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1、原则上要有； 2、 通知、报告分别用“特此通知。”、 “特此报告。”（注意标点是用“。”， 而不是“！”或其他）； 3、促销、办法等发文，可用“本通知自X月X日开始执行。”或类似语句在结尾。
落款：公司发文（除党纪）一律落款“杭州鸿雁电器有限公司”，子公司或部门发文 严格按照发文单位名称来落款，不要用简称和熟称。
例如：照明的发文，正确的是“照明电器事业部”，而不是“照明电器事业本部”； 人力的发文，正确的是“人力资源部”，而不是“人事部”。
日期：日期格式注意必须用这种“2017年6月20日”
注意：通知正文里不能有表格和图片，图表内容需以附件的形式上传。
核稿
格式要求
（三）附件
管理制度、办法、规范等具有指导和约束作用的附件，一律按照文件编制的固定格式， 详见“文件标准格式1”、 “文件标准格式2”（可任选一种格式）
套红注意事项
（一）审批单 （二）正文套红
套红
审批单
1、审批单中，领导的意见要仔细看，根据相关要求修改，如果要改标题 的，在审批单标题那一栏修改即可，正文里的标题也会随之做了相应的修改。
套红
审批单
2、发文中碰到有商密等级、保密期限要求的，应在正文文档中用3号黑 体字，顶格标识在右上角第一行，由归属部门、密集程度、保密期限3个部分 组成，用★隔开。
关于开展“安全生产月” 活动的通知。
2、通报 适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。
通报的标题一般发文单位、事由和文种构成。例如：关于2016年消防工作情况的 通报。
核稿
发文种类
（二）通知、通报、报告、请示
3、报告 适用于向集团公司、政府主管部门等单位汇报工作，报送材料，反映情况，提出意
见和建议，答复集团公司、政府主管部门等单位的询问。
套红
正文套红
4、正文套红
（3）核对、检查 核对正文字体格式等是否符合规范
核对落款部门与章一致，时间与套红当天一致，三分之二的章要在落款 之上。
检查落款后是否有空白页，需删除,落款不能在单独页上。
然后，点击确认套红,按批准键提交给公司文书
注意：如果发现有错误，点开正文文档，先取消套红，再进行更改， 最后点确认套红并提交。
套红
正文套红
3、附件是word,需要修订（选接受所有修订），点左下角保存至服务器， 会跳出对话框，点确认即可。
注意：附件都需要检查最后一页有没有空白页，有的话，要删除。
套红
正文套红
4、编文号 （1）选择部门后单击编号自动编号 （2）确认发文时间（与当天一致）
套红注意事项
（一）审批单 （二）正文套红
群的发文，可以根据发送对象草拟抬头（ps：如，发给销售业务人员的文件，抬头用“销 售中心（工贸公司）所属各部门、单位”）
正文格式：
字体：仿宋-GB2312 三号；抬头顶格；首行缩进2格；单倍行距
套号程序一、（一）、1、（1）……后面如加注一般用顿号。
核稿
格式要求
（二）通知正文 特定用语：
1、表格：涉及数量（如包装等）、价格的，需标明单位。
核稿
格式要求
（三）附件— —注意事项 2、附件的标题一定要与附件的名称，并与通知正文保持一致。
核稿
（一）公文种类 （二）格式要求 （三）常见错误
核稿
常见错误
1、标题方面的错误
核稿
常见错误
1、标题方面的错误
核稿
常见错误
2、附件名称方面的错误
普通内容的附件，word和excel附件的格式分别如下： 1、WORD 标题前加“附件X”，宋小四；标题宋二加粗 首行统一缩进2格；正文仿宋三号，分层次 一、 （一） 1、 （1） 嵌入的表格，表标宋20、表格内宋14大小无妨 2、EXCEL 标题前加附件X，宋14；标题，宋20
核稿
格式要求
（三）附件— —注意事项
“报告”的标投资管理工作情况的报告。
4、请示 适用于向集团公司、政府主管部门请求指示、批准。
请示的标题一般由发文单位、事由和文种构成，有时可省略发文单位。要注意不能 写成“请示报告”，也不能在事由部分使用“申请”、“请求”之类的词语。例如： 关于XXX项目投资的请示。
核稿
（一）公文种类 （二）格式要求 （三）常见错误
核稿
格式要求
（一）审核单
核稿
格式要求
（一）审核单— —注意事项
