费用报销指引

费用报销流程指引关于费用报销的一些操作规定为了明确公司财务管理级次，提高公司工作效率，落实各部门和各级管理责任人的责、权利关系，现结合公司的实际制订费用报销流程指引。

一、费用报销流程：费用报销人报销申请（填制费用报销单/差旅费报销单）------报销人部门负责人（或上级主管）确认签字------财务人员审核（单据、数据等方面要求）-------公司总裁钟总（“深圳金控”费用由陈总）审批（侧重真实、合理性等方面负全责）------出纳复核并履行付款。

上述流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。

二、费用单据要求：为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。

合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。

公司员工任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝，各级确认、审核、审批人员也不应予签字。

所报销的发票必须自行网上查验发票真伪后，在通过验证有效的发票后，于该发票右下角用铅笔写上“已核”两字。

各级签字人在不能确定的情况下不能随意签字。

下图为部分城市网上查验发票网址：三、单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。

单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面。

单据分别不清晰，粘帖不规范的财务部门可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。

四、报销或单据传递时效要求：财务人员根据财务作帐的及时性配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。

原则上当月发生当月取得并当月28日前报销，业务人员有及时催收票据的义务。

五、费用报销的其他规定：公司费用报销必须真实合法，严禁使用白条或其他不合法的凭证，一些特殊情况需要使用替代凭证的，也必须由副总和财务主管的共同认可，同时做到财务操作的安全合法。

第一章总则第一条目的为方便**集团员工进一步了解公司的费用报销制度,并进行有效的费用单据填制,特制定此指引文件。

第二条适用范围此指引适用于**集团员工报销。

第二章差旅费报销第三条报销差旅时根据发生的费用需要准备的相关单据如下：1.差旅费报销单2.出差申请单3.差旅行程单4.招待用餐申请表(如有)5. **集团车辆使用记录表（如有）6. 合理、合法正规的发票第四条版式如下：一、差旅费报销单单据签批流程：①出差人→②部门主管及部门负责人签字→③会计→④财务总监→⑤副总裁→⑥总裁/董事长（5000元以上）注意事项：1）单据中审核人由会计签字，会计由财务总监签字，负责人由副总裁签字及总裁，董事长签字；2）单据的第三行载明的日期应填列的日期为出差回来当天的日期；3）单据上每行小计、每列合计需计算填列；4）出差人返回单位后一周内必须报销；5）所有报销单都由财务中心集中报地区/集团负责人、总裁及副总裁审核；6）餐费补贴及招待费用填入“差旅报销单”中的其他；7）附单据数量= 报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单（上面有文字说明则加，无则不加）；8）报销标准，请查看《**集团费用管理制度》。

二、出差申请单单据签批流程：出差人→部门主管→总裁办兼人力资源中心→******负责人→深圳集团领导注意事项：1)所有出差的单据需要集团领导审批方可出差，特别情况下急需出差的，须由地区负责人先同意，后补流程签批的方式；2)出差一天（含）以上，且在外住宿，必须填写出差申请单；3)出差期间必须填写清楚出差来回的日期及时间，方便核算各类补贴；4)出差申请单中的费用预算必须合理预估金额填列；5)出差期间住宿，副总监以下人员且两人同时出差时，同性必须并住，且住宿费标准可按并住人员最高级别的费用标准报销；6)自带车出差，必须在备注栏中填写清楚原因、车牌号码；7)2人（含）以上同行出差时，应填列每个人的姓名、职位，方便核算各类补贴；8)报销标准，请查看《**集团费用管理制度》。

费用报销流程及管理制度一、费用报销流程1.提交费用报销申请：员工需要填写费用报销申请单并提交给公司相关部门或负责人，申请单上需要包含费用明细、金额、报销事由等信息。

4.报销凭证收集：员工在申请单审核通过后，需要将相关费用所需的发票、票据等凭证进行收集并整理，准备好报销材料。

5.提交报销材料：员工将准备好的报销材料交给财务部门，财务人员进行材料的验收、审核和归档。

6.报销审批：财务部门审核通过后，将报销材料提交给相关审批人员进行最终的审批并签字。

7.报销支付：报销审批通过后，财务部门将费用支付给员工，可以选择以现金、银行转账或者公司预付款等方式进行支付。

8.归档管理：报销支付完成后，财务部门将报销材料进行归档和保存，确保后续查账和审计的需要。

二、费用报销管理制度为了确保费用报销的合规性和规范性，组织需要建立一套完善的费用报销管理制度，下面是一些常见的管理制度要点：1.费用报销政策：明确费用报销的范围和标准，规定费用报销的申请和审批流程，确保费用报销的合规性。

