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浅
析我国档案管理体制
新形式下档案期刊所面临的挑战与对策
信息社会档案馆公共服务功能的拓展
基于电子档案信息的安全评价体系研究
ISSN 1007-9343
CN53-1105-G2
2009·11
总第204期
月刊
六十军血战台儿庄
浅析我国档案管理体制
姻安徽大学管理学院路君兰
摘要：文章详细阐述了“统一领导、分级管理”的档案工
作原则和“局馆合一”的档案机构设置，通过分析其优势和不
足，提出了对我国当前档案管理体制进行适应性改革的建议。
关键词：档案管理体制改革
档案管理体制是指一个国家档案和档案工作的方式与组
织制度，包括各级各类档案行政、业务机构的设置其及隶属关
系、职权的定位和组织管理方式方法等的总和。档案管理体制
是我国社会主义国家规模档案事业的集中体现，对我国档案
事业的发展起着重要作用，它直接关系到我国档案工作根本
任务和总体目标的实现，关系到档案事业现代化的进程。因此
它的建立与完善对档案事业的发展有着十分重要的意义。
从1956年《关于加强国家档案工作的决定》确立“集中统
一地管理国家的档案”，到1959年《关于统一管理党政档案的
通知》正式确定党政档案统一管理，再到今天《中华人民共和
国档案法》第五条规定的“档案工作实行统一领导、分级管理
的原则”，我国的档案管理体制已由最初的绝对集权式管理发
展为目前中央统一领导、地方各级档案部门分级管理，其灵活
性有了一定程度的提高。
一、“统一领导、分级管理”的内涵及优势
“统一领导、分级管理”作为现行档案工作的原则，内容包
括三个方面：国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集
中管理；全国档案工作在各级人民政府的领导下，由各级档案
事业管理机关统一、分级、分专业进行管理；实行党政档案和
党政档案工作的统一管理。从而保证了党和国家档案的完整、
安全，克服了档案分散保存和档案工作各自为政的弊端，促进
了全国档案事业有序进行和协调发展。其优势具体表现如下：
首先，符合我国的传统文化观念。漫长的封建社会长期实
行中央集权制的国家结构形式，集权观念深入骨髓，中国人一
向重共性轻个性、重集体轻个体，认为个人价值只有在群体中
才得以实现。因此，它能从思想上维系统一领导的集中式管理
指导思想。结合我国传统文化观念，统一领导虽然是一种刚性
管理，但在实践中却可以达到以人为本的柔性管理效果，这正
是许多现代管理理念所大力倡导的。
其次，确保国家可以有效进行宏观调控，从总体上规划全
国的档案事业，为档案资源共享提供体制保证。我国是社会主
义的单一制国家，而单一制国家一般强调中央集权，地方分
权。由中央统一对全国档案事业进行制度安排，可以确保整体
与部分的协调运转。
再次，符合宏观管理原则。集中宏观职能、下放微观职能，
变直接管理为间接管理，在促进档案事业发展的同时，促进经
济建设和社会进步，不断满足广大人民群众的需求。
二、“局馆合一”的体制
管理体制的核心问题是权力的划分和职能的运行，其表
现形式为不同类型和层次的管理机构及其职能的实际运行。
就档案部门而言，其管理体制中最重要、最具实际意义的部分
是档案行政管理制度与档案管理机构的设置原则与框架。其
中，档案行政管理制度是国家行政管理制度中的一部分。具体
包括行政管理机构的设置、管理方式、管理内容的设定等方
面。档案管理机构的设置原则与框架，是指社会中国家及各社
会组织设立档案管理机构的原则以及由各档案管理机构所构
成的国家规模的总体框架与体系，它们共同承担着国家全部
档案的管理任务。
自1954年设立国家档案局，到1959年实行党政档案工
作统一管理以来，各级档案管理机构一直都既是党的机构，又
是政府机构，这种管理体制在当时是合理的。进入80年代以
后，全国档案工作情况发生了巨大的变化，档案工作已大大超
出了党政机关工作的范围，初步形成了以机关、企事业单位和
团体的档案室工作为基础，以各级各类档案馆工作为主体，以
档案专业教育、科学研究、宣传出版、对外交流与合作为重要
条件的全国规模档案事业体系。“档案工作中的一些实际问
题，如经费、编制、人员培训、库房建设、外事工作等，都要与政
府的许多部门协商解决，大量的业务工作都要由政府组织实
施。在这种情况下，各级档案机构仍然是设在党委下的一个工
作部门就很不适应。……1985年2月8日，中共中央、国务院
批准了调整领导体制的意见，主要内容是：（一）实行党、政档
案工作统一管理的原则，适应中国的情况，各级档案管理机构
性质上仍既是党的机构，又是政府机构，列入序列。（二）国家
档案局由中共中央办公厅领导改归国务院领导，仍为国务院
直属局，统一掌管全国（包括党、政、军各系统）档案；中央档案
馆仍是中共中央和国务院直属的事业机构，日常工作仍由中
共中央办公厅直接领导，在业务上受国家档案局指导。（三）地
方各级档案局是各级人民政府的直属局；其领导关系是否作
相应调整，由省、自治区、直辖市的中共党委和政府根据实际
情况确定；各级档案馆归口各级档案局管理”。
1993年机构改革时，在坚持党、政档案一体化管理的基
础上，各级档案管理部门重新归口党委领导，同时“根据客观
需求，由一个机构行使两种职能。从全国来说，在各级党委、政
府领导下，遵循国家政治体制改革总体目标和‘精简、统一、效
能’的基本原则，从档案部门的实际出发，并从上到下大部分
档案机构普遍建立了一个机构、两个牌子、行使两种职能的模
式，并有一批省、地、县的档案工作机构规格得到升格或内设
机构得到增加，一些地方档案机构工作范围得到扩展”。至此，
“局馆合一”的档案管理体制得以形成与确立。
这次改革的意义正如有些学者所述：“1993年中央一级
档案机构改革实行的模式是前所未有的创建，一个机构、两个
牌子，行使两种职能，绝不仅仅是形式上的组织，从本质上讲
是一种制度创新，是档案工作管理体制的重大调整。”它要求
档案部门既要作为政府机关存在，代表国家行使行政权力，又
要作为文化事业单位履行档案保管利用的职能，满足人民社
会文化生活的需求。
三、现行档案管理体制存在的不足
从档案管理实践看，现行档案管理体制“使档案事业行政
管理和档案保管利用工作都得到了实实在在的加强，促进了
档案工作的全面发展”，这一点是毋庸置疑的。但是，我们更应
该清醒地认识到，现行的档案管理体制已相对滞后，其弊端也
日益突显。
第一、“统一领导、分级管理”首先造成了条块分割问题。
在这种体制下，上下贯通的行业、部门构成“条条”，各个行政
层次(主要是各级政府)构成“块块”，权利、资源、信息沿纵横两
条路线传递，造成了同一管理空间条块重叠交错，分割严重，
也造成了中央与地方事权不清、职能重叠。其次，它直接导致
了各单位“小而全”的现状，使得专业档案从综合档案中分离，
单独进行管理，形成了集中大背景下的分散情况。而这种情况
多注重纵向领导或指导关系，忽视横向馆与馆之间、室与室之
间的信息交流，这也在一定程度上制约着档案的有效利用。
第二、现行的“局馆合一”体制是一个党政合一、政事合一
的体制，有悖于党政分开、政事分开的机构改革目标。一方面，
“局馆合一”模糊了档案行政管理部门的法律地位。《档案法》
确立了“国家档案行政管理部门”和“县级以上各级人民政府
的档案行政管理部门”作为国家行政权力的享有者和行使者，
相对明确了档案行政部门归属各级人民政府，行使行政权力，
进行行政活动，并承担相应的法律责任。而“局馆合一”使一部
分档案部门特别是基层的档案部门被列为直属事业单位，使
其丧失作为行政部门的行政主体资格。另一方面，“局馆合一”
体制将档案工作的行政管理职能和档案事业功能拉到了一
起，加剧了系统的封闭性，抑制了档案行政开辟新领域，不利
于其行政职能的转变。
四、档案管理体制的适应性改革
首先，打破“分级管理”中“级”的限制。现行体制注重纵向
管理，缺乏横向沟通。因此，在保留纵向指导关系的前提下，适
当调整各级档案部门间的合作关系，加强相互联系；档案信息
交流突破“级”的限制，建立良好的协作关系；改变目前各单位
“小而全”的状况，以方便档案利用为最终目的。同时要加强文
档一体化工作和档案、图书、情报一体化工作。
其次，十六大报告明确指出：按照政事分开原则，改革事
业单位管理体制。在一些地方出现的局馆行政化倾向以及在
档案事业中的主体地位弱化、监管职能有名无实的问题均与
政事不分有关。局馆分立，政事分开，各司其职，将有利于上述
问题的解决，有利于档案事业的发展。
再次，档案管理体制应体现社会参与。我国的档案信息网
络虽已迅速发展，但仍处于起步阶段，公众参与管理的情况比
较少。因此，当前档案信息网络建设要有高起点，系统设计应
直接考虑社会参与的可能性，创造条件让公众上网参与档案
管理，这有助于加速档案价值的实现，获得良好的社会效益。
当然，必须明确的是，“现有的组织架构并非是随机造成
的结果：能够生存下来的组织架构都是一种相对最优选择，
而不是绝对意义上的最优选择。这个结论意味着：组织架构
改进的可能性总是存在的，然而，轻易否定当前的组织架构
可能会事与愿违”。现行档案管理体制改革是一个全面系统
的工作，需要在大量调查研究的基础上，进行科学的分析、归
纳、总结，在国家行政管理体制改革的总体框架内，逐步探
索、逐步完善、逐步实现，任何急于求成的想法和做法都是不
利的，而且是行不通的。我们只有认识到了这一点，才能最终
找到解决问题的途径，才能使档案管理体制改革朝着健康稳
定的方向发展。
参考文献：
1、吴宝康.档案学概论.中国人民大学出版社.1988年版
2、鲍平原.建设面向21世纪有中国特色的档案事业.档案
学研究.1999（1）
3、吴志勇.评《管理经济学与组织架构》.IT经理世界
2001（11）
4、徐莹.我国新时期档案管理体制的演进.开封大学学报.
