文件资料归档管理办法现行版本 A
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北京优利康达科技有限公司(作业指导书)
文件资料归档管理办法
(文件编号EULD-WI-QA-02)
2009,,,,,,发布 2009,,,,,,实施
文件编号:EULD-WI-QA-02 文件类型
第A版第0次修订作业指导书
页码:2/7 文件资料归档管理办法
标题:文件资料归档管理办法
编号:EULD-WI-QA-02
版号:第A版第0次修订
页数:页
生效日期:200X -XX-,,
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1(目的
为确保公司文件资料及时、准确、高效的归档，特制定本制度。 2(适用范围适用于公司在工作活动中形成的各种有保存价值的文件资料，包括电子版文件和资料。
3(职责
3.1各部门专兼职文控员负责本部门主导的文件和资料的收集、整理、归档。
3.2公司部门负责人负责确定文件资料的归档的范围。
3.3公司各级各类人员及时提交需归档的文件资料。
3.4质控部负责监督检查各部门文件资料的归档落实。
4(工作程序
4.1文件资料分为纸质文件资料和电子文件资料。
4.2各部门均应指定专兼职文控员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳定。
4.3凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)
4.4一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档
4.5公司工作人员外出学习、考察、调查研究等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政部办理归档手续、行政部签字认可后财务
4.6本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像档案等向行政部办理归档手续，行政部 4.7各部门专兼职文控员
4.7.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集管理本部门的文件资料。
4.7.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件资料及时收集归档，每年的
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三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向行政部办好交接 4.7.3承办人员借用文件资料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件资料
4.8归档范围
4.8.1公司质量安全手册、程序文件、各类规章制度、作业指导书。 4.8.2公司质量安全监控记录。
4.8.3重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典
4.8.4上级机关或国家权威部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料
4.8.5本公司对外的正式发文、
4.8.6
4.8.7本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表
4.8.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
4.8.9本公司人事任免的文件资料以及关于职工奖励、处分的文件资料 4.8.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件资料
4.8.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、
4.9平时归档
4.9.1各部门都要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件资料，由专兼职文控员集
4.9.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归档使用的"案卷类目"。"案卷类目" 4.9.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门专兼职文控员归档
4.9.4专兼职文控员应及时将已归档的文件资料，按照"案卷类目"条款，放入平
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时保存文件卷夹内"对号入座"
4.10立卷(案卷质量要求)
4.10.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，行政部
4.10.2案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有
4.10.3 归档的文件资料 4.10.4在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，
4.10.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，
4.10.6卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排
4.10.7卷内文件资料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料
4.10.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写
4.10.9有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可
4.10.10案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰
4.10.11
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案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
4.10.12案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表) 总则
