XXXX公司视频会议系统管理办法

视频会议系统管理制度(暂行)为进一步规范管理XXXX有限公司（以下简称公司）视频会议系统，充分发挥视频会议系统提升效率、节省成本的功能作用，特制定本制度。

第一条公司所属各项目公司应指定一名视频会议系统专管员（以下简称专管员）负责视频会议系统设备的日常管理和维护，并将名单上报至公司行政中心网络部。

第二条专管员应对视频会议系统设备进行登记，列出清单。

如遇设备故障，专管员应及时向公司管理中心行政管理部报告并组织维修，确保视频会议系统正常运行。

第三条专管员应设置视频会议系统设备操作密码，并不得在该设备上安装与视频会议系统无关的软件。

严禁其他无关人员操作该系统设备。

第四条视频会议开始前，主办方应做好以下相关准备工作：（一）拟定议题议程；（二）确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、议程等；（三）提前一天通知参会单位或个人。

第五条各参会单位接到视频会议召开的通知后，各参会单位专管员必须在视频会议开始的一小时前配合主会场专管员进行系统设备调试，保证所需设备提前到位，按正确的方法操作设备，保障整个会议过程的网络传输效果。

第六条主会场在会前半小时开始对各分会场进行点名登记，并将结果上报会议主持人；对没有准时登陆系统的分会场，将追究其相关人员的责任。

参会人员应提前到会，因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。

第七条各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。

会议结束后，各分会场应及时将视频会议效果上报公司管理中心行政管理部。

第八条参会人员应保持良好的会风，参会人员应关闭手机或将手机调至震动，不得打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。

第九条会议主办方全权负责会议内容的保密工作。

参会人员及记录员对会议内容负有保密的义务。

【转自】关于印发视频会议系统管理办法的通知为进一步加强交通视频会议系统的管理，保证系统运行稳定可靠，部研究制定了《交通视频会议系统管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。

附件：中交XXX工程局有限公司视频会议系统管理办法第一条为规范中交XXX工程局有限公司（以下简称公司）视频会议系统的管理，保证公司视频会议系统的正常运行，特制定本办法。

本办法适用于公司总部及公司所属各单位使用公司视频会议系统的管理。

第二条公司视频会议系统是指公司总部——公司所属各单位——工程项目部（专业分公司）之间互联互通的视频即时通讯平台。

第三条视频会议采取两种方式（一）租用外部视频会议系统服务器；（二）使用自建视频会议系统服务器。

第四条公司以租用外部视频会议系统服务器为主，使用自建视频会议系统服务器为辅。

第五条使用会议系统的单位包括公司总部（部门）、公司所属各单位。

第六条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公的有效方式，各单位应积极利用视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。

第七条公司办公室是公司视频会议系统的管理部门，公司企业发展部信息中心为公司视频会议系统的技术保障部门。

公司所属各单位应明确视频会议系统的具体管理部门及其职责，并须指定两名以上系统管理员。

各单位的每个部门都必须要有2 名以上的人员（以下称视频会议系统协助员）能够熟练使用视频会议系统，并能够进行简单的故障排除。

第八条视频会议的日常操作及保养按照《视频会议系统操作规范》（附件1）的要求进行。

第九条会议发起单位申请使用公司总部视频会议系统须经公司办公室批准，按以下程序办理。

（一）会议发起单位（部门）提前2 个以上工作日在协同办公平台的会议管理申请会议室。

视频会议的联调工作，主要涉及音频、视频和幻灯片准备等，由召开会议的单位（部门）负责，信息化管理部门提供必要的协助；（二）除了总部发起的会议外，各单位使用公司自建视频会议系统，应提前申请，以免冲突；（三）紧急情况下，会议发起单位可先将视频会议有关信息告知公司办公室和信息中心，并在会后补办相关手续。

第十条会议期间故障处理（一）如分会场视频会议终端出现故障，分会场系统管理员应尽快予以排除，并避免影响会议的正常进行。

集团公司视频会议管理办法第一章总则第一条为进一步加强**（集团）有限公司（以下简称“集团公司”）视频会议管理，规范申请使用流程，保证视频会议效果，特制订本办法。

第二条本办法适用于集团公司本部通过上级单位视频会议系统和集团公司视频会议系统召开的各类会议。

第三条上级单位视频会议系统是指由市委市政府、市国资委等上级单位组建的视频会议系统，并在集团公司设置相应会议终端；集团公司视频会议系统是指由集团公司本部组建的视频会议系统。