2005（9）
5、陈祖芬.从文化的观念层面看我国档案管理体制.档案
学研究.2003(1)■
解析政府提供电子化服务的行政成本问题
姻南京军区档案馆高泽生董伟琴
摘要：判断政府提供电子化的公共服务能否降低总体
行政成本，就是要比较电子化服务增加的行政成本与电子化
服务所减少的行政成本。本文运用理论阐述结合案例分析的
方法，来着重解析政府提供电子化公共服务的行政成本问题。
关键词：电子政府电子化服务行政成本
1增加的总体行政成本
实现政府电子化服务需要增加的多项行政成本，主要是
初始投入成本和维护运行成本。
1.1初始投入成本
提供政府电子化服务，需要建立大量的信息基础设施以
及相应的配套工程。这些直接投入成本是巨大的，包括信息技
术硬件和软件的采购。硬件包括与网络相关的路由器、服务
器、交换机、线路等；还包括用户终端的计算机、打印机以及其
它信息输入和输出设备；软件包括提供信息和服务的系统软
件和专业软件，包括平台软件、网络安全软件、应用软件以及
其它相关软件。
政府电子化服务不仅投入巨大，而且还具有一些特点。①
无形磨损大。由于信息技术进步很快，政府信息化投入的无形
磨损特别大。信息技术的发展可以用日新月异来形容，有些技
术几乎是一年一个样，有些技术甚至在几个月内就会有相当
大的改变。著名的摩尔定律则认为每18个月计算机芯片的速
度提高一倍，价格降低一半。正是由于这种情况，一些政府的电
子化工程可能很快就落伍，乃至淘汰，而需要更新换代。从这个
意义上，政府电子化服务设施的更新换代频率比传统的固定资
产要高，需要不断追加投入，加大了投入成本。②风险系数大。
政务从一种系统转换到另一种系统涉及的因素特别复杂，不仅
有技术的原因，更有非技术的原因。技术不成熟可能导致电子
化服务的失败，而社会对技术的不接受更可能导致电子化服务
工程的失败。尤其在政府电子化服务开展的初期，这种失败的
可能性更高。政府电子化服务不确定的因素很多，它必须承担
每一种不确定性所带来的风险，付出巨大的代价。
1.2维护运行成本
电子化服务的直接投入是显性成本，而要运作起来，还要
付出更多的成本。①维持电子化服务设施运转的费用。包括采
购一般耗材的费用和诸如维持网络运作支付给电信等公司的
费用。②维持电子化服务运作的人力成本。提供电子化服务需
要相当的人力，由于提供电子化服务，涉及较多的信息技术、
网络技术、计算机知识以及专业的电子政务知识等，需要专业
化的人力进行管理。在电子化服务的初期，人力成本很高，需
要使用懂信息技术等方面知识的综合素质较高的人员。③电
子化服务的转变成本。政府电子化服务涉及政府工作理念和
工作方式的变革，意味着有很大的改革成本。一方面利益的调
整会造成一些人的不满和反抗，从而造成电子化服务工程的
失败或部分失败。另一方面电子化服务要求公务员进行必要
的学习和转变，这就需要花费较多的时间和资金对公务员的
理念和技能提供培训。
2减少的总体行政成本
提供政府电子化服务所减少的总体行政成本，是通过政
务的变革削减和消除政府成本结构中的超量成本和无效成本
来实现的。
2.1节约人力成本
提供政府电子化服务，少不了配备必要的管理机构和人
员，这是必要的成本，机构臃肿、人员膨胀就是超量成本。一方
面，电子政府通过组织机构的调整，逐渐实现组织的扁平化，
压缩了行政管理层级，尤其是中层管理结构。另一方面，由于
行政系统内部办公自动化技术的普遍运用，许多工作可以由
机器完成，或由机器协助完成，这就能够提高办事效率，适当
地减少办事人员，也可以使公务员从繁忙的接待工作中解脱
出来。比如，美国政府再造实施计划最初的3年，共减少了35
万个联邦职位，其中处于中层的监督职位减少的比例是其他
职位的两倍。1992年至1996年，美国政府通过推进电子政
务，5年间减少了24万员工，关闭将近2000个办公室，减少
开支1180万美元。
2.2减少办公成本
政府电子化服务是通过虚拟办公、无纸办公以及政府部
门之间跨部门、跨地区的电子交换作业、公务活动的连线办
公、电子邮递、办公自动化、公文处理电子化等方式实现的，这
些方式都可以大大减少办公费用和公文处理费用，克服如中
国长期困扰的“文山会海”、“公文旅行”等现象。美国商务部估
计，文件和支付从书面纸质文件向网络的转变大约节约相关
经费的50％。美国政府每年花费在面向公众的公共服务上的
费用几乎达到4000多亿美元，这些服务大多是大学生贷款、
出生登记、汽车登记、选举登记、房屋建设许可、专利和商标申
请等。如果运用在线服务，会大大降低行政成本。“瑞典社会保
障委员会过去是用电话对公众提供服务，每年收到用户电话
咨询400万个。他们通过分析发现，其中有200万个电话可以
归纳为‘我能领多少钱，我如何领取，我的补助还有多少天’三
个问题，于是便设计了方便的对话和计算机软件，从而使常见
问题可以在全天24小时之内，或上网，或打电话，就能获得自
新形式下档案期刊所面临的挑战与对策
姻《中国档案》杂志社赵秀贞
动答复和解决，大大方便了客户，也节约了政府的成本。”据报
道，巴西众院513名议员过去每月需用1200万张公文纸，联
邦政府各部门每年向总统府呈送的文件也是巨量。实现电子
办公后，不仅减掉了印刷程序，缩短了批文时间，而且便于文
件的保管和查阅，办公室里公文堆积如山的情景将成为历史。
2.3降低信息成本
信息技术使信息传输的成本大大节约，政府提供电子化
服务，不仅对公众，对政府自身而言，获取信息更加容易和便
利，也更为廉价。电子政府可以有效地利用政府内部和外部资
源，提高资源的利用效率。传统政府治理中之所以出现行政成
本过高等问题，一个重要的原因就是不能充分利用各种资源，
造成严重的人力、物力和财力的浪费。而电子政府在政府管理
中通过信息技术、办公自动化以及网络技术，可以在一定意义
上使政府实行分享信息、知识等各种资源，提高包括信息资源
在内的各种资源利用的效率。
2.4消除负面成本
负面的成本主要指浪费和腐败。传统政府服务存在很多
浪费和腐败现象，官僚机构和政府工作人员关心的是争取更
多的经费和权力，他们既不会到处寻找赚钱的新途径，也不会
到处寻觅节省钱的新途径。由于政府行为不够透明，就存在着
“暗箱操作”、“权钱交易”等现象，有些官员利用自己手中的权
力，与有需求的企业或者个人相互勾结，互相达到各自的目
的。电子政府的公共服务，是基于网络平台提供的，一切程序
是规范化、透明化的，因此，可以一方面减少负面的管理费用，
另一方面消除腐败现象，这也是建立廉洁政府的重要方面。
3行政成本的加权问题
虽然说可以通过比较增加的行政成本和减少的行政成本
来判断总体行政成本，但是，在实践中对总行政成本的判断具
有复杂性。①电子化服务所增加的行政成本是一个变量。它在
不同时期是不一样的。一般而言，在建设初期需要有巨额的连
续的投入，以建成电子化服务的基础设施和基础构架，因此这
个时期增加的行政成本较多。当信息化基础设施投入完成之
后，进入平稳的维护和管理时期，这个时候的相应的成本才会
减少，并最终达到一个常数。②电子化服务所减少的行政成本
也是一个变量。信息化初期电子化服务的规模小，运转处在探
索之中，效益不能充分发挥，所减少的成本有限。随着社会信
息化的推进，接受电子政府服务的人越来越多，政府更多业务
以电子形式行使，就会出现规模效益。政府电子化服务经过实
践逐渐成熟，效能不断发挥出来。因为在学习曲线上，越往后
要付出的成本越低。先期的实践已经付出了学费，越往后则可
以用很低的成本使用成熟的技术。所以，从长远的发展眼光来
看，政府提供电子化公共服务的总体行政成本是在逐渐减少
的，政府电子化服务将会不断完善，趋向成熟。
此外，政府提供的各种电子化服务，不能增加政府的直接
