控制的一个参考数据，其往往跟实际采购的价格有一定的差异;企业的标准成本是以标准价格为基础计算的，而实际成本则是以实际采购价格为基础进行计算。

ERP实践-采购管理流程采购请购单：1）文字信息：“请购”2）手工直接输入-> 保存-> 审核；弃审-> 修改-> 保存-> 审核3）并不是所有流程都必须生成请购单，看具体业务信息采购订单：1）文字信息：“订购”，“订货”，“生成订单”2）手工直接输入/ 拷贝采购请购单（右键）-> 保存-> 审核；（确定无下游单据，如采购到货单）弃审-> 修改-> 保存-> 审核（已生成下游单据）先删除下游单据-> 弃审-> 修改-> 保存-> 审核3) “普通采购必有订单”：意为根据订单拷贝引入，而非手工输入（设置P. 49）采购到货单：1）文字信息：“已到货”2）手工直接输入/ 拷贝请购单或订单生成-> 保存-> 退出（确定无下游单据，如采购入库单）-> 修改-> 保存-> 退出（已生成下游单据）先删除下游单据-> 修改-> 保存-> 退出采购入库单：1）文字信息：“入库”，“已到货并入库”2）库存管理-> 采购入库单-> 拷贝订单或到货单生成（“生单”）/ 直接录入-> 确认生单-> 审核（生单步骤：根据订单或到货单，视具体订单信息而定-> 过滤-> 选择所需订单-> 显示表体-> 根据所显示的具体订单信息选择所需订单的入库仓库-> 修改入库时间-> 确定）（确定无下游单据，如采购发票）弃审-> 修改-> 保存-> 审核（已生成下游单据）先删除下游单据-> 弃审-> 修改-> 保存-> 审核采购发票：1）文字信息：“发票”，由供应商出具2）性质分类：蓝字发票（正值）、红字发票（负值，如退货）3）类型分类：增值税专用发票（采购专用发票）、普通发票（普通发票）、运费发票（手工录入，不能抵扣进项税即0税率）4）“增加”一张新的发票-> 可由采购订单或采购入库单拷贝生成-> 确定-> 保存采购结算：1）意义：采购报账，核算采购入库成本，记载入库记录是否＝采购发票记录？2）分类：自动结算和手工结算两种；自动结算：选择相应的结算模式（入库单和发票、红蓝入库单和红蓝发票）-> 确定手工结算：有刷入（入库票）和刷票（发票）——运费发票（分摊）3）只能在“结算单列表”中查询或删除所需的结算单采购成本核算：1）在“存货核算”子系统内2）“记账”是为了确认采购成本3）“业务核算”-> “正常单据记账”-> “记账”-> 退出-> “财务核算”->“生成凭证”（转账凭证）财务部门：1）结算后的发票自动传递到应付款管理系统2）“应付单据审核”（如无发票问题，“重注册”刷新）-> “审核”-> “制单处理”（发票制单、应付款制单、现结制单）-> “生成凭证”（转账凭证、付款凭证（现结））-> “保存”（已生成）特殊业务：1）暂估业务：1）意为：外购入库的货物发票未到，在无法确定实际的采购成本时，财务人员期末暂时按估计价格入账后续按选择的暂估处理方式进行回冲或是补差处理。

ERP采购入库流程
一、
流程图
合同技术中心联系单物资计划单临时计划单Array二、流程说明
1、采购订单：
（1）订单生成依据：
Ⅰ、有采购合同根据采购合同录入，在订单上合同编号必须填写。

无特殊情况一张合同必须在一张订单上完成。

Ⅱ、新产品或者产品改进需购买的物资采用技术中心联系单上的编号作为合同编号。

Ⅲ、临时采购的零星物资根据制造部的物资计划单录入订单，同时将物资计划单编号作为合同号输入到订单中，在备注上写明是物资计划单编号。

制造部必须将编号统一。

Ⅳ、其他临时计划在备注上明确标注。

（2）合同签订或者联系单到达采购部一天内必须录入相应的采用订单。

2、到货单：采购人员必须由到采购订单生成到货单，并且不得随意修改价格。

若出现随意修改现象，追究相关责任人并进行相应的处罚。

到货单主要责任部门为采购部。

3、入库单：财务仓储保管员必须由到货单生成入库单，并且不得随意修改价格。

若出现随意修改现象，追究相关责任人并进行相应的处罚。

入库单主要责任部门为财务仓储中心。

4、财务部对整个过程进行监督、审核。

5、采购部月度必须提供订单清单。

清单上必须反映本月订单情况、到货情况、入库情况，财务对其订单情况进行审核。

ERP 业务流程之采购进货管理下面笔者结合一家客户的进货管理流程，来谈谈在实际工作中，如何结合ERP系统的进货管理流程，做好进货作业的相关控制。

采购进货管理是采购环节的最后一道程序，其虽然没有采购那么复杂，但是，因为其直接关系到企业的资产安全，所以，在ERP系统中，设置了很多的关卡，如没有采购单是否允许收获、是否允许超量收货、供应商超期送货如何管理、是否允许分批收货等等进行相关的控制，从而保证企业采购资金的安全。

