大型招商会议组织接待流程实施办法
大型招商会议（简称“会议）是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。
第一章会前筹备
会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：
一、大型招商会议时间的确定
确定大型招商会议时间要考虑单位的工作任务周期，选在周末的时候，大家相对不太忙，争取应参加会的人员都能够参加。为使大型招商会议有充分的准备，一般至少给出2-5周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，大型招商会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。
二、大型招商会议议程的安排
大型招商会议议程是会议要讨论的项目列表，大型招商会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是大型招商会议是否能够成功的关键。因此，议程是整个大型招商会议筹备前需要最早确定的事情之一。
大型招商会议通常的内容包括：企业概况、企业文化、企业发展战略、行业趋势、市场分析、技术介绍、成功案例、推广方案（营销策略或模式）、合作前景、合作优势、公司支持、合作方式及费用、合作流程、盈利分析、权益分配、代理商感言、商户感言等。
在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些内容是一定需要的，哪些内容是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。
三、大型招商会议的三类相关人员
大型招商会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参会人员（嘉宾和员工）。
1、领导小组
领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；
2、筹备与接待
筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供大型招商会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在大型招商会会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会大型招商会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。
①精心策划
要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。
在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制
订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。
②规范运作
每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。
在接待过程中，要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连。细节决定成败，接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有损企业形象的问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。
筹备与接待人员要有明确的职责分工，①要设定一个负责人；②要有人专门负责日程安排及与各部门协调；③要有人专门负责联系场地、布置会场；④有人专门负责
餐饮及外地赶来参会人员的住宿、参观安排；⑤要有人专门负责设计招商与其他活动；
⑥要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。
③参加人员
会义要邀请哪些人参加同样需要考虑周全，员工是全体参加吗？不是的话，该哪些人参加？其他分公司领导人员邀请吗？外地分公司的员工参加吗？合作伙伴参加吗？客户邀请吗？主管部门的领导、专家、学者是否邀请？等等，都要想周全了。
在制订参会人员名单的时候，有这样一个原则：“宁拉一群，不拉一人”，意思是某一类人都不参加是可以的，但如果某类人中有人参加，这类人都应该邀请，不然会伤害未被邀请的人的感情。
3、制定接待程序，落实各项细节：
在确定了参加人员名单后，要明确参加人员中，谁坐主席台；谁是会议的主持人；谁要在会议过程中发言或演讲；谁是嘉宾；谁是参与讨论的人；谁要代理等等，要针对不同参会人员的需求，给予不同的事先准备和制定接待计划。
(1)、根据来宾的基本情况制定合理、舒适、安全的接待计划，做到让客人高兴而来，满意而归。
(2)、根据来宾级别确定接待规格和接待方式。
(3)、详细了解酒店及酒店设施，包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知领导，提供分析及使用建议，以便领导选择酒店。
(4)、客人抵达前，必须在醒目处悬挂好欢迎词。
(5)、做好接待前的准备工作，根据来宾身份预定房间，会客室（会议室），确定接待人员，相关资料、接待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼品等。
(6)、提前召开有关部门协调会，明确任务分工，落实到人（会议记录、照相、摄像）
(7)、领导审批接待计划，申请接待费用。
5、安排食宿
（1）、提前办理好住房手续（房间号应尽量避免带4或其他不吉利的数字），将房卡拿到，以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。
（2）、熟知房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员房间）及同行卡。客人用房：各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层房间号），工作人员用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。同行卡可随乘车号一同发放，也可以在前往下榻宾馆的途中发放。同行卡可以使来宾清楚自己所住的房间，也便于来宾入住客房后相互之间联系。（3）、房间布置：客人抵达前必须保证房间清洁卫生，同时检查房间内设施是否能正常使用，按照要求为房间配水果( 需每天更换)。
（4）、根据来宾职务、性别、习惯、年龄安排房间。贵宾客人有专人引领至房间。安排房间的原则：根据不同层次安排不同规格的房间。
（5）、根据来宾的生活习惯、饮食爱好、民族特点，结合本地饮食特色定餐。要求餐厅整洁、环境舒适、干净卫生、食品价廉物美。
（6）、根据接待的不同档次菜品、酒水可请客人点或预先点好。所用餐具必须要求做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。
（7）、宴请时根据需要安排打印席卡。
（8）、逐一落实各项细节。
6、接待车辆
（1）、接待用车：保证车辆必须是干净、整洁车。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富、服务态度好，有一定的接待经验和礼仪知识。
（2）、用车接客时，应主动打开（右侧）车门，以手示意请客人上车（小车后排右侧为主，后排左侧为次，司机右侧由随从人员乘坐）下车时，接待人应先下车由车后绕
过为客人开门，有随同人员时，由随同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处，提示客人勿碰撞。
（3）、根据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座一般不安排坐人。如果来宾行李数量较多，应该安排专门的行李车。如果是车队行进，出发前应明确行车顺序，并通知有关人员，事先讲明路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，以免行进中发生错位。每台车都将有明显的标志—号码；每台车安排一名陪同人员，负责提醒客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数；
（4）、现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，实施并执行；如有任何特殊情况改变行程，应及时通知相关人员和司机。
（5）、根据来宾的其他需要安排相应车辆进行服务。
（6）、如果来宾人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号和住房号，并打印成表格。在来宾抵达时，将乘车表格发至每一位来宾手中，使之明确自己所乘的车号。同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。
四、大型招商会议日程范文