1(1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1(2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1(3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。1(4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1(5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1(6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1(7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2( 电子文件的收集与积累
2(1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2(2 收集积累要求
2(2(1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2(2(2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2(2(3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2(2(4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2(2(5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
2(2(6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 2(2(7 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 2(2(8 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 2(2(9 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
2(2(10 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 2(2(11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2(3 收集、积累方法
2(3(1 及时按照要求制作电子文件备份。
2(3(2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2(3(3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2(3(4 电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2(3(5 电子文件性质代码:r—草稿性电子文件;u—非正式电子文件;o—正式电子文件;n—无纸电子文件;t—文本文件;i一图象文件;g—图形文件;v一影像文件;a—声音文件;m—多媒体文件;p—计算机程序;d—数据文件。 3(电子文件的整理
3(1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3(2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。 3(3 归档电子文件应填写登记表。
4. 电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2 归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。 4.4 归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求
4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。 4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5. 电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
5.1 检验
5.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20,合格率应达到100%。5.1.2 检验项目。
5.1.2.1 载体有划痕，是否清洁。
5.1.2.2 有无病毒。
5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。
5.2 移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
5(3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2 环境温度选定范围: 14?— 24?;相对湿度选定范围:45%—60%。 5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4 存效性保证
5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5 利用
5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2 利用时使用拷贝件。
5.5.3 利用时要遵守保密规定。
5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6 电子档案的销毁鉴定。
5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。 5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
5.相关文件
5.1文件控制程序
5.2质量管理体系文件编写导则
6.相关记录
6.1
项目监理部工程资料 收集、整理、组卷和归档办法中咨工程建设监理公司 第二事业部 2010年10月
前言 为规范中咨工程建设监理公司第二事业部建设工程资料管理，进一步提高部门工程建设监理的水平，部门依据北京市建筑工程资料管理工程（DB11/T695-2009），结合我公司业务文件资料归档有关文件要求和部门具体情况编制了本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》。为方便各项目监理部在进行资料管理时，有一个可参考的文件支持，分四个部分做了具体介绍。由于本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》主要是根据北京市和公司对民用建筑项目的相关要求编制的。电力行业或北京以外的建设工程监理项目在使用《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》时，应首先满足电力行业和当地政府主管部门相关规定的要求。 由于时间仓促，本《项目监理部工程资料现场收集、整理、组卷和归档方法》中难免有不足之处，请部门各项目监理部在资料管理的操作过程中，提出宝贵的修改意见，以便再版时改进，。 中咨工程建设监理公司第二事业部 2010年10月
