会务工作手册
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目录
一,会议管理
1,周安排会议管理
2,部门会议管理
3,外单位借场(委托)会议管理二,会议准备工作内容
1,明确会议主题
2,明确会议议程
3,明确会场布置与设备要求4,明确会议责任人
5,会议通知拟定发放
6,会议文件准备
7,会前检查
三,会间服务
1,入场礼仪
2,会议签到
3,规范服务
4,技术保障
5,相互协作
6,会议记录
7,外延工作
8,安全保卫
四,会后工作
1,礼仪服务
2,会场检查
3,设施,设备检查
4,材料,记录整理
5,工作总结
五,会务工作的分类与要求1,会见
2,晚会
3,茶会
4,座谈
5,展览
6,发布会
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六,会议座次安排常识
1,关于会议主席台座次的安排2,仪式的座次安排
3,合影座次安排
4,会议座位安排
七,校内场所资源资料
1,图文信息中心会务场所资料
2,行政楼会务场所资料
3,行政楼裙楼会务场所资料
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一,会议管理
会议是集思广益,聚众议事的一种讨论形式.上海工程技术大学对在校区内
举行的会议管理,目的是追求会议之必需,会议之效率,避免凡事开会之会海现象.我校将会议分成周安排会议,部门会议,外单位借场(委托)会议三类.
1,周安排会议管理
周安排会议是通过校长办公室将由校领导主持的重要活动和会议组织安排
在一周会议安排中之会议活动.
为使一周会议安排及时准确,做到"一周会议早知道",要求有关部门做好
向校办报送工作,报送截止时间要求为每周四下午15:00.
2,部门会议管理
部门会议是由部门组织,召集,部门负责人主持的各种会议.
为了使部门会议有序进行,请有关部门提前三天到校办办理会场使用登记手续.
3,外单位借场(委托)会议管理
外单位借场会议是外单位借用我校会议场所进行相关活动的会议.外单位委
托会议是外单位委托我校有关部门组织实施,并使用我校会场的会议.
外单位借场会议需要该单位与校办联系,签订借用协议,并经校领导批准,
才予进行.外单位委托会议需由我校有关承接部门以部门报告形式向学校申请, 并经批准,在校办组织协调下进行各项会务准备工作.
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二,会务准备工作内容
会务准备工作是保证会议举行质量和效果的重要部分,需认真严谨地完成.
会前应制订会务预案.
1,明确会议主题
主题是举行会议要完成的任务和目标.主题往往与会名相关,会名要名实相
符,妥帖恰当.
根据会议主题预设出席会议人员范围和人数,以达到会议举办效果.
2,明确会议议程
会议议程通常是指会议要进行的逐相内容的安排,也是主持者主持的方案.
应经有关领导审定通过,并作为会议文件一部分发放给与会者.
3,明确会场布置与设备要求
会场是开会的场所,要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑会场的选用;会场布置要简约,与会议内容相符.根据会议的不同类型进行桌台,席卡,
话筒,投影,鲜花等的准备.
4,明确会议责任人
会议筹备班子的人员组成和工作分配是保证会议组织完成重要前提,以使各
部门(人员)分别按照其职责要求完成会议筹备和会议工作任务,做到人有专责, 事有专人.
5,会议通知拟定发放
会议通知必须简明扼要.通常须具备会名,会期,开始时间,地点,会议参
加人员范围,入场凭证,筹备会议的联系人(单位,联系方式)等七要素.
上述七要素,可据会议的特点,相取选用.通知发放应该与会议举行时间有
一提前量,保证有途中时间和反馈时间.通知发出后,应跟踪落实.
邀请市领导,委办领导出席,提前一个月报上级主管部门;邀请校领导出席,
提前五～十个工作日报两办.
6,会议文件准备
会议文件在经有关方面审定完成后,应事先印制成册(页),在会议期间发
放至每位与会者.
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7,会前检查
会前检查是落实预案,保证开好会议的重要步骤.现场检查的主要内容有会
议文件材料的准备,会场布置以及会场扩音,播放设备等.这一工作应在会议正式开始前2小时完成,如是隔天上午举行的会议应在前一天下午完成.
三,会间服务
1,入场礼仪
会务服务人员在会议开始前须站在会场入口处礼貌热情地向客人问好,并引
请客人进入会场入座.先到达的客人入座以后,及时提供服务.
2,会议签到
及时了解准确掌握与会人员出席情况,及时正确地把出席,列席及缺席人数
统计出来,报告主办方有关人员.
会议进行半小时后,将签到册,签到台的整理,收集工作.
3,规范服务
会议期间,服务员站于会议室门口随时提供服务,直至会议结束.
服务员20-30分钟为客人添加茶水,更换烟缸等,特殊情况按客人要求服务.
会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品.
4,技术保障
影像,扩音设备操作者须保持高度的注意力,要有内外场分工,协调联系保
持工况正常.
5,相互协作
相关会务工作人员保持在会场内外岗位工作,以便做好协调联络,临机应变. 6,会议记录
做好有关如会议录像,照相,录音等会议记录工作.
7,外延工作
如布置休会茶歇,文体活动,与会人员合影及住宿交通返程等有关服务.
8,安全保卫
指定专人维护会场秩序,保持良好的会场秩序,确保会场安全.