标题规范：关于发布《XX》的通知；关于开展XX活动的通知；
会签：拟稿人选择了会签人，由主办部门领导送会签人会签。（PS：有时候，主办部 门领导签发时，会忘了送会签。这样，会签栏里的意见就是空白的。需重新退回主办部门 送会签）；
重大项目安排
重 大 基 建 规 划 和 基建项目安排 重 大 科 研 、 技 术 引进和技术改造项 目 重 要 物 资 、 设 备 采购等招投标项目
大额度资金运作
年度资金预算和调整 年度特别奖励及奖金 的发放事项
“签报”流程
（一）什么情况需上“签报”？ （二）“签报”流程说明
“签报”流程 “签报”流程说明
套红
正文套红 最终的红头文件
附件
制度格式
谢谢！
故，“签报”流程的时间具有很大的不确定性，遇公司领导出差或有其他 紧急事情时，半个月不开司务会议也是会出现的情况，所以，上“签报”流 程尽量提前上。
核稿
（一）公文种类 （二）格式要求 （三）常见错误
核稿
发文类别 （一）公司发文与部门发文
公司发文：凡属公司职责范围内 的重大事项（如各类规章制度、管 理办法的发布，人事聘免等），以 公司文件行文。
主题词：可以不填，如果填的话，请注意只添加重点的关键词；
加入知识库：管理办法、规范、制度等重要的文件需加入知识库；
核稿
格式要求
（二）通知正文
通知正文不需要标题（ps：标题已经在审核单里有了）
抬头：即文件发送的对象： 1、公司发文，抬头一般用“公司所属各部门、单位” 2、部门发文，如果发送范围是全公司，抬头同公司发文；如果是特别针对某一类人
目录
• “签报”流程
（一） 什么情况需上“签报”？ （二） “签报”流程说明
• 核稿
（一）格式要求 （二）常见错误
• 套红
（一）审批单 （二）正文套红 （三）附件（制度）格式
“签报”流程
（一）什么情况需上“签报”？ （二）“签报”流程说明
“签报”流程 什么情况需上“签报”？
公司“三重一大事项”及其他经营管理重要事项须通过“签报”流程提交至司务会议 讨论。
套红
正文套红
点开正文文档，自动显示正文已套红，请确认
（1）红头、文号 红头文字前空2-3行 文号与红头文字不能靠的太拢，按回车键即可
套红
正文套红
4、正文套红
（2）标题调整 标题会自动生成，如标题字数较多，要注意调整呈梯子型排列（上 长下短），词组不能分开，段落行距选2倍行距。 要调整标题不能与红线靠的太拢，按回车键即可。 标题不能与抬头靠的太拢，按回车键即可可。
（一）“签报”界面
议案主题：指所 需讨论事项的主题
事由：简要概括 议案的背景、主要内 容，及相关部门或领 导的意见、建议等。
“签报”流程 “签报”流程说明
（二）“签报”流程图 1、“签报”流程是经申请人上单后，经部门领导、
主管领导批准，然后总裁审批同意上会，在司务会议上 经集体讨论审核后，由总裁秘书将会议意见录入进流程， 再发送给承办部门执行或申请人阅处。
文件由公司总裁签发。
部门发文：以部门名义办理的某 些公司职责范围内的事项，以部门 文件行文。
文件分别由公司各公司级主管领 导签发。
核稿
发文种类
（二）通知、通报、报告、请示
1、通知 适用于发布规章，批转所属部门的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传
达要求所属部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免和聘用干部。 “通知”的标题由发文单位、事由和文种构成，或者由发文事由和文种构成。例如：
2、“主管领导审批”中，主管领导是指公司级领导， 如。
3、“签报”流程最后由总裁办统一归档。
“签报”流程 “签报”流程说明
（三）重要提示
公司于2016年对司务会的议事制度进行了变革，其中最大的变化是由原 来“每周定期召开1次会议”改为现行的“每月初和中旬定期召开会议，其他 时间，若遇需紧急讨论的重要议题，则召开临时会议”。
三重一大事项
重大决策事项
经营方针等重大战略 管理事项 组织架构、职能调整 等重大生产经营管理 事项 利润分配，增加注册 资本，经营范围变更 公司薪酬、福利制度 等涉及职工切身利益 的重大事项
重要人事任免
三 级 以 上 经 理 人 员 的选拔、聘用与解聘 事项 公 司 后 备 干 部 的 确 定、培养、管理事项