目录
第一部分监理资料的基本规定
一、总则 1、项目监理部在业务工作中资料管理形成的全部档案，是项目监理部针对工程施工过程中到工程竣工结束整体监理工作的真实记录，为有效指导项目部加强档案的科学管理，更好地为公司各项工作服务。根据行业标准《建筑工程资料管理规程》和公司发布《中咨监理公司文件整理归档与档案管理办法》及监办公【2003】20号《中咨工程建设监理公司业务文件资料归档管理办法》的通知及相关文件结合项目监理部实际情况，制定本办法。 2、根据国家集中统一管理档案的原则，各项目监理部在业务工作中形成的各种具有保存价值的文字、图表、声像材料及计算机盘片等，实行由各项目监理部分别整理归档、公司档案室集中统一管理。任何个人不得据为己有或随意销毁。 3、项目部资料收集、整理、编制工作在项目部总监领导下，由项目部工程资料人员管理，在业务上接受上级档案管理部门的指导、监督与检查。 4、项目部在档案工作中必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规等。 5、项目资料管理人员工作的基本任务是： ①管理项目部工程各专业资料的档案，负责档案的接收、整理、保管、统计和档案归档等项工作。
设计文件资料归档管理办法 1.总则 1.1为加强设计文件管理工作，有效地保护和利用设计文件的技术资源，特制订本制度。 1.2本制度使用于设计文件的编制、校审、归档与发送等方面的管理。 2.设计文件种类（根据工程具体情况可酌情增减） 2.1设计项目完成后，项目负责人需将设计的原始资料、设计条件资料、设计中间资料、设计施工阶段资料、设计资料文本、全套完整图纸等交院档案室统一并存档。 2.2档案管理人员需对存档设计资料进行逐一登记后，项目负责人应在设计资料入库清单和设计资料存档表上签字确认。 2.3经院档案室存档的设计资料，原则上不得外借。院内借阅者，需填写设计资料借阅登记表。院外借出者，需经院长签字，总工办备案。 3.设计归档的资料包括： 设计原始资料：业主提供的设计依据性文件和资料，设计审批批文、规划的红线及河道蓝图、地质详勘报告、设计任务书、设计原始资料等； 设计条件资料：工程设计技术措施等技术性文件、包括本专业接受和提出资料、会议纪要等； 设计中间资料：校审意见卡及图纸、各专业提出和接受的设计条件
及确认单、审图公司意见及回复单、审图通过的全套图纸和计算书；设计施工资料：设计交底记录、图纸会审记录，设计变更（补充）通知单及变更附图，设计变更（修改）的批件或会议纪要。变更记录汇总表、施工验收、调试文件等； 4.设计文件的归档 4.1全部设计文件必须按规定进行归档，不得擅自保管。 4.2档案室必须认真履行签收和检查手续，不符合归档要求的应及时提出。 4.3所有设计文件应按项目进行归档，并依照本管理办法施行 5.设计资料的验收 5.1档案室需校对设计资料，并在完成验收后进行签收。同时填写设计项目设计资料图库的目录清单，对归档资料进行统一的归档管理和登记，以方便日后查询 5.2设计资料验收后，档案室应填写该项目设计资料入库的设计图纸图库清单和设计文件设计资料入库汇总表。 6.设计文件的发送 6.1设计文件归档后，项目负责人应及时提供发送设计文件的目录清单和发送地址。 6.2院总工办在完成加盖“设计资质”印章后，负责复制后对外发送。 6.3项目负责人需将发送回执单及时返回，以备查询。 6.4未加盖“设计资质”印章的图纸，对外发送均无效。
编号：83940-DC-PR01-0007修改: A 中国石油化工股份有限公司西南油气分公司 元坝气田天然气净化厂工程 设计、采购和施工工程总承包 资料归档管理规定
目录 1编制说明 (2) 2规定内容 (2)
1编制说明 为使元坝气田天然气净化厂工程实施过程中形成的资料、文件统一、明了，便于过程中收集整理和工程结束时归档，经参与本工程的业主（净化厂）、监理、总承包方SEI及参建单位开会讨论，对本工程的资料归档事宜予以了明确，形成了会议纪要并报档案馆审批。 本规定即以本次会议纪要为主要依据编写。 2规定内容 详见附后的档案管理对接会会议纪要。
档案管理对接会会议纪要 6月21日,净化厂、SEI、长江监理公司、华夏监理公司等4家单位在净化厂第一会议室召开了净化厂项目档案管理对接会，纪要如下： 一、净化厂形成文件分两类设置编码 1、第一类为管理类文件，为四级编码，格式为： YBJH-JHC-L-0001、YBJH-SEI/TCC-L-0001 其中： 第一级“YBJH”为项目代码； 第二级“JHC”为文件起源单位代码，各单位代码见前期发布文件（可以在其后加“/”扩展，如JHC/PC为净化厂控制组）； 第三级“L”为文件主题词代码，见前期发布文件(详见附件1)； 第四级“0001”为文件流水号。 2、第二类为交工技术文件，按单项工程汇编、单元工程组卷（详见附件2），资料编码为四级编码，格式为: YBJH/83940-110/TCC-TJ-0001 其中： 第一级“YBJH/83940”为项目代码； 第二级“110”为单元号，单元代码见设计文件； “TCC”为资料起源单位英文缩写（无缩写的，填写汉语拼音缩写,详见附件3）； 第三级“TJ”为专业代号（分为综合ZH、设备SB、土建TJ、钢结构GJG、
公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文
建设工程档案归档整理管理规定最版 加
曹妃甸工业区规划建设管理局 建设工程档案归档整理管理规定 一、建设工程文件的归档要求 建设项目文件的形成应符合国家相关的法律、法规、标准要求。建设项目档案必须真实反映工程竣工后的实际情况，具有归档保存价值的文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。各个程序要有责任者的签字或盖章手续，并必须齐全，具有法律效用。归档的项目建设文件，应做到书写材料符合档案保管要求、字迹工整、图像清晰，有利于保存。 归档时间应符合下列规定： 根据建设程序和工程特点，归档能够分阶段进行，也能够在单位或分部工程经过竣工验收后进行。 勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。 施工单位城建档案一般做三套，一套（原件）移交曹妃甸工业区住建分局城建档案馆（室），一套移交建设单位，一套施工单位自己保存；建设单位需向档案馆（室）移交工程综合资料（前期开工手续及后期验收手续）；监理单位需向城建档案馆（室）移交一套完整的监理资料。城建档案馆（室）只对建设单位办