2.费用报销申请单：规定费用报销申请单的格式和内容，包括费用明细、金额、报销事由等信息，便于统计和审计。

3.财务审核标准：制定财务审核的标准和流程，确保审核的一致性和准确性，防止财务风险。

4.报销凭证要求：规定报销凭证的种类和要求，包括发票、票据等，确保凭证真实、合法、准确。

5.报销审批权限：明确报销审批的权限和责任，防止权力滥用和管理混乱。

6.报销支付方式：规定报销支付的方式和时间，确保费用按时支付并留有明确的支付记录。

7.审计和检查机制：建立审计和检查机制，对费用报销进行定期的内部审计和检查，发现问题及时纠正。

8.报销记录归档：规定报销记录的归档和保存时间，确保后续的查账、审计等需要。

以上是一个常见的费用报销流程及管理制度，组织可以根据自身的实际情况进行调整和完善。

费用报销流程的规范性和制度管理的严密性，对于组织内部的资源合理利用和成本控制具有重要意义，同时也能提高员工的工作效率和满意度。

经费报销指南一、原始票据的规范性要求目前，报销可使用的原始票据有三种，分别为税务机关监制的发票、财政部门监制的收据以及校内结算单。

最常见的为税务机关监制的发票；财政部门监制的收据主要为行政事业单位开具的版面费、会务费、培训费等等；后勤集团结算的业务如在超市购买商品、水电费、场地使用费等使用的是校内结算单。

（一）票据的印章要求1、发票：必须印有税务机关统一发票监制章，并加盖开具发票单位的发票专用章或财务专用章。

2、收据：必须印有财政部门监制章，并加盖收据使用单位的财务专用章。

3、校内结算单：应由校计财处监制并盖有财务专用章。

☆发票专用章或财务专用章模糊不清，无法辨认开票单位名称的不予受理。

（二）票据的内容要求1、无论何种渠道的经费报销，均应提供税务、财政监制或有关行业（如邮政、电信、铁路等）的规范票据方可报销，白条及不规范的票据，审核岗人员可拒绝受理。

