企业合同档案的有效管理

合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。

二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。

①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。

2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。

4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。

三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。

2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。

3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。

4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。

5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。

6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术合同等。

第三条公司合同档案管理遵循以下原则：（一）依法合规：严格遵守国家法律法规，确保合同档案的合法性；（二）真实准确：保证合同档案内容真实、准确，反映合同签订和履行情况；（三）安全保密：加强合同档案的保密工作，防止信息泄露；（四）方便利用：确保合同档案的查阅、复制、借阅等便捷高效。

第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集：（一）合同签订部门在签订合同后，应及时将合同原件、相关附件、合同签订审批表等材料报送档案管理部门；（二）合同签订部门应定期对合同档案进行清查，确保档案的完整性。

第五条合同档案的整理：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类；（二）对合同档案进行编号、编目，建立档案目录；（三）合同档案的装订应符合规范，便于查阅和保管。

第三章合同档案的保管与利用第六条合同档案的保管：（一）档案管理部门应设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设施；（二）合同档案应按照规定的温湿度要求进行保管，防止霉变、虫蛀、火灾等灾害；（三）合同档案的查阅、复制、借阅等，应办理相应的审批手续。

第七条合同档案的利用：（一）合同档案的查阅、复制、借阅等，应严格按照审批程序进行；（二）合同档案的利用应保证其保密性，不得泄露公司商业秘密；（三）合同档案的利用不得影响合同档案的保管和使用。

第四章合同档案的销毁与归档第八条合同档案的销毁：（一）合同档案的销毁应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行；（二）合同档案的销毁需经公司领导批准，并由档案管理部门负责实施。

第九条合同档案的归档：（一）合同档案的归档应按照规定的期限和程序进行；（二）归档的合同档案应经过整理、编号、编目等环节。

第五章责任与奖惩第十条合同档案管理人员应认真履行职责，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用。

第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部及所属各子公司、分支机构签订、履行、变更和终止的各类合同档案的管理。

第三条本制度遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规、政策规定和公司内部规章制度。

（二）真实性原则：合同档案内容必须真实、完整，反映合同签订、履行等实际情况。

（三）安全性原则：加强合同档案的保密工作，确保档案安全。

（四）便捷性原则：简化档案查询程序，提高档案利用效率。

第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集范围：（一）公司对外签订的各类合同、协议等法律文件；（二）公司内部审批、备案、签署的合同文件；（三）合同履行过程中产生的相关文件、凭证、证据等。

第五条合同档案的归档要求：（一）合同档案应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类、编号；（二）归档的合同档案应包括合同正文、附件、修改协议、相关文件等；（三）归档的合同档案应确保内容完整、真实、准确。

第三章合同档案的保管与维护第六条合同档案的保管：（一）合同档案应存放于专用档案室，实行专人负责制；（二）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全；（三）档案室应定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理。

第七条合同档案的维护：（一）对合同档案进行定期整理、分类、归档，确保档案的整齐、有序；（二）对破损、褪色的合同档案进行修复、复制，确保档案的完整、清晰；（三）对电子合同档案进行备份，确保档案的安全。

第四章合同档案的查询与利用第八条合同档案的查询：（一）查询人需提供查询理由、查询内容、联系方式等信息；（二）档案管理人员对查询人身份进行核实，确认查询理由后提供相关合同档案；（三）查询人需遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。

第九条合同档案的利用：（一）合同档案仅限于内部查阅、复印、摘抄等用途；（二）查阅、复印、摘抄合同档案需经档案管理人员同意；（三）查阅、复印、摘抄合同档案需遵守档案保密规定。

合同档案管理制度合同档案管理制度1. 引言本文档旨在制定一个合同档案管理制度，以确保公司的合同档案能够得到有效的管理和保护。

本制度适用于所有公司内部合同档案的管理和维护工作。

2. 目的和范围2.1 目的本合同档案管理制度的目的是规范合同档案的管理流程，确保合同的安全、可靠、可追溯，并提高合同档案的利用率和管理效率，以提高公司的业务运作效果。