下面笔者结合一家客户的进货管理流程，来谈谈在实际工作中，如何结合ERP系统的进货管理流程，做好进货作业的相关控制。

步骤一：供应商送货通知单。

供应商送货的话，一般都会随货附上供应商资金的出货单，而企业一般把它叫做供应商送货单。

不要小看这简单的一张送货单，其中学问还真不少。

供应商送货通知单格式虽然是供应商自己定义的。

有的供应商送货单上，没有企业的采购订单号码，甚至其产品编码也是供应商自己的编码，而不是企业的编码。

这对于后续的ERP操作会比较烦吗，如仓库管理员还要去寻找入库单对应的采购订单号码，还需要确认公司的编码等等。

其实，企业在接到客户订单的时候，客户会要求企业在出货单上写明客户下单的销售订单号码，同时，在出货单上也要用客户的产品编码，而不是企业自己的产品编码。

这主要是为了方便客户的后续操作。

在跟供应商的交易中，企业就是供应商的客户，是他们的上帝。

所以，企业也可以这么要求供应商。

要求供应商在他们的送货单上，注明公司的采购订单号码、在采购单上的产品编码要利用公司的编码而不是供应商自己的编码。

不要小看这一小小的改变，他可以大大的提高仓库管理员进货单输入的效率。

如笔者有一个客户，在上ERP系统之前，供应商的送货单就没有他们企业的采购订单号码。

后来在笔者的建议之下，他们要求供应商的送货单上，必须填写上他们的采订单号码。

这么一个小小的改变之后，无论是仓库在入库单作业上，还是对帐上，都方便了许多。

步骤二：仓库判断是否收货。

易助ERP管理办法1.0目的为保证 ERP系统的正常运行，规范系统的使用和维护，确保数据及时、准确、规范、完整，根据 ERP 系统的运行特点，结合立伟公司应用的实际，特制定本办法。

2.0、适用范围公司的业务部、开发部、PMC部、财务部、采购部、生产部、品质部、工程部部及相关 ERP 系统的终端用户。

3.0、定义ERP管理模块：ERP系统分为公共设置、基本信息模块、销售模块、采购模块、存货模块、生管模块、检验模块、物料需求模块、生产成本模块、应收应付模块、会计模块、报表生产器模块、工具模块等共13个模块。

4.0、流程操作4.1业务部：4.1.1客户订单输入4.1.1.1业务跟单员根据客户订单维护客户资料，包括录入客户代码、名称，产品单价等信息，以及其他业务需求信息并保存。

4.1.1.2业务跟单员负责客户订单要求使用材料使用信息的收集，并将通知到ERP专员维护。

4.1.1.3业务跟单员接到订单后将订单产品按照包装要求，选择对应产品输入到ERP系统中。

4.1.1.4选择销售\订单\新增，选择客户、币种、业务员、客户单号、备注信息。

4.1.1.5输入产品编码、数量、预交货日期。

4.1.1.6检查订单上相关信息，确认无误后保存并审核订单。

4.1.2客户订单出货4.1.2.1业务跟单员根据客户交货，生成销货单打印到仓库安排出货备货。

4.1.2.2选择销售\销货单\新增，选择客户、币种、业务员、预结账日期、送货地址、备注。

4.1.2.3取单，选择要出货的订单号，选择对应出货产品编码或产品名称。

4.1.2.4输入出货数量。

4.1.2.5确认销货单无误后保存。

4.1.2.6查询销售订单执行情况。

4.1.3客户退货4.1.3.1业务跟单员根据客户退货单，在系统中生产销退单。

4.1.3.2选择销售\销退单\新增，选择客户、业务员、送货地址、备注等。

4.1.3.3取单，选择要退货的订单号，选择对应出货产品编码或产品名称。

鼎捷ERP软件操作流程与操作规范因公司原 ERP 流程不正规,影响财务数据准确率 .特修改流程规范如下 :一、采购部 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、填写采购订单2、根据采购订单生成采购发票3、根据采购订单生成到货单4、每月 1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出ERP 软件。