☆目前除了铁路部门的票据、公交车车票以及飞机的退票费不属于税务、财政监制的规范票据，其余全部使用规范票据。

2、必须注明填制日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制票据单位公章，票据内容必须完整。

☆经济业务内容若为购买办公用品、文体用品、福利商品等较抽象的内容，应附上购买商品的清单。

3、原始票据应保持完整，不得涂改、挖补、刮擦，金额的大小写必须相符，否则无效。

4、原始票据如有错误的，应由开出单位重开或更正，更正处应当加盖开出单位公章。

5、原始票据复印件原则上不得作为报销凭证。

二、报销流程步骤一：整理各种原始凭证，对票据进行分类。

差旅费报销的票据以及市内交通费需按鱼鳞状整齐排列粘贴。

步骤二：填写各类报销单，所有报销单均可在计财处下载专区下载，下载后请不要改变报销单格式，自制的报销单计财处不予受理。

☆借款单原为一式三联，通过下载专区下载的为一式两联，均需用复写纸套写；请按内容要求填写好借款用途、借款金额（大小写）、转账单位账号以及借款人联系电话。

差旅费报销单上补贴以及合计数一栏留会计人员填写。

报销流程审批指南在日常的工作中，报销是一项常见的事务。

为了确保报销过程的顺利、高效和合规，我们制定了本报销流程审批指南，希望能为您提供清晰的指引。

一、报销的基本原则1、真实性所有报销必须基于真实发生的业务和费用支出，严禁虚报、谎报。

2、合规性报销的费用必须符合公司的财务政策和相关法律法规，不得报销违规或不允许的费用。

3、合理性费用支出应在合理的范围和标准内，过度浪费或不必要的支出将不被批准。

二、报销的分类1、差旅费包括交通费用（如机票、火车票、汽车票等）、住宿费用、餐饮费用以及出差期间的市内交通费用等。

2、业务招待费因业务需要招待客户所产生的费用，如餐饮、礼品等。

3、办公用品费购买办公用品的费用，如纸张、笔、电脑配件等。

4、通讯费员工因工作产生的电话、网络等通讯费用。

5、培训费参加培训课程、研讨会等所支付的费用。

三、报销前的准备工作1、收集相关凭证保留好所有与费用支出相关的发票、收据、小票等原始凭证。

发票必须是正规、有效的，且内容清晰、完整。

2、填写报销单根据公司提供的报销单模板，如实填写报销的日期、费用明细、金额、用途等信息。

3、附上必要的说明对于一些特殊的费用支出，如超标的差旅费、非常规的业务招待费等，应提供详细的说明和解释。

四、报销流程1、员工提交报销申请员工将填写完整的报销单及相关凭证交给部门负责人。

2、部门负责人初审部门负责人对报销申请进行初步审核，主要审核费用的真实性、合理性以及是否符合部门的预算。

如果审核通过，部门负责人在报销单上签字确认，并提交给财务部门。

3、财务部门审核财务部门收到报销申请后，对报销单和凭证进行详细的审核，包括发票的真伪、费用的计算是否正确、是否符合财务政策等。

如有问题，财务部门会与申请人或部门负责人沟通。

审核通过后，财务部门会将报销申请提交给上级领导审批。

4、上级领导审批上级领导根据公司的授权和相关规定，对报销申请进行最终审批。

审批通过后，报销款项将进入支付流程。

费用报销及付款操作指引为规范和指引各部门费用报销及付款操作，明确相关人员责任，特制定本指引。

一、原始票据规定各部门执行业务过程中所有涉及产品购销、资产购置、业务推广、差旅、办公及业务接待等经济活动，所发生的收付款及报销业务，一律凭国家和公司认可的合法票据作为财务核算的原始依据。

（一）原始票据分类：1、产品销售增殖税专用发票；2、产品销售普通发票；3、服务行业增值税专用发票（广告、咨询、餐饮、旅业）；4、运输企业专用发票及票证（汽车、火车、轮船、飞机）；5、特殊行业规定的专用票据（银行、邮电、保险）；6、财政部门印制的行政事业单位专用收付款凭据；7、国家规定的其他票据；8、公司内部自制的结算票据（工资单、借支单、转帐通知单、设备验收单、产品出入仓单、送货单、收据等）。

（二）原始票据填写规范：1、增值税专用发票应包括的内容：购货单位全称、法定地址、税务登记号码、开户银行及帐号、购置产品、货物名称（凡名称用英文或数字代码的一律应写明中文名称）、规格型号、数量、单价、增殖税率、税额、大小写金额以及供货方单位名称、地址、税务登记号码、发票或财务专用印章、经办人签名等2、除增殖税发票以外的其他票据包括的内容：发票名称、客户详细名称、商品或服务项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位名章；3、汽车、火车、轮船、飞机专用票据包括内容随行业定；4、所有发票必须复写或电脑打印，票据不得涂改，字迹必须一致，大小写必须一致，按照发票规范的填制要求填写并签名、盖章，对发票格式不能列明详细资料的，必须附详细的货物清单。

二、单据填写规范（一）付款申请单：本单据适用于所有对外单位付款时填写。

1、付款单位名称、账号、金额等信息必须与发票信息一致；2、预付款时在付款原因栏注明“预付**款”字样；3、付款单由业务部门填写，按流程审批后付款，如流程在OA 系统中的，将OA系统流程截图作为审批依据。

4、核销预付款时，在付款原因栏注明“核销预付款”字样以及核销金额。

费用报销管理规定及流程一、费用报销管理规定为了规范企业的费用报销管理，提高工作效率，保障企业财务的稳定运作，制定了以下费用报销管理规定：1.费用报销范围：（1）差旅费：包括交通费、住宿费、餐费等与出差相关的费用；（2）办公费：包括办公用品、办公设备维修费、文件复印费等与办公工作相关的费用；（3）业务费：包括业务招待费、宣传费、市场调研费等与业务开展相关的费用；（4）人员费：包括员工福利、培训费用、社保费等与员工相关的费用；（5）其他费用：包括邮寄费、通信费、会议费等与企业日常运营相关的费用。

2.费用报销凭证：（1）差旅费：出差申请单、交通票据、住宿发票、餐费发票等；（2）办公费：办公用品购买申请单、发票、维修费用票据等；（3）业务费：招待费用申请单、宣传费用申请单、市场调研费用申请单等；（4）人员费：员工福利申请单、培训费用申请单、社保费用票据等；（5）其他费用：相关申请单、邮寄费用单据、通信费用单据、会议费用申请单等。

3.费用报销审批流程：（1）提交申请：员工需要填写相应的申请单，将相关费用报销凭证提交到费用报销管理部门；（2）审批申请：费用报销管理部门进行初步审核，确保申请单和费用凭证的完整性和准确性；（3）资金审批：财务部门根据企业的资金状况和预算情况进行审批，确定是否给予报销；（4）报销款发放：财务部门根据审批结果，将报销款项按照员工填写的银行账号或现金的形式进行发放；（5）归档存档：报销款项发放后，相关费用报销凭证归档存档，便于核算和审计。

4.费用报销管理制度：（1）费用报销必须符合相关规定，并在规定的时间内报销；（2）费用报销必须真实、准确、合理；（3）费用报销凭证必须保留完整，如遗失或损坏需补办相应凭证；（4）费用报销审核必须有相关部门和财务部门的审核，确保资金的合理使用；（5）费用报销必须遵守企业的预算和限额制度。