2.2 范围本制度适用于公司内部的所有合同档案，包括但不限于：- 合同文件原件- 合同扫描件- 合同备份文件- 合同电子资料3. 责任与权限3.1 合同档案管理员公司应指定专门负责合同档案管理的管理员，该管理员应具备以下职责：- 负责制定和推广合同档案管理制度- 负责合同档案的收集、整理、登记和归档- 负责合同档案的安全保密工作- 负责合同档案的借阅和归还- 负责合同档案的清理和销毁3.2 部门负责人各部门负责人应配合合同档案管理员的工作，包括但不限于：- 合同档案的及时提交和归还- 提供必要的合同档案信息和材料- 配合合同档案管理员进行合同档案整理工作- 监督部门内部员工对合同档案的使用和管理4. 合同档案管理流程4.1 合同档案的收集和整理- 合同档案应在签订合同时进行归档- 合同原件和电子扫描件应配备相应的编号，以便进行查找和追溯- 合同档案的文件夹和盒子应标注合同类型、合同编号和有效期等信息- 各部门负责人应按照要求及时提交合同档案，并将有关合同的重要信息填写到档案管理系统中4.2 合同档案的存储和保管- 合同档案应存放在专门的合同档案室或安全柜中- 合同档案室或安全柜应定期检查温湿度，并采取相应的措施保证合同档案的安全- 对于重要合同档案，应进行备份和加密，并储存在安全的服务器或云存储中- 合同档案的借阅和归还应有相关的流程和登记记录，并由合同档案管理员进行管理和监督4.3 合同档案的利用和管理- 合同档案应按照合同类型、合同编号、有效期等进行分类和整理- 合同档案的利用应符合相关的法律法规，并严格控制合同档案的查阅和复制权限- 合同档案的利用应尽量优先使用电子档案和电子查询系统，以提高查询速度和管理效率- 对于过期或无效的合同档案，应及时进行清理和销毁，并按照相关的法律法规进行记录和披露5. 监督和评估公司应建立相应的监督机制，对合同档案管理的执行情况进行定期评估和检查，包括但不限于：- 合同档案管理制度的有效性和实施情况- 合同档案的安全和保密措施的有效性- 合同档案的利用率和管理效率的提高情况公司应根据评估结果对合同档案管理制度进行修订和完善，以不断提高合同档案管理工作的水平和质量。

第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。

第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。

第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。

第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。

第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。

第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。

第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。

1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。

第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。

第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。

合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定，制定本规定。

1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。

第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后，合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。

2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理，按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类，确保档案的完整性和可追溯性。

第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施，确保合同档案的安全、保密，防止档案的遗失、损坏或泄露。

3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作，必须经过档案管理部门的审批，并严格遵循相关规定。

第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则，确保证据的真实性和合法性。

4.2合同履行完毕后，档案管理部门应当根据档案保管期限的规定，对合同档案进行鉴定，对无需继续保管的档案进行销毁，销毁前应当进行登记、审批。

第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理，提高档案管理效率。

5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定，确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。

第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。

6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作，如实提供合同档案管理的相关资料。

第七条法律责任7.1违反本规定的，按照公司相关制度进行处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。

7.2因违反本规定导致公司遭受损失的，应当承担相应的赔偿责任。

第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。

8.2本规定自发布之日起实施。

本规定旨在规范公司合同档案的管理工作，保障公司合法权益，维护公司经营秩序，特此规定。

一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：合同借阅当需要借阅合同档案时，得先跟档案管理部门打声招呼，填写申请表，经过审批后才能拿到合同档案。

