浅议信息化时代下的档案管理工作
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那 如 何 做 好 电 子 档 案 的 管 理 工 作
呢？观 念
社 会 地 位 。由 于 管理 设 备 的 现 代化 、 档 案 种 类 及 载 体 的 多 样化 ， 管 理 水 平 的 不断 革新 ， 对 档案 管 理 人 员在 业 务 知 识 、 科 学 技 术 知 和管理水平 、 能 力 等 多方面 都 提 出了 新 的 更高 的要 求 。 档案管 理 人 员除 了应具 备广 博 的 知 识 外 ，还 要 有 一个 结 构 合 理 的 人 才 群 体 和 合理 的 人 才 比 例 ， 有 较好 的 知 结 构 、 年龄结构 、 素 顷 结 构等 ， 将 不 同 类 型 的人 才 按 照优 化 原 则 结 合 住 … 起 ， 扬长避短 ， 各显其能 ， 发挥“ 交叉” 优势 ， 使 管 理 工 作 达 到 最 佳状 况 。
通， 实 现 信息 的 实时 传递 、 交 流和 共享 。 通 过 配 发使用 没备 ， 实 现 所 管辖 单 位档 案 部 门 内的 统— 标 准 ， 为档 案信 息 化 管 理提 供 有 利 保
要 。数 字 化 档 案 管 理 不仅 是 档 案 部 门 在 工 作 方 式 上 的 创 新 ，更 是 参 与 国家 信 息
与 档 案 信 息 化 建 设 关 系 最 为 密 切
的， 首 先是 档 案 信 息 资 源 观 。过 去 我 们普
遍 将 档 案信 息 作 为 一 种 文 化 资 源 ，主 要
发 挥 了 档 案信 息 的 凭证 价 值 ，而 今 后 也 要将 档案 信 息作 为 经 济 资源对待 ， 并 发 挥 其 独 特 的 情报 价 值 。其 次 ， 是文 件 与 档 案 的公 开 和 开放 观 念 。我 们 在 过 去 的 工 作 中 比 较 重 视档 案 的 开 放 和 开
高 速 公 路 的 具 体 体 现 。数 字 化 档 案 管 理
时 代 下的 档 案 管 理 工 作 障 。有 些标 准的 制定 需 要耗 费 巨大 的人 力 、 物 力， 不但 涉 及数 据格
式， 还 将涉 及 运行 坏 境等 诸 多冈素 ， 其本 身就 包含 小止 一 项 的 复 杂 课题 ， 所 以更 应统 一领 导 ， 集 中力 量 ， 锲 而 不舍 ， 不断 推进 。
育 等 的需 求 。
筛选案卷去除糟粕 、 分 类 重 组案 卷 、 规 范著 录 ， 以 及 规 范提 名保 障 榆 索 查准 率等 ［作 ，建 健 全 和 完 善 档 案 管 理 业 务 流程 及技
术规范。
四、 促 进 档 案 管理 者 思 想 和 管 理 方 法与 时俱 进
要 实 现 档 案 管理 的现 代 化 ，档 案 管 理 者 思 想观 念 的转 变 是
Ｊ 育 广 角 — ～
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作 的 有效实 现 。 档 案 主管部 门应 加 大基 础 设施 的投 入 力度 给各 单 位 配 备统 一、 专、 【 『 ， 的软 硬 件 没备 及 相应 管 理 系统 并 实 现 网 络 互
，
，
快 国 家 信 息 化 步 伐和 发 展 档 案 事 业 的 需
的特殊 ， 对 标 准 化管 理 不 能 予 以 充 分 重视 的情 况 。 要 通 过 精 细
玉 浑
善储藏结构 ，节约空间，增加信息存储 量； 可减轻从业人员工作量， 提高档案管
理效率 ； 可实现实时档案信 息的传输 、 交 换 和 共 享 。数 字 化 档 案 管 理 为 利 用 者 提 供了及时 、 准确 、 系 统 且 具 有 较 高权 威 性 和 参 考 价 值 的档 案 信 息 ，它 不 仅 能 够 满 足 科 学 研 究 的 需 要 ，还 可 以 满 足家 庭 教
关键 。档 案 管 理 者 要摒 弃 落后 的 思 想观 念 ， 打破传统的 、 旧的』 ＝
作 格 局 ，要 充 分 认 识 到档 案 工 作 在 社 会 主 义市 场 经 济 建设 巾 的 重 要作 用 。 档 案 管 理 者 需 要 以 灵活 多 样 的 形 式 ， 有 针 对 性地 向社 会 各 界 开 展 多种 形式 的服 务 ，要 在 工作 的广 度和 深 上 不断 拓 ， 提高档案部 １ ＇ １ ］ 的整 体 素 质 ， 增 强应 变 能 力 ， 提高档蘖： 工 ＝ 作 的
ｒ ＿ ］ １ ＝ Ｌ 提升档案 工作在信息化社会 中的地位和 作 用 。实 现 档案 管 理 现 代 化 可 进 一 步 改
档 案 部 门 应改 变 以往 “ 单干 ” 的做法 ， 利辟 ｊ 自身 优 势 ， 积 极 参 与网 络 信 息 资源 的建 设 、 开 发和 利 用 ， 及 时 抓 住 网络 化 的 有 利 时 机， 与图书部 门 、 情报部门 、 博 物 馆 及 其 他 部 门其 同开 发 利 用 档 案 信 息 资源 ， 以提 高 档案 信 息 编 研 和 深 层开 发的 质 量 。 档 案 主管 部 门要 加 强 专项 教 育 ，避 免 出 现 过 分 强 调 本 单 位
发 利 用 ，而对 于 现 行 和 半 现 行 阶 段 的 文件 则一 般 不 予 公 开 和 开
放 。 今 后 则应 在 档 案 信 息 化 建 设 中 重 点研 究如 何 加 强 现 行 与 半 现 行 文件 的公 开 与 开 放 ， 制 定有 关 现 行 文 件 开 放 的政 策与 法规 。 最 后 是终 身学 习观 念 。随 着 新 技 术和 新 知 识不 断 应 用 到 档 案 管
三、 开展 深层 次 档 案 信 息服 务 合 作
的落实 将促使 与之 相关 的计算 机技 术 、 通 讯技 术 、网 络 技 术 和 多 媒 体 技 术 等 高 新 技术 在档案 领域 中得 到广泛应 用 ， 从 而 促 进 档 案 管 理 理 论 、档 案 管 理 技 术 和 方 法 的 变 革 ，最 大 程 度 地 实现 档 案 信 息 资 源 的 有效 利 用 和 共 享 ，进 一 步 发 挥 和