大型招商会议日程，是大型招商会议开始前要发放的关于大型招商会议安排的重要文档，让所有参会人员了解会议的地址、详细内容及时间安排，因此，大型招商会议日程是非常关键的应用文，在这里提供一个集团使用的日程模板供大家参考。
大型招商会议日程与会议议程的主要区别是：是否有具体的时间安排。会议议程是在会议前期准备过程中，让会议及活动的参加人员了解会议项目的文件，在会前发放，让相关的参会人员进行相应的准备。大型招商会议日程与议程的内容相似，但有更加详细的会议地址、会议内容的具体时间安排。
五、会议管理_会议预算的5项内容
会议预算是会议管理与策划的重要内容之一，会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算，因此，筹备时，会议预算要进行精心核算，筹备人员应及时将会议预算范本或会议预算报告上报会议领导小组，并根据领导的决策用好会议预算。
会议预算包括以下6项内容：
1、交通费用
交通费用可以细分为：
①出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
②会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
③欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、场地费用
具体可细分为：
①会议场地租金：通常而言，场地的租赁已经包含某些常用音像设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、鲜花、水果、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
②会议设施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备（一般都自带）等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专
业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
③会场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。
④其他场地费用：这些费用通常包括：广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐、媒介服务等，可视会议需要进行采购。
对于这些单项服务支持，筹办者应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议3、住宿费用
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、客房水果、鲜花提供等服务是否开放有关。会议筹办者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的在会议的食品饮料安排中，已有详细介绍。
茶点基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。
正餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用）5、其他娱乐、演出、参观、旅游项目费用
会议室、住宿费用中可能含一部分娱乐项目的费用，会议期间可以利用，但有些项目需要根据活动安排另行准备预算。
6、杂费
杂费是指会议与活动过程中，产生的一些临时性费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
六、会议物品采购清单与采购人员安排
在会议的三类相关人员中，会议筹备人员往往还要负责所有会议相关物品的采购、订制与租赁，在采购前列一个采购清单，并安排好会议采购人员，会使采购进行得有条不紊，且不会产生遗漏。
会议物品采购、订制及租赁主要包含的11项内容：
1、会议场地租用，可参考：会议地点的选择
会议地点的选择与会议议程、参会人员、预算密切相关。会议场所的费用，通常在整个预算中占比较大，同时，场地对参会人员的感受影响也较大，因此，对于筹办人员来讲，场地选择是个重要的事情。
如果公司内部有合适的地点选择，会议地点可以安排在公司内部。由于减少了租用场地与设备，选择内部地点开会可以节省费用，适合于中、小型招商会议与活动。
由外部的服务商提供的会议场地，通常有三类地点：①宾馆、酒店、②会议中心、③饭店这几类场所。
①宾馆、酒店
许多宾馆有专门接待商务会议的业务，由于宾馆同时能够提供住宿和餐饮，因此，对于有食宿需求的会议，是很合适的选择。
②会议中心
会议中心属于专业从事会议服务的场所，通常有适合各种规模的会议室；有专业的会议相关设施；精通会务服务的服务人员；大部分的会议中心也提供餐饮与住宿服务。
③饭店
饭店有适合大型活动的房间，同时也提供餐饮服务。
会议场地如果由外部提供，会议筹备人员有可能对场地不是非常了解，有些会议场地甚至会选在与公司不同城市、不同国家的地方，因此，事先踩点就很重要了，不然，等大队人马过去开会时，才发现地点与想象的不一样就来不及了。
如果由于各种原因无法亲自去踩点，也就由熟悉会议需求的人，帮助观察，或了解熟悉场地的其他用户对场地的评价，了解场地的设施等级。可以通过16个项目评估会议地点。
1、住宿预订
2、车辆使用及租赁安排
3、票务预订提供机构选择
4、音像辅助设备租赁
5、会场布置所需物品订制，如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅等等。
会场布置虽然是个细节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。
会场布置总体要求：
会场布置要与会议的内容相匹配，根据会议内容可把会场布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的等等。
会议场所的室外布置——会议场所的室外及入口布置可根据需要选择：
1、主会标
2、欢迎拱门、条幅
3、彩球、鲜花、氦气球
4、地毯
5、展架、易拉宝、广告板
6、引导牌
7、灯箱
8、签到台
9、休息座椅等
会议场所的室内布置——会议场所的室内布置可根据需要选择：
1、会标、背景板
2、主席台、听众席、演讲台的布置
3、鲜花、彩球、彩带等装饰
4、音像辅助设备
5、灯光、电源设备
6、茶点
7、礼品、奖品、纪念品、演出道具采购清单
8、餐饮、水果、饮用瓶装水等
9、接待物品采购，包括：吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品
10、会议相关印刷品需要提前确实内容，提供印刷服务供应商，以确保在会议召开前印刷完成。会议相关的印刷品，包括：请柬、会议宣传单、代表名录、会议日程表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿安排表、居住区域地图、城市地图、广告材料等
11、与会议相关的其他物品
各类物品的采购、订制、租赁，都要选择可靠的供应商，以免出现产品质量达不到要求、送货不及时、售后服务跟不上等问题
七、请柬、邀请函的7项信息
有些会议或活动需要邀请某些特定的人来参加，因此，要给他们发送请柬或邀请函，请柬与邀请函的内容为被邀请者提供了会议的相关信息，为了让被邀请者了解会议信息，请柬与邀请函的内容应体现7类信息，在此提供请柬与邀请函范文供参考。请柬与邀请函具备的7项信息：
1、活动类型
2、活动日期、时间与会期
3、会议邀请者与被邀请者
4、会议地点
5、是否需要回复
6、提供的餐饮
7、其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等
请柬与邀请函要提前发出，以便参考者提前安排时间；请柬与邀请函的样式、纸张取决于会议与活动的类型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的会议，请柬与邀请函的预算越高；对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪，对回复要及时
登记，以便统计精确的人数，人数在预定餐饮、住宿等项时，非常重要，也与会议的预算密切相关。
第二章会议地点的选择
会议地点的选择是属于会前筹备的一部分，但单独作为一节来讲，是因为会议地点选择的非常重要，甚至是影响会议成败的关键因素，参会人员对会议感受、会议预算都与会议地点的选择关系密切。
一、会议地点评估的几个项目
在选择会议地点后，要对会议场地进行评估，可参考如下几个项目：
1、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费
2、停车场
3、安全情况、保安服务质量
4、电信联络便利性
5、装修与外观
6、清洁程度
7、大堂、卫生间装修、设施、清洁
8、食品、茶点（可参考：会议的食品饮料安排）
9、餐饮服务水平
10、工作人员表现
11、服务水平
12、供暖、空调、照明设施
13、住宿设施
14、音像辅助设备
15、休闲设施
16、其他设施与服务
以上项目最好能列个表，逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段，先选择2-3个备选地点，逐一列出其优劣，提交会议的领导小组决定最终的会议地址，以将保障会议地点与会议要求相符合。