经济收入，但是可以对企业、公众带来许多直接的或间接的经
济利益和社会利益，也可以不断改善政府与民众、企业以及其
他社会组织的关系，提高政府及其公共部门在社会、民众心目
中的地位。■
摘要：新形式下的期刊面临着新的挑战和机遇，档案期
刊应采取何种积极有效的措施主动迎接这些挑战和机遇？笔
者试就其中两方面提出自己的见解。
关键词：新形式期刊挑战机遇
近三十年来，我国的期刊市场正在发生着巨大的变化。
1978年全国只有930种期刊，总印数7.62亿册。到了2008
年，全国出版期刊总数便已达9549种，平均期印数是16767
万册，总印数达到了31.05亿册，30年间增长了10余倍。
期刊种类和发行量的扩大所带来的必然是期刊市场竞争
的加剧。
首先感到压力的是期刊的广告收入。从目前我国期刊广
告的总体状况看，期刊的广告收入与其他媒体相比十分微薄，
捉襟见肘。一方面，电视、报纸、户外等广告传媒的快速发展，
占去了越来越多的广告经营份额；另一方面，广播和网络广告
也在快速发展。尤其是网络，近年来发展迅猛，自2004年19
亿的广告经营额之后还在不断再创历史新高，几乎要赶超期
刊广告总量，大有后来居上之势。再加之越来越多的国外期刊
巨头以各种方式介入中国期刊广告市场，这些对于在“全、小、
散、弱”状态的广大期刊出版单位无疑是一种风险和压力。
另外，期刊发行渠道也不能满足激烈的市场竞争需求，显
得很不畅通。市场中各种发行渠道相互牵制，没有形成相互促
进、相互激励的竞争局面。目前我国大约有70%的期刊发行都
由邮局代理，邮发制约了其他发行方式和渠道。期刊发行市场
管理手段也显得很粗放，特别是缺乏市场调研和读者数据库
开发等基础性工作，运营管理中的现代市场调查、科学管理的
水平有待提高。
同时还有来自互联网的威胁。网络以其成本低、快捷、提
供的多维信息以及传播空间不受限制等优势，给传统期刊业
带来了极大威胁，大大地瓜分了期刊的读者群。例如最近网上
的亚马逊书店所推出的一种网络阅读器就正在快速地改变着
人们的阅读方式，甚至有人预计过不了几年，纸面媒体将会彻
底让位给网络。
当然，我国期刊的体制目前也在与时俱进，发生着变化。
例如，过去一直由邮局统领的发行局面正在改变，尤其是随着
外资进入发行领域，许多新的发行机构开始纷纷介入了期刊
的发行。国外的先进经营理念、管理模式也随之引入到国内。
面对境外发行机构的介入，邮局必须调整自己的发行方式和
经营理念，以适应新的竞争。
面对期刊在新形式下所面临的各种挑战和机遇，作为档
案期刊应采取何种积极有效的措施主动迎接这些挑战和机
遇呢？除了需要全体期刊工作者努力开拓创新，借鉴西方发达
国家出版业的先进经验，以及期刊经营要规模化、集团化，准
确定位，大力开发期刊广告业和实现期刊网络化、重视人才的
培养等对策以外，还需要注意以下两方面的问题：
一、要充分发挥主编的期刊核心作用
期刊的主编是期刊社的领导，也是期刊的核心。他的主要
作用是决策。决策就是抓方向，抓动力，把舵扬帆。这是领导工
作的本质。在一个企业，所谓企业法人代表负责制，就是因为
他有决策的职能。这个职能既不能被削弱，也不能被“集体领
导”所代替。期刊的主编是期刊社的法人代表，他是期刊社的
最高决策者，在整个编辑结构中，居于中心地位。期刊要按照
总编对期刊的总体编辑构思进行编辑出版。因此，一本期刊办
的好与坏，他的生死存亡，在很大的程度上，取决于期刊的主
编对期刊社所作出的决策是否正确。因此，新时期对主编有两
个最基本的要求：
首先，要有坚定的政治方向。主编应具备比一般编辑人员
更加坚定的政治方向，牢牢把握住所主编的出版物的舆论导
向，宣传党的方针政策，弘扬社会主义精神文明和物质文明建
设中的先进人物和先进事迹。要与党中央保持一致，自觉抵制
资产阶级自由化言论。在改革开放、建立社会主义市场经济体
制的条件下，有的主编偏离了政治方向，单纯片面地追求经济
效益，出版了一些内容不健康、低级趣味的东西，给社会带来
了不良影响，给党的事业造成了损害。因此，主编要把政治责
任意识放在第一位，牢牢把握好期刊的政治方向，才能保证期
刊在主编决策的正确引导下健康发展。期刊作为党的新闻事
业的一部分，是与党的生命紧密相连的，他要时刻与党中央保
持一致，这就要求期刊的主编具有较高的政治素质，这是党对
一个党员主编最基本的要求。
其次，期刊要在市场中求生存求发展，就要严格按照市场
规律来办事。期刊主编的经营决策正确与否对期刊的生存与
发展起着决定性作用，其在市场运作中可以充分得到验证。主
编首先要确定经营观念和经营目标，要确定用什么样的经营
理念去实现目标。因此，一本有竞争力的期刊能否吸引广大读
者取决于两点，一是内在质量，也就是期刊新闻报道的吸引力
与可读性；二是外在包装，也就是期刊的版式设计和期刊印
刷。只有充分了解期刊进入市场所应具备的条件，才可以准确
地把握自己刊物的特点，找准期刊在市场中的准确位置，从而
办出有特色的期刊。实践告诉我们，主编缺乏经营头脑，不了
解读者，不做市场调查而盲目改变经营决策，势必给期刊带来
巨大损失。例如，90年代是我国经济领域发生重大变革的时
期，市场经济逐步取代计划经济，1991年，某档案刊物在事先
未做充分市场调查、销售预测、建立营销机制的情况下，就盲
目推向市场，当年总发行量从11万册下降到4万册，损失惨
重。由此可以看出，期刊主编的决策是何等的重要。
总之，期刊无论从思想内容还是到组织形式，从一开始就
是按照主编的政治决策和经营决策来进行编辑、出版、发行
的。它直接代表了主编的立场、观点和思想，所以说期刊主编
是所办期刊的灵魂和核心。
二、要重视策划在编辑工作中的作用
随着知识经济时代的到来，策划在媒介中的作用越来越
大。报纸的策划使报纸由“广”向“专”的方向发展出现了变化；
杂志由“杂”向“深”的方向发展也发生了转变。策划的成功与
否是媒介效果的最为直接的表现，它促使编辑在把工作做得
“专”而“深”的同时，要尽可能突出新闻报道中的“新”的特点，
要尽可能以人民群众喜闻乐见的形式把党中央的声音，人民
的心声传播出来。
在报纸与杂志两大媒体竞争中，报纸的发展空间已远远
超过杂志，现在北京的晚报、青年报已不是几年前的对开四版
了，已由原来的几页扩版到几十页，每版均有专题报道，除专
题以外还有特刊，而特刊主要是靠策划编辑出来的。各报社的
特刊部门的人员越来越多，特色的集中报道弥补了报纸“广”
而不“专”的缺点。随着报纸向“专”的方向发展，我们已经不能
把报纸上的消息简单地看成当天的新闻了，有特色有深度的
报道已使报纸趋向“杂志化”。
面对报纸的竞争压力，杂志开始向更加专业化转变，编辑
就要开始策划适合不同年龄、不同性别、不同职业、不同收入
的杂志，以满足广大读者的需求。要做到读者在报刊亭购买杂
志时，不再是买一份综合性杂志，而是购买一份和自己的年龄
相当的杂志。例如，适合青少年休闲娱乐的杂志有《少男少
女》；适合青年女性的杂志有《时尚－伊人》、《世界时装之苑》；
适合男性的杂志有《财富》、《IT经理世界》；专业性较强的杂志
有《财经》、《微型计算机》、《互联网周刊》；备受大众喜爱的通
俗杂志有《读者》、《知音》、等等。杂志由“杂”向“专”转化进而
开始细分。杂志本身已经分得十分的细了，但是为了满足读者
对杂志更深层的要求，杂志也出特刊，集中报道一个问题，其
深度和报纸相比，由于有两个星期或一个月的时间，杂志的特
刊比报纸要更有深度、更有说服力。在杂志社记者不能直接写
作时，杂志能调动社会上的力量，如大学教授、政府部门的研
究人员出面发表见解，这种策划也把杂志的专业化推到了一
全宗鉴定报告探讨
姻江苏省盐城市盐都区档案局黄加林杨晓华
个新的深度。例如，《中国档案》杂志社为纪念新中国建国60