理移交手续，建设单位填写城建档案交接目录、接收和移交证明书、鉴定表（一式两份），需在交接书上双方签字，盖章。 二、工程资料分类 根据《建设工程文件归档整理规范GB/T50328- 》和《城市建设档案著录规范》（GB/T50323- ）规定，将工程资料分为四个部分。 （一）工程准备阶段和竣工验收资料，包括工程可研、立项、审批、征地、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、概预算及工程竣工验收等阶段的项目建设文件与资料，由建设单位整理提供。 （二）监理资料，包括监理规划、进度控制、质量控制、监理通知、工程总结、合同、勘察、设计、施工等实施过程的监理资料，由监理单位整理提供。 （三）施工资料,包括工程质量验收、工程质量控制、工程安全与功能检验、观感质量检查和竣工图等资料，由施工单位负责整理提供。 （四）工程档案资料,包括工程档案立卷及移交等，由建设单位整理提供。 三、工程资料归档范围、质量要求、立卷原则及方法 （一）工程文件归档范围 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。凡在曹妃甸工业区内，新建、改建、扩建投资额在20万元或建筑面积在500平方米及其以上的建筑工程资料均应归档。 （二）归档文件的质量要求 归档的工程文件应为原件。 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关文件工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。工程文件的内容必须真实、准确，与工程实
一、目的 为统一项目文件的归档要求与整理方法，确保档案质量，特制定本规定。本规定适用于项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。 本规定所指项目文件为项目在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件。 二、归档要求 1、项目建设中形成的项目文件，应根据GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》的有关要求进行组卷、整理，并向业主归档移交。 2、归档项目文件应完整、准确、系统。应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符。 3、项目文件归档范围见项目管理手册《项目文件管理规定》。 三、归档项目文件的整理 1、项目部向业主提交归档项目文件时，须根据国家有关规定、行业规范和业主档案管理要求进行组卷整理。 2、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。 3、勘察文件按勘察项目组卷；设计文件按装置单元、阶段、专业组卷；合同文件（包括合同形成文件）按合同编号组卷；项目交工技术文件文字资料按 SH/T3503的要求组卷；设备随机文件按台件组卷，其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷；管理性文件按问题组卷；竣工图按单项工程、单位工程、装
置单元、阶段、专业图号组卷；监理文件按问题组卷。 4、施工图、竣工图组卷整理时需进行折叠，折叠要求为： 4.1 图纸须按照A4(297×210MM±2MM)的标准幅面进行折叠。 4.2 各种幅面图纸折叠前，要分别按照A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺寸(841×1189、594×841、420×594、297×420、210×297MM)进行裁制或整理修边。 4.3 图纸折叠须图面朝里，背面朝外，保持图纸标题栏在右下角并露出。若标题栏前边有图纸遮盖，可将遮盖部分的右下角向内作45°角折入。 4.4 3号图纸折叠时，先将图纸摆正，然后将左半部向右对折，再将盖在上面部分的右下角向内作45°角折入。 4.5 2号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后自左向右进行横向正手风琴式折叠，并使右侧对齐，标题栏露在上层。 4.6 1号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。 4.7 0号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分向内折两折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。 5、案卷与卷内文件的排列 5.1 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 5.2 勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。
档案管理规定 第一章总则 第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，维 护公司合法权益，特制订本规定。 第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务经营、企业管理、公关宣传等活动所直 接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设计图纸、 报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件 材料、技术资料、电子文档、电脑盘片、荣誉实物等不同形式的 历史记录。 第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学化管理。 第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。档案移交手续要完备。