第四条视频会议主要包括按照市委市政府、市国资委等上级单位要求**集团参加的视频会议、集团公司主办的内部视频会议、集团公司与外部单位召开的视频会议等。

第五条视频会议管理按照“统筹管理、分级负责”原则，明确集团本部、保障单位和各单位管理责任，并按照“谁主办、谁负责”的原则，由主办部室根据本办法要求，做好会议组织安排工作，确保视频会议组织流程，达到会议效果。

第二章职责分工及要求第六条集团公司党委综合办（以下简称“党委综合办”）- 1 -为集团公司本部视频会议的主管部室，主要负责视频会议统筹管理。

第七条技术及设备保障单位主要负责建立视频会议设备软件和硬件维护、保养、巡检等机制，配合主管部室制定视频会议系统相关标准，负责会前设备调试、会议期间保障等工作。

第八条会务服务保障单位主要负责集团公司视频会议室日常预定管理和会场服务保障等工作。

第九条集团公司各单位要结合实际情况设置视频会议室，配备视频会议终端设备及光纤专线网络，明确本单位视频会议主管部室和技术保障部室，设置专人进行管理。

第三章视频会议申请使用程序第十条参加上级单位组织的视频会议或组织集团公司视频会议，主办部室原则上应提前3个（含3个）以上工作日向会务服务保障单位预定视频会议室，并填报《集团公司视频会议申请表》（见附件1），打印并加盖部室章后向党委综合办报备，党委综合办接到《集团公司视频会议申请表》后做好登记，并根据情况做好有关协调。

第十一条主办部室申请后，应立即通知技术及设备保障单位和相关单位做好设备及会场准备工作。

XX公司视频会议系统运行维护管理办法一、背景介绍随着信息技术的迅猛发展与企业办公方式的变革，视频会议在企业间的沟通与协作中扮演着越发重要的角色。

为了保障XX公司视频会议系统的稳定运行与高效管理，制定本《XX公司视频会议系统运行维护管理办法》。

二、系统运行要求1.系统可靠性：视频会议系统应保证高可靠性，确保系统能够稳定运行，及时响应用户需求。

2.系统安全性：视频会议系统应采取必要的安全措施，保护用户隐私，防止非法访问和信息泄露。

3.系统兼容性：视频会议系统应与其他企业办公应用相兼容，提供便捷的接口和互联操作。

4.系统易用性：视频会议系统应简单易用，用户通过简单的操作便能进行远程会议，无需复杂的设置和学习。

三、系统运维管理责任1.系统管理员：负责视频会议系统的日常维护和管理，包括系统设备的维护、软件升级、故障排查等。

2.用户支持人员：负责为用户提供系统操作指导，解答用户疑问，处理用户反馈的问题和建议。

3.安全监控人员：负责监控视频会议系统的安全状态，及时发现和应对系统安全漏洞和威胁。

四、系统运维管理流程1.系统维护：- 定期巡检设备：每月进行一次设备巡检，检查设备的运行状态和网络连接情况，并及时处理异常情况。

- 维护记录管理：记录设备维护情况，包括维护时间、维护人员、维护内容等，并建立维护档案。

- 软件升级管理：定期检查视频会议系统软件版本，及时进行相关升级和补丁安装，以支持系统的正常运行。

- 数据备份管理：每周进行一次视频会议数据的备份，确保数据的完整性和可恢复性。

2.用户支持：- 用户培训：为新入职员工提供视频会议系统操作培训，确保员工能够熟练掌握系统的使用方法。

- 问题解答：及时响应用户的问题和疑问，并提供解决方案和操作指导。

- 用户反馈：积极收集用户的反馈意见和建议，不断改进视频会议系统的功能和用户体验。

3.安全管理：- 安全策略制定：制定并执行视频会议系统的安全策略，包括访问控制、数据加密、漏洞修补等。

视频会议管理办法第一章总则第一条为加强本单位视频会议系统管理，保障系统运行，提高系统利用效率，确保系统使用效果，特制定本办法。

第二条本单位信息管理部负责视频会议系统的管理，并做好会议电子数据资源的录制、存贮、发布、归档及保密工作。

第二章视频会议程序与操作规范第三条视频会议召开前1天，由本单位组织预联调。

各参会分会场应按会议通知要求，准时、全程参加会前的预联调测试。

系统联调主要进行主会场与分会场间的联网测试，音频、视频效果调试，多媒体资料传输共享调试等项目。

第四条视频会议召开当天，各会场系统管理员应在视频会议正式召开前1个半小时到达会场，打开视频会议系统设备，主动呼叫，按联调效果做好准备。

第五条视频会议召开前1小时，进行一次会前联调，由主会场系统管理员依次呼叫各分会场，测试主、分会场的网络通讯及音视频效果，确保会议声音、图像清晰稳定；分会场单位在视频会议召开前10分钟向主会场报告到会情况（可用网络通讯方式）；主会场在会议开始前3分钟关闭背景音乐及麦克风，并向全网发出预备通知。