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四,会后工作
1,礼仪服务
会议结束时,服务员,工作人员应站在会场门口,微笑着向客人道别.
2,会场检查
与会人员完全离场后,会务人员及时仔细地检查会场,查看是否有遗忘的东
西和文件,争取及时交还.对未及时交还的物品要有专人负责保存,尽快与主办
方取得联系,及早送还.
3,设施,设备检查
将会议举办中使用的用具,设备整理好,对借用的用具,设备及时归还.关
闭空调,电灯,窗,锁好会议室门.并对会场设备设施的使用状况做好检查并记录.
4,材料,记录整理
做好会议材料的整理工作.文件,席卡及相关材料的清退,收集,归档工作.
5,工作总结
对会务工作进行总结,肯定成绩,找出问题.对给予会议帮助的有关人士,
及时寄感谢信表示谢意.
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五,会务工作的分类与要求
1,会见
在约定时间,场合和方式为前提,接待者与来访者彼此对面相见的活动.各
种级别的会谈,交往,交流活动.双方要共同协商安排好会见计划,明确时间,
地点,议程及内容.
2,晚会
晚上举行的以文娱节目为主的集会.重大庆典等系列交流活动的组成部分.
要根据来宾的性质,身份,风俗习惯,双方的相互关系,本地的传统文化和实际
能力拟定,应以具有本地特色的音乐,歌曲,戏剧,舞蹈为主,必要时可加入一
两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目.正装出席.演出时应印制专门的节目单,人手一份,对每个节目略加介绍.来宾座位的安排要便于安全保卫,
位置要最佳,通常最好的座位在第七至九排的中间.还要让宾主集中就座,来宾
进场,退场要比较方便.演出前,接待人员要在门口迎候,并专门设立休息厅,
主人与来宾共同步入剧场,其他观众应起立鼓掌欢迎.演出结束时,主人与来宾
要一同上台,向演员献花,见面,合影,来宾退场后,观众才离开.
3,茶会
用茶点招待宾客的社交活动集会.休闲,轻松,随意的社交活动.举行茶话
会的最佳时间是下午四点钟左右.有些时候,亦可将其安排在上午十点钟左右. 茶话会时间的长度,若是将其限定在一个小时至两个小时之内,效果最佳.适宜
举行茶话会的大致场地主要有学校的会议厅,学校的多功能厅,宾馆的多功能厅, 包高档的营业性茶楼或茶室.安排具体座次时,主要采取环绕式,散座式,圆桌式,主席式.除主要供应茶水之外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心,
水果或是小吃.要求品种对路,数量充足,并且便于取食,最好同时将擦手巾一
并上桌.
4,座谈
是在约定的时间,场所中,双方不拘形式地讨论的活动.各种讨论性,增进
性,多边性的交流活动.举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子.在进行洽
谈时,各方的主谈人员应在自己一方居中而坐,其余人员则应遵循右高左低的原
则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐.举行多边洽谈时, 为了避免失礼,按照国际惯例,一般均以圆桌为洽谈桌来举行"圆桌会议".
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5,展览
以相关的主题,通过某种表现方式将展品陈列,供参观者观看的活动.可作
为参观活动的一部分.工作内容主要包括参展单位的确定,展览内容的宣传,展示位置的分配,安全保卫的事项,辅助服务的项目等等.对参展人员要求在整体形象,待人礼貌,解说技巧等三个主要方面特别的重视:
(1),努力维护整体形象.在一般情况下,要求在展位上工作的人员应当统
一着装,男士应当剃须,女士则最好化淡妆.
(2),时时注意待人礼貌.当观众走近自己的展位时,工作人员都要面含微
笑,主动地向对方说:"您好!欢迎光临!"当观众离去时,工作人员应当真诚
地向对方欠身施礼,并道以"谢谢光临",或是"再见".
(3),三要善于运用解说技巧.在实事求是的前提下,要注意对其扬长避短.
不过,争抢尾随观众兜售展品,弄虚作假,或是强行向观众推介展品,则不可取. 6,发布会
以一定的主题向社会,新闻界传播信息的活动.具有重要意义的信息传播,
宣传活动.发布会组织工作应当包括会议的筹备,媒体的邀请,现场的应酬,善后的事宜等四个主要方面的内容.筹备新闻发布会,要做好主题的确定,时空的选择,人员的安排,材料的准备等项具体工作.新闻发布会主持人应善于把握大局,长于引导提问,并且具有丰富的会议主持经验.
(1),材料的准备:
①.发言提纲;
②.问答提纲;
③.宣传提纲;
④.辅助材料.
(2),会后的事宜:
①.了解新闻界的反应;
②.整理保存会议资料;
③.酌情采取补救措施;
④.对于失误,要主动采取一些必要的对策.
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六,座次安排常识
1,关于会议主席台座次的安排
(1),主席台必须排座次,放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后
互相谦让.
(2),主席台座次排列:
①.领导为单数时,
主要领导
主席台人数为奇数时
②.领导为偶数时,
1,2号领导同时居中,2号
领导依然
主席台人数为偶数时
机关排列次序排列.可灵活掌
握,不生搬硬套.如对一些德高望重的老同
轻的
居中,2号领导在1
号领导左手位置,3号领导
在1号领导右手位置.
