公文管理办法

- 1 - 山东国顺宏基集团

公文管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公文管理，提高工作效率，维护公文管理的严肃性，结合公司实际,制定本制度。

第二条 公文管理职责。

(一)综合部是公司公文的执行与监督机构,负责公司公文的打印、用印、发放、立卷、归档工作,各单位上报公文和收到外部公文的分类转报、传递、立卷、归档工作，及检查各单位的公文处理活动。

(二)各部门、单位必须严格执行公文管理程序,根据职权范围认真做好公文管理的各项工作，具体负责公司归口公文的拟稿、打字、校对、核稿、报批，以及本部门、单位公文的拟稿、打字、校对、核稿、报批、打印、用印、发放、立卷、归档工作。

第二章 公文分类

第三条 公文根据发文主体可分为内部公文和外部公文。

(一）内部公文。 - 2 - 1.公司公文：发文单位为公司的公文.

2.分公司公文:发文单位为分公司的公文。

3。职能部门公文:发文单位为职能部门的公文.

(二）外部公文:来自于政府机关、社会团体、协会、中介机构、集团等外部单位的公文。

第四条 公文根据文件内容可分为决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等.

（一)决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项.

(二)决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通知：适用于批转下级单位公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员等。

(四）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(五)报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问，报告不需上级单位答复。

(六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准，请示事项 - 3 - 一般需上级单位给予批复.

（七)批复：适用于答复下级单位请示事项。

（八）函:适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项，非重要事项也可用函的形式下发。

（九)纪要：适用于记载、传达会议主要情况和议定事项.

第五条 公文根据发文载体可分为文件和便函。

(一)文件:发文单位为公司，用于发送公司的决定、意见、通报、通知、制度、请示、报告和批复等重要内容.项目部根据工程实际，可以对业主、监理等外部单位发送与工程有关的事项的请示、说明、通知等内容的文件。

(二)便函：发文单位为分公司、职能部门或直属项目部,用于发送分公司、职能部门或直属项目部的通报、通知等一般内容。

第三章 公文格式

第六条 公文一般由机密等级、紧急程度、发文单位标识、文件编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 - 4 - （一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（二）文件编号由发文单位代字、年份、发文顺序号组成：XX﹝XXXX﹞X号。

1.发文单位代字如下：

国顺集团：山东国顺宏基集团有限公司；

国顺综合:山东国顺宏基集团有限公司综合部;

国顺企管:山东国顺宏基集团有限公司企业管理部；

国顺财务：山东国顺宏基集团有限公司财务部;

国顺物资：山东国顺宏基集团有限公司物资部；

国顺技经：山东国顺宏基集团有限公司技经部;

国顺监察：山东国顺宏基集团有限公司监察部；

国顺市场：山东国顺宏基集团有限公司市场开发部;

联能电力：山东联能电力设计有限公司；

国顺建设：山东国顺工程建设有限公司;

国顺丽城：淄博丽城公共设施投资有限公司。 - 5 - 2.年份:全称用六角括号“〔〕”括入，如“〔2016〕”代表2016年度发送的公文。

3。发文顺序号：由公文发放单位分别顺序编号,使用阿拉伯数字标注，发文顺序号不加“第”字,不编虚位（即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字,如山东国顺宏基集团有限公司2018年发送的第1号文件，文件编号为“国顺宏基〔2018〕1号"。

4.便函编号：同文件编号规则,但单独编号，不与文件混编。

5。编号主体:公司公文由综合部统一编号，其他公文由发文单位负责编号。

（三)公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，上行文应当标明发文单位,下行文可省略发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号.

（四)主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（五)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(六）公文除“会议纪要”以外,应当加盖印章。

(七)成文日期以负责人签发的日期为准。

(八）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号 - 6 - 标注。

（九)公文应当标注主题词，上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。

第七条 公文用纸一般采用国际标准A4(21OmmX297mm），表头向上、向左,左侧装订.

第四章 行文规则

第八条 行文应当确有必要，注重效用。

第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十条 公司可以直接向上级主管单位、下级单位行文。各分公司、职能部门在自己的权限范围内，可相互行文,但不得对外行文。

第十一条 “请示"应当一文一事。一般只写一个主送单位，需要同时发送其他单位的，应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位.下行文和平行文应同时抄报发文单位的上级领导和分管领导。“报告”不得夹带请示事项，请示事项不得以“意见”上报。 - 7 - 第十二条 对上级单位的来文,公司如无具体贯彻意见，可按保密要求原文翻印（复印）加盖转发部门章下发，不再重复行文转发，收文单位应按照执行。

第五章 公文签发审批权限

第十三条 发文单位为公司的，须报总经理审批，涉及公司重大人事调整、组织架构调整及制度下发的，须报董事长审批。

第十四条 发文单位为分公司、职能部门或直属项目部的,须报分公司、职能部门或直属项目部负责人审批，涉及公司重大事项的，须报分管领导审核、总经理审批.

