电算化会计系统的内部控制模式(doc 7)
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会计电算化的内控制度摘要:本文从电算化的内部控制制度的定义入手,分析了电算化对内控制度的影响,并针对此五个方面的影响,从责任制、软硬件、会计档案、程序操作、人员职能、系统安全、内部审计等七个方面,阐述了如何加强会计电算化的内控制度。
关键词:会计电算化;内控制度一、会计电算化的内控制度定义会计电算化,是指计算机技术在会计中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的过程。
内部会计控制制度是现代企业内部管理制度的一个重要组成部分,是在企事业单位会计工作中,为了维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产的完整性而制定的各种规章制度、组织措施、管理、业务处理手续以及其为防止可能发生的风险而采取的一切措施的总称。
二、会计电算化对内控制度的影响1.内控制度范围的变化。
由于计算机系统运行的复杂性,其内控制度既有传统手工系统的控制,也有传统手工系统所没有的控制。
因此,计算机技术的引入,给会计的内控制度工作提出了新的要求。
2.内控制度形式的变化。
原手工操作下一些内控制度措施在电算化后已没有存在的必要。
如编制科目汇总表、凭证汇总表、总账和明细账的核对等;原手工操作下一些内控制度措施在电算化后转移到计算机内通过会计软件来实现。
如凭证贷平衡校验,余额发生额平衡检查。
因此,计算机系统的内控制度也由手工条件下的单一人工控制转为人工控制和程序控制相结合。
电算化系统许多应用程序中包含了内控制度功能。
3.职责权限的变化。
授权是一种常见的、基础的内控制度。
在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章,自然形成了层层复核、道道把关,具有严格的审核复查机制。
4.会计信息磁性化带来的问题。
手工条件下, 会计数据和信息记录在纸介质的单、证、账、表上, 修改困难,修改会留有明显痕迹, 从而便于查证、控制。
而在电算化条件下, 会计电算的资料如证、账、表都是通过计算机处理系统完成的,资料的表现形式主要是打印的账表和存储在计算机软硬盘和其他存储介质中的会计数据,这些存放在磁性介质中的会计档案,可以方便地被不留痕迹地加以修改,很容易遭到损坏和破坏, 影响会计信息的真实可靠性。
浅谈电算化会计系统的内部控制摘要:随着电子计算机技术和网络通信技术的飞速发展,我国市场经济的竞争更加激烈,管理者对信息的需求将更加迫切。
然而沿袭手工方式下的内部控制体系,已经不能适应新系统的发展了,因此有必要研究电算化会计系统的内部控制制度,以确保会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性;确保用户单位能正常开展会计核算、会计报表和财务管理工作。
关键词:计算机电算化会计内部控制一、电算化环境下的内部控制体系1、软件控制“软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能”,这是对会计软件的基本要求之一。
只有具备这一功能,才能使电算化会计系统所接收的数据都经过严格的软件审核和检验,完整、准确地输入并转换成机器所能接受的形态,使得所有会计电算化数据都在软件控制下,不会被随意遗漏、添加和篡改。
2、作业控制系统应定期或不定期地打印输出各种凭证、账簿、报表等资料,对这些打印信息要妥善保管,将输出信息上的打印时间、份数及打印者的身份等信息记录下来,以便万一在数据扩散时备查,同时对打印的财务数据应按照有关保密条例和档案分类管理办法加以妥善保管,保存期限按国家有关财务数据的保存期限要求进行。
电算化会计软件的修改,必须经过必要的审核程序,留下充分的文档说明。
一般是由使用操作人员提出书面修改要求,经有关主管核准后,交由软件开发人员,先对文档进行补充说明,然后修改程序,对程序加密后,再提交用户使用。
其间要认真填写“系统维护修改记录簿”的有关内容。
3、审计控制它指的是在建立电算化会计系统的内部控制制度时,要考虑留下充分的审计线索,为以后的对电算化会计系统的审计做好基础。
电算化会计系统的审计线索包括证帐表等审计线索、每日录入信息、系统运行记录薄、系统操作日志系统维护修改记录薄、异常/事故记录薄以及系统相关文档等。
这些审计线索可以为审计人员日后审核检查提供帮助。
4、权责关系控制会计电算化后要重新明确各工作岗位的设置,一般来讲,只要将原来专任制单的会计岗位改设成计算机操作岗位,其他会计工作岗位均可按原来旧的设置并加以精简即可。
会计电算化系统内部控制制度(1)系统开发控制系统开发控制的作用是保证每个系统在正式投入运行之前,每个新程序或修改后的程序在正式进入系统之前,都经过合法的申请、测试、审批手续,防止非法系统投入运行或非法程序进入系统。
计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性、资本预算、经济效益评估等工作,开发过程中的系统分折、系统设计、系统实施等工作,以及对现有系统的评估、企业发展需求,系统更新的可行性研究,更新方案的决策等工作。
系统开发、发展控制的应具备以下几方面。
1、授权和领导认可计算机会计系统的开发项目1般投资金额比较大如铁道部新的会计核算系统4.0版本耗资几10个亿,对企业整体管理目标的影响很大,因此必须得到授权和领导认可。
计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进如铁路部门的财务软件由各铁路局自行开发内部使用,到铁道部统1的财务软件3.0版本到4.0版本的不断升级,对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠,因此必须得到授权和领导认可。
2、符合标准和规范不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必须遵循财政部或各省财政厅制订的标准和规范。
包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程团、系统各功能模块的设计等等。
我国已经颁布的有关国家标准和规范主要有财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等。
按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加可靠、更加完善,有利于对系统的维护和进1步的发展、更新。
