高级文秘课堂笔记 1 演示文稿

高级秘书、助理/行政人员 综合技能提升训练
主讲：敦平
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课程总览
1 2 3 4
第一部分 职业素养篇 第二部分 工作技能篇 第三部分 统筹管理篇
课程回顾
第一部分 职业素质篇
一、秘书、助理/行政人员职业特性与素质要求 二、秘书、助理/行政人员的职业生涯规划 三、秘书、助理/行政人员商务礼仪规范
第一部分 职业素养篇
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待礼仪
礼仪知识
形象的作用：
个人角度：
1、提供…… 2、增加个人…… 3、促进社会交往，改善…… 4、衡量个人……水准高低和有无……的尺度
企业角度： 良好的企业形象是一个企业的无形资产
1、塑造业形象 2、提高顾客的满意度和美誉度
1、塑造良好的个人形象
个人形象六要素：
初级秘书、助理 行政人员：协助领导的工作
主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件； 接待……； 其它事务性的简单工作；
初级：具备的能力
• 观察能力 • 一定的口头表达能力 • 操作能力 • 沟通能力
从中级走向高级的 秘诀是什么？
…… ……
主要职责
高级秘书、助理 行政人员：管理、参谋、支持上司工作
主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求
高级：具备的能力
• 沟通能力 • 协调能力 • 组织能力 • 观察能力 • 口头表达能力 • 操作能力 • 领悟能力 • 写作能力 • 编辑校对能力 • 审美能力

加强自身建设，增强个人的休养。20 20年1 1月25 日下午 3时11 分20.1 1.252 0.11.2 5
扩展市场，开发未来，实现现在。20 20年1 1月25 日星期 三下午 3时11 分8秒1 5:11: 0820.1 1.25
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。 2020年 11月 下午3时 11分2 0.11.2 515:1 1Nov ember 25, 2020
序号 专业技能名称
具体解释
6
统计
运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说 明问题。
7
处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求
复制
秘书掌握此项技能。
8
使用电信设备 主要指使用电话、电传和传真设备。
9
操作电脑
使用办公领域最先进、最重要的设备的能力， 主要用于处理信息。
20
行政文秘人员的主要工作
辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作
2
速记
用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短
语迅速记录语言的一种方法。
3
写作
是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体 现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。
在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加
4
编辑
工。
按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件
5
归档
归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。
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行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。 大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成 为会务机构的组织者。

《秘书学》课程笔记第一章秘书办文之常见文书（1）1.1 秘书办文之公文格式公文格式是文书处理中的重要组成部分，规范的公文格式能够提高工作效率，保证信息的准确传达。