会议座位安排，如何安排会议座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节，会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位安排礼仪。
二、会议的食品饮料安排
会议筹备过程中，一定要事先确定各类用餐的次数，把每次用餐都考虑周全，并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。
安排食品饮料时，需要了解是否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。会议的食品饮料有两类：
1、茶点
茶点包括会中茶点、咖啡、茶，在会议期间提供。茶点的种类可分为西式与中式2种：西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
可以放在会议室内的桌上供参会人员享用，也可以放在会议室外部，由参会人员外出休息时享用，具体提供时间、种类、数量、服务要求，需事前则会议筹办人员与会议场所提供商协商。
2、正餐
正餐分为午餐、晚餐、早餐。午餐因会议通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性质，以安排自助餐为主；晚餐系主要用餐，通常是会议程序的一部分，拥有较正式的规格，期间可能会安排领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节；早餐除非是安排
好的早餐会，通常是非正式的，仅为住宿人员提供，费用包含在住宿费用中，在预定住宿时，要与住宿提供者协商早餐的安排。
食品饮料的提供者也就是食品的提供渠道，通常有：
1、内部食堂；
2、外部餐饮提供商，包括小型餐饮公司、饭店；
3、会议或住宿场所提供；
4、自行采购，有些茶点、饮料可自行采购。
三、音像辅助设备
安排任何会议与活动，都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备，由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容，会议室设备是否准备妥当会影响会议的效果，所以，使用音像辅助设备有以下几个优点：①可事先准备图片与图表，便于观众理解演讲的内容；②运用音像辅助设备能够显示专业的演讲与报告水平；③音像辅助设备可显示现场书写的内容，方便与观众沟通；④帮助观众集中精力听讲与讨论，而不需要做笔记。
会议常用的音像辅助设备有以下7类：
1、白板
白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在准备白板的同时，要准备白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。
2、计算机
有些演讲人不方便携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL
表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。所以，计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。
3、投影仪
投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。
在准备计算机及投影仪的时候，一定要准备好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好准备。
4、画架、活动挂图
画架上面可挂多层白板纸，方便在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点，画架也可以用白板代替。
5、展板
展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣传信息，由会议组织者事前准备好，摆放在会议室相关位置。
6、音响设备
视会议室的大小及演讲者的需要，提供麦克风、音箱等，必要的音响设备。7、其他设置
会议时，要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求准备。如果会议场地没有足够的音像辅助设备，就需要会议筹备人员通过其他方式，如租赁、借用，事先事先在会议场地布置好。
第三章会议过程控制
一、会议接待的2点注意事项
会议接待是参会人员对会议评估的重要要点之一，会议接待是整个会议过程中重要的一个环节，会议接待方案准备、会议接待礼仪、会议接待注意事项，也是学习组织、筹备一个会议的重要内容，对于大型招商会议，应该准备专门的会议接待方案。
会议接待中要注意的事项为：
1、妥当安排接待人员
会议的接待人员一定要安排好，保证在会议开始、中间休息、就餐、结束的时候，都有接待人员为参会者提供服务。为保证安排好接待人员的工作，会议筹备的时候要准备一个接待人员排班表，把各个时段的接待人员都妥当地安排好。
对会议接待人员要进行培训，使他们熟悉会议的日程安排、会议场地情况、意外情况处理办法案等。
2、充足准备接待资料
在接待处应该准备充足的接待资料，一方面保证每个参会人员都能领到资料；另一方面保证每个人领到的资料都是全面的。接待处应该准备的资料和材料如下：
1、胸卡或吊牌
2、参会人员名单
3、参会人员登记表、签到表
4、办公用品，如铅笔、纸张、记录本
5、会议日程
6、关于会议地点、卫生间设施、停车、用餐地址等信息
7、会议相关印刷品
8、会议评估反馈表
9、其他会议信息
为每个参会人员准备的资料要集中放入一个资料袋中，方便参会人员领取。会议接待前注意了这2个问题后，会议的接待就能圆满地进行。
二、会议意外事件处理、意外事件处理预案
会议过程千头万绪，方方面面的事情很多，参会的人员较多，组织者要对会议过程进行控制，需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。意外事件易发生在哪些地方呢？怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢？
会议前详细的筹备，可使意外事件的出现降低到最小程度，紧急事件、意外事件还是有可能会发生，以下几个方面最有可能出现问题：
1、人员
会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通问题，而无法准时到达会议现场。
处理预案：1、为每个重要角色准备后备人选；2、会议前与他们联系，以确保无缺席情况出现，安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化；3、及时调整会议日程，例如增加提问时间，以应对某个发言人的缺席。
2、场地
会议场地可能会出现的意外情况有：因其他紧急安排，使预定的会议室无法按时提供；为参会人员预订的客房不足；会议场地的设备突然出现故障，如空调系统故障、网络系统故障等；停车场不足，等等。
处理预案：大型会议的场地出现意外，最难处理，因为会议通知已经发出，大量参会人员已经汇集过来了，很难准备一个备选地点，因此，会议场地在选择时，一定要选择有信誉的地方，以降低出现意外事件的可能性，一旦出现意外，要能为大家及时提供备选场地，或者是备选日程安排。
3、音像辅助设备
音像辅助设备也较易出现问题，如投影仪的灯泡突然不亮；电源不足；音响系统故障，等等。
处理预案：在会议筹备时，一定要了解会议的音像辅助设备的状况，保障设备能够运转，确保能及时找到设备维护的人员或服务商，必要的情况下，要准备备选设备。组织者在参会时，要携带一些必要的备用品，如：白板、白板笔、胶片，等。
4、会议资料
会议资料可能会出现短缺；或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供；会议相关印刷品的供应商，可能无法按时将资料送达等等。
处理预案：要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所；会议组织者确保自己携带有原始稿件；如资料短缺一时无法解决，要及时向参会人员进行解释，并说明能够提供资料的时间或备选方法。
5、其他意外情况
其他可能存在的问题，如参会人数不足，或超过预期；突发安全事故，等等。第四章会议总结
会议记录与会议纪要，同样作为会议情况的记录方式，会议纪要与会议记录有什么不同呢？
一、会议记录格式的2个部分
会议记录对于会议来说，是会议最重要的成果之一，甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议记录工作，写好会议记录是会议组织者的一项重要工作。会议记录怎么写？本文提供会议记录的范文与会议记录格式供参考。
会议记录格式包括3个部分：
1、会议组织情况
要求写明：会议名称、会议时间、会议地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。
2、会议过程及发言内容
