浅谈档案管理中的保密工作

学术探讨　浅谈如何做好档案保密管理与利用工作　文／马艳　摘　要：随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用　工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息　资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所舍信息的开发利用，以实现信息资源共　享。本文针对档案密级调整，档案利用监督、档案保密，档案保管人员职责等方面，提出了具体措施和办法。　关键词：档案管理；档案利用；措施办法　中图分类号：Ｇ２７１．４　文献标识码：　一、做好档案密级的调整工作　（一）档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，　是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变　化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广　泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两　个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密　内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，　违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指　导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清　密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制　在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一　步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。　（二）要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调　整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。　历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还　不健全，适应不了　保密法　的要求，需要完善增加新　的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的　需要，应建立以下三个制度：建立划定密期制度，以便　届满自行解密；建调密通知单制度，对保密期问提前解　密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案　室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建涉密档案　接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。　（三）要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中　我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保　管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采　取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件　可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，　不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查　档案无关的涉密文件进行密封等措施。　二、档案利用监督　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项　重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中　不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档　案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用　监督可以从以下几个方面实施：　（一）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制　度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层　次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手　续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工　作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各　项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，　并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。　（二）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象　和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。　做好利用监督，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，　发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于　Ｂ　文章编号：１００９－９１６６（２０１０）０２９（ｃ）一Ｏ２ｏ６—０ｌ　损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，　以便及时查处，挽回损失。　（三）正确处理好档案保密与管理利用的关系　保守　国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人　员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档　案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，　切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。　三．进一步做好档案开放中的保密工作　一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时　效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档　案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误　的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当　做好相应的保密工作。　（一）做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前　的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，　其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控　制使用范围。　（二）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，　其划分等级是根据（（保密法　规定，划分为“绝密”、　“机密”、　“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了　让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，　最大限度地提供利用档案。　四　档案管理人员的职责　（一）档案管理人员的职责，就是要维护档案的完　整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案　保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不　坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨　的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管　人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档　案的安全，为档案工作提供物质基础。　（二）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理　人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密　深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作　人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档　案管理人员的素质是个关键。　（三）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、　移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导　人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调　阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失　密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保绝密　档案安全。　作者单位：宁夏电力公司宁东供电局办公室　参考文献：　［１】《中华人民共和国保密法》．　［２】尚丹梅．　保密法律法规汇编》．金城出版社．　［３】姜之茂．Ⅸ档案干部岗位培训教材》．中国档案出版社．

浅谈如何做好档案管理的保密工作　

中国电子科技集团公司第五十一研究所何涓　

［摘要】档案保密工作历来是党和国家的一项重要工作，随着通信和办公自动化程度的不断提高，涉密档案文　

件传递渠道和载体也呈现多样化，涉密档案文件的保密工作面临严峻的考验。因此，越是进步越是高科技，　越要做好档案的保密工作。　

随着我国经济的发展、社会的进步，档案资源的　

社会价值日益为公众所认知，但是档案工作是一项　机密性、严谨性较强的科学管理工作，尤其是笔者所　

在的科研院所，档案更是涉及国家政治、经济、军事　领域，涉密多，层次高，所以做好档案管理的保密工　

作尤显重要。如果一旦泄密，将会给国家和单位造　成不可估量的损失。因此保密工作是档案保管利用　

工作中的重要环节，是保证档案安全的必要手段，几　方面工作只有相辅相成，才能实现良性互动。　

以下就我所如何做好档案管理的保密工作谈几　点看法。　

一、档案管理过程中的保密工作　（一）档案库房管理　

档案库房管理是档案保密工作的重点，是维护　档案安全的基本保障。档案库房建设应依据国家保　

密法、档案法等有关法律法规进行，并根据单位实际　

情况建立健全库房管理制度。按照保密和安全管理　的要求，档案库房不宜设在办公楼顶层和底层，并且　

必须做到“八防”，即防火、防盗、防尘、防高温、防光、　防虫鼠、防潮、防水等；档案库房应尽量与办公室、阅　

览室实行三分开，非档案管理人员不得随意进入档　案库房，如需进入应按规定经过审批，履行出入登记　

手续方可进入。在库房门口，应安装视频监控装置　和手机存放柜，并张贴警示牌及《档案保密制度》、　《档案库房管理制度》等。实践证明，档案库房的科　

学管理是做好档案保密工作、维护档案完整安全的　

基本保障。　（二）档案收集管理　

科研院所多以科技档案为主，科技档案涉及整　个单位科研、生产、试验等各个领域，包含了许多国　家秘密和技术专利，如果泄密，其损失难以估量。所　以，文档、图纸一旦生成有效，就应该按照流程立刻　归档，档案管理人员应认真核对每一份归档文件、图　纸资料，履行移交手续，做到不疏忽、不遗漏。与上　级机关、兄弟单位来往的技术文件资料、红头文件　