第十五条 集团或公司授权管理制度另有规定的，从其规定。

第六章 发文办理

第十七条 发文办理指制发公文的过程,包括拟稿、打字、校对、审核、签发、打印、用印、分发等程序。

以公司名义发文，具体包括:公司主办单位负责人拟稿，分管领导审核,送总经理签发，综合部编号、盖章、装订、分发，有关单位负责人会签。印制前由主办单位承办人负责校对。发文的拟稿纸由综合部负责存档。

（一）拟稿、打字：拟稿人根据上级部门要求、直接领导安 - 8 - 排进行拟稿、打字，填写《发文签批单》并签字。

草拟公文应当做到：

1.符合国家的法律、法规和公司规章制度，做到合法、合理、科学.

2。观点明晰、表述准确、结构严谨、条理清楚、措辞精炼,字词规范、标点正确.

3。公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

4。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引文件编号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

5。结构层次序数。对于四层结构的文件序数为第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”第四层为“（1）";对于三层结构的文件序数为第一层为“一、”,第二层为“（一）"，第三层为“1.”；对于两层结构的文件序数为第一层“一、”，第二层“1.”；第一层用黑体字,第二层、第三层和第四层用仿宋体字（对外报送且有格式要求的从其要求）。主标题为二号字,正文为四号字。

6。应当使用国家法定的计量单位。 - 9 - 7.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名.

8.公文中的数字，除部分结构层次序数，在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(二）校对:核稿人对《发文签批单》内容进行校对，校对其字词、标点是否准确，行文是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合公司的规定等，不符合要求的退回拟稿人修改，直至无误。

（三)核稿：核稿人根据上级或领导要求的精神实质进行核稿，并在《发文签批单》上签字,核稿人一般为拟稿人、打字人的直接上级。在不改变原意的情况下,核稿人可对文稿进行删节和文字加工。

（四)签发:审批人按签发审批权限审批,并在《发文签批单》上签字。

（五）打印:打印人对照电子版文件和审批后的《发文签批单》进行打印、装订纸质文件，打印前需检查两者是否一致，审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全，格式是否统一、规 - 10 - 范、符合公文格式要求等。

（六）用印：打印人将打印后的文件连同《发文签批单》报印鉴保管人,根据经签批的《发文签批单》用印并作用印登记。

(七）发放:发放人根据经签批的发放文件并作发文登记。

(八）立卷、归档:公文发放完毕，发放人将《发文签批单》和公文正本整理立卷，并按公司有关规定进行归档。

第七章 收文办理

第十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办等程序。

(一)签收：综合部收到文件一般应履行签收手续，但传真、电子邮件及不需签收的,可以不办签收手续，其他部门收到外部文件一律转综合部处理，并履行签收手续。

（二）登记:综合部公文管理人员对外部来文进行顺序登记，如文件编号、发文单位、文件标题、收文时间等；归口业务部门收到对于须报请上级领导审批的内部来文，本单位公文管理人员进行顺序登记.

(三)拟办:综合部负责人或归口业务部门负责人根据文件内容、特征提出拟办意见，填写《文件会签单》，由公文管理人员 - 11 - 送领导批示。

(四）批办：领导批示后，公文管理人员根据领导批示,对来文跟进办理：对需要办理的事项，督促承办人按批示办理；对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式进行传达；对需要传阅的文件送达给相关责任人,并做传阅登记,对于需要领导传阅、批阅的文件,应先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，由送阅人采取一送一退的办法交领导依次传阅;对于阅知性文件一般按领导的排序传阅；对于阅批性文件，则按领导排序自后往前传阅.

（五)承办：承办人对需要办理的事项应及时办理。凡属承办单位职权范围内可以答复的事项，承办单位应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理。

（六)督办：综合部有权对承办情况进行督促检查。督办贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。

第十九条 时间控制:各事项在拟办、承办、督办等每一阶段，均须按要求时限办理;其中，普通件办理控制在两天内，急件办理控制在一天内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时