周年，今年10月特别策划出版了一部特刊，该刊与新华社照
片档案馆、中央档案馆联手，特别约请了国家档案局的领导及
研究人员，档案界的专家、学者发表具有影响力的文章，在社
会上以及档案界均产生了较大影响，获得了良好的声誉。
从上述策划中我们可以看到，我们需要有深度的报道，但
报纸终究不能代替杂志，他需要简明扼要，新鲜活泼；而杂志
也不能都办成英国的《NATURE（自然）》和美国的《SCIENCE
（科学）》，中国要根据自己的国情，办出具有中国特色的杂志。
我们要议论时事，要在风趣中看到历史的潮流。不能在编辑室
里做策划，要走遍城市的边边角角，去听、去看、去想。只有体
验到了人民群众的呼声，才能策划出真正有价值的新闻，并通
过媒介将它反映出来，才能取得成功。单纯的“专”和“深”是不
会成功的。
如今已进入IT时代，如何用新的工具做好、宣传好档案
工作，给我们提出了新的课题。无论是挖掘纵向的历史方法，
还是使用横向的IT信息处理技术，都为编辑档案期刊提供了
丰富的策划课题；同时各省市档案工作者的工作实践和他们
所取得的经验教训，都为我们组织策划提供了具体事例。可以
说，重视策划在编辑工作中的作用，搞好策划工作，是提高期
刊竞争力的唯一有效手段。■
摘要：依据全宗原则，对馆藏每一个全宗档案进行科
学的全宗鉴定，形成全宗鉴定报告，是具体的强化档案管理
的良策，本文对其应包括的内容、开展此项工作的意义和应
注意的问题进行了探讨。
关键词：全宗鉴定报告强化档案管理
在档案管理工作中，各级国家档案馆按照全宗理论，以全
宗为单位对档案进行分类，编制检索工具，建立全宗卷，健全
统计台账，对本馆综合统计材料进行定性定量分析，写出《馆
藏档案资料统计分析》、《档案利用效果统计分析》等分析材
料，在宏观上指出了档案管理工作中存在的问题，为领导研究
和决策提供了详实的数据，为改进档案管理工作发挥了作用。
但是，如何进一步强化对档案的管理，从而达到更深层次地挖
掘档案信息资源、更好地为经济建设服务的目的？笔者认为，
依据全宗原则，对馆藏每一个全宗档案进行科学的全宗鉴定，
形成全宗鉴定报告，是具体的强化档案管理的良策。
一、全宗鉴定报告的内容及价值
目前，各级国家档案馆都按照《全宗卷规范》建立了全宗
卷，全宗卷的七大类内容已成为全宗管理的凭证，并具有一定
的参考性检索功能，对加强档案管理起到了一定作用，但《全
宗卷》还没有能指出全宗档案中潜在的实质问题，我们只有在
全宗卷的基础上，综合全宗的有关数据材料，进行科学的鉴
定，才能指出问题的实质，提供改进全宗管理的有力依据，鉴
定报告应包括两方面的内容：
1、反映全宗档案结构
(1)全宗整体结构的完整性鉴定：根据该全宗的工作职能
和档案形成的起始年限以及现存档案的数量，鉴定档案材料
的收集是否齐全完整，如反映职能活动的各年的工作总结、会
议记录是否齐全等。每年档案数量均能够反映该历史时期档
案材料的完整，我区区政府，l967年至l971年的文书档案只
有25卷，说明该全宗文革前期的档案材料散失严重。
(2)全宗门类结构的合理性鉴定：一个全宗里有几种门类
的档案，即有无文书档案、科技档案、专门档案等，各个门类档
案所占比例。如我区统计局l955年至l983年档案共764卷，
其中文书档案只有31卷，只占总数的4％，而“农业年报”统
计档案733卷，占总数的96％，反映了该全宗文书档案与专
门档案的比例不够合理的问题。
(3)全宗期限结构的准确性鉴定：一个全宗的文书档案，永
长短期限的划分是否准确，通过保管期限之间的比例对照，反
映该全宗档案的保存价值量。如我区政府全宗1949年至
1983年档案共l884卷，除科技档案111卷、永久档案l62卷、
长期档案431卷外，短期档案1180卷，占总数的一半以上
(63％)，这些短期档案中有一部分政策法规性文件和干部任免
的组织人事工作的文件应作为长期或永久保存，无保存价值
的文件材料应予以销毁。
2、全宗档案价值鉴定报告
所谓档案价值，是指档案属性对社会需要的满足程度，是
社会需要对档案属性的某种肯定。档案价值的实现，是档案
(客体)与社会需要(主体)相互作用的结果，因此，对全宗档案价
值，应作如下三个方面的鉴定。
(1)鉴定全宗档案的凭证价值和参考价值。原始记录历史
过程的真实面貌的档案为有关个人、组织或某项活动的需要
提供依据，这就是档案的凭证价值。如我区区委组织部档案
“党员、干部介绍信存根”，区劳动局档案“招工录取通知存
根”，区政府、区计经委“关于征用土地批复”等，为解决人员性
质、工龄、土地纠纷等问题提供了凭证依据，这些档案就具有
凭证价值，我们可以指出这些具有凭证价值的档案数量在全
宗中所占的比重。而参考价值是指以档案内容为主体提供某
个方面的需要。如我区区委全宗档案中历次党代会文件材料、
区人大全宗档案中历届人代会文件材料，为编史修志等工作
提供了所需的参考资料，这些档案就具有参考价值。
(2)鉴定全宗档案的个别价值和社会价值。个别价值：即档
案产生初期，档案形成者对档案的利用，这时档案仅仅服务于
本机关、本部门，服务的范围很小。而社会价值是随时间的推
移，社会作为主体对档案客体发生需要，扩大了档案价值的范
围。对全宗档案社会价值的评估，应对该全宗历年来的利用情
况进行统计，对利用效果进行分析，以判断该全宗档案社会价
值的大小。以我区精简办公室档案为例，l964年至l980年，知
青下放插队介绍信存根共320卷，在l989、1990两年中为知
青回城、亲属子女户口“农转非”以及六十年代城镇下放老居
民户口“农转非”提供了凭证，解决了问题，产生了很大的社会
效益，这就是其社会价值之所在。
(3)鉴定全宗档案的潜在价值和现实价值。档案现实价值：
即人们利用档案取得了利用效果。潜在价值：即在现实价值未
表现出来前，随着社会对档案需要的发展变化，在未来可能产
生的利用价值。在全宗档案中，由于历史的原因，保存了一部
分没有价值的文件材料，而一些具有潜在价值的档案并非都
能转化为现实价值，甚至一些档案连潜在价值也会随着历史
的进程消失，所以，档案管理者应分析利用频率较高而又多次
产生利用效果的案卷的价值率，对于一直未有利用者利用的
案卷，分析其是否具有潜在使用价值，能否转化为直接价值，
明确没有使用价值的档案所占全宗档案的百分比。
全宗卷中的《全宗指南》介绍了全宗档案的内容，全宗档
案价值的鉴定则是对全宗档案内容的直接剖析，这是全宗鉴
定报告的主体。
二、全宗鉴定报告的意义
全宗鉴定报告，对于领导决策档案工作，指导和改进今后
的档案管理，做到科学管理档案，进一步开发利用档案信息资
源，更好地服务于社会精神文明和物质文明建设，具有一定的
现实作用。
1、为丰富馆藏内容，改善馆藏结构，体现地方特色打下基
础。我们通过对全宗档案结构的鉴定，掌握了各个全宗档案结
构状况，在今后再接收档案时，侧重于改善全宗档案结构。接
收各种门类和载体的档案，从体现地方历史、地域、文化、科
技、经济、民俗、人物特色上去考虑接收专门档案和科技档案
等，从而丰富、完善馆藏档案内容，体现出馆藏地方特色。
2、为销毁档案鉴定，优化馆藏，进一步做好利用工作打下
基础。我们通过对全宗档案价值的鉴定，可以判断出全宗中哪
些档案已无使用价值，应予以销毁，哪些档案应作为馆藏核心
档案予以保存，达到优化馆藏内容、提高馆藏整体水平的目
的。还可按照档案的价值规律，做好档案的利用工作，开发有
价值的档案信息向社会开放，为社会各项事业服务。
3、为现代化管理档案，实现人们对档案的最佳管理活动
打下基础。即“通过对全宗的一系列鉴定，我们对全宗的各项
性能便了如指掌，对全宗档案如何规范化管理就会有正确的
认识，从而不走弯路，便能开创现代化档案管理工作的新局
面。
