合同管理办法(2015年)

四川长虹网络科技有限责任公司管理文件合同管理办法QG/JU54.03.006-2015 拟制审核会签批准网络科技公司发布2015-06-29修订实施四川长虹网络科技有限责任公司发布合同管理办法1．范围本管理办法规定了公司各单位及人员以公司或子公司名义对外签订合同的行为，包括合同的谈判、合同文本的拟制、审查、批准、合同的签订、履行、合同的备案等应当遵守的事项。

公司各全资和控股子公司适用本标准。

2．定义下列术语和定义适用于本标准2.1 母公司：是指四川长虹电器股份有限公司。

2.2 公司：四川长虹网络科技有限责任公司2.3 公司各部门：是指四川长虹网络科技有限责任公司各二级部门及其他分支机构。

2.4 公司各单位：是指四川长虹网络科技有限责任公司各部门、各全资和控股子公司。

2.5 母公司法务部：指四川长虹电器股份有限公司安全法务部。

2.6 合同：是指为实现公司一定的经济利益，代表公司以公司的名义与其他当事人签订的，在相互之间设立、变更，终止民事关系，由公司享有权利承担义务的一切协议。

与此民事法律行为相关形成的信函、传真、电子邮件等也可能构成合同的组成部分。

2.7 合同样本：是指所涉及的业务模式相对固定、可标准化多次使用的合同。

2.8 元：指人民币3. 合同管理机构、人员3.1公司实行合同的分级归口管理，根据公司职责划分和业务授权，公司各单位对合同的真实性、合理性及可行性负责，必要时母公司法务部对合同的合法性、有效性进行审查，运营管理中心、财务部对合同的执行情况进行检查、监督。

3.2 运营管理中心设置兼职合同管理员，同时也是公司法律事务联系人，其他涉及对外合同的部门原则上也应设置兼职合同管理员。

4．合同管理职责4.1合同管理员职责4.1.1公司各单位合同管理员履行对本单位合同的日常管理、监督和检查工作，各单位应为合同管理员履行职责提供便利和支持。

4.1.2 合同管理员必须对合同内容保密，未经批准不得对存档、备案合同外借。

4.2财务部门职责4.2.1财务部门负责审核销售合同的收付款条款（在存档合同背面签字确认）。

4.2.2根据公司财务管理制度对合同的收付款情况、审批手续及相关支付凭证进行审核。

4.2.3配合母公司审计、法务部门对合同签订和履行情况进行监督检查，提供相关财务数据、原始凭证。

5. 合同谈判5.1 各单位在职责和业务授权范围内负责组织本单位业务合同的谈判工作。

合同谈判既为缔约各方自接触、洽商直至达成合意的过程，包括信息资料收集、人员组织安排、要约邀请、交流沟通、样品测试、技术认定、重要项目方案设计、可行性分析论证、实地考察等。

5.2 采购合同、建筑工程承包合同等适合招标的业务，原则上一律采用招标的方式进行。

5.3 各单位在合同谈判过程中遇到需要咨询的法律问题，可以书面报告母公司法务部，报告应经单位领导签字，母公司法务部根据情况可以出具法律意见或者派员参加谈判。

5.4 根据母公司《合同管理办法》的规定，属于“由母公司法务部派员参与谈判或介入事件的处理过程的”合同谈判事项，必须上报。

6. 合同文本拟制、审查6.1母公司有统一格式样本的合同，原则上应采用统一制定的格式样本；销售合同样本由公司另行制订。

6.2 销售合同必须采用对方格式的，首次签署必须有公司领导审批。

6.3 未进入样本合同库的其他合同、协议样本，由各业务单位制定，本单位领导审批，重大合同须报母公司法务部审查备案。

6.4 销售合同的审查：销售合同的签订必须有《盈利能力分析表》，并符合《盈利能力分析表》各项要求。

6.5 公司统一制定的格式合同样本或经母公司法务部审核的其他合同文本，业务单位和人员不得擅自改动；如合同对方要求对公司的格式合同进行修改的，应当将修改的文本交由母公司法务部审查出具意见后才能签订。

6.6 根据母公司《合同管理办法》的规定，属于“应当报送法务部审查”的合同文本，必须报送母公司法务部审查；各单位将需要由母公司法务部审查的合同，经公司分管领导签字后，以书面形式报母公司法务部审查。

6.7 母公司法务部对报送的合同文本出具法律意见或修改意见后，业务单位与对方协商不能达成一致意见的，由业务单位负责评估商业风险，报公司分管领导决定。

6.8 各单位业务承办人员应将已签署的合同文本报出具审查意见的母公司法务部备案，并说明是否采纳意见及未采纳的原因。

7. 合同的签订及审批程序7.1 合同应采用书面形式，在就合同的主要条款达成一致意见后，应当签定书面合同。

按行业惯例或双方长期交易习惯即时清结，并且金额在5万元以下的业务除外。

7.2 签订合同前，应要求对方提供相关资信、资质证明文件。

合同对方与公司如是第一次发生业务往来，应当要求对方如实提供资信证明文件，工商部门或国外公司登记部门核发且有效期未届满的营业执照以及法定代表人身份证明；同时应当对对方委托代理人的代理资格进行核实，要求代理人出示本人身份证件、授权委托书，该委托书应载明代理人的姓名、身份证号码、代理事项、权限、有效期限，并有对方法定代表人签字（盖章）和单位公章。

必要时，应进行实地考查。

对已有业务往来的，对资信信息要及时掌握更新，业务代表、工商登记事项有变更的，应要求对方提供新的授权委托书、变更后的登记资料或有效证明文件。

根据合同性质、种类等要求对方必须具备相关资质的，还应当要求对方出示或提供资质证书、许可证、批文等有效证明文件。

7.3 在协商合同标的、数量、价格、结算方式、交货方式等主要条款或依据合同性质必须具备的条款时，应当履行必要的请示、报告等会审签批手续，获得相应的业务授权方可作出要约、承诺。