合同档案收集整理管理制度第一章总则第一条为了规范合同档案的收集、整理和管理工作，保障合同归档的安全性和有效性，提高合同档案的利用价值，制定本制度。

第二条本制度适用范围为全公司范围内的合同档案收集整理管理工作。

本制度所称合同档案包括纸质合同文件和电子合同文件。

第三条公司合同档案的收集、整理和管理工作由公司档案管理部门负责具体实施，各部门负责自己部门合同的收集、整理和管理工作。

第四条公司合同档案的收集、整理和管理工作必须遵循合法、规范和安全的原则，保持合同档案的完整性、真实性和可靠性。

第二章合同档案的收集第五条公司各职能部门应当按照合同签订的程序和要求，及时将合同文件交由档案管理部门进行归档。

未经档案管理部门同意，任何部门不得私自留存合同文件。

第六条档案管理部门应当建立合同档案收集登记簿，对收集的合同文件进行详细的登记，包括合同编号、名称、签订日期、归档日期等信息。

第七条档案管理部门在接受合同文件时，应当对合同文件进行登记、编号，并按照文件编号，将合同文件按照类别进行分类存放，确保合同档案的整齐、清晰。

第三章合同档案的整理第八条合同文件应当按照一定的归档规则进行整理，确保合同档案的整洁、准确。

第九条档案管理部门应当定期对合同档案进行整理和清点，剔除过期的合同文件，并进行相应的归档转移。

第十条档案管理部门应当规范合同文件的装订和标识，保持合同文件的完整、清晰，便于存储和查询。

第四章合同档案的管理第十一条公司档案管理部门应当建立合同档案的档案室，规范存放合同档案，并保障合同档案的安全和完整。

第十二条合同档案管理人员应当严格遵守档案管理制度，保密合同文件的内容，不得擅自泄露。

第十三条合同档案管理人员应当按照规定，配备相应的权限和密码，对电子合同档案进行加密存储，并严格限制相关人员的访问权限。

第五章合同档案的利用第十四条档案管理部门应当建立合同档案借阅和利用制度，确保合同文件借阅的安全和合法。

第十五条合同档案的利用应当严格遵守相关法律法规，不得私自复印、外借合同文件，防止合同档案的泄露。

合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。

以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。

特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。

合同档案管理方法和技巧【合同档案管理方法和技巧】1. 引言在现代商业环境中，合同是企业运营的核心组成部分。

合同档案管理的有效性对于一个组织的成功至关重要。

本文将探讨合同档案管理的方法和技巧，以帮助企业建立高效和可靠的合同档案管理系统。

2. 了解合同档案管理的重要性合同档案记录了企业与其供应商、客户和其他合作伙伴之间的法律约束和责任。

合同档案管理不仅可以帮助企业履行合同的义务，还可以提供法律保护，确保合同的有效性和可执行性。

有效的合同档案管理可以提高组织的效率，节省时间和资源。

3. 设计一个全面的合同档案管理系统一个全面的合同档案管理系统应包括以下几个方面：3.1 确定合同管理的目标和需求：明确合同管理的目标，例如合同的安全存档、合同期限的跟踪等。

3.2 制定合同档案管理政策：制定明确的合同档案管理政策，包括合同的存储、分类、索引和保密要求等。

3.3 确定合同档案管理团队：组建一个专门的合同档案管理团队，负责制定和执行合同档案管理策略。

3.4 整理合同文档：对所有合同文档进行整理和分类，为每个合同分配唯一的标识符，并建立一个档案目录。

3.5 建立合同档案数据库：利用电子文档管理系统或合同管理软件建立一个合同档案数据库，以便于合同的存储、检索和共享。

4. 有效的合同档案管理技巧以下是一些有助于实施有效合同档案管理的技巧：4.1 建立适当的合同档案分类系统：根据组织的需求和合同类型，设计一个适当的分类系统，以便快速定位和检索合同文档。

