实业公司公文管理办法

第 1 页 共 16 页 公文管理办法

第一节 总 则

第一条、目的

为加强公文管理，使其更加制度化、规范化，以提高公文质量和公文处理工作效率，现依据集团公司有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条、适用范围

本办法适用于实业公司各部门及所有人员。

第三条、术语和定义

1、公文

公司的公文是公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。使用 OA 等办公软件所行使的公文同样适用本办法。

2、公文管理

包括公文的拟发、收文、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条、职责

公司人事行政办公室（以下称办公室）是公司公文处理的管理机构，主管并负责指导公司各部门、项目部的公文管理工作。

第二节 公文种类

第五条、公司的公文种类主要有：命令（令）；提案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要；意见等。

一、命令（令）：适用于发布重要行政法规和规章；采取重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员；撤销各部门不适当的决定。

二、提案：又称议案，是有提案权的组织或个人提交会议讨论的方案、建议。适用于各部门按照程序向总经理办公会、专题会或者向上一级组织机构办公会、专题会提请审议事项； 第 2 页 共 16 页 三、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。

四、指示 ：适用于对公司各部门、各项目部布置工作，阐明经营管理活动的指导原则和要求的下行文。

五、公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

六、通告：适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项，通告主要用于有关部门开展业务工作需要。

七、通知：适用于转发政府机关及上级组织机构的公文，批转各部门、各项目的公文；发布规章；传达要求各部门、各项目办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

八、通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。

九、报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级组织机构的询问。

十、请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。

十一、批复：适用于答复下级部门或人员的请示事项。

十二、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。

十三、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

十四、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第六条、使用哪种形式公文格式，由发文机关根据实际需要确定，不明确的可向办公室咨询。

第三节 组成及格式

第七条、公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位及人员、正文、附注、附件、发文机关署名和日期、印章、抄送单位及人员等部分组成，参见“公文模板”。会议报告的字体、格式可根据会议需要适当调整。

一、版头:红头文件由发文机关全称加“文件”二字组成，并用套红大字居中，印在公文首页上中部，字体为楷体 55 号；联合行文，主办单位应当排列在前，字体为楷体40号，“文件”二字字体为 50 号。可根据单位名称第 3 页 共 16 页 字数适当调整字体宽度。

二、秘密等级：公文须设秘密等级。秘密等级分为“机密”、“秘密”、“普通”，秘密等级标注在文件版头右上方顶格位置。文件秘密等级，由发文单位根据文件内容确定。

（一）机密：指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文。

（二）秘密：指所涉内容不能向无关人员透露的公文。

（三）普通：指所涉内容可在公司内传达的公文，但不可擅自对公司以外公布。

三、紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。紧急程度标注在版头右侧秘密等级垂直下方位置。收文部门收到紧急文件后，须立即转呈收文人，不可延误。非紧急文件，此处标示可省略，收文部门按正常要求时限传递。

四、发文字号：包括公司代字、部门代字、年份、序号，标注于版头下方居中或者左下方；联合行文只需标明主办单位发文字号。发文字号排序原则上公司简称位于年份前，部门代字、文件类型依次位于年份后。公司代字使用“荣盛发展实业”字样执行；部门代字原则上以第一个字作为简称，会议纪要以“会”字作为简称。如：办公室印发会议纪要，发文字号为荣盛发展实业[2009]办会字第 01 号。

五、签发人：公司下发带有版头的正式公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。

六、公文标题：由发文机关名称、公文主题和文种组成；应当准确简要地概括公文的主要内容；标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号；一律用“二号”、“黑体”、“加粗”，间距为“自动、固定值、36 磅”。构成标题的三个方面，视情形可省去发文单位。公告或某些内容十分简单的公文，视情形可省去事由；或者同时省去发文单位。

七、主送单位：主要受理公文的机关。主送单位名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，间距为“0 行、固定值、25 磅”。 第 4 页 共 16 页 八、正文：即公文的主体。用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方；应简明扼要，叙述明了；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”间距为“0