签约人必须在授权范围内签定合同（签约人或授权经办人签字），任何书面合同的签订必须加盖合同专用章或公章。

7.4合同质量条款应明确执行标准，如没有国家标准、行业标准或双方对技术质量有特殊要求的，双方应采用签订技术协议、产品规格书、封存样品等方式确定质量标准。

根据合同性质，对存在向对方进行质量索赔风险的情形，应约定质量索赔条款或签订质量索赔协议，明确质量责任判定、质量信息反馈、不合格品处理、质量问题赔偿等。

对存在向对方提供质保金、保函等质量担保的情形，应当明确解除担保的条件、期限和方式。

7.5签定有实质履行内容的初步协议、协议备忘录、意向书等时，应在文本中声明除非签定正式文本或确认书，否则不受其约束。

7.6 交易模式相对固定的购销等长期业务，可以签定框架性合同、年度经销协议，要明确约定交易模式和项下生成的订单所不能涵盖的其他要素，项下生成的订单是框架性合同、年度经销协议的组成部分，构成完整的合同。

对该业务类型，各单位应当定期签订对账协议。

在前述协议、订单完整的前提下，可以不逐笔签订购销合同。

订单采用电子交易系统或邮件发送接受的，原则上必须有条件保存原始电子数据。

7.7 签订合同时应将合同争议管辖地约定为公司或子公司所在地人民法院管辖或绵阳仲裁委员会仲裁。

如对方居于市场优势地位，对管辖地作出其他约定，业务单位对此类合同必须严格履行。

如果发生争议，业务承办人应及时报告单位负责人、公司领导和母公司法务部。

7.8 合同需登记、批准后生效的，由业务单位负责办理相关手续，相关单位应给予积极配合，公司级文件有特别规定的从其规定。

7.9 公司对外借款、担保、投资合同按公司章程规定经股东会或董事会批准后，由董事长或授权的代表签署。

公司其他各类合同的审批权限按公司业务授权管理办法的规定执行。

8.合同履行8.1 各单位对本单位合同的履行情况负责。

对涉及技术质量、物流运输等需要内部协同及专业配合的工作，应做好事前沟通业务流程对接。

8.2 合同依法签订生效后，各签约单位及人员应按照合同约定的条款全面及时履行合同，同时应及时跟踪、掌握对方的履约情况，催促对方严格履约。

8.3 合同签订后，因实际情况发生变化，可能导致合同的变更和解除的，各单位须以不损害公司利益为前提，在依审核程序（与原合同签订的审批权限和程序相同）报批后，可按公司要求与对方签订新合同或补充协议（或合同终止协议），变更或解除原合同，并保存有收件人、信件内容等相关信息的发出文件或有对方收邮件信息。

8.4 涉及合同内容的催款或催货通知，应有对方签收或确认的书面材料。

如无法取得对方签收材料，应及时通过挂号邮件（须注明邮件内容）送达。

以电子邮件发出的，应发送至对方指定的收件系统。

8.5 各单位及人员在合同履行中发现对方有下列情形之一并有证据证明的，应暂停履行并及时书面通知对方，同时将暂停原因、损失情况、已采取的措施、拟采取的措施、处理建议等及时报告合同管理员、部门领导和母公司法务部，情况严重的还应报告公司主管领导：8.5.1 经营状况严重恶化；8.5.2 涉及重大经济纠纷、诉讼。

8.5.3 转移财产、抽逃资金，以逃避债务；8.5.4 破产、歇业、解散、被停业整顿、被吊销营业执照、被撤消等。

8.5.5 丧失商业信誉；8.5.6 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

9. 合同备案及监督与检查9.1 合同签订部门（国内销售类合同除外）对合同进行存档，以月为单位电子文档备案到运营管理中心；国内销售类合同存档、备案在运营管理中心；运营管理中心、财务部监督和检查合同存档、备案情况。

9.2 合同备案应制定合同编号编码规则，对合同资料原件分类编号、装订成册，便于检查检索，由合同管理员存档并保存五年以上，并同时建立电子文档备查。

合同资料包括书面合同、在签订过程、履行过程中及因合同的变更或解除所形成的往来函电、收信凭证、备忘录、配送单等。

9.3财务部门对凡是应当签订书面合同而未签或对付款方式、条件约定不明不予付款，并有权要求业务部门补充完善相关手续。

9.4合同条款违反公司营销政策、财务管理制度的，一经发现财务人员应及时上报，对违纪违规人员由相关部门予以处罚。

9.5各签约单位应积极配合母公司审计、法务部的检查，及时全面地提供各项资料，并对所提供资料的真实性、准确性、完整性负责。

10．责任承担10.1 合同签约人应当对合同的签订及履行负责，对因合同签订及履行不当给公司造成损失的，应当承担相应的经济赔偿责任；对滥用职权恶意损害公司利益、谋取私利的，除赔偿公司全部损失外，还将依法追究其刑事责任。

10.2 各业务单位对合同的签订及履行负有审核、管理职责的人员，因不履行职责而给公司造成较大损失的，应按公司有关规定给予处理。

10.3 其他违反本管理办法给公司造成损失的，应当承担相应的责任。

11．合同查阅11.1 原则上存档、备案的合同不得跨部门查阅。

11.2 存档、备案的合同跨部门查询需查询部门领导批准，可以以邮件、报告的形式。

12. 附加说明12.1 本管理办法与国家现行法律、法规相抵触的，以国家法律、法规为准。

12.2 本管理办法由运营管理中心拟制并负责解释。