新能源公司档案管理规范及要求实施细则

公司档案管理制度实施细则一、总则为了规范公司档案的管理和使用，确保档案的安全、完整和便于使用，特制定本细则。

二、档案责任人1.公司设立档案管理员，负责公司档案的管理和使用工作。

2.档案管理员应具备相关档案管理知识和技能，并定期接受相关培训和学习。

三、档案管理要求1.档案的收集和整理(1)公司各部门应及时将档案送交档案管理部门进行收集。

(2)档案管理部门负责对收集到的档案进行整理、归类和编号，并制作档案目录和档案索引。

(3)对于重要档案，应采取数字化管理方式进行备份和存储，确保其安全性和可访问性。

2.档案的保管和使用(1)档案管理部门应负责公司档案的保管和防火防盗工作。

(2)档案管理员应根据公司内部规定，制定档案使用申请和借阅制度。

(3)档案借阅需要填写相关申请表，并经过相关部门的审批。

(4)档案借阅期限一般不超过30天，若需要延长借阅期限，需提前申请并经过相关部门的批准。

(5)档案使用应遵守相关法律法规，不得泄露和篡改档案内容。

3.数字化管理(1)公司应建立统一的电子档案管理系统，实现档案的数字化管理。

(2)各部门应定期将需要归档的电子文档发送给档案管理部门，并保证文档的完整性和准确性。

(3)档案管理部门负责对接收到的电子文档进行整理、归类和存储，并制作档案目录和档案索引。

(4)档案管理部门应定期对电子档案进行备份和内容的安全检查。

四、档案管理的监督和评估1.公司内部设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作的监督和评估。

2.档案管理监督小组应定期进行档案管理工作的抽查和核查，并提出改进建议和意见。

3.档案管理监督小组应定期向公司管理层汇报档案管理工作的情况和存在的问题，以及提出解决方案。

五、违规处理1.对于违反本细则的档案管理人员，依据公司内部相关规定进行相应的纪律处分。

2.对于故意篡改、删除或泄露档案内容的行为，将依法追究责任，并承担相应的法律后果。

六、附则本细则自颁布之日起生效，如有需要修订，由公司管理层决定，并向相关部门和人员进行通知和培训。

新能源公司工程档案管理制度第一章总则第一条为加强新能源公司（以下简称“公司”）工程档案管理工作，统一工程文件的编制和档案整理规范，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司新建、扩建的工程建设项目。

第二章引用文件及术语第三条引用文件《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）《电力工程达标投产管理办法(2006年版)》（中电建协工〔2006〕6号文）《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）《集团公司基建工程档案管理办法》（集团制〔2013〕107号）《集团公司重大建设项目档案验收办法》（集团制〔2013〕107号）《区域公司发电股份有限公司风电企业档案分类及保管期限表（6-9大类）》第四条术语（一）工程文件：是指从工程立项、可研、初步设计、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。

（二）工程前期文件：是指工程开工以前在立项、可研、初步设计、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

（三）工程监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度、安全和建设资金使用等进行控制以及合同管理、信息管理、工程协调过程中形成的文件。

（四）工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括建筑、安装及调试、监理等）过程和工程真实面貌的文件。

主要由工程施工文件、工程竣工图和工程质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及主要主、辅设备安全性能检验报告、配套设备技术文件组成。

（五）工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。

（六）工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

（七）工程竣工验收文件：是指工程竣工后试运行（试生产）中以及竣工验收时形成的文件。

档案管理制度第一条为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定：第二条立卷归档第三条立卷归档的职责（一）公司各部门均为立卷归档部门。

公司行政部负责公司的立卷归档工作，各部门、各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保存、及时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档。

（二）行政部经理和各部门应指定专人负责办理立卷归档工作。

第四条立卷归档的范围（一）重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等；（二）公司的各种规章制度、实施细则；（三）上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；（四）公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；（五）公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；（六）公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结；（七）公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报；（八）公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料；（九）公司管理人员任免的文件资料；（十）关于员工奖励、处分的文件资料；（十一）本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料；（十二）公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料；（十三）反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。