3、人员培训自行开发软件在开发阶段对使用计算机会计系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。
外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。
在系统运行前对有关人员进行培训I,包括系统的操作培训I,系统投入运行后新的内部控制制度,计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进1步利用和分析的前景等等。
浅谈会计电算化的内部控制摘要:内部控制制度是指企业行政领导和各个管理部门的有关人员,在处理生产经营业务活动时相互联系,相互制约的一种管理体系,它是社会经济发展到一定阶段的产物,是现代企业管理的重要手段。
本文就会计电算化系统的应用对企业内部控制制度的影响及如何完善企业的内部控制制度进行阐述。
关键词:会计电算化;内部控制;现状;建议一、当前我国会计电算化的发展现状我国的会计电算化工作起步较晚,从20世纪70年代末才开始,经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段,到目前的管理型会计软件发展阶段。
在这近20年的发展过程中,已取得了长足的进步,商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。
已经通过财政部认可的软件就有40多种,加上各省财政部门认可并使用的,总计达200多种,再加上各企事业单位自行开发的,更是不胜枚举。
许多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。
会计电算化的产生和发展对企业内部控制制度的影响从内部控制关系到企业财产物资的安全完整,关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。
企业为实现既定的管理目标,必需建立起一整套内部控制制度,以保证企业有序、健康地发展。
会计电算化使传统的会计系统组织机构,会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化,其中对企业内部控制制度的影响最为明显。
主要表现在以下几个方面:1.数据安全性差手工系统中数据的处理和存储均分散于各个部门和人员,而计算机系统的突出特点就是其处理和存储的集中化,使得其处理结果一旦发生错误,就往往在短时间内迅速蔓延,由此对数据安全带来一定的威胁。
另外,数据大量集中存储于磁、光介质中,一旦发生火灾、水灾、被盗之类的事件,就可能使全部数据丢失或者毁损,从而增加了数据的脆弱性。
2.对不合理的业务缺乏识别能力尽管计算机运行速度快、精度高,但以其代替人的手工操作的同时也使系统丧失了人类所具有的对不合逻辑,不合理的及例外事项的判断和处理能力,因此要求在数据处理过程中增加多种检查控制。
会计电算化系统下的内部控制制度【摘要】会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账和报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,其目的是提高企业财会管理水平和经济效益,从而实现会计工作的现代化。
随着会计电算化的飞速发展,利用电算化系统的弱点进行的贪污、舞弊等违法犯罪活动也有所增加,给企业和社会造成了严重的损失。
【关键词】会计电算化,会计,内部控制制度一、会计电算化舞弊者大多数具有相当高的计算机专业知识和熟练的计算机操作技能,作案时多采用高技术、高智能的计算机手段。
目前舞弊者手法具体概括为以下几类:1.非法改动业务数据。
这是最简单也是最常用的手法。
该手法在经济业务数据输入计算机之前或输入过程中,通过虚构、修改、删除等手段来达到个人目的。
2.非法改动软件程序或文件。
是指舞弊者为了达到个人的某种目的,对财务软件应用程序进行非法改动。
或者通过维护程序来修改或直接通过计算机终端修改文件中的数据。
3.非法改动或窃取输出结果。
此类舞弊的方式主要有非法修改、销毁输出报表、将输出报表送给公司竞争对手或利用终端窃取机密信息等。
4.其他非法操作。
如冒名顶替、盗取密码或磁卡非待进入、仿造或模拟等。
同时,舞弊者大多通过对程序和数据这些无形信息的操作来实现其作案目的,舞弊后对计算机硬件和信息载体可以不造成任何损害,不留痕迹,且作案时间地点不受限制,具有很强的隐蔽性。
因此,会计电算化系统的舞弊带来的经济损失一般都比较大。
如果电算化管理系统遭到破坏,企业在恢复系统之前难以进行正常的业务活动,损失更是难以预计,甚至有可能危及到企业的生存。
二、会计电算化系统的舞弊现象出现的原因多种多样,其中主要有两个方面:1.会计软件的缺陷。
目前市场上有数百种会计软件,有些单位还使用自己开发的软件,各软件的水平参差不齐。
一些企业使用的软件安全性与保密性上存在着诸多的问题和不足,使得舞弊者有机可乘。
会计电算化系统的内部控制作者:蔡梦筠朱蓉来源:《中国管理信息化》2010年第01期[摘要] 会计电算化是将以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务,并以电子计算机作为工具替代手工记账、算账、报账等传统方式,实现会计信息的收集、整理、输出、分析、预测、决策的过程。
内部控制是单位为提高会计信息质量,保护资产的安全和完整,确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。
近年来,我国十分重视对内部控制的研究,并发布了一系列规范和指导意见,促进了单位内部控制的建立和完善。
但是,会计电算化的发展又给内部控制带来了新的问题和挑战。
本文主要分析会计电算化环境下内部控制的特点、现状、问题、风险和影响,并以此为基础探讨电算化会计信息系统环境下的内部控制建设问题,提出企业实行会计电算化后,确保系统能够正常、安全、有效运行的方法及措施。
[关键词] 会计电算化;内部控制;加强和完善doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 01. 005[中图分类号]F232;F233[文献标识码]A[文章编号]1673 - 0194(2010)01 - 0013- 02在电算化会计系统中,原来的手工控制手段有些依然保留,但需要增设一些包含于计算机程序中的程序化控制。
当然,由于电算化程度不同,程序化控制的数量也会有所不同。
一般来说,电算化程度越高,采用的程序化控制要求也越多。