第六条视频会议正式开始后，各会场应严格保证按调试时确定的配置要求开会，严禁在会议过程中随意改变配置参数。

会议中应按联调计划进行镜头、屏幕、话筒切换，并根据实际情况适当调节。

要随时关注视频会议各系统运行状态，确保会议正常进行。

第七条会议期间，系统管理员必须坚守岗位，保持通信畅通。

主会场系统管理员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况；各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风，确保视频会议效果。

第八条会议中如出现系统故障，应立即向主会场报告，不得擅离会场；系统管理员按应急预案尽快排除。

如果是掉线现象,重新呼叫；如果是视频终端故障，用软终端临时代替；如果是网络设备故障，用备板配件代替；如果是线路中断无法修复，经主会场同意，就近转入其它会场。

系统管理员应详细记录故障情况及处理措施。

第九条会议结束后，由主会场统一中断会议连接。

企业视频会议系统管理办法- 总则第一条为了保证公司视频会议系统有效管理和正常运行，保证系统互联互通，确保会议高质量召开，充分发挥该系统在安全生产中所起的特殊作用，特制定本管理办法。

第二条本管理办法适用于XXXX安装视频会议系统设备的单位。

二系统建设规定第三条公司调度室负责公司视频会议系统核心平台设备（MCU）的建设、升级、扩容的工作。

第四条为确保会议终端设备与会议系统的无缝对接联通，与公司系统型号不同的视频会议终端设备不予以接入公司视频会议系统核心平台。

第五条视频会议终端设备在接入公司视频会议系统时，要严格执行接入准入制，需要安装、增加（或更换）会议终端设备的单位必须先提出申请，会议室环境（布局、照度、装饰材料、会议桌颜色等）和网络资源严格按照会议终端及配套摄像头所需的外部条件设计，以此确保系统的可靠无缝对接及会议召开时视频和音频效果。

第五条要确保会议视频系统设备设施的供电安全可靠，如不能确保的应根据需要实际功率大小配备不间断电源(UPS),以此确保会议终端设备、摄像头、网络设备、必要照明、音响系统在会议召开期间的可靠供电。

三系统运行管理规定第六条视频会议系统由总调度室多点控制单元(MCU)、主会场音像设备、控制设备、电源设备和各分会场会议终端、音像设备、电源设备等装置组成，通过公司网络设备及线路进行信号传输。

第七条公司视频会议系统由总调度室管理，并对使用过程进行全面指导, 二级公司调度、矿井调度、地面单位调度或办公室为该系统的管理部门，应确定本单位管理机构及值机维护人员，建立有关制度，配合总调度室共同搞好系统的管理、使用和维护工作。

第八条总调度室负责中央控制单元(MCU)及集团公司办公大楼二层西会议室、四层东会议室等主会场的会议值机和设备维护工作，各装机单位负责本单位的会议值机和设备维护工作；公司信息服务中心、所属单位信息部门负责本单位会议终端设备所需网络的管理、维护工作。

第九条各单位管理部门要选择责任心强、工作负责、具有网络、通信、音像设备知识的人员承担值机和维护工作并，公司总调度室应对值机和维护人员进行必要的培训I,培训合格后方可上岗。

视频会议系统管理办法1总则1.1目的为规范公司视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果，特制订本办法。

1.2适用范围本办法适用于集团公司视频会议的管理。

1.3职责分工1.3.1会议主办单位（牵头单位）1.3.1.1负责以集团OA系统“视频会议使用申请单”的方式向行政中心申请召开视频会议。

1.3.1.2负责参会单位人员的组织、签到和会场秩序管理。

拟定议题议程；确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或讨论的文件以及会议时间、程序等；提前一天通知参会单位或个人。