三、全宗鉴定报告需要注意的问题
首先，要对全宗档案内容进行详细的鉴定。档案管理人员
只有充分熟悉了档案内容，才能对全宗档案的结构、价值问题
做到心中有数，对于档案的价值，只有通过认真全面的鉴定，
才能作出科学正确的判断，否则就会适得其反。
其次，要认真做好统计工作，掌握充实的数据。全面准确
的数据最能说明问题，这就需要准确的统计数字；对档案价值
的判定，必须对全宗级档案利用情况进行统计，掌握利用效
果、利用率的翔实数据，以此得出正确的结论。
第三，要求具有较高的业务素质和较强的工作能力的档
案干部从事此项工作。全宗鉴定报告是全宗卷内容的补充，是
在“全宗介绍”及其全宗卷基础上的更深层次研究档案内容和
档案科学管理的工作，它不同于档案内容的简单介绍，因而具
有较深的业务性和较大的工作量。这就要求档案工作人员必
须精通业务，提高业务水平和工作能力，同时要具备吃苦耐
劳、踏踏实实、兢兢业业的工作作风，否则，写出的报告就有可
能与《全宗介绍》内容重复，成为《全宗介绍》的翻版。■
档案学理论与档案信息资源开发关系探析
姻黑龙江大学刘志佳
摘要：档案信息作为信息资源这个大家庭中的重要一
员，其开发利用已为人们广泛关注。档案信息资源开发可以带
来丰富的经济效益和社会效益，为了保证档案信息资源开发深
入持久地进行下去，应当从理论角度进行探讨，进而指导实践。
关键词：档案信息资源开发档案学理论档案信息服务
档案信息资源开发，一般是指尽可能地挖掘呈潜在状态
的档案信息，以满足社会各方面利用需要的过程，即通过对档
案所承载的信息内容进行采集、加工与输出的实践，达到将档
案所承载的信息由静态转化为动态，实现满足利用的过程。档
案信息资源作为信息资源重要的组成部分，其开发利用能为
社会带来巨大的经济效益和社会效益。要想将档案信息资源
开发这项事业深入持久地进行下去，必须要有一个坚实的理
论体系作为支撑。
一、档案价值理论与档案信息资源开发之间的关系
档案信息资源开发活动的存在，与档案本身客观存在的
价值息息相关。档案价值理论研究的主要任务是在全面地、科
学地、历史地总结档案工作实践经验的基础上，通过对档案价
值现象、本质及其运动规律的研究，从理论上揭示和确定档案
价值的存在方式、形态、特点、性质等，为实现档案价值、指导
档案工作实践探寻规律，进而建立和完善档案价值理论及体
系，促进档案事业和档案学理论的全面发展。⑴随着新时期档
案信息资源开发活动的产生与发展，档案价值理论在其中起
到的重要作用越发显现。
档案价值是档案对国家、组织或个人的有用性。档案是人
类在社会实践活动中自发形成的，是社会实践活动真实的、原
始的记录。因此，它的价值属性是一种天然属性。档案价值就
是凝结在档案之中的人类付出，这种无差别的人类劳动、辛
苦、努力、牺牲等付出的“结晶”，就是档案价值的实体。⑵档案
在人类社会文明中作为一种文献信息系统，总是延绵不断地
存在和发展。
档案信息资源开发是一种主体需求的客观反映，这种需
求随着社会的发展不断加深，是对档案价值的一种深层次的
挖掘过程，是主体需求与客体满足的一种结合。
档案信息资源开发的作用对象就是档案价值。档案的价
值形态多种多样，根据档案价值对不同利用对象所具有的作
用性质的不同，可以划分为第一价值和第二价值。档案的第一
价值即档案对于其形成者所具有的价值。档案在形成后的一
段时间里，其价值主体是档案形成者自身。档案形成机构在查
考过去、制定决策、处理日常工作等方面都离不开档案。这时
由于受到时间、空间等因素的局限，档案信息资源开发工作只
能是停留在一些时效性较强的档案信息上，无法深入开展。然
而，根据档案价值的扩展律、时效律，档案的第一价值过渡为
档案的第二价值，也就是档案对社会即除档案形成者之外的
其他利用者所具有的价值。在档案第二价值阶段，档案作用范
围扩大，利用需求增加。档案信息资源开发针对这一阶段档案
价值的多元性特点，对档案信息一些潜在价值进行采集、加
工、输出，来满足社会各个方面的需要。因此，档案信息资源开
发的主要作用对象为档案的第二价值。
二、档案鉴定理论与档案信息资源开发之间的关系
档案鉴定通常包括两层含义，一是通过鉴别和判定档案
的价值来确定其存毁，二是对档案内容的真伪进行判定。这里
指的主要是第一层含义价值判定。
档案信息资源经过漫长的积累，数量繁多，浩如烟海，这
在一定程度上给档案信息资源开发工作带来了困难。档案鉴
定理论成为档案信息资源开发采集、整理过程中可资借鉴的
依据，为档案信息资源开发的效益提供了保证。
在鉴定档案价值的原则中，效益的观点是档案信息资源
开发中应关注的重点。这里所谓效益的观点是指在分析档案
价值时要考虑到收益与付出之比，只有当档案被开发后所发
挥的作用超过开发档案所付出的代价时才判定其具有开发价
值。⑶但是，档案信息资源开发要考虑社会的利用能力和开发
的效益问题，如果花费了大量的人力物力去开发那些价值较
小的档案就会得不偿失。
随着计算机技术在档案工作领域的广泛应用，档案信息
资源开发对象的形式呈多样化趋势。档案信息资源开发不再
仅仅是针对纸质档案，还包括声音、图片、图像等多媒体形式
的档案和电子档案。
在对声音、图片、图像及电子文件进行鉴定时，要确保它
们是真实的、完整的原始记录。因此，在档案信息资源开发采
集过程中，既要针对内容价值、原始性进行鉴定，更需要技术
状况的鉴定。技术鉴定包括真实性、可靠性、完整性、可读性以
及载体性能的鉴定。相对来说，技术鉴定更为重要，因为电子
档案容易变动，容易丢失，且对技术的依赖性也大。在这种情
况下，技术鉴定就成为档案鉴定理论要扩充的一个重要内容。
根据电子档案的载体、格式等特点，利用元数据，制定相应的
技术鉴定标准，包括信息采集技术标准、电子档案防伪鉴定标
准等。
三、档案管理理论与档案信息资源开发之间的关系
档案管理理论是关于档案管理活动的总体性、宏观性理
论问题和档案管理基本方法、原则的理论探讨。也就是对档案
管理活动究竟是怎么回事，档案总体上究竟应该怎样管、为什
么要这样管，而不能那样管等基本理论问题的探讨。⑷档案管理理论是档案信息资源开发的实施保障，经过有效管理的档案信息资源是系统的、有序的，为档案信息资源开发的实施提供了有力的保障。
根据文件生命周期理论，文件在经过现行、半现行阶段之后进入档案管理阶段。在档案管理过程中经过收集、鉴定、整理、保管等实际业务操作之后，档案由杂乱无序变得系统有序，形成一个完整庞大的档案体系。在社会实践活动中形成的档案都要通过这些操作流程源源不断的汇入这一档案体系中，总体上为档案信息资源开发工作的实施提供了质与量的保障。同时，档案现代化管理使档案管理模式发生了变化，电子文件从形成、起草、修改、审核、签发到寄送几乎完全在计算机上进行，文件一旦形成，便可马上储存、归档，登记、立卷、著录工作三位一体，实现了真正意义上的文档一体化。⑸这从时间上保证了档案信息资源开发工作的开展，增强了档案信息资源开发的及时性。
四、档案信息服务理论与档案信息资源开发的关系
随着社会主义市场经济体制的建立，社会各领域发生了巨大的变化，以经济建设为中心大力开发档案信息资源向社会提供利用成为人们普遍关注的问题。档案信息在为领导决策、参与竞争、工作咨询、科学研究、提高劳动生产率等领域，特别在一些与经济领域关系密切的方面，如建立和完善土地承包档案、信用档案、“三农”档案、税费改革档案和非国有企业档案等方面都发挥了积极的作用。⑹除了作为开展工作的参考凭证和依据，档案信息服务正实现着信息知识向生产力的转化。因此，档案信息资源开发工作的最终目的是为社会各方面提供信息服务。