记录会议的实际过程，有时候会与《会议日程》的安排不同，需要通过会议记录记录下来。
对于发言的内容，可以详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言；也可以摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。
除发言外，会议记录还应忠实记录会议上的有关动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时加入的环节、会议的中断、休息以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。
会议记录还要将会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况进行详细的记录。
二、会议纪要与会议记录的区别
会议纪要对于会议来说，是会议最重要的成果之一，甚至在某种意义上是具有法律效力的文本。安排好会议纪要工作，写好会议纪要是会议组织者的一项重要工作。会议纪要怎么写？本文提供会议纪要范文与会议纪要格式供参考，并说明会议纪要与会议记录的不同。
会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。会议纪要与会议记录的主要区别有2点：
1、性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。
2、功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档，而会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
1. 主要接待内容：包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面 2. 车辆接送：遇到领导嘉宾从外地过来时，我们需要安排车辆接送，这时候我们要安排好接待名单、接待车辆，什么领导上几号车，地点又是在哪里?是一人一车还是可以拼车。 3. 接待日程安排：做好接待工作的日程安排，例如接完领导嘉宾到达目的地后，我们又应该做什么工作。 一、会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。 (3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5)摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 二、会务组织与服务工作 1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录，写好会议简报。 7、组织照相。 8、为与会人员预订车、船、机票等。 三、会议善后工作 1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。 3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。 一、接待时间：20xx年X月X日—X月X日 二、接待地点： 接送机地点：西宁机场 下榻酒店：XX大酒店(银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等) 会议地点：XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等) 三、接待对象：
招商部现场招商工作执行流程 为了加强内部控制，规范招商部内部管理;，健全招商制度，减少工作失误，提高招商成功率，特制定以下工作流程： 一、迎接客户前准备 1、准备好平面图、文件夹、名片、计算机等工具。 3、注意招商处的处现场及个人的仪容仪表。 二、接待及拜访客户 1、当客户进入招商处处，每一个看见的招商人员都应该主动招呼点头致意，礼貌用语为：“您好!”. 2、当问候完毕后请顾客入座，并委婉询问以前是否来过，如来过，转给曾接待过的置业顾问(如同事不在应义务接待);是否经营过同类商品，有无商业经验，有无货源等，不得挑客户，不得令客户受冷落;不论客户外表、来访目的如何，招商人员都要热情接待。 3、通过随口招呼，区分客户真伪，若不是真正客户，注意作简洁介绍，保密资料。 4、若是外出拜访客户，首先得确定招商的对象及招商的政策。 三、介绍铺面 礼貌的寒暄之后，可配合平面图等做简单介绍，使客户对铺面承租形成一个大致的概念 1、交换名片，相互介绍，了解客户的个人资讯情况。 3、介绍铺面时，应侧重强调整体优势点。 4、将自己的热忱与诚恳推销给客户，努力与其建立起相互信任的关系。 5、通过交谈正确把握客户的真实需要，制定应对策略。 6、当客户超过一人时，注意区分其中的决策者，把握他们相互间的关系。 7、在平面图讲解过程中，可探询客户需求(如：面积、承租意图等)。做完讲解后，可邀请他参观铺面，在此过程中，招商人员应对整个市场的优势做重点介绍，并迎合客户的喜好做一些辅助介绍。 四、带看现场 在招商处作完基本介绍，并参观出租铺面后，应带领客户参观整个广场， 1、结合楼层现况和周围铺面情况，边走边介绍。 2、按照楼层铺面规划，让客户切实感觉自己所选的铺面。 3、尽量多介绍，让客户始终为你所吸引。 4、带看铺面的路线应事先规划好，注意沿线的客户及商品特色。 5、嘱咐客户带好随身携带的物品。 五、初步洽谈 1、倒茶寒暄，引导客户在洽谈桌前就坐(注意此区域应令人视野愉悦并便于控制)，给其详细介绍商铺资料。 2、在客户未主动表示前，应主动地选择铺面作试探性介绍。 3、根据客户所喜欢铺面，在肯定的基础上，作更详尽说明，算出其满意的铺面的价格、应交租金及各种相关费用等(一般提供两、三个铺面即可)。 4、针对客户的疑惑点，进行相关解释，逐一克服购买障碍，但对楼盘的解释不应有夸大、虚构的成份。 5、适时制造现场气氛，掌握火候，强化其购买欲望。 6、在客户对铺面有70%认同度的基础上，说服其下定金。 7、不是职权范围内的承诺应报现场经理通过后再给予答复。 六、谈判 谈判是客户已完全认同本广场各种情况之后进行的工作，其焦点主要集中在优惠政策及付款方式上。 1、优惠政策问题上，客户通常会列举周边一些市场的价格及优惠政策，此时招商人员应根据自身市场优势对比其他项目，详细说明价格的合理性，尽可能守住目前租赁价格，以留一些余地给招商主管，切忌一放到底。 2、付款方式上，客户会提出延迟交款和分期交款的，对此情况，置业顾问应征求销售主管意见，酌情处理，无法解决时可由销售主管协助解决 七、暂未成交 1、暂未成交或未成交的客户依旧是客户，招商人员都应态度亲切，始终如一。
精选会议接待方案优秀范文 篇一 一、接待时间：20xx年X月X日—X月X日 二、接待地点： 接送机地点：西宁机场 下榻酒店：XX大酒店(银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等) 会议地点：XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等) 三、接待对象： 嘉宾等一行人及其陪同人员 四、接待负责人员：总负责：接待办 跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组 五、接待前期准备工作： 1.制发 ，邀请嘉宾，协调时间2.食宿安排，提前预定3.迎接车辆安排 4.迎宾(嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作) 5.相关接待人员，负责相关接待工作 六、机场接待 1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾
后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8×0.5×0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。 3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。 4.对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。 硬件附注：易拉宝2个(其中1个2米)，接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条…… 七、酒店入住 1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。 2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。 3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。 4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 八、用餐(早餐、中餐、晚餐) 1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。 2.餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