公文格式主要包括以下几个部分：1. 公文标题：包括发文机关、发文事由、文种三部分，如：“XX公司关于召开年度总结大会的通知”。

标题应简洁明了，能够准确概括公文内容。

2. 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如：“XX发〔1321〕1号”。

发文字号是公文的唯一标识，便于归档和检索。

3. 密级和保密期限：根据公文内容确定，如：“秘密”、“机密”、“绝密”等。

密级和保密期限用于保护公文内容的安全，确保信息不泄露。

4. 紧急程度：根据公文紧急程度分为“特急”、“加急”和“平急”。

紧急程度用于提示接收机关对公文处理的优先级。

5. 正文：包括引言、主体和结尾三部分。

引言部分简要说明发文原因和目的；主体部分详细阐述发文内容，包括具体的事项、措施、要求等；结尾部分提出希望和要求，如希望接收机关予以批复、支持和配合等。

6. 签发人：发文机关主要负责人的姓名。

签发人用于确认公文的合法性和有效性。

7. 附件说明：如有附件，需注明附件名称和件数。

附件是公文的补充材料，用于提供详细的信息或支持公文内容的证据。

8. 成文日期：发文日期，用阿拉伯数字标注。

成文日期用于确定公文的生效时间。

9. 公文生效标识：加盖发文机关印章。

公文生效标识用于确认公文的正式性和权威性。

10. 主题词：反映公文主要内容的词语，便于检索和归档。

主题词应准确、简练，能够概括公文的核心内容。

1.2 秘书办文之请示的写法请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的公文。

请示的写法如下：1. 请示标题：发文机关+关于+请示事由+的请示，如：“XX公司关于购置新办公设备的请示”。

标题应明确表达请示的主题和目的。

2. 请示主送机关：上级机关名称。

主送机关是指请示的主要接收机关，应明确标注。

3. 请示正文：包括请示原因、请示事项和请示要求。

03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。

Level 4



能创造性地并有效率的解决面对影响整个组织的最为复杂 和困难的问题。 提出建设性及有洞察力的问题，探测到足够的信息资源 去促进问题的解决。 对于不同的状况，能战略性分析危险，利益和机会。
创新能力
Level 1 为工作的顺利完成提供新想法和新方法 在办公地点进行有效的头脑风暴演练 激发自己注意到事物表象之外的因素 Level 2 经常为工作的顺利完成提供新想法和新方法 阶段性为观念的发展贡献高质量的思维方法 思考在标准的方法和思维方式外，是否有更有效的方法
Level 3 在团队中，创造归属感和团队精神。 让队员参与团队目标的制定，在适当时能做出决定。 确保队员对企业使命，目标，和重要任务的理解和认识。 帮助每一个团队理解他们的重要性，让每一个人感到自身 的价值和受到尊重。 追求成功，并与团队分享成功信念。 Level 4 在组织内部发展高效的团队，鼓舞与庆祝成功的喜悦。 在不同团队中，善于创造高涨的团队士气。 能在公司的团队中建立高产出的团队，并消除彼此隔阂 能根据需要促进高层次的合作，并取得业务目标的完成。
以上多种方式的结合，互联网
电话管理

电话逾少逾好 电话逾短逾好（1分30秒） 电话最好每一段时间打一次 打电话 接电话 电话礼仪
电话流程
呼入电话的结构 准备和计划 欢迎顾客致电 聆听致电的原因
提问和聆听辨别客户的需要
确认你所理解的细节 提供解决方案并说服 结束电话服务 退出
会议管理


在团队中是解决问题的高手。
Level 3


能创造性地并有效率的解决影响其它团队的复杂问题。 能正确定义解决问题所需要的信息及种类 能在跨团队中辨认隐藏的问题或危机。 对于欺骗或前进中的障碍能预测并积极解决。 让员工也要经常思考如何解决问题。 在会议或组织中，带头解决问题。

办公自动化与高级文秘培训教程PowerPoint2007办公自动化与高级文秘培训教程第一节：PowerPoint基础知识1. PowerPoint是什么？PowerPoint是一种流行的演示文稿软件，用于制作演示文稿、展示报告、培训课件等。