在1号领导左手位
置,3号领导依然在1号领
导右手位置.
主
③.几个机关的领导人同时上主席台,通常按
志,也可适当往前排,而对一些较年
领导同志,可适当往后排.另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也
不一定非得按职务高低来排,通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾, 其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座.这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体.
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2,仪式的座次安排
字双方主人在左边,客人在主人的右边.双方其他人数一般对等,按主客
3,合签
左右排列.
影座次安排(主席台安排相同)
4,会议座位安排
(1),长条桌
①.与外宾会谈②.与上级领导座谈
注:A为上级领导,B为主方席
(2),沙发室
注:A为主方,B为客方注:A为上级领导,B为主方领导
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七,校内场所资源资料
有,示这设和务
备注:△表具有一施服
志宏堂平面图
图文信息中心会务接待场所资料
设备,设施放置方式,可纳人数
资源
场所
音响
功放
投影
电视
灯同讲沙
背景尺寸
单位米)
横幅尺寸
(单位米)
光译台发
礼堂式课堂式回形式(
志宏堂△△6△△△△50人6×12 19.2×1.2
第二报告厅△△△△△298人2.9×6.85 9.2×0.9
第三报告厅120人80人40人4.9×2.6 △△△△△第四报告厅△△△△50人40 35 人人
第五报告厅△24 人
贵宾厅△△12人
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行政楼会务接待场所资料
设备,设施放置方式,可纳人数
资源
场所音响
功放
投影
电视
灯光
同译
讲台
沙发
礼堂式课堂式回形式
背景尺寸
(单位米)
横幅尺寸
(单位米)
第一贵宾室△△△△△20人
第二贵宾室△△△△△20人
203会议室28人
205会议室△△△63人
视频会议室△△△△20人
第九会议室16人
第十会议室△△△40人
第三贵宾室△△△△△14人
第十一会议室16人
第十二会议室△△△34人
第四贵宾室△△△△△16人
备注:有△,表示具有这一设施和服务
第二报告厅平面图
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行政楼桾楼会务接待场所资料
设备,设施放置方式,可纳人数
资源
场所音响
功放
投影
电视
灯光
同译
讲台
沙发
礼堂式课堂式回形式
背景尺寸
(单位米)
横幅尺寸
(单位米)
第一会议室14人
第二会议室校级值班室
第三会议室14人
第四会议室16人
第五会议室30人
第六会议室30人
第七会议室14人
第八会议室30人
B301会议室△△△△228人8.8×1.2 休息室△14人
第十三会议室△△△36人
备注:有△,表示具有这一设施和服务
B301会议室平面图
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大型企业商务会议会务接待流程完全手册 一、会务工作总体思路 （一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人：每项任务均有专人负责。 （三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备 （一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。 2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。 备注：任务分解后形成《会务接待方案》。 （二）明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题 （2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务） （4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）
注：日程安排形成会务指南。 （5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。 （三）下发会议通知、登记代表名单 1.责任人：文秘材料小组。 2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：（1）会议主题 （2）参会人员 （3）会期安排 （4）会议地点与联系电话 （5）会务组联系人与联系电话 （6）报到日期 （7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等） （8）会议回执（附表2） （9）会址交通导引 3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。 会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括： （1）单位
会务接待手册（1.0版） 2011年2月
目录 一、手册说明 (4) 二、有关会议的说明 (4) 三、会议程序 (8) 会前工作（按顺序）........................................................................................................................ 议题及参会人员范围的确定......................................................................................................... 会议场所的选定：........................................................................................................................ 会议通知的起草........................................................................................................................... 申报会议预算............................................................................................................................... 人员确认....................................................................................................................................... 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）........................................................... 预定.............................................................................................................................................. 车辆安排....................................................................................................................................... 会务通知起草............................................................................................................................... 起草会务组工作安排表................................................................................................................ 会务宣传品的制作 (10) 食品的采买 (10) 指导服务员工作 (10) 会议场地布置与熟悉 (10) 会中工作（按顺序） (11) 会议室保障 (11) 汇报人员的保障 (11) 用餐的保障 (11) 娱乐的保障 (11) 住宿的保障 (11) 会后工作（按顺序） (12) 离会车辆安排 (12) 退房 (12) 设备整理 (12) 结帐 (12) 设备归还 (12) 费用报销 (12) 会务总结 (12)