商业招商工作流程 目录 一、准备阶段 (1) 二、来访推介招租阶段 (1) 三、意向签约阶段 (2) 四、正式签约阶段 (3) 五、商户装修入驻阶段（由物业公司制定详细的管理规定，主要负责，商业管理部予以配合） (3) 六、商户退租流程 (4) 一、准备阶段 1.明确项目定位及招商绩效，公司审批的各阶段，招商政策方案（租金价格、招商优惠期等），明确商业物业服务内容及物业费用标准等。 2.平面图，包括项目规划图、商铺户型图 3.商铺面积表，招商出租表 4招商道具，包括宣传单页，招商手册，手提袋等，可方便客户带走的。 5计算器、名片、纸、笔 6掌握项目的基本情况及周边环境，熟悉《招商口径》等招商资料 7学习基本商务礼仪 二、来访推介招租阶段 1.接待当客户来访时，招商人员应脸带微笑主动上前问好，请教客户姓名及需要什么帮助。 2.介绍指引客户到沙盘区，介绍外围情况，现在所处的位置，方向方位，周边配套等。 3.填写来《来访登记表》当客户有意洽谈时，引领客户到洽谈区，并填写《来
访登记表》介绍商铺的基本情况，面积，租金，优惠政策，商街定位，同时了解客户的需求及想法。 4.现场介绍引领客户到现场看铺，并带好商铺钥匙，资料夹（户型图、商铺面积表）结合商铺的现况和周边特征，按照客户的经营业态，应全面的介绍商铺情况，包括交房时间、交房标准，水电暖、物业费、《物业服务标准和制度》等。 5.洽谈再次到洽谈区，桌面应放好平面图、招商手册、计算器等物品，询问客户对项目商铺的印象，充分了解客户的经营能力，租期，投入情况等等，在两位以上的来访客户中，应分辨出决策人。 6.完善《来访登记表》填写客户《来访登记表》，主要为客户的联系方式，经营项目，客户对商铺的需求，未成交的原因等等。 根据客户的意向分为四种： 1.无意向，但可以长期跟进，形成合作 2.有意向，可直接签合同 3.有意向，但需要跟进做进一步说明 4.有意向，但品质差，只可保留 并结合客户分类等级： A类：全国连锁性质以上成熟品牌商户 B类：地区性质本地成熟品牌商户和经营的连锁商户 C类：有经营经验有一定实力的自营品牌商户和经营的连锁商户 D类：初始经营刚刚起步的商户和准备加盟的连锁商户 7.工作总结在每天或每周有主管招开工作会议，根据《来访登记表》检查招商情况，并采取相应措施。 三、意向签约阶段 1.上报《签约意向协议书》当客户有意签约，双方达成初步意向时，应明确客户的经营项目、意向位置、租金政策等信息，填写《签约意向协议书》，并上报部门负责人，待部门负责人审核。 2.交纳保证金和客服监管引领客户携带《签约意向协议书》到客户服务部
大型会议活动接待方案 Pleasure Group Office【T985AB-B866SYT-B182C-BS682T-STT18】
▲第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水SPA。住：五星酒店（国际会展） 第2天08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲10:00开始举行会议。▲12:00上午会议结束，会议成员共进午餐。▲13:00-17:00下午根据您的时间安排，继续举行会议。▲18:00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。▲19:30-21:00组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、交流和合作。▲21:00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等)，休息。住：五星酒店（国际会展） 第3天▲08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松快乐的心情，09:00游览。▲11:30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。▲13:00前往历史名镇参观。会议行程结束。 报价：元服务标准及费有分列报价： 车：空调旅游车（含接送、第3天旅游用车）、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐（八菜一汤，十人一桌）、赠：旅游责任保险、旅游意外险10万元/人！横幅一条、摄像制作 一制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面：
招商人员工作流程 只有经过实际的市场调研、确立精准的市场定位、不断完善招商资源，来制定出科学合理的招商方案，招商工作流程在此基础上开展执行，才能取得事半功倍的效果，为招商工作的有序进行起到积极地推动作用。 一、招商人员每日工作流程 1、早上八点进行班前会，由分管副总或招商经理布置当天的工作任务。 2、会后用半个小时对正在进行的招商项目资料（包括项目简介、具体优势、租售价格、优惠政策、项目进展情况等）仔细整理一遍。 3、外出招商或留守公司进行接待和电话招商，做好工作记录。 4、下午五点进行班后会，汇报当天工作情况，指出工作中存在的问题，提出对招商工作的建议。 二、来电接听流程 1、如无特殊情况，要在电话铃响三声内接听电话，态度和蔼、语言亲切，并讲普通话：“您好，****（企业名称）。” 2、如需其他同事接听，应对客户说：“请稍等，我请他过来接听您的电话”；如同事不在，应礼貌回复：“对不起，他正好不在，您是否需要留下口讯，我替您转告。” 3、认真聆听客户的问题，严格按照项目的统一话术进行回答，对于不清楚的问题，应详细记录，了解清楚后给予回复，并邀请对方来公司面谈；还要记录好来电时间、客户姓名、联系方式、客户需求、来电渠道等内容，以利于后期客户回访及信息转达。 4、通话结束之前，应报出自己的姓名，并再次表达希望客户来公司面谈的愿望：“欢迎您来****（企业名称），对我们的项目实地考察。” 5、通话要结束时，应礼貌的向客户道谢：“再见，感谢您的来电”，等客户挂机后再行挂机，并及时整理归纳客户来电信息。 6、2-3日内应及时给来电客户进行电话回访，要通过客户的来电或主动回访，以促成客户来公司做更深一步的面谈，面对面的沟通方式仍是招商中最直观有效的方式。 三、现场接待流程 1、在接待来访客户时，应面带微笑，举止得体，落落大方，吐字清晰，声音平和，语速适中，语言明确，并把笔、纸、名片等所用物品备齐。 2、客户表明来意，应立即起身相迎并表示：“欢迎来****（企业名称），您打电话联系过吗？您是通过什么途径知道****（企业名称）招商的？以前来过吗？谁接待的您？”，通过询问加以确认，避免发生撞单现象。 3、引领客户至洽谈区，及时为客户端茶倒水，并双手递送名片：“我叫***，这是我的名片，很高兴为您服务！”，可向客户索取联系方式，然后开始交谈以了解客户的需求，为客户详细介绍项目的情况及优势，并可带客户到项目现场进行参观。 4、当客户不止一个人来时，要通过交谈和观察注意区分其中的决策者，把握他们相互间的关系，有的放矢，重点公关。 5、对客户的问询应圆满回答，若遇自己不清楚或不知道的事，应查找有关资料或请示部门主管，尽量答复客户。回答问题要负责任，不能随意对客户做出承诺，不能模棱两可，胡乱作答。 6、涉及到原则性或较敏感的问题，态度要明确，但说话方式要婉转灵活，既保证公司的利益，又要维护客户的自尊心。切忌使用质问式、怀疑式、命令式、顶撞式的说话方式，杜绝蔑视、嘲笑、斗气等语言，要用商量、解释的说话方式，如“您看这样好不好？***”、“这种情况，公司规定是这样的***”，耐心讲解，以利于做通客户的工作。 7、与客户交谈时，如遇特殊情况必须离开一会儿，应向客户表示：“对不起，请您稍等一下”或先让其他同事帮忙接待，忙完回来时要表示歉意。 8、与客户交谈时，如遇其他客户来访，应点头示意打招呼，或请新来客户稍候，不能视而不见，无所表示，而冷落新来客户；同时在允许的情况下，尽快结束谈话，招呼新来客户；
会议接待流程 一次会议的成功开始，最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。 会前工作： 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） 会中工作： 9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后工作： 20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 22、与会议主办者的费用结算工作。 23、欢送代表工作。 会议接待方案 （一）会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 （二）会议接待方案的基本内容 1．接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 2．接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。 4．接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、