第五条平时归卷（一）各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案员集中统一保管。

（二）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。

“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

（三）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职档案员归卷。

（四）专(兼)职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

工程档案管理实施细则2015—01—1发布2015—01—1实施中电投山西新能源有限公司目录1、范围 (1)2、本细则的编制依据文件 (1)3、管理原则 (2)4、职责 (3)4.1公司职责 (3)4.2项目公司职责 (3)4.3监理职责 (4)4.4施工单位（总包单位）职责 (4)4.5设备保管单位职责 (5)4.6设计单位的职责 (5)4.7调试单位职责 (6)4.8质量监督中心站与质量监督站的职责 (6)5、工程档案的整理与移交 (6)5.1归档文件的完整、准确、系统、规范细则要求 (6)5.2归档审查 (7)5.3竣工档案移交审查程序 (7)5.4施工档案的编制要求 (8)5.5竣工图编制要求： (11)5.6卷内文件的排列 (13)5.7组卷方法 (14)5.8案卷目录要求 (15)5.9案卷装订 (18)5.10归档文件质量要求 (19)5.11归档文件的分数 (20)5.12照片、声像等特殊载体文件的整理 (20)5.13工程项目档案整体质量控制 (21)5.14工程档案的移交 (21)5.15编制工程档案移交总清册 (22)5.16工程档案的移交 (23)6、记录 (24)附表1:《项目档案分类使用说明及项目文档组卷分类表》 (25)附表2:《竣工资料预验/复核情况表》 (38)附表3：《竣工资料审核整改单》 (39)附表4：《归档资料移交申请表》 (40)附表5：《工程竣工资料交接证书》 (41)附表6：《项目资料移交清单》 (42)附表7：《生产期项目归档清单》 (43)附表8：《科技档案案卷目录》 (44)附表9：《内封面》 (45)附表10：《卷内目录》 (46)附表11：《卷内备考表》 (47)附表12：《工程照片模式》 (48)附录13：《设计变更执行情况汇总表》 (49)附录14：《单位工程所用材料索引表》 (50)附录15：《原材料水泥跟踪台账》 (51)附录16：《原材料钢筋跟踪台账》 (52)附录17：《图纸会审纪要一览表》 (53)工程档案管理实施细则1、范围为了加强中电投山西新能源有限公司项目工程的档案管理，统一项目文件（前期文件、竣工文件、竣工验收文件）的编制和整理，实现工程档案管理达标移交，特制定本细则。

华能定边风力发电有限公司工程档案管理实施细则批准：年月日审核：年月日编制：年月日发布日期实施日期：工程档案管理实施细则1总则1.1为了加强华能定边新能源发电有限公司(以下简称华能定边风电公司)的档案管理，统一竣工文件的编制和整理，使公司各单位、监理单位及各参建单位能更加清楚各自的归档范围、归档责任和归档要求，以便更好地做好档案归档工作，实现工程档案管理达标移交，特制定本细则。

1.2本细则适用于华能定边风电公司及所属各单位的档案资料管理、竣工文件的编制、整理和验收，参建各方均应按照本细则执行。

2编制依据2.1国家电力公司总经理工作部总文档[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》；2.2国家档案局国档发[1988]4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、2.3 GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》、2.4 GB/T11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、2.5 GB/T 10609.3-1989《技术制图复制图的折叠方法》、2.6 GB/T11821-2002《照片档案管理规范》、2.7 DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、2.8DL-T 5229-2005 电力工程竣工图文件编制规定2.9档发[2006]2号《国家重大建设项目档案验收办法》3管理原则3.1依据《档案法》的规定，贯彻统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理、安全保管和有效利用的原则。

3.2为了组织和协调项目建设过程中各参建单位档案管理工作，成立由华能定边新能源发电有限公司、所属各单位及主要参建单位领导组成的项目竣工档案管理领导小组。

领导小组负责领导和协调竣工档案管理工作;组织检查档案资料管理情况;领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。

3.3档案资料管理工作是工程建设质量管理的重要组成部分，各参建单位应把工程档案管理纳入工程建设计划，纳入工程基建目标管理程序，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门领导和技术人员以及档案管理人员的岗位经济责任制。

第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，更好地为公司经营管理服务，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有档案资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第二章档案管理组织与职责第三条公司成立档案管理领导小组，负责公司档案工作的全面规划、组织协调和监督检查。

第四条档案管理部门负责具体实施档案管理工作，其主要职责包括：（一）制定档案管理制度，并组织实施；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（三）开展档案业务的培训和指导；（四）负责档案信息的统计和上报；（五）定期对档案工作进行自查和总结。