1.3.2集团行政中心1.3.2.1负责视频会议的审批及安排，视频系统的准备工作。

1.3.2.2负责主会场的各项服务工作。

1.3.3IT信息部1.3.3.1负责按照集团行政中心的视频会议安排，做好视频系统调试和联网准备工作。

1.3.3.2负责视频会议召开前30分钟，与各分会场完成视频联调接通工作。

1.3.3.3负责视频会议期间，网络和设备运行情况监控，以及应急处置。

1.3.3.4负责视频会议电子数据存储。

2视频会议的管理2.1视频会议审批程序2.1.1集团所有需要不同办公区域人员参加的会议，都必须采用视频会议的方式，特殊情况另行申请，不然不予报销参会人员的差旅费。

2.1.2由集团董事会主持召开的系统视频会议，集团总裁办负责牵头。

2.1.3由各单位主持召开的系统视频会议，经分管领导同意后，提前一天在OA系统中填写“视频会议使用申请单”向行政中心申请召开视频会议。

2.2会前准备注意事项2.2.1各分会场接到视频会议通知后，系统管理员应及时检查视频设备，确保正常使用。

2.2.2各分会场系统管理员提前30分钟到达工作岗位，与主会场进行联调联通。

2.2.3如召开紧急会议，各分会场系统管理员应在接到通知后，立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快联通使用。

2.2.4各分会场应在视频会议室设置值班电话，并将号码报送IT信息部。

视频会议系统使用管理制度
为进一步规范管理视频会议系统，提高工作效率，保证视频会议系统安全使用，特制定本制度。

第一条视频会议系统设备由信息化部门管理员负责日常管理和维护。

如遇设备故障，应及时向集团信息部报告并维修，并做好在断网、断电等突发情况的应急处理工作。

第二条视频会议管理员必须坚持每周一次对相关设备进行常规检查清理工作。

在视频会议召开前一天，应按规定程序对相关设备进行全面检查调试，并在视频会议开始前半小时调试好系统，保障网络传输效果稳定正常。

第三条视频会议系统只能由系统管理员操作，参会人员应自觉遵守会议纪律，服从视频管理人员安排，爱护设施，不准擅自调动视频设备。

第四条系统管理员在会前和会中必须按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作。

会议召开期间，管理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进行。

管理人员还要作好有关工作，组织参会，保持会场安静，将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随意离开会场。

当会场不需要发言时，将麦克风置于静音状态。

作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。

视频会议室管
理人员，要做好视频会议室内的资产管理，严格按有关规程管理维护设备。

第五条参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进行。

参会人员要遵守会议纪律，服从视频管理人员安排，爱护设施，不准擅自调动视频设备。

网络信息部
年月日。

XX公司视频会议系统运行维护管理办法为发挥视频会议系统在XX公司管理工作中的作用，规范视频会议系统的运行、维护程序，解决使用过程中出现的问题，确保视频会议的正常稳定运行，发挥视频会议系统的作用，现制定XX公司视频会议管理办法，内容如下：一、技术管理要求：1、网络管理云南分公司视频会议系统与集团公司之间所使用的是广域网作为传输链路，通过日常维护确保计算机网络线路及交换设备的完好正常。

2、IP管理视频会议系统终端的ip是由集团公司的进行统一规划的，该IP 不能随意更改。

该IP地址在局域网内要唯一，不能与其他局域网内计算机IP冲突。

3、设备管理视频会议系统及相关配套的网络、音响、视频等设施要纳入日常维护巡检，确保处于正常运行状态。

视频终端开机的情况下，禁止手动搬动设备；为避免回声啸叫，电视机或音箱的音量不应太大；麦克风距离音箱不应太近；二、布置规范要求需按集团公司要求统一视频会议室布置，会场的布置应庄重、简洁，体现企业的精神风貌。

会场布置参照下图：说明：１、背投/等离子电视２、主摄像头３、标识牌４、麦克风５、标识背景墙召开视频会议时，与会代表全部面向摄像机坐在台下座位上。

会场调试后的画面参照下图，如有特殊要求另行通知。

分会场视频画面图示具体要求：1、摄像头摄像机架设在座席正前方，正面拍摄参会人员，需对照本地画面认真调试，摄像镜头的视角要精心调整，从正前方稍上角度拍摄，禁止侧面拍摄或过高、过低角度拍摄。