两者相结合的特点,反映了电算化会计系统控制技术的复杂性。
一、会计电算化条件下内部控制的现状1. 对会计电算化的认识不到位,忽视内部控制制度建设,制度流于形式。
2.数据处理的集中性使会计工作组织会发生质的变化。
3. 会计电算化系统运行的复杂性,使内部会计控制的范围扩大。
4. 会计电算化控制手段和方式的变化,加大了电算化系统的控制风险。
5. 会计电算化的运行未能建立科学合理的制度体系。
浅论电算化会计信息系统的内部控制摘要:本文对电算化会计信息系统内部控制的特点开始分析,说明它包含的基本内容,指出可能存在的问题,并对如何加强和完善提出了几点建议。
关键词:电算化;会计信息系统;内部控制会计电算化是发展会计工作的必然趋势。
电算化会计的发展使企业内部控制发生了改变,同时也对企业内部控制提出了新的要求。
在会计电算化系统中,加强制度建设及程序开发中的内部控制设计,将传统的对人的控制,转变成对人和计算机软件系统的控制,才能达成企业内部控制目标,给企业带来了更大的效益。
因此,如缺乏对会计电算化系统的了解,就会产生许多问题。
1.比较电算化会计信息系统与手工会计系统的特点1.1内部控制制度有了新的内容因计算机技术和网络技术的引入,使一些会计工作的形式发生了改变,同时也给会计工作增加了新的工作内容,内部会计控制的范围也更广泛,包含了以往手工会计系统没有的一些控制,所以说,电算化会计信息系统下的内部控制制度也要有新的内容。
1.2内部控制的重点有了新的转移电算化会计信息系统内部控制的重点转移是,将传统的财务部门转移到电子数据处理部门,且控制的要求也更加严格。
1.3内部控制的方式有了新的改变一方面,在手工会计系统下的总账、明细账核对、科目汇总表等,在实施电算化后就不用存在了。
排除受计算机病毒的影响、数据受损和非法操作等情况,计算机自动汇总基本不会出错。
另一方面是原手工会计系统下的一些内部控制措施,在电算化后就转移到计算机内部。
即控制的方式将从人工转变为以计算机控制为主,与人工控制相结合。
2.电算化会计信息系统内部控制的主要内容2.1一般控制的主要内容系统开发控制。
其目的是为了保证电算化系统开发阶段的不出现错误和偏差,确保系统开发过程及内容符合内部控制的要求和有关标准。
系统的维护控制。
系统维护主要的内容是调整、扩充和完善电算化系统功能,包括修改升级软件、维修或更新计算机硬件和通讯设备的等。
系统安全控制。
访问授权是计算机技术中重要的控制手段,它能够保证会计信息只能由授权人访问,以防止非授权者的访问、复制、修改和破坏。
论电算化会计系统的内部控制摘要:企业为实现既定的管理目标,必需建立起了一整套内部控制制度,以保证企业有序、健康地发展。
企业在建立了电算化会计系统后,企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。
由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。
关键词:电算化会计;内部控制;内部审计中图分类号:f23 文献标识码:a 文章编号:1001-828x(2011)05-0122-01一、会计电算化系统下内部控制面临的问题1 系统的设计和使用相脱节目前,许多电算化会计系统是用户单位的财务人员和协作单位的计算机人员合作开发的,这就存在着开发和使用相脱节的问题,使得设计出来的系统存在许多问题,不能反映企业的实际情况。
其次,随着电算化水平的提高和系统功能的强大,对计算机知识水平和操作能力的要求越来越高,在岗的财务人员虽然经过一系列计算机和电算化方面的培训,但与实际操作水平还有一定差距,这在一定程度也限制了erp的推广与应用。
2 会计信息系统的安全性风险安全性风险主要有以下几种情况:系统密码被盗用,会计人员甚至有的外部人员未经授权浏览、修改会计资料,舞弊的手段更加隐蔽;由于计算机硬件系统存在物理性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因将导致会计数据的丢失,导致数据处理的不准确;存储数据的磁盘、磁带等,经过修改、擦除和拷贝均不留痕迹同时这些磁性物质容易损坏,导致会计信息的丢失。
3 内部控制的程序化使得差错反复发生的可能性增大电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。
电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序,如程序发生差错或不起作用,由于人们依赖性以及程序运行的重复性,使得失效控制长期不被发生,使用权系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。
4 会计信息系统使得内部稽核和审计的难度加大如果要对公司的信息系统进行审核,则必须考虑以下事项:是否使公司机密内部资料暴露和泄密,伤害公司的竞争能力,使公司蒙受不必要的损失;对会计系统进行审核,审核人员不仅要精通会计知识还需要对所要审核会计信息系统比较了解和具备处理复杂电脑数据的能力,为此进行的培训大幅增加了审核所需的时间和成本。
电算化会计系统的内部控制模式(doc 7)电算化会计系统的内部控制内部控制关系到企业财产物资的安全完整、关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。
企业为实现既定的管理目标,必需建立起了一整套内部控制制度,以保证企业有序、健康地发展。
企业在建立了电算化会计系统后,企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。
由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。
但是,也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题,对企业内部控制制度造成了极大的冲击,使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于形势了,由于电算化会计系统的特殊性,建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。
电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要体现在以下几方面:1.计算机的使用改变了企业会计核算的环境企业使用计算机处理会计和财务数据后,企业的会计核算的环境发生了很大的变化,会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。