会务接待手册
目录 一、手册说明 (3) 二、有关会议的说明 (3) 三、会议程序 (5) 会前工作（按顺序） (5) 议题及参会人员范围的确定 (5) 会议场所的选定 (5) 会议通知的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员确认 (5) 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5) 预定 (6) 车辆安排 (6) 起草会务组工作安排表 (6) 会务宣传品的制作 (6) 食品的采买 (6) 指导服务员的工作 (6) 会中工作（按顺序） (7) 会议室保障 (7) 汇报人员的保障 (7) 用餐的保障 (7) 住宿的保障 (8) 会后工作（按顺序） (8) 离会车辆安排 (8) 退房 (8) 设备整理 (8) 结账 (8) 设备归还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、注意事项 (8) 附件： 附件一：会议通知样式 (10) 附件二：会务通知样式 (11) 附件三：会议预算/结算清单样式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议签到表 (17)
一、手册说明 《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。 二、有关会议的说明 1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。 2.会议通知应包括以下几项内容： 3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果； 4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间； 5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员 并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图； 6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。每项 会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名 单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪 些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与 本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学习、观摩 的机会。 7.会议注意事项： （1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。 （2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分 存档。会议如需保密，应做好保密工作。 （3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请假。 （4）交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排 与食宿安排登记。
会务接待操作手册集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]
会议接待操作手册 原则 树立细节决定成败的理念，对工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，确保全面完成各项工作任务，让领导满意、让嘉宾满意。 一、会场的选定与布置 （一）会场选择标准 1、根据主办方的具体要求安排（若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视）； 2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件，会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足； 3、要有足够的坐席，具有数码投影仪与幕布，音响效果好、有白板、立式讲台等； 4、就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，按领导指定标准提前预定好酒水及菜式。 （二）会场布置 1、导引牌：从一进会场开始首先要有导引牌，会场导引牌、卫生间的导引牌、吸烟区导引牌等； 2、条幅：会场门前在条件允许的情况下悬挂条幅、气球竖标、拱门、广告牌等； 3、招贴：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和随意走动”等警示语分别贴在会场明显处。
二、会务筹备 （一）会议物资的准备 1、来宾资料袋内容 嘉宾证、公司画册、会议流程、会议日程、产品图册、纸笔； 2、会务组资料 接车/机名单（飞机、火车时刻及具体车辆安排），来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，工作人员通讯录； 3、物资准备 （1）常用物资：饮用水、水果、便签纸、胶纸（宽窄均备）、白板笔、宣传资料等；工作人员工作证、贵宾席姓名台卡、胸花、会议用餐券 （二）人员分组与协调 1、总指挥 主要是会议前期的组织、后期服务和总协调； 2、会务组长 细节的安排和处理，同时注重会议议程和时间安排，熟悉各个环节的操作情况，协调各组工作及突发事件处理； 3、会场组 会场秩序的调节、进程的安排、会场现场的业务处理、会场；负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理； 4、后勤组
会 务 接 待 手 册 2015年5月 目录 一、手册说明 (3) 二、有关会议得说明 (3) 三、会议程序 (5) 会前工作(按顺序)、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 议题及参会人员范围得确定、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 会议场所得选定、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 会议通知得起草、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 申报会议预算、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 人员确认、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 设备准备(常用,根据不同会议及实际情况进行调整)、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、5 预定、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 车辆安排、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 起草会务组工作安排表、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 会务宣传品得制作、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6 食品得采买、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、6