调整合格后，应固定摄像机位置，避免临时更改位置。

2、显示设备会场前方设置背投或等离子电视等显示设备，显示设备应为两台，一台显示集团主会场传送的画面，另一台显示当地会场画面。

3、标牌会场要将本单位的标识分别设置在第一排桌前中间位置，桌前标识牌的大小为800mm×350mm。

4、背景墙会议室背景墙上单位的标识根据墙面大小确定。

5、灯光要求会场照明条件良好，光线从参会人员正面前上方照射，保证人像面部清晰，禁止逆光拍摄。

集团公司视频会议管理办法一、引言随着信息技术的快速发展和企业规模的扩大，视频会议作为一种高效且灵活的沟通工具，在集团公司的管理中扮演着越来越重要的角色。

为了更好地协调各分子公司之间的工作，提高沟通效率，本文将介绍集团公司视频会议的管理办法。

二、会议召开1. 会议人员的确定：在召开视频会议之前，应确定参与会议的人员名单，并通知相关人员准时参加会议。

同时，在确定会议人员时，要充分考虑各部门的需求和意见，力求形成一个全面、具有代表性的参会团队。

2. 会议议程的制定：会议议程是会议的指导文档，应提前制定并发送给参会人员。

议程中应包括会议主题、讨论议题、每个议题的时间分配以及预计的会议结束时间等内容，以便参会人员有充足的准备时间。

3. 会议设备的准备：为了保证视频会议的顺利进行，必须提前检查会议所需的设备，包括视频会议终端、摄像头、耳麦等。

如果需要，还应提前测试设备的连接和音视频质量，以确保会议期间的顺畅通信。

三、会议进行1. 会议开始前的准备：会议开始前，会议主持人应与会会议控制人员之间进行设备连接测试，确保各项设备正常运行。

同时，还应检查网络连接是否稳定，并做好充分的会前准备工作，例如检查音视频质量、核对参会名单等。

2. 会议纪律的维护：视频会议是一种虚拟的沟通形式，为了保证会议的高效进行，参会人员需遵守一定的会议纪律。

例如，在他人发言时要保持安静，不得随意中断；在发言时要简明扼要、言之有物，避免无关的废话等。

3. 会议记录与总结：为了更好地记录会议的内容和决策结果，应委派一名秘书或记录人员进行会议记录。

会议记录应包括会议的时间、地点、参会人员、会议议程、讨论的主要内容、决策结果以及下一步的行动计划等。

在会议结束后，应将会议记录及时发送给所有参会人员，并保存备查。

四、会议评估与改进1. 会议评估：在每次视频会议结束后，应进行会议效果的评估。

可以采用问卷调查、讨论会议优点和不足之处等方式，搜集参会人员的反馈意见，以便不断改进和提升视频会议的质量。

视频会议系统管理制度一、总则为规范视频会议系统的使用管理，提高会议效率和安全性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有视频会议系统的管理和使用。

三、视频会议系统的管理1. 视频会议系统的建设和维护由公司信息技术部门负责，确保系统的正常运行和安全性。

2. 确保视频会议系统的设备和软件处于最新状态，及时更新系统和软件补丁，提高系统的稳定性和安全性。

3. 对视频会议系统进行定期的安全漏洞扫描和风险评估，修复安全漏洞，保障系统的安全性。

4. 设立专门的视频会议系统管理员，负责系统的日常管理、维护和监控，及时处理系统异常和故障。

四、视频会议系统的使用1. 视频会议系统的使用需要提前预约，禁止私自占用系统资源。

2. 使用视频会议系统进行机密性会议时，需通过专门的安全认证，并严格控制参与人员。

3. 禁止利用视频会议系统进行非法活动和传播违法信息，一经发现将追究责任。

五、视频会议系统的安全保护1. 对视频会议系统进行严格的权限控制，根据员工职责和需求进行分级管理和授权。

2. 视频会议系统的登录密码和会议密钥必须保密，不得轻易泄露或者共享，特别是对外部人员。

3. 建立视频会议系统的访问日志记录和审计机制，对系统的操作和使用行为进行监控和审查。

六、视频会议系统的培训和指导1. 对新入职员工和新使用视频会议系统的员工进行系统的培训和指导，提高员工对系统的了解和操作技能。

2. 对视频会议系统的常规使用和操作进行定期的培训和培训，确保员工能够熟练使用系统。

七、视频会议系统的维护和更新1. 定期对视频会议系统的设备进行检查和维护，确保系统设备的良好状态。

2. 确保视频会议系统软件的及时更新和维护，保障系统的安全性和稳定性。

八、违规处理对于违反视频会议系统管理制度的行为，将根据情节严重程度进行相应的处理，包括警告、停用系统权限以及解除劳动合同等。

九、其他本制度经公司管理层批准后生效，并定期进行修订和更新。

公司全体员工应严格遵守本制度的各项规定，积极配合管理部门的工作，共同维护视频会议系统的安全和稳定。

视频会议管理规定目录第一章总则第二章会议的管理第三章罚则第四章附则第一章总则第一条为认真贯彻落实上级视频会议精神，规范公司内部视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，充分发挥视频会议系统的作用，提高会议效率，特制定本规定。