第二章档案机构及其职责 第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。 第七条档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部门的档案接收、收集、整理、立卷、保管 工作。 第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、工整，图面清晰，图幅符合要求，签署手 续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编号、归档 资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。文稿及签 名必须用蓝黑或碳素墨水书写。 第十条归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、施工单位、时间、地点、人物、事由、专 业技术活动。 第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。份数可按照各部门实际需要增加，但一式不得少于四 份。 第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一份复印件。 第十四条综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
技术资料归档管理制度 拟归档的技术资料指由公司完成或协助完成的工程项目，在承接、实施、成果完成整个过程中所形成的具有可追溯性、证明性的和有保存价值的文字、图形、声像等各种形式的历史记录。 1 技术档案管理依据及总体要求 为加强工程文件收集整理及档案移交工作，明确职责，规工程文件收集整理及档案管理行为，充分发挥工程文件及档案在工程建设与管理中的作用，根据《中华人民国档案法》、《建设工程文件归档整理规》的有关要求，特制定本制度。 1.1 归档文件总体质量要求 1.1.1 工程文件的容必须符合管理方面的标准和要求。 1.1.2 工程文件的容必须真实、准确、与工程实际相符合。 1.1.3 归档的工程文件原件应为手写或打印件。签名必须本人手签，不得打印。工程文件的书写一律采用黑色碳素墨水书写，要求字迹端正，无缺、漏现象。不得使用红色墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等，需要改错的，将错误用单斜线划掉，再在其右上方填写正确的文字（或数字），禁止使用改正液、贴纸重写、橡皮擦、刀片刮除或用墨水涂黑等方法。 1.1.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 1.1.5施工监理文件按单位工程组卷；招标代理文件、设计监
理与咨询、项目评估文件、施工图审查文件、工程管理及其它项目按工程项目组卷。 1.1.6 根据工程文件的多少，立卷时可分册或不分册组卷。 1.1.7 工程档案整装方式、封面和装盒以及填写，按有关部门的归档要求进行。 2 文件的分类立卷归档要求 2.1各类型项目完成后，应将实施过程中形成的各种有关工程资料收集、整理成最终的项目文档及时立卷，由公司相关部门指定专项责任人进行资料的分类、收集、整理并保证其完整性，统一向工程管理科技术资料室进行归档。 2. 2 工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，须填写工程档案交接单。 2. 3 工程档案的归档时间要求 2.3.1施工监理项目按独立的单位工程验收之日算起，个月完成相应单位工程的资料归档； 2.3.2 招标代理项目按独立的标段投标有效期到期之日算起， 个月完成资料归档； 2.3.3 公司投标的成果资料在项目中标公告发布之日算起，个月完成资料归档（未中标项目的成果资料本部门自行保存）； 2.3.4 设计评估或受委托审查、设计监理与咨询、施工图审查项目在标段审查完成（或较小项目整体完成）并提交建设单位之日算起，个月完成资料归档；
工程施工资料档案管理制度办法 编制： 复核： 审批： ****项目经理部 20**年**月
目录 一、资料归档范围 (1) 二、资料员职责 (1) 三、资料档案的归档 (1) 四、工程技术资料借阅 (2) 五、施工设计图纸及相关文件的接收、登记 (3) 六、变更图纸的处置 (3) 七、资料档案的管理 (3) 八、资料档案要求 (4) 九、资料档案的保管 (4) 十、施工日志填写办法 (4) 十一、处罚制度 (6) 十二、资料相关记录表式 (6) 十三、工程竣工资料档案移交 (7)
公路工程施工技术资料档案管理制度办法 为了更好的规范工程资料、文件、设计图纸的保管、发放和使用，根据项目部档案资料及图纸数量的实际情况，本着为工程服务的原则，合理利用档案资源，达到施工、存档两不误的目的，制定本制度。 一、资料归档范围 从工程项目建议书始到工程竣工决算止所有与工程有关的，具有保存价值的文字、资料、图纸、图标、声像各种载体的文件材料等。 二、资料员职责 部门负责人指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括： 1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料； 2、档案材料的保管； 3、档案材料的查借阅、催还； 4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。 三、资料档案的归档 1、认真贯彻执行《档案法》、《保密法》及项目部的有关制度，严守项目部档案管理制度和保密守则，保护项目部的合法权益。 2、及时将收集的文件、资料、图纸等，整理分类，编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。 3、归档的文件材料要完整、系统、准确。 4、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
运营部资料、信息档案管理办法 为了加强档案资料工作的科学管理，逐步实现档案工作规范化，不断提高档案科学管理水平，更好地为本部门各项工作服务，根据工作的具体要求，结合本部门工作实际，制定本管理办法。 本管理办法共七部分： 一、资料、信息档案管理归档范围 二、归档文件的整理原则及质量要求 三、归档文件的整理方法 四、立卷程序 五、归档案卷的整理程序 六、资料档案管理的档案利用 七、资料档案管理的档案员（内勤人员）职责 《运营部资料、信息档案管理办法》 一、资料、信息档案管理归档范围 凡是反映本部门经营管理活动的和具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、表单存根、照片、底片、录音带等均属归档范围；涉及到保密的资料和信息档案，归档范围依照《内部保密管理制度》第二条保密范围实施。 二、归档文件的整理原则及质量要求 1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2、归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。 3、己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4、归档的文件材料应完整、系统、准确，必须是原件。 5、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、编目编号。