4.2 统一的合同编号和命名规则：为每个合同分配一个唯一的编号，并制定一套合同命名规则，以确保合同的一致性和易于管理。

4.3 更新和维护合同档案：及时更新合同档案，并定期进行维护，包括删除过期合同和归档不再需要的合同。

4.4 建立合同访问和权限控制机制：限制合同档案的访问权限，确保只有授权人员可以查看和编辑合同文档。

4.5 建立备份和恢复机制：定期备份合同档案，以防止意外数据丢失，并建立恢复机制以应对档案损坏或丢失情况。

公司合同档案管理制度一、背景介绍为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。

二、管理目标和原则1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。

2.原则：-合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。

-统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。

-合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理工作。

三、档案管理流程1.合同建档-合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入档案管理系统。

-归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、附件等。

-归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合同类型、签订日期等。

2.合同存档-合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。

-合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档案库中。

-合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安全性和保存环境。

3.合同查询和借阅-公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。

-需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。

-借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。

-归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的完整性。

4.合同档案归档和销毁-合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。

-归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。

-合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并填写销毁记录。

四、责任和权限1.公司合同档案管理部门负责制定和执行合同档案管理制度，指导并监督各部门的合同档案管理工作。

2.业务部门负责合同档案的交付及相关信息的录入，并配合合同档案管理部门进行查询和借阅工作。

3.合同归档员负责合同档案的建档、存档、归档和销毁工作，并保证合同档案的保密性和安全性。

第一章总则第一条为加强合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理工作。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则；（二）集中统一原则；（三）完整准确原则；（四）安全保密原则；（五）便于利用原则。

第二章管理机构与职责第四条本单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条合同档案管理部门的主要职责：（一）负责制定合同档案管理的规章制度；（二）负责合同档案的收集、整理、归档；（三）负责合同档案的保管、保护和修复；（四）负责合同档案的查阅、借阅和复制；（五）负责合同档案的销毁和报废；（六）负责合同档案的统计、分析和报告；（七）负责合同档案管理的培训和指导。

第三章收集与整理第六条合同档案的收集范围：（一）本单位签订的各类合同；（二）合同附件、补充协议、变更协议等；（三）合同履行过程中的有关文件、资料；（四）合同履行完毕后的有关文件、资料。

第七条合同档案的整理要求：（一）按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；（二）按照合同档案的实际情况，编制合同档案目录；（三）对合同档案进行编号、编目、登记；（四）对合同档案进行整理、装订，确保档案的完整性和准确性。

第八条合同档案的归档要求：（一）合同档案应当在合同履行完毕后一个月内归档；（二）归档的合同档案应当符合本制度第六条、第七条的规定；（三）归档的合同档案应当由合同档案管理人员进行审核、验收。

第四章保管与保护第九条合同档案的保管要求：（一）按照合同档案的类别、等级、期限等进行分类、分柜、分架存放；（二）合同档案的存放应当符合国家档案保护标准，确保档案的物理安全；（三）合同档案的存放场所应当通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防火；（四）合同档案的存放场所应当配备必要的安全设施和设备。

合同档案管理制度一、背景和目的合同是企业重要的商务文件，管理合同档案对于企业的正常运营和风险控制至关重要。

为了实施合同档案的有效管理，确保合同文件的准确性和完整性，提高合同文档的检索和利用效率，制定合同档案管理制度是必要的。

二、适用范围本合同档案管理制度适用于公司内部所有的合同文件的管理和归档工作。

三、合同档案的定义和分类1. 合同档案的定义合同档案是指我公司在与内外部机构或个人进行商务交易过程中产生的所有文件和记录，包括但不限于合同、协议、投标文件、往来函件等。