加盟部工作流程 1.前期电话沟通（业务部） 1.1电话简单沟通（包括客户基本信息、客户了解渠道、客户意向、雪乐山企业文化、项目情况等） 1.2加盟商摸底（包括企业介绍、个人情况、对当地市场的了解程度、资金情况、个人意向调查等） 2.加盟意向协议（业务部） 2.1总部邀约（参观各直营店运营管理、介绍门店运营模式、基本加盟制度、加盟意向、介绍加盟流程等） 2.2签订协议（包括确定加盟方式、筹店准备工作计划、雪乐山品牌、相关法律条款、甲乙双方义务、缴纳保证金等） 3.筹店选址阶段（选址部） 3.1选址评估报告（根据客户选定的几个意向店址，结合周边资源、客户自有资源、店面租金、场地大小等因素做出综合评估结果） 3.2店面装修设计图（根据雪乐山统一设计风格找设计公司做出设计图） 4.加盟正式合同（业务部） 4.1加盟方案确定
4.2合同（雪乐山品牌管理制度和相关奖惩条款、双方责任义务、违约条款、加盟方案等） 5.店内人员培训记录（师训部） 5.1业务人员（店长及CC岗位职责、业务推广方法、销售话术、课程体系规范、考核制度等） 5.2行政人员（日常行政工作、客户登记、活动登记、排课登记等） 5.3教练培训（按天按阶段指导测试，培训教练基本教学原则和方法，培训完成发放雪乐山教练合格证） 5.4后期人员调整（新入职人员相关培训工作） 6.后期变动及门店业绩月报（运营部） 6.1 开业活动（店内活动准备、海报设计、活动设计、开业前期其他准备工作、渠道经理开业扶持等） 6.2店内人员及运营调整（渠道经理需根据调整内容分析原因，及时跟店内保持良好沟通，解决店内存在的问题，向上级汇报并计入档案中） 6.3门店月度、季度、年度业绩汇总（根据店内销售业绩，及时制定调整运营方案，协助门店实现业绩提升，将具体数据记录进档案并保证雪乐山利益得到保障）
公司招商工作流程
招商工作流程 一、主力店招商谈判流程 二、招商中期工作流程 三、招商后期工作流程 四、商业市场调查流程 五、商家搜集 六、招商客户接待流程 七、招商客户谈判流程 八、招商合同签订流程 九、外出招商流程 十、招商电话说辞 十一、招商宣传流程 十二、招商人员培训流程
一、主力店招商谈判流程 1、流程概况
2、流程指引 3、谈判程序 招商洽谈需要一个过程,其基本程序是: 开局、摸底、报价、磋
商、达成协议和签约六个阶段。结合项目做如下分析: 3.1、开局,即确立开局的谈判目标,创造一种适宜的谈判气氛。首先,联系商家负责人或谈判人员见面,主要方式能够为电话约访,上门拜访,邮件预约等,前期的接触,能够避免见面生硬的尴尬。 3.2、摸底,即谈判双方逐渐熟悉,分别讲述自己及对方的观点和立场,相互了解各自的期望。 然后,商家人员阐述自己的商家简介以及租赁要求或购买要求,招商人员阐述本项目的基本情况,以及大致商业情况,业态定位,面积等等,双方就项目情况作出基本的了解。 3.3、报价,即双方提出具体的报价和交易条件。谈判双方在了解项目情况之后,商家提出自己需求的商业面积、建筑要求,以及能承受的购买价格或租赁价格等等,招商人员作出本项目的具体的销售价格报价以及租赁价格报价等等,双方作出实质性的阐述。 3.4、磋商,即谈判双方对报价和交易条件进行重复协商,双方各自做些让步,并获得一些利益。 经过互相的了解和谈判,就项目问题双方作出各自的让步,达成一定的共识,此阶段可能持续时间较长,短则几个月,长达一年多,在多次的谈判磋商中,达成共识。 3.5、成交,即双方就谈判的实质问题达成协议,业务成交。 在经过长期的了解和磋商谈判后,双方达成协议,签订合作意向书,缴纳定金,确定商家位置、面积、租金或售价等等。
会议接待流程 一、销售部接待程序 1、及时与会务方负责人进行联络 （1）清楚了解会议性质（接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）。 （2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡. 价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议，收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协
议，并依照协议收取相应的会议押金。 5、会议接待通知单 签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案。 6、会议接待 发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程 7、会议结账 会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助。 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受。 9、会议结束 会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。 二、前厅部接待程序 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到： 1、会议接待的前期工作 （1）熟悉、了解会议接待通知单的内容，包括会议内容、人数、抵店时间、离店时间、会场使用情况、所需房间数量等。 （2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人
2015 大型会议接待方案 第 1 篇：大型会议接待方案 (一)会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文 案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议 总体方案的附件。 (二)会议接待方案的基本内容 1．接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协 办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席) 、参展单位、客商、普通观众以及媒 体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份 参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何 接待，即接待的缘由、目的和意义。 2．接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议 目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的 身份，以及主办方安排的食宿标准等。 4．接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、 参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。 5．接待日程。写明各项接待活动的日程安排。 6．接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设 置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅 游、返离时的票务联系等工作。 7．接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观 看文艺演出等的支出， 涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。 对外公布的接待方案一 般不写这一部分的内容。 第 2 篇：大型会议接待方案 一、会前准备工作 1、组织会务班子、 2、发出会议通知。 3、印刷会议日程， 4、大型会议要编组 并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1) 悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2) 设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证 音响效果。 (3) 确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 (4) 保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5) 摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全 保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 包括 会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 编排好 会议程序，制定注意事项。
招商部 工 作 流 程 及 管 理 制 度 常州经发置业有限公司