6、档案目录应确切反映文件内容，并区分保管期限。 7、文件材料的归档必须办理移交手续。 8、归档时间 8.1各归档小组于任务完成验收后三天内向内勤移交相关资料和信息档案。 8.2内部人员因工作需要使用已存档的资料，应先办理档案借阅手续，使用完毕，及时归还。 8.3内勤人员需每月26日之前按《归档文件的整理原则及质量要求》整理本月存档的资料。 9、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。 三、归档文件的整理方法 为确保部门内部资料档案的完整性、严密性、信息更替及时性,应注意以下几点： 1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。 2、及时收集: 对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各小组完成任务后按工作任务跟踪单上的内容，必须向内勤人员交纳全部的文件资料。 3、随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。 4、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等，进行分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序，保管安全。 四、立卷程序 1、立卷的原则 1.1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 1.2、卷内文件材料必须准确反映我部门经营管理活动的真实内
济热力字〔20１5〕１6号 关于下发《济南热力有限公司 工程影像资料拍摄及归档管理办法》得通知公司各部门: 《济南热力有限公司工程影像资料拍摄及归档管理办法》已经公司党政联席会研究批准,现予以下发,请认真贯彻执行、 附件:济南热力有限公司工程影像资料拍摄及归档管理办法 二〇一五年二月九日 济南热力有限公司办公室2０１５年2月9日印发 附件: 济南热力有限公司 工程影像资料拍摄及归档管理办法 济南热力规【２015】X003第一条为完善工程影像资料得管理,规范工程影像资料得摄制、收集、整理与保存,结合建设工程项目管理实际,制定本办法。 第二条本办法适用于公司范围内重点工程项目、大小配套工程、“汽改水"工程、技改维修、抢修、环保及数控等全部工程项目。 第三条工程项目部就是影像资料拍摄得责任主体,负
责组织现场影像资料得拍摄、整理、归档工作,负责配备摄像器材得保管、 监理、施工单位等参建单位根据工作职责及需要各自拍摄影像资料,以备查阅。 第四条基建管理部、生产管理部、客服管理部、数控部、总工办依据职责分工负责不同工程类别影像资料拍摄过程得检查及存档前得审核。 第五条企管审计部负责施工过程中影像资料拍摄得检查工作,对特定工程项目得影像资料委外剪辑、制作。 第六条工程影像资料拍摄得设备以摄像为主,拍照为辅。 第七条工程影像资料得拍摄分为管网工程、热源厂设备安装工程、建筑工程等专项内容及共性拍摄内容,具体拍摄内容要点见附表。 第八条具体拍摄某一工序或特定情景时,先拍摄项目部人员全身影像,再边拍摄边介绍拍摄得人员姓名、时间、位置、事由等具体情况。如在拍摄设计变更时,同时由项目部人员介绍在何时、何具体位置引起设计变更得原因等;在拍摄因施工导致苗木迁移得影像资料时,同时介绍拟迁移苗木得时间、所处位置、迁移数量等信息、 第九条拍摄得方法可分为全景、局部及加设钢尺拍摄。反映工程原始状态、竣工全貌及局部开拍前得全景;隐蔽
文件收发、归档管理制度 第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。 第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。 第三条公文的签收 1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。 2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。 第四条公文的编号保管 1.办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。 2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。 第五条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。 2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。 3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第六条文件的传阅与催办 1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共
工程资料整理及归档管理办法 一、目的：为了规范各项目部施工资料的填写、整理、归档等工作，根据国家、地方等有关规范、标准的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。 二、适用范围：公司所属范围内的各项目部。 三、职责： 1、项目部负责资料的编写、收集、整理，移交建设单位、档案局等，配合公司技术质量部移交公司档案室，保证资料的真实、有效。 2、安装事业部技术科负责对安装项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 3、公司技术质量部负责对所有项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 4、公司技术质量部负责竣工资料的审核与移交到公司档案室，并对安装事业部技术科的核查记录进行检查，审核资料做好审核记录。 四、施工资料的编制要求 1、资料填写：省内工程严格按照《建筑工程资料管理规程》、《山西省建筑工程施工资料管理规程》、《山西省建筑工程质量验收管理规程》、太原市质监站《关于竣工工程档案资料整理有关要求的通知》、《关于建筑节能工程施工质量资料有关要求的通知》、《山西省住宅工