会议接待操作手册 原则 树立细节决定成败的理念，对工作认真进行分解、量化，周密部署、细致安排，确保全面完成各项工作任务，让领导满意、让嘉宾满意。 一、会场的选定与布置 （一）会场选择标准 1、根据主办方的具体要求安排（若没有要求则选择交通方便、环境优美安静、有知名度的地方以体现主办方对客户的重视）； 2、会场最好具备同时开会、住宿、就餐的条件，会场要求整体环境舒适、温度适宜、无噪音、光线充足； 3、要有足够的坐席，具有数码投影仪与幕布，音响效果好、有白板、立式讲台等； 4、就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，按领导指定标准提前预定好酒水及菜式。 （二）会场布置 1、导引牌：从一进会场开始首先要有导引牌，会场导引牌、卫生间的导引牌、吸烟区导引牌等； 2、条幅：会场门前在条件允许的情况下悬挂条幅、气球竖标、拱门、广告牌等； 3、招贴：“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和随意走动”等警示语分别贴在会场明显处。 二、会务筹备 （一）会议物资的准备 1、来宾资料袋内容
嘉宾证、公司画册、会议流程、会议日程、产品图册、纸笔； 2、会务组资料 接车/机名单（飞机、火车时刻及具体车辆安排），来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，工作人员通讯录； 3、物资准备 （1）常用物资：饮用水、水果、便签纸、胶纸（宽窄均备）、白板笔、宣传资料等；工作人员工作证、贵宾席姓名台卡、胸花、会议用餐券 （二）人员分组与协调 1、总指挥 主要是会议前期的组织、后期服务和总协调； 2、会务组长 细节的安排和处理，同时注重会议议程和时间安排，熟悉各个环节的操作情况，协调各组工作及突发事件处理； 3、会场组 会场秩序的调节、进程的安排、会场现场的业务处理、会场；负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理； 4、后勤组 用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返接送，票务安排、会议各种费用结算、支付等； 5、司机组 负责来宾接送服务及物资运送。 三、会务运作 （一）会务组的工作流程 1、确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及清楚知道会场各部门负责人
大型会议承办工作手册（初稿） 目录 一、会议前组织工作准备： (2) （一）会议的发起： (2) （二）会议组织和机构： (2) （三）会议分工和责任： (2) 二、会议承办主体流程： (2) （一）会议前期工作： (2) 1参会客人的联系、函达及情况工作。 (2) 2参会资料的准备。 (3) 3会议场所的考察、落实工作。 (3) 4参会资料的制作落实工作。 (3) 5参会物品的情况落实工作。 (3) 6参会人员用车情况落实工作。.................................................... 错误!未定义书签。 7财务预算整理，报公司领导审批。............................................ 错误!未定义书签。 8拟定参会客人的详细接待、安排计划。.................................... 错误!未定义书签。 9会议现场的工作安排。................................................................ 错误!未定义书签。 10会议现场外工作安排。 (5) 11公司人员的仪容仪表要求。 (5) （二）会议中工作： (6) 1检查工作。 (6) 2迎接工作。 (6) 3公司领导会面工作。 (7) 4会场工作。 (7) 5散会后工作。 (7) （三）会后工作： (8) 1送机、送站参会客户工作安排。 (8) 2宾馆门口迎送参会客人的安排。 (8) 3结账工作。 (8) 4联系参会客人平安到否工作。 (8) 5会后公司内部总结会。 (9) 6会后资料的整理。 (9) 7制作参会人员名册。 (9) 8资料、名册的存档与送达。 (9)
会议工作流程与服务标准 一、会议服务工作程序： 会议受理会前准备会前检查 会场服务会后清理会议注意事项一、会议受理 1、十三楼中、西式会议室为高管来宾接待室，任何部门、子公司使用，需提前到集团办公室办理相关手续，经集团办公室同意后方可使用。如果会议时间有更改，必须重新提交至集团办公室审批。以免造成会议冲突。（注：十三楼大会议室需提前一天申请并下发通知） 2、由办公室专员下发《会议任务交办单》至会务专员，并通知准备会场： （1）会议起、止时间 （2）会议地点 （3）使用会议室部门名称及与会人数 （4）会议保密程度、与会人员习惯 （5）是否需要使用投影、话筒等，需在《会议任务交办单》中体现 （6）注意事项（禁止吸烟、大声喧哗、随地吐啖） 二、会前准备 （1）根据《会议任务交办单》会议要求对会场进行整理，保持会场干净整洁。 （2）会议开始前半小时，会务专员需将桌面纸巾、烟灰缸、投影仪的摆放，窗帘束紧，灯光、空调、排扇等设备打开。 （3）主席台话筒摆放整齐（话筒方向朝左边平行摆放。）大会议室内横幅、台签、激光笔、录音笔及与会资料等均有各部门、各子公司自行准备。 （4）茶水饮品将根据来宾需求选择饮品种类，如需配备咖啡必须在《会议任务交办单》中体现。（注：十三楼大会议室仅提供主席台领导及来宾茶水配备，主席台下人员需由各部本、各子公司自行准备。） 4、会场服务 1）会议进行中，每隔30——40分钟，根据会场情况及时增添茶水或咖啡。
2）会议进行中，会务员应留守茶水间，随时留意会场是否有新增来宾，准备茶水。 3）会议进行中，非与会人员不能直接进入会场，或在会场外徘徊。（如是特殊情况，可在茶水间等候。） 5、会后清理 1）撤会议物品（杯具撤后清洗干净收入柜中。） 2）清理与会人员遗留物并登记。 3）清洁并整理会场，关闭门窗。 4）检查清理情况，并对损坏物品进行登记备案，并向上级汇报情况。 5）关闭动力电器设备 6）服务人员撤出，锁闭会议厅 6、会议注意事项 1）定期清点会议用品消耗并登记，如有补充需上报人事综合部。 2）每周定期交付会议任务交办单签字。 3）因大会议厅使用较少，场地较大，卫生维护在会议确定后提前一天整理清扫。 二、会议接待服务标准： 1、服务员上岗前要按规定认真整理工装、仪容仪表端庄、整洁、精神饱满； 2、会前二十分钟准时到达会场； 3、会场内卫生整洁，会场所需物品摆放整齐、美观； 4、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确； 5、客人入座后 3 分钟内需倒上茶水； 6、会议进行中，每隔30——40分钟，及时增添茶水； 7、会议进行中，会务员应留守茶水间，随时留意会场动向，是否有新增来宾，准备茶水； 8、会后清理工作要及时、仔细。 9、会议清洁后，茶水间工作台也需整理摆放，不留与会议无关用品。
接待方案范文及相关流程 导读：本文接待方案范文及相关流程，仅供参考，如果觉得很不错，欢迎点评和分享。 篇一 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下： 一、会议主题： 待定 二、会议时间： 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、会议地点： xxx酒店。 四、环境布置 (一)会场外区域布置 酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。 (二)会场内主要区域布置 1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。 2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。 五、会议内容 第一板块会议 (一)会议时间：20xx年x月x日、x日、x日
(二)会议地点：待定(200人会议厅) (三)会议内容：待定 (四)会议布置：1)课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放 2)会议鲜花：讲台花、胸花、桌花 3)会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾 4)会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架 (五)会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。 地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子) 可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。 第二板块晚宴 (一)晚宴时间：20xx年x月x日晚(具体时间待定) (二)晚宴地点：餐厅待定 (三)晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式 (四)晚宴布置：室外：空飘(8个)(空飘内容：)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。 室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍) 第三板块会议接待 (一)工作内容