第二条本规定适用于参加集团公司组织（转播）的视频会议，以及公司内部召开的视频会议、培训和讲座等。

第三条责任部门及职责（一）主要责任部门：经理办公室（二）相关责任部门（单位）：信息中心、党群工作部、人力资源部、及各二级单位。

（三）职责：视频会议的通知、组织视内容由相关部门负责；公司组织的视频会议由信息中心负责保障公司总部会场硬件设备的正常使用；党群工作部负责会场的会标、条幅、场景的布置工作；总经理办公室负责桌椅、台布、桌签、盆花、卫生、茶水供应等项工作；人力资源部负责会务纪律管理及考勤；各分会场视频会议系统及网络的管理维护由各单位指定部门和人员具体负责。

各二级单位根据各自实际情况划分责任部门及职责。

第二章会议管理第四条会议准备（一）组织部门（单位）接到上级召开视频会议的通知后，按参会范围要求，及时通知相关人员参会，告知参会人参加会议的时间、地点、会议主要内容，需做的会议准备材料等。

（二）在开会1小时前，各责任部门必须完成各自相关的准备工作。

（三）参会人员应按时到达参会地点，会议开始前须在《会议签到表》上签字，不得在会议中途或会议结束后补签。

人力资源部据此会后进行考勤。

（四）参会人员原则上按下列顺序就坐：领导班子成员；副三总师；部室主任和二级单位班子成员；其他参会人员。

前排未坐满时，在后排的人员须主动补位，确保前排满员。

（五）召开公司内部视频会议的发起单位，需提前３个工作日将《视频会议申请表》经分管领导签字后送信息中心备案。

（六）各基层单位在接到会议通知后，应在“视频会议系统”中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。

联调时，各系统管理员应按照《视频会议系统调试情况记录表》的检查项目，逐项检查系统状况。

XX公司视频会议管理办法（试行）XX制度〔20XX〕XX号第一章总则第一条为加强XX公司视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保会议质量和效果，制定本办法。

第二条视频会议的方式。

主要是利用互联网连接，使用视频会议系统技术而实现的会议方式。

第三条视频会议主会场设在项目经理部二楼会议室，分会场为各分部。

1.4视频会议管理责任部门为工程部，其主要职责是：1.4.1负责管理和维护视频会议设备；1.4.2负责视频会议的统筹安排；1.4.3负责视频会议前的有关调试准备工作；1.4.4负责视频会议系统的运行日志登记工作，确保视频会议系统的正常运行；1.4.5负责视频会议的记录，整理会议纪要；1.4.6负责督办视频会议决定事项的落实工作；1.4.7负责协调其他视频会议的有关工作。