资料目录一，招商部管理制度 二，招商部客户管理制度 三，客户资料管理流程 四，招商部每日计划制定流程 五，周工作报告流程 六，每日电话联系洽谈表 七，招商外出申请表 八，招商外出登记表 九，日工作报告 十，每周汇总表 十一，招商部付款表 十二，客户资料表 十三，洽谈记录表 十四，商铺租赁咨询表 十五，招商签约流程 十六，合同审批表
招商部管理制度 招商部管理制度是通过加强规范招商部的管理及监督，以促进和提高公司的招商业绩及树立公司的集体形象与招商人员的专业形象。一，考勤要求： 1.招商人员工作时间为早上9：00-下午17：00分 2.招商人员每日上、下班须按公司作息时刻表执行，如遇特殊情况电话通知行政助理说明事由。 3.招商人员每日上、下班进入办公区域应穿着整齐，不得穿着奇装异服，违者书面警告一次。 4.招商部工作人员，在上班期间如遇突发事件需要外出应在行政助理处登记外出事由，如违规外出予以矿工处理。 5.招商人员实行每周六天工作制。 6.如遇突发事件需请假，须向招商部总监说明事由，获得批准。并在上班后的一个工作日内补办请假手续，若没有及时通知主管作旷工处理及予以书面警告。 7.工作时间禁打私人电话。 8.及时填写来人来电登记表、已确定客户所经营之业态、需求面积、楼层等事项，每天交行政助理存档。 9.请假须征得招商部总监同意，否则按旷工论处。 10.相关培训会议均不得缺席，如有特殊情况必须向招商部总监请示，若得不到同意则不得缺席 11.安排市场调查当天，必须先回公司，知会行政助理或主管，再由
会议接待流程 一、前期准备工作 1、销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐 场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。 2、以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报 价，双方初步达成合作意向。 3、通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的 预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。 4、检查所涉及场地是否可用，确保场地能够达到客户预期 需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批准后将结果回复客户。 5、双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检 查，确保场地完好可用。 二、中期对接工作 1、根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。 2、对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出 的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。 3、洽谈会议付款方式、入住登记方式（出示证件或当地派 出所/接待办盖章免证件）、前台布置、引领安排，房务要求（房间配备、撤消费品等其它要求）餐饮要求（桌餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它
要求）会议要求（会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、横幅、绿植等其它要求）安保要求（预留停车位，照相 位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人 员会期跟踪及配合等其它要求） 4、可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容 及费用等事宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的 责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行 详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。 5、根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细 节均在会议任务单中体现，涉及所有相关部门，要求各 部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期 间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人 介绍于各个营业点认识。 6、会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字 后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。 三、会期跟踪工作 1、销售部根据会议规模安排1-2位销售经理全程跟踪会 议，确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪，包括报道、入住、用餐、会议及其它。 2、会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相 关安排再次进行检查，确保会议顺利进行。 3、会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所
大型会议接待方案 （一）会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的组织、协调、会议管理等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 （二）会议接待方案的基本内容 1．接待对象和接待缘由。 会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有一些研发、研讨会，每一种接待方案一定要明确具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 2．接待方针。 议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。 4．接待内容。 包括接站、食宿安排、欢迎仪式、翻译服务、文艺招待、票务、返离送别等方面。5．接待日程 写明各项接待活动的日程安排。 6．接待责任。 并细化到每个接待人员。如大
型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作。 7．接待经费 写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时包含安排诸如参观等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。（三）会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。 (3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5)摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。 大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、安全保卫等做出细致安排。8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
招商经理岗位职责 1、主要负责锡林郭勒国际商贸批发城的招商售楼，商贸城管理，广 告策划，市场开发，组建招商、产品推销团队，编辑制定部门考核制度工作。 2、认真做好招商策划，招商方案的拟定，负责各楼层的摊位布局调 整、经营方式调整，制定招商方案与招商函，组织摊位招租、招首、投标、等各项工作。 3、负责招商售楼的策划方案，制定招租招售各项优惠政策及价格定 位工作。 4、负责招商和售楼市场调查、走访工作；做好各项文件整理归档、 统计。 5、负责市场分析、项目定位，信息收集、反馈信息、商品结构调整、 组织各种促销及展销活动。 6、负责招商及售楼合同的拟定、签订、登记、变更、终止工作。 7、负责招商、售楼计划的制定并确保完成公司招商、售楼任务。 8、负责建立商贸城客户群，建立存档，保证公司招商、售楼客源。 9、编制及完善招商及售楼相关规章制度。 10、负责公司广告宣传、策划。 11、负责售楼、招商合同及客户资料的备案工作。 12、负责招商洽谈工作，进行市场拓展调研工作。 13、完成总经理交办的其它任务。 招商主管岗位职责