二、费用报销流程费用报销流程的主要步骤如下：1.填写申请单：员工需要填写相应的申请单，包括报销金额、报销事由、费用归属等信息，并附上相应的费用凭证。

日常费用报销操作指引及注意事项◆适用范围：日常费用报销流程适用于除差旅费用、专项预算费用以外所有的费用报销，包括交通费、加班餐费、办公费、招待费、即时奖励等；实行的是预算总额控制。

◆操作流程：◆报销类型：1.日常费用报销流程共涉及三类报销类型，分别为“手机费”、“部门活动费”及“其他”；2.手机费和部门活动费流程设计比较简单、审批节点较少。

如果所申请的流程[报销类型] 选择为手机费或部门活动费、则只能申请手机费用或部门活动费用；如果选择为其他，则报销类型不受限制，可以报销任何日常费用(包括手机费和部门活动费)。

3.报销类型的选择如下图所示：◆报销注意事项：手机费：1.手机费报销需要先报人力资源部审批，财务部根据HR提供的通过审批人员名单、生效时间及标准据以审核；2.报销手机费时需提供中国移动或中国联通公司开具的通信费专用发票，发票客户名称必须是报销人自己；3.如使用动感地带、神州行、如意通等充值卡用户，需提供移动通信公司定额发票，全部按照100元标准报销；4.当月发票金额大于报销标准、按报销标准予以报销，超出部分自行承担，当月发票金额小于报销标准，按发票金额予以报销，不得以各月超出标准部分抵冲不足标准部分金额。

5.手机费要求一季度报销一次，不得无故延期报销。

部门活动费：1.部门活动费必须在活动组织开展后、提供与开展活动相关的真实、有效票据方可报销，并需要在报销用途中注明活动主题、时间和参加人员等相关信息，禁止开展活动前预申请部门活动费或以开展部门活动为名变相使用部门活动费；2.部门活动费只能在已计提的额度内申请、不得透支。

市内交通费：1.包括因外出公务及加班所产生的交通费，非紧急事宜要求乘坐公共交通、不得报销的士费；2.报销时要求在报销单据背面注明日期、起讫地点、事由，并在流程中上传费用明细表；3.加班报销的士费的条件是：女同事晚9点后，男同事晚10点后。

加班餐费：1.连续加班超过两小时以上按1次计算、超过8小时按2次计算，餐费标准为15元/次、超标部分需要核减；2.餐费报销需要提供餐饮或购买食品发票。

业务规章制度关于费用报销一、目的与依据为了规范各部门员工的费用报销行为，提高公司的财务管理效率，根据公司相关制度和规定，制定本管理规定。

二、费用报销范围1. 日常工作中产生的各项费用支出，包括但不限于交通费、餐费、住宿费、办公用品费等。

2. 外勤出差所需的差旅费用。

3. 因公出差所需的差旅费用。

4. 其他公司允许的费用支出。

三、费用报销流程1. 提交报销申请：员工应在费用产生后及时填写费用报销申请单，并在规定时间内提交给财务部门。

2. 审批流程：财务部门将对申请单进行初审，如有不合规范之处，将要求员工进行修改。

经初审无误后，报销申请单将提交给主管领导审批。

3. 报销审批：主管领导应认真审批费用报销申请单，确保费用支出合规。

审批通过后，将报销申请单提交给财务部门进行财务确认。

4. 财务确认：财务部门会对费用报销申请单进行核对，确认费用支出合规后，将费用报销款项转账到员工的工资卡或现金报销。

5. 归档管理：费用报销申请单需妥善保存，作为公司财务管理的依据。

同时财务部门也会将相关报销凭证进行归档管理。

四、费用报销标准1. 公司规定的费用标准应当严格遵守，不得超支。

如有特殊情况需超支时，应提前向主管领导请示，并经主管领导审批同意方可执行。

2. 对于外勤出差和因公出差产生费用的报销，员工必须按照公司规定的差旅标准进行报销，不得私吞公款。

3. 费用报销应当实事求是，凭真实有效的发票和相关凭证进行报销，不得虚构或篡改报销材料。

五、费用报销注意事项1. 员工在报销时应当保持发票、收据等凭证的完整性，确保报销材料齐全。

2. 对于超出费用标准的支出，员工需提供合理的说明和相关证明，并经主管领导审批同意后才能进行报销。

3. 对于涉及公司机密的费用支出，员工在报销时应当保密，并遵守公司的相关保密规定。

4. 对于因工作需要产生的费用支出，在填写报销申请单时，应当详细描述费用支出的事由和用途。

六、违规处理1. 如发现员工违反公司相关规定，造成公司经济损失，将按公司制度进行相应处理，包括但不限于警告、扣发奖金、扣发工资等。