档案管理及保密制度

单位档案保密工作制度

第一章 总 则

第一条 为了加强单位档案的保密工作，维护国家安全和社会稳定，保障单位的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于本单位档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节的保密工作。

第三条 单位档案保密工作要坚持预防为主、突出重点、全面管理、确保安全的原则，建立健全保密制度，明确保密责任，加强保密管理，确保档案安全。

第四条 单位应当设立档案保密机构，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，并配备专职或者兼职档案保密工作人员。

第五条 单位应当对档案工作人员进行档案保密知识和技能的培训，提高档案保密工作人员的保密意识和能力。

第六条 单位应当将档案保密工作纳入单位安全生产和保密工作总体布局，建立健全档案保密责任制，明确各级领导和各部门的保密职责，确保档案保密工作落到实处。

第二章 档案的收集和整理

第七条 单位收集和整理档案时，应当对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行审查，严格按照法律法规和单位保密制度进行管理。

第八条 单位整理档案应当采用符合保密要求的方法和材料，确保档案的完整、真实、准确和安全。

第九条 单位对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应当采取措施，确保档案内容不泄露。

第十条 单位对具有保密要求的档案，应当及时归档，并按照保密等级和期限进行保管。

第三章 档案的保管和利用

第十一条 单位档案保管场所应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘、防磁等要求，确保档案安全。 第十二条 单位应当建立档案保管制度，明确档案的保管流程、保管人员和保管责任，确保档案的安全。

第十三条 单位利用档案时，应当遵守保密规定，严格按照审批程序进行，不得泄露档案内容。

第十四条 单位应当建立档案利用记录制度，对档案的利用情况进行记录，确保档案的利用安全。

第 1 页 共 6 页 档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

1.引言

一个全面、规范的档案管理制度对于任何组织或机构都至关重要。良好的档案管理制度可以确保档案的安全和可靠性，保护机密信息，提高办公效率，为组织的决策提供准确的信息基础。本文将介绍一个完整的档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度，帮助组织或机构建立高效的档案管理体系。

2.档案归档

档案归档是指将文件按照一定的规则和程序进行分类、整理和存放。正确的档案归档可以确保档案的易查性和可靠性。以下是档案归档的基本原则和步骤：

2.1.原则

（1）按类别分类：将档案按照不同的类别进行分类，如部门、项目、时间等。

（2）按编号编排：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和管理。

（3）按时间顺序排列：按照档案产生的时间顺序进行排列，方便查阅。

2.2.步骤

（1）文件收集：将机构或组织产生的所有文件进行整理和归档。 第 2 页 共 6 页 （2）文件鉴定：对文件进行鉴定，确定哪些文件是需要保留的，并进行归档。

（3）文件整理：对文件进行分类、整理和编目。

（4）文件存储：将整理好的文件放入相应的文件柜、文件夹或存储设备中，并进行标识和编号。

3.档案保管

档案保管是指对归档好的文件进行安全和有效的保管。以下是档案保管的基本原则和措施：

3.1.原则

（1）安全性原则：确保档案的安全和保密，防止损毁、丢失或泄露。

（2）易查性原则：确保档案的易查性，方便及时查阅和使用。

（3）独立性原则：确保档案保管人员的独立性，避免滥用权限。

3.2.措施

（1）存储设备：使用特定的文件柜、文件夹或存储设备来存放档案。

（2）存储环境：保持档案室的适宜温湿度，防止档案变质或受潮。

（3）鉴定保管人员：确定专门负责档案保管的人员，并对其进行培训和管理。 第 3 页 共 6 页 4.档案借阅

档案借阅是指组织或个人向档案保管单位申请查阅或使用档案的过程。以下是档案借阅的基本过程和注意事项：

档案保密管理制度

一、总则

为有效保护机构的档案资料，确保档案资料不受侵犯、泄露，本制度制定。本制度是机构保密管理制度的重要组成部分，适用于本机构全体工作人员和所有访问和使用本机构档案资料的单位和个人。

二、保密等级制度

为根据文件内容的重要性，系统分类后进行保护，必须实行机密、秘密、内部、公开四级保密制度。具体分级标准参照国家保密规定。

三、档案保密管理人员

本机构建立档案保密管理工作机构，设计专人负责档案保密管理工作。职责如下：

1. 对机构档案进行分类、整理、登记、鉴定和归档等工作；

2. 制定档案保密管理制度、工作制度和流程； 3. 保护机构档案资料的机密性、完整性、保密期限和非机构人员的访问限制；

4. 对本机构内部的档案资料和文件拥有最高的保密权限。

四、文件传输

1. 本机构传输档案文件时，应使用加密方式进行传输，确保文件完整有序；

2. 文件传输软件或工具必须是机构指定的安全软件或工具；

3. 文件传输后要及时销毁本地文件、清除本地记录。

五、档案去向管理

机构档案是本机构的重要资产。离职人员、外出人员等，如果曾经接触机构保密文件，其离开或出差回来后均需接受档案安全检查。

六、档案安全保护

1. 档案安全保护设施必须满足国家的保密标准；

2. 登记入库的资料必须按等级进行分类存放； 3. 机构必须定期对存放在保险柜内的档案资料进行复核，对无价值或已过期文件进行及时销毁。

七、责任追究

对档案资料泄漏的行为，依据档案管理规定、人事纪律管理规定和保密资料管理规定进行惩处；情节严重者，追究刑事责任。

八、总结

机构的档案管理是保护机构重要资产的基础。通过建立档案保密管理制度，增强对机构档案存储，传输，使用等安全管理的重视，提高了机构的保密管理的水平，为机构的全面保密打下了坚实基础。

一、总则

为了加强档案室保密档案的管理，确保国家秘密、商业秘密和个人隐私的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

二、保密档案的定义

保密档案是指在档案管理过程中，涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案材料，包括但不限于以下内容：

1.涉及国家安全和利益的档案；

2.涉及国家政治、经济、军事、外交、科技、文化等领域的档案；

3.涉及商业秘密、技术秘密、商业机密的档案；

4.涉及个人隐私的档案；

5.其他涉及保密的档案。

三、保密档案的管理原则

1.依法管理原则：严格按照国家有关法律法规和本制度的规定，对保密档案进行管理。

2.安全保密原则：确保保密档案的安全，防止失密、泄密事件的发生。

3.分类管理原则：根据保密档案的密级和保密要求，进行分类管理。

4.责任到人原则：明确保密档案管理人员的职责，确保保密档案的安全。

5.保密教育与监督原则：加强保密档案管理人员的保密教育和监督，提高保密意识。

四、保密档案的管理职责

1.档案室负责人：负责保密档案管理的全面工作，确保保密档案的安全。

2.保密档案管理员：负责保密档案的收集、整理、归档、保管、提供利用等工作。

3.各部门负责人：对本部门产生的保密档案进行审核、审批，确保档案的准确性、完整性和保密性。

五、保密档案的管理流程 1.收集与审核：各部门将产生的保密档案送交档案室，档案室进行审核，确认档案的保密级别和保密要求。

2.整理与归档：档案室根据保密档案的密级和保密要求，进行分类整理，并按照规定的时间、顺序进行归档。

3.保管与维护：档案室对保密档案进行妥善保管，定期检查档案的完好情况，确保档案的实体安全。

4.提供利用：档案室根据工作需要，在确保保密档案安全的前提下，提供保密档案的查阅、复制等服务。

5.销毁与销毁处理：保密档案达到保密期限或者失去保密价值的，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。