会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动,如销售预测、人力资源规划等。
随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作,原先应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成;原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。
因此,要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标,企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛,更加复杂。
2.电算化会计系统改变了会计凭证的形式在电算化会计系统中,会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化,各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。
一、系统开发、发展控制计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作,开发过程中系统分析、系统设计、系统实施等工作,以及对现有系统的评估、企业发展需求,系统更新的可行性研究,更新方案的决策等工作。
系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。
(一)授权和领导认可计算机会计系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权,这关系到系统开发、发展、更新等项目的成败。
计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大,对企业整体管理目标的影响也比较大,往往需要对原有的管理体制进行较大的改革,是牵一发动全身的重大举措,因此必需得到授权和领导认可。
计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进,同样对会对企业管理体制造成较大的影响,同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠,因此也必需得到授权和领导认可。
而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。
(二)符合标准和规范计算机会计系统的开发和发展项目,不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。
其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。
目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等,各地也颁布各种地方标准,如上海市财政局颁布的《上海市会计电算化实施办法》等地方性标准。
按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加可靠、更加完善,有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。
(三)人员培训计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。
外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。
在系统运行前对有关人员进行的培训,不仅仅是系统的操作培训,还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。
(四)系统转换新的计算机会计系统在投入使用,替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统,必需经过一定的转换程序。
企业应在系统转换之际,采取有效的控制手段,作好各项转换的准备工作,如旧系统的结算、汇总,人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。
新的计算机会计系统是否优于旧系统,还需要进一步接受实践的检验,因企业的具体情况不同,新的计算机会计系统不一定比旧的计算机会计系统更适合企业的经营特点,甚至购买或自行开发的计算机会计系统还不如手工会计系统更适合企业的经营特点。
因此企业在系统转换之际,采用新旧系统并行运行一段时间,以便检验新的计算机会计系统。
并行运行的时间一般至少为三个月。
(五)程序修改控制企业经营活动变化及经营环境变化,可能导致使用中的软件进行修改,计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方,因此,软件的修改是难以避免的。
对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录,修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制,修改的原因和性质应有书面形式的报告,经批准后才能实施修改,计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改,所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。
二、管理控制管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度,以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。
管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。
(一)组织机构设置企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求。
企业可以按会计数据的不同形态,划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室;也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。