2. PowerPoint的主要功能有哪些？- 制作幻灯片：可以添加文本、图片、图表、视频等元素来制作幻灯片。

- 设计模板：可以使用许多预设的模板来美化演示文稿。

- 过渡和动画效果：可以为每个幻灯片设置过渡效果和动画效果。

- 放映模式：可以将演示文稿以全屏幕模式进行播放，使演示更生动。

- 分享和协作：可以将演示文稿导出为PDF、视频或共享链接的形式与他人分享。

3. PowerPoint的界面介绍PowerPoint的主界面包括以下几个重要的部分：- 标题栏：显示当前打开的演示文稿的名称。

- 快速访问工具栏：包含常用的操作按钮，如保存、撤销、重做等。

- 主菜单栏：包含文件、编辑、插入等用于操作演示文稿的菜单选项。

- 工具栏：包含常用的工具和功能按钮，如文本格式、图表、图片等。

- 幻灯片窗格：显示当前幻灯片的编辑区域。

- 大纲窗格：显示演示文稿的结构和大纲。

- 笔记窗格：用于编辑演讲者的笔记。

- 幻灯片浏览器：用于查看当前演示文稿的所有幻灯片的缩略图。

第二节：制作演示文稿1. 创建新的演示文稿在PowerPoint中，可以通过以下步骤来创建新的演示文稿：- 打开PowerPoint软件。

- 点击“文件”菜单中的“新建”选项。

- 选择“空白演示文稿”或从模板库中选择一个适合的模板。

- 点击“创建”按钮。

2. 添加幻灯片在PowerPoint中，可以通过以下步骤来添加新的幻灯片：- 在主界面的左侧导航栏中，点击“幻灯片”选项卡。

- 点击“新建幻灯片”按钮。

- 在弹出的对话框中选择一个幻灯片布局。

- 点击“确定”按钮。

3. 编辑幻灯片内容在PowerPoint中，可以通过以下方式来编辑幻灯片的内容：- 在幻灯片窗格中，点击要编辑的文本框。

考核内容 消防设施
完好率 安全隐患
整改率 安全事故
发生率 安全培训 计划完成率
权重 目标值 20% 30%
衡量标准 数据来源 考核分数
办公室危机处理
一、工作中我们遇到较难处理的危机事件？ 二、搬家后员工抗议有甲醛，如何解决？
三、会务管理
1、会议的重要性
2、会议的组织与管理： ◇会前准备 ◇会中协助 ◇会后整理
会议的苏格拉底法
控制会议规模 简化会议程序 缩短会议时间 提升会议水准
会议控制
会议筹备工作
开始
会 议 前 准 备 工 作 流 程 ：
结束
位次礼仪
会议座次礼仪
1
会议不同于会客。会客人数少，会议则人数较多。
大型会议：参与者多，规模大。分主席台和群众席。 1、主席团座次 练习：按职位高低安排8位和10位主席台就坐人员
沟通的漏斗
避免沟通漏斗方法
指令不能有效执行的真正原因..
理解什么是沟通？
现场游戏 小故事
与不同对象的沟通、协调方法
三个方向的沟通
上司
没有胆量
沟通者
清洁：维持以上整理、整顿、清扫后的局面， 使工作人员觉得整洁、卫生；
修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都 自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯，做到“以司为家、以司为荣”。
人最需要的地盘有2个
现场演练—如何要求下属做好5S
安全及保密工作
安全：
人事信息、人事档案、 薪酬信息、人事报表……
办公室布置的原则
一、方便 二、……整洁 三、……统一 四、安全
办公布局考虑因素
1、人数、面积 2、部室…… 3、部门间…… 4、办公室间隔方式 5、办公室布局 6、位置安排 7、常用办公设施设备

文秘笔记（5篇材料）第一篇：文秘笔记拟订会议议程、日程(一)会议议程和会议日程的含义及作用1.会议议程的内容会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。

大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。

2.会议日程的内容会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3.会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。

(二)会议议程的制定程序会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。

(三)会议日程的编制方法(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。

(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。

(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

(5)保密性较强的议题一般放在后面。

(四)注意事项1.会议议程和会议日程的区别会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。

会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。

2.会议临时动议如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。

提供会议地点的备选方案(一)会议地点选择的要求会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：(1)交通便利;(2)会场的大小应与会议规模相符;(3)场地要有良好的设备配置;(4)场地应不受外界干扰;(5)选择会议地点应考虑有无停车场所;(6)场地租借的成本必须合理。

文秘知识培训ppt免费在线阅读某某某某NOTE一.沟通的要领目标明确内容合理对象恰当时机恰当场合恰当方法恰当不断回馈结果确认某案例：某高效沟通行动方案当别人始终未能了解你的意思时,应先反省是否自已的沟通方式有问题,而不先责备对方。