2.视频会议系统的使用2.1视频会议的申请。

原则上提前3天由责任管理部门向综合部书面申请，由综合部统一安排。

2.2视频会议的内容和时间安排由会议主办部门统一安排。

2.3参加视频会议人员由会议主办部门或单位确定和通知。

2.4严格会议纪律，执行会议前后点名制度。

由会议主持人向各分会场点名，确保参会人员到会。

各分会场设立会议签到簿，所属各分部综合部负责，并指定专门负责人进行管理。

2.5参加会议的人员，应排坐整齐，保持会场安静，将手机调至静音或振动，不得无故随意走动，影响会议视频效果。

3.视频会议系统的日常管理3.1视频会议是项目经理部一种重要的生产和管理方式，是解决问题的会议。

3.2每日交班视频会议为固定会议时间，不再另行通知。

其他会议综合部每次会前通过OA的方式发布视频会议通知，并做好主会场的视频会议设备的调试工作，确保视频会议正常召开。

3.3各单位综合部负责人为所在地区各分会场总召集人，各分会场所在地单位负责人为各分会场视频会议召集人。

各单位综合部要指定专人负责所在地的视频会议相关设备的管理和保养。

3.4视频会议有关决定事项由综合部收集反馈落实情况，并及时向项目经理报告。

视频会议系统规章制度第一章总则为了规范视频会议系统的使用，提高工作效率和信息安全，维护组织的正常秩序，特制定本规章制度。

第二章视频会议系统使用范围1. 视频会议系统仅供公司内部员工使用，严禁向外部人员开放或泄露会议信息。

2. 未经允许，任何人员不得擅自更改视频会议系统设置或升级系统软件。

3. 视频会议系统只能用于工作相关会议，禁止用于个人娱乐或非法活动。

第三章视频会议系统设备管理1. 系统管理员负责视频会议系统设备的管理和维护，检查设备是否正常运行。

2. 每个员工使用视频会议系统设备时，应当仔细检查设备是否完好，确保正常使用。

3. 使用设备后，应当按规定关机或退出系统，防止信息泄霩。

第四章视频会议系统使用流程1. 布置会议室：提前安排好会议室，确保设备正常运行。

2. 开启系统：按照规定启动视频会议系统，并确认连接正常。

3. 参加会议：按时参加会议，遵守会议纪律，保持会议秩序。

4. 结束会议：会议结束后，及时关闭系统，清理会议室。

第五章会议纪律1. 尊重他人：在视频会议中，要尊重他人意见，遵守会议纪律，不得干扰会议进行。

2. 提问规范：提问应当围绕议题，不得离题或涉及个人攻击。

3. 禁止录音录像：未经允许禁止对会议内容进行录音和录像。

第六章信息安全1. 保护隐私：严格保护视频会议中的个人隐私信息，不得擅自泄露。

2. 防范攻击：注意防范网络攻击行为，阻止非法入侵。

3. 定期更新：定期更新系统软件和防病毒工具，确保信息安全。

第七章处罚措施1. 违反规定者，将按情节轻重给予相应处罚，包括口头警告、书面通报和记过。

2. 恶意破坏视频会议系统设备或系统安全者，将追究其法律责任。

第八章其他规定1. 本规章制度自颁布之日起生效。

2. 未尽事宜，由视频会议系统管理部门根据实际情况规定。

以上为视频会议系统规章制度，遵守规定，维护组织的利益，共同提高工作效率和信息安全。

蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统管理暂行办法第一章总则第一条为规范蒙西华中铁路股份有限公司视频会议系统（以下简称：系统）的管理，确保会议系统的正常有效运行，充分发挥其作用，特制定本办法。

第二条系统可以为公司总部和蒙陕、晋豫、湖北、湘赣四个指挥部以及其他相关参建单位召开远程多方视频会议、远程培训、临时工作会议、远程调度指挥等提供支持。

第三条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，公司总部和指挥部应积极利用系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。

公司所属单位要充分将系统纳入蒙华铁路公司管理体系，要充分利用好会议系统提升公司管理质量。

第二章职责分工第四条公司总部职责（一）公司综合部负责系统使用的宏观管理调控，是系统使用的审批、安排和协调部门。

（二）公司综合部负责系统的技术支持，定期进行设备有效使用的日常巡查，做好记录。

（三）公司综合部负责系统的软硬件升级工作。

（四）公司综合部制订视频会议系统应用的应急处理办法并负责组织落实。

第五条指挥部职责（一）负责指挥部系统设备的管理和日常维护。

（二）负责指挥部系统的操作。

（三）配合公司总部会议做好系统联调工作，做好会议保障工作。

第六条其他参建单位职责（一）负责本单位系统设备的管理和日常维护。

（二）负责本单位系统的操作。

（三）配合公司总部或指挥部做好系统联调工作，做好会议保障工作。

第三章会议管理第七条会议审批。

（一）公司总部各部门召开视频会议，需经公司综合部审批后方可召开。

（二）指挥部召开视频会议，需报公司综合部信息办，由公司综合部信息办确认后方可召开。

审批流程，按以下程序办理：会议发起部门或指挥部通过内部协同办公网的“会议管理”提前2个以上工作日预订视频会议，并提供会议名称、时间、模式、参会单位等有关信息。

得到确认后，会议发起部门或指挥部应提前1个以上工作日将会议通知告知公司综合部信息办。

第八条会前准备注意事项：（一）各参会单位在接到会议通知后，应在“公司会议管理平台”中查询系统联调时间安排及有关要求，准时参加联调。