1.协助经理进行管理及安排工作，组织具体培训计划、落实考核制 度； 2.制定值班人员安排表，监督招商现场气氛和落实小组工作进度； 3.组织各项例会，分析上周情况、问题、提出建议； 4.负责统计客户登记信息、调研搜集信息。整理、汇总、存档； 5.负责管理客户电子信息库，每周监督人员上报更新； 6.参与制定项目规划布局和租金政策的过程，及时提出可行性建议； 7.整理汇总、提报业务进度，组织小组研讨总结，并负责汇总改进 建议； 8.比较、分析行业信息，找出难点和影响因素，协助经理提出方案 和建议； 9.熟练掌握流程及收取客户定金、租金等财务手续。与客服、物业 部办理客户入驻、装修、日常投诉、撤场等手续； 10.负责部门文件、来往表单的登记、存档、核对； 11.完成领导交办的其他工作 招商专员岗位职责 1. 负责完成分解下的招商任务指标； 2. 搜集目标商户信息，整理汇总各业态商户信息，筛选客户进行招 商接洽； 3. 搜集竞争对手价格、推广等招商策略，分析统计并上报； 4. 参与制定项目规划布局和租金政策的过程，及时提出可行性建议； 5. 联络、走访客户，宣传项目优势和政策； 6. 接洽来电来访客户，全面解答项目情况，带看现场，做好各类业务登记和进度分析； 7. 对有意向的客户主动跟进联系，谈判，签约；
招商部管理制度 为了进一步规范公司规划和管理，建立健全的招商部工作流程及工作职责，稳步推进招商部工作进程和相关工作实行程序化、规范化管理。保证招商部工作的进度，提高工作效率，确保投资者得到优质的服务，特制定本制度。 本管理制度所指招商工作包括前期工作（投资商咨询、洽谈、登记），后期工作（投资商签约、项目建设、跟踪、后续服务等）。 一、招商部职责 1、根据公司年度计划，制定本部门年度工作计划与预算。 2、编制、完善、执行部门职责范围内的各项制度与流程。 3、根据公司的发展规划与战略目标，分解招商目标，编制招商计划，并监督其执行情况。 4、制定招商策略并执行。 5、编制招商人员培训计划，并组织实施、评估培训效果。 6、负责日常招商工作的开展，并持续拓展招商渠道和方式。 7、根据公司发展规划与战略目标，编制调研计划，并监督其执行情况。 8、执行调研计划，开展景区各业务市场的分析、预测、竞争对手情报收集与分析工作，并出具调研报告。 9、根据景区规划及定位，制定景区招商宣传推广计划与预算。
10、与各媒体、广告公司洽谈招商宣传推广方案。 11、完成景区领导交办的其他工作。 二、招商工作管理制度 （一）招商流程 1、对投资商咨询、来访要热情，认真听取投资商的意见、建议和要求，耐心解答投资商提出的各种问题。 2、招商人员须严格执行公司制定的招商工作流程。流程如下： （1）目标意向投资者开发； （2）介绍公司、解答疑问，招商人员首次约见意向投资商须在公司接待且事先核实投资商身份资料。招商人员向投资商介绍公司发展战略，互相沟通经营、经营理念、发展思路。投资商须填写《投资商资料登记表》。 （3）安排意向程度高的投资商参观投资场地。招商人员需在部门负责人已签的《签单申请表》上详细写明接待人员；招商人员制作的《可行性分析报告》须经公司领导签字确定。 （4）投资商资格审核 招商人员根据意向投资商的情况填写《投资商评估表》，经审核通过后，方可签订投资意向书； （5）签订《投资意向书》招商人员须在公司与投资商签订意向书，并使用公司制定的意向书版本。要求投资商提供相关证件及法人身份证复印件存档； （6）收取投资意向定金。
中国人寿成都保险研修院 集团纪委书记培训班会议会场设备运行方案 为做好5月16日-21日的会场设备保障和现场操作工作，特制定本方案。 一、工作机构及工作职责 成立研修院项目(集团纪委书记培训会)会场物业领导组，由*** 同志任组长，****同志任副组长，会场物业领导组部下设各工作组，分别由以下等同志任组长。 （一）综合协调组 组长：**** 副组长：**** 工作职责及责任人： 1.负责制定后勤接待工作实施方案（责任人：***）； 2.负责做好本委各工作组、各成员的总协调（责任人：**）； 3.负责汇总嘉宾信息，及时报送服务中心、物业中心领导，分送各工作组（责任人：**）； 4.负责提前准备会场资料（责任人：**）； 5.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放；负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实（责任人：***）； 6.负责落实嘉宾车辆停放安排等有关工作（责任人：***）； 7.负责落实会场工作人员用餐（责任人：**）。
（二）会议联络组 组长：** 副组长：** 工作职责及责任人： 1.负责*****************************************（责任人：**）； 2.负责全程****************************************；（责任人：会议联络员，名单附后）； 3.负责****************************************（责任人：**）； 4、负责**************************************** （三）会场设备组 组长：*** 副组长：*** 工作职责及责任人： 1.负责会前对主会场及分会场设备进行检测。（责任人：**）； 2.负责会前所需设备类材料的申报工作（责任人：**）； 3.按照会场设备组统一安排，组织工作人员参加培训，并按照实际工作要求进行演练和测试，熟悉会议期间工作流程及设备操作流程（责任人：**）； 4.负责对会议期间所使用备用设施设备的操作运行（责任人：**）。
会务接待流程 一、会务工作总体思路 （一）任务分解 : 将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人 : 每项任务均有专人负责。 （三）周密计划 : 每项任务均须制订周密的工作计划。 （四）逐项落实 : 计划的每个环节、步骤均须严格落实。 二、会前准备 （一）成立会务组 1.会务组组长 : 总体负责。 2.文秘材料小组 :会议邀请函、会务指南、宣传材料准备。 3.后勤保障小组 :负责会议的会场、餐饮、住宿（烟、酒水、饮料、水果 等）、旅游等后勤保障事宜。 备注: 任务分解后形成《会务接待方案》。 （二）明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容 : （1）会议主题 （2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务） （4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等） 注: 日程安排形成会务指南。 （5）会议经费申批 : 根据会议概况，按照公司有关标准预算会议经费，签报领导批准。 （三）下发会议通知、登记代表名单
1.责任人 : 文秘材料小组。 2.责任: 在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括 : (1)会议主题 (2)参会人员 (3)会期安排 (4)会议地点与联系电话 (5)会务组联系人与联系电话 (6)报到日期 (7)有关事项 ( 如要求自带有关材料、物品等 ) (8)会议回执 ( 附表 2) (9)会址交通导引 3.落实: 会议通知以传真 ( 可包括电子邮件 ) 、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》 (附表 3) ，制作会议名册。登记内容应包括 : (1)单位 (2)姓名 (3)职务 (4)性别 (5)民族 (6)到达航班与到达时间 (7)是否要求接站 登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。 ( 四 ) 选定会议地点
会议接待工作流程 一、会前准备工作 (一) 会议确认 1. 确定会议时间、地点、参会人员、主题等，拟写会议通知，制作邀请函发参会人员并确认。 2. 确认、落实会议日程及议程安排，拟写会议接待方案。 3. 召开会前动员会，部署具体工作和责任人，并根据大家意见完善接待方案。 4. 确认、订购客人往返车（船、机）票，并以短信或函件形式发对方确认。 5. 根据会议需要，邀请相关媒体参会。 (二) 车辆准备 根据会议日程安排，确认参会人员的接送时间、地点、路线，准备车（船、机）牌，并告知综合管理部。驾驶员提前做好车辆清洁，检查车辆性能，接待过程中注意言行举止，做到安全、文明驾车。 (三) 会议准备 1. 食宿安排 根据会议日程，安排参会人员住宿宾馆、就餐地点，并将信息反馈给对接人员，业务招待需按照公司规定填写《业务招待申请单》。
2. 资料准备 根据会议具体要求，由专人准备宣传册、领导名片、欢迎PPT、汇报PPT、领导发言稿、嘉宾发言稿、导引牌、便签纸、签字笔及其他展示材料。 3. 资金准备 根据签报中费用预算，专人领用，专人分配，专人报销。 4. 物资准备 各部门提前告知综合管理部所需领用的物资种类和数量。物资领用坚持合理、节约的原则。 5. 会场布置 根据会议需要，准备横幅、水果、样品、席卡、指引牌、会议签到簿、面巾纸、矿泉水、绿植、烟灰缸、会场音乐（以钢琴曲、萨克斯、轻音乐为佳）、X展架、试验演示装置等，并在会前调试投影仪、音响、话筒、相机、录音设备及网络网线，准备必要足够的电源插座，检查照明设施是否完好。会前清理会场卫生，桌椅摆放整齐。会议布置工作应在会议开始前半小时完成，并提请相关领导审查。 6. 会前预演 为确保会议成功举办，达到预期目标，大型会议、重要会议前应排练主要事项，并针对可能发生的突发情况筹备应急处理方案。