同时，档案信息资源开发工作能够促进信息服务的发展。档案信息资源开发使档案信息资源由封闭性向开放性转变。网络环境下档案信息服务已不再仅仅局限于档案信息量等指标，而是着眼于档案信息获取、档案信息提供等能力，所以档案服务工作在充分开发利用以有档案信息外，还必须通过网络检索利用其它档案信息和网上信息资源。⑺
参考文献
（1）张锐.档案价值理论与档案鉴定论纲.第一版，第7页
（2）王英玮.必须重新界定档案学中的“档案价值”，档案学研究，1993年第1期
（3）邓绍兴，陈智为.档案管理学.第2版，31页
（4）冯惠玲，张辑哲.档案学概论.第1版，195页
（5）罗江帆.档案理念的革命——
—网络时代对传统档案管理理论及方法的冲击.湖南档案，2002年第2期
（6）宋俐.开发档案信息资源强化档案服务功能，中共太原市委党校学报，2005年第6期■
试论纸质档案的“防”与“治”
姻宁波市文物保护管理所史水君
摘要：文章对纸质档案受损原因进行分析，提出了预防措施，并对纸质档案修复工作原则、方法进行论述。
关键词：档案保护纸质档案档案修复
随着我国造纸技术的发明和普遍使用，纸成为了人们日常生活的书写材料，于是便形成了以纸张作为载体的纸质档案，它为人类文明的传播与延续、社会的进步和科学技术的发展发挥着难以替代的重要作用。我国的纸质档案历史悠久，由于在使用和保管过程中，受到内部因素和外部环境的双重影响，在不断地老化变质，甚至遭到损毁，以至于失去保存和使用价值。
纸质档案凝聚了先人的知识和智慧，留给后人以精神与物质、经济与文化方面的传承和影响，真实地再现了中华文明沿革，具有重要的历史文化价值。因此，我们对纸质档案的使用与保管须做好“以防为主，防治结合”的工作。
“防”即改善纸质档案的存储环境和保护条件，防止或减缓各种有害因素对纸质档案的破坏作用；“治”即对纸质档案的技术处理，清除有害因素，尽可能保持纸质档案的原本面貌。如何用科学的方法进行预防和治理，使纸质档案能长久无损保存，这是我们档案管理人员必须考虑的问题。在长期实践中我们就纸质档案的“防”与“治”方面得出以下的认识：对纸质档案的有效保存与保护，首先要了解纸质档案制成材料内在的物理和化学性质等；其次考察其外在的各种因素，探求其变化规律，进而研究预防和治理的措施。
一、损坏原因及预防措施
随着时间的流逝和人们的反复使用，纸质档案出现了不同程度的老化变质，主要由以下几方面因素构成：
1．材质因素
造纸的主要原料是植物纤维，它的主要化学成分是纤维素、半纤维素和木质素。由于造纸原料纤维素的逐渐氧化、水解和木素的氧化，纸张就出现发黄发脆的现象，而字迹模糊或褪色，也会使纸质档案失去利用价值。因而，纸质档案制成材料的耐久性是保管工作的基础，选择耐久性强的纸张和字迹材料十分重要。日常工作中要选择纤维素含量大、酸度低、耐折性好的手工纸和耐久性强的字迹材料，也可以通过辐射接
枝以提高纸张的强度，增加纸张的机械强度是延长纸张寿命
最有效的途径之一。
2．环境因素
损毁纸质档案环境因素包括不适宜的温湿度、光线、空气
中的有害气体、灰尘、水和火等。
库房内温度过高，湿度过大，不仅会降低纸张的强度，使
字迹褪色，还会滋生霉菌和害虫。温湿度忽高忽低而引起的热
胀冷缩现象，也会使纸张中的纤维素老化，因而要保护好纸质
档案，就必须采取有效措施，一般采用空调和温湿度自动调控
器控制和调节温湿度。平时应经常注意观察温湿度的变化，及
时做出调整。
紫外线对纸质档案的损坏最为严重，它能导致纸张纤维
素光解，颜料褪色。因此，要严格控制照度和光照时间，封闭不
必要的窗户，避免光照直射库房，安装防紫外线的窗帘并最好
在玻璃上涂刷紫外线吸收剂。如钨丝灯中所含的紫外线较少，
在涂刷紫外线吸收剂后可以作为库房内理想的光源。
随着工业的发展，环境污染日趋严重，影响纸质档案的有
害气体主要是酸性和氧化性气体，它们都与纸张中的水作用
后生成酸，使纸张老化，字迹褪色。空气中的灰尘颗粒吸附的
化学物质也会增加纸张的酸度，对纸张造成破坏，而且灰尘还
是霉菌孢子的传播物，一旦遇到适宜的温湿度时，就会出现霉
变现象，腐蚀和破坏纸质档案。因此，在库房内应用吸尘器除
尘。而控制空气质量的关键是有效的气体环境监测。可在空调
系统的通风管道安装空气净化系统，放置干式空气净化介质
时，可同时安装分子筛，减少颗粒物质的影响。
库房内的电器设备长期不检修，电线老化，使用明火，抽
烟后乱扔烟蒂，电器使用不当等都能引起火灾，火灾能直接烧
毁纸质档案，其所产生的含碳浓烟也会污染和侵蚀残存的纸
质档案。因此，要定期检查库房内的电器线路，发现隐患及时
解决，并且要配备消防灭火器材`，严禁在库房内使用电器，建
立必要的防火制度，进一步加强防火宣传力度，库房周围要灭
绝火源迹象。
屋顶漏水、排水系统堵塞、渗水等保管条件简陋的库房也
同样会破坏纸质档案。这就要求我们在库房的选址、设计和施
工过程中坚持防水原则，以避免纸质档案被水浸泡和冲淋。
3．生物因素
破坏纸质档案的有害生物主要是霉菌和害虫。纸张中纤
维素及填料，各种含碳、含氮的有机物质，如染料等都是霉菌
的营养来源之一，它们利用空气中的氧进行呼吸，在适宜的温
湿度下生长，霉菌能分解纸张，增加纸张酸度，还会粘结纸张，
使纸张结成整块，无法打开。被霉菌损害的纸张，都有不同程
度地带有霉斑，霉斑色素会遮住文字，而且要去除霉斑比较困
难。虫害会使纸张出现蛀洞，轻则破坏纸张完整性，造成纸质
档案残缺，影响阅读，重则彻底损坏纸质档案，使之不得补救。
这些微生物所具有的高繁殖率、高变异率和长期适应不利环
境的结果，可以殃及库房内任何一处。因此，必须引起高度重
视，平时定期对纸质档案进行检查并做好库房卫生，干净、清
洁的环境不利于霉菌和害虫的孳生与繁殖。将库房温度控制
在15℃—20℃，湿度控制在50%—60%，定期投放杀虫灭菌
剂，一旦发现虫屎、霉变等要及时处理并隔离，严禁将已被害
虫和霉菌感染过的纸质档案入库，以免蔓延。目前，我国用于
纸张灭菌的方法有低温冷冻法、缺氧法、微波辐射法、r射线辐
照法和熏蒸法。
4．其他因素
库房在装修设计过程中如果使用酸性或含有挥发性的材
料，会使纸张酸化，油墨颜料挥发，使用未经干燥处理的木材，
不仅会发生变形，而且还会促进有害生物的孳生和繁殖。阅读
者在纸张上任意折叠、涂写，甚至撕毁都是对纸质档案的严重
破坏。在档案搬迁、提取过程中，保护措施不到位，同样影响纸
质档案的安全，有时也会因工作人员的疏忽，对纸质档案造成
破坏。因此，作为管理人员应该要有强烈的保护意识，高度的
责任心，尽量避免或减少人为损害因素。努力改善库房的环
境，严禁使用含甲醛等装修材料。
二、技术治理及科学修复
纸质档案修复工作即采用一定技术，通过特殊工艺和方
法对纸张进行修整，恢复其原貌和提高其耐久性为内容的治
理性工作。早在1500多年前，我国就有了修复技术，通过身
教、言传，使这项技术得以流传下来，成为保护与抢救纸质档
案的一项不可或缺的技术。
在修复过程中，要本着“修旧如旧，保持原貌”的原则，保
证纸质档案的历史价值不因修复受到损害，使其延长生命，更
好地继承和利用这部分历史文化遗产为后人服务。纸质档案
修复的一般过程：首先要对被修复的纸质档案进行仔细认真
的检查并记录，对原件进行全面的技术鉴定，以便选择合理的
修复方法，做好修复前、修复中和修复后的档案工作；其次，对
被修复的纸质档案要进行认真仔细的分析，制定出最佳的修
复方案，并做好修复前的各项准备工作。方案应包括：纸质档
案制成材料的性质、损坏状况与原因，修复方法与步骤，使用
材料以及处理过程中的要求等项主要内容；最后，根据原件实
际损坏状况具体修复，包括除污、去酸、加固、字迹的显示与恢
复、修裱等项目。
除污：纸质档案在长期的使用和保管过程中，常常会出现
各种脏污，如水印、泥斑、霉斑、油斑、蜡斑和墨水斑等，除污要
根据污渍的种类、纸张和字迹的性质，采取不同的处理方法。