开会或上课等正式的场合,应把手机关机,塑造一个良好的沟通环境。

和他人沟通时,能够专注的看着对方,听对方的话时也能用心理解,而不左顾右盼,心有旁骛。

和别人协调沟通时,避免对对方有先入为主的负面想法。

与其他部门或同事协调时,能保持客观理性的态度,谴词用句多用正面的话。

善于表达是人才，懂得聆听是圣贤！某组织流程注意事项会议组织某第一阶段：会前的计划与筹备第二阶段：会中的协调与安排第三阶段：会后的落实与总结（一）会议的三个阶段某会议议题确定邀请与会者安排会议日程及议程确定会议地点布置会议发送会议通知（二）.会议组织十二步骤会议签到会议进行会议记录会议善后会议跟进会议总结某议程某某会议议程10月10日9：00花园酒店（9：00）开场白（9：10）为缺席致歉（9：20）批准上次会议备忘录（9：40）各部门销售情况报告（10：30）茶歇（10：40）分析产品滞销原因（12：00）午餐及午休时间（14：00）将商讨并列出可能的决议之策（15：30）茶歇（15：40）评估应对策略，做出最决策（17：00）特别事宜（17：15）其他事宜（17：30）会议结束早上9点是个不错的开会时间，因为此时人的头脑最清醒包括欢迎词、介绍、会议目标、基本要求会议不宜持续过长时间，会间休息有利于精力恢复午休时间不宜继续开会议程开头为会议时间和地点清楚标识序号明确时间分配会议超时肯定令人不快某便函式会议通知某某领导：兹定于某月某日（星期某）下午14：00在公司会议召开部门经理会议，讨论下半年的工作，请准时参加。

择要而记。

记一次会议，要围绕议题、主持人和主要领导发言的中心思想，与会者的不同意见或争议问题、结论性意见、决议等作记录。

高级文秘、行政助理综 合技能实战培训（ PPT256页）
2021年8月7日星期六
秘书/行政助理
学习要领
•心态归零 •超越自我 •全情投入 •团队共享 •好的心态 •认识自己 •参与多深 •互相促进 •收获巨大 •成长卓越 •领悟多深 •共同成长
序言——
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态
• 心态导致人生惊人的不同
2、基本商务礼仪 ◇ 办公室礼仪 ◇ 接待、宴请、座次礼仪
1、塑造良好的个人形象
通过衣着打扮、言 行举止，反映你的 个性、形象及公众 面貌所树立起来的 印象。
礼仪知识
礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重 对方过程和手段。
礼仪内容：
礼仪原则： 礼仪目的：
约束自己尊重他人 为他人着想 轻松愉快的交往
理
3、会议及活动的管理
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定 及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与 延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整 理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作 及事后的管理。
企业行政文秘的工作内容（2）
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、 用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的 准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和 各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车 辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上 司其它事务的代理。
职业生涯规划制定职业生涯目标 Nhomakorabea原则S.M.A.R.T.原则
◆明确具体的（Specific） ◆可衡量的（Measurable） ◆可接受的（Acceptable） ◆现实可行的（Realistic） ◆有时间限制的（Timetable）