2. 合同档案的分类合同档案按照合同类型、客户名称、合同金额等因素进行分类，以便于档案管理和检索。

四、合同档案管理流程1. 合同档案的收集和归档合同档案由各相关部门负责收集，汇总后交由档案管理部门进行归档。

归档时，应按照文件分类标准进行整理和编号，并制作档案目录，以方便合同档案的查找和利用。

2. 合同档案的保管和存储合同档案应妥善保管，存放在安全、防火、防潮的档案室内，避免接触灰尘、阳光和湿气等对文件造成的损害。

同时，应定期进行档案的整理、翻新和更新，确保合同档案的完好无损。

3. 合同档案的检索和利用任何需要查阅档案的人员都可以提出申请，但需填写申请表，并得到主管部门的批准方可进行查阅。

档案管理部门应根据申请信息进行检索，及时提供所需的档案信息，并记录查阅情况。

五、合同档案的维护和销毁1. 合同档案的维护合同档案管理部门应定期检查合同档案的完整性和准确性，对于发现的问题及时予以修复和补充。

对于重要合同文件，应复制并保存电子档案备份，以防止意外丢失或损坏。

2. 合同档案的销毁合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司政策规定执行。

一旦合同档案超过保管期限，应按照公司的文件销毁程序进行销毁。

销毁前，必须经过合同档案管理部门和法务部门的审批，并记录销毁过程和结果。

六、合同档案管理制度的执行和监督各部门应按照本制度的要求完成相应的合同档案管理工作。

一、总则第一条为了规范公司合同档案的管理，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，维护公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同的签订、执行、归档和保管工作。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规章制度。

（二）真实性原则：合同档案内容必须真实、准确、完整。

（三）安全性原则：确保合同档案的安全，防止泄露、损毁、丢失。

（四）有效性原则：提高合同档案的利用率，为公司的经营决策提供有力支持。

二、合同档案的归档范围第四条本制度规定的合同档案归档范围包括：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，如销售合同、采购合同、租赁合同、委托合同等。

（二）公司内部管理制度、业务流程、操作规程等涉及合同签订、履行、变更、解除等方面的文件。

（三）合同签订、履行、变更、解除过程中产生的相关凭证、证明材料。

（四）合同纠纷解决过程中的相关文件、证据材料。

三、合同档案的归档程序第五条合同档案的归档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件提交给档案管理部门。

（二）档案管理部门对提交的合同档案进行审核，确认符合归档要求后，予以归档。

（三）归档的合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号。

（四）档案管理部门对归档的合同档案进行登记、统计、归档目录编制等工作。

四、合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管与使用应遵循以下规定：（一）合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号，确保档案的有序管理。

（二）档案管理部门负责合同档案的保管工作，确保档案的完整、安全。

（三）合同档案的借阅、复制、使用等，需经档案管理部门批准。

（四）合同档案的借阅、复制、使用等，需按照相关规定进行登记、统计。

五、合同档案的销毁第七条合同档案的销毁应遵循以下规定：（一）合同档案的销毁需经公司领导批准。

（二）销毁合同档案前，需对档案进行核实，确保无遗漏。

（三）销毁合同档案时，需采取安全措施，防止档案损毁、丢失。

企业合同档案管理办法概述：合同是企业运营中不可或缺的一部分，管理好合同档案对于企业的正常运营和风险控制至关重要。

本文将介绍企业合同档案的管理办法，从档案的建立、归档、保管、查询和销毁等方面进行详细阐述。

一、合同档案的建立1. 合同档案必须全面、准确地记录企业和合作伙伴之间的合同内容，包括但不限于合同名称、签署日期、合同主体、合同期限、合同金额、履行义务、保密条款等。