除污的方法有机械法、溶剂洗涤法、漂白粉除污法、高锰酸钾
除污法等。在处理中要控制好药剂浓度，除污时间，掌握好温
度，防止污渍扩散，处理结束后不应在纸张中残留有害物质。
去酸：导致纸张酸化的主要原因是：造纸过程和大气污染
使纸张带有酸性，纸张中PH值小于7为酸性。去酸就是根据
中和原理，用碱性物质把纸张中的酸中和掉，以利于纸质档案
关于加强涉密单位档案工作的若干思考
姻重庆邮电大学档案馆高永青
成都大学文学与新闻传播学院张晓霞
的长久保存，在去酸之前必须确认此方法对纸张字迹无不良
影响。去酸方法有含水溶液去酸、有机溶液去酸和气相去酸三
种。含水溶液去酸是在字迹遇水不会扩散情况下用碱性水溶
液去中和纸张种的酸，有酸式碳酸镁去酸法、氢氧化钙与酸式
碳酸钙去酸法、缓冲溶液去酸法。有机溶液去酸一般是在字迹
遇到有机溶液不会扩散时使用，有醋酸镁—甲醇溶液去酸法、
乙醇溶液去酸法、氢氧化钡—甲醇溶液去酸法、甲基碳酸镁溶
液去酸法。气相去酸亦称干法去酸，该方法由于具有不湿纸
张，不用拆散纸质档案，不影响水溶性字迹等优点，被广泛应
用，有氨气去酸、吗啡啉去酸、二乙基锌去酸等。调查表明，二
乙基锌法在脱酸效率与效果方法上比其它去酸法更胜一筹，
是最有前途的一种方法。
加固：纸质档案在存放过程中，由于环境中的各种有害因
素对其产生物理、化学作用，使纸张强度下降，字迹模糊、褪变，
严重时还影响阅读，必须及时进行加固处理。由于高分子材料
具有耐水、耐腐蚀、强度高、加工性能优良等特点，能以各种形
式或形态用于纸张加固，将其粘合或附加在纸张上，能增强纸
张强度，保护字迹。有溶液喷涂加固法，如明胶溶液、乙基纤维
素溶液、聚甲基丙烯酸甲酯溶液、含氟高聚物溶液。固体薄膜加
固法，如醋酸纤维素和纱纸热压加膜、聚酯薄膜封套、丝网热压
加固等。
字迹显示与恢复：由于原字迹材料中有不耐久的色素成
分和字迹与纸张结合牢度差，致字迹逐渐褪变而模糊，直至消
失，有时也因其它因素，如字迹被污染物质遮盖，为恢复其历
史面貌，可通过物理和化学显示法来解决。物理显示法有：缩
微摄影、滤色镜摄影、斜光摄影、紫外线或红外线摄影以及计
算机图像处理等。化学显示法有：对含铁字迹用硫化铵法、单
宁法和亚铁氰化钾法。■
摘要：文章对加强涉密单位档案工作进行了思考，提出
将档案工作和保密工作结合开展的具体思路。
主题词：档案工作保密工作涉密单位
近年来，在吸取各类触目惊心的失泄密甚至窃密事件的教
训过程中，“越是开放，越是要做好保密工作”的观念得到了广
泛的认同，全国上下加强保密工作的力度十分明显。有媒体报
道，一场20年来罕见的保密检查正席卷全国，不仅包括党政机
关，国有企业也要接受检查。涉密单位由于其涉密事项多、涉密
程度深、涉密期限长等原因更是被推上保密检查的风口浪尖，
加强涉密单位档案工作的议题也又一次被提上议事日程。
1.始终将档案工作列入保密工作重要一环，做好保密工
作闭环管理。所谓保密工作闭环管理是指在实施保密管理的
过程中，通过有效的管理手段确保每一个环节能够有效地衔
接起来而不至脱节，最终确保全过程活动的保密安全。我们常
说决定木桶能装多少水，关键看最低的一块木板，保密工作做
得好或坏也是看最低的一块木板有多高，闭环管理就是一个
完整的木桶。就各项工作开展而言，过去和现在开展各项活动
直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像
等不同形式的历史记录均属于档案，越是涉密程度深、在较长
时间内有重要价值的涉密文件越是要注意保管和利用，办理
完毕后更应该归档。假定某一秘密文件标密为“秘密★8年”，
按照正常工作流程，文件一般是在定稿后才按照定密规定予
以定密，在办理完毕后于次年6月份前完成归档工作，这就是
说，该份涉密文件真正在文件形成部门和流转途中保密的时
间可能就是1年甚至不足1年，在档案部门保密的时间却是
7年以上。做好该份涉密文件的保密工作，既需要做好文件形
成和流转过程中的保密工作，更需要做好档案工作中的保密
工作。
但是，由于档案工作处于整个工作流程的最后一环，而很
多涉密单位档案工作不被重视也就造成了档案工作成为保密
管理中的“最低的一块木板”。因此，要始终将档案工作列入保
密工作的重要环节，按照保密工作“五同时”（同计划、同部署、
同检查、同总结、同奖惩）要求，切实做到业务工作开展到哪
里，保密工作延伸到哪里，杜绝档案工作和保密工作、其他业
务工作两分开、两张皮现象；要切实提高保密意识，加大保密
工作宣传力度，要突出做好档案工作在整个保密工作中的重
要意义的宣传工作，杜绝归档过后就“刀枪入库、马放南山”的
无人管问的错误做法；要加强对涉密单位档案工作的领导，强
化保密工作领导责任制，始终将档案资料齐全、完整、安全纳
入领导职责范围中，要将档案工作由分管生产、科研等主要涉
密业务的单位领导来分管。
2.始终将档案部门作为要害部门加以建设和管理。按照
保密管理要求，涉密单位必须将日常工作中产生、传递、使用、
管理（包括存储）绝密级或较多机密级、秘密级国家秘密的部
门或场所界定为保密要害部门、要害部位，加强管理，突出其
在保密管理中的重要性。由“国家利益至上”的政治原则决定，
作为涉密单位，保密要害部门部位不仅是要突出其在保密工
作中的重要性，也要同时突出其在整个业务工作中要害作用。
如前文所述，档案部门集中管理着办理完毕的有保存价值的
各类记录，一般也会被界定为保密要害部门或部位。然而，对
照工作现状，档案部门馆舍条件普遍较差、设备设施陈旧老
化、人员配备不齐等情况不同层面存在，与做好档案工作要求
有差距，更存在失泄密隐患，与要害部门部位要求相距更远。
始终将档案部门作为要害部门加以管理，必须强化“人
防”、“物防”、“技防”的“三防”建设。除配齐配强的专职档案工
作人员外，对进入档案部门的临时工勤人员要进行审查和审
批，确保政治可信、素质可靠；对照档案部门管理密件、密品的
涉密程度酌情安排保卫人员值班，涉密程度深的单位应安排
档案馆室24小时双人双岗保卫值班。要加强档案库房、库房
设施等硬件建设，筑牢档案安全物防基础。要依照《档案馆建
筑设计规范》新建、扩建或改建档案馆室，按照办公区、阅览
区、库房区三分开要求，做好馆室功能分区；存放涉密档案应
尽可能设有专门库房；要对照档案保护“八防”要求，提高档案
管理和保护水平；档案库房安全“三铁一器”即铁门、铁窗、铁
柜和防盗报警器必须配备齐全，对存放涉密程度高的重要档
案应配置密码文件柜或密码保险柜。要加强档案馆室安全的
技术防护能力，库房区要配备门禁系统；进出入办公区、阅览
区应配备视频监控系统等。要做到涉密办公设备的专用，配备
涉密计算机、涉密移动盘、打印机等办公设备，避免交叉泄密。
要通过建章立制，明确要害部门部位保密要求，规范涉密单位
的档案管理工作，提高档案管理水平。
3.始终按照“人是最宝贵资源”、“人是流动的载体”等保
密管理要求，做好档案工作人员的选用。江泽民同志指出：人
是第一资源，是最宝贵资源。就保密工作开展而言，失密、泄
密、窃密等严重的后果都是“人为”的。任何涉密载体、信息都
需要经过“人”来进行传播。档案工作者知密多、知密深并且长
期管理涉密载体，随便一张口，秘密的知悉范围扩大了，档案
工作人员在保密管理中具有更特殊的地位。但实际工作中，档
案队伍女性化、老年化一定程度存在，专业化程度偏低。这种
现状不利于新时期档案工作和保密工作的开展。做好档案工
作和做好保密工作必须在档案人才队伍建设上下工夫。首先，
涉密单位档案工作人员选用要强调政治可靠、业务精良、工作
责任心强等基本条件，要将档案管理人员界定为涉密人员，严
格按照涉密人员选拔任用、审查审批程序，“先审查、后任用”、