会务接待手册 2015 年5 月
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目录 一、手册阐明????????????????????? 3 二、有关会议的阐明?????????????????? 3 三、会议程序????????????????????? 5 会前作业（按次序） .......................................................... .5 议题及参会人员规模的承认 (5) 会议场所的选定 (5) 会议告诉的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员承认 (5) 设备预备（常用，依据不同会议及实际状况进行调整） (5) 预订 (6) 车辆组织 (6) 起草会务组作业组织表 (6) 会务宣扬品的制造 (6) 食物的采买 (6) 辅导服务员的作业 (6) 会中作业（按次序） (7) 会议室确保 (7) 报告人员的确保 (7) 用餐的确保 (7) 住宿的确保 (8) 会后作业（按次序） (8) 离会车辆组织 (8) 退房 (8) 设备拾掇 (8) 结账 (8) 设备偿还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、留意事项????????????????????? 8 附件： 附件一：会议告诉款式 (10) 附件二：会务告诉款式 (11)
附件三：会议预算 /结算清单款式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议报到表 (17) 2/ 17
一、手册阐明 《会务招待手册》内容首要包含组织一次会议中所应做好的各项作业（会前、会中、会后）及留意事项，以便于会务人员把握会议服务的各项流程，更好地为 会议做好服务确保作业。 二、有关会议的阐明 1. 适用规模：本手册所指会议是指公司或部分牵头组织的各类会议。 2. 会议告诉应包含以下几项内容： 3. 会议意图：清晰阐明举办此次会议要抵达的作用； 4. 会议时刻：应包含会议的开端时刻和完毕时刻； 5. 会议地址：会议地址应清晰标出，假如会议地址在公司外部，与会人员 并不了解，会议告诉中应附上会议地址示意图； 6. 会议议程：依据会议内容不同，可分为报告、通报、研讨等内容。每项 会议议程应列出本项议程的报告人、参会人员、列席人员和主持人的名 单。组织会议人员在承认与会人员时，应在清晰会议意图基础上承认哪 些人有必要参会，努力做到既不因或人的缺席影响会议作用，也不影响与 本次会议关系不大的人员的正常作业。一起又给相关人员以学习、观摩 的时机。 7. 会议留意事项： （1）着装要求：应以穿着整齐、大方得当为首要准则，有必要佩戴作业牌。如有正装的着装要求需求清晰指出。 （2）会议要求：会议组织者依据会议的性质和内容承认会议内容是要 录像、摄像。尽量保存第一手资料，并作为公司发展史的一部分 存档。会议如需保密，应做好保密作业。 （3）对请假的要求：清晰参会人员因特别原因无法参会需求向会议会 议会务组指定人请假，待给假后方可请假。会议组织者不得请假。 （4）交通、食宿：假如会议需求组织组织与会人员的交通和食宿，应 承认住宿人员名单，执行人员抵达报导时刻，做好车辆接送组织 与食宿组织挂号。
联想电脑公司 会务手册 （版） 企划办秘书处
目录 一、手册说明 (4) 二、会议制度及规范 (3) 三、流程图 (3) 在公司内召开的会议 (8) 在公司外召开的会议 (9) 四、程序 (3) 会前工作（按顺序） (3) 议题及参会人员范围的确定 (3) 会议场所的选定： (3) 会议通知的起草 (3) 申报会议预算 (3) 人员确认 (3) 设备准备 (3) 预定 (3) 车辆安排 (3)
会务通知起草 (3) 议程PPT制作 (3) 食品的采买 (3) 指导服务员工作 (3) 会议场地布置与熟悉 (3) 会中工作（按顺序） (3) 会议室保障 (3) 汇报人员的保障 (3) 用餐的保障 (3) 娱乐的保障 (3) 住宿的保障 (3) 会后工作（按顺序） (3) 离会车辆安排 (3) 退房 (3) 设备整理 (3) 结帐 (3)
设备归还 (3) 费用报销 (3) 会务总结 (3) 五、注意事项 (3) 附件： (18) 会议通知草稿 (19) 会务通知草稿 (22) 会议预算草稿 (27) 会务分工明细表 (28) 主要会议场所明细表 (29)
一、手册说明 为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程，更好地为总经 理室会议做好服务保障工作，特编写了《联想电脑公司会务手册》供大家参考，《会务手册》内容主要包含组织一次总经理室会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。 望随时提出修改意见，谢谢！ 二、会议制度及规范 为保障会议顺利召开和会议的效果，电脑公司特制定并颁发了会 议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下： 联想电脑公司会议制度（试行） 1.目的：会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果，规范公 司的会议工作，特制定本制度。 2.适用范围：本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做要求， 可做参考。 3.名词解释： 3.1汇报：使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决策 3.2通报：使参会人员了解公司某项工作的状况，一般不涉及决策和讨论
会务接待手 册 2015年5月 目录
一、手册说 明 (3) 二、有关会议的说 明 (3) 三、会议程 序 (5) 会前工作（按顺序）.......................................................... .5议题及参会人员范围的确定. (5) 会议场所的选定 (5) 会议通知的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员确认 (5) 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5) 预定 (6) 车辆安排 (6) 起草会务组工作安排表 (6) 会务宣传品的制作 (6) 食品的采买 (6) 指导服务员的工作 (6) 会中工作（按顺序） (7) 会议室保障 (7) 汇报人员的保障 (7) 用餐的保障 (7) 住宿的保障 (8) 会后工作（按顺序） (8) 离会车辆安排 (8) 退房 (8) 设备整理 (8) 结账 (8) 设备归还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、注意事 项 (8) 附件： 附件一：会议通知样式 (10) 附件二：会务通知样式 (11)