2. 每份合同档案应包含合同正文、附件、补充协议等相关文件，并按照文件的重要性进行编号和归档。

二、合同档案的归档1. 与合同相关的文件必须按照合同编号和日期的顺序进行归档，确保档案的有序性和可查性。

2. 每份合同档案都需要在电子存储设备和实体档案库中同时备份，以防止档案丢失或损坏。

3. 将合同档案进行分类管理，如按照部门、项目或合同类型进行分类，以便于快速查找和合理利用。

三、合同档案的保管1. 实体档案必须妥善保存，放置在干燥、通风、防潮的环境中，并避免暴露在阳光直射下。

2. 对于电子档案，必须采取安全措施，确保数据不被篡改、损坏或丢失，如设置密码、定期备份等。

3. 合同档案应由专人负责保管，对档案的出入要进行记录和审批，并定期对档案进行盘点和清查。

四、合同档案的查询1. 所有合同档案都应建立索引，并在档案库中明确标注编号、日期等关键信息，以便于快速准确地查询。

2. 对于需要查询的合同档案，应将查询结果记录并提供给相关人员，以便于他们及时了解合同的内容和约定。

五、合同档案的销毁1. 按照公司或法律法规的规定，对合同档案进行定期销毁，以清理无效或过期的合同档案。

2. 在销毁合同档案前，必须经过合同管理部门或法务部门的批准，并制定明确的销毁程序。

3. 对于需要保留备份的电子合同档案，应在销毁之前进行备份，以备不时之需。

结论：企业合同档案管理是企业运营中不可忽视的一环。

通过合理的建立、归档、保管、查询和销毁等管理方法，可以有效提高合同档案的管理水平，减少潜在风险，并提升企业的运营效率和竞争力。

合同档案管理方法（实用4篇）随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。

那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。

合同档案管理制度篇一一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。

二、各类档案的组卷要准确。

卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。

三、档案整理。

按规定制定统一的档案分类编号方案。

案卷的排列、编号符合规定要求。

四、文件的整理。

鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。

对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。

五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。

六、库房管理。

库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。

七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密合同档案管理制度篇二一、总则集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。

各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

合同的档案管理与保存协议书甲方：（公司名称）地址：联系人：电话：乙方：（公司名称）地址：联系人：电话：鉴于甲方与乙方之间进行合同交易，并为了确保合同的有效管理与安全保存，双方达成以下协议：第一条合同档案管理责任1.1 甲方负责合同的起草、签订以及执行，并负责将签订后的合同档案归档。

1.2 乙方负责仔细阅读合同内容，并及时提出修改意见和异议。

一旦双方达成一致，乙方应将合同经签字确认后归还给甲方。

1.3 甲方负责为每一份合同设立唯一的合同编号，并建立相应的档案管理系统。

第二条合同档案保存与管理2.1 合同档案应以电子和纸质两种形式进行保存。

2.2 甲方应设立合适的网络服务器，并采取必要的安全措施，确保合同档案的电子版本安全可靠。

甲方应保证服务器的连续性和及时备份，以防数据丢失。

2.3 甲方应为纸质合同建立相应的档案室，定期进行整理和清点，并采取措施保护其安全。

2.4 甲方应制定合适的档案管理制度，确保合同档案的完整性和准确性。

档案管理制度应包括但不限于索引、分类、存储、检索等方面。

2.5 乙方有权申请查阅已经归档的合同档案，甲方应在合理时间内提供查阅服务。

第三条合同档案的保密性3.1 双方应对合同档案保密，未经对方书面许可，不得向第三方透露合同内容。

3.2 如有必要，双方可以就特定合同约定保密期限，超过保密期限后，可以适当披露合同内容。

第四条合同档案的保存期限4.1合同档案的保存期限应符合法律法规的要求，并根据合同的性质和重要性确定具体期限。

4.2 合同档案的电子版本保存期限不得少于纸质版本。

4.3 合同档案保存期限届满后，甲方有权根据法律法规的要求采取合适的处理措施，包括但不限于销毁、归档转移等。

第五条合同档案的争议解决5.1 双方在合同档案管理与保存过程中发生的争议，应优先通过友好协商解决。

5.2 如协商无法解决，双方同意将纠纷提交至有管辖权的仲裁机构进行仲裁。

5.3 仲裁裁决是终局的，对双方均具有约束力。

第一章总则第一条为加强国有企业合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理水平，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合国有企业实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于国有企业（以下简称企业）各类合同的档案管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、技术服务合同、工程合同等。

第三条企业合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法合规原则：严格遵守国家法律法规和档案管理相关规定，确保合同档案的合法性、有效性。