“先培训后上岗”，要引入竞争淘汰机制，强调档案工作管理专
业化要求和保密管理素质要求，将不符合保密管理要求和档
案工作需要的人员调离档案部门。其次，要加强对现有档案管
理人员的培训。要通过培训，让大家了解新知识、掌握新技术，
认清新形势，将档案工作重要性讲明、工作责任讲透、工作失
误危害讲足，要提高档案工作和保密工作的责任感和荣誉感。
第三，要在落实档案工作人员与科研人员、管理人员同等待遇
上下工夫。只谈奉献不谈利益，工作开展无法长久，也只有落
实档案专业技术职务和生产、科研岗专业技术职务，档案职员
制和管理岗位职员享受同等待遇，纠正错误认识，提高档案工
作社会地位，才能实实在在的吸引人才、留住人才。
4.始终按照“既确保国家秘密又方便各项工作”的保密工
作原则做好涉密单位的档案利用工作。管理档案的目的是为
了利用，利用是实现档案工作价值的途径。保密的目的是为了
防止危害党和国家、单位、甚至个人权益的事件发生。利用和
保密是对立统一关系，舍弃其一都是不行的。涉密单位的档案
部门管理着大量的有保存价值的档案，换句话说，也正是因为
这些档案具有利用价值才需要进行保密，没有只能保密而不
能提供利用的物品（含档案）。
做好涉密单位的档案利用工作必须纠正两种错误认识。
一是涉密的文件材料已经归档了，其时效性已经降低了，保密
要求可以降低甚至无密可保。为了做好档案利用工作，可以不
加限制进行编研开发，共享利用，其结果是档案工作成为保密
工作“最短的一块木板”。二是当前保密工作形势很严峻、工作
很重要，为维护各类秘密信息的安全，牺牲档案利用来实现保
密工作，其结果是档案价值得不到实现，再多的“钱”不用也就
是一张纸。要通过合理的制度建设，区分档案的价值和档案的
利用对象，适时调整密件的密级，严格把关，实现该开放的开
放、该限制利用的限制利用。
做好涉密单位的档案利用工作要特别注意档案信息化过
程中的泄密问题。信息化是档案工作现代化的必由之路，是档
案有效利用的一个抓手，也是当前档案工作一个重要任务和
热点问题。当前，各类档案机构（含涉密单位）都在积极推进档
案信息化，努力将档案工作信息化纳入单位信息化规划中，充
分运用信息化的技术手段和网络平台，开展档案数字化工作，
实现档案管理信息化需求，真正做到档案资源共享，互通有
无，方便档案利用者利用档案。但是因为网络技术和计算机技
术的巨大优势，网络泄密、窃密呈高发趋势且发案比例不断攀
升。涉密单位要提高网络信息安全防范意识和防范能力，要按
照涉密信息系统分级保护要求开展涉密信息系统建设，切实
做到“涉密不上网、上网不涉密”，内外网分开。
5.要对照保密资格认证标准，严格做好涉密单位档案工
作的考核和检查。为进一步加强保密工作，国家保密局、国防
科工局、总装备部修订了《武器装备科研生产单位保密资格审
查认证办法》（简称《办法》），更加细化了保密要求，再一次强
调了获得保密资格是从事武器装备科研生产的必备条件。对
照《办法》开展保密工作是如何做好军工保密单位保密工作的
蓝本，非军工涉密单位也可以参照执行，高标准、严要求地做
好单位的保密工作。
《办法》详细规定了保密工作档案建设的内容，遗憾的是，
在保密资格审查认证中，检查保密工作档案基本停留在保密
部门的日常工作记录上，对业务部门形成的涉密载体和信息
的归档要求、档案管理要求不明确，也没有真正熟悉档案工作
的专家参与审查认证，结果就是，审查认证的保密工作“档案”和实际档案不是一回事，保密部门和档案部门各唱各的调。做好涉密单位保密工作，可以在《办法》实施上下功夫，档案行政管理部门应当主动联系当地国防科技工业主管部门、保密部门，协调做好涉密单位保密工作档案的检查内容，争取由档案工作专家来检查涉密单位档案工作、保密工作档案工作，由外力来推动涉密单位档案工作的发展，也能够更加引起单位对档案工作的重视。
涉密单位要做好档案工作的考核和检查工作。要将档案考核纳入年度考核和目标考核，奖惩兑现。要对照《办法》规定的要害部门检查标准，建立档案检查的常规工作机制，整合检
查力量，形成档案、保密、安全、技术部门的联合检查组，定期与不定期检查相结合，确保检查到位，责任到边。
参考文献：
[1]李金霞.如何进一步加强涉密档案管理[J]，广东社会主义学院学报，2007（3）：90-92
[2]陈芳.企业涉密档案保密工作思考[J]，今日科苑，2008，（14）：121
[3]孙厚娟，王震，李涛.以保密资格审查认证为契机加强涉密档案管理[J]，兰台世界，2009，（1）：51-52.■
档案信息化发展方向——
—档案数字化
姻广东电力设备厂李惠萍
摘要：本文对档案数字化建设特别是企业档案的数字化建设作了简要的论述。
关键词：档案工作信息化数字化
一、档案信息化建设的重要意义
1、信息时代的到来，使知识资源成为一种无形的资产。档案信息资源作为社会信息资源的重要组成部分，越来越受到人们的关注。只有把握好信息化的发展方向，才能更准确、更规范地为档案信息化建设定位。纵观世界先进国家的档案信息化发展状况，档案工作的地位与作用日显突出。档案部门与生产部门、管理部门有机地联系起来，成为高效协作和集成化的信息链，从而使电子文件、档案信息实行实时的控制、管理、利用。档案管理的范畴、时效都得到了前所未有的拓展，档案信息深入到社会活动的每一个角落，贯穿于人们日常生活的全过程。档案信息化建设成为信息时代档案工作者面临的重要课题和发展契机。
2、“十五”规划期间，国家档案局将档案信息化建设作为一项战略任务，这是我国档案事业应对全球信息化革命的重要举措。近年来，在国家档案管理部门的指导下，地方各级档案部门广泛应用现代信息技术将丰富的珍贵档案进行数字化处理，对新产生的电子文档实行全文接收，直接建立全文数据库，以提高档案管理和利用的现代化水平，逐步开展对信息资源的科学管理，使档案信息逐步实现数字化、标准化、网络化，从而更有效地实现档案的资源共享，以满足社会各个领域对档案信息的需求。
二、档案数字化是发展的必然趋势
1、网络世界改变了我们的工作方法和生活方式，随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公已成必然趋势，由此形成的大量数字档案信息，是传统的档案管理模式无法应付的，它在时间上阻滞了电子信息的快速交流和传播，在空间上制约了电子档案的存贮和利用。档案管理必须从传统的实体管理向信息化管理方向发展，才能满足社会发展的需求。所以说，档案数字化是信息时代的必然产物，档案数字化管理较之传统的实体档案管理，有着无可比拟的先进性和时效性。数字档案馆是建设在现代化信息技术基础之上的，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而使档案信息可以及时利用，提高工作效率，同时充实各档案馆网站的内容，实现远程的资源共享，使数字档案馆成为信息的提供者、信息的储存库、信息的过滤器、信息的管理员和拥有者。
2、档案数字化的主要内容，包括档案目录信息的数字化、载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化。建立档案影像数据库或多媒体数据库，建立档案专题信息的数据库，使实体档案管理模式向数字化档案管理模式转变，档案工作者的职能向数字化、网络信息化服务发展。
三、档案数字化管理与技术加工
1、数字化管理与档案数字化。所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的过程。数字化具有简单、客观、速度快、国际化等优点。数字化管理是指由计算机、通信、网络、人工智能等技术，量化管理对象与管理行为，实现计划、协调、服务、创新等职能的管理活动和管理方法的总称。