程质量分户验收管理办法》、各地档案建设工程文件归档管理要求及规范、标准等执行。省外工程按照国家或当地有关规范、标准等执行。确保技术资料与工程同步，做到真实、准确、有效，质量控制资料完整，其他资料齐全。 2、签章要求： （1）各项目施工资料经项目部完善、安装事业部技术科核查后，方可报回公司签字盖章。 （2）各项目施工资料报回公司签字盖章时，应附相关资料，经技术质量部审查合格后予以签字盖章。 3、施工过程中形成的影像资料 影像资料管理执行集团公司《建设工程施工声像资料留存管理办法》。 五、竣工资料（包括竣工图）归档要求 1、归档时间： （1）竣工资料应在工程竣工后三个月内整理归档完毕。 （2）竣工时间以单位工程质量验收记录和竣工报告或竣工验收证明书盖章时间为准。 2、资料及竣工图装订： （1）组卷、目录及备考表编制：山西省内工程按《山西省建筑工程施工资料管理规程》中附录A的要求进行专业分类、组卷和编制目录。备考表填写必须真实、完整，立卷人、审核人填写齐全。省外工程按照国家或当地有关要求执行。
工程资料整理及归档管理办法
工程资料整理及归档管理办法 一、目的：为了规范各项目部施工资料的填写、整理、归档等工作，根据国家、地方等有关规范、标准的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。 二、适用范围：公司所属范围内的各项目部。 三、职责： 1、项目部负责资料的编写、收集、整理，移交建设单位、档案局等，配合公司技术质量部移交公司档案室，保证资料的真实、有效。 2、安装事业部技术科负责对安装项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 3、公司技术质量部负责对所有项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 4、公司技术质量部负责竣工资料的审核与移交到公司档案室，并对安装事业部技术科的核查记录进行检查，审核资料做好审核记录。 四、施工资料的编制要求 1、资料填写：省内工程严格按照《建筑工程资料管理规程》、《山西省建筑工程施工资料管理规程》、《山西省建筑工
程质量验收管理规程》、太原市质监站《关于竣工工程档案资料整理有关要求的通知》、《关于建筑节能工程施工质量资料有关要求的通知》、《山西省住宅工程质量分户验收管理办法》、各地档案建设工程文件归档管理要求及规范、标准等执行。省外工程按照国家或当地有关规范、标准等执行。确保技术资料与工程同步，做到真实、准确、有效，质量控制资料完整，其它资料齐全。 2、签章要求： （1）各项目施工资料经项目部完善、安装事业部技术科核查后，方可报回公司签字盖章。 （2）各项目施工资料报回公司签字盖章时，应附相关资料，经技术质量部审查合格后予以签字盖章。 3、施工过程中形成的影像资料 影像资料管理执行集团公司《建设工程施工声像资料留存管理办法》。 五、竣工资料（包括竣工图）归档要求 1、归档时间： （1）竣工资料应在工程竣工后三个月内整理归档完毕。 （2）竣工时间以单位工程质量验收记录和竣工报告或竣工验收证明书盖章时间为准。 2、资料及竣工图装订： （1）组卷、目录及备考表编制：山西省内工程按《山西省建
关于加强竣工资料归档管理的通知 各项目监理部： 为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266-2010的要求进行整编。在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容。 附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》 银川夯实工程咨询有限公司 二0一三年一月八日
工程竣工资料整理归档管理办法． 工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、《建设工程文件归档整理规范》 (GB50328-2001) 、《建筑工程资料管理规程》（DB64/266-2010）及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。 一、工程监理文件的收集整理和归档 1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。分三个阶段：项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。 2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件（包括电子版）均应收集齐全，整理立卷后归档。 3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。 4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整
公司档案室的档案工作管理建议（初稿） 随着公司的不断扩大，分公司的不断设立和组织机构的不断完善，对分公司的档案管理工作提供以下意见和建议，仅供参考。 一、档案工作管理制度（参考项） 1. 公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。 档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。 凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。 2. 档案室的主要职责 制定档案工作的规章制度，对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量；积极开展档案的提供利用工作；对公司的设计归档文件进行全面管理。 3. 档案保管和保护 档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。建立档案管理人员岗位责任制；档案接收按各类档案交接手续办理；档案保护的基本方针是“以防为主，防治结合”，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录(复印)；按公司保密制度做好档案保密工作。档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地点索引；按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。 4. 制定方便科学的归档时间。 对平时已完成工程设计的项目，及时的做好归档文件的收集和整理。根据公司内的具体情况，可以将归档时间定为每季度一次或每半年一次。 二、同时，为了便于公司对档案的宏观的掌握，统一档案的管理，具体的归档内容和要求应遵循公司总部现行制定的工程设计档案归档办法（详见附件一、附件二）。 分公司每年度内的完成项目需向公司总部提供一份工程设计项目归档资料的备份，提供方式视具体情况而定。