（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，全面反映合同签订、履行、变更、终止等情况。

（三）安全性原则：加强合同档案的保密和安全保护，防止档案丢失、损毁、泄露。

（四）便捷性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便企业内部查询和外部查阅。

第二章合同档案的归档与保管第四条企业应设立专门的合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条合同档案的归档应满足以下条件：（一）合同签订、履行完毕，或合同终止；（二）合同文本齐全，包括正本、副本、附件等；（三）合同档案内容真实、完整、准确。

第六条合同档案的保管应遵循以下要求：（一）按照合同档案的种类、性质、期限等分类存放，确保档案的有序性；（二）采取必要的防护措施，如防潮、防尘、防火、防盗等，确保档案的安全；（三）定期检查档案的保管状况，发现损坏、遗失等情况，及时处理。

第七条合同档案的保管期限应根据国家档案管理相关规定和企业实际情况确定，一般分为短期、中期、长期三种。

第三章合同档案的利用与查询第八条企业内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写查阅申请，经合同档案管理部门负责人批准后方可查阅。

第九条外部单位或个人因特殊情况需要查阅合同档案时，应按照国家档案管理相关规定和企业的授权范围办理。

第十条合同档案的利用应遵循以下原则：（一）确保合同档案的保密性，未经批准，不得泄露档案内容；（二）提供档案查询服务，方便企业内部查询和外部查阅；（三）对于因查阅合同档案产生的费用，按照国家档案管理相关规定和企业内部规定收取。

企业合同档案管理办法一、总则1.1为加强企业合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，结合企业实际情况，制定本办法。

1.2本办法适用于企业合同档案的归档、保管、利用和销毁等活动。

（1）完整性原则：确保合同档案的完整，反映合同签订、履行和终止的全过程；（2）准确性原则：确保合同档案的真实、准确，便于查询和利用；（3）安全性原则：确保合同档案的物理和信息安全，防止丢失、损坏和泄露；（4）便捷性原则：便于合同档案的检索、查阅和利用。

二、合同档案的收集与整理2.1合同档案的收集范围包括：（1）合同正本、附件及补充协议；（2）合同谈判、订立、履行、变更、解除和终止过程中产生的文件材料；（3）合同纠纷处理过程中产生的文件材料；（4）与合同有关的财务、税务、审计等文件材料；（5）其他具有保存价值的合同相关文件材料。

2.2合同档案的收集要求：（1）合同签订后，合同承办部门应及时收集合同相关文件材料，并进行初步整理；（2）合同承办部门应确保合同档案的完整性、准确性和真实性；（3）合同承办部门应将合同档案及时移交档案管理部门。

2.3合同档案的整理要求：（1）合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类整理；（2）合同档案应按照一事一卷的原则进行组卷；（3）合同档案应编制卷内目录和案卷封面，填写合同名称、签订时间、合同编号、当事人、保管期限等信息；（4）合同档案应采用统一规格的档案装具进行装订、装盒。

三、合同档案的保管与利用3.1合同档案的保管要求：（1）档案管理部门应设立专门的档案库房，保证档案库房的安全、整洁、适宜的温湿度条件；（2）档案管理部门应建立健全档案管理制度，确保档案的有序存放、安全保管和有效利用；（3）档案管理部门应定期对合同档案进行清点、检查，发现问题及时处理；（4）档案管理部门应制定档案销毁制度，对已到保管期限的合同档案进行鉴定、审批和销毁。