附件三：会议预算/结算清单样式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议签到表 (17) 一、手册说明 《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。 二、有关会议的说明 1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会 议。 2.会议通知应包括以下几项内容： 3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果； 4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间； 5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与 会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图； 6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。 每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人 的名单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确 定哪些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影 响与本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学习、 观摩的机会。 7.会议注意事项： （1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。 （2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发 展史的一部分存档。会议如需保密，应做好保密工作。 （3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组 织者不得请假。
会务助理服务手册总部物业服务中心
目录 序言 A级培训/接待会议服务指引 A 级会务/培训/接待协助清单 A级会议桌椅摆放图片(参考)…………………………..图1-5页B级培训/接待会议服务指引 B级会务/培训/接待协助清单 B级会议桌椅摆放图片(参考)…………………………..图6-11页C级培训/接待会议服务指引 C级会务/培训/接待协助清单 C级会议桌椅摆放图片(参考)…………………………图12-15页会务业务联系电话表
序言 “会议服务”一直以来都是总部物业服务中心的重要服务工作之一,为了方便客户的会务安排，给客户提供专业的会务清单,总部物业服务中心针对目前会务服务状况及四年以来的会务服务经验总结，制定了《会务助理服务手册》，供所有会务后勤协助人员参考，并定期对《会务助理服务手册》进行更改、完善。 总部物业服务中心
会议服务人员工作职责： 1、根据提供的服务信息，及时、周到地为各楼层提供会议需求服务。 2、配合集团各类大型培训、接待会议的后勤准备工作及现场服务，保障会议顺利进行。 3、配合维修人员，提供C级会议投影设备的相关操作。 4、节假日，协助保洁班做相关区域清洁工作。 5、负责会务用品管理及茶点制作间的清洁工作。 6、周六、日负责培训教室、电脑教室、食堂门口及服务中心的清洁工作。 7、根据服务需求合理申报采购各类会务用品。 8、其它。 会议服务人员礼仪部分 一、基准行为： 1 、工作时间内，着本岗位规定制服及相关饰物、发髻、胸牌，并保持干净、平整，无明显污迹、破损。正确佩戴工牌。 2、保持个人卫生清洁，身体、面部、手部保持清洁。上班前不吃异味食物，保持口腔清洁，上班时不准吃零食，不在公共场所内，看与工作无关的书籍及做与工作无关的事。 3、会议服务人员应适当化淡妆，不得浓妆艳抹。统一穿着黑色平底鞋，肉色长筒袜。
会议接待方案模板 导语：接待工作在会议工作中是非常重要的环节，它在很大程度上引导了了会议氛围的形成。以下是小编整理的会议接待方案模板，欢迎大家阅读参考。 1.会议接待策划方案为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下： 一、会议主题： 待定 二、会议时间： 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、会议地点： xxx酒店。 四、环境布置 (一)会场外区域布置 酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。 (二)会场内主要区域布置 1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。 2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。 五、会议内容
第一板块会议 (一)会议时间：20xx年x月x日、x日、x日 (二)会议地点：待定(200人会议厅) (三)会议内容：待定 (四)会议布置：1)课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放 2)会议鲜花：讲台花、胸花、桌花 3)会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾 4)会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架 (五)会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。 地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子) 可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。 第二板块晚宴 (一)晚宴时间：20xx年x月x日晚(具体时间待定) (二)晚宴地点：餐厅待定 (三)晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式 (四)晚宴布置：室外：空飘(8个)(空飘内容：)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。 室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
大型会议承办工作手册 目录 一、会议前组织工作准备： (2) （一）会议的发起： (2) （二）会议组织和机构： (2) （三）会议分工和责任： (2) 二、会议承办主体流程： (2) （一）会议前期工作： (2) 1参会客人的联系、函达及情况工作。 (2) 2参会资料的准备。 (3) 3会议场所的考察、落实工作。 (3) 4参会资料的制作落实工作。 (3) 5参会物品的情况落实工作。 (3) 6参会人员用车情况落实工作。 (4) 7财务预算整理，报公司领导审批。 (4) 8拟定参会客人的详细接待、安排计划。 (4) 9会议现场的工作安排。 (4) 10会议现场外工作安排。 (5) 11公司人员的仪容仪表要求。 (5) （二）会议中工作： (6) 1检查工作。 (6) 2迎接工作。 (6) 3公司领导会面工作。 (7) 4会场工作。 (7) 5散会后工作。 (7) （三）会后工作： (8) 1送机、送站参会客户工作安排。 (8) 2宾馆门口迎送参会客人的安排。 (8) 3结账工作。 (8) 4联系参会客人平安到否工作。 (8) 5会后公司内部总结会。 (9) 6会后资料的整理。 (9) 7制作参会人员名册。 (9) 8资料、名册的存档与送达。 (9)
一、会议前组织工作准备： （一）会议的发起： 由会议发起人在会议前七天，向公司主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。 （二）会议组织和机构： 由公司领导层研究确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责领导、组织机构和公司参加会议的人员。 会议组织机构一般设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。各组成员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全公司选调，一经明确，除特殊情况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。 （三）会议分工和责任： 由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实到人。 二、会议承办主体流程： （一）会议前期工作： 依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议总指挥汇报。 1参会客人的联系、函达及情况落实。 1．1参会客人的函文格式的起草、且提前五天函达给参会客人。 1．2会议前两天落实来参会客人情况。 1.2.1来客人数。 1.2.2来客身份。 1.2.3来客性别。 1.2.4重要客人的习俗。 1.2.5来客联系方式。 1.2.6参会来客的对方协调人。 按照来客身份整理顺序并正式报告会议总指挥。
接待工作标准化手册