文件资料归档及保存管理规定 一、基本规定 1 、项目结束后，项目监理部按《公司工程监理归档资料规定》将工程监理文件资料归类整理完毕，移交公司档案管理人员。 2、由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理和移交工作。 3、技术监察部应对项目监理部监理文件的移交、整编、归档工作进行监督、检查、指导。 二、监理文件的归档范围 对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷成册后归档。（详见公司工程监理归档资料规定） 三、监理文件立卷成册编制规定 1、卷内目录的编制应符合下列规定（册内目录也应符合下列规定）： （1）卷内目录式样宜符合本规定附录A的要求； （2）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；如无，就不需要填写（3）文件题名：填写文件标题的全称； （4）日期：填写文件形成的日期； （5）页数：填写组成案卷文件的总页数； （6）卷内目录排列在卷内文件首页之前。 2、卷内备考表的编制应符合下列规定（册内备考表也应符合下列规定）：（1）卷内备考表的式样宜符合本规定附录B的要求； （2）卷内备考表主要是对案卷情况的说明；
（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后； （4）卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。 3、案卷封面的编制应符合下列规定： （1）案卷封面为内封面。案卷封面的式样宜符合附录C的要求； （2）案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几册、第几卷； （3）档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写； （4）工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由监理办公室填写；（5）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容； （6）起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期； （7）保管期限分为永久、长期、短期三种。各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。 永久是指工程建设档案需永久保存； 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存20年以下。(暂定5年) 同一案卷内不能放置不同保管期限的文件。 （8）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。 4、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。 5、案卷装订 （1）案卷必须成册装订。 （2）装订时必须剔除金属物。 （3）案卷必须进行装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便
公司建设工程竣工资料归档及移交管理细则建筑施工工程竣工资料是反映建筑工程质量和工作质量状况的重要依据，也是许多建筑安装工程质量等级的重要依据，是单位工程日后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料；为加强本公司各个竣工项目工程竣工验收资料的收集、整理与归档工作，确保向公司移交竣工验收资料的完整性与准确性，同时确保各相关部门移交工作的顺利进行，实现建设工程竣工验收资料归档及移交制度的规范化、标准化，特制定本实施细则： 一、基本原则： 1、凡我公司在工程项目建设管理和工程建设活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，均属工程项目资料档案范围。 2、工程项目资料档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 3、工程项目资料档案必须要纳入公司职能部门管理制度和项目部管理人员职责范围之中，做到项目工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。 二、归档范围及质量要求： 1、公司职能部门及项目部对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件、包括综合管理、工程管理文件、施工、竣工、预算、决算等方面材料，均应收集齐全，按要求整理后归档，具体归档范围及归档时间见附表一。 2、归档的文件应该是原件（材料质保书、检验报告、检测报告），使用复印件必须注明原件存放地点，如特殊原因无法归原件的请在复印件上写明原件在哪里、复印人、复印日期，并盖项目章；如竣工资料是复印件
请写说明，并由项目经理签字、盖章，工程应在施工前确定具体归档份数。 3、文件的内容及其深度必须符合国家和本市有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程。 4、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。 6、工程文件应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、日期及签字盖章手续完备。 7、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜），图纸宜采用国家标准图幅；所有材料合格证及小的质保书都要贴在A4纸上，并盖项目章。 8、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，用蓝晒图归档的竣工图应是新蓝图。 9、所用竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样，施工单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监，竣工图章尺寸为：50㎜×80㎜。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在蓝图右下角设计图签的上方或不压盖图形文字的地方。 三、整理原则和方法 1、要遵循工程文件的自然规律，保持文件的有机联系，便于档案的保管和利用；归档的文件要反映项目管理和项目建设的全过程，并具有成套性。 2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程整理归档。 3、确定归档材料的“件”，一般以每份材料为一件，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。 4、归档文件的“件”不宜过厚，一般不超过40㎜，卷内不应有重复文件；