高级办公文秘教案目录第一课 Word根本操作第二课格式第三课如何编制目录第四课美化文档第五课绘图第六课查找与替换第七课表格第八课表格计算第九课复习(1)第十课 Excel第十一课输入与编辑工作表数据第十二课设置工作表的格式第十三课工作表根本编辑第十四课工作表格式设置第十五课使用公式和函数第十六课图表第十七课绘图第十八课分析数据第十九课数据透视表和数据透视图第二十课打印文件第二十一课 powerpoint第二十二课幻灯片格式第二十三课演示文稿的修饰第二十四课幻灯片放映第二十五课网络知识第一课 Word根本操作一．Office概述1.Office介绍2.Office的启动与退出3.Word窗口介绍①工具栏显示与隐藏：视图→工具栏→②标尺显示与关闭：视图→标尺③滚动条：工具→选项→视图→④状态栏：工具→选项→视图→二．Word根本操作1.文件操作:①新建文件：a.文件→新建文件；b.Ctrl+N②保存文件(重点提示:文件格式):a.文件→保存／另存为①翻开文件: a.文件→翻开； b.Ctrl+O②文字编辑:①插入字符：在窗口中单击键入字符即可②修改字符：①Backspace退格键:删除光标插入点前的字符或空格；②Del删除键:删除光标插入点后的字符或空格；③Insert改写键：按一下该键处于改写状态；再按一次处于插入字符状态；也可双击状态栏上的“改写〞按钮③页面设置及打印预览：①文件→页面设置→①页边距：页边距、方向等②纸张：纸张大小〔单击三角号可选换纸张〕②文件→打印预览Ｃtrl+F2 →①打印预览工具栏详细讲解②单击：“打印预览〞工具栏上的关闭可回到编辑状态第二课格式一．选定文本：1.鼠标拖动法：2.加选法：按Shift键+单击鼠标3.间隔选定法：按Ctrl键+拖动鼠标法4.矩形块文本选定法：按Alt键＋拖动鼠标5.键盘法二．修饰文本：1.选定文本2.格式→字体Ctrl+D →第二课格式一．段落1.选定段落文本；2.格式→段落→缩进和间距、行间距、特殊格式等二．页眉和页脚1.视图→页眉和页脚三．字体应用实例排版：1.登记表2.内容提要／简介五、作业：1.登记表2.内容提要3.招生简课第三课如何编制目录一．利用样式编制目录1.新建文档2.视图→大纲视图3.格式→工程符号与编号→多级符号〔自定义〕4.键入目录文字并回车5.按Tab键可降低大纲级别；按Shift+Tab可提升大纲级别6.插入点位于文首→插入→引用→索引和目录→目录→确定7.视图→页面视图→即可看到目录效果第三课如何编制目录一．利用制表位制作目录1.新建文档2.格式→制表位→键入制表位位置〔单击对齐方式、前导符、设置〕→确定3.在文中键入目录文字后按Tab键4.回车后重复执行第3步即可。

高级办公文秘专业培训教程高级办公文秘专业培训教程第一部分：基础知识篇第一章：办公文秘的角色和职责1.1 办公文秘的定义和概述1.2 办公文秘的角色和职责1.3 办公文秘的常见工作内容第二章：办公文秘的基本技能2.1 优秀的沟通能力2.2 准确无误的文字处理能力2.3 高效的组织能力2.4 熟练运用办公软件的能力2.5 熟悉办公设备的使用方法第三章：办公文秘的职业素养3.1 知识和技能的不断更新与提升3.2 保持良好的工作态度和工作品质3.3 勤奋和持久的工作精神3.4 保护商业机密和保密工作3.5 学会合理处理工作上的问题和冲突第二部分：办公技能篇第四章：信息管理和文件处理4.1 有效的信息管理和组织4.2 高效的文件处理和归档4.3 管理电子邮件和日程安排4.4 熟悉会议记录和会议技巧4.5 掌握与上级和同事的沟通技巧第五章：会议和活动的组织与安排5.1 策划和组织会议的流程5.2 高效安排和管理会议的时间和地点5.3 熟练运用会议记录和会议纪要5.4 协助组织特殊活动和庆典第六章：商务信函和企业公文写作6.1 商务信函的格式和写作规范6.2 企业公文的种类和写作特点6.3 提高写作表达能力和语言运用能力6.4 编写简洁明了的会议纪要和工作报告第七章：应对电话和接待工作7.1 电话礼仪和应对策略7.2 接待来访客户和访客接待处的礼仪7.3 提高电话和接待工作的专业素养7.4 处理突发事件和紧急情况的能力第三部分：实践操作篇第八章：实践技能演练8.1 虚拟办公实操演练8.2 办公文秘实际工作模拟8.3 办公技能培训实地考察8.4 办公技能竞赛和综合实训第九章：实践能力考核9.1 办公技能综合考核9.2 办公实操操作验收9.3 办公技能能力测试9.4 培训期末综合评估结语：办公文秘是一个需要全面掌握办公技能和职业素养的职业。

通过本教程的学习和实践能力的培养，可以使学员在办公文秘领域更加具备竞争力，为公司的工作提供高效的支持和服务。