编写说明 接待工作是xx有限公司（下简称“公司”）管理的重要内容，是展示企业的窗口。为更好地促进我公司接待工作程序化、规范化，保障接待工作的质量和效率更好地为树立良好的企业形象，根据有关规定，结合我公司实际情况，编写了《xx有限公司接待服务工作标准化手册》。 本手册从公司实际出发，对接待工作的业务标准、业务流程进行规范，明确工作内容，健全完善工作模板和范本，控制关键点，实现接待工作的精细化、标准化、流程化、规范化。 本手册适用于总部各部门及各项目公司，既是公司组织接待活动的“工作指南”，又是开展标准化建设的基础知识读本。请广大员工特别是接待人员认真学习和使用好本手册。同时，各项目公司各部门应结合自身工作实际，在手册的基础上修订完善本部门接待管理标准，编写接待细则，全面提高我公司的接待工作水平，全力服务于公司接待工作。 本手册为首次编写，由于时间仓促，编制中难免存在诸多问题和不足之处。希望在执行中不断发现问题，及时提出整改、完善意见，逐步完善接待工作。
目录： 第一章：接待基础管理第二章：接待工作管理第三章：座次安排 第四章：应急机制 第五章：资料
第一章接待基础管理 一、使用范围 适用于xx有限公司总部及下属各项目公司。 二、职责分工 1．领导组 负责审定接待方案，处理接待中出现的问题，并解释解决和指导。 确定工作组成员，并对各小组成员工作内容进行规划与要求。 全方位监督、检查各项接待工作的落实情况。 2．工作组 负责接待活动具体工作，各小组具体分工如下：
三、工作原则 1.热情周到原则：尊重来宾生活、工作习惯及政治、宗教信仰，回避民族、生活和工作忌讳 2.厉行节约的原则：规范接待程序，控制活动规模，注重成本核算，合理控制费用 3.保密原则：严格执行公司保密规定。不得以任何形式透露公司商业、技术秘密；尊重和保护宾客隐私。 4.责任落实的原则：接待工作组组长直接对领导组负责，各工作小组成员直接对工作组组长负责。各项工作分工明确。 5.把握关键的原则：接待活动中的重要环节和关键点要配置AB角（即除该项工作责任人以外再确定一人作为工作接替者，并熟悉该项工作责任人的工作内容。A角遇特殊原因离开岗位时，B角要及时到位，保证工作不断不乱），强化闭环管理，做到事前有布置，事中有控制，事后有反馈，对在过程中出现的异常情况有效控制，严密监控。 6.资源共享的原则：建立健全本单位接待资源体系，充分利用本单位内部的人力、车辆、设施、设备等，力求经济合理配置。 四、接待人员要求 1.熟悉接待方案及活动相关安排，掌握来宾相关信息，清楚自己的工作任务及时间节点。
公司会议流程与规范手册
公司会议流程与规范手册 目录 1.指定手册的目的.................................................................................. 2.手册适用范围...................................................................................... 3.会议的类别.......................................................................................... 3.1总经理大会................................................................................... 3.2市场部主管大会........................................................................... 3.3周会....................................................................................... 3.4店长会........................................................................................... 3.5紧急会议....................................................................................... 4.会议操作程序...................................................................................... 5.会议纪律.............................................................................................. 6.会前准备.............................................................................................. 7.会后整理..............................................................................................
会务接待手册 2015年5月 目录
一、手册说明 (3) 二、有关会议的说明 (3) 三、会议程序 (5) 会前工作（按顺序）.......................................................... .5 议题及参会人员范围的确定. (5) 会议场所的选定 (5) 会议通知的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员确认 (5) 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5) 预定 (6) 车辆安排 (6) 起草会务组工作安排表 (6) 会务宣传品的制作 (6) 食品的采买 (6) 指导服务员的工作 (6) 会中工作（按顺序） (7) 会议室保障 (7) 汇报人员的保障 (7) 用餐的保障 (7) 住宿的保障 (8) 会后工作（按顺序） (8) 离会车辆安排 (8) 退房 (8) 设备整理 (8) 结账 (8) 设备归还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、注意事项 (8) 附件： 附件一：会议通知样式 (10) 附件二：会务通知样式 (11) 附件三：会议预算/结算清单样式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议签到表 (17) 一、手册说明 《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、
会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。 二、有关会议的说明 1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。 2.会议通知应包括以下几项内容： 3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果； 4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间； 5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员 并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图； 6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。每项 会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名 单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪 些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与 本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学习、观摩 的机会。 7.会议注意事项： （1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作牌。如有正装的着装要求需要明确指出。 （2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分 存档。会议如需保密，应做好保密工作。 （3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请假。 （4）交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排 与食宿安排登记。 流程图：