档案工作中保密的重要性

保密是档案工作中非常重要的一个方面，这是因为档案是一种涉及到敏感信息和隐私的文献资料。保密是为了确保这些信息和资料不被泄露和利用，防止它们被用于不道德和非法用途。保密工作不仅仅是档案管理过程的一部分，而且它还是整个档案馆工作的基本要求之一。

档案中所包含的信息和数据涉及到政治、经济、文化等多个领域，这些信息是敏感的，关系到个人或组织的历史和隐私。在保护敏感信息的同时，还需要确保其他人能够从档案中获取信息，来历史准确反映和了解过去的事件。因此，在档案工作中保密的重要性是非常显著的。

首先，档案工作中保密的重要性在于保护个人隐私。在档案馆中，有一些个人的记录包含了敏感信息，例如个人身份证号码、婚姻状况以及其它个人数据如家庭成员、房间地址等。这些信息都是涉及到隐私的信息，如果被公开或滥用，将会对个人造成严重损害。因此，保密是档案管理和保护个人隐私的基础，需要对这些信息进行认真保密和控制。

其次，档案工作中保密的重要性在于防止恶意利用敏感信息。档案中所收录的信息包括国家机密、商业机密等重要的内容，非常容易受到恶意窃取和利用。如果信息被泄露，会对个人、企业和政府等带来很多风险和损失。因此，保密措施在档案管理中起到了至关重要的作用，包括信息安全保护、承诺保密、安全传输等等。

第三，档案工作中保密的重要性还在于保护公司的声誉和品牌。档案中所保留的信息不仅涉及到个人和机构的隐私信息，同时还包括了公司所属的商业利益。如果这些信息被泄露或滥用，将会对公司造成财务上和声誉上的损失，并对公司形象和市场竞争力产生毁坏性影响。

最后，在档案工作中保密的重要性还在于保护历史真相的可靠和权威性。档案中存放着历史交替的资料和史料，这些资料是研究历史的重要材料和证据。如果档案馆中的信息是不准确或不可靠的，将会对历史研究带来混乱和误导。因此，档案保密不仅仅是应对当前事务的问题，同时也是对后人记录历史真相的负责。

档案工作中保密的重要性

随着社会的不断发展，档案工作在各个领域中起着越来越重要的作用。档案是指以文字、图片、声音、影像等形式记录下的一定历史时期、人物、事件或文化现象。在政府机构、企事业单位、文化机构以及个人生活中，都会产生大量的档案，这些档案记录了重要的历史、文化、科学、技术信息，保管起来具有非常重要的价值。由于档案涉及到大量的机密信息，保密工作就显得尤为重要。本文将从档案工作中保密的重要性进行探讨。

档案工作中保密的重要性在于确保国家安全。在政府机构中，档案承载着国家重要的行政、军事、外交、经济等敏感信息，如果这些信息泄露出去，将会对国家安全造成严重的威胁。政府机构对档案的保密工作要求非常严格，以确保国家安全的需要。

档案工作中保密的重要性在于保护个人隐私。在企事业单位中，档案记录了大量员工的个人信息、薪资待遇、工作表现等敏感信息，这些信息的泄露可能会对员工的人身和财产造成严重的侵害。企事业单位必须严格把控档案的保密，以保护员工的隐私权益。

档案工作中保密的重要性还在于维护社会稳定。档案中记录了丰富的历史事件、人物事迹、文化传统等信息，这些信息对于维护社会的文化传承和社会稳定具有重要的作用。如果这些信息泄露或者被篡改，可能会导致社会的混乱和动荡，因此档案保密工作对于维护社会稳定具有非常重要的意义。

档案工作中保密的重要性还在于促进科技创新。在科学技术领域，档案记录了大量的科研成果、技术资料、专利信息等，这些信息对于推动科技创新和促进经济发展具有关键性的作用。如果这些信息泄露出去，可能会导致技术的盗窃和竞争的不公平，严重影响科技创新的进程。

档案工作中保密的重要性不言而喻。保密工作不仅关乎国家安全、个人隐私、社会稳定和科技创新，而且也是档案工作的基本职责和社会责任。在保密工作中，档案工作者需要制定严格的档案保密制度和管理规范，提高员工的保密意识和法律意识，加强档案的保护和监管，确保档案的安全可靠，为社会的发展和进步提供可靠的信息保障。相信随着档案工作的不断完善和城市化进程的推进，档案保密工作将会得到更好的发展和推广。