档案信息化

Ｒｅｖｉｅｗ　ｏｆ　ｓｔｕｄｉｅｓ　ｏｎ　ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ　ｏｆ　ａｒｃｈｉｖｅｓ　

档案信息化研究综述　

文／刘娜孔青青Ｌｉｕ　Ｎａ　Ｋｏｎｇ　Ｑｉｎｇ—ｑｉｎｇ　

摘要：档案信息化已成为档案发展的必然趋势，学界越来越重视对其的研究，文章首先介绍国外档案信息化研究现状，比较分析　国内档案信息化研究的情况，主要从发文年代、文献主题两方面进行统计分析；汇总档案信息化实践中的各种困难，并简要分析　其原因；探讨档案信息化实现手段，对目前主流档案管理系统做推荐分析。　关键词：档案信息化；现状；实践困难；实现手段；档案管理系统　中图分类号：Ｇ２７５　９　文献标识码：Ａ　文章编号：１００５－－９６５２（２０１３）Ｏ３一Ｏ０６１一Ｏ３　

我国的档案信息化工作始于２０世纪９０年代，档案　

信息化工作在“十五”期间首次被列入全国档案事业　

发展规划中。在全国档案事业“十二五”规划时，档　

案信息化建设工作作为八项建设内容之一，明确提出　

加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信　息化基础建设。…为响应国家号召，各省市档案行政主　

管部门的年度发展计划中都将档案信息化列入发展重　

点和年终考核目标。除此之外，国家社会科学基金研　

究课题指南和立项资助的项目中也多次涉及档案信息　化工作。在１９９９—２００８年间国家社科基金共批准６０个　

档案立项课题，其中７项主题是关于档案信息化工作。　

这些都体现了国家对档案信息化建设的重视程度。笔　

者一直努力跟进档案信息化建设的进展，归纳总结了　

２０００年１月１日至２０１１年１２月３１日期间有关档案信息化　的国内外研究现状。　

一、国外档案信息化研究现状　

对于档案信息化的研究，国外起步较早。他们有　很多成功的经验值得我们学习。美国档案管理始于　

１９４６杜鲁门总统发出的有关档案管理的指令，在半　

个多世纪以来，美国一直重视档案理论与实践工作。　

在档案信息化领域，美国政府推出了一系列举措，　

谈档案信息化建设与工程档案管理

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、促进档案信息化建设的几点建议

1.档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

档案信息化建设方案

随着科技的快速发展和信息化时代的到来，各行各业都在积极推进数字化和信息化的进程。而档案管理作为一个重要的领域，也不能落后于时代的步伐。档案信息化建设方案便是为了满足这一需求，提高档案管理的效率和质量。

一、背景和目标

在传统的档案管理模式下，纸质档案是主要的存储形式，管理起来繁琐且易丢失。为了解决这一问题，将档案数字化是必然的趋势。因此，档案信息化建设方案的背景就是要推动档案数字化转型，实现档案的全面电子化和网络化存储。

其目标主要包括以下几个方面：

1. 提高档案管理的效率。通过信息化手段，实现档案的快速检索和共享，减少管理人员的工作量，提高工作效率。

2. 充分利用信息技术，提高档案保密性。建立相应的权限系统，确保档案信息只能被授权人员访问。

3. 提高档案信息的可靠性和持续性。数字化存储能够保证档案信息不易丢失和损毁。

二、实施步骤

为了实现上述目标，档案信息化建设方案的实施分为以下几个步骤。

1. 档案数字化 首先需要将纸质档案转化为电子档案。通过扫描仪等设备将纸质档案逐页扫描，并进行图像处理，提高图像的清晰度和色彩还原度。同时，需要对扫描后的文件进行全文检索技术的处理，以便快速定位目标档案。

2. 档案管理系统的建设

建立一个电子档案管理系统，实现对电子档案的管理、检索、共享等功能。该系统应具备以下特点：

- 完善的用户管理权限系统，确保只有授权人员才能访问相关档案信息。

- 快速、准确的检索功能，方便用户查找所需档案。

- 强大的存储能力，能够满足大量档案的存储需求。

3. 档案信息的网络化存储

在确保档案信息安全性的前提下，将电子档案存储于云服务器或远程数据中心。这样可以实现档案共享和远程访问，方便各相关部门的工作。

4. 档案信息的保密性

建立相应的档案信息安全措施，包括加密技术、防火墙、备份策略等，确保档案信息的安全和完整性。并且，要建立完善的备份和恢复机制，做好防止数据丢失的准备工作。

档案工作信息化建设整改措施

随着信息技术的快速发展和社会进步的要求，档案工作也正在朝着信息化建设的方向不断推进。然而，在档案工作信息化建设的过程中，还存在一些问题和挑战，需要采取一系列的整改措施。本文将从建设基础设施、加强人员培训、推进业务流程再造、加强信息安全保障等方面阐述档案工作信息化建设的整改措施。

首先，建设基础设施是档案工作信息化建设的基础。可采取以下措施：一是加大投入力度，增加购置先进的计算机设备和专业档案管理软件；二是优化网络环境，建设高速稳定的计算机网络，提高数据传输和共享效率；三是加强数据存储设施的建设，采用高效可靠的存储设备，保证数据的安全性和完整性。

其次，加强人员培训是档案工作信息化建设的重要环节。可采取以下措施：一是开展全员培训，提高工作人员的信息技术素养和档案管理能力，使其熟练使用相关软件和设备；二是组织专业培训，邀请资深专家教授档案管理的理论知识和实际操作技巧，提高工作人员的综合素质。 此外，推进业务流程再造是档案工作信息化建设的核心任务。可采取以下措施：一是进行业务流程全面分析，找出存在的痛点和难点，优化流程，提高工作效率；二是推行在线办公，推动档案管理流程的电子化和自动化，减少纸质文件的使用，提高工作效率和信息安全性；三是引入现代技术手段，如