前台工作流程
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公司前台文员岗位职责及工作流程
1、客户接待及信息管理
公司来访客户的日常接待流程:
客户上门→引导接待入座(询问来源)→引导客人去会议室等候→倒水→待领导同意后方可引荐→客流详情登记
2、前台文员代表公司形象和窗口及第一联络窗口,对待来访客人态度要热情,大方,要使用文明用语;不
得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开需要安排有其他人员代值,一般代值不超过15分钟。
3、来访客人接待及流程
客人、贵宾来访:贵宾上门→热情询问是否预约→引导至预约人或预约部门→倒水/沏茶
推销人员来访:推销人员上门→热情询问是否预约→留下资料及名片→转交至相关人员
4、电话接听及留言处理
听到电话铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先门候,并自报公司名。
标准语如下:您好,这里是鑫锐威装饰,对方讲时仔细聆听并记录要点,迅速判断对方的需求
1)咨询业务→留下对方的电话号码,由专业人员进行回复,设计或业务人员
2)推销产品→与公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方面的需求,请联系其他公司吧。
3)找人→问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约否,再转接至相关人员或部门;如为不明电话则快速结束电话。
4)留言→记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,如有重要事情第一时间电话通知到相关人员
5)其他→不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。
5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、协助办员工入离职手助
1)对正式入职员工必须完善其个人资料及信息,并录入公司员工档案信息表,注明入职时间及职位等情况
2)离职人员在前台处领取离职申请表,离职必须提前一个月申请,否则不予办理任何手续。
6、考勤监督、统计、外出签到监督
1)新员到入职对其签到的真实有效情进行监督并进行检查,如有作弊行为当时提出,并对其自动离职;
2)每月15日前将所有在职人员上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交到财务部,保证统计的真实性、准确性。
3)规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。
7、名片、工牌制作、通讯录更新
1)各部门名片由前台文员负责统一使用QQ或邮件联系指定印务商家制作,并在3-5个工作日内送货,收取名片时由前台核对内容并签字确认。
2)熟记各部门分机号,及时更新员工通讯录,每月更新一次,发放至各部或微信群工作QQ群8、办公用品管理流程
办公用品收发管理
1)申报流程: 申请部门到前台文员处领取<<l办公用品申请表>>申请部门经理签字同意采购。
前
台文员回收整理,综合办考核,总经理签字批准。
2)采购流程: 总经理签字批准→通知供货商。
前台检查采购的物品质量是否符合标准。
牵手库
存。
发放各部门签字确认。
9、电话缴费
1)负责公司每月座机交费。
2)领导手机充值。
副总经理以上公司领导。
10、物资管理。