第三章档案收集与整理第五条档案收集应遵循全面、准确、及时的原则，确保档案资料的完整性和真实性。

第六条档案收集范围包括：（一）公司内部形成的各类文件、资料；（二）公司对外交流、合作、招投标等活动中形成的文件、资料；（三）公司员工个人档案；（四）其他需要归档的文件、资料。

第七条档案整理应按照档案分类、编目、立卷、装订等规范进行。

第八条档案整理应遵循以下要求：（一）分类科学，便于查找；（二）编目规范，条理清晰；（三）立卷整齐，装订牢固；（四）标签清晰，标识明确。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循安全、保密、方便利用的原则。

第十条档案保管应采取以下措施：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防霉；（二）档案资料应分类存放，定期检查，及时修复；（三）档案借阅应办理借阅手续，遵守借阅规定；（四）档案资料应妥善保管，防止丢失、损坏。

第十一条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，保证档案资料的安全；（二）合理利用，提高档案资料的利用率；（三）保密利用，防止档案资料泄露。

第五章档案销毁第十二条档案销毁应严格按照国家有关规定和公司档案管理制度执行。

第十三条档案销毁前，应进行严格审查，确保销毁档案的合法性、合规性。

第十四条档案销毁应办理销毁手续，并做好销毁记录。

新能源生产技术档案管理细则第一章总则第一条为了加强对风场档案的管理，有效地提供技术档案信息资源，为风场的生产、经营管理工作提供优质的服务，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所属的所有风场档案室。

第二章生产技术档案的管理第三条技术档案的归档、管理由风场场长、专工及技术员负责。

第四条对风电场风电场在生产、经营过程中形成的文书档案、技术档案、声像档案、电子版档案等进行收集、整理、归档、保管、鉴定、统计，并提供利用。

第五条保证档案的齐备、完整、准确、安全；档案归档率100％，完整率98%，准确率100%；查全率、查准率在98%以上。

第六条技术档案的收集(一)风电场风电场新建工程、扩建工程验收合格后，风场负责人应向工程主管资料人员索要工程中涉及到的以下所有图纸：1.工程竣工图纸2.保护定值单3.保护整定计算书4.设备说明书5.产品合格证6.设备出厂试验报告7.设备交接试验报告8.设备调试报告9.大型设备安装报告10.设备验收报告11.监理报告(二)风场历年设备检修、预试的技术档案，验收报告。

(三)风电场风电场员工外出培训学习、开会收集的资料。

(四)生产设备异动、变更资料清册以及电子版资料由风场技术管理人员负责将以上资料归类存档。

(五)公司员工因公外出(包括出境)学习、参观、考察和参加各种专业会议，收集到的各种文件、材料，应在学习等结束后的7日内交给风场技术管理人员，并填写移交清册。

第七条技术档案的保管标准根据风电场设备的实际状况，各类档案应分柜按工期、设备主次、电压由高到低、由一次到二次顺序排列保管。

(一)档案脊背编号采用5位数，如1XXXX，其中第一位数字的“1”代表该风场一期工程，依此类推。

(二)档案盒脊背的标准见附件一，其中“年度”栏内填写本资料档案所在竣工年度；“一级类目名称”栏内填写“生产”；“保管期限”栏内填写“长期”；“盒号”栏内填写该资料的5位数编号。

(三)档案室要建立档案索引，标明资料实际位置及顺序，方便查阅。

(完整版)能源管理公司档案管理制度能源管理公司档案管理制度1. 背景能源管理公司是一家专业从事能源管理和咨询服务的公司，公司拥有大量的档案资料，包括合同文件、项目文件、客户资料等。