组织机构的设置必须适合企业的实际规模,符合企业总体经营目标,并且,应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。
(二)职责划分内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离,计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。
在计算机会计系统中,不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务;数据维护管理职务与电算审核职务;数据录入职务与审核记帐职务;系统操作的职务与系统档案管理职务等。
企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度,同时,还应建立起职务轮换制度。
(三)上机管理企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的,企业应对计算机的使用建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。
一般来讲,企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等,此外,会计软件也应该有完备的操作日志文件。
(四)档案管理计算机会计系统有关的资料应及时存档,企业应建立起完善的档案制度,加强档案管理。
一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。
除此之外,还应定期对所有档案进行备份的措施,并保管好这些备份。
为防止档案被破坏,企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。
企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。
(五)设备管理对于用于计算机会计系统的各种硬件设备,应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好,保证设备能够正常运行。
硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制,也包括对人文环境的控制,如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。
三、日常控制日常控制是指企业计算机会计系统运行过程中的经常性控制。
日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。
(一)业务发生控制业务发生控制又称"程序检查",主要目的是采用相应的控制程序,甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。
在经济业务发生是,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制,如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效,操作口令是否准确,经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范围。
企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行。
(二)数据输入控制由于计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,如果输入的数据不准确,处理结果就会出现差错,在数据输入时如果存在哪怕是很小的错误数据,一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化,影响整个计算机会计系统的正常运行。
因此,企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。
数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查;其次,应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验,如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。
(三)数据通讯控制数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。
企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。
如将大量的经济业务划分成小批量传输,数据传输时应顺序编码,传输时要有发送和接收的标识,收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈,每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
(四)数据处理控制。
数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。
数据处理控制分为有效性控制和文件控制。
有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。
文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。
(五)数据输出控制数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。
输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致,输出数据是否完整,输出数据是否能满足使用部门的需要,数据的发送对象、份数应有明确的规定,要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。
(六)数据存储和检索控制为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存,便于调用、更新和检索,企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号,文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记,计算机会计系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。