行、固定值 25磅 （可根据页面结构、空间适当调整）”。正文中其他规定为：

（一）时间形式按照“二〇〇九年八月三日”的形式，“零”写为“〇”。

（二）引用公文应先引标题，后注明文件字号；或引用文件字号，省略标题亦可。

（三）结构层次序数:第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，依次类推。

（四）使用计量单位的应当使用国家法定计量单位。

（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（六）公文中的数字，除印发日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（七）关于人员的任命、免职文件按以下规定，“任命”和“免去”为黑体四号、顶格书写；任命和免去的内容另起一行空两个书写，格式与正文一致。

九、附注：公文如有附注 （需要说明的其它事项），应当加括号标注；标注内容用“小四号”、“宋体”；若正文中出现“注：”形式的备注内容，应使用“小四号”“宋体”。当正文中出现引用法规、规章名称时，出现（试行）字样，均采用“小四”“宋体”。

十、附件：公文如有附件,应当在正文之后、落款之前注明附件名称和顺序。附件是正文的补充说明部分，要与正文一起装订或发送；正文、附件页码分开设置。电子版文件或涉及公司保密信息不宜随文件下发作为附件的，须标注说明；制度办法等作为附件的，以“第*节”居中来区分章节，以“第*条”作为开端章节里的内容；图表数字作为附件的，以方便阅览、节约纸张作为制作原则；以固有文件图片作为附件的，视使用用途和需要，或直接作为附件或缩印、扩印、扫描作为附件；其他作为附件的，行文格式须与正文格式相同。 第 5 页 共 16 页 十一、发文署名：应该使用全称位于正文的右下方，公司名称处加盖公章，如为个人则须其本人签字。原则上公司名称在落款的第一行，部门名称在第二行，发文日期在第三行；行间距均为固定值 16磅，第二行与第三行之间须另隔一空行，如无第二行则整行删除。

十二、成文日期：一般为会议通过或领导人签发日期；印发文件时署印发日期。

十三、印章：须盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。如正文末页无空档，可加上一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方顶格标明“（此页无正文）”，字体同正文。

十四、呈抄送单位及人员：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、部门及各公司、无隶属关系的单位，一般形式有：呈、抄送、发。

（一）“呈”范围为发文机关的上级组织机构、领导：公司级文件须呈报主管公司副总、公司总经理；部门级文件须呈总经理、副总经理，其他公司可根据行文内容、目的依次类推选择呈送。

（二）“抄送”范围为发文机关的同级平行部门、领导以及其他需要告知的无隶属关系的部门：部门文件抄送同级别的相关部门，但部门发文必须抄送办公室一份用于档案留存。

（三）“发”范围是指公文的发送对象，包括各部门、各项目部。

（四）呈抄送领导的顺序按“级别高排列在前，级别相同先总部后各公司、同一公司先任命排列在前、同时任命年长者排列在前”的原则确定；部门顺序按照部门成立的先后和惯例排序。

（五）任命文件、会议通知以及座次排序等人员排序参照“呈抄送领导的排序”。

第八条、为保证效率，各单位、各部门可根据实际情况，在不影响事件送达的前提下，省去公文组成中的部分内容。

第九条、公文用纸为国际标准A4型；靠左双钉侧装；张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。 第 6 页 共 16 页 第四节 行文规则

第十条、行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第十一条、公司各部门无权对政府机关及上级机构直接行文，该类行文均应以公司的名义，由办公室印发。

第十二条、公司内行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，职权范围外内容要有上级批准性文件或准予的依据。

一、公司可以对各部门、各项目部行文。

二、各部门在其职权范围内，可以互相行文，可以向各公司、有关业务部门行文。各部门向各公司有关业务部门的行文，应当同时发办公室。

三、各部门及人员一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级部门或领导。

四、公司各部门可以联合行文。

五、公司各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有权责令纠正或撤销。

第十三条、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送领导，如需同时送其它领导或单位，应用抄送形式。

第五节 发文管理

第十四条、发文管理指制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印（或编号、套红、清稿 ）、用印（用章）、发送等程序。拟发文件使用《拟稿审批单》逐级签批 （参见附件一），由拟稿部门拟稿，主管领导审核，总经理以及其授权人员签批，相应部门执行发文。

一、拟稿：非公司各部门业务范围的综合性重要文件，由办公室拟稿；凡内容属各部门业务范围内的文件，由各部门拟稿；相关部门联合行文，由主办部门拟稿。

（一）符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合公司的章程及有关规定。

（二）文稿必须情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清