为了有效管理这些档案资料，提高工作效率，制定一套档案管理制度是非常必要的。

2. 目的本档案管理制度的目的在于规范能源管理公司的档案管理流程，确保档案的完整性、可靠性和易检索性，以提高工作效率和保护公司的利益。

3. 职责和权限- 档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档和借阅等。

- 各部门负责提供相关的档案资料，并配合档案管理员的工作。

- 公司领导有权审批档案借阅申请，并对档案管理工作进行监督和检查。

4. 档案管理流程4.1 档案收集与整理- 各部门应及时将产生的档案资料送交档案管理员，包括纸质档案和电子档案。

- 档案管理员负责对收到的档案资料进行归类和整理，确保档案的完整性和一致性。

- 对于重要的档案资料，应进行备份和存储，以防丢失和损坏。

4.2 档案归档和标识- 档案管理员负责对已整理的档案资料进行归档，按照一定的分类和编号规则进行标识。

- 每个档案应贴有标签，标明档案的名称、编号、归档日期和责任人等信息，以便日后的检索和管理。

4.3 档案借阅和归还- 员工如需借阅档案，应填写借阅申请并经上级审批后，方可进行借阅。

- 档案管理员负责记录借阅档案的信息，包括借阅者、借阅日期和归还日期等。

- 借阅档案的员工应保管档案的安全，并按时归还，不得私自更改档案内容。

5. 档案保管与销毁- 档案管理员负责档案的保管工作，确保档案的安全和可靠性。

- 定期对已归档的档案进行检查和巡查，发现问题及时处理和整改。

- 档案保管期限到期后，应根据公司相关规定进行销毁或归档转存。

6. 档案管理的监督和评估- 公司领导有权对档案管理工作进行监督和检查，确保制度的有效执行。

- 定期对档案管理制度进行评估和改进，以适应公司工作的需要。

第一章总则第一条为加强能源公司技术档案的管理，确保技术档案的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥技术档案在公司技术管理中的作用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有技术档案的管理工作，包括生产、研发、设计、施工、运营等各个环节。

第三条公司应建立健全技术档案管理制度，明确技术档案管理的职责、权限和流程，确保技术档案管理的规范化和科学化。

第二章职责与权限第四条公司技术档案管理部门负责技术档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条各部门应按照职责分工，配合技术档案管理部门做好技术档案的管理工作。

第六条技术档案管理人员应具备一定的专业知识，熟悉档案管理业务，遵守国家档案法规和公司规章制度。

第三章技术档案的收集与整理第七条技术档案的收集范围包括：设计文件、施工图纸、技术标准、科研成果、设备档案、运行记录、维修保养记录等。

第八条技术档案的收集应遵循以下原则：（一）及时性：在技术档案形成过程中，应确保档案的及时收集。

（二）完整性：收集的技术档案应完整无缺，确保档案的真实性和可靠性。

（三）准确性：收集的技术档案应准确无误，确保档案的可读性和可利用性。

第九条技术档案的整理应按照以下要求进行：（一）分类：按照档案内容、形式、时间等要素进行分类。

（二）编号：对每份技术档案进行编号，便于管理和查询。

（三）编制目录：编制技术档案目录，包括档案名称、编号、页码、日期等信息。

第四章技术档案的保管与利用第十条技术档案的保管应遵循以下要求：（一）安全：确保技术档案的物理安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。

（二）保密：对涉及国家秘密、商业秘密的技术档案，应严格保密。

（三）整洁：保持技术档案室整洁，定期进行消毒、防虫、防霉等工作。

第十一条技术档案的利用应遵循以下要求：（一）合规：查阅、复制、借阅技术档案应遵守国家档案法规和公司规章制度。

（二）便捷：提供便捷的技术档案查阅服务，满足公司各部门的合理需求。

（三）保密：在查阅、复制、借阅过程中，应确保技术档案的保密性。

新能源公司实物档案管理办法第一章总则第一条为维护历史原貌，加强实物档案的规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和集团公司、公司有关规章制度，结合新能源公司实际和实物档案管理的特殊要求，制订本办法。

第二条本办法适用于新能源公司各部门、各中心、各厂站（以下简称：各单位）。

第三条实物档案是指各企业和个人在工作活动中形成的对公司有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

是非纸制、非胶片、非磁带的具有保存价值的实物通过收集整理而转化成的档案。

第四条新能源公司办公室负责对各单位范围内实物档案管理进行监督和指导。

第二章归档范围第五条实物档案的归档范围主要包括以下几类：（一）本企业获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本企业的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

（三）本企业对外交往中获赠的重要纪念品。

（四）本企业组织的各种重大活动中形成的纪念品。

1/ 7（五）单位机构成立以来使用过的牌、匾，停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品。

（六）本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。

（七）其它有保存价值的实物。

第三章归档要求第六条除印章档案以外的其他实物档案的归档要求：（一）应归档的实物自形成后的次年3月底前向本企业档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。

（二）任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。

归档的实物要保持干净、整齐、无破损。

（三）个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由本企业档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。

（四）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本企业照片档案的管理。

两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

（五）本企业对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

第七条印章档案的归档要求：（一）各企业在启用新印章的同时，应向本企业档案室或有关部门移交停止使用的印章。