合同档案管理制度1. 简介合同档案管理制度是指为了规范和管理合同档案，确保合同的安全、完整和可追溯性，从而保护公司和合同方的合法权益而制定的一套制度。

本文档旨在为公司内部员工提供合同档案管理的相关规定和操作指南，以保障合同档案的有效管理。

2. 责任部门合同档案管理制度的执行主体为公司行政部门，具体负责合同档案的存储、整理、归档和销毁等工作。

行政部门可以委派专职人员负责日常的合同档案管理工作，并由行政部门负责监督和检查合同档案管理的执行情况。

3. 合同档案的归档和存储3.1 合同档案的分类合同档案应根据合同的类型、部门和年份进行分类。

常见的合同类型包括但不限于采购合同、销售合同、劳动合同等。

每个部门应负责归类和整理本部门相关的合同档案，并按照年份存放。

3.2 合同档案的存储方式合同档案可以采用电子存储和纸质存储相结合的方式进行管理。

电子存储应以云盘、服务器等网络存储设备为主，并设定合适的权限，保证合同档案的安全和机密性。

纸质存储应使用防潮、防火、防尘的合同档案柜进行存放，并进行标识和编号。

3.3 合同档案的整理和归档合同档案应定期进行整理和归档。

在整理和归档过程中，应按照合同档案的分类进行分类整理，并严格按照文件编号和日期进行归档。

对于合同档案的重要信息，应制作索引或目录，以方便查询和检索。

4. 合同档案的检索和借阅4.1 合同档案的检索合同档案应设立合适的检索系统，包括但不限于关键词检索、目录检索、日期检索等。

员工需要查询合同档案时，应事先填写查询申请表，并经过行政部门批准后方可进行查询。

4.2 合同档案的借阅合同档案只允许在特殊情况下进行借阅，借阅期限一般不超过7天。

借阅合同档案时，员工需要填写借阅申请表，并经过行政部门批准后方可借阅。

借阅结束后，应及时归还合同档案，并由行政部门进行存档。

5. 合同档案的备份和销毁5.1 合同档案的备份合同档案应定期进行备份，以防止数据丢失或损坏。

备份数据应存放在安全可靠的地方，并定期测试还原性能，确保备份数据的完整性和可恢复性。

如何整理公司合同6篇篇1合同是商业活动中最重要的法律文件之一，它记录了各方之间的权利和义务。

对于一个公司来说，要确保合同的整理工作是非常重要的，因为一个良好的合同体系可以确保公司的合规性和合作伙伴的信任。

在这篇文章中，我们将介绍如何整理公司合同，以确保公司的合同管理工作高效、便捷、有条理。

一、建立合同管理团队首先，公司需要成立一个专门的合同管理团队，负责整理和管理所有的合同文件。

这个团队可以由合同管理员、法务人员、财务人员和业务部门的代表组成，他们会共同负责合同的起草、审核、执行和归档工作。

合同管理团队应该设立明确的职责分工，确保每个人都清楚自己的责任范围。

二、建立合同管理流程建立合同管理流程是合同整理工作的重要步骤。

合同管理流程包括合同的起草、审批、签订、执行和归档等环节。

在建立合同管理流程时，公司需要考虑到不同部门之间的沟通协调，确保合同文件的流转顺畅，避免出现遗漏或错误。

三、建立合同档案管理系统为了方便合同的整理和查阅工作，公司需要建立一个合同档案管理系统。

这个系统可以是电子化的，也可以是纸质的，关键是要能够方便快捷地存储、检索和更新合同文件。

合同档案管理系统应该设有权限控制机制，确保只有授权人员才能查阅和处理合同文件。

四、进行合同清理和归档定期进行合同清理和归档是合同整理工作的必要步骤。

公司可以制定一份合同清理计划，对已经履行完毕或已经过期的合同进行清理和归档。

清理过的合同文件应该进行分类、整理、标注和归档，以便日后查阅和管理。

五、建立合同监督机制最后，公司需要建立一个合同监督机制，确保合同的执行情况得到有效监督和管理。

监督机制可以包括合同执行情况的定期报告、履约情况的评估、违约行为的处理等环节。

公司可以建立合同管理评估指标，对合同管理团队的工作进行考核和督促。

总之，合同整理是公司合同管理工作的重要环节，只有加强合同整理工作，才能确保公司的合同管理工作高效、全面、有序。

通过建立合同管理团队、建立合同管理流程、建立合同档案管理系统、进行合同清理和归档、建立合同监督机制等措施，公司可以提高合同管理的效率和质量，保护公司合法权益，促进合作伙伴关系的持续发展。