否则无法进行操作。

5、根据财务要求提供报表6、 ERP 推行组安排的其它工作备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。

以方便下级数据需求人员工作。

如有错漏，点击弃审后再进行修改。

二、销售部 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、填写销售订单2、根据销售订单生成销售发货单3、根据销售发货单生成销售发票4、每月 1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出ERP 软件。

否则无法进行操作。

5、根据财务要求提供报表6、 ERP 推行组安排的其它工作备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。

以方便下级数据需求人员工作。

如有错漏，点击弃审后再进行修改。

三、仓库 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、根据采购到货单生成采购入库单2、根据销售发货单生成销售出库单3、产成品入库、其它入库、其它出库根据手工单据的数据自行填写。

4、原材料出库以手工领料单的数据为标准填写材料出库单5、其它不常用单据以实际手工申请单的数据为标准填写。

6、每月 1-5 号左右进行本部门上月数据结帐结帐时，部门其它同事需退出ERP 软件。

否则无法进行操作。

7、根据财务要求提供报表8、 ERP 推行组安排的其它工作备注：每张单据，制作完成后保存立即审核。

以方便下级数据需求人员工作。

如有错漏，点击弃审后再进行修改。

四、财务 ERP 操作人员必须按以下流程进行操作1、应收管理：销售发票生成应收单据，批审后生成应收凭证2、应付管理：采购发票生成应付单据，批审后生成应付凭证3、应收应付审核后转成收款凭证、付款凭证4、月结流程：采购、销售、仓库所有单据审核－》部门记帐－》财务正常单据审核（不正常单据查找原因后审核）－》财务记帐－》财务月结ERP 操作人员守则1、遵循事实，准确的录入数据。

鼎捷ERP全套操作参考手册ERP全套操作手册发放人：发放日期：校对人：校对日期：手册目录第一章采购管理操作手册 (4)一、ZY_APM001 料件中采购资料维护作业说明 (5)二、ZY_APM002 供应商基本资料维护作业说明 (8)三、ZY_APM003 采购料件核价维护作业说明 (9)四、ZY_APM004 请购单维护作业说明 (10)五、ZY_APM005 请购单结案与开启作业说明 (11)六、ZY_APM006 请购转采购维护作业说明 (13)七、ZY_APM007 采购单维护作业说明 (16)八、ZY_APM008 采购单变更维护作业说明 (19)九、ZY_APM009 采购单结案与反结案维护作业说明 (20)十、ZY_APM010 委外采购维护作业说明 (23)十一、ZY_APM011 采购收货维护作业说明 (24)十二、ZY_APM012 委外采购收货维护作业说明 (27)十三、ZY_APM013 采购入库维护作业说明 (28)十四、ZY_APM014 委外采购入库维护作业说明 (31)十五、ZY_APM015 采购验退维护作业说明 (31)十六、ZY_APM016 采购仓退维护作业说明 (32)十七、ZY_APM017 入库/退库发票维护作业说明 (33)十八、ZY_APM018 入库未收发票暂估维护作业说明 (36) 十九、ZY_APM019 现场采购作业说明 (38)二十、ZY_APM020 直发现场作业说明 (39)第二章销售管理操作手册 (41)一、ZY_AXM001 料件中销售资料维护作业说明 (42)二、ZY_AXM002 客户资料建档作业说明 (44)三、ZY_AXM003 合同资料建档作业说明 (48)四、ZY_AXM004 一般订单录入作业说明 (51)五、ZY_AXM005 订单留置作业说明 (52)六、ZY_AXM006 订单变更作业说明 (53)七、ZY_AXM007 订单结案作业说明 (54)八、ZY_AXM008 出货单维护作业说明 (55)九、ZY_AXM009 出货签收单维护作业说明 (56)十、ZY_AXM010 销退单维护作业说明 (57)第三章项目管理操作手册 (59)一、ZY_APJ001 项目基本资料维护作业说明 (59)二、ZY_APJ002 WBS阶段维护作业说明 (61)三、ZY_APJ003 项目物料清单维护作业说明 (64)四、ZY_APJ004 WBS阶段需求维护作业说明 (65)五、ZY_APJ005 WBS阶段需求抛转请购作业说明 (69)六、ZY_APJ006 WBS阶段需求抛转MPS作业说明 (71)七、ZY_APJ007 项目物料跟踪查询作业说明 (72)八、ZY_APJ008 项目领料计划查询作业说明 (73)九、ZY_APJ009 项目发票维护作业说明 (82)十、ZY_APJ010 项目费用维护作业说明 (83)十一、ZY_APJ011 项目签证变更维护作业说明 (91)。